Nuevo Programa Obligatorio de facturación electrónica para optimización de Procesos

Transcripción

1 Nuevo Programa Obligatorio de facturación electrónica para optimización de Procesos Estimado Proveedor de Oracle, Como parte de nuestra estrategia global de alejarnos de procesos que usan papel, Oracle está implementando un programa obligatorio de facturación electrónica para todas las facturas emitidas por parte de sus proveedores de productos y servicios. Como consecuencia del análisis de la facturación recibida últimamente, su compañía ha sido seleccionada para este programa. Usando las facturas electrónicas, usted se beneficiara de sus facturas sean entregadas en cuestión de horas con la seguridad y garantía que el servicio ofrece; además, este programa le permitirá a Oracle procesarlas rápida y correctamente. La solución de facturación electrónica va acorde con la estrategia verde de Oracle. Oracle se ha asociado con OB10, un proveedor de servicios de facturación electrónica, que facilitara su transición y manejara este proceso de ahora en adelante. OB10 ofrece opciones flexibles para emitir facturas electrónicas, que se acomodan a compañías de diferentes tamaños, sistemas y necesidades de procesamiento. Actualmente contamos con proveedores de Oracle que están enviando sus facturas exitosamente por más de 2 años. Se le ha solicitado a OB10 que se ponga en contacto con usted en los próximos 10 días para ayudarle a entender las opciones disponibles y hacer el cambio a facturación electrónica. Adicionalmente, una vez que ya este establecido en la red de OB10, usted será capaz de enviar facturas electrónicas a otros clientes que también estén dentro de la red de OB10, por lo tanto modernizara y mejorara sus propios procesos. Existe un costo asociado con la facturación electrónica por medio de OB10. Sin embargo, nuestra expectativa es que los beneficios de este sistema harán que este costo sea neutro para usted. La información adjunta muestra las opciones y costos del servicio de OB10. Más información de la red y los beneficios que usted puede añadir a su negocio, está disponible en y lo mismo le será explicado cuando OB10 se ponga en contacto con usted. Si esta ya mandando sus facturas a Oracle electrónicamente, por favor póngase en contacto con p2p-helpdesk_ww@oracle.com y continúe con su proceso actual de enviar facturas electrónicamente. Es importante que se ponga en contacto con OB10 Servicio al cliente por medio de un correo electrónico a oracle-einvoicing@ob10.com o llamando al +52 (55) para completar su registro antes del 28 de Agosto.

2 Gracias de antemano por su colaboración en esta iniciativa. Esperamos recibir sus facturas por medio de OB10 en el futuro próximo. Si usted desea ponerse en contacto con OB10, escriba a oracle-einvoicing@ob10.com. Un cordial saludo, Beat Nuolf Responsable Global de Procesos, Cuentas Haga clic para descargar la documentación del proveedor 2011, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved. Contact Us Legal Notices and Terms of Use Privacy Statement Oracle Corporation - Worldwide Headquarters 500 Oracle Parkway, Redwood Shores, CA U.S.A.

3 Facturación en México Preguntas frecuentes En el 2010, el gobierno mexicano, a través de Hacienda (SAT), ha decretado que el uso de facturación electrónica es obligatorio a partir del primero de Enero de El uso de facturación electrónica se hizo obligatorio para las empresas con ganancias anuales mayores a $ pesos y para facturas que exceden los $2000 pesos. Próximamente este número cambiará a 250,000 pesos que significará que más empresas tendrán que usar la facturación electrónica. El objetivo del gobierno mexicano es generar más transparencia en todas las transacciones realizadas entre compañías e implementar el control de los mecanismos para evitar fraude fiscal. La facturación electrónica elimina por completo el uso de papel en el proceso de facturación electrónica. En OB10 nos esforzamos por hacer este proceso lo más fácil posible al permitir diferentes opciones de conectividad y requisitos sencillos de procedimiento para usted. Quién somos? OB10 fue fundada en el Somos una red global de facturación electrónica que conecta a miles de proveedores a sus clientes con el fin de agilizar el proceso de facturación. Con más de 127,000 proveedores de todo el mundo mandando facturas a compañías multinacionales. OB10 es la solución que las compañías confían para simplificar el proceso de facturación electrónica. Para saber más sobre OB10 por favor dé clic aquí. Cuál es el propósito de la facturación electrónica? Procesar facturas en papel causa tardanzas e ineficiencias. Los beneficios de la facturación electrónica son: - Entrega de facturas garantizado las facturas son enviadas directamente al sistema de sus compradores - Estado del pago de facturas usted podrá saber cuándo se procesarán y cuando son aprobadas sus facturas - Pagos a tiempo- Los compradores pueden procesar facturas electrónicas mucho más rápido que el papel - Menos excepciones mejorar el procesamiento directo - OB10 valida las facturas antes de que lleguen los compradores - Mejora la gestión del flujo de efectivo el proceso de compras es más transparente; los proveedores pueden comprobar el estado de la factura y cuando se les pagará. - La capacidad de almacenar y encontrar sus facturas más rápido - a través de archivo en línea de OB10 Por qué tengo que usar las facturas electrónicas en México?

