ManualdelUsuariode MagayaCargoSystem

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1 ManualdelUsuariode MagayaCargoSystem Guíapara Embarques RecibodeCarga OrdenesdeRecogida Reservaciones Cotizaciones OtrasOperaciones

2 Magaya Cargo System manual de usario Índice Sección 1: Comenzando Capítulo 1. Como Usar este Manual Introducción Como está Organizado este Manual Acerca de Magaya Software Dónde encontrar Ayuda Capítulo 2: Introducción a la Logística Descripción General de la Cadena de Suministro Descripción General del Negocio de Logística Operaciones de Proveedor de Servicios Logísticos Creando una Cotización Órdenes de Recogida, Recibos de Almacén y Entregas de Carga Documentación Procesamiento en Destino Facturación / Liquidación Guías Aéreas Ejemplo de Guía Aérea Conocimiento de Embarque Definiciones de los campos en el Conocimiento de Embarque Procesos de Almacén Recuento del Inventario Órdenes de Venta y Órdenes de Compra Capítulo 3: Instalación del Software Magaya Introducción a la Instalación del Software Magaya Requisitos del Sistema Pasos para Instalar el Software Magaya Pasos para instalar en un único equipo (o servidor) Pasos para la instalación del Cliente-Servidor en una red Instalación de Terminal Services Componentes de software instalados Actualizar el Software Magaya Desinstalar Magaya Software Póngase en contacto con Magaya Help

3 Capítulo 4: Configuración inicial de software Información general Por qué utilizar los Asistentes? Cómo Hacer Cambios en la Información Que Introdujo Cómo Utilizar el Cuadro de Diálogo de Información: Mi Compañía Tareas del Administrador Cómo Utilizar el Asistente de Inicio Cómo Utilizar el Asistente de Contabilidad Permisos Introducción a los Permisos Añadir un Nuevo Empleado Cómo Establecer Permisos Establecer las Contraseñas para los Empleados Escenario: Limitando los permisos Descripción General de Roles Agregar un Rol a un Empleado Capítulo 5: Interfaz del Magaya Explorer Introducción al Magaya Explorer Qué Puede Hacer en el Magaya Explorer? Menús y Barras de Herramientas Barra de Herramientas Superior Menú Principal Carpetas y subcarpetas Introducción Cómo agregar carpetas Descripción General de Carpetas de Magaya Explorer Carpeta de Magaya Network Carpeta de Tareas Carpeta de Cotizaciones Carpeta de Reservaciones Carpeta de Almacenaje Carpeta de Mantenimiento Carpeta de Contabilidad Carpeta de Embarques Entrantes y Salientes Trabajando con Vistas de Documentos y de Listas Trabajando con la Vista de Lista Columnas Relacionadas Barras de Herramientas en Vistas de Documentos y de Listas Botones en las Barras de Herramientas Correo Electrónico por Lotes El Botón de Filtrar Filtro Avanzado El Botón de Buscar El Botón de Acciones El Botón de Detalle

4 Sección 2: Almacén Capitulo 6: Recibos de Almacén Introducción a los Recibos de Almacén Cómo crear un Recibo de Almacén Procedimiento Paso a Paso Pestaña General Pestaña de Expedidor/Consignatario Pestaña de Proveedor Pestaña de Transportista Productos Introducción a la Pestaña de Productos Agregar Productos Agregar un Contenedor Escanear Códigos de Barras para Registrar los Productos Reempaque de la Carga Cargos Trabajando con la Pestaña de Cargos Eventos Agregar un evento Definir Nuevo Evento Adjuntos Agregar un Adjunto Adjuntar Archivo desde el Escáner Notas y Notas Internas Notas Agregar las Cláusulas a Utilizar en las Notas Notas Internas Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén? Generar Transacciones Contables de un RA Otras acciones Imprimir Etiquetas Panel de Detalles Capítulo 7: Configurar su Almacén Zonas de Almacén y Localizaciones Cómo usa Magaya Explorer la información de zonas y localizaciones del almacén? 172 Cómo crear Zonas de Almacén Cómo crear Localizaciones de Almacén Cómo personalizar los Tipos de Embalaje Clasificación de los Productos Introducción a la Clasificación de los Productos Acciones con la Lista de Clasificación de Productos Crear una Definición de Producto de Inventario Procedimiento Paso a Paso Lista de Definiciones de Productos de Inventario

