MANUAL DE INDUCCIÓN. SACMx

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1 Contenido Página 1. SACMX SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL (SACMX) MÓDULOS DEL (SACMX) ALTA DE CLIENTES ALTA DE PROVEEDORES ALTA DE PRODUCTOS ORDENES DE VENTA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ALTA DE CERTIFICADOS ADMINISTRACIÓN DE FOLIOS CONSIDERACIONES IMPORTANTES VALIDAR LA FACTURA EN EL VALIDADOR DEL SAT REENVÍO DE CFD CANCELACIÓN DE CFD REPORTE MENSUAL TRADUCTOR DE XML CERTIFICACIÓN DE ENTREGA DE CFD S NOTAS DE CRÉDITO SOLICITUD DE SOPORTE TÉCNICO Y/O ASISTENCIA PROCEDIMIENTO PARA REPORTAR UN ERROR DEL SISTEMA SACMX PAQUETES DE FOLIOS PARA LA FACTURACIÓN EN EL SISTEMA SACMX Página 1/38

2 1.- Sistema de Administración y Control (). El, (Sistema de Administración y Control de Porto Mx) por el significado de sus siglas, es una aplicación WEB especializada creada por Porto Mx, compuesto por un conjunto de módulos funcionales que tiene como objetivo gestionar de forma óptima la facturación electrónica y las relaciones con los clientes, La empresa que lo utiliza obtiene beneficios como aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su información. El es una aplicación WEB fácil de usar y con los estándares de calidad del mercado actual, así como la encriptación de los datos para garantizar la seguridad de los mismos. Este documento es un manual de usuario que le guiará paso a paso en la utilización del sistema, desde el acceso del mismo, hasta la correcta utilización de los diferentes módulos embebidos. En la figura 1 observamos la pantalla de inicio del : Para garantizar el acceso exitoso se debe poner especial cuidado en introducir correctamente los 4 pasos que se muestran en la figura Introducir dirección WEB Recargar captcha en caso de no resultar clara en su lectura. 2.- Introducir Usuario válido 3.- Introducir contraseña válida 4.- Introducir captchas Figura 1.- Página de inicio del Si no entiendes la palabra que está en las captchas, puedes solicitar otra u otras palabras hasta que sean más claras para ti, dando clic al botón Recargar imagen (captcha). Página 2/38

3 La dirección web, se ajustará a la instancia de la empresa expresado en el siguiente ejemplo: En su momento se te proporcionará la dirección exacta correspondiente a su empresa. El sistema te permitirá acceder si y solo si escribes correctamente el usuario y contraseña válido, así como las captchas que aparecen cada vez que abres la aplicación web. 2.- Módulos del (). El objetivo principal de este manual es mostrar el funcionamiento del módulo de facturación electrónica. Sin embargo para poder facturar se requiere forzosamente de lo siguiente: 1.- Alta de Clientes 2.- Alta de proveedores 3.- Alta de productos y/o servicios 4.- Orden de venta 5.- Facturación Electrónica Por lo que previamente deberemos dar de alta en el catálogo a clientes, proveedores y productos, tal como se muestra en la figura 2. Figura 2.- Catálogos del Página 3/38

4 3.- Alta de clientes Para dar de alta un cliente, seguiremos el siguiente procedimiento: Una vez que estamos dentro del sistema, en el menú principal del costado izquierdo, le damos clic en Catálogos Cliente Alta de cliente y llenamos la forma como se muestra en la figura 3. Figura 3.- Alta de clientes Esta divido por secciones en la captura de datos. La primera sección Datos de cliente, se muestra en la figura 4. I Datos de cliente Figura 4.- Sección I Alta de clientes: Datos Cliente Página 4/38

5 Los datos que le antecede un asterisco en rojo son campos obligatorios. Si se escoge la primera opción Razón. Los campos Apellido paterno y Apellido materno serán eximidos de obligatoriedad. El campo Tipo de empresa: no será utilizado. II Documentos del cliente Son los documentos físicos o electrónicos que la empresa solicitará a sus clientes y serán marcados como existentes mediante el formulario que se muestra en la figura 5. La opción Contrato es obligatoria. III. Telemarketing No se utiliza IV. Factor de riesgo No se utiliza. Figura 5.- Sección II, III y IV en alta cliente Sección V. Dirección (es) Cliente. Llenar datos obligatorios como se muestra en la figura 6. Figura 6.- Sección V Dirección (es) Cliente Página 5/38

