SIFEC Facturación Electrónica Manual del sistema SIFEC Facturación Electrónica 2012.

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1 2012 SIFEC Facturación Electrónica Manual del sistema SIFEC Facturación Electrónica El Comprobante Fiscal Digital por Internet, es la nueva modalidad fiscal para 2011 y es la sucesión del CFD. Se llama así debido a que todos los comprobantes fiscales digitales ahora tendrán que estar certificados por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), a través de Internet. Un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI (PAC), es aquella persona moral que cuenta con autorización del SAT para: Validar los CFDI generados por los contribuyentes. Asignar el folio fiscal; e Incorporarles el sello digital del SAT (timbrado). NEODATA, S.A. DE C.V 01/01/2012

2 Activación de SIFEC Facturación Electrónica 2012 SIFEC Facturación Electrónica Para activar el sistema SIFEC Facturación Electrónica necesita el ID el cual lo obtendrá al abrir el sistema como se muestra en la pantalla, el ID lo enviará a la cuenta de correo Para hacer la activación del sistema: 1. Se le enviará un archivo el cual tendrá que copiar a la carpeta donde instaló el sistema SIFEC Facturación Electrónica y en la pantalla de inicio indique el código de activación el cual también le será proporcionado, posteriormente haga un clic en Validar. 2

3 Desactivar licencia SIFEC Facturación Electrónica Para desactivar el sistema SIFEC Facturación Electrónica necesita entrar al menú Herramientas seleccionar la opción desactivar licencia, esta herramienta le puede servir para cuando necesite formatear el equipo o restaurar nuevamente la imagen del mismo. Seleccione la opción Desactivar Licencia, el sistema mandará un código de confirmación el cual deberá ser enviado a la cuenta de correo de su agente de ventas; ejemplo: para tener el registro de la desactivación. Al hacer la desactivación de la licencia, en la carpeta de instalación del sistema se generará una carpeta con el nombre de Desactivación, dentro se encontrará un archivo txt el cual contendrá el código de desactivación generado. Si usted quiere activar nuevamente la licencia del equipo necesita enviar un correo electrónico con su ID para el nuevo código de activación el cual le será enviado a el correo electrónico que haya proporcionado. 3

4 Reactivar licencia SIFEC Facturación Electrónica Para reactivar una licencia entre al sistema y en la pantalla de inicio del lado derecho se encuentra un botón de Reactivar licencia, haga clic en este botón. Posteriormente se desplegará la ventana de Reactivar licencia, en la primer parte de esta ventana se muestra el código de desactivación de la licencia y debajo de este se encuentra la opción Código de reactivación de la licencia; en este espacio pegue los datos recibidos en el correo de vuelta después que mando su código de desactivación. Por último haga un clic en el botón Aceptar, el sistema le mandará un mensaje indicando que la licencia de SIFEC Facturación electrónica ha sido reactivada, haga un clic en Aceptar y entre al sistema. 4

5 Abrir base de datos En la ventana de Abrir base de datos están las siguientes opciones: SIFEC Facturación Electrónica 1. Nueva base de datos. 2. Restaurar base de datos. (Restaura y abre una base desde un archivo.bak). 3. Configuración del servidor SQL. Para abrir una base datos indique las siguientes opciones: a. Usuario de SIFEC Facturación electrónica. i. Usuario: Usuario del sistema Facturación Electrónica. ii. Contraseña: Contraseña del usuario de Facturación Electrónica. b. De un clic en su base de datos para abrirla. 5

6 NUEVA BASE DE DATOS SIFEC FACTURACION ELECTRONICA Para crear una base de datos al entrar al sistema usted seleccionará : 1. Asigne nombre de la base de datos así como el nombre de la empresa. i. Nombre de la Base de Datos: Es el nombre de la Base de Datos que desea crear. 2. Haga clic en el botón Aceptar. 3. Mostrará un status del proceso de creación de base de datos. 4. Mandará un mensaje de que la base se actualizó correctamente. 5. Acepte al mensaje y usted accederá a su base de datos. 6

7 RESTAURAR BASE DE DATOS. SIFEC Facturación Electrónica Para restaurar una base de datos realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la opción Restaurar base de datos. i. Restaurar de: Indique la ruta donde se encuentra el archivo.bak o.zip el cual va a restaurar. ii. Restaurar en: Es el nombre de la base de datos por default propone el nombre del archivo. 2. Haga clic en el botón Restaurar. 3. Si existe la base de datos el sistema mandará el aviso y usted decidirá si quiere restaurar o no ya que esto puede afectar a los datos que contiene actualmente. 7

8 CONFIGURACIÓN DEL SERVIDOR SQL. SIFEC Facturación Electrónica Para crear una base de datos realice los siguientes pasos: 2. Mostrará la siguiente ventana: a. Acceso a base de datos. i. Servidor de BD: El servidor puede identificarse como./neodata o con el nombre que aparece en la red. ii. Usuario BD: Usuario de Base de Datos. iii. Contraseña BD: Contraseña de usuario de la Base de Datos. iv. Utilizar autenticación de Windows: Toma al usuario de Windows con el que se inició sesión en el Servidor o PC. b. En la parte inferior indica el usuario de BD que propone el sistema así como la contraseña si usted no la modifico. 8

9 RESPALDAR BASE DE DATOS SIFEC FACTURACION ELECTRONICA Para crear los respaldos de las bases de datos necesita realizar los siguientes pasos: 1. Haga clic en el Menú Factura Electrónica seleccione Respaldar. 2. Abrirá la siguiente ventana en ella indicará los siguientes datos: i. Base de Datos: Es el nombre de la Base de Datos que desea respaldar puede seleccionar otra si lo desea con los binoculares. ii. Guardar en: Debe indicar la ruta donde se genera y guardara la base de datos. iii. Nombre: Es el nombre que propone el sistema para generar el respaldo de la base de datos. iv. Comprimir respaldo: Esta opción comprime la base y genera un archivo en zip. 3. Haga clic en el botón Aceptar. 4. El sistema mandará un mensaje indicando que el respaldo se realizó correctamente, posteriormente haga clic en el botón Aceptar. 9

10 Parámetros del sistema SIFEC Facturación Electrónica Una vez abierta la base de datos nueva lo primero es definir los parámetros de operación de la base de datos. Elija Opciones del menú Principal. Esta ventana cuenta con 7 fichas por medio de las cuales puede configurar los parámetros propios del sistema. 1. Cuentas Esta ventana es de gran importancia para Facturación electrónica, en ella se definen parámetros propios que se utilizarán para la contabilidad. En el grupo de Clientes se especificará: Generar automáticamente cuentas para cada cliente nuevo: Esta opción generará su cuenta contable en automático por cada cliente en base a la cuenta contable que indique. Cuenta de mayor de clientes: Seleccionará la cuenta de Clientes de Mayor a partir de la Moneda base, y/o bien otro tipo de moneda, para que el sistema genere en automático su cuenta contable por cada cliente. Seleccionar cuenta existente al crear un cliente: Esta opción permite capturar la cuenta manualmente en el catálogo de cuentas contables y la vinculará en el catálogo de empresas. Cuenta única para clientes: Esta opción permite utilizar solo una cuenta contable para todos sus clientes. 10

11 En el grupo de Asignación de cuentas contables varias, se especificará: Descuentos: Seleccionará la cuenta de descuentos para su factura de manera global. IEPS Trasladado: Indique la cuenta contable para IEPS si utiliza sus productos. Utilidad cambiaria: Indique la cuenta de utilidad cambiaria, si utiliza otra moneda. Pérdida cambiaria: Indique la cuenta de pérdida cambiaria, si utiliza otra moneda. Cuenta intercentro: Indique la cuenta de intercentro, si maneja varios centros de costo. Concepto IETU para depósitos: Determine el tipo IETU que contiene el sistema de Facturación para los depósitos. Tipo de Póliza para facturas: Determine el tipo de póliza que se utilizará para sus facturas por default tomará el tipo CLI. En el grupo de Asignación de niveles de cuentas se especificará: Aquí se define la estructura de las cuentas contables. En cada una de las divisiones hay siete campos los cuales representan un nivel de la estructura, en el cual puede definir la cantidad de caracteres que formarán dicho nivel. Cabe mencionar que no hay límite de caracteres para cada nivel, siempre y cuando la suma no exceda de veinte caracteres. La estructura de niveles definida en esta ficha tiene una forma jerárquica o de un árbol, de tal manera que cada código de cuenta, centro, partida o unidad de negocio capturado debe incluir los códigos de los niveles previos. Por ejemplo: ABC ABC123 ABC123XYZ 1er Nivel. 1er y 2do Niveles. 1er, 2do y 3er Niveles. Si desea incluir caracteres de separación entre los niveles, tales como guiones o líneas diagonales, utilice para ese fin el campo Carácter máscara. El carácter o símbolo que agregue en este campo se usará como separador entre cada nivel del código de cuentas contables y centros de costo. Por ejemplo: Para ver las cuentas contables debe definir los niveles así: Nivel 1, 3 caracteres. Nivel 2, 3 caracteres. Nivel 3, 3 caracteres. 11

