MANUAL MONITOR EMISOR

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1 MANUAL MONITOR EMISOR Contenido Contenido... 1 Introducción... 2 Ingreso... 3 Búsqueda de documentos... 5 Paginación... 5 Ordenar documentos... 6 Descarga documentos... 6 Detalle de columnas... 7 Formatos de publicación... 9 Sesión expirada... 9 Finalizar Sesión Página 1

2 Introducción Esta solución es para realizar consultar las facturas o archivos adjuntos de una manera práctica, segura y funcional. A través de esta solución Web usted podrá consultar sus Facturas Electrónicas en formato XML o PDF así como documentos adicionales en caso de que si Cliente o Receptor lo requiera, de una manera práctica, segura y funcional. Práctica Es muy práctica debido a que no es necesario tener que imprimir la factura y mandar la por mensajería, se puede usar desde cualquier ordenador (PC o Laptop), ya que el ingreso principal se realizara vía web a través del Monitor Emisor de Factura Electrónica, esto significa que no requiere de ninguna aplicación instalada para su funcionamiento, solo con ingresar por medio de internet a la dirección del monitor. Segura No se corre el riesgo de que se llegue a extraviar usando algún servicio de mensajería además de que todos los usuarios deberán tener un usuario y contraseña, previamente creado en el sistema de Carvajal esto es por el tema de seguridad por lo cual permite tener un control de los archivos que se envíen de un forma segura para evitar suplantaciones o errores de recepción. Tendrá seguridad de que sus Facturas Electrónicas viajen por una canal seguro y son entregadas a su cliente. Funcional La entrega de documentos se realiza en tiempo y forma como lo requiera el receptor, la carga de archivos adicionales como PDF y ZIP son configurables de acuerdo a si son requeridos por el Receptor o su Cliente deberá ser configurable para que se habilite o no para el usuario emisor esto permite realizar la carga masiva por medio de un archivo ZIP o bien permite subir uno por uno de los archivos, los archivos se encuentran disponibles las 24 horas los 365 días del año A continuación se detalla el uso apropiado de toda la aplicación en todas sus fases y circunstancias. Página 2

3 Ingreso El acceso lo deberás realizar de la siguiente manera: 1. Ingresa a la página 2. Este sitio esta optimizado para Internet Explorer Descarga aquí se debera de habilitar las cookies ( ) y elementos emergentes ( Blocker-frequently-asked-questions ) del navegador 3. Ingresa tu usuario. 4. Ingresa tu contraseña. Página 3

4 Al ingresar aparecerá un Pop Up en el cual encontraras los avisos de parte de Carvajal T&S, podrás cerrarla dando click en la opción de Cerrar que se encuentra en la esquina superior derecha. Los botones se Búsqueda Herramientas y Avisos despliegan menús donde encontraras lo siguiente. Para realizar la búsqueda de uno o varios documentos, deberás seleccionar el criterio a utilizar: Referencia: dato numérico que el emisor asigna al generar el comprobante. RFC: busca por el Registro Federal de Contribuyentes. Rangos: muestra por fecha específica no mayor a 2 meses. Razón social: despliega la lista del receptor seleccionado. No. Serie: Es el número asignado por el sistema. No. Folio: Es el número asignado por el SAT y es fiscal. Transacción: El tipo de documento, por ejemplo: Invoic, Control, Aperak Tipo de CFD: Producción, prueba o todos Fecha de primera lectura: No. Leídos: Visualiza los comprobantes que no han sido consultados por el receptor. Leídos: Muestra los comprobantes que ya fueron consultados por el receptor. Todos: Muestra todos comprobantes de acuerdo al rango de fecha seleccionado. Página 4

5 1. Dar clic sobre el criterio a utilizar 2. Dar clic en el botón Buscar Una vez que aparecen los resultados de la búsqueda podrás ocultar los rangos de búsqueda para poder visualizar con mayor facilidad los resultados dando click en el botón así podrá visualizar con mayor facilidad todos los resultados. Los resultados también se podrán paginar por 5, 20,30 100, 200 o hasta 500 según se requiera colocando el registro por página deseado en el combo. Página 5

6 Ordenar Documentos. Para ordenar los documentos desplegados: 1. Dar clic sobre la columna que se desea utilizar como criterio: RFC del receptor Razón Social Transacción Referencia Número de Folio Número de Serie Monto Fecha de Recepción Fecha de primera lectura 2. Los documentos serán ordenados con el criterio seleccionado. Descarga de documentos Para descargar los documentos mostrados existen dos formas: 1.- Descarga masiva: a) Seleccionar el combo exportar aparecerá un pop up y te dará la opción de Excel o Zip al seleccionar Zip podrás descargar sus diferentes formatos (PDF, TXT, EDI, XML)aparecerá un pop up en la parte inferior donde dará la opción de Abrir, Guardar o Cancelar, b) Dar clic en Guardar y se a guardará en la ruta de tu preferencia. Página 6

