Document Warehouse. Modelo de Proceso

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1 Document Warehouse es una aplicación de "Gestión Documental", que ofrece una solución para organizar eficientemente los documentos de su empresa. Mediante la creación de un archivo virtual, el Document Warehouse almacena, resguarda y administra documentos de diversa índole, disminuyendo la acumulación y el traslado indebido de papel, permitiendo recuperar y consultar los documentos electrónicamente archivados de una forma rápida y segura en el momento preciso. Document Warehouse está basado en la integración de herramientas de FileNET para Administración Electrónica de documentos (Enterprise Content Management), con rutinas y aplicativos propios desarrollados para la captura de documentos, lo cual permite las siguientes funciones: Incorporar cualquier tipo de documento, bien sea en papel (captura digitalizada) o en forma electrónica (desde cualquier directorio al cual se tenga acceso). Organizar y controlar de forma eficiente los documentos requeridos para cada tipo de expediente existente, estableciendo un ciclo de vida adecuado (recepción, captura, uso, archivo, destrucción) para cada documento. Obtener indicadores de gestión y reportes que permiten revisar el comportamiento de los indicadores clave del sistema y establecer las acciones necesarias para el mejoramiento constante de los procesos. Modelo de Proceso El Document Warehouse basa su plataforma de trabajo en cuatro grandes módulos: Módulo de Captura de Documentos (Expediente Nuevo y Expediente Existente) Módulo de Aprobación (Control de Calidad y Publicación) Módulo de Consulta Módulo de Administración Captura de Documentos Durante el proceso de adecuación del Sistema, se instalan las tablas de definición de los tipos o categorías de documentos manejados por su empresa a ser capturados. La captura de documentos se realiza a través de: Unidades de escáner, para fuentes en papel Adjuntando el documento de su PC, para fuentes electrónicas. El proceso de captura de documentos despliega la lista de documentos asociados a una categoría para su selección y digitalización. 1

2 Una vez digitalizado presenta el documento en pantalla y los índices de recuperación asociados al documento. El documento aprobado es publicado para ser visualizado por el resto de la organización. El documento rechazado es devuelto a la unidad de digitalización para su corrección e inclusión en la aplicación. Consulta de Documentos Aprobación (Control de Calidad y Publicación) EL Control de Calidad de documentos permite la publicación de un documento una vez aprobada la calidad del mismo y los datos de recuperación. La consulta de documentos se realiza a partir de indicar alguno de los índices de recuperación al sistema, esta operación permite la recuperación de los documentos asociados a este parámetro y su selección para ser visualizado. El proceso de Control de Calidad de documentos despliega la lista de documentos pendientes por aprobación para su selección y revisión. Una vez revisado solicita la aprobación o rechazo del documento. 2

3 En el proceso de búsqueda de documentos se puede utilizar el símbolo asterisco (*) como un comodín de recuperación, para acceder fácilmente a los documentos. Cambios de Contraseña Seguridad por tipo de documentos Manejo del Menú de Opciones Manejo de Apariencia Registro de Sistemas Externos Ventajas del Document Warehouse El proceso de visualización incorpora las herramientas de escritorio al proceso de trabajo diario del Document Warehouse permitiendo funciones como: Resaltar, Escribir, Colocar Sellos, Apuntadores, Postick de Notas, Inversión Fondo Negro, Zoom y otras. Módulo de Administración El Modulo de Administración contiene una serie de funcionalidades, tanto para el Administrador del Sistema como para los usuarios, que permite: Administración de Usuarios: Incorporar, modificar y desincorporar usuarios; asignación de perfiles de usuarios. Manejo de Categorías: Incorporar, modificar y desincorporar categorías de documentos. Manejo de tipos de documentos: Incorporar, modificar y desincorporar tipos de documentos. Mayor control y seguridad de los documentos. Disponibilidad inmediata a los documentos (Empresarial/Clientes). Los documentos pueden ser compartidos simultáneamente. Medio de almacenaje duradero (100 años aprox.). Mejor organización y manejo de los documentos. Control de vigencia de documentos. Control de inventario físico a través de la ubicación del sistema. Disponibilidad para automatizar flujo de trabajo (WorkFlow). Control de Versiones y Monitoreo de la gestión del Documento / Proceso. Mejor servicio al cliente. 3

4 Beneficios de Document Warehouse: Indicadores de gestión de ciclo de vida del documentos Incremento en la eficiencia y productividad de los procesos. Incremento en la eficiencia y productividad de los empleados. Disminución de los costos operacionales (Impresión, Fotocopiado y fax). Alternativa de contingencia en caso de desastre. Reducción del costo de almacenamiento (Uso eficiente de espacio para almacenaje). Retorno de inversión menor a 1 año. Reducción de Horas/Hombre en recuperación de documentos. 4

5 Integración de Aplicaciones Integración con las aplicaciones de escritorio Windows 2000, XP. Integración con los Sistemas Legacy del Negocio. Soporte SMTP para integración con correo electrónico Integración con soluciones fax/server. Requerimientos de Escritorio Equipo Procesador Pentium II Monitor de alta resolución 100 Mb. De espacio en disco 256 Mb. RAM Software Windows 2000 ó Windows XP. Navegadores Web Soportados: Microsoft Explorer 5.5 o mayor Microsoft Framework Requerimientos del Servidor Microsoft Windows Server 2000 o 2003 Microsoft Internet Information Services 5.0 Microsoft SQL Server 2000 o 2005 Microsoft Framework Develcom Soluciones e Informática, C.A. Avenida Francisco de Miranda, Torre Country Club, piso 1, Oficina 1, Chacaito, Caracas, Venezuela. Para mayor información sobre nuestros sistemas puede contactarnos a través de los teléfonos (58212) Enviar su correo al siguiente 5

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