12 El carácter máscara - es agregado por el sistema entre los niveles 2 y 3. Usted debe capturar los códigos de cuentas contables y centros de costo sin guiones o separadores. 2. Retenciones. En el grupo de Se retiene ISR al facturar se especificará si va a Retener ISR en la factura y se habilitarán las siguientes opciones: Porcentaje para retención de ISR: Indique el porcentaje que va a retener de ISR. Cuenta para retención de ISR: Especifique la cuenta contable para la retención de ISR que utilizará en factura. En el grupo de Se retiene IVA al facturar se especificará si va a retener IVA al Facturar y se habilitarán las siguientes opciones: Cuenta para retención de IVA: Seleccionará la cuenta para la retención de IVA esta se utiliza en la generación de la factura si tiene marcada la opción de retener IVA. Es retención de IVA por fletes (4%): Marque la opción si maneja sus facturas fletes para la retención. Retención del 100% del IVA: Marque la opción si maneja retención del 100% del IVA. En el grupo de Retenciones para obra pública se especificarán las cuentas que se considerarán en facturación. 12

13 Retenciones para obra pública: En esta opción se habilitarán las columnas en la parte inferior, ahí indicará sus retenciones que maneje para sus facturas como son 2 al millar CMIC, 5 al millar SFP etc. Habilitar retenciones: Marcar esta opción habilita las retenciones, de otra manera no serán visibles. Cuenta: Seleccionará la cuenta para la retención regulada. Porcentaje: Indique el porcentaje de la retención. Descripción: Indique la descripción que se mostrará en la factura. En el grupo de Impuestos trasladados se especificarán las cuentas que se considerarán en facturación. Impuestos trasladados: En esta opción se habilitarán las columnas en la parte inferior, ahí indicarán los impuestos trasladados, como servicio de hospedaje, de aeropuerto, etc. Habilitar trasladados: Marcar esta opción habilita los impuestos trasladados, de otra manera no serán visibles. Cuenta: Seleccionará la cuenta para el impuesto trasladado. Porcentaje: Indique el porcentaje de el impuesto trasladado. Descripción: Indique la descripción que se mostrará en la factura. 3. General. En esta pestaña debe indicar las opciones generales para su facturación electrónica las cuales son: 13

14 Tipo de facturas a emitir La versión de SIFEC cuenta con 4 tipos de facturas a emitir: Impresas, CFD, CBB y CFDI; en esta ficha se indicará el tipo de factura que se utilizará para ser emitida, así como el tipo predeterminado para facturar. Al seleccionar el tipo CFDI en tipo de facturas a emitir, aparece la sección de CFDI; en esta sección, se debe indicar; la contraseña para generar CFDI (esta se proporciona al momento de adquirir sus folios para CFDI; se enviará a su correo electrónico). En los avisos del sistema puede indicar el número de folios restantes que le queden por emitir cuando el número sea menor al propuesto o bien los días que le faltan para el vencimiento de los folios. Esquema 2011 (CFDI 3.0/CFD 2.0): seleccione esta opción para seguir operando de manera habitual en la generación de CFD y CFDI. El sistema dejará de timbrar bajo este esquema a partir del 1 de Julio Esquema 2012 (CFDI 3.2/CFD 2.2): seleccione esta opción para operar bajo el esquema El sistema timbrará únicamente con el esquema 2012 a partir del 1 de Julio Nota: Del día de hoy hasta el 30 de junio de 2012 estarán disponibles las dos opciones de timbrado. El cambio a partir del 1 de Julio 2012 en el timbrado solo bajo el esquema 2012, lo realizará el sistema internamente y no será necesario que el usuario modifique nada en el, esto se hará de manera automática. IEPS Este parámetro determina la manera de calcular el IVA cuando hay IEPS: Se puede calcular antes o después de IEPS. Monto base: Seleccione esta opción para calcular el IVA antes de IEPS. Monto base + IEPS: Seleccione esta opción para calcular el IVA después del IEPS. General Generar oportunidades mes con mes automáticamente: Al marcar esta opción el sistema solo generará una oportunidad al mes por todos sus pedidos si usted no lo quiere este proceso, quite el check y genera una oportunidad por cada cliente. Al enviar documentos de Factura electrónica por correo, enviar a Microsoft Outlook: Para habilitar esta opción deberá estar instalado Microsoft Outlook y tener configurada una cuenta de correo Requiere centro de costo para cada factura y pedido: Como su nombre lo dice mostrará el centro de costo para pedidos y facturas si usted cuenta con más de un centro de costo. 14

15 4. Regímenes. En el grupo de Regímenes identifique su actividad o actividades. Los regímenes fiscales capturados en esta ventana se agregarán en automático a las facturas generadas, dentro de los formatos Cuentas para productos. En el grupo de Cuentas para productos se especificará las cuentas que estarán disponibles para asignar a productos. Cuenta: Seleccione la cuenta para considerar en los productos. 15

16 Descripción: Muestra la descripción de la cuenta contable. 6. Rutas para archivos SIFEC Facturación Electrónica Aquí podrá especificar las rutas donde se guardarán sus documentos por empresa para CFDs/CFDIs, reportes mensuales y archivos de comunicación con SAT, ubicación de los reportes, formato predeterminado para impresión de facturas, la ubicación del logotipo que se utilizará en reportes. Ruta para documentos por empresa: Ruta base para guardar CFDs, reportes mensuales y archivos de comunicación con SAT. Ruta de formatos de reportes: Indique la ruta de formatos para reportes. Formato predeterminado para impresión de facturas: Seleccione el formato predeterminado para la impresión de facturas. Ruta de plantillas XLSX para pie de factura: Indique la ruta de plantillas para el pie de factura. Archivo a utilizar como logo en los reportes: Indique el archivo que utilizará como logo en los reportes. Nombre de la empresa que aparecerá en los reportes: Indicará el nombre que mostrará en los reportes. 7. Centros de costo En esta ficha se pueden agregar los centros de costo además de la unidad de negocios general que maneja el sistema; esto es solo en el caso que así se requieran. 16

17 Matriz y sucursal. En está ficha es necesario capturar los datos generales relacionados a la empresa. Los campos contenidos en esta ficha son: RFC. Es la clave del Registro Federal de Contribuyentes o cédula fiscal. Es el registro que identifica a la empresa en la secretaría de hacienda. 17

18 Nombre Empresa. Es el nombre o razón social de la empresa. Puede ser de una persona moral (empresa) o una persona física. Datos fiscales oficina matriz. Calle. Es el domicilio fiscal de la persona moral (empresa) o una persona física. No. Exterior. Número exterior del domicilio. No. Interior. Número interior del domicilio. Colonia. Es la colonia o sector de la ciudad donde se encuentra la dirección de la empresa. Localidad. Es el Pueblo o Ciudad en la que se encuentra la dirección de la empresa. Referencia. Sirve para detallar más exactamente el domicilio entre que calles se encuentra o si hay alguna otra referencia. Ciudad/Municipio/Delegación. Es la ciudad, municipio dirección de la empresa. o delegación donde se localiza la Estado. Es el estado donde se localiza la dirección de la empresa. C.P. Es el código postal que identifica la zona de la ciudad o estado donde se encuentra la dirección de la empresa, es muy importante si se espera recibir comunicación por correspondencia a partir de reportes enviados a otras zonas geográficas. País. En este campo se escribe el país donde se encuentra la empresa. Lugar de Expedición: En este campo indique el lugar de Expedición de la factura. Una vez llenados estos campos puede cambiar a las siguientes fichas de esta ventana para definir más aspectos de operación del sistema SIFEC Facturación Electrónica. El botón Aceptar cierra la ventana de Matriz y sucursal guardando los cambios efectuados en cada una de las fichas que la forman. El botón Aplicar solo aplica las modificaciones de la ficha en que se está capturando. Estos botones pueden usarse desde cualquiera de las fichas de la ventana de Matriz y sucursal. Los datos de la empresa se guardan dentro de la base de datos de SIFEC Facturación Electrónica. Así que si necesita controlar las obras de empresas diferentes por separado, bastará con crear una base de datos para cada empresa. 18

19 Certificados. SIFEC Facturación Electrónica En está ficha es necesario capturar los certificados que utilizará en las facturas que emitirá, estos datos se los proporciona el SAT. Los campos contenidos en esta ficha son: Es CFDI: Esta opción se marca para indicar que el certificado agregado será para emitir CFDI. De no indicarse esto se entenderá que es para la generación de CFD. Certificado. Los certificados de sellos digitales son expedidos por el SAT son para uso específico de Comprobantes Fiscales Digitales. Por medio de ellos el contribuyente podrá sellar electrónicamente la cadena original de los comprobantes que emita en cada una de sus sucursales; así se tendrá identificado el origen del comprobante fiscal digital, junto con la unicidad y las demás características que tienen los certificados digitales (Integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad). El contribuyente puede optar por pedir un sello digital para cada una de las sucursales, establecimientos o locales, donde emita comprobantes fiscales digitales. Ubique su certificado para cárgalo en el sistema tiene como extensión *.cer. No. Certificado. Es el número del certificado que le proporcionaron, consta de 20 caracteres lo carga en automático el sistema al cargar el certificado. Descripción. Es la descripción del certificado que va a utilizar. Matriz / Sucursal. Es el domicilio fiscal de la Matriz o Sucursal que seleccionara para su certificado. Llave privada o Clave (*.key). Es un archivo electrónico necesario para generar el uso de algoritmo asimétrico y que sólo debe ser conocido y resguardado por el propietario del par de claves o llaves (pública/privada). Con esta clave o llave privada se realiza el firmado digital, mismo que codifica el contenido de un mensaje. Password. Es el Password que le proporcionan de su llave privada. Vigencia Inicial: Indica la fecha del certificado. Vigencia Final: Indica la fecha final del certificado. Folios. Indicar sus folios los cuales usted solicitó, con botón derecho del mouse le mostrará una opción la cual es Captura de Folios. Serie: Indique la Serie de su Folio si tiene si no la puede dejar en blanco. 19