6 VI. Contacto (s) Cliente. Llenar campos obligatorios del formulario que se muestra en la figura 7. VII. Cuenta contable. No utilizada Figura 7.- Sección V Dirección (es) Cliente Una vez introducido los datos y especialmente aquellos que son obligatorios, le damos clic en Aceptar y nos aparecerá un mensaje de que fue agregado el cliente exitosamente como se muestra en la figura 8. Figura 8.- Alta exitosa de cliente nuevo Todos los datos introducidos en todos los formularios, deben de carecer de caracteres especiales como acentos, diagonales, signos de admiración, etc. 4.- Alta de proveedores Para dar de alta un proveedor, seguiremos el siguiente procedimiento: Una vez que estamos dentro del sistema, en el menú principal del costado izquierdo, le damos clic en Catálogos Proveedor Alta de proveedor y llenamos la forma como se muestra en la figura 9. Figura 9.- Menú Alta de proveedores Página 6/38

7 Se debe llenar el formulario correspondiente enfatizando aquellos campos que sean obligatorios, tal como se muestra en la figura 10. Figura 10.- Formulario Alta de proveedores Al darle agregar, aparecerá una confirmación de alta del registro capturado tal como se puede observar en la figura 8 pero ahora para proveedores. 5.- Alta de productos Para dar de alta un producto o servicio, es necesaria una clasificación del mismo. El sistema, gestiona su clasificación mediante dos elementos que deben forzosamente darse de alta para el producto o servicio: I. Marca.- Se refiere a la marca del producto. Ejemplo: Marca de computadoras: HP. Para dar de alta una Marca, una vez que estamos dentro del sistema, en el menú principal del costado izquierdo, le damos clic en Catálogos Producto Marca Alta Marca y llenamos la forma como se muestra en la figura 11 Figura 11.- Alta de Marca Página 7/38

8 II. Línea.- Se refiere al tipo de producto o categoría del mismo. Ejemplo: Línea de producto: Desktop, Laptop, impresoras, etc. Para dar de alta una línea de producto, una vez que estamos dentro del sistema, en el menú principal del costado izquierdo, le damos clic en Catálogos Producto Líneas de producto Alta línea y llenamos la forma como se muestra en la figura 12 Figura 12.- Alta de Línea Producto.- Producto individual precedido por línea y marca de producto. Dentro del, en el menú principal del costado izquierdo, le damos clic en Catálogos Producto Producto Alta Producto y llenamos el formulario correspondiente en sus tres secciones: a) Sección Datos Producto, b) Costo Producto y c) Control producto como se muestra en la figura 13 Página 8/38

9 Figura 13.- Alta de Producto 6.- Órdenes de venta Una vez que tenemos uno o más clientes, productos o servicios y proveedores, podremos realizar una orden de venta. Para comenzar nuestra orden Dentro del, en el menú principal del costado izquierdo, le damos clic en Ordenes Venta como se muestra en la figura 14. Figura 14 Desplegando la opción de ventas Página 9/38

10 No será posible realizar una orden de venta si no tenemos previamente dado de alta un cliente, proveedor y producto con su respectiva marca y línea de producto. Se abrirá la pantalla de órdenes de ventas. En la parte superior derecha se encuentra una entrada u opción denominada Nueva. Se dará clic a esa opción en el fin de generar una nueva orden de venta como se muestra en la figura 15. Si hubiese otras órdenes previas también las mostrará el sistema. Figura 15 Nueva orden de venta Al darle clic al botón Nuevo, se abrirá una nueva orden de venta. Se deberán llenar todos y cada uno de los datos obligatorios marcados con un asterisco en las dos secciones de la misma que son: I.- Maestro (Datos del cliente). Llenar los campos obligatorios como se muestra en la figura 16. Si algún campo marcado como obligatorio no es llenado, la orden de venta no podrá ser procesada y mandará un error sobre dicho campo vacio. Escribir nombre Veremos las particularidades de cada campo: Figura 16 Llenando datos del cliente *Cliente: Basta con teclear el nombre del cliente para que el sistema trate de completarlo. Página 10/38

