1.- INTRODUCCIÓN. Creación de bases de datos bajo software libre con OpenOffice Base Tema 6.

Transcripción

1 1.- INTRODUCCIÓN. Un formulario es un tipo de objeto de una base de datos que nos va a permitir visualizar el contenido de una tabla con un diseño personalizado. Por medio de ellos podremos trabajar de una forma más vistosa y cómoda con los datos de las tablas y las consultas de la base de datos. Al seleccionar el objeto Formularios desde la Ventana de la Base de datos se visualizan las dos formas diferentes de crear un formulario. Ver la figura. Existen 2 formas de crear formularios: Usar el asistente para crear formulario. Crear formulario en vista Diseño. Lorenzo José Díaz de Haro - 1 de 64

2 2.- USAR EL ASISTENTE PARA CREAR UN FORMULARIO. Este es el camino más sencillo para crear formularios. Se trata de ir respondiendo a las preguntas formuladas en las diferentes pantallas que se irán abriendo. Se creará un formulario basado en las respuestas proporcionadas. Elegimos la opción: Usar el asistente para crear formulario... de la pantalla de la Base de datos. Al elegir esta opción el diseño del formulario seguirá los siguientes pasos: Paso 1: desplegamos la lista Tabla/Consultas y elegimos la tabla o consulta sobre la que trabajará el formulario. Una vez elegida la tabla aparecen en el panel de la izquierda los campos de la tabla. Con los botones del centro seleccionamos los campos deseados para el formulario. En el panel de la derecha irán apareciendo dichos campos. Hacemos clic en Siguiente. Ver la figura: Paso 2: En este segundo paso, nos pregunta si deseamos configurar un subformulario ( es un formulario insertado en otro formulario ) en cuyo caso no vamos a hacerlo y hacemos clic en Siguiente. Ver la figura: Lorenzo José Díaz de Haro - 2 de 64

3 Paso 3: En este paso elegimos la distribución de los campos en el formulario, es decir como se van a presentar los datos. Puede ser: en Columnas Etiquetas a la izquierda, en Columnas con Etiquetas arriba, en forma de Hoja de datos y en Bloques con Etiquetas arriba. En el ejemplo elegimos en Columnas Etiquetas a la izquierda y hacemos clic en Siguiente. Ver la figura: Lorenzo José Díaz de Haro - 3 de 64

4 Paso 4: A continuación elegimos el Modo de Entrada de Datos, donde tenemos 2 opciones principales: Utilizar el formulario para introducir datos nuevos, en este caso, no se mostrarán los datos existentes. El formulario mostrará todos los datos, en cuyo caso, tenemos otra serie de opciones que podemos activar. Seleccionaremos la segunda opción. Paso 5: En este paso vamos a aplicar un estilo al formulario. Base proporciona una lista de posibles estilos. Debajo de dicha ventana se ve como queda el estilo seleccionado. Elegimos el estilo Azul brillante, y hacemos clic en Siguiente. Ver la figura: Lorenzo José Díaz de Haro - 4 de 64

5 Paso 6: Por último, debemos de asignar un nombre al formulario. Por defecto coge el nombre de la tabla, dejamos ese nombre. También se puede abrir la ventana de diseño y modificar el formulario eligiendo el segundo botón de opción Modificar el formulario o dejar marcada la primera opción Trabajar con el formulario como haremos en este caso. A continuación, hacemos clic en Finalizar. Ver la figura: Paso 7: Por último, se ejecuta el formulario para ver o introducir información, ( en este caso referente a la Lorenzo José Díaz de Haro - 5 de 64

6 tabla CLIENTES ). Ver figura: 3- CREAR UN FORMULARIO EN VISTA DISEÑO. Si elegimos esta opción, lo creamos manualmente. Se abre la ventana de diseño y el cuadro de herramientas donde están los controles que se pueden insertar en el formulario. Ver la figura que se muestra: Lorenzo José Díaz de Haro - 6 de 64

7 Si los Campos del control del formulario no aparecen, hacemos clic en Ver Barra de herramientas Campos de control del formulario en donde tenemos los botones más utilizados para el diseño de un formulario, que son los siguientes: Selección: Activa / Desactiva el modo Selección, que permite seleccionar cualquiera de los campos que tenemos insertados en el formulario. Modo Diseño: Activa / Desactiva el Modo Diseño, el cual permite activar el formulario para introducir elementos en él o bien desactivarlo, en cuyo caso no se podrán insertar elementos. Check Box ( Casilla de Verificación ): se utiliza cuando se quiere guardar un Si o un No. Campo de Texto: inserta un cuadro de texto. Campo Formateado: permite insertar un campo formateado. Botón: inserta un botón que ejecutará una acción determinada. Option Button ( Botón de opción ): se utiliza cuando hay que elegir un valor entre un grupo de valores. Listado: permite listar un conjunto de valores. Lorenzo José Díaz de Haro - 7 de 64

8 Combo Box ( Cuadro combinado ): para elegir un elemento de una lista de ellos desplegándola. Campo de Etiqueta: inserta una etiqueta en el formulario. Más Campos de Control: permite ver más campos de control que pueden ser útiles en la creación del formulario. Ejemplo de aplicación: Diseñar un formulario para trabajar con los datos de la tabla CATEGORIAS. La apariencia del formulario se muestra en la siguiente figura: Paso 1: Abrir la base de datos. Paso 2: Seleccionar Formularios de la barra de Objetos y elegir la opción Crear un formulario en vista Diseño. Paso 3: Hacer clic en el botón Guardar y dar un nombre al formulario, por ejemplo FormCategorias. Paso 4: Ya en la ventana de diseño hacer clic en el botón Campo de Etiqueta, hacer clic en el formulario y dibujar un recuadro indicando el tamaño de la etiqueta. Lorenzo José Díaz de Haro - 8 de 64

