Manual de Procedimientos de la Secretaría de Contraloría

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1 Manual de Procedimientos de la Secretaría de Contraloría Coordinación de Administración, de Calidad e Innovación Gubernamental Dirección Administrativa Fecha de Actualización 01 MARZO

2 C O N T E N I D O UNIDAD PÁGINA I) INTRODUCCION II) OBJETIVO DEL MANUAL III) DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental... 7 Procedimiento Técnico: Identificación y Asignación de Recursos Procedimiento Técnico: Control del Almacén Procedimiento Técnico: Control de Archivo Procedimiento Técnico: Control del Inventario de Bienes Muebles Procedimiento Técnico: Contabilidad Procedimiento Técnico: Actualización Trimestral del Programa de Entrega-Recepción. 46 Procedimiento Técnico: Actualización Trimestral de la Información de Acceso a la Información mínima de oficio Unidad de Asuntos Jurídicos Procedimiento Técnico: Inconformidades en procesos licitatorios Procedimiento Técnico: Sanción a proveedores Procedimiento Técnico: Verificación del Uso y Cuidado de los Vehículos Procedimiento Técnico: Revisión y Sanción de Documentos Coordinación de Planeación, Evaluación e Informática Sectorial Procedimiento Técnico: Mantenimiento correctivo Procedimiento Técnico: Mantenimiento preventivo Procedimiento Técnico: Desarrollo de Sistemas Procedimiento Técnico: Atención en Redes y Telecomunicaciones Dirección General de Normatividad, Evaluación y Contraloría Social Dirección de Normatividad Procedimiento Técnico: Verificación de la Correcta Aplicación de las Reglas de Operación en los Fideicomisos Públicos Procedimiento Técnico: Normar los procedimientos en materia de adquisiciones, arrendamiento o servicios de las Dependencias, Órganos y Entidades del Gobierno del Estado con recursos Estatales o Federales Procedimiento Técnico: Revisión, Actualización y Difusión de la Normatividad Publicada en el Periódico Oficial del Estado Dirección de Seguimiento y Evaluación del Desempeño de la Gestión Pública Procedimiento Técnico: Participar en la selección y adquisición de ganado bovino, ovino y porcino financiados con recursos Estatales y Federales Procedimiento Técnico: Auditoria Física-Documental a Proyectos Productivos Financiados con Recursos Federales convenidos Procedimiento Técnico: Seguimiento y Evaluación de los Proyectos Productivos Financiados con Recursos Estatales y Federales

3 Procedimiento Técnico: Verificación de los Proyectos Productivos Financiados con Recursos Estatales y Federales Procedimiento Técnico: Captura en el sistema SIPER de las observaciones y solventaciones derivadas de las auditorias a las dependencias ejecutoras de los recursos convenidos. 140 Procedimiento Técnico: Envío al OSFE del Reporte Trimestral de los Avances Físicos-Financieros de los Pormenores de las Acciones de Control y Evaluación Dirección de Información, Orientación y Contraloría Social Procedimiento Técnico: Participación en la Integración de Comités de Obras y Acciones. 149 Procedimiento Técnico: Atención a Quejas, Denuncias y Sugerencias Procedimiento Técnico: Guía Oficial de Trámites y Servicios Procedimiento Técnico: Evaluación de la Calidad de los Servicios Procedimiento Técnico: Difusión de Acciones de Contraloría Social en los Programas Federales Procedimiento Técnico: Asistir a Sedes de Entrega de Apoyos del Programa de Desarrollo Humano Oportunidades Dirección General de Auditoría de la Gestión Pública Dirección de Control y Auditoría Pública Procedimiento Técnico: Auditoría Procedimiento Técnico: Participación en Actas Procedimiento Técnico: Revisión de Avances Físicos y Financieros de Proyectos Procedimiento Técnico: Seguimiento a Observaciones de Órganos Externos de Control. 216 Procedimiento Técnico: Apoyo a la Secretaría de la Función Pública Dirección de Control y Auditoría a la Obra Pública Procedimiento Técnico: Verificación de la Calidad en la Obra Pública Procedimiento Técnico: Integración, Análisis y Verificación Documental Procedimiento Técnico: Auditoría a Obra Pública y Programas de Inversión Procedimiento Técnico: Atención a OSFE Procedimiento Técnico: Padrón de Contratistas Procedimiento Técnico: Asistencia a procedimientos de contratación Procedimiento Técnico: Auditorias a Servicios Relacionados con Obras Públicas Procedimiento Técnico:Atención a quejas de obra Coordinación de Contralores y Comisarios Procedimiento Técnico Seguimiento a Contratos de Auditorias Externas y Entrega de Informes a Dependencias y Entidades Paraestatales Procedimiento Técnico Revisión y Seguimiento de Solventaciones Procedimiento Técnico Alta a Despachos Externos Procedimiento Técnico Participación de la CCC en Reuniones con Entidades Paraestatales Unidad de Acceso a la Información Procedimiento Técnico Actualización Trimestral de la Información Mínima de Oficio IV) HOJA DE FIRMAS

4 I) I N T R O D U C C I Ó N El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades del personal que conforma La Secretaría de Contraloría del Estado de Tabasco, así como el de servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional. Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procedimientos a seguir para cada actividad laboral, promoviendo el buen desarrollo administrativo y operativo de dicha secretaría; cumpliendo con ello con la misión del Gobierno del Estado. Contempla la red de procesos de la Unidad, el desarrollo de procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo y formatos utilizados. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de nuestra Institución, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de brindar un buen servicio

5 II) OBJETIVO DEL MANUAL Establecer los lineamientos a los que deberán sujetarse los procedimientos de la evaluación anual de desempeño, eficientar las actividades laborales que realiza el personal de la Secretaría de Contraloría del Estado de Tabasco, con el fin de brindar un mejor servicio a sus usuarios, coadyuvando con ello la profesionalización del personal, mediante la capacitación y motivación del mismo