7 2.- Descarga por documento: a) Ir a la columna del documento a descargar (PDF, TXT, EDI, XML), y dar clic en Ver en la columna PDF TXT EDI o XML, aparecerá un pop up en el cual se podrá seleccionar la opción de Abrir, Guardar o Cancelar. b) Dar clic en Guardar y se a guardará en la ruta de tu preferencia. Detalle de Columnas Los documentos se publican en un formato que contiene las siguientes columnas: 1.- RFC RECEPTOR: muestra el Registro Federal de Causantes de los receptores. 2.- RAZÓN SOCIAL: muestra la razón social del receptor. 3.-TRANSACCIÓN: indica el tipo de transacción del documento. Por ejemplo: Acuse, Aperak, Control. 4.-REFERENCIA: Dato que el emisor asigna al receptor puede ser el número de proveedor. 5.-NO. FOLIO: Es el número asignado por el SAT y es fiscal. 6.-NO. SERIE: Es el número asignado por el sistema. 7.-MONTO: Indica el valor monetario de la factura. 8.-FECHA DE RECEPCIÓN: Indica la fecha con hora, minuto y segundo en la que se recibió el documento. 9.-FECHA DE PRIMERA LECTURA: Nos indica cuando fue leído el archivo por primera vez ARCHIVOS PDF, TXT, EDI, XML: Tipos de documentos en los que puedes consultar. 11.-COMENTARIOS: Son los datos que el RECEPTOR envía a LEVICOM para mostrar el Status del documento al EMISOR. Los posibles comentarios a publicar son: ESQUEMA O FIRMA INVALIDO Se realiza la comprobación de que los certificados de sello digital estén vigentes, así como los folios y series autorizados por SAT. Se compara contra el XSD que la estructura del XML sea la correcta. CERTIFICADO NO EMITIDO SAT En base a los archivos enviados por el SAT se hace una búsqueda para revisar si de un emisor en específico existe o no un Certificado emitido por el SAT, el sistema lo que busca es su respectivo archivo.cer del Emisor. En caso de no encontrar el archivo que contiene el Certificado del Emisor se considerará que el documento no cuenta con un Certificado Fiscalmente válido y por lo tanto se no se continúa con el proceso de envío de CFD al receptor. Página 7

8 SERIE CERTIFICADO INVÁLIDA (aplica únicamente para CFD de Producción) El siguiente paso, una vez comprobado que el Número de Emisor tiene su respectivo archivo.cer, es verificar que el Número de Serie de Certificado enviado en el CFD sea exactamente el mismo que el informado por el SAT. Si el No de Serie es diferente entonces es invalido por lo tanto se detiene el proceso y no se envía el CFD al receptor. CERTIFICADO VENCIDO SAT (aplica únicamente para CFD de Producción) El SAT le da al certificado un periodo (tiempo) de validez al certificado, el periodo abarca desde la fecha inicial (día, mes, año, hora, minuto y segundo), que es la fecha en que se da de alta el certificado hasta la fecha final (día, mes, año, hora, minuto y segundo), que es la fecha en que se vence el certificado. El sistema revisa que la fecha del Certificado enviado en el CFD se encuentre dentro del periodo otorgado por el SAT para validar que no se encuentre vencido, en caso de estarlo no se continúa con la emisión del CFD al receptor. CERTIFICADO REVOCADO SAT (aplica únicamente para CFD de Producción) Dentro de los datos que manda el SAT se encuentra uno que nos informa si el Certificado está Aprobado o Revocado por el mismo SAT. El sistema revisa que el estado del certificado sea A que es igual a Aprobado por el SAT, si e archivo del SAT nos informa una R en el archivo.cer da como resultado que se detenga la transmisión al receptor del CFD ya que el certificado esta Revocado. FOLIOS INEXISTENTES (aplica únicamente para CFD de Producción) Se realiza una búsqueda del archivo.fol del emisor, en el caso de que no exista este archivo es porque ante el SAT el emisor no ha tramitado sus Folios. Por lo que el folio con el que envió el CFD no existe en la base de datos del SAT, por lo tanto este no es válido y no se puede continuar con su envío al receptor. APROBACIÓN INVÁLIDA (aplica únicamente para CFD de Producción) En esta etapa del proceso se realiza una triple validación. Se verifica el número de aprobación, año de aprobación y serie del CFD para saber si efectivamente el SAT otorgó estos datos al emisor. Si cualquiera de estos tres datos no coincide con los enviados por el SAT se frena la emisión del documento ya que los datos fiscales del CFD son inválidos. FOLIO INVÁLIDO Como última validación se analiza que el número de folio del CFD se encuentre dentro de los rangos otorgados por el SAT, el rango va del folio inicial al folio final que fueron previamente requeridos por el emisor de CFD. Si el folio del CFD no se encuentra dentro de este rango quiere decir que no es válido, por lo tanto se rechaza y no es enviada al receptor. Página 8

9 Formatos de publicación Los formatos que se publican los documentos son: PDF: Formato gráfico utilizado para la representación impresa del Comprobante Fiscal Digital, el cual cuenta con la misma validez que el formato electrónico (XML). TXT: Documento de texto en caracteres de código estándar (ASCII), separado por algún carácter en el cual se incluye todo el documento generado en XML, puede ser utilizado para integración a ERP. Página 9

10 XML: Lenguaje universal marcado para documentos estructurados y datos en la Web (Extensible Markup Language), es el estándar definido por SAT, para la generación de comprobantes fiscales digitales. EDI: Estándar para el intercambio electrónico de información (Electronic Data Interchange) de computadora a computadora, puede ser utilizado para integración a ERP. Página 10

11 Sesión expirada Transcurridos 10 minutos aparecerá una alerta la cual indicara que esta por expirar la sesión esto con la finalidad de que el usuario realice algún movimiento para mantener activa la sesión o bien que no le tome por sorpresa el hecho de que se llegue a cerrar la sesión. Cerrar sesión Para finalizar sesión lo podrán realizar de dos formas, con el botón de cerrar sesión el cual encontraran en el menú desplegable de Herramientas en el cual encontrara el botón de cerrar sesión o bien lo podrá realizar en la parte superior en el botón de Salir. Página 11

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