Aspel-SAE 5.0 Nuevas funciones y características

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1 Aspel-SAE 5.0 Nuevas funciones y características Aspel-SAE 5.0 Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos relacionados y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Además permite conectar y controlar de manera integral las sucursales de la empresa. Ofrece reportes, estadísticas, gráficas y consultas de alto nivel que colaboran en la oportuna toma de decisiones y desarrollo de estrategias comerciales. Con esta versión Aspel-SAE 5.0: Se otorga a nuestros clientes la funcionalidad que a lo largo del tiempo y uso nos han solicitado, satisfaciendo de mejor manera sus necesidades. Se proporciona una herramienta fácil, eficiente, versátil y robusta, no sólo para las Micro y Pequeñas empresas, sino también para acompañar a estas durante su crecimiento. Por ello, ofrecemos una gran cantidad de funciones como el manejo de sucursales, para seguir siendo el sistema preferido por las empresas. A continuación se presentan algunas de las nuevas funciones y características: 1. Base de datos. Base de datos en formato FIREBIRD. Aspel-SAE 5.0 instala la versión 2.5 de dicho manejador. Además desde el Instalador se podrá definir para que el formato sea SQL Server. La base de datos de Aspel-SAE 5.0 está contenida en un solo archivo con extensión FDB que encapsula las tablas que constituyen la base de datos. 2. Abrir empresa. En la ventana de abrir empresa se especifican los datos del propietario, con lo que el cliente puede verificar que esté a su nombre la licencia. Figura 1. Datos del propietario y empresas registradas. 16/11/2011 1

2 3. Configuración de Base de Datos. Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Configuración de BD/ Pestaña Tipo de Conexión / Local Remota o Archivo/ establecer tipo de conexión. Gracias a la nueva tecnología incorporada en Aspel-SAE 5.0 es posible realizar una conexión remota a través de Internet entre oficinas o sucursales, lo cual consiste en una serie de SAE s instalados de forma local en equipos distribuidos remotamente, es necesario seleccionar el tipo de conexión que se utilizará en cada una de las sucursales. Figura 2. Definición de tipo de conexión. 4. Parámetros Decimales y Tiempos de Respuesta. Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Parámetros Generales / Usar Registros por Demanda y Decimales. Registros por demanda. Para reducir el tiempo de respuesta del sistema en una consulta o un proceso hacia la base de datos. Es recomendable su uso cuando se tiene una base de datos con muchos registros o se quiere agilizar los procesos del sistema. Así mismo se puede definir cuántos decimales se manejaran al capturar cantidades de existencias, costos y precios, lo cual permite una mayor exactitud. 16/11/2011 2

3 Figura 3. Configuración de decimales y tiempo de respuesta. Campos libres Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / y en los diferentes Módulos de Sistema. Se cuenta con hasta 20 campos libres en los módulos de Clientes, Proveedores, Inventarios, Facturas y Compras, pudiendo ser por documento y por partida según las necesidades, para estos campos se pueden personalizar sus etiquetas desde los Parámetros del sistema y se definen en cada catálogo. Los campos libres son de gran utilidad para capturar datos adicionales, importantes para el manejo con clientes que tienen alguna addenda o complemento. Figura 4. Configuración de campos libres. 16/11/2011 3

4 Manejo de Flete Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Inventarios/ Servicio para flete. En versiones anteriores se proporcionaba el flete desde la cabecera de la captura de documentos y se indicaba en los parámetros de configuración la retención de impuestos, ahora el flete se maneja como un servicio más dentro del catálogo de inventarios, obteniendo la retención de impuestos mediante el esquema asociado a dicho servicio, el servicio se define en los Parámetros del sistema. Figura 5. Configuración del manejo de flete. Factura Electrónica. Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Factura Electrónica. Para mayor claridad, los parámetros relacionados a Factura electrónica se agrupan en una sección exclusiva, y se definen de una manera más clara además en este tema se tienen nuevas características. Figura 6. Parámetros de Factura Electrónica. 16/11/2011 4