5 Capítulo 8: Órdenes de Recogida Introducción a las Órdenes de Recogida Pasos para crear una Orden de Recogida Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recogida? Imprimir Etiquetas Generar Transacciones Contables de una Orden de Recogida Capítulo 9: Entregas de Carga Introducción a las Entregas de Carga Crear una Entrega de Carga Procedimiento Paso a Paso Editar una Entrega de Carga Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga? Generar Transacciones Contables desede una Entrega de Carga Otras acciones Verifique la Lista de Empaque en una Entrega de Carga Capítulo 10: Trabajar con Productos Básicos Crear Reportes de Productos Otros Tipos de Reportes Cómo Encontrar Productos en el Magaya Explorer Use el botón de Buscar Use el botón de Filtrar Sección 3: Embarques Capítulo 11: Cotizaciones Introducción Crear una Cotización de Carga Pasos Acciones para Cotizaciones Encuestar Tarifas Capítulo 12: Reservaciones Introducción Cómo Crear una Reservación Rápida Acciones para una Reservación Capítulo 13: Programación de Viaje Introducción Cómo Crear una Programación de Viaje Procedimiento Paso a Paso Acciones que Puede Realizar desde la Programación de Viajes

6 Capítulo 14: Creando Embarques Introducción a los Embarques Pasos para Crear Embarques Crear un Embarque Directo Dividir un Embarque en Sub-embarques Crear una Consolidación Trabajando con Embarques Trabajando con la Pestaña de Embarque Pestaña General Pestaña de Ruta Pestaña de Cargos Otras pestañas La Barra de Herramientas de Embarque La Barra de Herramientas de Carga Reempaque de la Carga Verificar Contenido del Paquete Liquidación Ver Transacciones Imprimir Etiquetas Usando de la Lista de Embarque Lista de Embarque Importaciones Introducción a las Importaciones Crear un Embarque de Importación Liquidar el Embarque Realizar Proceso de Recepción Crear Notificaciones de Arribo Liberación de la Carga para Entrega Final Cómo ver Embarques La Carpeta de Zona de Carga Carpeta de En Tránsito Índice alfabético 5

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8 SECCIÓN 1: COMENZANDO Sección 1: Comenzando 7

9 SECCIÓN 1: COMENZANDO 8

10 Capítulo 1. Como Usar este Manual CAPÍTULO 1. COMO USAR ESTE MANUAL INTRODUCCIÓN Introducción Bienvenido al Manual del usuario del Magaya Cargo System Operaciones. Este manual está diseñado para enseñarle cómo realizar los procedimientos operativos en el Magaya Cargo System. El software Magaya Cargo System está diseñado para proveedores de servicios logísticos, agentes de carga, navieras, consolidadores de carga, agentes de transporte, correos, proveedores de almacenaje y otros en la industria de la logística. Como está Organizado este Manual El diseño de este manual de operaciones está orientado a las tareas. Puede saltar a cualquier tema que necesite y obtener los procedimientos paso a paso para todas las tareas operativas realizadas en el Magaya Explorer. Este manual está organizado en las siguientes secciones y temas: Sección 1: Primeros Pasos explica la instalación y configuración inicial del software Magaya. Hay instrucciones para introducir la información de su empresa en el asistente de contabilidad y para la configuración de permisos de los empleados. Estos pasos están destinados a un administrador de sistemas u otra persona de tecnología de la información (TI). Aprenda a navegar en la interfaz de usuario de Magaya Explorer con los botones de las barras de herramientas, cómo usar las pantallas, los menús y carpetas para que pueda realizar todas las tareas relacionadas con las operaciones, almacenamiento y entregas. También hay una visión general de la industria de la logística. Sección 2: Almacenamiento explica los procedimientos relacionados con la carga. Se le muestra cómo configurar los locales de almacenaje en Magaya Explorer, traer la mercancía y la carga al almacén, como crear una Orden de Recogida y un Recibo de Almacén, como procesar los 9

