Procedimiento para la confección de documentos e instructivos de trabajo

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO El propósito de este documento es establecer las pautas para confeccionar y emitir los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de CR INGENIERÍA. 2. ALCANCE 2.1 El presente debe ser atendido por todas las áreas de Gestión de Calidad de CR Ingeniería cuando se confeccionen y emitan documentos para el Sistema de Gestión de Calidad y procesos operativos con la siguiente salvedad: 2.2 En los casos en que el cliente especifica o solicita por cualquier medio, un formato determinado para la documentación relacionada con una obra o en particular, esta debe elaborarse bajo ese estándar. Lo anterior incluye procedimientos, registros, instructivos u otros documentos según corresponda. De no existir lo anterior, el formato a utilizar se rige por lo indicado en PC-CDI Esta versión es aplicable para todos los documentos emitidos con fecha posterior al 21 de Junio del RESPONSABILIDADES 3.1 Representante de Gerencia 3.2 Gerentes de Área 3.3 Coordinador de Calidad 3.4 Jefe/Encargado de Área 4. DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Procedimiento para el Control de Documentos (PC-CDO-02) 4.2 Procedimiento para el Control de Registros de calidad (PC-CRC-03) 5. TERMINOLOGÍA

2 Página 2 de Procedimiento: Documento que describe la realización de actividades respondiendo el qué, cómo, cuando, dónde y por quién son realizadas estas actividades. Generalmente, su ejecución involucra a más de un área del sistema de gestión de calidad. 5.2 Instrucción de : También denominado Instructivo, es un Documento que describe la realización de una actividad específica de un proceso del sistema de calidad. Su ejecución generalmente involucra a un sector ó área del sistema de gestión de calidad. Instrucción de para efectos del Sistema de Calidad es sinónimo de Instructivo. 5.3 Registros de calidad: Son los documentos o archivos en los cuales se identifica, agrupa, codifica, conserva y dispone todo lo referente a los productos elaborados o servicios prestados. Los registros de calidad se deben conservar para demostrar que se ha logrado la calidad requerida y la operación efectiva del sistema de calidad. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplicable 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Para la confección y emisión de todos los procedimientos, instrucciones de y registros, se debe cumplir lo siguiente: 7.1 Formato Todos los procedimientos, instrucciones de y documentos de planificación deben ser confeccionados en el siguiente formato (salvo aquellos documentos especificados en el punto 2.2), el cual es utilizado en la parte superior de todas las páginas del documento. Todos los documentos serán emitidos a través de los módulos creados para uso del Sistema de Gestión de Calidad en el sistema computacional de CR Ingeniería. 7.2 Identificación La identificación o codificación del documento debe escribirse en el recuadro ubicado en el sector superior derecho del formato y tiene la siguiente estructura:

3 Página 3 de 6 COD: TIPO INICIALES DEL NOMBRE - NUMERO TIPO P Significa Procedimiento IT Significa Instrucción de Trabajo DEX Documento externo REG Registro MAN Manual de calidad Las codificaciones se asignan según lo descrito en los procedimientos para el control de documentos y registros respectivamente En el caso que un documento se emite producto de una obra o en particular, la identificación se registra bajo la siguiente estructura: COD: TIPO NUMERO DE ORDEN DE TRABAJO - NUMERO El encabezado de los documentos debe ser como se indica a continuación, salvo en los casos especificados en el punto 2.2. de este procedimiento: Nombre del documento COD: REV: Página de 7.3 Primera edición Para todos los procedimientos, instrucciones de y registros que se emiten por primera vez, se escribe 00 en el recuadro N REVISION. 7.4 Estructura de los Procedimientos

4 Página 4 de Salvo aquellos indicados en el punto 2.2., todos los procedimientos tienen la estructura y contenido indicado en el anexo La redacción debe ser clara, precisa sin utilizar frases largas, ambiguas ni tiempos verbales condicionales Se debe utilizar la misma numeración y orden en la estructura de los documentos, y cuando alguna sección de la estructura no sea aplicable se escribe No aplicable o no aplica en la sección correspondiente El texto del documento debe estar estructurado en párrafos y subpárrafos Cuando se utilicen términos en idiomas distintos al español, se debe mantener el idioma original indicando la traducción entre paréntesis, siempre y cuando esta acción no confunda la comprensión del usuario. 7.5 Estructura de las Instrucciones de o Instructivos Los instructivos de tiene un formato libre, es decir, pueden tomar la forma de: diagrama de flujo, fotos, esquemas, texto, etc. El control de este tipo de documentos sigue las indicaciones descritas anteriormente. Salvo aquellos indicados en el punto 2.2. de este procedimiento. 7.6 Estructura de los Documentos de Planificación La estructura de estos documentos se muestra en el punto REGISTROS No aplicable 9. ANEXOS Anexo 1:

5 Página 5 de 6 Estructura de los Procedimientos 1. Objetivo Se debe indicar para qué se hace el procedimiento, cual es su propósito. 2. Alcance Indicar la(s) área(s) que aplican el documento. 3. Responsabilidad Indicar el cargo responsable por la aplicación del procedimiento. 4. Documentos aplicables Listar otros documentos que se requieran para realizar la actividad descrita o forman parte de consideraciones legales aplicables. Referencias. 5. Terminología Definir términos necesarios para aclarar las actividades descritas en el documento. 6. Equipos y Herramientas Sólo en caso aplicable. 7. Actividades del Procedimiento Describir en forma secuencial la actividad que da origen al procedimiento, tomando en cuenta quienes participan, qué hacen como se hace, cuando y dónde se hace. 8. Registros Listar aquella documentación que se genera como resultado de la actividad descrita y que permite demostrar la ejecución de la misma. Ejemplos: planillas, formatos, órdenes de compra, etc. 9. Anexos

6 Página 6 de 6 Formatos o formularios necesarios que se requieran mostrar para aclarar una actividad. 10. Modificaciones del Documento Se informa (n) la(s) modificación(es) que el documento ha sufrido producto de lo cual se emite una nueva revisión. Sólo aplicable a partir de la primera modificación. Todos los procedimientos emitidos, revisados y/o modificados deben registrar las modificaciones en la siguiente tabla la cual debe ser incluida en el punto 10 de los procedimientos. Con lo cual se implementa un nuevo mecanismo para el control de cambios de estos documentos. Modificación Cambios realizados Nº de Revisión Obsoleta Revisión de Aprobación de En esta tabla se debe registrar la fecha de la modificación realizada, un breve detalle de los cambios realizados, número de revisión que queda obsoleta y la fecha de revisión y aprobación de la misma. 10. Modificaciones del documento. Modificación 12/08/2015 Cambios realizados Se modifican el responsables de la revisión y aprobación del presente documento. Nº de Revisión Obsoleta Revisión de Aprobación de 00 21/06/ /06/2010