UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA SECRETARIA GENERAL ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
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- Margarita Villalobos Rico
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1 UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA SECRETARIA GENERAL ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA TABLA DE DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA: DIVISIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS : 133 COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. ) ACTAS roriginai DÍA: MES: AÑO: 4.1.1,u; CT 2 años 8 años X X X E M S ACTAS COMITÉ DE ADQUISICIONES * Acta de compras * Plan de compras CONTRATOS 2 años 8 años X X X * Solicitud * Certificado de Disponibilidad * Invitación a cotizar * Constanica medio de divulgación * Propuestas * Cuadro comparativo * Conceptos (Jurídico - Financiero - Técnico) * Acta de visita * Acta Comité Adjudicaciones Documentos de la Propuesta Seleccionada * Carta de presentación * Registro de Cámara y Comercio (para persona jurídica) * Matrícula mercantil (en caso de ser persona natural con establecimiento de comercio)
2 OFICINA PRODUCTORA: DIVISIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS : 133 COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No.." ) O - DÍA: MES: AÑO: ORIGINAI CT E M S * Fotocopia del RUT * Fotocopia cédula del Represenante Legal o persona natural con establecimiento de comercio * Estados Financieros * Certificación Junta de Contadores del Revisor Fiscal y/o Contador * Documento Contraloria sobre no aparecer en el boletín de responsables fiscales * Declaración juramentada sobre no aparecer en el boletín de dedudores morosos del Estado. * Propuesta Técnica * Propuesta Económica * Póliza de garantía y seriedad de la propuesta * Certificado de inscripción en el SICE * Comunicaciones * Contrato * Pólizas * Aprobación Pólizas * Acta de Inicio * Certificación de cumplimiento por parte del Supervisor * Acta de Terminación EXPEDIENTES DE VEHÍCULOS 2 años X X X * Fotocopia Tarjeta de propiedad * Pólizas de automóviles * SOAT * Recibo de pago de impuestos * Comunicaciones
3 OFICINA PRODUCTORA: DIVISIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS : 133 COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. n 9 4 DÍA:, MES: AÑO: INFORMES ''. ORIGINAS I CT E M S INFORMES A ENTIDADES DE 2 años 10 años X X SE SELECCIONARÁN AQUELLOS CUYO CONTROL Y VIGILANCIA CONTENIDO TEMÁTICO Y VIGENCIA AMERITEN SU CONSERVACIÓN INFORMES A LA IMPRENTA NACIONAL 2 años 8 años X X X SE SELECCIONARÁN AQUELLOS CUYO CONTENIDO TEMÁTICO Y VIGENCIA, AMERITEN SU CONSERVACIÓN INFORMES DE GESTIÓN 2 años 3 años X X X INFORMES DE PARTICIPACIÓN 2 años 3 años X X SE SELECCIONARÁN AQUELLOS CUYO EN EVENTOS CONTENIDO TEMÁTICO Y VIGENCIA, AMERITEN SU CONSERVACIÓN ORDENES DE COMPRA 2 años 8 años X X X * Solicitud * Certificado de Disponibilidad * Invitación a cotizar * Constanica medio de divulgación * Propuestas * Cuadro comparativo * Conceptos (Jurídico - Financiero - Técnico) * Acta de visita * Acta Comité Adjudicaciones Documentos de la Propuesta Seleccionada * Carta de presentación * Registro de Cámara y Comercio (para persona jurídica) * Matrícula mercantil (en caso de ser persona natural con establecimiento de comercio)
4 OFICINA PRODUCTORA: DIVISIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS : 133 COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. 02 [ORIGINAL I DÍA: MES: AÑO: CT E M S * Fotocopia del RUT * Fotocopia cédula del Represenante Legal o persona natural con establecimiento de comercio * Estados Financieros * Certificación Junta de Contadores del Revisor Fiscal y/o Contador * Documento Contraloria sobre no aparecer en el boletín de responsables fiscales * Declaración juramentada sobre no aparecer en el boletín de dedudores morosos del Estado. * Propuesta Técnica * Propuesta Económica * Póliza de garantía y seriedad de la propuesta * Certificado de inscripción en el SICE * Comunicaciones * Orden de Compra * Pólizas * Aprobación Pólizas * Acta de Inicio * Certificación de cumplimiento por parte del Supervisor * Acta de Terminación ORDENES DE TRABAJO (O.T.) 2 años 8 años X X X * Solicitud * Certificación Divsión de Recursos Humanos * Certificado de Disponibilidad
5 OFICINA PRODUCTORA: DIVISIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS : 133 COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. o 9 2 DÍA: n MES: cootoo ER.TE:s:y zpos:doomentales. Atchivo Gesbón: ArchíV4:: -11 : a. riápdáción FINAL ABR AÑO: Documentos 1. Hoja de Vida de la persona selecciona 2. Certificado Antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación. 3. Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República. 4. Certificado de Antecedentes Penales - D.A.S 5. RUT - Registro único Tributario 6. Fotocopia ampliada de la Cédula de Ciudadanía. 7. Fotocopia de la libreta militar. (para caballeros) 8. Fotocopia de la afiliación como cotizante sobre la Seguridad Social (Salud y Pensión) de acuerdo a lo exigido por la ley. 9. Fotocopia de títulos de estudios 10. Dos referencias personales y/o laborales 11. Registro de Cámara y Comercio 12. Acreditación de Establecimiento de Comercio 13. Otros documentos * Orden de Trabajo * Pólizas * Aprobación Pólizas * Acta de Inicio * Acta de Terminación * Certificaciones de pago * Informes 111:: PLANES DE ACCIÓN 2 años X X 5
6 OFICINA PRODUCTORA: DIVISIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS : 133 COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. o c DÍA: MES: AÑO: UNCIÓN O1 RIGINAL CT Id S PÓLIZAS DE SEGUROS 2 años X X X INDEMNIZACIÓN POR PERDIDA O DAÑO DE BIENES * Informe y denuncia de pérdida y/o daño del bien. * Cotizaciones. * Oficio de solicitud de indemnización * Respuesta de la Compañía Aseguradora * Comprobante de pago de indemnización y anexos PÓLIZAS DE SEGUROS REGISTROS DE CORRESPON- 2 años 3 años X X X DENCIA CONSECUTIVO DE CORRESPON- DENCIA DESPACHADA * Planillas * Libros radicadores REGISTROS DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA * Planillas 5-4áf. 6
7 OFICINA PRODUCTORA: DIVISIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS : 133 COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. ACTA DE APROBACIÓN No. n o DÍA: MES: AÑO: ORIGINA % o. O O CT E P DERECHOS DE PETICIÓN 2 años 3 años X X SE SELECCIONARÁN AGUELLOS CUYO CON- TENIDO TEMÁTICO Y VIGENCIA AMERITEN SU CONSERVACIÓN. O =ORIGINAL C= CT = CONSERVACIÓN TOTAL E = ELIMINACIÓN M = MICROFILMACIÓN S = SELECCIÓN P = PERMANENTE kic..ca:- CELMIRA ARTÍN LIZARAZO RESPONSABLE DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL PROFESIONAL ESPECI Y CORRESPONDENCIA e 7 I
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