5 Series y Folios de Documentos de Facturas. Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del sistema / Facturas / Por documento/ formato para folios y el icono o también en la sección de Factura Electrónica/ Configuración de comprobantes/ Botones de y Cambia el concepto de "Folio" de SAE 4.6. Ahora, se definen "Series" así como el "Folio" de la misma. Se puede definir un número ilimitado de SERIES (hasta 10 caracteres) Los folios de las mismas pueden ser de hasta 10 dígitos. Por cada folio se puede definir: o una alineación del mismo, o un formato de emisión, o un archivo de configuración de captura y, o en el caso de Series marcadas como DIGITALES un Certificado de Sello digital y Lugar de Expedición. Figura 7. Configuración de folios para facturas. Bitácora del Sistema. Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Bitácora del Sistema o Utilerías/ Bitácora del Sistema. Una nueva funcionalidad consiste en la generación de una bitácora del sistema donde se registran los movimientos realizados por los usuarios en el sistema. En esta sección se definen las operaciones por las que se debe generar un registro en la bitácora. 16/11/2011 5

6 Figura 8. Configuración de la bitácora del sistema. 5. Control de archivos Ruta de acceso: Menú Utilerías / Control de archivos o con el icono El sistema provee una nueva interfaz de Control de archivos donde se podrá diagnosticar y recuperar varios archivos al mismo tiempo con una sola instrucción, pues se pueden seleccionar varios archivos a la vez, ya sea con la opción o al ubicarse en el Concepto automáticamente se realiza el mantenimiento en las tablas relacionadas al mismo. Desde esta ventana se pueden crear nuevas bases de datos, exportar a otros manejadores, respaldar y restaurar la base de datos actual. 16/11/2011 6

7 Figura 9. Ventana de Control de Archivos. 6. Asistente de Respaldo de archivos. Ruta de Acceso: Utilerías / Respaldo de archivos / Generación de respaldo o con el icono. El asistente para la generación y reinstalación de respaldos adquiere la misma interfaz que los demás sistemas de la línea Aspel, simplificando el proceso de respaldo de la información. La generación de respaldos permite respaldar: Base de Datos. Archivos de configuración. Imágenes de productos Parámetros del sistema. Comprobantes Fiscales Digitales. Rutas de Reportes. Archivos de sistema. Perfiles de usuario. Bitácora del sistema. Documentos asociados. INFOWEB. DAC. Figura 10. Respaldo de Base de Datos. 16/11/2011 7

8 7. Traductor de Archivos. Ruta de acceso: Menú Utilerías / Traducción de datos. La traducción de archivos a Aspel-SAE 5.0 es partir de las versiones 4.x. La traducción podrá ser entre diferentes números de empresa sin tener la necesidad de renombrar archivos, esto desde el asistente de Traducción. Figura 11. Asistente de traducción de datos. 16/11/2011 8

9 8. Expediente del Cliente CLIENTES Y CUENTAS POR COBRAR Ruta de Acceso: Módulos / Clientes y cuentas por cobrar / Clientes / Modificando o dando de alta un cliente nuevo o con los iconos Datos Generales del Cliente. Se amplían los campos de razón social y dirección de los clientes, además de presentar el desglose de la dirección requerido por el SAT para la emisión de CFDs: Campo CLAVE a 10 Campo NOMBRE a 120 Campo COLONIA a 50 Campo POBLACION a 50 Campo MUNICIPIO a 50 Campo ESTADO a 50 Campo PAIS a 50 Registro de clientes con sucursales. En la pestaña "Datos generales" se agrega la posibilidad de definir si se trata de una Matriz o Sucursal. Si se selecciona Sucursal, se le podrá asociar a alguna de las empresas matrices registradas. Esto permite obtener reportes como el Estado de Cuenta y Antigüedad de Saldos consolidados por matriz o de forma individual por sucursales. Definición de Cliente con o sin Crédito. En la pestaña "Datos de ventas" se indica si el cliente tiene o no Crédito. Por omisión, los clientes NO manejan crédito. Con base en la configuración de este campo el sistema hará validaciones al generar documentos de venta, de tal forma que: a) Se agilice el alta de documento presentando las opciones de Condiciones y Formas de pago dependiendo de si se tiene crédito o no. b) En el caso de clientes de Contado, NO se almacene el documento de venta hasta que el documento haya sido pagado. Sección Datos de Envío del Cliente. Se agrega una sección con los Datos de Envío del cliente, con el mismo desglose que para la dirección. Estos datos se sugerirán al agregar una factura o remisión. 16/11/2011 9