11 CAPÍTULO 1. COMO USAR ESTE MANUAL ACERCA DE MAGAYA SOFTWARE embarques desde el almacén, como crear una Entrega de Carga, encontrar los bienes y la carga en Magaya Explorer, como crear informes de productos y mucho más. Sección 3: Embarque explica los procedimientos de envío de Embarques. Proporciona los procedimientos paso a paso para la creación de Cotizaciones, Reservaciones y Embarques. Otros manuales explican los procedimientos de contabilidad, funciones de comunicación y mucho más. Vea la página de Capacitación en Acerca de Magaya Software El software de Magaya utiliza un servidor de base de datos para almacenar y guardar toda la información de su empresa. El software también utiliza un servidor de comunicaciones para permitirle a los clientes a los que ha concedido acceso al sistema, para que vean sus transacciones. También puede comunicarse con otras empresas que están utilizando el software de Magaya, y puede acceder a sus datos de forma remota. Las funciones operativas y contables están integradas en el software. Magaya ofrece cuatro diferentes productos de software: Magaya Cargo System Magaya Warehouse Management System (WMS) Magaya Supply Chain Solution Magaya Commerce System Magaya también ofrece módulos de extensión: Magaya LiveTrack Magaya OnTheGo Magaya WMS Mobile Magaya POD Mobile Magaya Transaction Tracking Magaya AMS (Sistema Automatizado de Manifiesto) Magaya AES (Sistema Automatizado de Exportación) para llenar la SED (Declaración de Embarque de Exportación ahora llamada EEI ) Magaya ISF (para la iniciativa Aduanera 10+2) 10

12 CAPÍTULO 1. COMO USAR ESTE MANUAL DÓNDE ENCONTRAR AYUDA Magaya XML API Magaya INTTRA (para comunicarse con navieras) Magaya PayCargo (para pagos en línea) Órdenes de Embarque en Línea Pedidos en Línea Reservaciones en Línea Magaya VIN Decoder Magaya Bar Coding Dónde encontrar Ayuda Si usted tiene preguntas o necesita ayuda, por favor póngase en contacto con Magaya Corporation: Teléfono: (786) Correo electrónico: support@magaya.com Consejos y sugerencias están disponibles en los cuadros de diálogo del software Magaya y en otros lugares del software. Haga clic en el botón de Magaya Tip para acceder a recursos tales como artículos de cómo hacer y videos. El Manual de Usuario del Magaya Cargo System y el Manual de Operaciones del Magaya WMS están disponibles para ver o descargar desde el sitio web Magaya: El uso del software Magaya y su documentación se rigen por los términos establecidos en su licencia. Copyright 2010 por Magaya Corporation. Todos los derechos reservados. 11

13 CAPÍTULO 1. COMO USAR ESTE MANUAL DÓNDE ENCONTRAR AYUDA 12

14 Capítulo 2: Introducción a la Logística CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA CADENA DE SUMINISTRO Descripción General de la Cadena de Suministro Una cadena de suministro es una red de proveedores de mercancías, desde los proveedores de las materias primas hasta el consumidor final. La cadena de suministro se compone de varias entidades, tales como proveedores de servicios logísticos, fabricantes, transportistas, almacenes, mayoristas y tiendas minoristas. Echemos un vistazo a la cadena de suministro y veamos el lugar de la logística en la cadena (parte 4 abajo). Los componentes de la cadena de suministro pueden dividirse en las siguientes partes: 1) Planificar: Establecer un plan para la cadena de suministro. La planificación y administración de la cadena de suministro requiere la gestión de las reglas de negocio, el desempeño de la cadena de suministro, recolección de datos, inventarios, bienes de capital, transporte, planificación de la configuración, requisitos regulatorios y cumplimiento, y el riesgo en la cadena de suministro. 2) Fuente: Esta parte del proceso se centra en la gestión de la fuente de suministro. Las fuentes incluyen existencias (inventario), los bienes que deben producirse a la orden (según especificaciones), y bienes a ser diseñados contra pedido. Identificar y seleccionar las fuentes de abastecimiento. La Fuente dentro de la cadena de suministro, debe gestionar el inventario, los bienes de capital, producto entrante, la red de proveedores, los requisitos de importación/exportación, contratos con proveedores y la fuente de riesgo en la cadena de suministro. 3) Hacer = Fabricación: Esta parte de la cadena de suministro se centra en la fabricación de los bienes a partir de los suministros (fabricación para inventario, a la orden, y diseñado contra pedido). El fabricante debe programar las actividades de producción, emitir el producto, producir y probar, empaquetar, preparar el producto, y de liberar el producto a ser entregado. 4) Entregar = Logística: La logística asegura el movimiento económico y eficiente de los bienes y actividades de todos los proveedores implicados en el transporte, almacenamiento y distribución de bienes. Un análisis de la logística proporciona visibilidad hacia su cadena de suministro. Además evaluará aspectos tales como si hay suficientes almacenes en los lugares adecuados para el envío y la recepción rentable de las mercancías, que sistemas de información y tecnologías son los mas adecuados a 13