11 *Contacto: Dale clic al ícono de búsqueda y se va a abrir una ventana modal de contacto 2.-click *Dirección: Se escribe automáticamente del registro en la base de datos. *Contactos involucrados: Se sigue el mismo procedimiento que en Contacto. Se deben de llenar los campos restantes que se mostrarían como el ejemplo plasmado en la figura 17. Figura 17 Formulario debidamente llenado. Los Gadgets son componentes que han sido creados con un propósito y una función específica. Suelen ser de pequeñas proporciones, muy prácticos y casi siempre presentan una novedad. Así por ejemplo el Gadget de Autos tiene información para llenar como se muestra en a continuación. II.- Partidas de la orden de venta. En esta sección se colocarán todos los productos y/o servicios que se vayan a facturar. Para escoger productos da clic el ícono de buscar tal como Página 11/38

12 lo muestran las flechas de la figura 18. Nos abrirá entonces otra ventana donde escogeremos ya sea el producto o servicio a facturar. En este ejemplo escogemos un producto y llenamos los campos correspondientes. Le damos cotizar y nos aparecerá los datos del mismo escogiéndolo 1.- Clic en buscar 2.- Escogemos producto o servicio 3.- Clic en cotizar Figura 18 Escoger productos o servicios 4.- Doble clic con doble clic y nos inserta el producto automáticamente como se muestra en la figura Muestra el producto escogido Figura 19 Muestra el producto escogido. Página 12/38

13 Si deseas escoger otro producto o servicio, da clic en el botón y repite los 5 pasos que se muestra en la figura anterior, tantas veces como sea necesario. Para nuestro ejemplo, agregamos un disco duro a nuestra orden de venta y finalmente queda como se muestra en la figura no Clic en Aceptar orden de venta Figura 19 Partida terminada de la orden de venta Al darle clic en Aceptar orden de venta, se procesará la información y aparecerá un aviso de éxito como se muestra en la figura 20. Este aviso nos indica que a través del sistema y de manera automática, los datos de la orden de venta que hemos creado, serán enviado en notificación vía correo electrónico al área de finanzas, con el objetivo de que lo tengan presente y puedan dar seguimiento desde la creación hasta la liberación de la factura cuando se realice el pago de la misma. Cada vez que mediante el sistema, aceptemos una orden de venta, se activará el mecanismo de notificación. Para continuar con el proceso, daremos doble clic dentro de la lista de órdenes de venta, a la orden de venta que se convertirá en factura. Cuando la abramos, aparecerán los datos correspondientes como se muestra en la figura 21. Figura 20 Orden de venta realizada con éxito Página 13/38

14 Abrimos la orden de venta creada para continuar con el proceso de facturación electrónica. 7.- Clic Figura 21 Procesar orden de venta a Factura electrónica Cuando le demos clic a Factura Electrónica nos abrirá la pantalla que se muestra en la figura 22, la cual llenaremos los campos obligatorios para poder procesarla. 8.- Clic Figura 22 Facturar orden de venta Página 14/38

15 Al terminar de procesar se genera el comprobante fiscal digital (CFD) que puede ser presentado en formato PDF o XML o ambos según le sea de mayor conveniencia, tal como se muestra la figura 23. Para este ejemplo escogemos el PDF. 9.- Clic 10.- Clic Figura 23 Abrir comprobante fiscal digital Página 15/38

16 Si quieres que aparezca la dirección fiscal donde fue emitida la factura deberás hacer clic en la dirección que aparece en Lugar de expedición como se muestra en la figura 24. Solo se sombrea al darle clic, es entonces que aparecerá en la factura como se muestra en la figura 25. Clic si se quiere que en la factura aparezca la dirección fiscal de emisión de la factura. **OPCIONAL** Figura 24 Habilitar domicilio fiscal de emisión de la factura Figura 25 CFDI con domicilio fiscal incluido Página 16/38

17 Para cerrar el proceso de facturación, es necesario recibir el pago de la misma. Auxiliándonos de la figura 20, localizamos la orden de venta de la lista de órdenes y nos desplegarán en pantalla dicha orden. Localizamos el botón registrar cobro para realizar el pago, tal como se muestra en la figura Clic 12.- Clic Figura 26 Pago de factura registrado satisfactoriamente Página 17/38