10 Figura 12. Configuración del Expediente del Cliente. Estatus del cliente. Ruta de Acceso: Módulos / Clientes y cuentas por cobrar / Clientes / Menú Edición, opción Cambiar estatus Ahora el sistema cuenta con un nuevo estatus nombrado Moroso, el cual aplica para clientes en el proceso llamado Cambiar Estatus. Moroso El estatus "Moroso" tiene la finalidad de contar con una forma de identificar aquellos Clientes que presentan algún tipo de problema de pago en sus cuentas por cobrar (antes sólo se tenían los estatus Activo y Suspendido). En Perfiles del usuario se agrega un perfil, para permitir o no facturarle a los clientes con ese estatus. 16/11/

11 9. Cambio masivo de estatus. Esta función permite cambiar de estatus Activo a Moroso o viceversa con base en la definición de criterios como: saldos vencidos y días de vencimiento de las CxC (la opción está disponible en el menú y en la barra de herramientas de la consulta de clientes). Figura 13. Selección de estatus del cliente 10. Autorización de venta para clientes con saldo vencido. a) Al momento de Facturar o remisionar se valida si el cliente tiene status MOROSO, de ser así, se muestra un mensaje solicitando USUARIO y CONTRASEÑA para autorizar la operación, en caso de que el usuario en ese momento no tenga el permiso para autorizar la venta, el sistema solicitará otra clave que si tenga el atributo. b) La autorización solo aplica en Facturas y Remisiones, pero el sistema notifica mediante un mensaje en todos los documentos de facturas. 16/11/

12 Figura 14. Configuración del manejo de flete. 11. Consulta de saldos vencidos por cliente. Cuando un cliente tiene Estatus Moroso, se habilita una ventana de consulta de saldo vencido del cliente, en la que se muestra el número de documento, fecha de vencimiento y saldo vencido y se puede imprimir esté listado para un mejor seguimiento. Figura 15. Verificación de la consulta de los saldos. 12. Recepción de pagos Multidocumentos. Ruta de Acceso: Módulos / Clientes y cuentas por cobrar / Clientes / Menú Edición/ Recepción de pagos Multidocumento. Esta nueva opción permite registrar en una misma ventana de captura varios abonos a un cliente en particular. Por ejemplo, registrar los pagos a diferentes facturas que adeuda el mismo cliente ya se puede en un solo ventana. 16/11/

13 Figura 16. Manejo de la recepción de pagos multidocumentos. REPORTES DE CLIENTES Ruta de Acceso: Menú Reportes / Reportes de Clientes o desde el Modulo de Clientes / Reportes. 13. Nuevas opciones de filtrado en reportes. Todos los reportes del módulo de Cuentas por cobrar se pueden filtrar por estatus del cliente: Activo, Suspendido o Moroso. Se incluyen criterios de filtro por vendedor (rango de claves y zona) en todos los reportes del módulo. Se incluyen los criterios de ordenamiento: Cliente, Zona y Vendedor en los reportes de Control de Cobranza (Documentos a Revisión, Documentos por cobrar y Abonos del Periodo). Los reportes de clientes como se pueden filtrar por Clientes CON Crédito y SIN Crédito. Se incluyen filtros que permiten elegir el o los contactos a mostrar en los reportes de Control de Cobranza (Documentos a Revisión, Documentos por Cobrar, Abonos del periodo). Se modifican los reportes de Folio de CxC, Control de cobranza (Documentos a Revisión, Documentos por cobrar, Abonos del Periodo) y Antigüedad de saldos para el filtro: Todos, Entregado y No Entregado. Se permite filtrar por tipo de empresa (Matriz, Sucursal) y rango de lista de precios: Catálogo de clientes, Etiquetas, Cobranza general, Antigüedad de saldos. 16/11/