6 III) DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS - 6 -

7 COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN, CALIDAD E INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL - 7 -

8 Puesto Jefe de Control Presupuestal Procedimiento: Identificación y Asignación de Recursos Objetivo: Preparar, monitorear y presentar la integración del presupuesto anual conforme los lineamientos de la Secretaria de Administración y Finanzas y la Secretaria de Planeación para administrar y controlar su ejercicio Normas de Operación: Manual y lineamientos de la Secretaria de Administración y Finanzas y Secretaria de Planeación DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental RESPONSABLE ACT. NUM. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Identificación y Asignación de Recursos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Identificación de Recursos Fecha de Autorización Jefe de Control Presupuestal FORMA O DOCUMENTO Jefe de Control Presupuestal 1 Secretaria de Finanzas, Secretaria de Planeación Secretaria de Finanzas, Secretaria de Planeación Secretaria de Finanzas 4 Jefe de Control Presupuestal 5 Jefe de Control Presupuestal 6 Jefe de Control Presupuestal 7 Coordinador de Administración Jefe de Control Presupuestal 9 Jefe de Control Presupuestal Asiste a reunión en el mes de Julio convocada por la Secretaria de Finanzas o Secretaria de Planeación para ver al techo financiero Presenta y explica los lineamientos para la integración del anteproyecto de presupuesto del año sub-secuente Entrega el manual de los lineamientos para la planeación y programación, el cual esta integrado por diversos catálogos P.E Función Subfunción Sector, Programa, Localidad, Partida Informa el techo financiero, el cual es el presupuesto que se va a asignar a la SECOTAB. El cual es conforme el histórico de años pasados. Analiza con almacén para ver los gastos de cada dirección, en cuanto a gasto corriente (papelería, material de oficina, capacitación, viáticos, pasajes, material de limpieza); lo cual conforma los catálogos 2000, 3000 y 6000 Elabora auxiliares en excell para ante proyectar cada una de las partidas Elabora el anteproyecto en excell y entrega al Coordinador para su revisión y aprobación Revisa el anteproyecto para su aprobación; si requiere ajustes lo regresa al Jefe de Control Presupuestal Ajusta el anteproyecto si es requerido y entrega nuevamente al Coordinador para su aprobación Captura el anteproyecto, una vez aprobado en el sistema SAPNET de la Secretaria de Administración y Finanzas Oficio Lineamientos Manual de Lineamientos Oficio Catálogos Auxiliares en Excell Anteproyecto en Excell Anteproyecto en Excell Anteproyecto en Excell Anteproyecto en SAPNET - 8 -

9 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental RESPONSABLE ACT. NUM. Jefe de Control Presupuestal 11 Jefe de Control Presupuestal 12 Jefe de Control Presupuestal 13 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Identificación y Asignación de Recursos DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Fecha de Autorización Jefe de Control Presupuestal Elabora oficio para entregar hoja resumen donde aparecen las partidas y proyectos solicitados ante la Secretaria de Finanzas y Secretaria de Planeación firmada por el Secretario de la SECOTAB Recibe notificación del presupuesto asignado normalmente en el mes de enero del siguiente año Consulta el SATNET e imprime cedula básica, calendarizada de todas las partidas y el expediente técnico; incluyendo el capitulo 1000 FORMA O DOCUMENTO Oficio Oficio Cédula Básica Jefe de Control Presupuestal 14 Forma expediente con los documentos anteriores Expediente Coordinador de Planeación e Informática 15 Jefe de Control Presupuestal 16 Jefe de Control Presupuestal 17 Jefe de Control Presupuestal 18 Jefe de Control Presupuestal 19 Da de alta el presupuesto en la base de datos del sistema de control presupuestal para administrar el presupuesto autorizado Imprime mensualmente un reporte de los recursos que están autorizados por partida en ese periodo para programar el presupuesto de ese mes Recibe un cuadro comparativo del área de compras para comprometer el recurso Recibe las facturas del área de caja, filtra por partidas y elabora orden de pago Pasa a firma las órdenes de pago para su aprobación, las partidas centralizadas se pasan a la Secretaria de Admón. y Finanzas para su aprobación Presupuesto en Sistema Reporte de Recursos Cuadro Comparativo Facturas Órdenes de Pago Jefe de Control Presupuestal 20 Concilia el mes correspondiente en los primeros cinco días de cada mes con finanzas a través del sistema de conciliación, si se encuentran correcciones del capítulo 1000 se efectúan Conciliaciones Jefe de Control Presupuestal 21 Jefe de Control Presupuestal 22 Jefe de Control Presupuestal 23 Jefe de Control Presupuestal 24 Jefe de Control Presupuestal 25 Realiza cada trimestre una evaluación vía el sistema SISAGAP por proyecto para conciliar por metas Realiza al finalizar el año el cierre de ejercicio del mes de diciembre y la cuarta Autoevaluación Emite el oficio da cancelación de saldos, si no se ejercicio todo el presupuesto dirigido a la Secretaria de Finanzas Recibe facturas, oficios de comisión, recibos que tenga que ver para trámite de pago Revisa los anteriores documentos en cuanto datos fiscales y cantidades asentadas y factura vigente Jefe de Control Presupuestal 26 Regresa documento para corregir los errores detectados. FIN DEL PROCEDIMIENTO Evaluación SISAGAP Autoevaluación Oficio Facturas, Oficios, Recibos SIN Facturas, Oficios, Recibos - 9 -