9 Paso 5: Una vez establecida, seleccionar el Campo Etiqueta puesto en el formulario y cambiar el tipo de letra a Bitstream Vera Sans Mono, elegir de tamaño 18 y poner negrita. Para cambiar el tipo de letra, tamaño y negrita, seleccionamos el Campo Etiqueta y hacemos clic en el botón derecho del ratón, para que nos aparezca un menú contextual con una serie de opciones, dentro de las cuales elegimos Campo de Control..., visualizándose la siguiente pantalla, que hace referencia a las propiedades del Campo Etiqueta y que vamos a modificar posteriormente según nos pide dicho apartado: En la pestaña General es donde se encuentran los campos que tenemos que modificar para que el formulario quede como se indica en el Paso 5. Paso 6: A continuación, vamos a seguir insertando elementos en nuestro formulario. Una vez introducido el título principal, vamos a introducir un nuevo Campo Etiqueta llamado Categoria: y junto a él un Campo de Texto, el cual nos va a permitir ver los números de Categorías que ira asignando el sistema. Si tenemos algún problema a la hora de situar el cuadro de texto en la posición que necesitamos se puede modificar pulsando con el botón derecho encima del Campo de texto, y en el menú contextual que Lorenzo José Díaz de Haro - 9 de 64

10 aparece seleccionando en la opción Anclaje la opción Al carácter. Por el momento no vamos a realizar ningún tipo de modificación sobre dichos campos, quedando como se muestra en la siguiente figura: Paso 7: Introducimos cada uno de los restantes elementos que faltan para completar el formulario, quedando como se indica al comienzo de dicho ejercicio. Para ello será necesario, modificar las diferentes propiedades de los elementos insertados, en este caso, solamente las propiedades de los objetos de tipo Campo Etiqueta con las siguientes propiedades: Fuente: Bitstream Vera Sans Nomo Tamaño: 12 Estilo: Negrita Color: Negro Paso 8: Para asignar el color de fondo deseado al formulario, hacemos clic sobre el botón derecho en un lugar libre del formulario e indicamos la opción Página..., a continuación, nos vamos a la pestaña Fondo y elegimos el color Azul 3. Lorenzo José Díaz de Haro - 10 de 64

11 Paso 9: Para ejecutar el formulario, primeramente debemos de cerrar la ventana de Diseño, y una vez que estamos en la ventana principal de la Base de Datos, seleccionamos el formulario en cuestión, en este caso FormCategorias, hacemos clic sobre el botón derecho del ratón y elegimos la opción Abrir, la cual nos va a permitir ejecutar el formulario. Como resultado obtendremos la siguiente figura: Paso 10: Observamos que no ocurre nada, se debe a que los Campos de Texto no tienen asociados los datos de ninguna tabla. Para que el formulario funcione hay que asociar a los elementos de texto los campos de la tabla CATEGORIAS. Paso 11: Para ello debemos volver al diseño, cerrando la ventana que contiene el formulario y regresando a la ventana principal de la Base de Datos, seleccionamos el formulario en cuestión, en este caso FormCategorias, hacemos clic sobre el botón derecho del ratón y elegimos la opción Editar, la cual nos va a permitir manipular el formulario asociando a los diferentes Campos de Texto los campos correspondientes de la tabla CATEGORIAS. Lorenzo José Díaz de Haro - 11 de 64

12 Paso 12: En primer lugar, vamos a asociar la tabla CATEGORIAS al formulario. Para ello hay que abrir las propiedades del formulario, marcando algunos de los elementos que componen nuestro formulario y haciendo clic en el botón derecho del ratón. A continuación se nos muestra un menú contextual, del cual elegimos la opción Formulario.... Se nos mostrará una ventana en la que podemos ver las Propiedades del Formulario, según indica el título de dicha ventana. A continuación, como se ven en dicha figura, seleccionamos la pestaña Datos y en el campo Contenido indicamos el nombre de la tabla a la que hace referencia el formulario, en este caso, la tabla CATEGORIAS. Paso 13: Por último, nos queda asociar a cada uno de los Campos de Texto su correspondiente campo en la tabla CATEGORIAS. Para ello, seleccionamos el primer Campo de Texto haciendo doble clic sobre él, y nos aparecerán las propiedades de dicho campo, como se muestra a continuación: Lorenzo José Díaz de Haro - 12 de 64

13 Como se ve en dicha figura, seleccionamos la pestaña Datos y en el primer campo seleccionamos el campo que se muestra en la figura, que hace referencia al campo Id Categoria. Procedemos de igual forma al restante campo, seleccionando en este caso el nombre respectivamente. De esta forma, ya tendremos los campos de la tabla CATEGORIAS asociados a dicho formulario. Para poder visualizarlos, lo único que tendremos que hacer es cerrar dicho formulario y abrirlo nuevamente en modo Abrir como se ha indicado en los pasos anteriores, viendo en este caso los diferentes datos que contiene dicha tabla y pudiendo realizar algunas modificaciones, inserciones o borrado de información en la tabla desde dicho formulario. Se tiene que conseguir un formulario que se verá de esta forma: Lorenzo José Díaz de Haro - 13 de 64