14 Figura 17. Opciones de filtro por estatus. Reporte de clientes agrupados y ordenados por Matriz Sucursal. Permitir desplegar el Reporte de estado de cuenta general y detallado, consolidado y ordenado por matriz, según se haya definido al cliente. 16/11/

15 Figura 18. Opciones de filtrado Matriz Sucursal. Filtro de monedas en los reportes de clientes. Se agrega un filtro de moneda en los siguientes reportes: a) Por concepto, b) Resumen de movimientos, c) Pronóstico de cobranza, d) Antigüedad de saldos, e) Documentos a revisión, f) Documentos por cobrar, g) Abonos del periodo. 16/11/

16 Figura 19. Filtrado de Monedas en antigüedad de saldos. 14. Reporte de historial crediticio del cliente. Se crea el reporte del Historial Crediticio del Cliente, el cual es un derivado del reporte del estado de cuenta detallado. Se imprime para cada cliente con sus datos completos y todos los movimientos que tenga registrados. En cada movimiento se imprime el número de documento, fecha de aplicación y vencimiento, documento al que se hace referencia, monto del movimiento y saldos. También incluye cálculos de días de crédito utilizados. Con lo que se tiene claramente una vista del cliente. 15. Reporte de lista de precios por cliente. Reporte que presenta la lista de precios asignado a cada uno de los clientes. 16. Conversión a otros tipos de moneda en reportes de clientes. Los reportes de clientes: a) Estado de Cuenta General b) Estado de Cuenta Detallado c) Historial crediticio d) Acumulado de Clientes e) Cobranza general f) Pronóstico de Cobranza Se pueden presentar en una moneda diferente a la moneda base. El usuario selecciona la moneda deseada, el sistema sugerirá el tipo de cambio del catálogo pero permitirá su modificación por el que se desea que se realicen las conversiones. 16/11/

17 INVENTARIOS 17. Claves Alternas. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Icono Agregar / Botón. Se adiciona al sistema la posibilidad de asignar a los productos Claves alternas tanto de Proveedores como de Clientes y una más sin asociación. El sistema valida que no se repitan las claves con la principal y ni con otros productos. Figura 20. Definición de claves alternas para clientes y para proveedores. 18. Foto del producto. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Icono Agregar Es posible incluir la foto del producto en el catálogo de inventarios y podrás visualizarla en pantalla de captura en los módulos de Compras y Facturas. 16/11/

18 Figura 21. Asignación de imagen del producto. 19. Listas de Precios. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Listas de Precios. El sistema cuenta ahora con un catálogo de listas de precios, por lo que es posible definir listas de precios por cliente y también es posible definir un número ilimitado de listas de precios. Cuenta con las opciones de agregar, modificar, eliminar, actualizar, publicar en Internet, exportar, copiar al portapapeles, desplegar lista de precios; esta última para visualizar el precio de cada producto. La eliminación de una Lista de Precios consistirá en un cambio de Estatus a BAJA. Para importar la lista de precios es necesario primero desplegar la lista de precios. Icono para desplegar lista de precios. Figura 22. Catálogo de lista de precios. 16/11/

19 Icono para importar lista de precios. Figura 23. Productos con precio al público (Lista desplegada). Es importante señalar que cada lista de precios puede configurarse a un cliente en específico o incluso uno o varios almacenes. 20. Almacenes. Figura 24. Configuración de lista de precios 1 al cliente 1. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Almacenes. El sistema ahora cuenta con un catálogo de almacenes. Por cada almacén se puede definir a) Datos informativos como: descripción, dirección, teléfono y responsable. b) Datos para procesos: Cuenta contable, Lista de precios y conceptos de movimientos al inventario para el traspaso entre almacenes (Entrada y Salida). El agregar un almacén, modificarlo o eliminarlo se encuentra restringido por Perfiles de Usuario. No se puede eliminar un Almacén si tiene productos (los almacenes "eliminados" queda con un estatus de Baja, pero no son borrados). Además ya no existen restricciones sobre el número de pestañas que pueden agregarse a la consulta de Multialmacenes. 16/11/