10 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Identificación y Asignación de Recursos Jefe de Control Presupuestal Inicio 1 Jefe de Control Presupuestal. Asiste a reunión en el mes de Julio convocada por la Secretaria de Finanzas o Secretaria de Planeación para ver al techo financiero. Oficio 2 Secretaria de Finanzas, Secretaria de Planeación. Presenta y explica los lineamientos para la integración del anteproyecto de presupuesto del año sub-secuente Lineamientos 3 Secretaria de Finanzas, Secretaria de Planeación. Entrega el manual de los lineamientos para la planeación y programación, el cual esta integrado por diversos catálogos P.E Función Subfunción Sector, Programa, Localidad, Partida Manual de Lineamientos 4 Secretaria de Finanzas. Informa el techo financiero, el cual es el presupuesto que se va a asignar a la SECOTAB. El cual es conforme el histórico de años pasados. Oficio A

11 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Identificación y Asignación de Recursos Jefe de Control Presupuestal A 5 Jefe de Control Presupuestal. Analiza con almacén para ver los gastos de cada dirección, en cuanto a gasto corriente (papelería, material de oficina, capacitación, viáticos, pasajes, material de limpieza); lo cual conforma los catálogos 2000, 3000 y 6000 Catálogos 6 Jefe de Control Presupuestal. Elabora auxiliares en excell para ante proyectar cada una de las partidas Auxiliares en Excell 7 Jefe de Control Presupuestal. Elabora el anteproyecto en excell y entrega al Coordinador para su revisión y aprobación Anteproyecto en Excell 8 Jefe de Control Presupuestal. Elabora auxiliares en excell para ante proyectar cada una de las partidas Anteproyecto en Excell 9 Jefe de Control Presupuestal. Ajusta el anteproyecto si es requerido y entrega nuevamente al Coordinador para su aprobación. Anteproyecto en Excell B

12 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Identificación y Asignación de Recursos Jefe de Control Presupuestal B 10 Jefe de Control Presupuestal. Captura el anteproyecto, una vez aprobado en el sistema SAPNET de la Secretaria de Administración y Finanzas Anteproyecto en SAPNET 11 Jefe de Control Presupuestal. Elabora oficio para entregar hoja resumen donde aparecen las partidas y proyectos solicitados ante la Secretaria de Finanzas y Secretaria de Planeación firmada por el Secretario de la SECOTAB Oficio 12 Jefe de Control Presupuestal. Recibe notificación del presupuesto asignado normalmente en el mes de enero del siguiente año. Oficio 13 Jefe de Control Presupuestal. Consulta el SATNET e imprime cedula básica, calendarizada de todas las partidas y el expediente técnico; incluyendo el capitulo 1000 Cédula Básica C

13 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Identificación y Asignación de Recursos Jefe de Control Presupuestal C 14 Jefe de Control Presupuestal. Forma expediente con los documentos anteriores Expediente 15 Coordinador de Planeación e Informática. Da de alta el presupuesto en la base de datos del sistema de control presupuestal para administrar el presupuesto autorizado Presupuesto en Sistema 16 Jefe de Control Presupuestal. Imprime mensualmente un reporte de los recursos que están autorizados por partida en ese periodo para programar el presupuesto de ese mes Reporte de Recursos 17 Jefe de Control Presupuestal. Recibe un cuadro comparativo del área de compras para comprometer el recurso Cuadro Comparativo D

14 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Identificación y Asignación de Recursos Jefe de Control Presupuestal D 18 Jefe de Control Presupuestal. Recibe las facturas del área de caja, filtra por partidas y elabora orden de pago Facturas 19 Jefe de Control Presupuestal. Pasa a firma las ordenes de pago para su aprobación, las partidas centralizadas se pasan a la Secretaria de Admón. y Finanzas para su aprobación Ordenes de Pago 20 Jefe de Control Presupuestal. Concilia el mes correspondiente en los primeros cinco días de cada mes con finanzas a través del sistema de conciliación, si se encuentran correcciones del capitulo 1000 se efectúan Conciliaciones 21 Jefe de Control Presupuestal. Realiza cada trimestre una evaluación vía el sistema SISAGAP por proyecto para conciliar por metas Evaluación SISAGAP E

15 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Identificación y Asignación de Recursos Jefe de Control Presupuestal E 22 Jefe de Control Presupuestal. Realiza al finalizar el año el cierre de ejercicio del mes de diciembre y la cuarta Autoevaluación Autoevaluación 23 Jefe de Control Presupuestal. Emite el oficio da cancelación de saldos, si no se ejercicio todo el presupuesto dirigido a la Secretaria de Finanzas Oficio 24 Jefe de Control Presupuestal. Recibe facturas, oficios de comisión, recibos que tenga que ver para trámite de pago Facturas, Oficios, Recibos 25 Jefe de Control Presupuestal. Revisa los anteriores documentos en cuanto a datos fiscales, cantidades asentadas y factura vigente S/N F

16 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Identificación y Asignación de Recursos Jefe de Control Presupuestal F 26 Jefe de Control Presupuestal. Regresa documento para corregir los errores detectados. Facturas, Oficios, Recibos FIN

17 Procedimiento Técnico: Control de Almacén Puesto Jefe de Almacén Objetivo: Controlar los artículos para suministrarlos a todas las áreas de la SECOTAB cuando sean requeridos. Verificar los artículos solicitados conforme a los requerimientos establecidos entra la SECOTAB y los diferentes proveedores. Normas de Operación: Recibir y verificar los artículos que suministran los diferentes proveedores en horario abierto. Respaldar las salidas de artículos del almacén por medio de vales de salida de almacén, los cuales son recibidos los primeros cinco días de cada mes. Para surtir los diferentes artículos a las áreas de la SECOTAB se utiliza el método de primeras entradas primeras salidas. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Control del Almacén Fecha de Autorización Almacén RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Encargada de Almacén 01 Verifica al final de cada mes las existencias en almacén físicamente comparando con el inventario que arroja el sistema de control de almacén Encargada de Almacén 02 Verifica los montos autorizados contra las necesidades detectadas en la verificación realizada de las existencias Encargada de Almacén 03 Elabora memorándum solicitando los artículos faltantes con antefirma Encargada de Almacén 04 Entrega al Departamento de servicios generales para su firma de aprobación Encargada de Almacén 05 Recibe memorándum firmado y entrega a la Coordinación de Administración, calidad e Innovación Gubernamental Encargada de Almacén 06 Recibe Orden de Compra o Pedido Comercial de los artículos solicitados, la factura original y copia de lo mismo en la entrega de artículos por parte del proveedor Encargada de Almacén 07 Verifica que cumpla lo solicitado en la orden de compra o Pedido Comercial con lo descrito en la factura y físicamente con los artículos entregados Encargada de Almacén 08 Registra las inconformidades en la copia de la factura, retiene la factura original y devuelve los artículos para que sean corregidos conforme lo indica la orden de compra Encargada de Almacén 09 Sella y firma de recepción la factura original y copia y entrega al área de compras Auxiliar de Almacén 10 Da entrada física al almacén acomodándolos en sus anaqueles correspondientes FORMA O DOCUMENTO Inventario Inventario Memorándum Memorándum Memorándum Orden de Compra, pedido Comercial, Factura Orden de Compra, pedido Comercial, Factura Copia de Factura Factura SIN