18 Cuando nos reaparezca la orden de venta, le damos clic en procesar Y si todo esta correcto, nos saldrá el mensaje de la figura Figura 27 Factura pagada exitosamente. 7.- Facturación electrónica Introducción: La factura electrónica tiene los mismos principios básicos que una en papel como lo son. RFC, No. de factura, Folio, etc. Tanto en papel como electrónicamente, las facturas se regulan con el SAT, por lo que el representante legal de tu empresa tramita los requisitos que ya estarán configurados en el sistema. Figura 28 Administración de certificados Página 18/38

19 8.- Alta de certificados. Dentro del en la el menú de la parte inferior izquierda, damos clic en el modulo de Configuración Facturación Electrónica Admón. de Certificados como se muestra en la figura 28. Este modulo tiene los siguientes campos: Razón Social: Que es la empresa para la cual se cargaran los certificados. Al seleccionar una razón social, se mostraran los certificados para ese cliente en caso de que existan, de lo contrario aparecerá la leyenda No existen resultados para su búsqueda Ruta del Certificado: Es la ubicación en disco del certificado. La persona de finanzas, debe tenerlos a la mano. Este archivo tiene una extensión del tipo.cer Ruta de la Llave Publica: Es la ubicación en disco de la llave pública. Igualmente el usuario es quien tiene esos archivos. Este archivo tiene una extensión.key Clave Privada: Se captura la clave privada. Confirmación de la Clave Privada: Este campo es para verificar el campo de Clave Privada. 9.- Administración de folios.en este módulo se configuran desde los datos de la empresa(s) que emitirá(n) factura(s), hasta los reportes de dicha facturación, el área de finanzas de tu empresa tiene esa información que proviene del SAT. El primer apartado es: I.- Administración de Folios y series. Dentro del, en el menú principal del costado izquierdo, le damos clic en Fact. Electrónica Administración de Folios y Series, tal como se muestra en la figura 29. Figura 29 Menú de Administración de Folios y Series. Página 19/38

20 Este modulo es para dar de alta las series y los folios correspondientes a esas series. Este modulo tiene los siguientes campos: Razón social: Empresa(s) dadas de alta en el sistema autorizadas para emitir facturas. Serie: Se utiliza para Comprobantes Fiscales Digitales y Comprobantes Fiscales impresos por establecimientos autorizados. Se pueden utilizar caracteres alfabéticos en mayúsculas (incluye la ñ). Se permite el valor nulo. Folio inicial: Indica el folio inicial de la serie; éste no deberá empalmarse con los folios ya registrados, de acuerdo a la serie. Folio final: Indica el folio final de la serie; éste no deberá empalmarse con los folios ya registrados, de acuerdo a la serie. Número de aprobación: Otorgado por el Sistema Integral de Comprobantes Fiscales derivado de la solicitud de rangos o asignación de folios de comprobantes fiscales. Año de aprobación: Precisa el año en que se solicito el folio que se está utilizando para emitir el comprobante fiscal digital. Número de certificación de la serie: Campo requerido para expresar el número de serie del certificado de sello digital que ampara el comprobante, de a cuerdo al acuse correspondiente a 20 posiciones otorgado por el sistema del SAT. No se podrá facturar si se carece de las series y folios y la configuración correspondiente Consideraciones importantes: 1. El usuario debe de tener permisos para ver las órdenes de venta, de lo contrario no se mostraran registros en la pantalla principal de órdenes de venta. 2. Para generar una nueva Orden de Venta, se da clic en la imagen Nuevo, que está en la parte derecha del formulario de órdenes de venta. Para dar de alta la orden se deben llenar los campos que estén marcados como obligatorios. 3. En el campo de vendedores, aparecen los usuarios que además de estar dados de alta como usuarios también lo están como empleados, y deberán tener el perfil de ventas. 4. El cliente no puede dar de alta usuarios, por lo cual si quiere agregar vendedores, él los tendrá que dar de alta como empleados, y notificar a Porto Mx para que nosotros los demos de alta como usuarios. 5. Para agregar una partida a la orden de venta, se debió de haber capturado el campo de Cliente. Al momento de agregar una partida se seleccionara un producto o un servicio dado de alta previamente. 6. Al tener ya todos los campos capturados, se da clic en Aceptar la Orden de Venta. Para consultar la Orden de Venta dada de alta, se regresa al modulo Ordenes Venta, y aparecerá con el status Factura. Para que aparezca con ese estatus es necesario darle previamente procesar. 7. Una Orden de Venta puede ser fácilmente identificada por el ID y por la fecha y hora de orden. Para pasar a facturar se da un clic en la Orden de Venta generada. 8. Para poder facturar, la Orden de Venta deberá estar en status Factura. Ya abierta la Orden de Venta, y si todos los datos son correctos, se procede a dar clic en la imagen de la parte derecha del formulario que tiene la leyenda Factura Electrónica. Entonces nos aparece una ventana modal, donde se van a seleccionar la información necesaria. El campo de Otro es para capturar un correo electrónico al cual le llegara la factura (el archivo XML y el PDF). Página 20/38