20 Figura 25. Consulta de catálogo de almacenes. 21. Números de Serie. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Números de series. Nueva consulta de tipo árbol en el que se pueden consultar los productos y los números de serie que contiene ese producto. En ella se muestra el listado de Números de Serie, su estatus y el almacén donde se presenta el último movimiento. Al dar clic se puede visualizar su historial incluyendo todos los movimientos en cualquiera de los almacenes. Figura 26. Consulta de números de series. 16/11/

21 22. Consulta de Lotes y Pedimentos. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Lotes y Pedimentos. Consulta en la que se despliegan todos los lotes y pedimentos de los productos, con las opciones de Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Exportación, Copiar a Portapapeles. Se manejan dos niveles de árbol para la consulta: en el primero se muestra la información de los pedimentos y en el segundo los lotes y productos contenidos. Figura 27. Consulta de Lotes y Pedimentos. 23. Tiempo de entrega y costo de producto por proveedor. Ya no existen limitantes para indicar el número de proveedores por cada producto, además se puede indicar por proveedor el tiempo de entrega en días y el precio de compra del producto. En particular el precio de compra se actualiza automáticamente al registrar las compras del producto e incluso cuando se registran directamente movimientos al inventario. Figura 28. Definición de proveedores, tiempo de entrega y costo del producto. 16/11/

22 24. Consulta de Costos y Tiempo de Entrega. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Costos y Tiempo de Entrega. Consulta partiendo de un menú de árbol en el que se pueden consultar los productos y los proveedores que se tienen de ese producto. Se muestra el listado de proveedores indicando el costo y tiempo de entrega que ofrece, así como las existencias totales del producto. Esta consulta nace de configurar correctamente los proveedores, tiempo de entrega y costo a los productos del inventario. Figura 29. Consulta de Costos y tiempo de entrega. 25. Lista de Productos Sustitutos. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Lista de productos sustitutos. El sistema cuenta con una opción para agregar, modificar y eliminar listas de productos sustitutos, mismas que se presentarán a través de botones de ayuda en los módulos de Compras y Ventas. Icono "Configurar sustitutos" Figura 30. Catálogo de Listas de Productos Sustitutos. 16/11/

23 Mediante el icono Configurar Sustitutos se agrupan los productos cuyas características son similares. Figura 31. Asignación de Productos con características similares a una lista de productos sustitos. 26. Reporte de Existencias y costos Con este reporte se podrá conocer el costo del inventario a una fecha determinada. 27. Reconstrucción de Existencias y costos. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Icono Kárdex del producto. Desde el Kárdex de productos se puede ejecutar una herramienta que permite realizar la reconstrucción de Existencias y Costos del mismo. Esta herramienta permite: 1. Editar el orden de ocurrencia de los movimientos al inventario. 2. Editar el costo promedio y las existencias del inventario. 3. Re calcular los costos aplicando los cambios realizados. IMPORTANTE: Esta herramienta sólo se puede aplicar sobre movimientos generados en Aspel-SAE 5.0. Departamento de Soporte Técnico Figura 32. Reconstruyendo Existencias y Costos. Aspel de México, S. A. de C. V. 16/11/

24 28. Importación de Información desde Microsoft Excel Se cuenta con un asistente para la importación de archivos desde Excel con el cual se podrá importar: Catálogo de Clientes. Catálogo de Proveedores. Catálogo de Inventarios. Catálogo de Productos Listas de precios. Movimientos al inventario. Gastos Indirectos. Inventario Físico Importación del Catálogo de Inventarios. Ruta de Acceso: Módulos / Inventarios / Productos y Servicios / Edición / Importación o con el icono. Al ingresar a esta opción se inicia un asistente que guiará paso a paso en el proceso de importación: Bienvenida: En esta ventana se da una breve introducción de lo que es el proceso de importación de información, además de indicar algunas sugerencias antes de realizar el proceso. Aquí también se configuran las definiciones para la importación, entendiendo como definición, a la plantilla que contendrá los parámetros a considerar para la importación, lo que ayudará a evitar el definir dichos parámetros cada vez que se realiza la importación. Figura 33. Ventana de bienvenida del asistente de importación. 16/11/