18 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Control del Almacén Fecha de autorización Almacén RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Encargada de Almacén 11 Recibe copia de la factura ya procesada por compras junto con la orden de compra o pedido comercial Orden de Compra, pedido Comercial, Factura Asistente de Almacén 12 Captura los datos de la factura en el sistema de almacén Sistema de Almacén Encargada de Almacén 13 Recibe los vales de salida de almacén los primeros cinco de días del mes Vales de Salida de Almacén Encargada de Almacén 14 Revisa y ajusta las cantidades de ser necesario asentadas en los vales de salida y los pasa a antefirma al Departamento de Servicios Generales Vales de Salida de Almacén Encargada de Almacén 15 Recibe vales de salida de almacén revisados y entrega a la Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental para su firma de aprobación Vales de Salida de Almacén Auxiliar de Almacén 16 Prepara los artículos solicitados por las diferentes áreas SIN Encargada de Almacén 17 Avisa telefónicamente a las áreas solicitantes para hacer entrega SIN de los artículos autorizados Encargada de Almacén 18 Entrega y revisa conjuntamente los artículos que fueron autorizados Vales de Salida de Almacén Encargada de Almacén 19 Firman ambas partes el Vale de Salida de Almacén Vales de Salida de Almacén Asistente de Almacén 20 Captura para dar de baja los artículos que fueron entregados Vales de Salida de Almacén Encargada de Almacén, Auxiliar de Almacén 21 Realiza inventario físico por muestreo mensualmente realizando las verificaciones que sean necesarias para comprobar las existencias registradas Asistente de Almacén 22 Archiva en sus correspondientes expedientes por área las facturas, pedidos comerciales, ordenes de compra, vales de salida de almacén, memorándum FIN DEL PROCEDIMIENTO Inventario de Almacén Facturas, Pedidos Comerciales, Ordenes de Compra, vales de Salida de Almacén, Memorandum s

19 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control del Almacén Almacén Inicio 1 Encargada de Almacén. Verifica al final de cada mes las existencias en almacén físicamente comparando con el inventario que arroja el sistema de control de almacén Inventario 2 Encargada de Almacén Verifica los montos autorizados contra las necesidades detectadas en la verificación realizada de las existencias Inventario 3 Encargada de Almacén Elabora memorandum solicitando los artículos faltantes con antefirma Memorandum 4 Encargada de Almacén Entrega al Departamento de servicios generales para su firma de aprobación Memorandum A

20 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control del Almacén Almacén A 5 Encargada de Almacén. Recibe memorándum firmado y entrega a la Coordinación de Administración, calidad e Innovación Gubernamental Memorándum 6 Encargada de Almacén Recibe Orden de Compra o Pedido Comercial de los artículos solicitados, la factura original y copia de lo mismo en la entrega de artículos por parte del proveedor. Orden de Compra, pedido Comercial, Factura 7 Encargada de Almacén Verifica que cumpla lo solicitado en la orden de compra o Pedido Comercial con lo descrito en la factura y físicamente con los artículos entregados Orden de Compra, pedido Comercial, Factura 8 Encargada de Almacén Registra las inconformidades en la copia de la factura, retiene la factura original y devuelve los artículos para que sean corregidos conforme lo indica la orden de compra Copia de Factura 9 Encargada de Almacén. Sella y firma de recepción la factura original y copia y entrega al área de compras Factura B

21 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control del Almacén B Almacén 10 Auxiliar de Almacén Da entrada física al almacén acomodándolos en sus anaqueles correspondientes SIN 11 Encargada de Almacén Recibe copia de la factura ya procesada por compras junto con la orden de compra o pedido comercial Orden de Compra, pedido Comercial, Factura 12 Asistente de Almacén. Captura los datos de la factura en el sistema de almacén Sistema de Almacén 13 Encargada de Almacén Recibe los vales de salida de almacén los primeros cinco de días del mes Vales de Salida de Almacén C

22 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Almacén Gubernamental Control del Almacén C 14 Encargada de Almacén Revisa y ajusta las cantidades de ser necesario asentadas en los vales de salida y los pasa a antefirma al Departamento de Servicios Generales Vales de Salida de Almacén 15 Encargada de Almacén Recibe vales de salida de almacén revisados y entrega a la Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental para su firma de aprobación Vales de Salida de Almacén 16 Auxiliar de Almacén Prepara los artículos solicitados por las diferentes áreas SIN 17 Encargada de Almacén Avisa telefónicamente a las áreas solicitantes para hacer entrega de los artículos autorizados SIN D