14 Para movernos entre los diferentes registros y realizar distintas operaciones sobre ellos, usaremos la barra Navegación de Formularios que nos aparece en la parte inferior ( en la que destacan los siguientes elementos: búsqueda de registros desplazamiento entre registros inserción de nuevo registro guardar cambios registro deshacer entrada de datos eliminación del registro actual. Lorenzo José Díaz de Haro - 14 de 64

15 4.- CREACIÓN DE FORMULARIOS MAESTRO/DETALLE CON EL ASISTENTE. Este tipo de formularios nos permite visualizar registros de una tabla detalle relacionados con una tabla maestra. Por ejemplo, si tenemos una tabla de equipos de fútbol y una tabla de jugadores, en un formulario maestro/detalle (también llamado formulario con subformulario) cada vez que se apunte a un registro de la tabla de equipos serán apuntados automáticamente los jugadores relacionados con dicho equipo. Si nos movemos por los registros de la tabla de equipos de fútbol irán apareciendo cada lista de jugadores de cada registro de equipo de fútbol. Vamos a crear un formulario que permita relacionar los pedidos con los detalles de pedidos y al que llamaremos FormDetallesPedido. Paso 1: Abrimos la base de datos y nos vamos al apartado de formularios. Paso 2: Pulsamos la opción Usar el asistente para crear formulario... Paso 3: Seleccionamos la tabla PEDIDOS y los siguiente campos de dicha tabla (el campo Servido no lo ponemos, por ahora). Paso 4: Pasamos al paso de Configurar un subformulario donde se nos permitirá crear un subformulario Lorenzo José Díaz de Haro - 15 de 64

16 asociado al formulario de pedidos. Activaremos la opción de Agregar subformulario. Como tenemos creada la relación entre la tabla PEDIDOS y la tabla DETALLES DE PEDIDO seleccionamos crear un subformulario basada en una relación existente, apareciendo la relación con la tabla DETALLES DE PEDIDO. Seleccionamos la tabla y pulsamos Siguiente para seguir con la creación de formulario. Paso 5: A continuación agregaremos los siguientes campos para el subformulario (no será necesario el campo Id Pedido, ya que el valor de dicho campo será el valor del que tenga la tabla PEDIDOS). Una vez seleccionados los campos pulsamos el botón de siguiente para continuar con el asistente. Lorenzo José Díaz de Haro - 16 de 64

17 Paso 6: Pasamos a definir como deseamos ver el formulario y el subformulario (o sea la tabla PEDIDOS y la tabla de DETALLES DE PEDIDO). La mejor forma de poder visualizar este tipo de formularios es poner el formulario principal en columnas con etiquetas a la izquierda y el subformulario como hojas de datos. Una vez definido como queremos la visualización pasamos al paso siguiente. Paso 7: En esta pantalla podemos seleccionar el modo de entrada de datos. Por defecto el formulario mostrará todos los datos, permitiendo cualquier operación. Se quedará esta opción marcada y pasaremos a seleccionar el estilo que deseamos para la pantalla. Lorenzo José Díaz de Haro - 17 de 64

18 Paso 8: Seleccionamos el estilo Azul brillante y pasamos a dar el nombre FormDetallesPedido al formulario. Paso 9: A continuación abrimos el formulario para poder trabajar. Lorenzo José Díaz de Haro - 18 de 64

19 Como vemos el formulario nos permite insertar datos tanto en el pedido como en los detalles del pedido asociados al pedido, pero nos encontramos con que es poco intuitivo dicho formulario, ya que el cliente debe ser asignado con un código y el producto ha de ser de la misma forma, ademas de que conforme vamos insertando productos la cantidad no se va recalculando el total de los pedidos, y falta por poner el campo servido. En el próximo apartado veremos como arreglar todos estos problemas. 5.- DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS I: CUADRO DE LISTADO EN EL FORMULARIO PRINCIPAL. Nos encontramos con que en el anterior apartado hemos tenido los siguientes problemas: El cliente debe ser asignado como un código: Este problema lo arreglaremos creando un cuadro de listado. El producto debe ser asignado como un código: Este problema lo arreglaremos creando un cuadro de listado. Conforme vamos insertando productos la cantidad no se va recalculando el total de los pedidos: Crearemos una consulta que vaya recalculando. Falta por poner el campo servido: Pondremos una casilla de verificación. Creación de un cuadro de listado para el cliente. Vamos a añadir un campo de lista al formulario FormDetallesPedido donde podremos seleccionar el cliente desde dicho campo de lista, mostrando los apellidos y nombre del cliente, en vez de escribir el número del cliente. Paso 1: Abrimos el formulario FormDetallesPedido en modo de edición para poder realizar modificaciones. Lorenzo José Díaz de Haro - 19 de 64

20 Paso 2: De la barra de herramientas que se encuentra situada a la izquierda seleccionamos el objeto Listado, que nos permitirá insertar un cuadro de texto que nos mostrará la lista de clientes. Dicho cuadro de texto mostrara la lista de clientes mediante un menú desplegable, pero cuando el menú no se encuentre desplegado solamente mostrará el cliente seleccionado en el pedido. Para insertar el objeto Listado en el formulario simplemente lo seleccionamos y lo arrastramos a la posición que deseemos, indicando su tamaño (es conveniente seleccionar un tamaño adecuado al que tenemos con los demás cuadros de texto). Paso 3: Al insertar el objeto Listado aparecerá un asistente para configurar el cuadro de lista. Lo primero que tenemos que seleccionar es la tabla de la que mostraremos los datos. En este caso seleccionaremos la tabla CLIENTES. Una vez que seleccionamos la tabla CLIENTES pulsamos el botón Siguiente. Lorenzo José Díaz de Haro - 20 de 64