25 Archivo de importación: En esta ventana se selecciona el tipo de archivo a importar, el cual puede ser archivo de Texto, Libro de Excel o Documento XML, también se debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo que contiene la información, además de indicar que operación se desea realizar: agregar información o actualizar los datos existentes. Adicionalmente se indica el tipo de asociación de la información, que puede ser Automática (se asociarán los campos con las columnas recuperadas del archivo de Excel en el mismo orden), o Manual (la asociación de los campos con las columnas serán definidas por el usuario). Figura 34. Ventana para indicar el tipo de archivo y ruta. Archivos de Texto: Para la importación de información mediante este tipo de archivo se necesita realizar dos pasos adicionales, uno en el que se define el formato de la información, delimitado o ancho fijo, y el otro en donde se define el carácter separador de la información, con estos datos el asistente organiza la información y puede identificarla por campos. 16/11/

26 Figura 35. Definición del carácter que delimita la información en los archivos de texto plano. Asociación de la información: Si el tipo de asociación que se seleccionó fue Manual, en este paso se deberá asociar cada valor contenido en el archivo de importación a su campo correspondiente en la base de datos del sistema. Si el tipo de asociación que se seleccionó fue Automática, se mostrará la información ya asociada a cada campo. Figura 36. Asociación de la información. 16/11/

27 La información que no esté contemplada en la ventana de asociación de información se deberá capturar desde el detalle del producto o servicio en el catálogo de productos y servicios. Vista preliminar: En esta ventana se muestra una vista previa de cómo quedará la información una vez importada, en caso de identificar que un campo está en una columna que no le corresponde, se podrá regresar a hacer la corrección. Aquí también se observa el número de registros a actualizar, a agregar, si hay registros con error y el número total de entradas que se realizaron. Figura 37 Vista preliminar de los datos a importar. Captura de movimientos al inventario por archivo Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Movimientos al Inventario / Edición / Importación o con el icono. Este proceso se pueden registrar movimientos al inventario como: Compras, Devoluciones de venta, Entrada de fabricación, Cancelación de factura, Ajustes, Entrada por traspaso, Ventas, Devoluciones de Compras, Salida a fabricación, Pérdidas, Mermas, Cancelación de Venta, Cancelación de compra, Salida por traspaso y todos aquellos conceptos que se vayan agregando al catálogo de conceptos de movimientos al inventario. Se recomienda utilizar este método de captura cuando hay una gran cantidad de movimientos al inventario que registrar y éstos se tengan que capturar con frecuencia, permitiendo ahorrar tiempo y recursos en la captura de los movimientos. El asistente de importación es muy similar al de importación de catálogo de productos y servicios. 16/11/

28 Figura 38. Asistente de captura de movimientos al inventario. 29. Movimientos al inventario. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Movimientos al Inventario. Se agrega al detalle del movimiento al inventario el Tipo de documento que le dio origen, pudiendo ser: Remisiones, Facturas, Devolución de Venta, Recepción, Compra, Devolución de Compra o Movimientos al Inventario. Estos datos se incluyen en los criterios de filtros en consultas y de emisión de los reportes en los que aplique. Se agrega la posibilidad de poder visualizar desde la consulta de Movimientos al Inventario el documento de Venta o Compra que le dio origen. Tipo de documento que dio origen al movimiento Consulta el documento que dio origen al movimiento Figura 39. Nueva consulta de movimientos al inventario. 16/11/

29 30. Conceptos de movimientos al inventario. Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Conceptos de Movimientos al Inventario. Se modifica el tratamiento de los conceptos de movimientos al inventario. Ya no existe restricción con relación al tipo de movimiento (entrada o salida) con base en el número de concepto. Esa característica se define directamente en cada concepto del catálogo y ya no hay límite en el número de conceptos que se pueden registrar. 16/11/

30 31. Captura por partida. Almacén en Remisiones o Facturas. Observaciones y campos libres. FACTURAS Y VENDEDORES Figura 40. Selección de Almacenes en el documento. 32. Productos Caducos. Se podrán vender productos caducos a través de la configuración del Parámetro:. 33. Productos Sustitutos. Al momento de facturar es posible facturar cualquiera de la lista de productos el cual se puede acceder con CTRL+F2. 16/11/

