C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas.

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1 Fecha: 12/11/10 C O N T E N I D O 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del procedimiento. 7. Glosario. 8. Anexos (formatos y registros). 9. Revisión Histórica. 1/8

2 1. Propósito: Administrar y suministrar artículos no normalizados, servicios y/o bienes patrimoniales a la. 2. Alcance: Es de observancia de la y aplica desde la Dirección de Recursos Humanos, hasta los Departamentos y/o Unidades Staff. 3. Responsabilidad y autoridad: Puesto Responsabilidad Autoridad Directora de Recursos Humanos Jefes de Departamento y/o Titulares de las Unidades Staff Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo Aprobar requisición, resguardo y factura. Autorizar adquisición de artículos y/o servicios. Solicitar por la vía formal artículos y/o servicios para el desempeño de sus funciones. Corroborar suficiencia presupuestal previo a la solicitud para la adquisición de artículos y/o servicios. Asegurar que los artículos y/o servicios cumplan con las características requeridas. Verificar que los artículos y/o servicios cumplan con lo solicitado. Rechazar bienes y/o artículos que no cumplan con lo solicitado. 4. Normatividad aplicable: Código Fiscal de la Federación: artículo 29 y 29 A. Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México: artículo 34. Estatuto de la Universidad Autónoma del Estado de México: artículos 133 y 134. Políticas internas emitidas por la Dirección de Programación Control Presupuestal. Políticas internas emitidas por la Dirección de Recursos Financieros. 5. Políticas: 5.1 El Responsable de la revisará que el artículo solicitado por los Jefes de Departamento y/o Titulares de las Unidades Staff sea considerado por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales como artículo no normalizado, los cuales corresponden a aquellos que no suministra el Almacén General. 5.2 Los Jefes de Departamento y/o Titulares de las Unidades Staff solicitararn por la via formal la adquisición de articulos y/o servicios, justificando ampliamente el requerimiento. 2/8

3 5.3 Los Jefes de Departamento y/o Titulares de las Unidades Staff solicitarán con anticipación la adquisición de articulos y/o servicios considerando los vencimientos de contratos, cumplimiento de proyectos y stock de seguridad que evitan desabasto. 3/8

4 6. Diagrama de bloque del procedimiento: Jefes de Departamentos y/o Titulares de las Unidades Staff INICIO Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo Proveedor 1 Obtiene y requisita formato Solicitud de artículos diversos no normalizados y/o Solicitud de servicios (O) según requiera y entrega. 2 Recibe formato de Solicitud de artículos diversos no normalizados y/o Solicitud de servicios (O), verifica padrón de proveedores de la UAEMex conforme al artículo y/o servicio requerido, se comunica para solicitar cotización. 3 Atiende solicitud y elabora cotización (O) conforme a especificaciones requeridas y entrega. 4 Recibe cotización (O), verifica que reúnan las características solicitadas; si cumple, accede y captura en el SIIA los artículos y/o servicio, especificando a detalle las características de lo solicitado remitiendo requerimiento vía electrónica y consulta frecuentemente el estatus en que se encuentra la adquisición; en caso contrario, reinicia en el paso 2. NO Cumple? SI Reinicia en el paso 2. A 4/8

5 Directora de Recursos Humanos Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo Analista de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales A 5 Recibe y revisa requisición ingresada en SIIA; si cumple las especificaciones, cambia el estatus de la requisición a aprobado; en caso contrario, rechaza. Proceso Compras, Almacenes 6 Accede al SIIA para revisar el estatus en que se encuentra la solicitud, en caso de que la requisición sea aprobada imprime (O 2) y obtiene autorización; de lo contrario realiza modificaciones, reinicia paso 4. 7 SI Procede solicitud? NO Recibe requisición (O 2), firma de autorización y entrega. Reinicia paso 4 B 5/8

6 Analista de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo 8 Directora de Recursos Humanos B Recibe requisición autorizada (O 2), integra cotización (O) y entrega requisición (O 2) debidamente autorizada. 9 Recibe requisición autorizada (O 1), entrega acuse de recibo (1), procede a la adquisición y entrega articulo y/o servicio. Proceso Compras, Almacenes 10 Recibe artículo y/o servicio, verifica que contenga las características solicitadas; si cumple recibe, firma en factura (O): de lo contrario, devuelve (conecta paso 9) para activo fijo confirma que se encuentre etiquetado como bien patrimonial; accede al SIIA, asigna al personal responsable, emite resguardo y entrega. NO Cumple Características? SI Conecta paso 9 C 6/8

7 Jefes de Departamentos y Unidades Staff 11 Responsable de la Unidad de Apoyo Administrativo C Directora de Recursos Humanos Recibe artículo y/o servicio, revisa con base a lo solicitado y firma de conformidad según sea el caso en los formatos Solicitud de Artículos Diversos No Normalizados y/o Solicitud de Servicios ; para activo fijo firma el resguardo (O 3). 12 Recibe formato (O) y/o resguardo (O 3) firmados de conformidad del artículo y/o servicio, obtiene firma de autorización en factura (O). 13 Recibe factura (O) y/o resguardo (O 3), firma de autorización y entrega. 14 Recibe factura (O) y/o resguardo (O 3) debidamente autorizados; entrega factura al proveedor para que continúe el trámite; en relación con el resguardo entrega (O) al Trabajador adscrito a la DRH y (1) a Contraloría Universitaria, Departamento de Bienes Patrimoniales y archivo. FIN 7/8

8 7. Glosario: Activo Fijo: Artículos tangibles constituidos por bienes muebles. Articulo No Normalizado: Son aquellos artículos no suministrados por el Almacén General de la UAEMex. DRH:. Estatus: Elemento que indica o hace referencia la posición actual que se ocupa. Requisición: Se identifica como solicitud de bienes y/o servicios. Resguardo de Bienes: Bienes muebles asignados a un determinado Trabajador Universitario. Servicio: Se define como la acción y efecto de servir otorgado por un Proveedor. SIIA: Sistema Integral de Información Administrativa. Proveedor: Persona que abastece el material necesario para el desarrollo de actividades. UAEMex: Universidad Autónoma del Estado de México. 8. Anexos (formatos y registros): Solicitud de Papelería y Artículos Diversos No Normalizados. 9.Revisión Histórica: Numero de Fecha de Reaprobado Revisó (Puesto) revisión Revisión (Puesto) 00 12/11/2010 RD Comité de Calidad Descripción del Cambio Nuevo 8/8

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