20 Folio Inicial: Indique el Folio inicial con el cual empezará a generar facturas. Folio Final: Indique el Folio Final hasta donde solicitó para sus facturas. No. Aprobación: Capture el número de aprobación del folio; (el No. Aprobación no es requerido para CFDI.) Año de aprobación: Capture el año de la aprobación de los folios; (el Año de Aprobación no es requerido para CFDI.) Predeterminado: Marque cual serie es la predeterminada. Folio Actual: Indica el Folio en el cual se encuentra generado las facturas. wi CFDI: Es necesario que cuando se maneje una base por sucursal que usa el mismo RFC, se manejen series diferentes porque el servidor web valida la serie y el folio; no se permite repetirlo. Es importante remarcar que la serie y el folio local no tienen que ver con el folio que asigne hacienda. Folios CBB/Impresas. En la ventana de Folios para CBB / Impresas, en esta ventana se dan de alta los folios para generar CBB o facturas pre-impresas; depende si se marca la columna Es CBB. Para agregar un CBB, se da de alta la serie, folio inicial, folio final, se indica No. de aprobación, fecha de aprobación, el tipo de comprobante, si es matriz/sucursal, indique el check de es CBB y en la columna de CBB agregue la imagen CBB almacenada. 20

21 Para cada tipo de facturas a emitir se pueden consultar sus reportes correspondientes. Folio CFDI. Esta ventana es una ventana de consulta, para que el usuario pueda revisar y a su vez tener el control de los folios disponibles para generar CFDI. En esta ventana se muestra la información de los folios utilizados y restantes de CFDI, al igual que la fecha de vigencia. Ventana de consulta, Folios disponibles. Tipos de Cuentas Esta ventana es de gran importancia para crear correctamente las Cuentas Contables, en ella se definen el rango que tendrán las cuentas. Para entrar a Tipos de cuentas: 1. Haga clic en el panel de Principal. 2. En el grupo de Catálogos seleccione la opción Tipos de Cuentas. 21

22 Descripción de campos: Tipo: Es un número consecutivo por medio del cual se define al tipo de cuenta, los tipos asignados son: 1 ACTIVO 2 PASIVO 3 CAPITAL 4 RESULTADOS 5 ORDEN Sub tipo: Al igual que la celda anterior es un número consecutivo para definir un segundo nivel a cada tipo antes definido. De tal forma que al agregar una cuenta ésta quede perfectamente definida, por ejemplo: Cuenta Descripción Tipo Subtipo 102 BANCOS 1 (ACTIVO) 1 (Circulante) 201 PROVEEDORES 2 (PASIVO) 1 (Corto plazo) Descripción: Es el nombre del Tipo generado. Texto Sub Tipo: Asigne el rubro que pertenece al tipo generado de la cuenta contable. Es Acreedora: Si se trata de una cuenta de naturaleza acreedora debe hacer clic en esta celda, el sistema pondrá una marca, si se trata de una cuenta deudora esta celda debe quedar en blanco. Cuenta inicial y Cuenta final: Es el rango numérico, que se le va asignar a las cuentas contables dependiendo de su tipo. Este rango se basa en el primer nivel que haya definido en la Opción de Niveles, Cuentas Contables, Nivel 1. Estos rangos se definen antes de llenar el catálogo de cuentas contables. Por ejemplo el Activo está representado por el número 100, el Pasivo por los 200, entonces el rango del Activo Circulante sería de 100 a 149, de Activo Fijo del 150 al 179 y el Activo Diferido de 180 a

23 Cuentas Contables Este es uno de los catálogos más importantes del sistema, en él debe capturar todo el catálogo de cuentas contables con que cuente la empresa, la captura de los códigos de cada cuenta debe corresponder a cada uno de los niveles previamente definidos en la ficha Niveles en Opciones del menú Principal. Para entrar a cuentas contables: 1. Haga clic en el panel Principal. 2. En el grupo Catálogos seleccione la opción Cuentas Contables. Descripción de campos: Cuenta. Es el código de la cuenta contable el cual sigue una estructura jerárquica. Es requerido capturar primero los niveles superiores para ingresar posteriormente los niveles inferiores. El sistema valido que éstas correspondan a la estructura definida en la ficha Niveles de las Opciones del sistema. 23

24 El código de la cuenta contable puede asemejarse a la ruta de un archivo en el explorador de Windows, donde cada carpeta está contenida dentro de otra. Por ejemplo, en el archivo C:\Mis Documentos\Cartas\Cartas Comerciales\Carta 1, esta ruta se podría considerar como el código de la cuenta de detalle, mientras que cada nivel superior sería una cuenta de mayor. De la misma forma, para la cuenta que representa los costos de mano de obra, la estructura es así: Recuerde que si desea incluir guiones separadores entre niveles, debe agregar el carácter máscara al definir la estructura de niveles. Descripción. Es el nombre de la cuenta contable de acuerdo al tipo de movimiento que representa su saldo. Tipo. Esta columna se refiere a la clasificación de las cuentas, dadas de alta en el panel Contabilidad/Tipo de cuenta. Subtipo. Es la sub-clasificación de las cuentas contables, dadas de alta en el panel Contabilidad/Tipo de cuenta. Bancos Este catálogo sirve para dar de alta los bancos que va utilizar para sus depósitos. Para entrar a Bancos: 1. Haga clic en el panel de Principal. 2. En el grupo de Contabilidad seleccione la opción Bancos. Descripción de campos: 24

25 Código: Es el código del banco. SIFEC Facturación Electrónica Nombre: Es el nombre del banco. Cuenta. Es una cuenta contable que se usará para banco en los depósitos. 25

26 Unidades SIFEC Facturación Electrónica Este catálogo sirve para dar de alta los bancos que va utilizar para sus depósitos. Para entrar a Bancos: 1. Haga clic en el panel de Principal. 2. En el grupo de Contabilidad seleccione la opción Bancos. Descripción de campos: Código: Es el código del banco. Nombre: Es el nombre del banco. Cuenta. Es una cuenta contable que se usará para banco en los depósitos. Tipos de Impuestos Este catálogo sirve para dar de alta los bancos que va utilizar para sus depósitos. Para entrar a Bancos: 1. Haga clic en el panel de Principal. 2. En el grupo de Contabilidad seleccione la opción Bancos. Descripción de campos: Código: Es el código del banco. Nombre: Es el nombre del banco. Cuenta. Es una cuenta contable que se usará para banco en los depósitos. 26

27 Productos SIFEC Facturación Electrónica En este catálogo se pueden dar de alta los diferentes productos que la empresa ofrece a sus clientes. Estos pueden ser usados al crear una cotización, pedido o factura. Para entrar a Productos: 1. Haga clic en el panel de Principal. 2. En el grupo de Catálogos seleccione la opción Productos. Esta acción abrirá la siguiente ventana: Este catálogo contiene las siguientes opciones: Código: Es un código que se le asigna a un producto para referirse a el. Descripción larga: Es una descripción de lo que es el producto. Por lo general son textos largos que describen muy detalladamente el producto. Unidad: Es la unidad de medida del producto. Precio: Es el precio que tiene un producto. Tipo IVA: Seleccione el tipo de IVA que maneja para el producto los cuales son Causa IVA, IVA 0%, IVA Exento. Moneda: Es el tipo de moneda que maneja el producto. Cuenta: Cuenta contable a la que pertenece el producto para su póliza de factura. Porcentaje IEPS: Este porcentaje será tomado en cuenta para el desglose IEPS en el producto. Monto IEPS: En esta opción se puede capturar un monto fijo de IEPS, esto aplica para gasolineras. Este monto será tomado en cuenta para el desglose IEPS en el producto. 27

28 Descripción: Es una descripción breve del producto. SIFEC Facturación Electrónica Retenciones Locales (Obra Pública): Si esta columna se encuentra activa, se tomará en cuenta en los pedidos y facturas al hacer los cálculos respectivos. Trasladados Locales (Hotelería): Si esta columna se encuentra activa, se tomará en cuenta en los pedidos y facturas al hacer los cálculos respectivos. Retenciones IVA (Fletes): Si esta columna se encuentra activa, se tomará en cuenta en los pedidos y facturas al hacer los cálculos respectivos. Empresa / Compañias Está opción mostrará las empresa / compañía, permite crear una nueva empresa / compañía para convertirla en un prospecto o cliente y poderle asignar pedidos, facturas o solo cotizaciones con el objetivo de convertirlo en un futuro cliente, hacerles modificaciones a los datos capturados a las que tenemos y para ver el histórico en la parte inferior de las facturas. 1. Nueva Empresa Usted podrá elegir entre varias opciones para crear una nueva empresa / compañía: Si se encuentra dentro de empresas / compañías, usted podrá hacer clic en Nueva empresa que se encuentra en él la barra Empresas. Haga clic en el botón para buscar Nueva empresa en caso de que no aparezca activada la opción. Del lado derecho de su pantalla se encuentra un menú de Empresas en el podrá hacer clic en Nueva empresa. 28