4 Como se mencionó anteriormente, el uso de facturas electrónicas es obligatorio en México. Ir de acuerdo con las reglas que le protegerán a usted y a su cliente de multas y problemas con Hacienda. Usted además se puede beneficiar de no usar el papel. Hay más transparencia y más eficiencia y un mayor control de todas las partes involucradas. Qué es considerado una factura electrónica en México? Una factura legal es un archivo XML que ha sido firmado digitalmente. Si usted desea seguir los requisitos por el gobierno, tiene que crear éste archivo que debe contener todas las firmas y las validaciones necesarias. Qué es CFD? CFD (Comprobante Fiscal Digital) son facturas creadas por el comprador. La factura ya existe y el proveedor del servicio, no puede darle todos los beneficios. Éste no es el método preferido por las organizaciones. Qué es CFDI? CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es una factura electrónica creada por un proveedor de servicios en nombre del proveedor. Se crea en base a los datos proporcionados por el Proveedor y en cumplimiento de los requisitos legales aplicables en México. Aparte de eso, un archivo de un comprador, que sólo puede ser creado en el marco de la CFDI, puede lidiar con este proceso. Con este proceso y con la ayuda de un proveedor de servicio como OB10, no hay intervención en ningún momento de alguna persona. Las facturas son archivadas en OB10. Es OB10 un proveedor acreditado por el gobierno mexicano? A fin de garantizar el cumplimiento de nuestro proceso en México, OB10 ha decidido asociarse con un proveedor de servicios acreditados por el gobierno local. Este socio local es Buzón E, una empresa que forma parte del grupo Estafeta. Ellos han estado en funcionamiento en el marco de las iniciativas del gobierno desde el año 2005 y son una de las organizaciones más confiables para apoyar la firma electrónica conforme y servicios de documentos. Durante el proceso usted será contactado por Buzón E para completar un paso esencial en el proyecto. Cuál es el proceso de OB10 en México? Hemos preparado la solución OB10 en colaboración con PwC México, las autoridades SAT y nuestro socio Buzón E (una compañía de Estafeta). A fin de permitir que para este proceso, se requieren los siguientes pasos: 1. Seleccione el tipo de servicio en la red OB10 que desea usar 2. Firme el contrato aplicable OB10 3. Participar en la implementación técnica con OB10 4. Complete el contacto de Buzón E para completar el proceso de acreditación mexicana. Buzón E le guiará a través del proceso de recepción de los certificados digitales (CSD). Por favor, asegúrese de que tan pronto como reciba esta información del Gobierno, debe subirla en su cuenta en la página de Buzón E. Su cuenta no puede ser activada sin éste paso. 5. Una vez que haya completado el paso 3 y 4, usted será capaz de empezar a enviar facturas electrónicas a sus clientes utilizando OB10 en una semana (tiempo requerido por el Gobierno para activar el CSD).