15 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA DESCRIPCIÓN GENERAL DEL NEGOCIO DE LOGÍSTICA utilizar, cuando prestar servicios internamente y cuando subcontratar, etc. El papel de un proveedor de servicios logísticos es atender consultas de los clientes sobre los transportistas, programar la recogida, crear cotizaciones y gestionar los procesos de almacén (si es necesario), así como todos los inventarios de información, transportes, y productos terminados. 5) Devoluciones: Esta parte del proceso gestiona el retorno de los suministros defectuosos a la fuente, devolución de exceso de producto, etc. Esta parte de la cadena de suministro también se conoce como logística inversa. NOTE: Parte del texto anterior fue extraído de supply-chain.org. Un fallo en cualquier parte de la cadena de suministro afectará todo el proceso de llevar los bienes desde el origen hasta el destino. Descripción General del Negocio de Logística El término logística abarca toda la industria del transporte y el almacenamiento de bienes. El término se originó con los militares y la forma en que adquirían y movían suministros, tropas, equipos, alimentos, etc. mientras el ejército se trasladaba de un lugar a otro. La logística integra el transporte, inventario, almacenamiento, manejo de materiales y embalaje de productos. Tener establecida una buena estrategia de logística asegura el movimiento económico y eficiente de los bienes y actividades de todos los proveedores implicados. El proceso logístico comienza con un vendedor de bienes. El vendedor puede fabricar los bienes y tener su propia bodega, centro de distribución y transporte. Si no tiene todas estas capacidades, contratará otras empresas con estos servicios, para que el vendedor pueda trasladar sus bienes desde el punto de origen, hasta los compradores en el destino. Las otras empresas que el vendedor puede contratar incluyen: Transportistas: Los transportistas llevan mercaderías por buque de carga, por avión, por camión o por ferrocarril. La elección del tipo de transporte depende de factores tales como si los bienes tienen que ser enviados en el 14

16 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA OPERACIONES DE PROVEEDOR DE SERVICIOS LOGÍSTICOS país o se exportan a nivel internacional. Hay transportistas públicos (disponibles para ser contratados) y transportistas privados. Centros de Distribución: Un Centro de Distribución (DC: Distribution Center) es un depósito para el almacenamiento de grandes cantidades de mercancías. Un DC podría ser un edificio especializado para productos refrigerados o un almacén con aire acondicionado. Los productos pueden ser enviados a un DC desde un puerto. A veces puede ser necesario segregar los bienes del contenedor de embarque antes entregarlos a un DC. Una vez que la mercancía llega al DC, se elaboran Recibos de Almacén, y la mercancía es colocada en palés y almacenada en las zonas asignadas. Proveedores de servicios logísticos son los agentes de carga, consolidadores de carga, o Terceros proveedores de logística (3PL). Un proveedor de servicios logísticos negocia con transportistas y otras empresas, y hace los arreglos de transporte para el vendedor (o comprador). Los acuerdos incluyen la solicitud de cotizaciones para los envíos y las reservaciones; ellos crean un Conocimiento de Embarque que enumera las mercaderías enviadas, el destino, etc. Se encargan de toda la documentación necesaria para el transporte marítimo internacional y para Aduanas de EE.UU. También pueden tener un almacén y/o centro de distribución y ofrecer esos servicios. Operaciones de Proveedor de Servicios Logísticos El papel del proveedor de servicios logísticos (por ejemplo, un agente de carga o un consolidador de carga) es manejar todos los procesos de envío para sus clientes, desde el punto de origen hasta su destino. Un proveedor de logística tiene un departamento comercial, departamento de contabilidad, y el personal que se ocupa de todas las operaciones relacionadas, o departamento de tráfico. Creando una Cotización El departamento de ventas del proveedor de logística hace las llamadas de ventas y toma pedidos de los clientes. Ellos proporcionan a los clientes una cotización 15