29 Una vez elegida la opción para crear una nueva empresa aparecerá la siguiente ventana: Al crear una empresa / compañía cuenta con los siguientes campos para capturar: Persona Moral / Física: Tipo de empresa, que validará la longitud del RFC de la empresa. Razón social: Es el nombre de la razón social de una empresa prospecto (Captura requerida). RFC: Es el RFC de la razón social (Captura requerida). RFC auxiliar: Sirve para manejar al cliente en diferentes monedas, si ya lo tiene dado de alta en pesos y lo necesita en dólares, genera un RFC ficticio y en el RFC Auxiliar le vincula el RFC del cliente. Al seleccionar el RFC Auxiliar el sistema le preguntará si trae los datos del RFC. Teléfono Principal: Es el número telefónico de la razón social (Captura requerida). 29

30 Contacto principal: En esta opción se podrá crear a un nuevo contacto (Captura requerida). Empresa padre / hija(s): Las empresas dentro de Neodata CRM 2010 tienen una estructura jerárquica, lo que le permite dar de alta empresas padre y empresas hijas para una empresa dada. Categoría: Es una categoría que puede asignarle a la empresa. Número de empleados activos: Es el rango de empleados de la empresa que le darán idea del tamaño de la misma. Fax: Es el número telefónico del fax de una razón social. Sitio Web: Es el sitio WEB corporativo de esta empresa. Correo electrónico: Es la dirección electrónica genérica de esta empresa. Calle: Es el nombre de la calle del domicilio genérico, fiscal o de envío que tiene una razón social. No. Int.: Número interior del domicilio genérico, fiscal o de envío que tiene la empresa / compañía. No. Ext.: Número exterior del domicilio genérico, fiscal o de envío que tiene la empresa / compañía. Colonia: Es el nombre de la colonia del domicilio genérico, fiscal o de envío que tiene una razón social. Municipio: Es el nombre de municipio o delegación del domicilio genérico, fiscal o de envío que tiene una razón social. Código Postal: Es el número de código postal que corresponde al domicilio genérico, fiscal o de envío que tiene una razón social. Localidad: Es el nombre de la ciudad que corresponde al domicilio genérico, fiscal o de envío que tiene una razón social. Estado: Es el nombre del estado que corresponde al domicilio genérico, fiscal o de envío que tiene una razón social. País: Es el nombre del país que corresponde al domicilio genérico, fiscal o de envío que tiene una razón social. Teléfono: Es el número telefónico que le corresponde al domicilio genérico, fiscal o de envío que tiene una razón social. Referencia: Es la ubicación o características de un lugar conocido o renombrado próximo al domicilio de la razón social. Moneda: Indique la moneda en que se maneja el cliente. 30

31 Sub-propietarios: Es el recurso o recursos con los que el recurso propietario comparte esta cuenta. Propietario. Es el nombre del recurso propietario que dio de alta a la razón social en el sistema. Este campo es asignado por el sistema. Cuenta: Es el número de una cuenta contable que se asigna a una empresa, esta opción solo funciona cuando se vincula con el sistema de comercialización de viviendas. Desglosa IEPS: Seleccione esta opción si el cliente lo requiere. Addenda: Si requiere de alguna addenda agréguela aquí. Una vez capturados todos los datos de la razón social haga clic en guardar guardados los datos el sistema mostrará el siguiente mensaje:. Ya Barra de herramientas para Empresas Regresar al listado. Muestra en forma de listado a las empresas de acuerdo al filtro de empresas que se encuentre seleccionado. Guardar. Guarda los datos de una empresa nueva o las modificaciones realizadas a la empresa seleccionada. Eliminar. Permite eliminar una empresa siempre y cuando no se le haya generado una oportunidad. Bloquear. Permite asignar a una empresa en estado inactiva o congelada. Fusionar. Permite agregar los contactos, actividades y oportunidades de una empresa a otra. Nuevo. Permite crear un contacto, empresa, oportunidad o generar una actividad a la razón social que se encuentra seleccionada. Anterior. Permite ir retrocediendo en los registros de las empresas para consultar datos. 31

32 Siguiente. Permite ir avanzando en los registros de las empresas para consultar datos. 32

33 Cotizaciones SIFEC Facturación Electrónica Permite elaborar y dar seguimiento a cada una de las cotizaciones que pertenece a la oportunidad de venta. Los campos que contiene está ficha son: Folio. Es un número consecutivo único que el sistema asigna de manera automática a las cotizaciones. Descripción. Muestra una idea general de una cotización. En este caso muestra el nombre de cotización para referirnos a ella, un número que representa el folio de dicha cotización y la fecha la cual representa la fecha en que se elaboró esa cotización. Fecha. Representa la fecha en que se elaboró una cotización. Monto. Corresponde a la cantidad monetaria que resulta de la suma de los productos que se encuentran en dicha cotización. Número de Cotizaciones Seleccione la oportunidad. Filtro por campos 33

34 Nueva cotización Para crear una nueva cotización deberá dar clic en el botón SIFEC Facturación Electrónica y capturar los datos correspondientes. Los campos que contiene está ficha son: Folio. Es un número único e irrepetible que el sistema asigna de manera automática. Tipo de impuesto. En esta opción se muestra el tipo de IVA predeterminado a utilizar en la cotización, o bien se puede seleccionar otro. Descripción. Muestra una idea general de una cotización. En este caso muestra el nombre de Cotización para referirnos a ella, un número que representa el folio de dicha cotización y la fecha la cual representa la fecha en que se elabora la cotización. Razón social. Es el nombre de la razón social. Domicilio. Es el domicilio correspondiente a la razón social. Editar. Este botón se utiliza para editar la dirección que se cargó al elegir la razón social. Forma de pago. En esta opción se indica la forma en que se realizará el pago. Método de pago. En esta opción se selecciona el tipo de pago que se utilizará. Condiciones de pago. Las condiciones de pago representan los acuerdos habituales establecidos con sus clientes, además de representar las obligaciones, cumplimientos y requisitos del pago. Fecha. Representa la fecha en que se elabora la cotización. Responsable. Es el nombre del responsable que dio de alta a la empresa en el sistema. Descuentos. Son las rebajas o compensaciones de una cotización. Auxiliar. Son datos o informes detallados sobre la cotización. Observaciones. Son datos o informes detallados para iniciar o completar el conocimiento exacto de una cotización. 34

35 Línea inicial. Representa la nota que aparecerá como línea inicial en una cotización al generar un reporte o documento. Nota. Representa la nota que aparecerá al final de una cotización al generar un reporte o documento. Contacto. Es el nombre de un contacto que representa a una razón social. Para generar una nueva cotización considere los siguientes pasos: 1. Seleccione el tipo de impuesto o deje el predeterminado del sistema. 2. Indique la empresa en el campo razón social; al generar una nueva cotización, todos los datos de la empresa serán propuestos dentro de la cotización (estos datos pueden ser editados para la misma). 3. Indique la forma, método y condiciones de pago, que serán tomadas en cuenta en la cotización. 4. Indique la fecha de realización de la cotización. 35

36 5. Si en la cotización se aplica algún descuento indíquelo en la casilla correspondiente. 6. Seleccione los campos de auxiliar, observaciones y contacto; pueden quedar vacíos si usted lo desea, al igual que línea inicial y nota. 7. Seleccione los productos que llevará la cotización desde el combo que se despliega en la columna producto, para elegir otro producto baje de renglón y de la misma manera seleccione un nuevo producto. 8. Una vez seleccionados los productos haga un clic en el botón Guardar y con esto quedará guardada la cotización. Si se guardaron correctamente los datos el sistema mostrará el siguiente mensaje: Enviar a documento PDF Esta opción permite mandar el reporte independiente de la cotización a un documento PDF. Para enviar el documento de la cotización realizada, considere lo siguiente: 1. Haga clic en el botón enviar a documento PDF. 2. De la ventana que aparece seleccione el archivo Cotización.rpx y haga un clic en el botón Crear PDF. Si quiere ver el archivo al terminar el proceso de creación, active la opción correspondiente.. 36

37 3. A continuación se despliega la ventana Crear PDF, en la opción de nombre de archivo el sistema propone el nombre del mismo; en la opción de la carpeta destino indique la ruta donde se va a guardar el documento, para indicarla haga clic en el botón de tres puntos. Posteriormente haga un clic en Aceptar. 4. El sistema mandará un mensaje indicando que la importación se ha realizado. 5. Revise el archivo PDF creado en la ruta que se indicó. Enviar a reporte SIFEC Esta opción permite visualizar el reporte de la cotización en el reporte SIFEC. Para enviar el documento de la cotización al reporte, realice los siguientes pasos: 1.- Haga clic en el botón enviar a reporte SIFEC. 2.- De la ventana que aparece seleccione el archivo Cotización.rpx y haga un clic en el botón Aceptar, para ver el reporte. 37

38 Copiar estos datos dentro de una nueva cotización SIFEC Facturación Electrónica Para copiar los datos de esta cotización a una nueva: 1. Haga clic en el botón. 2. El sistema mandará un mensaje pidiendo que confirme si quiere generar la cotización con el siguiente folio correspondiente. 3. Haga un clic en el botón Si. 4. Indique si desea cargar la nueva cotización. 38

