PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD E INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS

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1 NOMBRE: ELABORADO REVISADO APROBADO de los NOMBRE: NOMBRE: FECHA: FECHA: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD E INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS CONTROL DE MODIFICACIONES EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES Pag.1/8

2 1.- OBJETO El objeto de este procedimiento es definir el método para asegurar que todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad e de son aprobados, revisados, actualizados, identificados, editados, distribuidos y anulados de forma controlada. Así mismo, el método alcanza al control de documentación externa. De la misma forma, el método definirá los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión de Calidad e. 2.- ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todos los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad e de. 3.- DESCRIPCIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD E INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS Un Documento del Sistema de Gestión de Calidad e de es aquel donde se describen o especifican procesos o requisitos y cuyo uso principal es servir de ayuda o guía para el desarrollo de una actividad. Ejemplos: Manual de la Calidad, Procedimientos Generales, Plan APPCC, Programas de Prerrequisitos, Pautas de Recepción, Normas, Legislación y Reglamentos Los documentos se soportan en formatos, aunque también es un formato el soporte utilizado para registrar los registros de Calidad e Documentos del Sistema de Gestión de Calidad e Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad e de son: - Manual de Calidad de Calidad e Pag.2/8

3 - Procedimientos Generales de Calidad e - Plan APPCC - Programas de Prerrequisitos - Pautas de recepción - Política de Calidad e - Requisitos legales aplicables - Plan de formación - Plan de auditorías internas - Plan de limpieza y mantenimiento - Plan de calibración - Plan de análisis de agua y superficies - Documentos de procedencia externa Elaboración de documentos del Sistema de Gestión de de los Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad e de pueden ser elaborados por el Calidad e o por los responsables de las áreas afectadas. Todos los documentos contendrán como mínimo: título, logotipo de la empresa, número de revisión y fecha de revisión. Los formatos podrán ser elaborados por todo el personal que considere necesario su creación, en ese caso, el responsable del departamento al que pertenezca valorará la necesidad de su creación. Cada vez que se cree un formato, el Calidad e le asignará un código y lo registrará como tal en la carpeta de formatos Elaboración, revisión y aprobación de documentación A continuación se detalla una lista de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad e de y los responsables de su elaboración, revisión y aprobación. DOCUMENTO ELABORACION REVISIÓN APROBACIÓN RESPONS. CUSTODIA Dirección Manual de Calidad e de los de los Pag.3/8

4 Procedimientos Generales Plan APPCC Programas de Prerrequisitos de los de los de los Pautas de recepción de los Política de Calidad e Requisitos legales aplicables Consejo Rector de los Plan de Formación de los Plan de Auditorías Internas Plan de Limpieza y Mantenimiento Plan de calibración Plan de análisis de agua y superficies Documentos de procedencia externa de los de los de los de los Calidad e de los de los de los de los de los Responsables departamentos afectados de los de los de los de los de los Responsables departamentos afectados Distribución de documentación Se dispondrá de una única copia de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad e actualizada que estará disponible para su consulta en las oficinas de la empresa. El Calidad e será responsable de su actualización y control. En el caso de tener que distribuir alguna documentación del sistema a personal de obra que no trabaja en oficina, esta se entregará en mano, cumplimentándose el Pag.4/8