17 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA ÓRDENES DE RECOGIDA, RECIBOS DE ALMACÉN Y ENTREGAS DE CARGA de los gastos de transporte basados en las cantidades a embarcar, la distancia, peso, volumen, si los productos serán enviados a través de aire o por mar, si hay gastos de almacenamiento, etc. Ellos reservan el embarque comprobando horarios, tomando en cuenta lo que ya han reservado, y lo que va saliendo en los transportes y si hay suficiente espacio para consolidar el embarque del cliente con los embarques de otros clientes en el mismo contenedor rumbo hacia el mismo destino. El proveedor de logística también puede proporcionar seguros para las mercancías. Órdenes de Recogida, Recibos de Almacén y Entregas de Carga Cuando el cliente está de acuerdo con el precio de la cotización, el departamento de tráfico crea una orden de recogida. El proveedor de servicios de logística recogerá los bienes de los clientes y los llevará, ya sea al puerto para su entrega inmediata, o al almacén del proveedor de servicios logísticos para su posterior entrega. El proveedor de servicios de logística puede tener su propio departamento interno de camiones para la recolección, o puede subcontratar el transporte en camión. El cliente también puede llevar la mercancía al almacén el mismo. Si hay varios clientes enviando mercancías hacia el mismo destino, el proveedor de logística consolidará las mercancías en un contenedor o embarque aéreo para reducir los costos de envío. El proveedor de servicios logísticos crea un Recibo de Almacén para el cliente que sirve como prueba de recepción de los bienes en el almacén. Cuando los bienes se embarcan al puerto, el proveedores de servicios logísticos emite una Orden de Entrega, ya sea que la entrega se maneje en la empresa o sea 16

18 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA DOCUMENTACIÓN subcontratada. Los procesos de almacén se tratan en la sección Procesos de Almacén de este documento. Documentación Como parte de sus operaciones, el proveedor de servicios logísticos crea los siguientes documentos obligatorios: Un Conocimiento de Embarque (Versiones Padre e Hijos) Un Manifiesto de Carga El Conocimiento de Embarque Principal es un contrato entre un transportista y un proveedor de servicios logísticos (o cliente) que contiene una lista de todas las mercancías transportadas. En el caso de transporte marítimo, el proveedor de servicios logísticos lo crea y envía al transportista que lo verifica, le asigna un número de Conocimiento de Embarque y lo devuelve al proveedor de servicios logísticos. El Conocimiento de Embarque Interno se envía desde el proveedor de servicios logísticos al cliente, enumerando los productos para ese cliente solamente. Cada Conocimiento de Embarque contendrá una lista de marcas y números (contenedores y números de los sellos), número de paquetes, una descripción de los artículos enviados, la información de enrutamiento y otra información. En el Conocimiento de Embarque Padre, el consignatario es el agente destinatario. En el Conocimiento de Embarque Hijo, el consignatario es el destinatario, por ejemplo, un comprador. 17