39 Generar pedido a partir de una cotización SIFEC Facturación Electrónica Para hacer un pedido a partir de una cotización, seleccione el botón. Al hacer clic en este botón aparecerá el siguiente mensaje: Usted deberá hacer clic en el botón Si, para continuar y guardar el pedido con ese número de folio, de lo contrario haga clic en el botón No para cancelar. Al hacer clic en botón Si le mostrará el siguiente mensaje, haga clic en el botón Aceptar para continuar. A continuación consulte la ventana del pedido guardado. 39

40 Pedidos SIFEC Facturación Electrónica Permite elaborar y dar seguimiento a cada uno de los pedidos que pertenecen a la oportunidad de venta. Los campos que contiene está ficha son: Folio.- Es un número consecutivo que da por default el sistema al estar generando nuevos pedidos. Facturado.- Permite mostrar los pedidos que están facturados representándolo por medio de un identificador. Liberado.- Esta opción muestra si en pedido está liberado o pendiente representándolo por medio de un identificador. Razón social.- Muestra el nombre de la razón social a la cual se le hizo el pedido. Fecha.- Representa la fecha en que se elaboró un pedido. Monto.- Corresponde a la cantidad monetaria que resulta de la suma de los productos que se encuentran en la cotización y en el pedido. Número de Pedidos Seleccione la oportunidad. Filtro por campos Nuevo Pedido Para crear un nuevo pedido deberá dar clic en el botón correspondientes. Los campos que contiene está ficha son: y capturar los datos Folio. Es un número único e irrepetible que el sistema asigna de manera automática a los nuevos pedidos. Tipo de impuesto. En esta opción se muestra el tipo de IVA predeterminado a utilizar en el pedido, o bien se puede seleccionar otro. Razón social. Es el nombre de la razón social a la cual se le está generando su pedido. Domicilio. Es el domicilio correspondiente a la razón social. Editar. Permite editar los datos de la razón social seleccionada. Forma de pago. En esta opción se indica la forma en que se realizará el pago. Método de pago. En esta opción se selecciona el tipo de pago que se utilizará. 40

41 Condiciones de pago.- Las condiciones de pago representan los acuerdos habituales establecidos con sus clientes, además de representar las obligaciones, cumplimientos y requisitos del pago. Fecha. Representa la fecha en que se elabora el pedido. Retenciones reguladas. Con esta opción se incluyen retenciones reguladas al pedido. Responsable. Es el nombre del responsable que dio de alta a la empresa en el sistema. Descuentos. Son las rebajas o compensaciones en un pedido. Auxiliar. Son datos o informes detallados sobre el pedido. Observaciones. Son datos o informes detallados para iniciar o completar el conocimiento exacto del pedido. Contacto. Es el nombre de un contacto que representa a una razón social. Al generar un nuevo pedido, todos los datos de la empresa vinculada a la oportunidad serán propuestos dentro del pedido (estos datos pueden ser editados, desde el botón Editar). En caso de haber generado este pedido a partir de una cotización, el sistema incluirá todos los datos de la cotización origen dentro de su nuevo pedido. Para generar un nuevo pedido considere los siguientes pasos: 1. Seleccione el tipo de impuesto o deje el predeterminado del sistema. 2. Indique la empresa en el campo razón social, estos datos pueden ser editados para el pedido. 3. Indique la forma, método y condiciones de pago, que serán tomadas en cuenta en el pedido. 4. Indique la fecha de realización del pedido. 5. Indique el porcentaje de descuento que se tomará en cuenta para el pedido. 6. Seleccione los campos de auxiliar, observaciones y contacto; pueden quedar vacíos si usted lo desea. 7. Seleccione los productos que llevará el pedido desde el combo que se despliega en la columna producto, para elegir otro producto baje de renglón y de la misma manera seleccione un nuevo producto. 8. Si el pedido contemplará retenciones reguladas haga un clic en el botón el sistema desplegará la siguiente ventana: 41

42 Indique el porcentaje de la retención y active la casilla correspondiente. En esta ventana aparecen los porcentajes de las cuentas dadas de alta en opciones del sistema en la pestaña de Retenciones. Consideraciones para el uso de retenciones: El usuario puede modificar porcentajes o monto de las retenciones para realizar el pedido en curso o bien utilizar los porcentajes cargados en el catálogo. Para cambiar el porcentaje seleccione la casilla porcentaje, coloque el cursor en la columna % y proponga el nuevo porcentaje para las retenciones. Para cambiar el monto seleccione la casilla monto y proponga el monto requerido. Si se cambiaron los porcentajes de retención y se quiere utilizar los que se dieron de alta en las opciones del sistema, haga un clic en el botón. Una vez seleccionados los porcentajes de retención haga un clic en Guardar datos, o si quiere interrumpir la operación un clic en Cancelar. 9. Para considerar el IEPS en el pedido haga un clic en el botón Editar, al hacer esto entra al detalle del cliente. En la opción Desglosa IEPS, debe activar la casilla. Es importante mencionar que antes se debió indicar el porcentaje del IEPS dentro del catálogo de productos. Active la casilla para considerar el IEPS en los productos indicados. 42

43 10. Una vez indicado los datos del pedido, haga un clic en el botón Guardar y con esto quedará guardado. Si se guardaron correctamente los datos el sistema mostrará el siguiente mensaje: 11. Haga un clic en Aceptar. En la ventana de pedidos, dentro de la ventana de impresión, se encuentra la opción de Ver documentos generados; la ruta es la establecida en las opciones del sistema: Ruta de documentos por empresa, ahí se crea una subcarpeta para almacenar los pdf de los pedidos generados. 43

44 Liberar factura SIFEC Facturación Electrónica El botón da la opción de liberar o dejar pendiente el pedido. Al liberar un pedido se le puede generar una factura. Para liberar un pedido active la opción dentro de este botón, de otra manera si lo que quiere es dejar el pedido pendiente, deshabilite la opción. Permite liberar un pedido para que así se pueda generar una factura a él. Copiar estos datos dentro de un nuevo pedido Para copiar los datos de este pedido en uno nuevo: 5. Haga clic en el botón. 6. El sistema mandará un mensaje pidiendo que confirme si quiere generar el pedido con el siguiente folio correspondiente. 7. Haga un clic en el botón Si. 8. Indique si desea cargar el nuevo pedido. Cancelar un pedido Para cancelar un pedido considere lo siguiente: 1. Haga un clic en el botón Cancelar. 2. El sistema mandará un mensaje preguntando si desea cancelar el pedido. El proceso no se podrá revertir. 3. Haga un clic en el botón Si. Una vez cancelado el pedido en la esquina superior derecha de la ventana, se indica la leyenda Cancelado. No se puede cancelar un pedido que ya está facturado. 44

45 Generar Factura SIFEC Facturación Electrónica Al generar una factura el pedido tiene que estar liberado. Para generar una factura a partir de la ventana de pedidos, considere lo siguiente: 1. Haga clic en el botón de. 2. Se despliega la ventana del Generador de Factura con los datos cargados del pedido, si desea hacer alguna modificación puede hacerlo. 3. Posteriormente haga clic en Guardar y generar factura. 4. Se despliega el Comprobante Fiscal Digital y la factura queda guardada. Facturas Permite elaborar y dar seguimiento a cada una de las facturas que pertenece a la oportunidad de venta. Los campos que contiene está ficha son: Serie.- Es el carácter con el que se identifica la serie de los folios. Folio.- Es un número consecutivo que da por default el sistema al estar generando una nueva factura. Pedido.- Es el folio correspondiente al pedido origen de esta factura. Es necesaria la selección de un pedido para generar una factura. Estatus de Factura.- Es el estado en el cual se encuentra una factura. Pagada: liquidada. El icono verde representa que la factura se encuentra totalmente Pendiente: El icono amarillo representa que la factura está pendiente de pago. Razón social.- Muestra el nombre de la razón social a la cual se le hizo el pedido. Fecha.- Representa la fecha en que se elaboró una factura. Saldo actual.- Corresponde a la cantidad monetaria que resta para liquidar una factura. Importe total.- Corresponde a la cantidad monetaria total que se debe pagar de una factura. Póliza.- Esta opción permite ver la póliza generada en la factura. CFD.- Esta opción permite ver el Comprobante Fiscal Digital generado en la factura. 45

46 Status de Factura Número de Facturas Seleccione la oportunidad. Filtro por campos Nueva Factura Para crear una nueva factura deberá dar clic en el botón Generador de Factura.. Aparecerá la ventana de Tipo: En esta opción indique el tipo de factura que se va a generar. Folios. En esta opción se selecciona del combo los folios que serán tomados en cuenta en la factura. Serie. Es el carácter con el que se identifica la serie de los folios. Folio. Es un número consecutivo que da por default el sistema, al estar generando una nueva factura. Pedido. Es el folio correspondiente al pedido origen. Es necesaria la selección de un pedido para generar una factura. Tipo de impuesto. En esta opción se muestra el tipo de IVA predeterminado por el pedido a utilizar, o bien se puede seleccionar otro. Razón social. Es el nombre de la razón social a la cual se le está generando la factura. Domicilio. Es el domicilio correspondiente a la razón social. Editar. Este botón se utiliza para editar la dirección que se cargó al elegir la razón social. Forma de pago. En esta opción se indica la forma en que se realizará el pago. Método de pago. En esta opción se selecciona el tipo de pago que se utilizará. Condiciones de pago. Las condiciones de pago representan los acuerdos habituales establecidos con sus clientes, además de representar las obligaciones, cumplimientos y requisitos del pago. Retenciones reguladas. Con esta opción se incluyen retenciones reguladas a la factura. Responsable. Es el nombre del responsable que dio de alta a la empresa en el sistema. Descuentos. Son las rebajas o compensaciones que serán tomadas en cuenta para la factura. Auxiliar. Son datos o informes detallados para la factura. Observaciones. Son datos o informes detallados para iniciar o completar el conocimiento exacto de la factura. 46