23 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control del Almacén Almacén D 18 Encargada de Almacén Entrega y revisa conjuntamente los artículos que fueron autorizados Vales de Salida de Almacén 19 Encargada de Almacén Firman ambas partes el Vale de Salida de Almacén Vales de Salida de Almacén 20 Encargada de Almacén Captura para dar de baja los artículos que fueron entregados Vales de Salida de Almacén 21 Encargada de Almacén, Auxiliar de Almacén Realiza inventario físico por muestreo mensualmente realizando las verificaciones que sean necesarias para comprobar las existencias registradas Inventario de Almacén E

24 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control del Almacén Almacén E 22 Asistente de Almacén Archiva en sus correspondientes expedientes por área las facturas, pedidos comerciales, ordenes de compra, vales de salida de almacén, memorándum Facturas, Pedidos Comerciales, Ordenes de Compra, vales de Salida de Almacén, Memorandum s FIN

25 Puesto Encargado de Archivo de Concentración Procedimiento Técnico: Control de Archivo Objetivo: Facilitar la consulta de documentos que los interesados soliciten. Normas de Operación: Solicitar vía oficio el resguardo de los documentos y la consulta de los mismos especificando el número de caja, número consecutivo y nombre del documento. Dar respuesta a lo solicitado en un máximo de 3 horas. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Control de Archivo Fecha de Autorización Archivo de Concentración RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Resguardo de Documentos FORMA O DOCUMENTO Encargado de Archivo 01 Recibe oficio para solicitar el resguardo de documentos especificando el número de cajas ya adjuntando la relación de los documentos a resguardar caja por caja. Encargado de Archivo 02 Acude con el área solicitante para verificar físicamente lo que le indica tanto el oficio como la lista de documentos Encargado de Archivo 03 Registra el resultado de la revisión en la lista de documentos por caja Encargado de Archivo 04 Regresa la lista de documentos por caja adjuntando oficio, en el caso que no coincida la descripción de los documentos en dicha lista Área Solicitante 05 Realiza corrección a la lista de documentos por caja y entrega nuevamente vía oficio Encargado de Archivo 06 Traslada los documentos a la bodega de archivo muerto y los coloca en el rack correspondiente Encargado de Archivo 07 Archiva los oficios y el listado de documentos por caja en su expediente correspondiente Préstamo de Documentos Encargado de Archivo 08 Recibe oficio solicitando el préstamo de los documentos requeridos especificando el número de caja, el número y nombre del documento Oficio, Lista de Documentos por Caja Oficio, Lista de Documentos por Caja Lista de Documentos por Caja Oficio, Lista de Documentos por Caja Oficio, Lista de Documentos por Caja Cajas de Documentos Oficio, Lista de Documentos por Caja Encargado de Archivo 09 Busca el documento solicitado en el rack correspondiente Documento Solicitado Encargado de Archivo 10 Entrega el documento solicitado acompañado del Vale de Préstamo Documento Solicitado, vale de Préstamo Oficio

26 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Fecha de autorización DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Archivo de Concentración Control de Archivo RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 11 El área solicitante firma el vale de préstamo e indica la fecha en Vale de Préstamo que devuelve el documento Encargado de Archivo 12 Archiva el vale de préstamo en su expediente correspondiente Vale de Préstamo Encargado de Archivo 13 Recibe documento que fue prestado acompañado con oficio Documento Prestado, Oficio Encargado de Archivo 14 Verifica el documento devuelto contra lo que se registro en el vale de préstamo Documento Prestado, Vale de Préstamo Encargado de Archivo 15 Entrega vale de préstamo al área solicitante cruzándolo con la Vale de Préstamo leyenda CANCELADO Encargado de Archivo 16 Archiva el documento devuelto en su rack y caja correspondiente Documento Prestado Encargado de Archivo 17 Archiva los oficios en su expediente correspondiente Oficios FIN DEL PROCEDIMIENTO

27 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control de Archivo Archivo de Concentración Inicio 1 Encargado de Archivo Recibe oficio para solicitar el resguardo de documentos especificando el número de cajas ya adjuntando la relación de los documentos a resguardar caja por caja. Oficio, Lista de Documentos por Caja 2 Encargado de Archivo Acude con el área solicitante para verificar físicamente lo que le indica tanto el oficio como la lista de documentos Oficio, Lista de Documentos por Caja 3 Encargado de Archivo Registra el resultado de la revisión en la lista de documentos por caja Oficio, Lista de Documentos por Caja 4 Encargado de Archivo Regresa la lista de documentos por caja adjuntando oficio, en el caso que no coincida la descripción de los documentos en dicha lista Oficio, Lista de Documentos por Caja A

28 DIRECCIÓN DE ÁREA Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control de Archivo A 5 Archivo de Concentración Área Solicitante Realiza corrección a la lista de documentos por caja y entrega nuevamente vía oficio Oficio, Lista de Documentos por Caja 6 Encargado de Archivo Traslada los documentos a la bodega de archivo muerto y los coloca en el rack correspondiente Cajas de Documentos 7 Encargado de Archivo Archiva los oficios y el listado de documentos por caja en su expediente correspondiente Oficio, Lista de Documentos por Caja 8 PRESTAMO DE DOCUMENTOS Encargado de Archivo Recibe oficio solicitando el préstamo de los documentos requeridos especificando el número de caja, el número y nombre del documento O f i c i o 9 Encargado de Archivo. Busca el documento solicitado en el rack correspondiente Documento Solicitado B

29 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control de Archivo Archivo de Concentración B 10 Encargado de Archivo Entrega el documento solicitado acompañado del Vale de Préstamo Entrega el documento solicitado acompañado del Vale de Préstamo Documento Solicitado, vale de Préstamo 11 Encargado de Archivo El área solicitante firma el vale de préstamo e indica la fecha en que devuelve el documento Vale de Préstamo 12 Encargado de Archivo. Archiva el vale de préstamo en su expediente correspondiente Vale de Préstamo 13 Encargado de Archivo Recibe documento que fue prestado acompañado con oficio Documento Prestado, Oficio C

