TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL INSTITUTO DE DESAROLLLO DE ARAUCA -IDEAR

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1 UNIDAD PRODUCTORA: GERENCIA : ACUERDOS DE LA JUNTA DIRECTIVA 3 15 X ACTAS ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA 2 16 X ACTAS DEL COMITÉ DE CONCILIACION 2 16 X ACTAS DE COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE X Se elimina porque pierde el valor probatorio ACTAS DE COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2 16 X Evidencia MECI ACTAS DE COMITÉ TECNICO 2 16 X ACTAS DEL COMITÉ DE PLANEACIÒN 2 16 X ACTAS DEL COMITÉ DE ARCHIVO 2 16 X ACTA DE COMITÉ DE CALIDAD 2 16 X 1 de 8

2 UNIDAD PRODUCTORA: GERENCIA : de 8

3 UNIDAD PRODUCTORA: GERENCIA : ACTAS DE COMITÉ DE BIENES X ACTAS DE COMITÉ DE ETICA X 100,2,11 ACTA DE CANCELACIÓN DE PAGARÉS RESOLUCIONES 2 30 X INFORMES INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO (Contraloria y Procuraduria) 2 20 X Comunicaciones Informe INFORME DE GESTION 2 16 X Comunicaciones Informe CONTRATOS CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 2 23 X Se selecciona el 5% de los de mayor valor contratado. Justificación de la necesidad o estudio de coveniencia. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Certificado de inexistencia de personal Cotización o propuesta. Formato Unico Hoja de vida persona natural, soportada Declaración juramentada de bienes Boletín de responsabilidad fiscal Certificado de antecedentes disciplinarios si se requiere Certificación de afiliación de pago a una E.PS o A.R.S, si el contrato tiene unanduración superior a tres meses. Control Social Resolucion de justificacion del contrato Contrato Registro presupuestal 3 de 8

4 UNIDAD PRODUCTORA: GERENCIA : 100 Póliza original de la garantía única de cumplimiento (si lo requiere) Aprobación de garantía única de cumplimiento Comunicación escrita al supervisor del contrato. Acta de inicio Informes periódicos y recibido a satisfacciòn Acta de cumplimiento y recibo final del servicio Acta de liquidación Acta de inicio, parciales y final. Certificaciones de cumplimiento CONTRATO DE SEGUROS 2 23 X Se selecciona el 5% de los de mayor valor contratado. Justificación de la necesidad o estudios. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Cotización o propuesta. Certificado de existencia y representación legal Cédula de ciudadanía del Representante Legal Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado que se encuentra al día en el pago de los aportes parafiscales. RUT - NIT Estados Financieros del año anterior Certificado de Exclusión del Boletín de Responsabilidad Fiscal Contrato Certificacion de recibido a satisfacion 4 de 8

5 UNIDAD PRODUCTORA: GERENCIA : CONTRATO DE COMODATO 2 23 X Se selecciona el 5% de los de mayor valor contratado. Estudios y documentos previo Solicitud de comodato Documento de rquisito para contratar(rut, Cedula, certificado de existencia y representacion legal de la camara de comercio) en ciertos casos. Contrato de comodato poliza(s) Aprobacion de poliza(s) (En ciertos casos) Acto de designacion de supervisor Acta de entrega del bien Informe del supervision Acta de Terminacion CONTRATO DE COMPRAVENTA (SUMINISTRO) 2 23 X Se selecciona el 5% de los de mayor valor contratado. Estudio y documento previo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Documento de rquisito para contratar(rut, Cedula, certificado judicial,certificado de existencia y repersentacion legal de la camara de comercio) en ciertos casos Resolucion de apertura del proceso contractual pliego difinitivos del proceso Propuestas Acta de sierre del proceso Acta de evolucion del proceso Resolucion de Adjudicacion Contrato de compraventa poliza(s) Aprobacion de poliza(s) designacion de supervisor Escritura publica ( en caso de compraventa inmuebles) Certificado de inscripcion en la oficina de Registro de Intrumentos Publicos (/en caso de compraventa de inmueble) Paz salvo (en caso de compraventa del inmueble) Acta de entrega del bien Informe de entrega del bien Acta de liquidacion 5 de 8

6 UNIDAD PRODUCTORA: GERENCIA : CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 2 23 X Se selecciona el 5% de los de mayor valor contratado. Estudio y documento previo Acto de justificacion de la contratacion directa Resolucion celebracion del contrato Contrato Certificado de registro presuestal designacion del supervisor Acta de anticipo Acta de iniciacion Informe (s) de supervicion Modificatoria Aclaratoria adicionales al contrato Acta de supervicion y reinicio Acta de finalizacion del contrato Informe del entidad contratista Informe del supervisor Acta de liquidacion Certificaciones de publicaciones en pagina web CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOS 2 23 X Se selecciona el 5% de las de mayor valor contratado Justificación de la necesidad CDP Cotización o propuesta certificado de existencia y representación legal o registro mercantil Rut / Nit Pagos de seguridad Social Control social Resolucion de justificacion de contratacion Contrato de arrendamiento Registro Presupuestal 6 de 8

7 UNIDAD PRODUCTORA: GERENCIA : 100 Comunicación de designación al supervisor Recibido a satisfacion Acta de liquidacion Informes de P.Q.R 2 10 X ACCIONES JUDICIALES ADMINISTRATIVAS Demandas Contestacion y pruebas PROCESOS DISCIPLINARIOS 2 20 X Se elimina porque pierde el valor probatorio. Queja Traslado por competencia (cuando haya lugar) Resolución de apertura Indagación previa o preliminar Descargos Pruebas y testimonios Fallo Expediente MANUALES MANUAL DE PROCESOS Y S 5 20 X Instructivo de Asistencia Técnica Instructivo de Control de Inversión Instructivo de Procedimientos REGLAMENTO DE CREDITO Y CARTERA 5 20 X MANUAL DE CALIDAD 5 20 X Mapa de Procesos MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS 5 20 X MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION 5 20 X 7 de 8

8 UNIDAD PRODUCTORA: GERENCIA : MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES 5 20 X MANUAL FINANCIERO 5 20 X MANUAL DE CONTRATACION 5 20 X 100,9,9 MANUAL DE ARCHIVO COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS 1 10 X Se elimina por pérdida de vigencia adtiva Planilla de registro COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS 1 10 X Se elimina por pérdida de vigencia adtiva Libro de registro COMUNICACIONES INTERNA 1 10 X Se elimina por pérdida de vigencia adtiva CONVENCIONES E - Eliminación Firma del Responsable: CT - Conservación Total S - Selección Fecha: M - Microfilmación 8 de 8

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