47 Para generar una nueva factura, considere lo siguiente: SIFEC Facturación Electrónica 1. Haga clic en el botón de. Al hacer esto se despliega la ventana del Generador de Factura. 2. Indique el tipo de factura y de la opción Folios, la serie de folios que será tomada en cuenta en la factura. 3. En la opción pedido, seleccione el folio del pedido para realizar la factura, al generar una factura el pedido tiene que estar liberado. 4. El sistema manda el siguiente mensaje para que confirme el pedido seleccionado: Haga un clic en Si. 5. Al seleccionar el pedido se cargan los datos del mismo en la factura, si desea hacer alguna modificación puede hacerlo. 6. Indique el tipo de comprobante. 7. Si está facturando CFD/CFDI, indique el esquema para imprimir su factura hasta el 30 de Junio del 2012; a partir del 1 de Julio 2012 solo se imprimirán bajo el esquema Si está facturando en CFD/CFDI y requiere que se agreguen los datos adicionales de la ventana Adicionales, llénelos y los verá impresos en el XML: el número de cuenta pago, folio fiscal, serie folio fiscal, fecha folio fiscal y monto folio fiscal. Todos estos datos son opcionales, pueden no agregarse. 9. Posteriormente haga clic en Guardar y generar factura. 10. El sistema manda el siguiente mensaje indicando que una vez generada la factura no se podrán modificar los datos. 47

48 Haga un clic en Si. 11. A continuación se despliega el comprobante y la factura queda guardada. 48

49 EJEMPLO CFDI SIFEC Facturación Electrónica En la ventana de Factura el sistema se conectará en automático al servidor de facturación de CFDI. Una vez conectando en la factura mandará el mensaje de Conexión establecida. Si manda algún otro mensaje que no sea el anterior, verifique su conexión de Internet. 49

50 Al generar la factura, el sistema mandará el timbrado una vez teniendo los datos y el folio que se le asignó. Factura CFDI. Formato Pie de factura personalizado. En la ventana de Impresión de la factura, se pueden agregar los formatos de factura con iva formato pie CFD.rpx y factura con iva formato pie Delegación Tlalpan CFD.rpx; estos formatos se pueden personalizar de manera manual por el usuario. Haga clic en el botón de Pie de factura personalizado, para abrir la ventana del editor de pie de factura. Haga clic en el botón de pie de factura personalizado. 50

51 Una vez abierta la ventana, seleccione el formato para impresión del pie de la factura, como se ve en la pantalla a continuación; elija entre el formato de Delegación TLALPAN DF, Obra Pública con FG u Obra Pública y haga clic en el botón Cargar formato seleccionado. Seleccione el tipo de formato para impresión del pie de la factura. En el formato correspondiente se encuentran dos hojas: La hoja de datos: en esta hoja se muestran los datos ingresados en la factura; los cuales no son modificables. Indicar si el producto se imprime en el CFD o no. Para que el sistema tome en cuenta la impresión de cada producto, en la parte de Productos en la factura en la columna Imp, indique con un SI o un NO la impresión de los mismos. La hoja pie factura: esta hoja es modificable para el formato pie de la factura; en esta hoja el usuario puede acomodar los montos de acuerdo a lo que necesite, o bien crear un formato personalizado. 51

52 Se recomienda que para personalizar un formato, haga una copia del mismo y la modifique desde Excel ; así cuando necesite cargar esta información, seleccionará el formato personalizado. Los formatos se pueden ver haciendo un clic en Ver carpeta de plantillas. Los formatos predeterminados no guardarán formatos personalizados realizados directamente desde el sistema. Montos modificables. Una vez realizados los cambios necesarios, haga un clic en Aceptar. Regresando a la ventana de impresión del CFD, en el combo formato agregue el tipo de formato: factura con iva formato pie CFD.rpx o bien factura con iva formato pie Delegación Tlalpan CFD.rpx, y haga clic en el botón de Re-generar, para cargar el formato previamente personalizado. Seleccione el formato y haga clic en Re-generar. 52

53 Formato pie CFD. SIFEC Facturación Electrónica 53

54 Nota de crédito SIFEC Facturación Electrónica Para hacer una nota de crédito, indique lo siguiente desde la ventana de Facturas: 1. Indique el número de folio de pedido. 2. Una vez cargados los datos del pedido seleccionado, indique en la opción Tipo de comprobante, el tipo Egreso. 3. Posteriormente haga clic en Guardar y generar factura. 4. Seleccione la factura que afecta la nota de crédito o bien si no lo hace. 5. Si consultamos la póliza desde la ventana de Facturas dentro de Facturación, en ver póliza. 54

55 Observamos que los montos quedan en negativo. Así se aplicaría la nota de crédito. Ver CFD Al dar clic en el botón se puede ver el Comprobante Fiscal Digital. Formato para impresión de CFD Enviar documento por correo electrónico Imprimir Ver documentos generados Ver pie de factura personalizado 55

56 En esta ventana encontrará las siguientes funciones útiles: SIFEC Facturación Electrónica Formato para impresión de CFD. En esta opción el usuario puede seleccionar del combo el tipo de formato para impresión de CFD. Haga un clic en el combo y seleccione de los formatos para facturas que propone el sistema, uno de ellos: CFD 2012 Mostrador.rpx CFD 2012 De honorarios.rpx CFD 2012 De comisionistas.rpx CFD 2012 Con retenciones y 4 firmas. rpx CFD 2012 Con retenciones.rpx CFD 2012 Con IVA y datos de aduana.rpx CFD 2012 Con IVA formato pie.rpx CFD 2012 Con IVA.rpx CFD 2012 Con IEPS.rpx Una vez seleccionado el formato para impresión haga un clic en el botón Re-generar. El sistema mandará el siguiente mensaje informando que el documento se regeneró correctamente. Haga un clic en Aceptar. Ver documentos generados. Para ver la carpeta en donde se encuentran los documentos generados haga clic en el botón Ver documentos generados. El sistema desplegará la carpeta con los documentos que se hayan generado, esta opción le permite visualizar cualquier otro documento que tenga realizado desde la ventana de CFD. 56

57 Enviar documento por correo electrónico. Para poder enviar un documento por correo, el usuario deberá tener previamente configurado el correo electrónico con una cuenta válida. Al dar clic en el botón de enviar documento por correo electrónico, el sistema manda la ventana de mensaje de correo; indique la dirección de correo en la opción Para, si quiere hacer alguna modificación en el texto, hágalo y posteriormente presione el botón de Enviar. El mensaje adjunta los documentos generados. El mensaje quedará en la bandeja de salida y al enviar/recibir correos, el correo será enviado. Imprimir. Al hacer clic en el botón de impresión se despliega la ventana de imprimir, donde se puede configurar la impresión del comprobante. Una vez modificada la configuración haga un clic en Aceptar. Ver pie de factura personalizado. En el sistema se encuentra el formato pie Delegación Tlalpan DF.xlsx; este formato se puede personalizar de manera manual por el usuario. Haga clic en el botón de Pie de factura personalizado, para abrir la ventana del editor de pie de factura. Una vez abierta la ventana, seleccione el formato para impresión del pie de la factura, como se ve en la pantalla a continuación y haga clic en el botón Cargar formato seleccionado. 57

58 Seleccione el tipo de formato para impresión del pie de la factura. En el formato correspondiente se encuentran dos hojas: La hoja de datos: en esta hoja se muestran los datos ingresados en la factura; los cuales no son modificables. Indicar si el producto se imprime o no en el CFD. Para que el sistema tome en cuenta la impresión de cada producto, en la parte de Productos en la factura en la columna Imp, indique con un SI o un NO la impresión de los mismos. La hoja pie factura: esta hoja es modificable para el formato pie de la factura; en esta hoja el usuario puede acomodar los montos de acuerdo a lo que necesite, o bien crear un formato personalizado. 58

59 Se recomienda que para personalizar un formato, haga una copia del mismo y la modifique desde Excel ; así cuando necesite cargar esta información, seleccionará el formato personalizado. Los formatos se pueden ver haciendo un clic en Ver carpeta de plantillas. Los formatos predeterminados no guardarán formatos personalizados realizados directamente desde el sistema. Montos modificables. Una vez realizados los cambios necesarios, haga un clic en Aceptar. Regresando a la ventana de impresión del CFD, en el combo formato agregue el tipo de formato que incluya el pie de factura ejemplo: CFD 2012 Con IVA formato pie.rpx y haga clic en el botón de Re-generar, para cargar el formato previamente personalizado. 59