19 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA DOCUMENTACIÓN Si el transportista es una compañía aérea, el Conocimiento de Embarque se le llama Guía Aérea. Si el transportista emplea transporte terrestre, al Conocimiento de Embarque se le llama Conocimiento de Embarque Directo. El manifiesto de carga enumera todos los productos y se utiliza para todo tipo de transporte. En el manifiesto de carga, al cliente se le denomina hijo. El número de hijo está en la lista, al igual que el remitente, destinatario, descripción de las mercancías, el número de piezas, peso y volumen. Otros documentos que el proveedor de servicios logísticos crea son opcionales. Estos incluyen: Una factura comercial, una factura de pago para los bienes, que detalla toda la mercancía por nombre, número y valor Una lista de empaque, que detalla la mercancía en peso y volumen, pero no el precio Un documento de Mercancías Peligrosas, para la carga de materiales peligrosos Un EEI (Información Electrónica de Exportación), previamente conocida como la Declaración de Exportación del Transportista (SED), que es requerido para los artículos valorados en más de dólares exportados fuera de los EE.UU. y territorios de Estados Unidos (en caso de que el proveedor de logística elabore la EEI y la presenta a la Aduana a nombre del cliente, el proveedor de logística puede incluir un cargo por esta documentación en la factura) Otros documentos varían dependiendo del destino, como la Unión Europea (UE), la Comunidad del Caribe (CARICOM), el Tratado de Libre Comercio de América del Norte (TLCAN), etc. Copias del Conocimiento de Embarque Padre y del Manifiesto de Carga pueden ser enviadas en la nave y otra copia enviada electrónicamente al cliente y al destino. Si los originales son obligatorios, entonces los originales se envían a través de mensajería. En el software Magaya, los datos que llena los campos de estos documentos se digitan en los cuadros de diálogo que se utilizan para crear las transacciones de embarque. Por ejemplo, cuando se crea una transacción de embarque con el asistente para embarque, la información se guarda y se muestra en estos documentos, como en las guías aéreas. No es necesario escribir estos formularios nuevamente. Todos estos datos también se guardan para su uso en los reportes, etc. 18

20 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA PROCESAMIENTO EN DESTINO Procesamiento en Destino En el destino, el proveedor de servicios logísticos se encarga de lo siguiente: Despacho aduanero (o lo subcontrata a un agente de aduanas) Arreglos de almacenaje Transporte desde el puerto hasta el almacén (a menos que el cliente o el comprador recoja la mercancía en el puerto) Entrega local (a menos que el cliente prefiera manejar esto): La entrega local requiere un documento de liberación de la carga (también llamado orden de entrega) que crea el proveedor de servicios logísticos. Los servicios que ofrece el proveedor de servicios logísticos podrían ser hasta la puerta del cliente o hasta el puerto. Facturación / Liquidación El departamento de contabilidad del proveedor del servicio de logística se encarga de la facturación, también llamada liquidación. Durante la liquidación, el proveedor de logística calcula el reparto de ganancias con el agente de destino. El departamento de contabilidad también elabora las facturas para el cliente. La factura para el cliente muestra los gastos de transporte calculados durante la cotización por el departamento de ventas, los gastos de documentación o los gastos de almacenaje. Estos cargos pueden ser desglosados o no (todo incluido). Si los gastos de transporte son pagados por un solo cliente al proveedor de servicios logísticos, el proveedor crea un reintegro de cobro que indica lo que el proveedor de logística pagará al agente. En el caso de que no se pague por adelantado, el proveedor de servicios logísticos creará la factura de cobro que muestra lo que el agente le deberá pagará. Si proveedor de servicios de logística consolidó los envíos de varios clientes, los cargos serán calculados juntos. El reparto de ganancias con el agente de destino se determina en función del total a pagar y el total adelantado. La participación del proveedor de servicios logísticos termina cuando las mercancías se entregan al comprador en el destino. 19

21 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA GUÍAS AÉREAS Este diagrama ilustra las operaciones de los proveedores de servicios logísticos: Guías Aéreas Una Guía Aérea es un contrato por los gastos de flete de la empresa que se encargará del transporte aéreo para el cliente. Hay dos tipos de guías aéreas: Guía Aérea Padre: Este es un contrato entre una compañía aérea y un agente de carga. Guía Aérea Hijo: Es un contrato entre una compañía que se encarga del transporte (por ejemplo, un agente de carga) con un cliente (por ejemplo, un vendedor). En el software de Magaya, el número de guía aérea se encuentra en la esquina superior derecha, la esquina superior izquierda, y en la esquina inferior derecha del formulario. 20