5 Tendré que firmar un acuerdo con OB10? Si, si usted decide usar la Solución Integral usted firmará un acuerdo con OB10. Si usted decide usar el formulario Web, usted tendrá que aceptar los términos y condiciones presentados. Por qué Oracle no paga los costos? Para usar el servicio de OB10, tanto usted como Oracle tiene un costo, dado que ambos se beneficiarán del servicio. Nuestro análisis muestra que una vez tome en cuenta el costo de imprimir y enviar, le será más económico emitir la factura de forma electrónica por medio de OB10. Facturar por medio de OB10, será un requerimiento para hacer negocio con Oracle? Sí. Enviar electrónicamente las facturas a Oracle beneficiará su negocio y le permitirá ahorro de costos. Necesitaré usar este servicio incluso si mi cuenta está saldada a tiempo? Sí. El uso del servicio de OB10 asegurará que le continuemos pagando a tiempo. Qué pasa si aún envío facturas en papel? Mientras usted completa su registro con OB10, estaremos encantados de seguir recibiendo sus facturas en papel. Hemos establecido 26 de Julio como fecha límite para que los proveedores estén registrados en la red. Una vez que usted comience a enviar facturas mediante la red de OB10, por favor cese de enviar copias en papel. Oracle hará sus pagos mediante OB10? OB10 no es una plataforma de pago. Oracle continuará usando su actual método de pagos. Necesito instalar algún programa? No. No se requiere ningún tipo de software. OB10 proporciona una solución fácil de usar. En lugar de estándares de información mandatarios, la funcionalidad de OB10 DE CUALQUIER A CUALQUIER FORMATO DE DATOS acepta facturas en cualquier formato y en cualquier estructura de archivo. OB10 también garantiza el cumplimiento tributario para todas las facturas. Actualmente ya puedo mandar mis facturas a mis clientes por medio de Internet, permitiéndoles ver la imagen de una factura en la red. Puedo usar esta herramienta en lugar de OB10? No. La herramienta de OB10 asegura que la información que usted envía este en un formato que será usado por el programa de contabilidad de Oracle y en ciertos casos, cruzado con recepción de pedidos. Una imagen de la factura no satisface las necesidades de negocio de Oracle. Qué sucede si no cuento con un sistema capaz de crear facturas electrónicas?

6 Usted puede acceder el sitio de red seguro de OB10 y crear facturas on-line usando la forma de Web. No hay necesidad de instalar software. Lo único que necesita es una conexión a la Internet y un buscador estándar. Puedo enviar facturas electrónicas a todos mis clientes usando OB10? Sí. Una vez que usted este suscrito a la red de OB10, este le permitirá enviar facturas electrónicas a cualquier proveedor que sea miembro de la red. Estoy planeando cambiar mi programa de facturas. Puedo esperar? No. Todos los proveedores de Oracle deberán registrarse con OB10 y tener la facilidad de enviar facturas electrónicas a partir del 26 de Julio. La red de OB10 acepta cualquier formato de información, por tanto usted podrá integrarse a la red y enviar sus facturas. Cuando usted esté listo para usar su nuevo software, simplemente comunique a OB10 de los cambios y OB10 hará los cambios necesarios en la red asegurando una transición sin problemas y entrega de facturas sin problema. Puede OB10 ofrecer asistencia en distintos idiomas? Sí. OB10 provee servicios de venta, implementación y soporte en inglés, francés, alemán, polaco, holandés, español e italiano. OB10 también posee números de servicio local en los siguientes países: Australia +61 (1) Bélgica +32 (0) Dinamarca Finlandia +358 (0) Francia +33 (0) Alemania +49 (0) Irlanda +353 (0) Italia Malasia +60 (1) México +52 (0) Holanda +31 (0) Nueva Zelanda +64 (0) Polonia Portugal +351 (1) Singapur +65 (8) España Suecia +46 (0) Existe más información disponible acerca del servicio de OB10? Sí. Por favor visite la página

7 1 / 4 Facturación electrónica y un resumen de las opciones Únase a OB10 y benefíciese de: Una entrega segura y garantizada de sus facturas: Nunca más perderá facturas en el correo. Pago puntual: sus clientes podrán procesar sus facturas con mayor rapidez. No más retrasos: será imposible que las facturas se envíen con información incorrecta, no podrán caer sobre la mesa equivocada y no habrá necesidad de intervención manual. Conexión segura en línea: envíe sus facturas con facilidad, sin necesidad de software o hardware adicional Acceso e informes, las 24 horas al día y 7 días a la semana: disfrute de mayor transparencia al procesar facturas y gestione mejor su flujo de fondos. Cumplimiento de obligaciones fiscales: cumplimiento garantizado de requisitos legales y fiscales. Facturación fácil y rentable en cualquier momento. OB10 ofrece dos principales métodos para el envío de facturas y transacciones de crédito. Puede elegir entre enviar un archivo de datos directamente a OB10 usando nuestra Solución Integrada o generar facturas en línea usando nuestro Formulario Web a través del portal de OB10. Este documento explica cómo funciona la facturación electrónica y las opciones que puede elegir. OptionsOverview_EU, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 y el logotipo OB10 son marcas registradas de OB10 y están protegidas por la ley.