21 Paso 4: Seleccionaremos el campo que visualizaremos en el nuevo cuadro de lista que hemos puesto en el formulario. Deseamos que se muestre el campo ApellidosNombre de la tabla CLIENTES (que es la que hemos seleccionado con anterioridad). Una vez que lo hayamos seleccionado pulsamos el botón de Siguiente. Lorenzo José Díaz de Haro - 21 de 64

22 Paso 5: En la siguiente pantalla de la configuración del cuadro de lista configuraremos el vínculo que existe entre la tabla PEDIDOS y la tabla CLIENTES (o sea, configuraremos la relación existente entre lo que vamos a mostrar en el cuadro de lista, en nuestro ejemplo será ApellidosNombre de la tabla CLIENTES, que será el mismo cliente cuyo Id Cliente sea el mismo que el de la tabla PEDIDOS). Tras realizar el vínculo pulsaremos el botón de Finalizar, ya que habremos acabado con el proceso de configuración del cuadro de listado. Lorenzo José Díaz de Haro - 22 de 64

23 Una vez que hemos acabado con la configuración obtendremos la siguiente pantalla con nuestro nuevo objeto en ella. Lorenzo José Díaz de Haro - 23 de 64

24 Si cerramos la pantalla de diseño guardando los cambios, y la abrimos en modo de ejecución podremos ver que nuestro cuadro de lista funciona correctamente. Podremos seleccionar clientes a partir del nuevo cuadro de lista. Lorenzo José Díaz de Haro - 24 de 64

25 Ahora es necesario arreglar la pantalla borrando el campo Id Cliente del formulario, ya que no nos es necesario. Pondremos también el mismo color al cuadro de lista como el de los los otros para que queden todos iguales, así como una etiqueta que ponga cliente, cuyo color de fuente será blanco. La pantalla nos quedará de la siguiente forma: Lorenzo José Díaz de Haro - 25 de 64

26 Existen algunas utilidades a la hora de trabajar con un formulario que nos permitirán hacer un diseño más eficaz. Estas utilidades se encuentran en la barra de herramientas situada en la parte de abajo de la pantalla de diseño y son las siguientes: Control: este botón se activará cuando tengamos seleccionado un control u objeto del formulario, y nos permitirá sacar las propiedades del control u objeto seleccionado. Formulario: este botón nos permite sacar las propiedades del formulario. Navegador del formulario: este botón nos permitirá navegar por los distintos objetos incrustados en el formulario. Agregar campo: este botón nos permitirá agregar un campo de la tabla con la que estemos trabajando en estos momentos. Secuencia de activación: este botón nos permite definir el orden por el que podremos Lorenzo José Díaz de Haro - 26 de 64

27 navegar por los distintos objetos (por ejemplo definiremos que de la fecha pasaremos al cliente, y del cliente al total, y así sucesivamente). A esto se le llama también Orden de tabuladores. Estas distintas pantallas las podemos ver todas juntas de la siguiente forma: 6.- DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS II: CUADRO DE LISTADO EN LA REJILLA DE DATOS. Aunque la idea de crear un cuadro de listado para el producto es la misma que para el cliente en el formulario principal, este caso es más complicado, ya que el cuadro de listado ha de aparecer dentro de la rejilla de datos que tenemos. Para crear dicho cuadro de listado hemos de seguir los siguientes pasos: Lorenzo José Díaz de Haro - 27 de 64

28 Paso 1: Abrir la base de datos y a continuación abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseño. Paso 2: El principal problema que tenemos es que la rejilla se divide en 3 columnas: Id Producto, Cantidad y Precio Actual, y en vez de esta división deseamos tener Descripción de Producto (como un cuadro de listado donde podamos seleccionar cada producto), Cantidad, Precio Actual y SubTotal (que será la operación Cantidad*Precio Actual). Para ello lo primero es entrar en la configuración de las columnas. Pulsamos el botón derecho sobre la columna Id Producto de forma que nos aparece un menú contextual que nos indica que operaciones podemos hacer con la columnas en la rejilla. En este caso nos iremos a la opción Eliminar Columna, ya que esta columna no será necesaria. Lorenzo José Díaz de Haro - 28 de 64

29 Paso 3: Una vez eliminada la columna necesitamos crear una nueva columna, que será el cuadro de listado que mostrará los productos. Para ello, sobre la primera columna que ahora es Cantidad volvemos a pulsar el botón derecho y en el menú contextual contextual que aparece seleccionamos Insertar columna, y a continuación Listado. Lorenzo José Díaz de Haro - 29 de 64