31 34. Dirección detallada de envío. Se tiene un mayor detalle en la dirección de envío. Por omisión, el sistema sugiere los datos registrados en el catálogo de clientes. Figura 41. Captura y selección de los datos de envío. 35. Forma de pago. La forma de pago a sugerir se tomará del cliente si tiene crédito o no, sino tiene crédito, la forma de pago por omisión es CONTADO y se mostrará la interfaz para Recepción de Pagos, en el cual se valida que los movimientos capturados salden el documento, caso contrario, se manda un mensaje de error y no se permite cerrar la ventana. La forma de pago se visualizará con los clientes que tengan crédito y dependiendo del perfil del usuario, se podrá modificar. (En perfiles se tiene un parámetro llamado MODIFICAR LA FORMA DE PAGO en facturas para determinar si se permite la edición de la forma de pago.) Departamento de Soporte Técnico Figura 42. Predeterminar la forma de pago. Aspel de México, S. A. de C. V. 16/11/

32 36. Cancelación de Documentos. Se pueden cancelar Pedidos parcialmente remitidos o facturados. El documento queda con el status "Pendiente Cancelada". 37. Devoluciones. Se pueden devolver productos a un almacén diferente al que se vendió. Esto permite habilitar procesos de revisión de los productos devueltos antes de ser considerados como disponibles para la venta nuevamente. 38. Documentos digitales Ruta de Acceso: Catálogo de Productos y servicios, Clientes, Proveedores y Facturas y vendedores o presionando el icono. Se cuenta con un almacén de documentos digitales común para los sistemas de la línea Aspel. Este almacén estará disponible en el catálogo de Productos y servicios, Clientes, Proveedores y Facturas y vendedores. Dentro de la ventana de Documentos asociados, se podrá generar una carpeta para clasificar los documentos que se vayan almacenando, teniendo así un mejor control y acceso a los mismos. Figura 43. Almacén digital de documentos para los sistemas Aspel. 16/11/

33 39. CFD y CFDI. Guardar copia de CFD. En los CFD's, en el diálogo de totales se permite guardar una copia del CFD con extensión *.xml y *.xsd, donde lo especifique el usuario, sugiriendo la última ruta utilizada para guardar la copia de CFD, pero sin sugerir el nombre del archivo. Se mantiene el botón "Guardar Como" en el visor de CFD. El directorio donde se guardará la original es la ruta de trabajo del sistema. Figura 44. Guardando copia del comprobante. Envío masivo de CFD. Ruta de Acceso: Facturas/ Edición/ Envío másivo de CFD s. Este proceso se emplea para enviar varios Comprobantes Fiscales Digitales tanto CFD s y CFDI s de un cliente en particular al mismo tiempo, las veces que sea necesario. Figura 45. Envío masivo de CFD. 16/11/

34 40. Consultas. Las consultas son de gran importancia para el sistema por lo que se agregan y mejoran características que brindan valor añadido a la información. Personalización de consultas Ordenamiento de las columnas. Se brinda la facilidad de poder aplicar un ordenamiento a las columnas de cualquier consulta con solo presionar el titulo de la columna, el ordenamiento podrá aplicarse de forma ascendente o descendente. Filtros avanzados. Esta característica de las consultas resulta ser de gran utilidad para aplicar filtros rápidamente o personalizarlos tal como se acostumbra en hojas de cálculo. Configurar columnas. La configuración de columnas sirve para poder generar subagrupaciones con el simple hecho de arrastrar los títulos de las columnas a la zona designada para esta función, de esta forma se pueden generar tantos grupos como columnas se tenga para tener la facilidad de poder tratar a las consultas como tablas dinámicas en hojas de cálculo. Configurar totales. Cada agrupación generada por la configuración de columnas permite aplicar operaciones básicas como Conteo, Suma, Mínimo, Máximo y Promedio. Arrastrar el título de la columna al área definida para crear agrupaciones. Figura 46. Aplicación de un subgrupo arrastrando la columna puestos. 16/11/

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