22 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA GUÍAS AÉREAS Table 1: Campos en una Guía Aérea Guía Aérea Padre Número de Guía Aérea Padre: El número de guía consiste en el número de tres dígitos de la IATA de la línea aérea correspondiente a la compañía emisora y el número de serie de ocho dígitos (separadas por un guión), que incluye un dígito de control colocado al final. El dígito de control se determina mediante el sistema sin ponderar Módulo 7: El número se crea de forma automática mediante la adición de 11 a cada número hasta que el último dígito sume 6, y luego empezando de nuevo. Ejemplo: (el número 5, al final es el dígito de verificación). El próximo número sería Es aceptable insertar un espacio entre los dígitos cuarto y quinto del número de serie. Nombre del remitente y la dirección: Escriba el nombre del agente de carga e información de contacto (Campo del remitente el número de cuenta es opcional). Nombre y dirección del destinatario: Introduzca la información del agente destinatario (Campo de número de cuenta del consignatario es opcional). Información Contable: Introduzca los números de las facturas, órdenes de compra (PO), pago en efectivo, cheque o el número de tarjeta de crédito. Nombre y ciudad del agente transportista del emisor: Escriba el nombre del agente de carga e información de contacto. Guía Aérea Hijo Número de Guía Aérea Hijo: no se crea de acuerdo a un estándar. Nombre del remitente y la dirección: Introduzca la información del cliente, por ejemplo, un vendedor. Nombre y dirección del destinatario: Introduzca la información del destinatario, por ejemplo, un comprador. Información Contable: Introduzca los números de las facturas, órdenes de compra (PO), y número de Guía Aérea Padre (MAWB). Nombre y ciudad del agente transportista del emisor: Escriba el nombre del agente de carga e información de contacto. El software de Magaya completa estos campos con la información de los asistentes. También se puede introducir texto en el documento. Los siguientes campos son los mismos para formularios padres e hijos: Código IATA del Agente: Introduzca el código IATA. (Este es un número de siete dígitos en las zonas no-cass, y en las zonas CASS es un código de siete dígitos seguido de un código de dirección CASS de tres dígitos y un dígito de control determinado por Modulus 7) Nota: CASS es el sistema de liquidación de cuentas de carga (Cargo Accounts Settlement Systems), un método de procesamiento electrónico de datos. 21

23 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA GUÍAS AÉREAS Número de cuenta: Este campo es opcional. Aeropuerto de salida (dirección del transportista original) y ruta solicitada: Este campo muestra el nombre del aeropuerto o el código IATA de tres letras. Para: Escriba el destino del primer transportista (introduzca el código IATA del aeropuerto o ciudad que será el primer punto de transbordo) Por transportista original: Escriba el nombre del transportista original o el código IATA de dos caracteres. NOTE: Los otros campos Para y Por son para segundos o terceros destinos por segundos o terceros transportistas. Utilice según el caso. Número de referencia: Este campo es opcional. Información opcional de envío: opcional Aeropuerto de destino: Escriba el nombre del aeropuerto o la ciudad de último destino Fecha del Vuelo: Introduzca la fecha del vuelo Moneda: Indique si la moneda es el dólar estadounidense, etc. Utilice el código ISO de tres letras para la moneda del país de partida. Código CHGS: Introduzca el código de los cargos aplicables. Este campo es opcional. WT/VAL y Otros: Por Peso y Valoración. Marque con una X la casilla de PPD (prepagado) o COLL (por cobrar). Valor declarado para el transporte: Introducir el valor declarado, o entrar en "NVD" para Valor No Declarado. Valor declarado para la aduana: Introduzca el valor declarado en aduana, o escriba "NCV" de Sin Valor Aduanal, o dejar el campo en blanco. Importe del seguro: opcional Información de Manejo: Solo complete la información que necesitan los transportistas. Se pueden utilizar los códigos y abreviaturas del Procedimiento de Intercambio de Mensajes (Cargo-IMP). Si se están enviando mercancías peligrosas, deben estar etiquetadas y se requiere una declaración del expedidor. El nombre de la persona a notificar puede ser introducido en este campo. Escriba los nombres de los documentos que lo acompañan, tales como Certificación del Expedidor de Animales Vivos, etc. NOTE: SCI es para Información Aduanera Especial, tal como el código del país de destino de la Unión Europea (UE). 22