30 Paso 4: Al insertar la nueva columna nos aparecerá una columna con nombre Columna1 a la izquierda del todo, que será la que ahora configuremos para que muestre nuestro listado de productos. Para ello pulsamos el botón derecho sobre la nueva columna y seleccionamos la opción Columna, que nos permitirá configurar dicha columna. Paso 5: Ahora viene el paso más complicado que es configurar el origen de datos del listado y a que está ligado. Para ello lo vamos a hacer poco a poco. Cuando aparezca la pantalla denominada Propiedades: Listado (que aparece al haber seleccionado Columna en el menú contextual de Columna1) configuraremos en la pestaña de datos las opciones que aparece de la siguiente forma: Campo de datos: Esta opción indica que dato es el que vamos a almacenar en la tabla del subformulario. En nuestro caso, como la tabla del subformulario es DETALLES DE PEDIDO el dato que deseamos almacenar es Id Producto. Tipo del contenido de lista: En esta opción se indica que tipo de contenido se va a mostrar en el cuadro de listado. Este tipo de contenido puede provenir de diversas fuentes: Lista valores, tabla, pregunta, SQL (una consulta como las que hemos realizado anteriormente) o un campo de una tabla. En nuestro caso vamos a acudir a una consulta SQL, ya que necesitamos obtener el nombre del producto de la tabla PRODUCTOS, y que su código de producto(el campo Id Producto de la tabla PRODUCTOS) enlace con el de la tabla DETALLES DE PEDIDO. Seleccionaremos la Lorenzo José Díaz de Haro - 30 de 64

31 opción Sql. Contenido de lista: Este campo permite indicar cual va a ser el contenido de la lista. Como el tipo ha sido indicado como Sql pulsamos el botón. De esta forma podemos definir cual va a ser el contenido que queremos que se muestre en la lista. Al pulsar el botón nos aparecerá una nueva pantalla para crear consultas (tal y como se comento en el apartado de la construcción de consultas). Para nuestro ejemplo crearemos una consulta sobre la tabla PRODUCTOS que muestre los campos Descripción y Id Producto. Cuando terminemos de definir la consulta la guardamos y cerramos la pantalla. Campo ligado: Será el campo a mostrar en la lista, por lo que ponemos el valor 1. Por defecto se quedará que el segundo campo de la consulta (que es Id Producto de la tabla PRODUCTOS) será el que se una con el campo de datos (que es Id Producto de la tabla DETALLES DE PEDIDO). La pantalla de configuración de la Columna1 ha de quedar de la siguiente forma: Lorenzo José Díaz de Haro - 31 de 64

32 Paso 6: Sin cerrar la pantalla pulsamos en la pestaña de General y modificamos las siguientes opciones: Título: Descripción del producto Ancho: 7.00 cm Lorenzo José Díaz de Haro - 32 de 64

33 Paso 7: Una vez que hemos realizado dichas modificaciones cerramos la pantalla y guardamos los cambios realizados en el formulario. Si cerramos el formulario y lo abrimos de modo que podamos trabajar podremos ver que hemos creado un cuadro de listado para poder seleccionar los productos dentro de la rejilla de datos. Lorenzo José Díaz de Haro - 33 de 64

34 7.- DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS III: CREACIÓN DE UN CAMPO CALCULADO. Un campo calculado es una campo o columna la cual se le realiza una operación con los datos de una tabla y se muestra en pantalla, pero sin que este campo o columna exista dentro de la base de datos. El caso más común es el cálculo de subtotales (totales parciales). Por ejemplo, en nuestro ejemplo, cuando realizamos pedidos asociamos a los pedidos varias líneas (cuando en una tienda nos entregan una factura de diversas cosas tenemos en la parte superior lo que se denomina cabecera de la factura, y en la parte central el cuerpo de factura, estando compuesto dicho centro de factura por líneas de detalle de la factura) de pedido, que están compuestos por el producto que queremos pedir, una cantidad y un precio de cada producto. Un subtotal sería de cada producto pedido sería la multiplicación entre la cantidad y el precio. En la siguiente tabla podemos ver un ejemplo de un campo calculado (denominado en este caso Subtotal del producto). Producto Cantidad Precio Subtotal del producto Tornillo 0,5 mm 5 0,25 1,25 Martillo mango palo 3 2,5 7,5 36 0,14 5,04 Destornillador estrella Tijeras Arandela Para crear un campo calculado en nuestra rejilla de datos hemos de realizar los siguientes pasos: Paso 1: Abrir la base de datos y a continuación abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseño. Lorenzo José Díaz de Haro - 34 de 64

35 Paso 2: Seleccionar el subformulario y con el botón derecho del ratón sacar el menú contextual, y en dicho menú seleccionar la opción Formulario... (también se puede llegar seleccionando el subformulario y pulsando, que es el botón que nos muestra las propiedades del formulario seleccionado, que en este caso es el subformulario). Una vez abierto la ventana de propiedades nos movemos a la pestaña de datos, donde podremos ver el origen de los datos del subformulario. La ventana que obtendremos tendrá este aspecto. Lorenzo José Díaz de Haro - 35 de 64

36 Paso 3: Como podemos observar en la pantalla anterior el origen de datos del subformulario es la tabla DETALLES DE PEDIDO, que contiene los campos Id Pedido, Id Producto, Cantidad y Precio Actual. Como el origen de datos es una tabla no podemos crear un campo calculado sobre ella, ya que, en ese caso, crearíamos un campo físico sobre dicha tabla (como puede ser el campo Cantidad). La solución al problema es muy sencilla: convertir el origen de datos de una tabla a una consulta Sql, ya que con una consulta Sql podemos realizar las mismas operaciones que con la tabla, además de poder crear los campos calculados. La opción Tipo de contenido nos da 3 posibilidades: Tabla: Para seleccionar una tabla de datos como origen directamente. Consulta: Para seleccionar una consulta Sql creada en el apartado de consultas. Comando SQL: Podemos crear una consulta Sql que no este creada en el apartado consultas. Así que modificamos la opción Tipo de contenido del subformulario indicando que es un Comando SQL, ya que vamos a crear una nueva consulta que no existe, y a continuación pulsamos el botón de Contenido donde nos aparecerá de nuevo la pantalla para construir nuestra nuevo comando SQL. Nos aparecerá la siguiente pantalla: Lorenzo José Díaz de Haro - 36 de 64