60 Formato pie CFD. SIFEC Facturación Electrónica 60

61 Aplicar depósito. SIFEC Facturación Electrónica Esta opción sirve para aplicar un depósito a la factura generada. Para aplicar un depósito a partir de la factura realice los siguientes pasos: 1. Haga un clic en el botón Aplicar depósito, aparece la siguiente ventana: 2. Seleccione el banco donde se realizó el depósito. 3. Indique el centro de costos. 4. Elija la fecha del depósito. 5. Indique el monto de depósito. 6. Capture los campos de factura, método de pago, #Cheque/Ref en caso de que aplique, banco origen, monto y observaciones. 7. Haga clic en el botón Guardar. 8. El sistema manda el siguiente mensaje de confirmación: 61

62 Se pueden hacer depósitos parciales en cualquier moneda si utiliza la moneda Dólares tendrá que capturar una paridad y puede indicar una paridad bursátil. a. Si cambia la paridad bursátil tendrá que Ajustar el monto a aplicar b. Si cambia el monto en el detalle del depósito tendrá que Ajustar el monto a aplicar. Ajustar monto a aplicar, si hace algún cambio en los campos marcados requiere calcular. Depósitos aplicados Esta opción permite consultar los depósitos que se han aplicado para liquidar una factura. Para consultar un depósito haga un clic en el botón Depósitos aplicados. Cancelar Para cancelar un depósito haga doble clic sobre el depósito en la ventana de depósitos aplicados. Posteriormente haga un clic en el botón. 62

63 El sistema manda el siguiente mensaje: SIFEC Facturación Electrónica Haga un clic en Si y el depósito estará cancelado. Para ver el depósito cancelado consúltelo en la ventana de Depósitos. 63

64 Facturación Mensual SIFEC Facturación Electrónica El reporte de facturación mensual genera 2 reportes uno para Excel y otro en TXT para SAT; para generar los reportes necesita hacer los siguientes pasos: Para entrar a Facturación Mensual: 1. Haga clic en el panel Principal. 2. En el grupo de consultas seleccione la opción Facturación Mensual. Descripción de campos: Periodo. Es el año y mes que seleccione para generar el los reportes. Generar reporte mensual a Excel. Genera el reporte mensual en Excel. Generar reporte mensual en TXT para SAT. Genera el reporte mensual en TXT para enviarlo al SAT con los datos generados. Abrir carpeta de resultados. Abre la carpeta donde se encuentran los archivos generados. Para consultar los archivos generados realice los siguientes pasos: 1. Seleccione el botón de Abrir carpeta de resultados. 2. Abrirá la carpeta con el nombre del RFC de la empresa que tiene dado de alta en la base de datos. 64

65 3. Dentro de la carpeta se encuentra una subcarpeta con el año y dentro de ella se encuentra el archivo de Excel dentro de la subcarpeta del día se encuentra el archivo TXT para el SAT. Reporte mensual a Excel El reporte mensual de Excel contiene las siguientes columnas: 1. Folio. Número de folio que se registró el CFD. 2. Fecha. Fecha de generación del CFD 3. RFC. Es el RFC del Cliente. 4. Importe. Importe del CFD. 5. CFD. Se lee el XML del CFD. 6. Póliza. La póliza en formato de leer en XML. Reporte mensual en TXT para SAT El reporte mensual de TXT para SAT se compone de: a. número del esquema: 1 para Facturas Electrónicas. 2 para Comprobantes solicitados por medio de un establecimiento autorizado. b. RFC del emisor. XXXX c. Mes y Año a ser reportado. mmyyyy 65

66 Los Registros inician y terminan con " "(barra vertical o pipe) campos delimitados por " ". Los campos en blanco si se declaran pero sin datos entre los delimitadores " " Registro 1: IVA a tasa cero PLW750114XP1 PPP /01/ :16: T , /02/2007,21/09/2009 VERACRUZ,MEXICO PANTACO Registro 2: Exento de IVA SWP P1 PPP /01/ :16: E , /02/2008,21/09/2009 VERACRUZ,NUEVO LAREDO Registro 3: IVA cobrado LOPQ750114X10 PPP /01/ :16: I , /05/2008,18/09/2008 VERACRUZ,LA PAZ Registro 4: Serie hasta 10 caracteres y cancelado ONC750114OG3 ABCDEFGHIÑ /01/ :20: E , /06/2008,21/01/2009 VERACRUZ,agua prieta Registro 6: Facturas Electrónicas para extranjeros que no cuentan con RFC (aplica únicamente para efectos del reporte mensual) XEXX ACDEGHIÑ /01/ :00: T CONSULTAS Facturas Para ver la consulta de una factura haga clic en el botón Facturas ubicado en el panel Principal en el grupo Consultas. En esta ventana se pueden hacer consultas de las facturas generadas por razón social. Para consultar una factura a partir de la ventana de consulta de facturas, haga doble clic sobre la misma y se desplegará la ventana de la factura generada. 66

67 Factura generada. Permite visualizar el importe y el saldo actual, así como desglosa los productos y depósitos que se le aplicaron a dicha factura. Si no se han hecho depósitos a la factura esta ventana permite hacerlo. Pedidos Para ver la consulta de un pedido haga clic en el botón Pedidos ubicado en el panel Principal en el grupo Consultas. En esta ventana se pueden hacer consultas de los pedidos generados. Para consultar un pedido a partir de la ventana de consulta de pedidos, haga doble clic sobre el pedido y se desplegará la ventana del pedido. Pedido. Permite visualizar el monto de todos los pedidos así como los pedidos facturados y liberados correspondientes a cada empresa. Ordenar por grupos La ventana de consulta de pedidos cuenta con la opción de clasificar a un campo en forma de árbol. Para que se lleve a cabo está clasificación realice los siguientes pasos: Haga clic izquierdo sostenido sobre el campo que quiere clasificar. Arrastre el campo seleccionado a la siguiente área. 67

68 Cuando aparezcan las flechas rojas suelte el campo que seleccionó. SIFEC Facturación Electrónica Campos Si desea que los datos se muestren de forma tradicional como lo presenta el sistema entonces realice la operación de manera inversa. Cotizaciones Para ver la consulta de una cotización haga clic en el botón Cotización ubicado en el panel Principal en el grupo Consultas. Para consultar una cotización a partir de la ventana de consulta de cotizaciones, haga doble clic sobre la cotización y se desplegará la ventana de la misma o bien haga un clic en el icono. 68

69 Cotización. Permite visualizar el monto de la cotización. Comunicaciones Con las siguientes opciones puede intercambiar información entre el sistema Contpaq i y SIFEC Contabilidad: Importar cuentas Esta herramienta le permite traer a su empresa creada en SIFEC Contabilidad las cuentas contables "bajadas" desde una empresa utilizada en Contpaq i Contabilidad. Para hacerlo, primero cerciórese de lo siguiente: 1. Que la cantidad de caracteres por nivel de las cuentas contables es la misma en ambas empresas. Vea Opciones-Cuentas. 69

70 2. Que en el catálogo de Tipos de Cuentas estén asignados los rangos de cuentas que correspondan a cada tipo, como Activo Circulante, Activo Fijo, y así por el estilo. Incluso, puede asignar todas las cuentas a un solo tipo, por ejemplo del 100 al 999 al activo circulante. El proceso de importación se encargará de reasignar a cada cuenta el tipo correcto, pero necesita uno para comenzar. Una vez revisado lo anterior, haga lo siguiente: 1. Dentro del panel Principal, diríjase al grupo Comunicaciones y haga clic en el icono de Importar cuentas. 2. Al abrirse la ventana de Importar catálogo de cuentas, use el botón con los binoculares para buscar la ruta del archivo de Excel generado desde Contpaq i Contabilidad. 3. Después de lo anterior, en el espacio Hoja seleccione la hoja del archivo de Excel donde están contenidos los datos. Por default es la hoja "Datos". 4. Haga clic en el botón Aceptar para proceder a la importación del catálogo de cuentas. Si existe algún problema con el origen de los datos, en el espacio de Mensajes le indicará cual es el problema. De lo contrario, el sistema le informará que el proceso se efectuó sin problemas e indicará que no hay mensajes. 70

71 Al terminar el proceso, puede abrir su catálogo de cuentas contables para verificar que todas las cuentas estén en su orden, naturaleza y tipo correctamente. Exportar cuentas Este proceso le permitirá generar desde SIFEC Facturador Electrónico un archivo de Excel con las cuentas contables que pueda ser recibido o cargado desde Contpaq i Contabilidad. Para realizar la exportación, haga lo siguiente: 1. En el panel Principal, vaya al grupo Comunicaciones. 2. En la ventana de Exportación de cuentas, use el botón de búsqueda (binoculares) para indicar la ruta donde se creará el archivo de exportación, y escriba el nombre del archivo a crear. 3. Finalmente, haga clic en Aceptar para realizar el proceso. Cuando éste haya concluido, el sistema se lo informará. 71

72 Y al abrirlo en Excel, tendrá ésta apariencia: Exportar pólizas Igual que en el caso anterior, ésta acción le permitirá crear un archivo de Excel con las pólizas contables capturadas en SIFEC Facturador electrónico, para que pueda recibirlo o cargarlo en Contpaq i Contabilidad. La exportación consta de los siguientes pasos: 1. En el panel de Principal, diríjase al grupo Comunicaciones. 2. En la ventana de Exportar pólizas, seleccione el ejercicio y mes contable que desea exportar. 72

