Republica de Colombia. Gobernación de Santander

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1 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 1 de 5 PROCESO Gestión financiera Elaboración de novedades de nómina OBJETIVO Liquidar la nómina de la SED teniendo en cuenta las novedades presentadas en el mes. CODIGO ALCANCE Inicia con la recepción de actos administrativos y finaliza con la entrega de la nómina liquidada a presupuesto. Nº TAREAS 1 Recibir los actos administrativos y las posesiones RESPONSABLES AREA CARGO 2 Registrar la novedad de pago 3 Registrar las novedades de descuento PROVEEDORES - Oficina de personal. - Rectores. - Pagadores. - Despacho de la SED. - Oficina de personal. - Rectores. - Pagadores. - Equipo Escalafón. - Cooperativas - Juzgados - Entidades financieras - La previsora - EPS - Fondos de pensiones - Fondos de cesantías PUNTO DE CONTROL Se revisa que los documentos cuenten con el CDP respectivo y que respeten la normatividad vigente. Cada funcionario encargado de registrar la novedad, verifica que cumpla con los requisitos en lo que respecta al pago. Se efectúa el cruce de los descuentos reportados contra las libranzas aprobadas por Tesorería. Se verifica que el demandado esté en la nómina de la SED y no tenga ningún embargo, o de lo contrario se informa mediante oficio al juzgado. REGISTROS Libros radicadores de la oficina No aplica No aplica CLIENTES

2 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 2 de 5 Nº TAREAS 4 Verificar que las novedades estén incluidas dentro de la nómina 5 Liquidar la nómina RESPONSABLES AREA CARGO Grupo Sistemas de comunicación para la gestión 6 Revisar la liquidación de la nómina 7 Entregar la nómina liquidada PROVEEDORES - Presupuesto - Hojas de vida PUNTO DE CONTROL Generar del sistema todas las novedades incluidas y revisarlas contra los documentos REGISTROS - Actos administrativos - Novedades generadas durante el mes Técnico No aplica No aplica comunicación para la gestión comunicación para la gestión Revisión total de la nómina tanto en sus pagos como en los descuentos de acuerdo a la norma y documentos Entrega de la nómina mensual completamente terminada para posterior giro - Nómina liquidada - Consolidado de pagos a terceros - Resúmenes de concepto - Consolidado de pagos a terceros (listado de cooperativas, embargos, EPS, pensión, cesantías) CLIENTES comunicación para la gestión - Presupuesto - Contabilidad - Tesorería SALIDA DEL DEFINICIONES Nómina mensual de pago CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal

3 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 3 de 5 INTERNOS Listado Maestro de Documentos y Registros de la Gobernación (NTC GP 1000:2004). Código de Ética Mapa de Riesgos de la Gobernación. Plan de Desarrollo Departamental. Manual de procedimientos de la gobernación de Santander. DOCUMENTOS ASOCIADOS Decreto anual de salarios Código sustantivo de trabajo EXTERNOS REQUISITOS APLICABLES ORGANIZACIONALES Circulares Ley 100 de 1993 Decreto 1042 de 1978 Decreto 1045 de 1978 Ley 91 de 1989 Ley 715 del 2001 LEGALES Y REGLAMENTARIOS

4 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Versión 0 Página 4 de 5

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