Una Herramienta para la Evaluación del Desempeño del Plan de Gestión en caso de crisis

Transcripción

1 PROTOCOLO DE EVALUACIÓN DE HMS Una Herramienta para la Evaluación del Desempeño del Plan de Gestión en caso de crisis Introducción Fundado en el año 2004, Hacia una Minería Sustentables Sustainable Mining (HMS) es una iniciativa de la Asociación Minera de Canadá (AMC) diseñada para mejorar la reputación de la industria al potenciar su desempeño. Los miembros de AMC están de acuerdo con los principios fundamentales de HMS, un set de compromisos que aborda todas las áreas del desempeño de nuestra industria. Estos principios fundamentales se encuentran respaldados por indicadores de desempeño específicos, cuyos informes fueron generados por empresas asociadas en el Estos indicadores fueron diseñados con el fin de identificar el actual desempeño industrial en áreas de desempeño claves e indican acciones que pueden realizarse para mejorar dicho desempeño. Áreas para las cuales se han diseñado indicadores de desempeño incluyen manejo de relaves, uso de energía y emisiones de gases de efecto invernadero, acercamiento externo y planificación de gestión en caso de crisis. Este documento entrega una herramienta para ayudar a las compañías en la evaluación del estándar de gestión en caso de crisis empleado actualmente por la oficina corporativa y sus instalaciones de operación canadienses, de acuerdo con los indicadores de desempeño del plan de gestión en caso de crisis de HMS. Permite segregar indicadores de desempeño claves y mejoras en el desempeño para cada indicador monitoreado anualmente. El uso de este protocolo también mejora la consistencia de las evaluaciones que se llevan a cabo entre compañías. Además, esta herramienta ha sido diseñada para permitir la verificación externa del desempeño de una compañía, consistente con el sistema de verificación de HMS y el compromiso de la iniciativa hacia la transparencia y el cumplimiento. Evaluar la Implementación del Plan de Gestión en caso de crisis El Comité de Asuntos Públicos de AMC desarrolló indicadores de desempeño para que el Plan de Gestión en caso de crisis pueda: Permitir a las compañías ajustarse a mejores prácticas Permitir una evaluación de desempeño comercial. Para asegurar la adherencia a mejores prácticas, las Pautas para la Planificación de Gestión de Crisis Corporativa de AMC serán evaluadas cada dos años por un comité de profesionales en gestión de crisis y será actualizado para reflejar las mejores prácticas de la industria, como se ha garantizado. El propósito de este protocolo de evaluación es entregar una guía a las compañías asociadas para completar sus evaluaciones de plan de gestión en caso de crisis frente a los indicadores de HMS. El protocolo de evaluación establece las expectativas generales de AMC para el plan de gestión en caso de crisis de miembros de su compañía, en apoyo de la iniciativa HMS. La evaluación debe también: Ayudar a las compañías asociadas a desarrollar capacidad para monitorear y mejorar el desempeño; y Entregar una base para asegurar la compañía. Al igual que con la evaluación de un sistema de gestión, se requiere del juicio profesional para evaluar el grado de implementación de un indicador de sistema y la calidad de los procesos de gestión e intervención. La aplicación de este protocolo por lo tanto requerirá un nivel de experiencia en auditoría y evaluación de Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 1 de 20