30 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control de Archivo Archivo de Concentración C 14 Encargado de Archivo. Verifica el documento devuelto contra lo que se registro en el vale de préstamo Documento Prestado, Vale de Préstamo Documento Prestado, Vale de Préstamo 15 Encargado de Archivo Entrega vale de préstamo al área solicitante cruzándolo con la leyenda CANCELADO Vale de Préstamo 16 Encargado de Archivo Archiva el documento devuelto en su rack y caja correspondiente Documento Prestado 17 Encargado de Archivo Archiva los oficios en su expediente correspondiente Oficios FIN

31 Puesto Encargado de Inventario Procedimiento Técnico: Control del Inventario de Bienes Muebles Objetivo: Controlar los bienes muebles para conocer su estado de uso, su precio y los responsables que tienen asignado los bienes. Normas de Operación: Realizar el inventario mínimo semestralmente y máximo cada nueve meses a los bienes muebles. Notificar por memorándum los movimientos de personal que realicen las diferentes áreas de la SECOTAB. Ajustar los resultados del inventario físico con la base de datos electrónica Sistema de inventario del Mobiliario. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Control del Inventario de bienes Muebles Fecha de Autorización Inventario RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Encargado de Inventario 01 Recibe oficio acompañado de factura de los bienes muebles adquiridos y la relación del control de inventarios de la Secretaria de Administración y Finanzas. Oficio, Facturas, Relación de Control de Inventarios Encargado de Inventario 02 Ingresa al Sistema de Inventario del Mobiliario y captura la información que viene el la relación del control de inventarios de Relación de Control de Inventarios la Secretaria de Administración y Finanzas. Encargado de Inventario 03 Da de alta el número de inventario y el responsable resguardante Sistema de Inventario del Mobiliario Encargado de Inventario 04 Imprime con el rotulador las etiquetas de inventario ingresando el Etiquetas número de inventario y el nombre del bien. Encargado de Inventario 05 Coloca las etiquetas en el bien mueble Etiquetas 06 Entrega el bien mueble al responsable asignado resguardante adjuntado el formato Resguardo de Bienes Muebles firmado de Resguardo de Bienes Muebles recibido Encargado de Inventario 07 Archiva el formato Resguardo de Bienes Muebles en su carpeta Resguardo de Bienes correspondiente por área Encargado de Inventario 08 Imprime semestralmente o cada nueve meses por medio del Sistema de Inventario del Mobiliario el Reporte de Inventario por Área Muebles Reporte de Inventario Encargado de Inventario 09 Entrega Reporte de Inventario a las diferentes áreas Reporte de Inventario Encargados de Área 10 Los Encargados de las diferentes áreas verifican lo que indica el Reporte de Inventario que se encuentre en su área Encargados de Área 11 Entregan memorándum comunicando el resultado de la revisión al Reporte de Inventario Reporte de Inventario Memorándum

32 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Control del Inventario de bienes Muebles Fecha de Autorización Inventario RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Encargado de Inventario 12 Recibe y verifica físicamente las observaciones que se Memorandum registraron en el memorandum Encargado de Inventario 13 Realiza las modificaciones correspondientes en el Sistema de Inventario del Mobiliario Sistema de Inventario del Mobiliario Encargado de Inventario 14 Imprime los Resguardos y los entrega para su firma a las diferentes áreas Resguardo de Bienes Muebles Encargado de Inventario 15 Archiva los resguardos en su carpeta correspondiente por área Resguardo de Bienes Muebles FIN DEL PROCEDIMIENTO

33 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control del Inventario de bienes Muebles Inventario Inicio 1 Encargado de Inventario Recibe oficio acompañado de factura de los bienes muebles adquiridos y la relación del control de inventarios de la Secretaria de Administración y Finanzas. Oficio, Facturas, Relación de Control de Inventarios 2 Encargado de Inventario Ingresa al Sistema de Inventario del Mobiliario y captura la información que viene el la relación del control de inventarios de la Secretaria de Administración y Finanzas. Relación de Control de Inventarios 3 Encargado de Inventario Da de alta el número de inventario y el responsable resguardante Sistema de Inventario del Mobiliario 4 Encargado de Inventario Imprime con el rotulador las etiquetas de inventario ingresando el número de inventario y el nombre del bien. Etiquetas A

34 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control del Inventario de bienes Muebles Inventario A 5 Encargado de Inventario Coloca las etiquetas en el bien mueble Catálogos 6 Encargado de Inventario Entrega el bien mueble al responsable asignado resguardante adjuntado el formato Resguardo de Bienes Muebles firmado de recibido Resguardo de Bienes Muebles 7 Encargado de Inventario Archiva el formato Resguardo de Bienes Muebles en su carpeta correspondiente por área Resguardo de Bienes Muebles 8 Encargado de Inventario Imprime semestralmente o cada nueve meses por medio del Sistema de Inventario del Mobiliario el Reporte de Inventario por Área Reporte de Inventario 9 Encargado de Inventario Entrega Reporte de Inventario a las diferentes áreas Reporte de Inventario B

35 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control del Inventario de bienes Muebles Inventario B 10 Encargados de Área Los Encargados de las diferentes áreas verifican lo que indica el Reporte de Inventario que se encuentre en su área Reporte de Inventario 11 Encargados de Área Entregan memorándum comunicando el resultado de la revisión al Reporte de Inventario Memorandum 12 Encargado de Inventario Recibe notificación del presupuesto asignado normalmente en el mes de enero del siguiente año. Memorandum 13 Encargado de Inventario Realiza las modificaciones correspondientes en el Sistema de Inventario del Mobiliario Sistema de Inventario del Mobiliario C

36 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Control del Inventario de bienes Muebles Inventario C 14 Encargado de Inventario Imprime los Resguardos y los entrega para su firma a las diferentes áreas Resguardo de Bienes Muebles 15 Encargado de Inventario Archiva los resguardos en su carpeta correspondiente por área. Resguardo de Bienes Muebles FIN

