PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE FACTURA ELECTRÓNICA

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1 PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE FACTURA ELECTRÓNICA Introducción: En este documento encontrarás las dudas y preguntas más frecuentes acerca del proceso de adopción, emisión y recepción de Factura Electrónica Preguntas Frecuentes acerca de: Conceptos y procesos generales 2 Emisión de Facturas Electrónicas 3 Recepción de Facturas Electrónicas 5 CONTPAQi y sus servicios como Proveedor Autorizado 6 de Certificación (PAC) CONTPAQi la solución integral más completa de Factura Electrónica 8 Actualizado al: 1 de Marzo de 2011

2 Acerca de conceptos y procesos generales Quiénes deben adoptar la Factura Electrónica a partir de 2011? De acuerdo con el Sistema de Administración Tributaria (SAT) a partir del 1 de enero de 2011, los contribuyentes con ingresos superiores a 4 millones de pesos durante el último ejercicio fiscal, están obligados a utilizar la Factura Electrónica. Cuáles son los esquemas vigentes de comprobación fiscal en 2011? Qué es un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)? Qué es el Código de Barras Bidimensional (CBB)? En 2011 existen 4 esquemas de comprobación fiscal: Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Comprobantes Fiscales Digitales (CFD). Comprobantes impresos con Código de Barras Bidimensional (CBB). Comprobantes impresos en establecimiento autorizado. Un Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI es el mecanismo obligatorio de comprobación fiscal que entró en vigor a partir del 1 de enero de 2011 por disposición del SAT. Quienes emitan los nuevos CFDI deben contratar los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y requieren una conexión a Internet para su emisión. El CBB es un nuevo esquema de facturas que incluyen un Código de Barras Bidimensional proporcionado por el SAT; las pueden utilizar aquellas personas físicas y morales que durante el ejercicio anterior hubieran tenido ingresos iguales o menores a 4 millones de pesos, o quienes inicien sus operaciones en 2011 y calculen que durante el año, sus ingresos no superarán los 4 millones de pesos. Existen dos tipos de CBB, 1. El del Esquema de Comprobantes con CBB, el cual se obtiene mediante el tramite o solicitud de folios ante el SAT y que contiene información del emisor, la información de los folios autorizados por el SAT y el RFC del contribuyente 2. El que se debe ingresar en la representación impresa del CFDI de acuerdo al Anexo 20 del SAT. Este CBB contiene información del RFC del emisor, y del RFC del receptor, importe total de la factura y Folio del comprobante o UUID ; este CBB se crea por la aplicación al momento de generar la impresión.

3 Qué es un Proveedor Autorizado de Certificación o PAC, cuál es su función? Cuál es la diferencia entre un PAC y un PACFD? Es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. Asimismo, tienen como obligación, enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes. Un PAC es un Proveedor Autorizado de Certificación en vigencia a partir del 1 del Enero de 2011 para validación y timbrado de CFDI; un PACFD es un Proveedor Autorizado de Comprobantes Fiscales Digitales para la emisión de CFD, esquema vigente durante Acerca de la emisión de Facturas Electrónicas Si la decisión es adoptar Factura Electrónica a partir de 2011 cuál es el esquema que debe elegirse? Qué debo hacer en 2011 si se terminan mis facturas de papel del esquema de impresor autorizado? Es posible adoptar la Factura Electrónica durante este 2011 bajo el esquema de Comprobante Fiscal Digital (CFD)? Los Comprobantes Fiscales impresos por un impresor autorizado pueden seguir siendo utilizados después del 31 de diciembre de 2010? A partir del año 2011, los contribuyentes, tanto obligados como no obligados, que decidan adoptar la Factura Electrónica deberán a hacerlo bajo el esquema de CFDI. Existen dos opciones 1. Solicitar al SAT tu Código de Barras Bidimensional (CBB) así como los folios correspondientes, e imprimirlos en tus comprobantes. 2. Utilizar el esquema Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que te ofrece el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), es el que te recomendamos. No, el Comprobante Fiscal Digital o CFD es uno de los comprobantes fiscales vigentes en 2011 para facturar electrónicamente, pero sólo para aquellos contribuyentes que optaron por emitirlos antes del 1 de enero de Los contribuyentes que realmente utilizaron el esquema de CFD pueden seguir emitiéndolos durante 2011 y no requieren ser validados por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). El contribuyente con esquema de CFD tiene la ventaja de solicitar folios al SAT en volumen y debe generar un reporte mensual de los folios utilizados. Si, estos comprobantes tienen una vigencia de 2 años. Se pueden seguir utilizando hasta que dicha fecha se cumpla y sin importar el monto que amparen.