8 2 / 4 Cómo funciona Proveedor Comprador Al verificar que no haya facturas duplicadas y asegurarnos de que éstas contengan toda la información que precise su cliente, garantizamos un tratamiento automatizado y directo de sus facturas, permitiendo además que los pagos se realicen a tiempo. A través del Portal de OB10 tendrá acceso al archivo de OB10 y a una variedad de funciones para la elaboración de informes. Lea detenidamente este documento antes de elegir entre la Solución Integrada y la entrega mediante Formulario Web en el Portal OB10, ya que así podrá valorar cual de las dos es la mejor opción para su empresa. 1. Solución integrada: enviar un archivo con datos extraídos Esta es la opción que más conviene a organizaciones con un alto volumen de facturas. La Solución integrada le ofrece un proceso completamente automatizado en el que los datos de las facturas se extraen directamente de su sistema de facturación y se entregan directamente a los sistemas contables de sus compradores. Esto significa que: Procesamos facturas recibidos en archivos consistentes de cualquier formato y llevamos a cabo la transformación de datos tal como lo requieren sus clientes. No es necesario instalar ningún software ni hardware adicional. Puede enviar un único archivo con datos consolidados para todas sus facturas. Una vez que forme parte de la red, podrá conectarse de forma sencilla y enviar facturas a otros clientes. OptionsOverview_EU, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 y el logotipo OB10 son marcas registradas de OB10 y están protegidas por la ley.

9 3 / 4 Coste de la solución integrada Cuota anual 10,600 MXP* Coste de transacción por factura 1 20 facturas por mes 7.90 MXP facturas por mes 6.50 MXP facturas por mes 5.30 MXP facturas por mes 4.00 MXP facturas por mes 2.60 MXP * Se aplicarán cargos de conexión para el comprador. La cuota anual cubre la creación y mantenimiento de su cuenta, válida para una única entidad fiscal. Introducción a la Solución Integrada Una vez que un cliente le haya invitado a unirse a OB10, uno de nuestros expertos de integración le guiará a través del proceso de registro. 2. Formulario Web: enviar facturas electrónicas a través del Portal OB10 El Formulario Web de OB10 está diseñado para empresas que envían un pequeño volumen de facturas a sus clientes cada año. El portal dispone de conexión segura y garantiza le entrega de facturas a sus clientes en un plazo de horas, lo que les permite procesar su factura y realizar el pago sin demora. Coste del Formulario Web Dispone de varias opciones de precios para la entrega de facturas a través del Formulario Web. Al registrarse, todos los proveedores que utilicen esta opción recibirán 12 transacciones gratuitas. Al cumplirse su primer aniversario, si no ha utilizado todas sus transacciones gratuitas, volveremos a llenar su cuenta con otras 12 facturas que podrá utilizar durante los siguientes 12 meses. Si ha usado la totalidad de las 12 facturas gratuitas y necesita más facturas dentro de dicho periodo de 12 meses, deberá adquirir su primer lote de transacciones (un mínimo de 25 facturas). A partir de ese momento, ya no tendrá acceso a la opción de facturación gratuita. OptionsOverview_EU, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 y el logotipo OB10 son marcas registradas de OB10 y están protegidas por la ley.

10 4 / 4 Tarifas pre pago para el Formulario Web* Cuota anual Nivel de transacciones Transacciones 2,000 MXP* MXP 1 12 Gratuitas* ,200 * Opciones de pago: Puede realizar sus pagos a través de PayPal o tarjeta de crédito. Aceptamos Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo y American Express. También podemos pasarle factura, pero en tal caso deberá adquirir un mínimo de 125 transacciones y pagar una tasa administrativa del 15%. Introducción a la entrega de facturas a través del Formulario Web en el Portal OB10 Como parte de su invitación a formar parte de la red OB10, recibirá un correo electrónico con instrucciones para registrarse. Una vez completado el registro, le enviaremos un correo electrónico con sus credenciales de inicio, para que pueda empezar a enviar facturas electrónicas a través de OB10. Para más información sobre OB10, la facturación electrónica y las opciones que tiene a su disposición, visite o envíenos un correo electrónico a info@ob10.com. OptionsOverview_EU, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 y el logotipo OB10 son marcas registradas de OB10 y están protegidas por la ley.