73 3. Después, use el botón de búsqueda (binoculares) para indicar la ruta y nombre del archivo a crear. 4. En el espacio de Tipos de pólizas, deberá indicar a los tipos de pólizas de SIFEC su equivalente en Contpaq, no puede quedar ningún tipo sin asignar o no se podrá realizar la exportación. NOTA: Los tipos de pólizas en Contpaq i Contabilidad, son: 1 = Ingresos, 2 = Egresos y 3 = Diario. 5. Enseguida encontrara una casilla señalada como Todas las pólizas del periodo; por default estará marcada e indicará al sistema que exporte todas las pólizas del mes seleccionado. Si desea puede desmarcarla para seleccionar las pólizas específicas que desea exportar. 6. En el último espacio de la ventana, puede marcar en la casilla de selección de cada póliza si desea exportarla, siempre y cuando, haya desmarcado la casilla de exportar todas las pólizas. 7. Para realizar la exportación, haga clic en el botón Aceptar. El sistema le informará cuando el proceso haya concluido. Y se verá de la siguiente manera: 73

74 Exportar a contabilidad Esta opción genera un archivo de intercambio, en un archivo de Excel con la información que se desea exportar. 1.- Seleccione el periodo para generar. 2.- Si tiene mas de un centro de costos seleccione uno. 3.- Por último haga un clic en Generar archivo de intercambio. 4.- Para ver el archivo de intercambio haga un clic en el botón Abrir carpeta de resultados. 74

75 Importar a SIFEC contabilidad SIFEC Facturación Electrónica Esta opción le permite importar el archivo de intercambio que le hayan entregado, en un archivo de Excel. 1.- Seleccione el archivo a importar. 2.- Haga clic en el botón Importar. 75

76 Reportes. SIFEC Facturación Electrónica Para poder entrar a reportes oprima el botón de la impresora que está ubicado en el menú SIFEC. Oprima el botón de la impresora 76

77 En el reporteador, se encuentran las carpetas de Calendario, Catálogos, Factura electrónica, Oportunidades las cuales contienen varios reportes: El usuario podrá ver la información que necesite acorde al reporte que escoja. Para ver un reporte considere lo siguiente en el ejemplo mostrado: 1. Seleccione un reporte de la lista de reportes. 2. A continuación indique la información necesaria según lo pida la ventana del reporte seleccionado: a. Seleccione la cuenta inicial y final, o bien todas las cuentas como filtro. b. Seleccione todos o un nivel en específico de cuentas. c. Indique el mes contable inicial y final, para ser considerados en el filtro. d. Seleccione sólo pólizas revisadas y/o cuentas con saldos/movimientos, según necesite la información en el reporte. e. Para imprimir por hoja el saldo por cuenta, seleccione la casilla de salto de página por cuenta. f. Por último haga un clic en el botón Aplicar. 77

78 Para imprimir el reporte, haga un clic en el botón imprimir; esta opción permite elegir una impresora, un número de copias y modificar cualquier otra opción antes de imprimir. 78

79 Herramientas SIFEC Facturación Electrónica Seguridad del sistema En el nivel sistema de la seguridad, se controla el acceso de los usuarios por nombres y contraseñas únicas e irrepetibles, asignados por el administrador del sistema. De esta forma se evita que ingresen al programa y a las bases de datos personas ajenas que puedan dañar o extraer información confidencial. Para entrar a seguridad: 1. Haga clic en el panel Herramientas. 2. En el grupo Seguridad seleccione la opción Seguridad. Esta ventana cuenta con tres secciones, la primera del lado izquierdo nos mostrará en forma jerárquica los usuarios y perfiles con los que cuenta nuestro sistema, en la segunda sección permite nos muestra los módulos del sistema y en la tercera sección se puede asignar los permisos de acuerdo al modulo. Crear nuevo perfil Con esto podrá crear perfiles de permisos para los diferentes roles que existan en la empresa. Una vez creado el perfil podrá asignárselo a todas las personas que tengan este cargo sin tener que estar editando uno por uno. 1. Haga clic en el icono Nuevo perfil dentro de la pantalla seguridad y aparecerá la siguiente pantalla. 79

80 2. Capture el nombre del nuevo perfil y haga clic en aceptar. Repita este paso cuantos perfiles necesite. 3. Haga doble clic en el cuadro que aparece a la izquierda de cada opción. Las opciones marcadas son las únicas a las que tendrá acceso el usuario. Haciendo doble clic en el cuadro que aparece a la izquierda, marcará todas la opciones disponibles del menú. Podrá identificar el menú con todas las opciones marcadas en esta forma y con al menos una opción no marcada aparecerá de la siguiente manera. 4. Haga clic en Aplicar para guardar los permisos de los perfiles creados. Asignación de permisos para perfil 1. En el árbol del lado izquierdo de la pantalla, en la opción perfiles se desplegará los perfiles creados. Nombre del Perfil Usuarios y Perfiles Accesos al Sistema 80

81 2. Para poder activar los grupos de permisos que quiera que tenga el perfil bastará con que usted ponga en las casillas de verificación. Cada grupo cuenta con sus propios permisos que por default el sistema da por activados, si usted quiere restringir permisos bastará que desactive la casilla de verificación donde se encuentra. En la parte izquierda de la ventana podrá ver los grupos de permisos y del lado derecho cada uno de los permisos que puede asignarle a los usuarios. Para que se lleven los cambios de configuración bastará que usted de clic en el botón Aplicar y si usted ya no va hacer ningún cambio de clic en Aceptar. Eliminar Perfil 1. Abra la opción Perfiles para mostrar los perfiles dados de alta en el sistema. 1. Seleccione el perfil que desea eliminar. 2. Sitúe el cursor en el botón Eliminar perfil, aparecerá de inmediato el siguiente mensaje: 3. Haga clic en Sí en caso de que este seguro de eliminar el perfil de lo contrario haga clic en No. 81

82 Crear nuevo usuario SIFEC Facturación Electrónica La seguridad del sistema controla el acceso de los usuarios por nombres y contraseñas únicas e irrepetibles, asignados por el administrador del sistema. De esta forma se evita que ingresen al programa y a las bases de datos personas ajenas que puedan dañar o extraer información confidencial. 1. Haga clic en el icono Nuevo usuario dentro de la pantalla seguridad y aparecerá la siguiente pantalla: 2. Capture el nombre completo y el usuario con el cual ingresara al sistema. 3. Escriba la contraseña igual ó mayor a 8 caracteres y en la siguiente celda confirme la contraseña del nuevo usuario. Haga clic en Guardar y crear nuevo, para seguir creando usuarios. 3. Una vez capturados todos sus usuarios haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de alta de usuarios. Edición de Usuarios En esta pantalla podrá asignar las opciones del sistema a las cuales tendrá acceso cada uno de los usuarios del sistema creados, agregándoles permiso por permiso o asignándoles un perfil. 1. Elija Usuarios dentro de la pantalla Seguridad. 2. Haga clic en la celda Usuario / Sin Perfil y desplegará aquellos agregados en la pantalla Alta de Usuarios, elija el que deseé editar. 3. En la parte izquierda de la ventana podrá ver los grupos de permisos del sistema y del lado derecho cada uno de los permisos que puede asignarle a los usuarios. Presione doble clic en el cuadro que aparece a la izquierda de cada opción. Las opciones marcadas son las únicas a las que tendrá acceso el usuario. 82

83 4. Otra manera de asignarle permisos a los usuarios es asignándoles un perfil, haga clic en la celda Perfil y elija el que deseé. Una vez elegido podrá ver que en función al perfil cargo sus opciones correspondientes. También podrá agregar a quitar mas privilegios al usuario en edición, aunque opciones no estén habilitadas en el Perfil asignado. 5. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios a la edición de este usuario. estas 6. Usted deberá quitar en la opción de Usuario bloqueado para que el usuario pueda entrar y trabajar con el sistema con ese nombre de usuario, si usted no quita al querer entrar al sistema le aparecerá el mensaje que el Usuario está bloqueado y tendrá que entrar a seguridad para poder desbloquearlo. 7. Posteriormente de aplicar y luego de aceptar. Para evitar accesos indeseados es recomendable que una vez definidos los permisos el administrador del sistema, bloqueé el usuario Neodata o le asigne una contraseña, ya que esté cuenta con todos los permisos y carece de contraseña. La próxima vez que acceda a SIFE Contable deberá escribir su nombre de usuario y contraseña. Cambiar contraseña Una vez dado de alta el usuario, a través de esta opción podrá modificarle la contraseña asignada. 1. Haga clic en el icono Cambiar contraseña dentro de la pantalla seguridad. 2. Haga clic en usuarios y seleccione al usuario al cual desea modificarle la contraseña del árbol del lado izquierda de la pantalla de seguridad. 3. El procedimiento para el cambio de contraseña es muy simple, capture la nueva contraseña y por último rescriba la nueva contraseña para asegurar su correcta escritura. Use el campo o celda que corresponda para cada caso. 83

84 Eliminar usuario SIFEC Facturación Electrónica 1. Haga clic en usuarios y seleccione el usuario al cual se le va a eliminar 2. Haga clic en el botón eliminar usuario y aparecerá el siguiente mensaje: Al activar la casilla de verificación Eliminar usuario de todos los sistemas Neodata borrara el usuario de la base de datos y no tendrá acceso a ninguno de los sistemas de Neodata. Cambio de usuario Esta opción permite terminar la sesión del trabajo actual y dar comienzo a una nueva sesión de trabajo para otro usuario. 84

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