4 Si no estoy obligado a emitir CFD o CFDI debo hacer algún cambio en mi forma de comprobar fiscalmente? Si estoy obligado a emitir Factura Electrónica con CFDI en 2011 tengo otras alternativas o esquemas de transición? Sí, a partir de enero de 2011 los contribuyentes no obligados, deberán solicitar al SAT un dispositivo denominado Código de Barras Bidimensional, que deberá ser incluido en la impresión de cada factura o comprobante. Este código será entregado por el SAT sin costo por cada serie de folios solicitados en su página. Si, los contribuyentes obligados pueden emitir comprobantes fiscales: De impresor autorizado siempre y cuando se hayan solicitado antes del 31 de Diciembre 2010 Facturas impresas con CBB en operaciones menores a $2,000 y durante enero, febrero y marzo por el monto que sea. Facturas impresas con CBB durante los meses de enero a marzo del 2011 Es necesario incorporar el Código de Barras Bidimensional (CBB) a los comprobantes impresos por impresor autorizado? No, los comprobantes impresos por impresor autorizado hasta el 31 de diciembre de 2010 podrán seguir siendo utilizados cumpliendo los requisitos que estuvieron vigentes hasta dicha fecha. Por qué es más recomendable el uso de CFDI en lugar de CBB? El CFDI es un esquema de comprobación inviolable y muy seguro que contiene múltiples aspectos que validan su autenticidad. El CBB, en cambio, es un esquema de comprobación de transición, es decir, temporal y sin los elementos de seguridad del CFDI. Cómo cancelo una factura electrónica CFDI? Para cancelar una Factura Electrónica se deberá ingresar a un portal del SAT (https://portalcfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/) firmarse con RFC y Clave CIEC (Clave de Identificación Electrónica Confidencial) y cancelar el CFDI.

5 Acerca de la recepción de Facturas Electrónicas Qué debo hacer con los archivos XML de mis Facturas Electrónicas? Según las nuevas disposiciones del SAT: 1. Mediante un validador verificar la autenticidad de su estructura, el sello, cadena original, así como el folio, serie y número de aprobación por parte del SAT 2. Anexar los comprobantes fiscales digitales recibidos a sus pólizas correspondientes 3. Almacenarlos durante 5 años en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, y relacionarlo y contabilizarlo en un sistema informático de consulta (por ejemplo CONTPAQ i Contabilidad) Cómo puedo verificar la validez de una Factura Electrónica? Cómo debo relacionar en la contabilidad mis facturas electrónicas? Si recibo un archivo XML vía mail, Cómo puedo verificar que la estructura del XML sea correcta y valida? Se pueden adjuntar varios archivos XML en una sola póliza? A través del portal del SAT comprobando cada archivo XML Hacerlo de forma masiva y automática en el almacén digital de los sistemas CONTPAQi. Los sistemas CONTPAQi que tienen almacén digital son: o CONTPAQi CONTABILIDAD o ADMINPAQ o CONTPAQi FACTURA ELECTRÓNICA o CONTPAQi PUNTO DE VENTA (próximamente) Dentro de las pólizas, en los movimientos contables se debe anexar el XML correspondiente En las compras anexar el XML de la compra En ambos casos es obligatorio verificar que no se duplique un mismo documento. Utilizando la herramienta llamada Administrador del Almacén Digital incluida en: o CONTPAQi CONTABILIDAD o ADMINPAQ o CONTPAQi FACTURA ELECTRÓNICA o CONTPAQi PUNTO DE VENTA (próximamente) Si, en los sistemas CONTPAQi CONTABILIDAD y próximamente CONTPAQi BANCOS