5 formato: Control de distribución de documentos (FORM_01) que servirá de acuse de recibo de la documentación entregada Actualización de documentos Cuando se producen cambios en un documento del Sistema de Gestión de Calidad e, estos se identificarán sobre el propio documento, realizándose una edición nueva de este con una nueva fecha y número de revisión. Una vez que el documento está correctamente identificado con los nuevos cambios, el Calidad e, actualizará los documentos en la carpeta de documentación del sistema. Los documentos en papel anulados serán destruidos para evitar así su uso no intencionado. Los documentos en soporte informático pasarán a una carpeta de anulados para poder ser utilizados en caso de futuras consultas. Cuando se trate de actualizar formatos, estos no se distribuirán como copia controlada, pero sí el Departamento de Calidad e es responsable de retirar todas las versiones antiguas de sus puntos de uso y sustituirlas por la nueva. Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad e estarán recogidos en el formato: Lista de documentos y registros (FORM_02) CONTROL DE DOCUMENTOS DE PROCEDENCIA EXTERNA Los documentos de procedencia externa son todos aquellos documentos no creados directamente por el Sistema de Gestión de Calidad e de, sino que, aunque su origen es externo, también son incorporados a nuestro sistema para el eficaz funcionamiento del mismo. Algunos ejemplos de documentos de procedencia externa pueden ser: normativa y legislación aplicable, especificaciones, documentos o planos del cliente, pedidos del cliente CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD E INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS Pag.5/8

6 Un Registro es un documento que proporciona evidencia de las actividades desempeñadas, se usa para demostrar la conformidad con los requisitos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad e. Algunos ejemplos de registros pueden ser albaranes de entrada, pedidos de compra, partes de inspección Identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros de la calidad. Los registros se identifican mediante su nombre y, algunos de ellos también por su codificación. Todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad de están incluidos en la lista de documentos y registros. Para el control de los registros del Sistema de Gestión de de los se establecen las siguientes pautas: - Identificación: La identificación del documento se realiza mediante el nombre del registro - Almacenamiento y protección: El responsable de la cumplimentación del registro será el encargado de su archivo o, en su defecto, de entregarlo a su superior inmediato para que proceda a archivarlo. Las carpetas donde se archivan los registros en papel serán conservadas en las oficinas y, una vez completadas, pasarán al archivo de la empresa. En el caso de registros en soporte informático, se procederá a hacer copias de seguridad periódicamente, para ello, una vez a la semana, el Responsable de Calidad e realizará una copia de seguridad en un disco duro externo, este disco duro se guardará en unas instalaciones distintas a las oficinas de la empresa. - Recuperación: Los registros en papel serán archivados por fecha, de modo que su localización y recuperación sea rápida y fácil. Del mismo modo, los registros informáticos se archivarán en el disco duro externo identificados con la fecha de almacenamiento para poder ser fácilmente recuperables. - Retención y disposición de los registros: Se establece un periodo de conservación de los registros mínimo de 5 años. Una vez superado el tiempo de conservación, los registros podrán ser destruidos o pasarán a formar parte del archivo-histórico de la empresa. Pag.6/8

7 3.4-PROTECCIÓN DE REGISTROS Los registros serán protegidos de igual forma que los documentos, es decir, estarán en formato papel y serán controlados por el Calidad e. Los registros en formato digital serán protegidos mediante formato PDF (sólo lectura), para evitar modificaciones indeseadas. 4.-RESPONSABILIDADES El Calidad e tiene la responsabilidad de: - Elaborar y/o aprobar todos los documentos relativos al Sistema de Calidad e. - Controlar y distribuir toda la documentación generada. - Mantener todos los documentos en el último estado de revisión. - Vigilar que todos los registros de Calidad e son tratados conforme a lo descrito en este procedimiento. El tiene la responsabilidad de: - Revisar y/o aprobar la documentación del Sistema de Gestión de la. El Consejo Rector tiene la responsabilidad de: - Definir la Política de Calidad e Los demás departamentos tienen la responsabilidad de: - Colaborar con el Departamento de Calidad e en la elaboración, control y distribución de los documentos del Sistema de Calidad e relacionados con sus áreas. - Mantener la documentación de su departamento perfectamente identificada y actualizada - Llevar a cabo la correcta identificación, conservación y archivo de los registros de Calidad e que sean de su competencia. - Colaborar con Calidad e en todo lo relativo a la creación y conservación de los registros de calidad. 5.-DOCUMENTACIÓN Y REFERENCIAS Pag.7/8

8 - Norma UNE-EN-ISO 22000: Documentos de procedencia externa 6.-ANEXOS - Control de distribución de documentos - Lista de documentos y registros Pag.8/8

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