37 Paso 4: En este paso hemos de construir la consulta que queremos mostrar en el subformulario. Los datos han de provenir de la tabla DETALLES DE PEDIDO, por lo que seleccionaremos dicha tabla como única tabla para trabajar. Una vez que la tenemos seleccionada pasaremos a seleccionar los campos que nos interesan, que serán Id Pedido,Id Producto, Cantidad y Precio Actual. Tendremos la siguiente pantalla: Lorenzo José Díaz de Haro - 37 de 64

38 Paso 5: El nuevo campo, que será el campo calculado que deseamos crear, es la operación Cantidad*Precio Actual, así que en la cuarta columna (que en estos momentos estará en blanco) ponemos los siguientes valores: Campo: Cantidad * Precio Actual Alias: Subtotal del producto Tabla: Detalles de Pedido Visible: Activado. Lo visualizaremos en la pantalla de la siguiente forma: Lorenzo José Díaz de Haro - 38 de 64

39 Paso 6: Una vez que ya tenemos creado el campo calculado guardamos los datos y cerramos la pantalla de creación de consultas. Volveremos a la ventana de Propiedades del formulario, y veremos que el origen de los datos ya ha cambiado. La ventana quedara de la siguiente forma: Lorenzo José Díaz de Haro - 39 de 64

40 Paso 7: Cerramos la ventana de Propiedades del formulario, y pasamos a añadir una nueva columna a la rejilla de datos. El tipo de objeto de la nueva columna de datos será Campo formateado (OJO: no será esta vez un Campo de texto). La razón de escoger un campo formateado es que nos va a permitir definir como queremos visualizar el campo que hemos creado. Al añadirlo nos quedará la rejilla de la siguiente forma: Lorenzo José Díaz de Haro - 40 de 64

41 Paso 8: En la nueva columna que ha aparecido (en este caso se llama Columna2) hemos de configurarla para que muestre el nuevo campo que hemos creado. Pulsamos sobre ella el botón derecho del ratón y al aparecer el menú contextual seleccionamos la opción Columna. En la siguiente pantalla aparece el menú contextual. Paso 9: Obtendremos la ventana de Propiedades del campo formateado, y en ella seleccionaremos, en la pestaña de datos, en el apartado Campo de datos... nos aparecerá para seleccionar el nuevo campo calculado que hemos creado. La pantalla se mostrará de la siguiente forma: Lorenzo José Díaz de Haro - 41 de 64

42 Paso 10: En la pestaña de General ponemos que el título de la columna sea Subtotal del Producto, y en la opción de Sólo lectura la ponemos a Sí para que no se pueda escribir sobre dicha columna. Ahora seleccionaremos cual es el formato en que queremos visualizar los datos de la columna Subtotal del Producto, así que para ello acudiremos a la opción Formato, y pulsaremos el botón. Una vez que lo hemos pulsado nos aparecerá una pantalla para poder seleccionar distintos formatos de como queremos visualizar el contenido. Seleccionaremos la categoria Moneda y el formato ,00. En la ventana se mostrará así: Lorenzo José Díaz de Haro - 42 de 64

43 Paso 11: Una vez seleccionado el formato pulsamos el botón de aceptar. A continuación, en el campo Valor predeterminado ponemos el valor de 0. Esto es muy importante, ya que sino, al insertar cualquier dato, nos dará un error de que debemos insertar datos en esta nueva columna (y esta columna simplemente calcula datos). Indicamos también que el campo sea de Sólo lectura. La ventana de Propiedades del campo formateado a de quedar de la siguiente manera: Paso 12: Cerramos la ventana de Propiedades del campo formateado y antes de cerrar el formulario vamos a modificar el tamaño de la rejilla y de la ventana principal para adaptarlos al tamaño adecuado y a continuación guardamos los cambios. Si abrimos de nuevo el formulario para poder trabajar nos encontraremos con que la columna está recalculando los datos automáticamente y con forma de visualizarlo correcta. Lorenzo José Díaz de Haro - 43 de 64

44 8.- DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS IV: CREACIÓN DE UN CAMPO CALCULADO PARA EL FORMULARIO PRINCIPAL. En este caso en concreto vamos a crear un campo calculado que se va a encargar de realizar un cálculo sobre el total de los registros que contenga el subformulario respecto del registro actual del formulario principal. Veamos los siguientes ejemplos: Lorenzo José Díaz de Haro - 44 de 64

45 Una tabla de DISCOS y una tabla de CANCIONES DE DISCOS: Siendo la tabla del formulario principal la de DISCOS y la tabla del subformulario la de CANCIONES DE DISCOS, podríamos crear un campo calculado que contara el número total de canciones que tiene cada disco. Una tabla de PEDIDOS y una tabla de DETALLES DE PEDIDOS: Siento la tabla del formulario principal la de PEDIDOS y la tabla del subformulario la de DETALLES DE PEDIDOS, podríamos crear un campo calculado que sumara la cantidad por el precio de cada producto, obteniendo así el total del importe del pedido. Vamos a trabajar con el ejemplo que hemos estado siguiendo anteriormente, y que hemos descrito en el segundo punto de los ejemplos. Paso 1: Abrir la base de datos y a continuación abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseño. Lorenzo José Díaz de Haro - 45 de 64