2 sistemas y algún conocimiento de y experiencia en la práctica de la gestión en caso de crisis. Este protocolo de evaluación entrega un indicador del nivel de implementación de los sistemas de plan de gestión en caso de crisis, para apoyar la iniciativa HMS, y no es, en sí, una garantía de la efectividad de la resolución de una crisis. Indicadores de Desempeño Tres indicadores de desempeño han sido establecidos. 1. Preparación en la gestión en caso de crisis Las compañías asociadas deben establecer un plan de gestión en caso de crisis. 2. Verificación Las compañías asociadas verificarán y actualizarán su plan de gestión en caso de crisis, para asegurarse de que éste aún responda con las necesidades de la compañía y sus operaciones, que refleje los riesgos asociados con las operaciones de la compañía apropiadamente, al igual que las mejores prácticas dentro de la industria. 3. Capacitación La capacitación en gestión en caso de crisis, que incluye el uso de ejercicios de simulacro de crisis apropiados, será realizada en forma anual. El evaluador debe determinar si se cumplen con los criterios de cada indicador por su compañía y por las instalaciones de operación canadienses, entregando una respuesta de Sí/No en el Formulario de Generación de Informes y Contacto del Plan de Gestión en caso de crisis. Cuando un elemento de desempeño o indicador no sea relevante, entonces se debe asignar una evaluación de N/A. Evaluaciones Corporativas y a Nivel de Instalación Para el plan de gestión en caso de crisis, se les pide a las compañías entregar una evaluación para cada indicador para sus oficinas corporativas, como también para cada una de sus instalaciones de operación en Canadá. Un plan de crisis corporativo general efectivo, como se destaca en la Guía para el Plan de Gestión en caso de crisis Corporativo de AMC, requiere la creación de equipos de crisis locales o específicos del sitio para apoyar la administración corporativa general de las crisis. Los protocolos han sido diseñados para que las compañías puedan evaluar el estado del plan de gestión en caso de crisis, tanto a nivel corporativo como de instalación. Este enfoque permite a las compañías identificar las fortalezas y debilidades dentro de sus organizaciones. Proceso de Evaluación Se recomienda que la evaluación sea realizada utilizando un proceso de entrevista, discusión y evaluación documentada, incluyendo el personal administrativo, operacional y medioambiental del sitio. Se requiere un nivel de experiencia en auditorias y sistemas de evaluación, al igual que conocimientos y experiencia en gestión en caso de crisis. Cuando dos partes comparten una operación, por ejemplo una sociedad en participación, se le anima a las dos partes a discutir entre ellos quién debería completar la evaluación, o si debe realizarse conjuntamente o dividirla, de modo que los resultados reflejen las actividades apropiadas de cada compañía. Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 2 de 20

3 Estructura del Protocolo de Evaluación Para cada indicador, el protocolo entrega: Una declaración de intenciones que expresa el espíritu y la intención del indicador Criterios de evaluación para cada nivel de desempeño Pautas de apoyo para ayudarle al evaluador a comprender el alcance general de cada indicador y actuar como un marco para la revisión de documentación y para llevar a cabo entrevistas necesarias para la evaluación del desempeño de la compañía (o las instalaciones). Preguntas que entregan información adicional, como definiciones de términos clave y respuesta a preguntas frecuentes que llegan a surgir. La aplicación del protocolo involucra: Entregar una evaluación de si una compañía tiene establecido o no requerimientos para la gestión en caso de crisis. Entregar una justificación para la evaluación. Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 3 de 20

4 1. Preparación para la Gestión de Crisis Requerimiento Las compañías asociadas deben establecer un plan de gestión en caso de crisis. Preparación para la Gestión de Crisis CRITERIO DE EVALUACIÓN CORPORATIVO A través de entrevistas y de la revisión de documentos, determine lo siguiente: El Presidente y el director ejecutivo aprueban y demuestran su apoyo por el plan de administración de crisis. Los posibles riesgos y amenazas han sido identificados por la compañía y se han establecido protocolos para abordarlos. Los resultados de estas evaluaciones han sido compartidos entre los niveles de operación y corporativos. Se ha establecido un Equipo de Administración de Crisis Corporativo con sus responsabilidades y cargos definidos. Se ha asignado y capacitado un portavoz para los medios de comunicación. El Plan de Administración de Crisis es un documento controlado con fechas en cada página. Se les ha entregado copia del plan y una lista de contacto clave a todo el personal importante. Se ha establecido y equipado una sala para casos de crisis. Se han preparado hojas de registro telefónico y de contacto con los medios de prensa importantes. Se han establecido programas de comunicación de crisis para alertar a los empleados, de manera efectiva, acerca de una crisis existente y su desarrollo. Preparación para la Gestión de Crisis (continuación) Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 4 de 20