6 De acuerdo al SAT Cuál es el formato en el que debemos validar y almacenar tanto CFD y CFDI? De acuerdo con las reglas de Almacenamiento de CFD y CFDI del SAT I (CFD) y I (CFDI) de la 1ª. MRMF 14/09/2010, los contribuyentes que reciban dichos comprobantes discales, deberán almacenarlos validando su forma y sintaxis en su formato electrónico XML Puedo relacionar otro tipo de documentos a la póliza que no sean archivos XML? Si, dentro de CONTPAQi CONTABILIDAD puedes relacionar a la póliza estados de cuenta bancarios, documentos escaneados, cedulas de Excel entre otros, que amparen los movimientos que contemplan la póliza, este tipo de archivo no los puedes ingresar directamente desde el Almacén Digital Acerca de CONTPAQi y sus servicios como Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) CONTPAQ i es PAC? Qué servicios ofrece CONTPAQ i como PAC? Sí, CONTPAQi fue autorizado con el número el pasado 24 de enero de 2011 y está publicado en la página del SAT: 4.html CONTPAQi cuenta con: 3 sistemas para que puedas certificar o timbrar de manera automática y sin costo los CFDI que desees emitir por medios propios Servicio gratuito de emisión timbrado de CFDI disponible en y que se brinda por disposición del SAT Servicio con costo de emisión y timbrado con herramientas de valor agregado disponible en el Servicio de timbrado para fabricantes y desarrolladores de otras marcas de ERPs disponible en el

7 CONTPAQ i otorgará servicio gratuito como PAC para emisión y timbrado? Sí, este servicio se brinda por disposición del SAT y CONTPAQi lo tiene disponible en brindando beneficios superiores a los mínimos que exige el SAT: Servicios Servicio Básico del SAT Servicio Básico del SAT CONTPAQ I Almacenamiento 3 meses 1 año Descarga automática de CFDI No es obligatorio Si la incluye Catálogos básicos No incluye catálogos siempre se debe capturar todo Incluye catálogos básicos Formatos de impresión 1 formato 1 formato Soporte técnico vía Si Si Cuál es el beneficio de usar los sistemas CONTPAQi en lugar del servicio gratuito? El servicio gratuito simplemente es una herramienta para emitir facturas y con los sistemas CONTPAQi además de facilitar la emisión de facturas electrónicas con timbrado sin costo, puedes validarlas, anexarlas a las pólizas y almacenarlas conforme a las disposiciones oficiales, y lo más importante es que cuentas con una solución que te ayuda a administrar tu negocio para que puedas controlar tus ventas, inventarios, cobranza entre otros procesos clave para que puedas tomar decisiones oportunas. Qué tipo de soluciones me brinda CONTPAQi para el proceso de Facturación Electrónica? CONTPAQi te brinda la solución integral más completa ya que cuenta con: Soluciones multi-empresa y multi RFC para que emitas de forma ilimitada comprobantes fiscales digitales por medios propios y que incluyen el servicio de timbrado de CFDI sin costo: o ADMINPAQ para comercio en general e industrias o CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA para empresas y personas físicas dedicadas al servicio o CONTPAQ i PUNTO DE VENTA para comercios con venta al detalle Servicio de emisión y timbrado de CFDI por internet de comprobantes fiscales digitales con paquetes que van desde 100 hasta 9999 comprobantes.