21 11.- Validar la factura en el validador del SAT Al generar una factura se deberá validar el sello, la estructura y el certificado. Para acceder al link del SAT desde el sistema, se deberá de ir al modulo de Reportes Facturación Electrónica Reporte Contable como se muestra en la figura Clic 1.- Clic 2.- Clic Figura 30 Menú de Reporte contable 1.- Clic en Buscar.- Previamente se captura el dato del Emisor o receptor o la ID Orden. Al darle clic en buscar deberá aparecer forzosamente un registro en la lista de reportes, de lo contrario la búsqueda está mal filtrada y por lo tanto deberá realizarse nuevamente. 2.- Clic en el botón de generación de archivo XML que guardaremos en una ubicación de nuestro equipo, tal como se muestra en la figura 31. Figura 31 Guardar certificado XML Página 21/38

22 3.- Clic a la opción Validar comprobantes fiscales. Abre una ventana del SAT que apunta a una dirección en internet, tal como se muestra en la figura mprobantes/validador.asp Cargamos el archivo XML que guardamos previamente Clic Figura 32 Validar comprobante fiscal Se le da clic en Cargar y se localiza el certificado que previamente guardamos en el equipo. La página da opción de validar ya sea comprobante XML o certificado de la factura; con validaciones estándares y otras validaciones como lo son folio, vigencia del certificado de sello digital, etc. Una vez que se carga el certificado XML, el SAT realiza una validación y muestra el resultado en la misma página web como se muestra en la figura 33. Se puede hacer una búsqueda de la Página 22/38

23 factura que se quiera validar, se descarga la factura (si es que no se tiene a la mano), y a continuación se da clic en el link que dice Validar Comprobantes Fiscales. Entonces nos abre una nueva ventana de navegador que nos lleva a una aplicación web del SAT. Figura 33 Validar comprobante fiscal Para poder realizar las validaciones y acceder al sito del SAT, es necesario tener instalado un programa adicional que se instala dentro del navegador llamado JRE de Java versión 1.5. En la parte final de la figura 33 se encuentra la liga de descarga. Se deben de realizar dos pasos: 1) Clic a la liga Plug-in de Java versión 1.5 y descargarla en alguna ubicación del disco duro. 2) Doble clic a la aplicación que se instalará mediante un instalador intuitivo. Siguiendo con el módulo de facturación, continuaremos con el siguiente tópico denominado: 12.- Reenvío de CFD.- reenvío de certificados fiscales digitales. Esto llega a ser necesario cuando requerimos enviar una factura ya expedida a algún cliente o al área de finanzas de la Página 23/38

24 empresa. Dentro del en el menú inferior derecho, damos clic a Fact. Electrónica Reenvío de CFD tal como se muestra en la figura Filtrar búsqueda 2.- Doble clic al registro seleccionado Figura 34 Reenvío de CFD Reenvió de CFD s: Este modulo es para enviar otra vez las facturas. Este formulario tiene varios filtros para la búsqueda de un CFD en específico, se selecciona un registro y aparece una ventana modal, en la cual aparecen dos campos de mail. Uno viene llenado por default, y otro en blanco. El usuario puede sobrescribir ambos campos. Aparecerá un aviso de reenviado exitosamente en caso de que no ocurran errores. Como se muestra en la figura Capturar correo a enviar 4.- Clic Clic Figura 35 Escribir correo electrónico para el reenvío del CFD Página 24/38

