PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS

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Blanca Castellanos Blanco
hace 7 años
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1 LÍDER DEL PROCESO: Asesor(a) Planeación y Sistemas 1.1. CONTRO DE REGISTROS 1.2. OBJETIVO DEL Establecer las directrices para definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros que se generan a través del Sistema Integrado de Gestión en el IDT ALCANCE DEL Aplica para todos los registros que se generen en el IDT 2. GLOSARIO: Circular: Comunicación o información de interés general cuyo contenido es importante o trascendente para la administración distrital; también se utiliza como medio para requerir una misma información a cada uno de los organismos o a las entidades de la administración distrital. Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado. Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la empresa. Por ejemplo: Un cliente, un proveedor, la entidad de certificación, entes organizacionales, entre otros. Documento: Información y su medio de soportes. Ejemplo: registro, procedimiento documentado, informe. Equipo de Trabajo: Personal de planta y contratistas bajo la supervisión del Líder de Proceso. Formato: Documento que obedece a un patrón determinado y es útil para registrar datos e información en general. Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una actividad contenida en un procedimiento. Líder de Proceso: Persona responsable del proceso asignada en la caracterización. Memorando: Comunicación oficial que se utiliza para transmitir información, orientación, hacer solicitudes y divulgar pautas al interior y entre cada una de las dependencias de la entidad. Oficio: Comunicación que se produce en cualquier dependencia de las entidades públicas distritales y en las privadas que cumplen funciones públicas y las cuales se envían a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales y jurídicas. Resolución: Es un acto administrativo que define o resuelve situaciones de carácter particular o concreto. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

2 3. CONDICIONES GENERALES Solicitar al área de Gestión documental la modificación de los registros y/o formatos por necesidad de la entidad o por cumplimiento a las normas. 4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos del IDT Todos los procesos del IDT Registros, Tabla de retención documental, Formatos establecidos por el SIG Control de registros Formatos, Tablas de Retención Documental, Registros, Actas. Comité interno Archivo SIG Gestión Documental Proceso logístico Archivo central Mejora Continua

3 4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento :Procedimiento principal :Procedimiento o instancia relacionada :Proceso relacionado :Insumo o producto 5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:

4 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.

5 6. ACLARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES: No DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD El Líder de Proceso y/o el Equipo de Trabajo identifican los registros, considerando que un formato se convierte en un registro cuando contiene datos que evidencian el trabajo realizado. Para el caso de registros generados por sistemas de información y registros electrónicos, estos se identificaran por el nombre sin necesidad de contar con un código. Para los registros generados físicamente se debe tener en cuenta el Formato de solicitud de creación, actualización o eliminación de documentos MC-F01. Una vez identificado el documento se registra en la Tabla de Retención Documental, de conformidad con el procedimiento establecido para ello. El Líder de Proceso y/o Equipo de Trabajo realiza el almacenamiento de los registros en las carpetas establecidas garantizando su conservación y fácil recuperación y se mantienen en los espacios asignados durante su Archivo de Gestión, una vez cumplido su tiempo de retención transferir al Archivo Central. El Líder de Proceso y/o Equipo de Trabajo mantiene los registros en papel en lugares limpios y en condiciones apropiadas que no permitan su deterioro, esto es, libre de polvo, humedad o cualquier elemento que afecte su legibilidad y conservación de conformidad con el procedimiento Almacenamiento, Custodia y Consulta Documental AD- P08. El Líder de Proceso y/o Equipo de Trabajo almacena los registros físicamente en archivadores y/o en formatos digitales, en folders y/o carpetas debidamente marcadas, en áreas que tengan las condiciones ambientales que los registros requieren, con la finalidad de asegurar su protección y recuperación se debe mantener actualizado el Inventario- Documental AD-F08. El líder de proceso y/o equipo de trabajo junto al profesional de gestión documental define los tiempos de retención y disposición final en las tablas de retención documental de conformidad con el procedimiento, una vez cumplidos los tiempos de retención se debe tener en cuenta el procedimiento Disposición Final Documentos AD-P09 y diligenciar acta de eliminación Documental AD-F22.

6 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Los registros pueden mantenerse en cualquier medio, ya sea como documentos físicos o magnéticos, siempre y cuando se apliquen las directrices definidas en el presente documento. Aunque existan asignados en cada dependencia para el desarrollo de las actividades, los Líderes de cada Proceso, Jefes de los asignados, son los responsables de la ejecución del presente documento. Los formatos y comunicaciones internas se pueden imprimir en papel reciclado o por las dos caras. Para asegurar que los registros sean identificados, almacenados, protegidos, recuperados, controlado su tiempo de retención y definida su disposición, los documentos del SIG cuentan con un capitulo en el que se incluyen dichos parámetros Los documentos producidos deben estar acorde con las series establecidas en las Tablas de Retención Documental. 8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME ACTIVIDAD 5. Tiempo de Retención y disposición final PRODUCTO Y/O SERVICIO La información existente en los listados maestros no coincida con la información publicada en intranet ni la tabla de retención documental. CRITERIO DE ACEPTACIÓN Coherencia: Coherencia entre los procesos y lo publicado en la intranet y las tablas de retención documental. CORRECCIÓN Verificar que los tipos documentales de la tabla de retención vs el listado maestro de registros tengan coherencia. REGISTRO Tipos documentales. Listado maestro de registros. Actas de reuniones. 9. DOCUMENTOS ASOCIADOS Tabla de Retención Documental.

7 Inventario-Documental AD-F08. Almacenamiento, Custodia y Consulta Documental AD-P08. Disposición Final Documentos AD-P NORMATIVA ASOCIADA Ver Normograma. 11. RECURSOS Equipo de Cómputo Página web del Instituto Distrital de Turismo (Intranet) Sistema Integrado de Gestión -SIG-

8 12. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Eduardo Navarro Luis Alejandro Reyes Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso. Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.

9 CONTROL DE APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA Patricia Dolores Ballestas del Portillo Asesor Planeación y Sistemas Líder del proceso Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección SIG Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez Ing. Eduardo Navarro Téllez.

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