5 Preparación para la Administración de Crisis (continuación) CRITERIO DE EVALUACIÓN INSTALACIÓN A través de entrevistas y de la revisión de documentos, determine lo siguiente: Los posibles riesgos y amenazas han sido identificados por la compañía y se han establecido protocolos para abordarlos. Se han compartido los resultados de estas evaluaciones con la oficina corporativa. Se ha establecido un Equipo de Administración de Crisis Local con sus responsabilidades y cargos definidos. Se ha asignado y capacitado un portavoz para los medios de comunicación. El Plan de Administración de Crisis Local es un documento controlado con fechas en cada página. Se les ha entregado copia del plan y una lista de contacto clave a todo el personal importante. Se ha establecido y equipado una sala para casos de crisis. Se han preparado hojas de registro telefónico y de contacto con los medios de prensa importantes. Se han establecido programas de comunicación de crisis para alertar a los empleados, de manera efectiva, acerca de una crisis existente y su desarrollo. Se ha preparado y priorizado la información de contacto de los accionistas claves. La instalación se reúne todos los años con los altos miembros de las autoridades de respuesta de emergencia local (en donde existan). Preparación para la Gestión de Crisis PREGUNTAS FRECUENTES # PREGUNTAS PÁGINA # 1 GUÍA ESPECÍFICA DE PROTOCOLO Ver página 8 7 Qué significa cumplimiento"? Ver página 10 8 Qué significa responsabilidad? Ver página 10 Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 5 de 20

6 2. Verificación Requerimiento Las compañías asociadas verificarán y actualizarán su plan de gestión en caso de crisis, para asegurarse de que este aún responda con las necesidades de la compañía y sus operaciones y que refleje los riesgos asociados con las operaciones de la compañía apropiadamente, al igual que las mejores prácticas dentro de la industria. Verificación CRITERIO DE EVALUACIÓN CORPORATIVO A través de entrevistas y de la revisión de documentos, determine lo siguiente: El Plan de Administración de Crisis Corporativo es evaluado y actualizado en forma regular: Cuando exista un cambio del personal asociado con la implementación del plan de administración de crisis. Cuando exista un cambio comercial (por ejemplo: una nueva mina) y/o Cada meses. Se pone a prueba el sistema de notificación del plan al menos dos veces al año. Existen procesos para asegurarse de que los miembros del equipo de crisis estén familiarizados con el plan, dentro de los dos primeros meses en que se incorporan al equipo CRITERIO DE EVALUACIÓN INSTALACIÓN A través de entrevistas y de la revisión de documentos, determine lo siguiente: Los planes de administración de crisis local son evaluados y actualizados en forma regular: Cuando exista un cambio del personal asociado con la implementación del plan de administración de crisis. Cada meses. Se pone a prueba el sistema de notificación del plan al menos dos veces al año. Se comparte el plan de la instalación con la oficina corporativa. Existen procesos para asegurarse de que los miembros del equipo de crisis estén familiarizados con el plan, dentro de los dos primeros meses en que se incorporan al equipo Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 6 de 20

7 Verificación PREGUNTAS FRECUENTES # PREGUNTAS PÁGINA # 1 GUÍA ESPECÍFICA DE PROTOCOLO Ver página 8 Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 7 de 20

8 3. Capacitación Requerimiento La capacitación en gestión en caso de crisis, que incluye el uso de ejercicios de simulacro de crisis apropiados, será realizada en forma anual. Capacitación CRITERIO DE EVALUACIÓN - CORPORATIVO A través de entrevistas y de la revisión de documentos, determine lo siguiente: Se realizan ejercicios de escritorio de simulacro de crisis en forma anual. CRITERIO DE EVALUACIÓN INSTALACIÓN A través de entrevistas y de la revisión de documentos, determine lo siguiente: Se realizan ejercicios de escritorio de simulacro de crisis en forma anual. Se realiza un simulacro de crisis completa cada tres años. Capacitación PREGUNTAS FRECUENTES # PREGUNTAS PÁGINA # 1 GUÍA ESPECÍFICA DE PROTOCOLO Ver página 8 2 Cualquier otro evento inesperado que pueda amenazar la seguridad de la Compañía, empleados del contratista o la comunidad de interés, o bien dañar la reputación de la compañía como un ciudadano corporativo responsable. Ver página 9 3 Se describen distintos tipos de ejercicios centrados en la gestión de crisis, incluyendo simulacros de crisis completamente desarrollados, se describen en la Sección 8 de las Pautas para la Planificación de Gestión de Crisis Corporativa de AMC. Muchas empresas enfocadas a las comunicaciones y asunto públicos ofrecen servicios de capacitación de gestión en caso de crisis. Ver página 9 4 Puede una crisis real cumplir con los requerimientos de prueba del plan de gestión en caso de crisis? Ver página 9 Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 8 de 20

9 5 Un ejercicio simulación anual debe abordar la instalación en su totalidad? Ver página 9 Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 9 de 20