46 Paso 2: No podemos asociar el nuevo campo calculado al formulario principal, ya que este depende de la tabla PEDIDOS, y tampoco podemos asociarlo al subformulario ya que depende de la tabla DETALLES DE PEDIDO pero para mostrar todos los registros de la tabla asociados a la de PEDIDOS, pero no está preparada para calcular el total de cada pedido. Hemos de crear un nuevo formulario que nos calcule el total del pedido. Para ello abrimos el Navegador del formulario pulsando el botón. Nos aparecerá la siguiente pantalla: Paso 3: En el navegador del formulario nos aparecerá el formulario principal (con el nombre MainForm) y el subformulario (con el nombre SubForm). Todo lo demás son los diversos objetos que se encuentran Lorenzo José Díaz de Haro - 46 de 64

47 en los formularios. Lo que hemos de hacer es añadir un nuevo subformulario al formulario principal (que será donde se realicen los cálculos del total del pedido). Para ello pulsamos el botón derecho del ratón sobre el formulario principal, y en el nuevo menú contextual que aparece seleccionamos Nuevo y a continuación Formulario, con lo que insertaremos un nuevo subformulario que depende del formulario principal. El menú contextual que aparecerá será el siguiente: Paso 4: Al insertar el nuevo subformulario, en la ventana del Navegador de formulario, aparecerá un nuevo formulario cuyo nombre pondrá Standard, pero al que llamaremos subformcalculototal (si no podemos cambiarle el nombre simplemente pulsando el botón derecho del ratón encima nos saldrá de nuevo un menú contextual que nos permitirá cambiar el nombre). El Navegador de formulario nos quedará de la siguiente forma: Lorenzo José Díaz de Haro - 47 de 64

48 Paso 5: Ahora hemos de asignar al nuevo subformulario cuales van a ser los datos que debe mostrar (recordamos que es el cálculo del total del pedido del formulario principal). Para ello pulsamos el botón derecho del ratón encima para sacar el menú contextual y seleccionamos la opción Propiedades. Lorenzo José Díaz de Haro - 48 de 64

49 Paso 6: Al pulsar en dicha opción nos aparece la pantalla de Propiedades del formulario. Paso 7: Seleccionamos la pestaña de Datos para indicar cual va a ser el origen de los datos del formulario. Como hemos de crear un campo calculado seleccionaremos en el apartado Tipo de contenido seleccionamos la opción Comando Sql, con lo que podremos construir la consulta que necesitamos. Pulsamos el botón para construir la consulta y nos aparecerá la siguiente pantalla: Lorenzo José Díaz de Haro - 49 de 64

50 Paso 8: Necesitamos calcular el total de cada pedido, por lo que seleccionaremos la tabla de DETALLES DE PEDIDO. Para cada pedido necesitamos calcular la suma de las cantidades por el precio de cada producto. Para ello seleccionamos en primer lugar el campo Id Pedido (para identificar cada pedido) y a continuación la operación Cantidad*Precio Actual. La pantalla que nos encontraremos será la siguiente: Paso 9: Ya tenemos los campos que necesitamos, pero como para cada pedido tendremos varios detalles de pedido necesitamos obtener un único Id Pedido con la suma de todos los totales, así que agruparemos por el Id Pedido sumando todos los cálculos de Cantidad*Precio Actual. Pondremos el alias Total a la suma de dicho campo. La pantalla quedará de la siguiente forma: Lorenzo José Díaz de Haro - 50 de 64

51 Paso 10: Una vez que terminamos guardamos el consulta creada y cerramos la ventana. Nos encontraremos la siguiente ventana, pero que en este caso OpenOffice Base ha cometido un error al realizar la consulta. El error consiste en que al crear la consulta el gestor de la base de datos tenía que haber puesto la palabra SUM en vez de la palabra SUMA. Realizamos dicha modificación en el campo Contenido. Lorenzo José Díaz de Haro - 51 de 64

52 Paso 11: Una vez que hemos arreglado el problema la ventana ha de quedar de la siguiente forma: Paso 12: Cuando ya tenemos definido el origen de los datos cerramos la pantalla y pasamos a colocar un Lorenzo José Díaz de Haro - 52 de 64

53 objeto campo formateado en el formulario principal (aunque se verá en el formulario principal estará enganchado al nuevo subformulario). Damos las propiedades de color, tamaño y demás necesarias para que se quede similar a los demás campos. Como podemos ver en la siguiente pantalla el campo formateado ha de quedar dentro del nuevo subformulario. Paso 13: Asignamos al nuevo campo formateado el origen de datos, para que muestre el campo calculado que hemos creado. Esto se realiza pulsando el botón derecho sobre el campo formateado, y al aparecer el menú contextual seleccionamos la opción Campo de control y en la pestaña Datos, en el apartado Campo de datos seleccionamos la columna Total. Lorenzo José Díaz de Haro - 53 de 64