25 13.-Cancelación de CFD.- Aquí se cancelan las facturas. Hay varios filtros para obtener más fácilmente la factura en cuestión. Se selecciona una factura y aparecerá una ventana modal que nos va a pedir un motivo de cancelación, que es obligatorio para poder proceder a cancelarla como se muestra en la figura Filtrar búsqueda 2.- Doble clic al registro seleccionado Clic Clic Figura 36 Cancelación de CFD Página 25/38

26 Después de cancelarla en el sistema de facturación electrónica, es necesario notificarlo al SAT y habrá que cancelarla desde el portal del SAT. La liga para realizarla es: Una vez que el usuario ha sido autenticado en el portal, puede hacer uso de los servicios que el portal ofrece: Consulta, Mostrar detalle, recuperar CFDI y cancelación. Para poder cancelar una CFDI (Certificado Fiscal Digital Internet), el usuario debe contar con un certificado de sello digital, este sello es necesario para poder firmar la solicitud de cancelación por Internet. Es importante saber que para la cancelación de factura electrónica, debes tener la firma electrónica avanzada (FIEL) para que se tenga a la mano. Ve siguiendo los pasos que se muestran en la figura 37 para la cancelación de la CFDI. Si no cuentas con los datos anteriores (FIEL), puedes dirigirte con nosotros para recibir la asesoría. Esos datos debes poseerlos tu o en su defecto el área contable de tu empresa. 1.- Ingresar credenciales 2.- Clic 3.- Escoger la factura 4.- introducir firma electrónica avanzada Figura 37. Cancelación de CFDI desde el portal del SAT Página 26/38

27 Si el sello ingresado es válido, se envía la solicitud de cancelación y como respuesta será mostrado al usuario el acuse de cancelación como se muestra en la figura Cancelado Figura 38. Acuse de cancelación de CFDI Si el CFDI que el contribuyente ha encontrado esta previamente cancelado, entonces el usuario tiene la posibilidad de recuperar el acuse de cancelación. Solo basta dar clic en el botón Recuperar acuse de cancelación en la pantalla de consulta como se muestra en la figura 39. Figura 39. Recuperar acuse de cancelación El SAT tarda un lapso de hasta 72 hrs. para registrar ya sea CFDI s generadas así como su cancelación respectiva. Esto significa que si quiero cancelar una factura y no se encuentra registrada en el portal del SAT, debo esperar como máximo 72 hrs. despúes de haberla generado para que aparezca en los registros del SAT. Página 27/38

28 Este modulo solo cancela las facturas, mas no las Ordenes de Venta. En caso de que quiera cancelar una Orden de Venta, tendrá que ir al modulo de Ordenes Venta, seleccionar una orden, y cancelarla. En ese caso, se cancelara la Orden de Venta y su factura correspondiente. 14.-Reporte Mensual.- Es la generación de reporte mensual. Ahí solo se selecciona una razón social, la empresa a la cual se va a generar el reporte, el año y el mes, tal como se muestra en la figura 40. Clic Figura 40 Reporte mensual de facturas No se mostrará ningún resultado en caso de no haber facturado aún, o cuando no haya pasado un mes desde la primera facturación Traductor de XML: Esta es una utilidad del sistema para que un certificado fiscal digital (CFD) que se genera en formato XML (Extensible Markup Lenguage.- Lenguaje que agrupa varias tecnologías cuya principal función, consiste en compartir los datos con los que se trabaja a todos los niveles, por todas las aplicaciones y soportes), se convierta a un archivo.pdf (Documento en Formato Portable) en forma de reporte. En el menú del damos clic a Fact. Electrónica Traductor XML como se muestra en la figura 41. Figura 41 Menú traductor XML Página 28/38

29 1.- Clic en examinar. Nos abre una ventana modal donde podremos navegar entre las diferentes ubicaciones de nuestro equipo. 2.- Escoger un certificado que previamente está guardado en alguna ubicación de nuestro equipo. 1.- Clic 2.- Se escoge un certificado que previamente se tiene guardado en el equipo 3.- Clic 4.- Clic Figura 42 Traductor XML 3.- Le damos clic en Abrir para que lo cargue en la visualización del CFD como se muestra en la figura Finalmente clic en generar PDF como se muestra en la figura 43. Se generará el documento que podremos guardar, imprimir o la acción que más nos convenga Figura 43 Factura mostrada en PDF Página 29/38