10 APÉNDICE 1: PREGUNTAS FRECUENTES GUÍA ESPECÍFICA DE PROTOCOLO 1. Qué es una crisis? Una crisis se define como un evento inesperado que puede afectar considerablemente la habilidad de la compañía para realizar sus negocios. Es importante distinguir entre una emergencia que puede y debe ser controlada por la administración local, de acuerdo con su plan de Respuesta de Emergencia, y una crisis que requiere la participación y acción de la alta gerencia corporativa. Una crisis puede existir o desarrollarse, si: La emergencia representa una amenaza importante para el público o los empleados. La situación de emergencia provoca una supervisión gubernamental No se tenga el control total de la situación otras agencias se están haciendo cargo. La situación ha causado interés en los medios de comunicación a nivel nacional e internacional. La situación posiblemente se haga más grande y no exista una solución inmediata a la vista. La reputación de la compañía pueda ser dañada o exista una amenaza a los resultados finales o al valor de las acciones. Los incidentes que están sujetos a una gestión en caso de crisis incluyen: Emergencias industriales, como accidentes que terminen en lesiones de carácter crítico o daño a la propiedad, incendio, colapso del edificio, derrumbe de la mina, inundaciones, explosiones, fallas de energía, congelamiento, pérdida de agua. Desastres naturales, como inundaciones, deslizamiento de barro, tsunami, tornados, huracanes, terremotos, incendios o volcanes que puedan poner en peligro la seguridad del personal o de las operaciones comerciales y perjudicar la rutina de transporte comercial y las comunicaciones con los sitios afectados. Emergencias médicas en localidades donde el cuidado médico de calidad no exista o sea escaso. Liberación de material accidental, como presas para relave o un derrame importante de productos químicos que podrían tener un impacto significativo en el medioambiente o la salud y seguridad de las personas afectadas. Incidentes con personas extraviadas, relacionado con circunstancias criminales o no criminales. Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 10 de 20

11 Riesgos de seguridad o políticos, como secuestros, extorsión con amenazas de bomba, atentados, disturbios civiles o políticos, detención ilegal por parte de autoridades locales y actividad insurgente o de guerrilla. Cualquier otro evento inesperado que pueda amenazar la seguridad de la Compañía, empleados del contratista o la comunidad de interés, o bien dañar la reputación de la compañía como un ciudadano corporativo responsable. 2. Qué son los ejercicios de escritorio de gestión en caso de crisis? Un ejercicio de escritorio o de mesa redonda es una herramienta rentable y útil para perfeccionar las habilidades relacionadas a gestión en caso de crisis y ayudar al equipo de gestión de crisis a identificar cualquier debilidad o vacío en su planificación de gestión en caso de crisis. En base a un calendario de eventos, el instructor le ofrece al equipo de gestión de crisis o al grupo de gestión una serie de situaciones que deben analizar y discutir antes de tomar decisiones y llevar a cabo acciones. Se ejerce presión por medio de una complejidad y frecuencia de problemas cada vez mayor en donde el equipo de instructores plantea temas desde las distintas perspectivas de público externo. Se describen distintos tipos de ejercicios centrados en la gestión de crisis, incluyendo simulacros de crisis completamente desarrollados, se describen en la Sección 8 de las Pautas para la Planificación de Gestión de Crisis Corporativa de AMC. Muchas empresas enfocadas a las comunicaciones y asunto públicos ofrecen servicios de capacitación de gestión en caso de crisis. 3. Cómo evaluar una instalación con un nuevo plan en caso de crisis que aún no ha completado un ejercicio de simulacro de crisis? Una instalación que cuenta con un nuevo plan tiene un periodo de tres años para planificar y llevar a cabo un ejercicio de simulacro de crisis completo. Siempre y cuando el nuevo plan haya sido puesto a prueba por medio de ejercicios de escritorio, el asesor podrá responder sí a este indicador. 4. Puede una crisis real cumplir con los requerimientos de prueba del plan de gestión en caso de crisis? Sí, una crisis real puede cumplir con los requerimientos para una prueba del plan de gestión de crisis si el plan se implementó como respuesta a la crisis, y luego de ésta, el equipo se reunió para evaluar la implementación del plan, y determinar las lecciones aprendidas y la necesidad de realizar alguna modificación al plan. Los resultados de esta evaluación deben documentarse. 5. Un ejercicio simulación anual debe abordar la instalación en su totalidad? No, no es un requerimiento que el ejercicio simulación anual deba abordar la instalación en su totalidad. Mejor dicho, uno esperaría que los ejercicios de escritorio probaran diferentes situaciones y diferentes partes del negocio, de modo que, con el tiempo, el plan completo en caso de crisis se pruebe y ponga a punto. 6. Cómo puede una empresa con una estructura corporativa que sitúa a su personal de administración por todo el mundo cumplir con el cometido de establecer y equipar un centro de crisis? Si bien se admite que posiblemente un centro de crisis no sea adecuado para algunas oficinas corporativas, la empresa puede lograr una respuesta positiva para el indicador 1 si existe un proceso formal para reunir al equipo de crisis corporativo de forma virtual mediante la tecnología. Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 11 de 20