54 Paso 14: En la pestaña de General la opción de Sólo lectura la ponemos a Sí para que no se pueda escribir sobre dicho campo. Ahora seleccionaremos cual es el formato en que queremos visualizar los datos de la columna Total, así que para ello acudiremos a la opción Formato, y pulsaremos el botón. Una vez que lo hemos pulsado nos aparecerá una pantalla para poder seleccionar distintos formatos de como queremos visualizar el contenido. Seleccionaremos la categoria Moneda y el formato ,00. En la ventana se mostrará así: Lorenzo José Díaz de Haro - 54 de 64

55 Paso 15: Cerramos la ventana de propiedades y guardamos los cambios. A continuación abrimos el formulario de forma que podamos trabajar con el mismo y comprobaremos que se están calculando los totales de cada pedido. 9.- DISEÑO AVANZADO DE FORMULARIOS V: INTRODUCCIÓN DE NUEVOS CONTROLES EN EL FORMULARIO. En este apartado vamos a comentar los controles existentes en la aplicación OpenOffice.org Base que podemos hacer servir en los distintos formularios, y como ejemplo a ello haremos uso de uno de ellos (en este caso una casilla de verificación) para generalizar su uso en los formularios, así como otros elementos de decoración. Los controles existentes en Base son: Modo Diseño: activa y desactiva el modo Diseño. Nos permite alternar entre el modo de Usuario (introducción de datos a través de los campos) y el modo Diseño (edición de los campos Lorenzo José Díaz de Haro - 55 de 64

56 de control). Navegador de formulario: muestra todos los formularios y subformularios del documento actual con sus respectivos campos de control. Casilla de verificación: para valores Sí/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. Campo de texto: sirve para mostrar o introducir datos. Campo formateado: es un cuadro de texto en el que se define el formato de las entradas y salidas, así como los valores limitadores que las afectan. Botón de comando: inserta un botón que al ser pulsado ejecuta instrucciones. Campo de opción: permiten al usuario elegir entre diversas opciones. Cuadro de lista: permite seleccionar un elemento de una lista. Cuadro combinado: permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente. Campo de visualización de texto: sirven para mostrar texto predefinido. También se le conoce como campo etiqueta. Asistente: especifica si se debe o no activar el asistente al insertar un campo de control nuevo. Estos asistentes ayudan a introducir las propiedades de los cuadros de listas, los campos de control de tablas y otros campos de control. Cuadro de grupo: sirve para crear marcos donde agrupar campos de control. Control de tablas: se utiliza para crear un campo de control con una tabla de la base de datos. Fuente de datos: enumera las tablas y consultas de la base de datos desde las que estamos creando el fomulario y permite ver su contenido en la barra de herramientas. Es muy útil para conocer cuáles van a ser las tablas en las que se insertarán los datos a través del formulario que Lorenzo José Díaz de Haro - 56 de 64

57 vamos a crear. Si recordamos nos quedo por poner el campo Servido de la tabla PEDIDOS, que indica si el pedido ha sido servido o no. La forma para poner el campo en el formulario es la siguiente: Paso 1: Abrir la base de datos y a continuación abrir el formulario FormDetallesPedido en modo diseño. Paso 2: Seleccionamos el control Casilla de verificación en la barra de controles que tenemos a la izquierda y lo arrastramos al formulario a la posición deseada. Lorenzo José Díaz de Haro - 57 de 64

58 Paso 3: Pulsamos el botón derecho del ratón sobre la casilla de verificación puesta en el formulario y en el menú contextual que aparece seleccionamos la opción Campo de control, con lo que aparecerá la pantalla de propiedades del control. En dicha pantalla, en la pestaña general realizamos los siguientes cambios: Título: No ponemos ningún título. Lo quitamos todo. Estilo: Seleccionamos el estilo 3D. Color de fondo: Gris al 10%. Una vez realizados dichos cambios cerramos la pantalla y nos quedará de la siguiente manera el formulario. Lorenzo José Díaz de Haro - 58 de 64

59 Paso 4: Modificamos el tamaño de la casilla de verificación para que quede acorde a la casilla real donde se pulsa el ratón. Lorenzo José Díaz de Haro - 59 de 64

60 Paso 5: Seleccionamos de la barra de controles un control Campo de etiqueta y lo ponemos en el formulario. Una vez puesto pulsamos el botón derecho sobre el mismo y en el menú contextual que aparece seleccionamos la opción Campo de control, con lo que aparecerá la pantalla de propiedades del control. En dicha pantalla, en la pestaña general realizamos los siguientes cambios: Título: Pedido servido? Fuente: Seleccionamos que el color de la fuente sea el blanco. Lorenzo José Díaz de Haro - 60 de 64

61 Paso 6: Cerramos la ventana de propiedades y ponemos el campo de etiqueta donde corresponde. Lorenzo José Díaz de Haro - 61 de 64

62 Paso 7: Ya tenemos puesto el control, pero nos falta decirle el origen de los datos. Volvemos a pinchar con el botón derecho del ratón sobre la casilla de verificación y en el menú contextual que aparece seleccionamos la opción Campo de control, con lo que aparecerá la pantalla de propiedades del control. Seleccionamos la pestaña Datos y en el apartado Campo de datos seleccionamos la columna Servido. Lorenzo José Díaz de Haro - 62 de 64

63 Paso 8: Cerramos la ventana de las propiedades de la casilla de verificación y guardamos los cambios realizados. Una vez guardados cerramos la ventana en modo diseño y la abrimos de forma que se pueda trabajar con ella. Veremos que la casilla de verificación funciona perfectamente y podemos indicar si el pedido está servido o no. Lorenzo José Díaz de Haro - 63 de 64

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