30 16.-Certificación de Entrega de CFD s: Este modulo tiene la funcionalidad de consultar y actualizar el status de facturas emitidas. Tiene diferentes filtros para una búsqueda más eficaz. Para cambiar el status de una factura solo se selecciona, aparecerá una ventana modal, se llenan los campos que son obligatorios. En el campo de Fecha de Consulta, será la fecha de cuando se supo por última vez el status de esa factura (generalmente fecha actual). 1.- Se filtra la factura por cualquiera de los campos del rastreador de CFD s Clic 2.- Doble clic al registro seleccionado 3.- Clic 3.- Se modifica el estatus de la factura o se inserta alguna observación 4.- Clic Figura 44 Factura mostrada en PDF Página 30/38

31 Para el rastreo de CFD s, entramos al y en el menú inferior izquierdo en la última opción Fact. Electrónica Certificación de entregas de CFD y nos basamos en la figura 44 para realizar los siguientes pasos: 1.-Se introduce cualquiera de los datos para filtrar la CFD y se pone el botón Buscar. 2.-Cuando nos trae el registro en la lista de Rastreo CFD s, escogemos la factura a modificar. 3.-Se modifica el estatus de la factura y/o se introduce alguna observación. 4.- Clic a Actualizar para que guarde el registro con las modificaciones realizadas. Saldrá un aviso de actualización exitosa, podemos cerrar el aviso en cualquier momento. 17.-Notas de crédito: Documento emitido por el vendedor al comprador que indica la voluntad del vendedor para reducir (acreditar) la cuenta por cobrar como resultado de una devolución o rebaja en ventas. La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable. Se usa en los siguientes casos: La Nota de Crédito se utiliza para roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, corregir errores por exceso de facturación. Los datos obligatorios en la nota de crédito son: numero de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeración, importe, cantidad que devuelve, importe total. Los datos imprimibles son: fecha, numeración (automática), número de cliente, dirección del cliente, datos de cabecera. Es decir que para hacer una nota de crédito es porque descontaremos de una factura elaborada previamente y en estatus de Registrar cobro o Pagada como se muestra en la figura 45. Figura 45 Factura a la que aplicaremos una nota de crédito Ya con la factura realizada, podremos hacerle al cliente un descuento en la factura, considerando en este ejemplo, que el equipo presenta una abolladura en su chasis. Para realizar una nota de crédito en el, entramos al menú: Ordenes Notas de crédito tal como se muestra en la figura 46. Figura 46 Menú para realizar una nota de crédito Página 31/38

32 Le damos clic en el ícono Nueva, escogemos al cliente que se le facturo anteriormente y se le otorgará una nota de crédito como se muestra en la figura Insertar nombre del cliente 1.- Clic 3.- Insertar motivo de descuento 4.- Identificar la factura a la cual le vamos a asociar el descuento mediante la nota de crédito. 4.- Clic 6.- Clic al producto a descontar. 5.- Clic 7.- Se introduce en la nota de crédito el monto total del descuento que se le hará a la factura original. 8.- Clic 9.- Clic Figura 47 Procedimiento para realizar una nota de crédito. En este punto hemos creado exitosamente la nota de crédito, aún puede modificarse posteriormente antes de procesarla en forma definitiva. Para terminar de procesarla y hacerla efectiva, mandando el archivo XML al SAT, debemos realizar los siguientes pasos complementarios: Menú Ordenes Notas de crédito. Escogemos la nota en cuestión y la procesamos tal como nos indica la fi gura 48. Página 32/38

33 10.- Clic 11.- Clic 12.- Escoger razón social y sello digital 14.- Clic 13.- Escoger correo registrado u otro Figura 48 Complemento del procedimiento para realizar una nota de crédito. Página 33/38

34 Al darle clic a Generar CFDi y si todo está bien aparecerá la siguiente secuencia: 15.- Clic Figura 49 Representación gráfica de una nota de crédito. En la figura 49, se visualiza la representación gráfica de una nota de crédito mediante un archivo PDF. La nota de crédito va vinculada a la factura a la cuál aplica y con esto concluimos el proceso. El SAT sabrá mediante el sello digital la vinculación de factura y nota de crédito. Página 34/38