12 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS CLAVE 7. Qué es un sistema? Un sistema o sistema de gestión representa los procesos que en conjunto entregan un marco sistemático para garantizar que las tareas se llevan a cabo de manera correcta, consistentemente y de un modo efectivo para alcanzar un resultado específico e impulsar un mejoramiento continuo en el desempeño. Un enfoque de sistemas para la gestión requiere la evaluación de lo que se necesita realizar, la planificación para alcanzar el objetivo, implementación del plan y revisión del desempeño mientras se cumple el objetivo establecido. Un sistema de gestión también considera recursos relacionados al personal necesario, recursos y documentación. Otras definiciones asociadas con los sistemas son: Política: La expresión formal del compromiso de gestión hacia un asunto en particular que presenta la postura de la compañía a partes externas interesadas. Práctica: Enfoques informales, no documentados para llevar a cabo una tarea. Procedimiento: Una descripción documentada, formalizada relacionada al modo en que debe llevarse a cabo una tarea. 8. Qué significa cumplimiento"? Cumplimiento: El sistema de planificación de gestión de crisis debe identificar a la parte que es responsable en última instancia del desempeño de la gestión de crisis, y del desarrollo y la implementación del sistema de planificación de gestión de crisis en la instalación. Este cumplimiento no puede delegarse. La parte responsable dispone de recursos para garantizar que los sistemas adecuados (capacitación, equipos, comunicaciones, etc.) estén en su lugar para alcanzar de forma eficaz sus metas en cuanto a gestión de crisis. 9. Qué significa responsabilidad? Responsabilidad: Dentro del sistema de planificación de gestión de crisis, los requerimientos y tareas específicos relacionados con la gestión de crisis se identifican y asignan a cargos específicos dentro de la instalación. Es importante comunicar claramente las responsabilidades de modo que cada uno de los cargos comprenda qué se requiere de ellos. Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 12 de 20

13 APÉNDICE 2: LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUTOEVALUACIÓN Planificación de Gestión en Caso de Crisis Corporativa Nombre de la Instalación: Evaluado por: Nombre de la compañía: Fecha de presentación: DOCUMENTACIÓN/EVIDENCIA DE APOYO NOMBRE DEL DOCUMENTO UBICACIÓN Entrevistados: NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 13 de 20

14 Pregunta S N NA Descripción & Evidencia INDICADOR 1: PREPARACIÓN PARA LA GESTIÓN DE CRISIS Indicador 1 El Presidente y el Director Ejecutivo aprueban y demuestran su apoyo por el plan de gestión de crisis? Los posibles riesgos y amenazas han sido identificados por la compañía y se han establecido protocolos para abordarlos? Los resultados de estas evaluaciones han sido compartidos entre los niveles de operación y corporativos? Se ha establecido un Equipo de Administración de Crisis Corporativo con sus responsabilidades y cargos definidos? Se ha asignado y capacitado un portavoz pero los medios de comunicación? El Plan de Administración de Crisis es un documento controlado que posee fechas en cada página? Se les ha entregado copia del plan y una lista de contacto clave a todo el personal importante? Se ha establecido y equipado una sala en caso de crisis? Se han preparado hojas de registro telefónico y de contacto con los medios de prensa importantes? Se han establecido programas de comunicación de crisis para alertar a los empleados, de manera efectiva, acerca de una crisis existente y su desarrollo? Se ha preparado y dado prioridad a la información de contacto de los accionistas claves? Si ha respondido Sí a todas las preguntas, asigne un Sí para este indicador. En caso contrario, asigne un No. DESEMPEÑO CORPORATIVO EVALUADO PARA EL INDICADOR 1 S / N: Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 14 de 20