37 Puesto Encargado de Contabilidad Procedimiento Técnico: Contabilidad Objetivo: Administrar de manera eficiente y eficaz la contabilidad de la SECOTAB para elaborar y presentar los estados financieros en tiempo y forma de la propia Secretaria Normas de Operación: Conforme a los lineamientos y principios contables para organizaciones gubernamentales DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Contabilidad Fecha de Autorización Contabilidad RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Jefe de Contabilidad 01 Captura en el sistema integral de la SECOTAB (numero factura, Sistema Integral nombre del proveedor e importe) Jefe de Contabilidad 02 Imprime relación de proveedores y entrega al área de presupuestos Relación de Proveedores Jefe de Contabilidad 03 Revisa la relación de proveedores, si existen errores en cuanto a tiempos de cierre se regresa para su corrección Relación de Proveedores Jefe de Contabilidad 04 Corrige errores y entrega nuevamente ya vigente Relación de Proveedores Jefe de Contabilidad 05 Recibe ordenes de pago para su contabilización Ordenes de Pago Jefe de Contabilidad 06 Registra las ordenes de pago en las pólizas Ordenes de Pago Jefe de Contabilidad 07 Verifica con la Secretaria de Finanzas los importes a pagar para Ordenes de Pago integrar las ordenes de pago Jefe de Contabilidad 08 Elabora con lo anterior los cheques a los proveedores Cheques correspondientes Jefe de Contabilidad 09 Pasa a firma con el Coordinador y Secretario Cheques Jefe de Contabilidad 10 Libera los cheques para que puedan cobrados Cheques Jefe de Contabilidad 11 Comunica a los proveedores para que vengan a recoger su SIN cheque correspondiente Jefe de Contabilidad 12 Registra cheques en el CONPAQ, Elabora póliza de ingresos e Registro CONPÀQ imprime pólizas Jefe de Contabilidad 13 Recibe cada fin de mes relación de ampliaciones o reducciones para realizar los ajustes necesarios Relación de Ampliaciones Jefe de Contabilidad 14 Recibe afectaciones a proveedores por parte de la Secretaria de Afectaciones Finanzas Jefe de Contabilidad 15 Recibe conciliación presupuestal Conciliación Bancaria Jefe de Contabilidad 16 Realiza conciliación bancaria Conciliación Bancaria Jefe de Contabilidad 17 Realiza depuración de cuentas que incluye viáticos, Registros Contables proveedores, acreedores y fondos revolventes Jefe de Contabilidad 18 Realiza cuadres con las cuentas presupuestales y financieras Cuentas Presupuestales Jefe de Contabilidad 19 Realiza conciliación y se contabiliza con almacén en cuanto a entradas y salidas Conciliaciones

38 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Contabilidad Fecha de Autorización Contabilidad RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Jefe de Contabilidad 20 Contabiliza los saldos provisionados Registros Contables Jefe de Contabilidad 21 Realiza conciliación contable por capítulos Registros Contables Jefe de Contabilidad 22 Realiza vaciado de los estados financieros en Excell Hoja Excell Jefe de Contabilidad 23 Elabora oficios correspondientes para enviarlos a la Secretaria Oficios de Finanzas y a la Dirección de Control y Auditoria Publica Jefe de Contabilidad 24 Entrega a firma por parte del Coordinador y Secretario Oficios Jefe de Contabilidad 25 Agenda cita con Secretaria de Finanzas para entregar estados SIN financieros. Secretaria de Finanzas 26 Revisa la interrelación de los estados financieros Estados Financieros Jefe de Contabilidad 27 Una vez liberados por la Secretaria de Finanzas se entregan a la Estados Financieros Dirección de Control y Auditoria Publica Jefe de Contabilidad 28 Avisa por medio de copia de oficio al Coordinador de Oficio Administración FIN DEL PROCEDIMIENTO

39 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Contabilidad Contabilidad Inicio 1 Jefe de Contabilidad Captura en el sistema integral de la SECOTAB (numero factura, nombre del proveedor e importe) Sistema Integral 2 Jefe de Contabilidad Imprime relación de proveedores y entrega al área de presupuestos Relación de Proveedores 3 Jefe de Contabilidad Revisa la relación de proveedores, si existen errores en cuanto a tiempos de cierre se regresa para su corrección Relación de Proveedores 4 Jefe de Contabilidad Corrige errores y entrega nuevamente ya vigente Relación de Proveedores A

40 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Contabilidad Contabilidad A 5 Jefe de Contabilidad Recibe ordenes de pago para su contabilización Ordenes de Pago 6 Jefe de Contabilidad Registra las ordenes de pago en las pólizas Ordenes de Pago 7 Jefe de Contabilidad Verifica con la Secretaria de Finanzas los importes a pagar para integrar las ordenes de pago Ordenes de Pago 8 Jefe de Contabilidad Elabora con lo anterior los cheques a los proveedores correspondientes Cheques 9 Jefe de Contabilidad Pasa a firma con el Coordinador y Secretario Cheques B

41 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Contabilidad Contabilidad B 10 Jefe de Contabilidad Libera los cheques para que puedan cobrados Cheques 11 Jefe de Contabilidad. Comunica a los proveedores para que vengan a recoger su cheque correspondiente SIN 12 Jefe de Contabilidad. Registra cheques en el CONPAQ, Elabora póliza de ingresos e imprime pólizas Registro CONPÀQ 13 Jefe de Contabilidad Recibe cada fin de mes relación de ampliaciones o reducciones para realizar los ajustes necesarios Relación de Ampliaciones C

42 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Contabilidad Contabilidad C 14 Jefe de Contabilidad Recibe afectaciones a proveedores por parte de la Secretaria de Finanzas Relación de Ampliaciones 15 Jefe de Contabilidad Recibe conciliación presupuestal Conciliación Bancaria 16 Jefe de Contabilidad Realiza conciliación bancaria Conciliación Bancaria 17 Jefe de Contabilidad Realiza depuración de cuentas que incluye viáticos, proveedores, acreedores y fondos revolventes Registros Contables D