8 Será necesario adquirir una actualización con costo del sistema para contar con el servicio de emisión del nuevo CFDI y el timbrado a través del PAC? Existen algún requisito o compromiso del contribuyente para utilizar los servicios de un PAC? Esto dependerá de la fecha de activación de tu versión actual. Las versiones que no tendrán costo, serán para los contribuyentes cuyos sistemas hayan sido activados: ADMINPAQ sistemas a partir del 1 de julio de 2010 CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA a partir del 9 de agosto de 2010 CONTPAQ i PUNTO DE VENTA a partir de 20 de mayo de Si, los contribuyentes están obligados a proporcionar por escrito al PAC su manifestación de conocimiento y autorización para que este último entregue al SAT copia de los comprobantes que les haya certificado; esto se puede hacer ingresando a la página del PAC de CONTPAQi y firmar el manifiesto con la FIEL Acerca de CONTPAQi la solución integral más completa de Factura Electrónica El software de CONTPAQ i está preparado para emitir los 4 comprobantes fiscales vigentes a partir de 2011? CONTPAQ i CONTABILIDAD emitirá comprobantes fiscales digitales? A qué segmento de mercado va dirigido el nuevo producto CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA? Sí, nuestro software cuenta con todos los esquemas de comprobación fiscal vigentes a partir del 2011: CFDI, CFD, CBB y comprobantes impresos en establecimiento autorizado. Además CONTPAQ i es una solución integral ya que facilita el proceso de Factura Electrónica desde la Emisión, Timbrado, Recepción, Validación, Contabilización y Almacenamiento Algunos despachos de contadores han preguntado si CONTPAQ i Contabilidad emitirá Comprobantes Fiscales Digitales y la respuesta es no, pues precisamente CONTPAQ i FACTURA ELECTRONICA es el producto que hemos diseñado para las empresas de servicio, incluyendo por supuesto a ellos, CONTPAQ i CONTABILIDAD seguirá siendo el receptor de la información fiscal y contable. Va dirigido a las empresas micro, pequeñas y medianas del sector servicios, así como a personas físicas que tienen la obligación de emitir comprobantes fiscales y cuyas operaciones se realizan a contado o a crédito. Algunos ejemplos son: Despachos de Contadores, Agencias de Diseño y Publicidad, Servicios de Capacitación, Cámaras y Organismos Empresariales, Arrendamiento de inmuebles, Servicios Profesionales en general (Recibos de Honorarios), tales como servicios médicos, abogados, seguros, etc.

9 CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA requiere ADMINPAQ para poder trabajar? No, CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA funciona de forma totalmente independiente a ADMINPAQ. CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA trabaja con CONTPAQ i CONTABILIDAD y CONTPAQ i BANCOS? Sí, se integra tanto a CONTPAQ i CONTABILIDAD como a CONTPAQ i BANCOS. Es decir, desde CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA se pueden contabilizar las facturas de los clientes, mientras que desde CONTPAQ i BANCOS se pueden saldar las cuentas por cobrar generadas en CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA y contabilizar (enviar a la contabilidad) los pagos recibidos. La contabilización se puede realizar en CONTPAQ i CONTABILIDAD de manera simultánea al emitir el Comprobante Fiscal Digital en CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Puedo adquirir CONTPAQi CONTABILIDAD y ADMINPAQ al mismo tiempo y que beneficio tengo? Si, Con la nueva suite Solución Administrativa que incluye los sistemas de CONTPAQI CONTABILIDAD y ADMINPAQ puedo ahorrarme hasta un 15 % de descuento. CONTPAQi CONTABILIDAD emite CFDI? también No, CONTPAQi CONTABILIDAD es un sistema contable integrador que facilita el proceso de la información contable, financiera y fiscal de tu empresa y que en el caso de la Facturación Electrónica te ayuda a validar, anexar el XML a las pólizas y almacenar tus comprobantes digitales.

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