15 INDICADOR 2: VERIFICACIÓN Indicador 2 Pregunta S N NA Descripción & Evidencia El Plan de Administración de Crisis Corporativo es evaluado y actualizado en forma regular: cuando se presenta un cambio del personal relacionado con la implementación del plan de administración de crisis? cuando se presenta un cambio comercial (por ejemplo: una nueva mina) y/o cada meses? Se pone a prueba el sistema de notificación del plan con una frecuencia de al menos dos veces al año? Existen procesos para garantizar que los miembros del equipo de crisis se han familiarizados con el plan, dentro de los dos primeros meses de haberse incorporado al equipo? Si ha respondido Sí a todas las preguntas, asigne un Sí para este indicador. En caso contrario, asigne un No. DESEMPEÑO CORPORATIVO EVALUADO PARA EL INDICADOR 2 S / N: INDICADOR 3: CAPACITACIÓN Indicador 3 Pregunta S N NA Descripción & Evidencia Se realizan ejercicios de escritorio de simulacro de crisis en forma anual? Si ha respondido Sí a todas las preguntas, asigne un Sí para este indicador. En caso contrario, asigne un No. DESEMPEÑO CORPORATIVO EVALUADO PARA EL INDICADOR 3 S / N: Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 15 de 20

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17 Planificación de Gestión en Caso de Crisis Instalación Nombre de la Instalación: Evaluado por: Nombre de la compañía: Fecha de presentación: DOCUMENTACIÓN/EVIDENCIA DE APOYO NOMBRE DEL DOCUMENTO UBICACIÓN Entrevistados: NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 17 de 20

18 Pregunta S N NA Descripción & Evidencia INDICADOR 1: PREPARACIÓN PARA LA GESTIÓN DE CRISIS Indicador 1 Los posibles riesgos y amenazas han sido identificados por la compañía y se han establecido protocolos para abordarlos? Se han compartido los resultados de estas evaluaciones con la oficina corporativa? Se ha establecido un Equipo de Administración de Crisis Local con sus responsabilidades y cargos definidos? Se ha asignado y capacitado un portavoz pero los medios de comunicación? El Plan de Administración de Crisis Local es un documento controlado que posee fechas en cada página? Se les ha entregado copia del plan y una lista de contacto clave a todo el personal importante? Se ha establecido y equipado una sala en caso de crisis? Se han preparado hojas de registro telefónico y de contacto con los medios de prensa importantes? Se han establecido programas de comunicación de crisis para alertar a los empleados, de manera efectiva, acerca de una crisis existente y su desarrollo? Se ha preparado y dado prioridad a la información de contacto de los accionistas claves? La instalación se reúne todos los años con los altos miembros de las autoridades de respuesta de emergencia local (en donde existan)? Si ha respondido Sí a todas las preguntas, asigne un Sí para este indicador. En caso contrario, asigne un No. DESEMPEÑO DE INSTALACIÓN EVALUADO PARA EL INDICADOR 1 S / N: Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 18 de 20

19 INDICADOR 2: VERIFICACIÓN Pregunta S N NA Descripción & Evidencia Indicador 2 El plan de Administración de Crisis Corporativo se evalúa y actualiza con regularidad cuando se presenta un cambio de personal asociado con la implementación del plan de gestión de crisis y/o cada meses? Se pone a prueba el sistema de notificación del plan con una frecuencia de al menos dos veces al año? El plan de la instalación se comparte con la oficina corporativa? Existen procesos para garantizar que los miembros del equipo de crisis se han familiarizados con el plan, dentro de los dos primeros meses de haberse incorporado al equipo? Si ha respondido Sí a todas las preguntas, asigne un Sí para este indicador. En caso contrario, asigne un No. DESEMPEÑO DE INSTALACIÓN EVALUADO PARA EL INDICADOR 2 S / N: INDICADOR 3: CAPACITACIÓN Pregunta S N NA Descripción & Evidencia Indicador 3 Se realizan ejercicios de escritorio de simulacro de crisis en forma anual? Se realiza un simulacro de crisis completa cada tres años? Si ha respondido Sí a todas las preguntas, asigne un Sí para este indicador. En caso contrario, asigne un No. DESEMPEÑO DE INSTALACIÓN EVALUADO PARA EL INDICADOR 3 S / N: Asociación Minera de Canadá Protocolo de Evaluación de Planificación de Gestión en Caso de Crisis marzo de 2014 Página 19 de 20

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