43 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Contabilidad Contabilidad D 18 Jefe de Contabilidad Realiza cuadres con las cuentas presupuestales y financieras Cuentas Presupuestales 19 Jefe de Contabilidad. Realiza conciliación y se contabiliza con almacén en cuanto a entradas y salidas Conciliaciones 20 Jefe de Contabilidad Contabiliza los saldos provisionados Registros Contables 21 Jefe de Contabilidad Realiza conciliación contable por capítulos Registros Contables E

44 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Contabilidad Contabilidad E 22 Jefe de Contabilidad Realiza vaciado de los estados financieros en Excell Hoja Excell 23 Jefe de Contabilidad. Elabora oficios correspondientes para enviarlos a la Secretaria de Finanzas y a la C.P. Corazón Oficio 24 Jefe de Contabilidad. Entrega a firma por parte del Coordinador y Secretario Oficios 25 Jefe de Contabilidad Agenda cita con Secretaria de Finanzas para entregar estados financieros. S/N F

45 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Contabilidad Contabilidad F 26 Jefe de Contabilidad Revisa la interrelación de los estados financieros Oficios FIN

46 Puesto Asistente Administrativo Procedimiento Técnico: Actualización Trimestral del Programa de Entrega-Recepción Objetivo: Desarrollar aplicaciones para agilizar u optimizar las funciones y/o actividades de las diferentes áreas de la Secretaria. Normas de Operación: Exista un proceso. Que exista una necesidad del usuario. Gestionar la necesidad. Realizar análisis de factibilidad. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Actualización Trimestral del Programa de Entrega Recepción Fecha de Autorización Asistente Administrativo RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O NUM. DOCUMENTO Asistente Administrativo 1 Ingresa a la pagina Sin Asistente Administrativo 2 Ingresa a la cuenta con nombre y clave de usuario Revisor Sin Asistente Administrativo 3 Revisa información fuente, enviada por los Autores en este caso los Jefe de Departamentos (Contabilidad, Finanzas y Control Presupuestal, Servicios Generales, y Recursos Humanos) reportes que genera de manera electrónica. Reportes del Usuario Asistente Administrativo 4 Anexa los comentarios pertinentes; de ser incorrecta la información y se le rechaza, para su modificación o corrección según sea el caso Usuario Autor 5 Corrige la información rechazada y la reenvía de nueva cuenta al Revisor Asistente Administrativo 6 Acepta, la información si esta correcta y se le devuelva para así dar por terminado el flujo de trabajo, y el Autor proceda a imprimir la información para integrar la carpeta correspondiente; de estar incorrecta de nueva cuenta se rechaza para su corrección Asistente Administrativo 7 Integra la carpeta general de la Dirección para su entrega en caso de haberla. FIN DEL PROCEDIMIENTO Reportes del Usuario Reporte del usuario Formatos Prederteminados Formatos Prederteminados

47 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Actualización Trimestral del Programa de Entrega Recepción Asistente Administrativo Inicio 1 Asistente Administrativo Ingresa a la pagina Sin 2 Asistente Administrativo: Ingresa a la cuenta con nombre y clave de usuario Revisor Sin 3 Asistente Administrativo Revisa información fuente, enviada por los Autores en este caso los Jefe de Departamentos (Contabilidad, Finanzas y Control Presupuestal, Servicios Generales, y Recursos Humanos) reportes que genera de manera electrónica. Reportes del Usuario 4 Asistente Administrativo Anexa los comentarios pertinentes; de ser incorrecta la información y se le rechaza, para su modificación o corrección según sea el caso Reportes del Usuario A

48 Coordinador de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Actualización Trimestral del Programa de Entrega Recepción Asistente Administrativo A 5 Usuario Autor Corrige la información rechazada y la reenvía de nueva cuenta al Revisor Reportes del Usuario 6 Asistente Administrativo Acepta, la información si esta correcta y se le devuelva para así dar por terminado el flujo de trabajo, y el Autor proceda a imprimir la información para integrar la carpeta correspondiente; de estar incorrecta de nueva cuenta se rechaza para su corrección Formatos Predeterminados 7 Asistente Administrativo Integra la carpeta general de la Dirección para su entrega en caso de haberla. Formatos Predeterminados FIN

49 Puesto Enlace Administrativo Procedimiento: Actualización Trimestral de la Información de Acceso a la Información mínima de oficio. Objetivo: Desarrollar aplicaciones para agilizar u optimizar las funciones y/o actividades de las diferentes áreas de la Secretaria. Normas de Operación: Exista un proceso. Que exista una necesidad del usuario. Gestionar la necesidad. Realizar análisis de factibilidad. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Coordinación de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental Fecha de Autorización Enlace Administrativo Actualización Trimestral de la Información de Acceso a la Información mínima de oficio RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Enlace Administrativo 1 Recibe la solicitud por parte del Titular de la Unidad de Acceso a la Información. Oficio Enlace Administrativo 2 Remitir a las áreas pertinentes la solicitud enviada de la UAI Copia del oficio Enlace Administrativo 3 Revisa información fuente, reportes que genera ya sea manual o Reportes del Usuario electrónica. Enlace Administrativo 4 Recopila la información fuente de todas las áreas involucradas Formatos Predeterminado Enlace Administrativo 5 Convierte la Información a formato no modificable PDF PDF Enlace Administrativo 6 Graba la información en medio magnético (CD) Formatos Prederteminado Enlace Administrativo 7 Entrega a la unidad de Acceso a la Información, vía oficio Oficio/CD/Impresos Enlace Administrativo 8 Corrige errores, en caso de existir SIN Enlace Administrativo 9 Envía de nueva cuenta a la UAI Oficio FIN DEL PROCEDIMIENTO

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