24 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA GUÍAS AÉREAS Introduzca los gastos de transporte en los siguientes campos de la guía aérea: Nº de piezas RCP: Introduzca el número de piezas enviadas y la tasa correspondiente. RCP significa Punto de Combinación de Tasas y se utiliza para tasas combinadas. Cada grupo debe registrarse en una línea separada (por ejemplo, las mercancías peligrosas). Peso bruto: Introduzca el peso bruto y marque K para kilogramos y L para libras (lb). Introduzca la tara de la unidad de carga en su caso en una línea separada con la clase de tasa de "X". Clase de tasa: Introduzca el código de la clase de tasa apropiada. Número de artículo de la mercancía: Introduzca la clase de tasa apropiada. Este campo es opcional. Peso tasable: Este peso se determina comparando el peso bruto y el peso del volumen (el espacio que los artículos ocupan en el avión). El peso mayor es el peso tasable. Para calcular el peso del volumen, multiplique el largo por el ancho por la altura (todo en pulgadas) y divida por un factor dimensional. La ecuación del peso del volumen es: Largo x Ancho x Altura Factor dimensional = peso del volumen En donde el factor dimensional que se utiliza para transporte internacional de mercancías es de 166 O, En donde el factor dimensional que se utiliza para transporte doméstico de mercancías es de 194 O, Cualquier otro número definido por el transportista. Clase de tasa: Introduzca la clase de tasa para el peso tasable en líneas separadas. Tasa / Cargo: Utilice los códigos apropiados para detallar la tasa por cargo, por ejemplo, "M" o "Min" para el cargo mínimo. Total: Introduzca el cargo total o descuento para cada línea. Si es un descuento, indicar el descuento total con un signo de menos. Naturaleza y cantidad de los bienes: (inc. las dimensiones o el volumen): Escriba una descripción general de los elementos, las dimensiones mayores de longitud, anchura y altura, y el número de piezas. Indique si hay mercancías peligrosas, animales vivos, consolidaciones, etc. 23

25 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA EJEMPLO DE GUÍA AÉREA Ejemplo de Guía Aérea El siguiente es un ejemplo de una guía aérea: Conocimiento de Embarque Un Conocimiento de Embarque (Bill of Lading: BoL o B/L) es un contrato utilizado por los transportistas marítimos y agentes de carga que enumera los gastos de transporte. El Conocimiento de Embarque reconoce que los bienes han sido recibidos a bordo. El Conocimiento de Embarque sirve como una factura de pago y como un contrato. Hay dos tipos: 24

26 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA DEFINICIONES DE LOS CAMPOS EN EL CONOCIMIENTO DE EMBARQUE El Conocimiento de Embarque Padre es el contrato de un transportista marítimo con un agente de carga. Este contiene una lista de todas las mercancías transportadas. El agente de carga crea el Conocimiento de Embarque y lo envía al transportista que lo verifica, le asigna un número de Conocimiento de Embarque y lo devuelve al agente de carga. En el Conocimiento de Embarque Padre, el destinatario es el agente de destino. El Conocimiento de Embarque Hijo es un contrato que el promotor de la carga envía al cliente y que enumera los bienes destinado a ese cliente solamente. En el Conocimiento de Embarque Hijo, el destinatario es la entidad que recibe las mercancías, por ejemplo: un comprador. Cada tipo de Conocimiento de Embarque enumera marcas y números (por ejemplo: contenedores y números de los sellos), el número de paquetes, una descripción de los artículos enviados, información de enrutamiento y mucho más. Definiciones de los campos en el Conocimiento de Embarque A continuación se explican los campos en el Conocimiento de Embarque y la información requerida en cada campo: Table 2: Campos de un conocimiento de embarque Conocimiento de Embarque Principal En la parte superior del formulario, escriba el nombre de la compañía emisora (el transportista) Exportador: Este es el nombre del agente de carga, dirección y número de teléfono. Consignados a: Este es el agente de destino (o agente de aduanas, transportista, etc) nombre, dirección y número de teléfono. Parte a Notificar / Destinatario Intermedio: Este es el nombre del agente de destino, dirección y número de teléfono (o agente de aduanas, transportista, etc, que debe ser notificado para recoger las mercancías). Conocimiento de Embarque Interno En la parte superior del formulario, escriba el nombre o número del agente de carga o el NVOCC Exportador: Este es el nombre del cliente, dirección y número de teléfono (por ejemplo: el vendedor) Consignados a: Este es el nombre del destinatario, dirección y número de teléfono (por ejemplo: el comprador) Parte a Notificar / Destinatario Intermedio: Este es el nombre del agente de destino, dirección y número de teléfono (o agente de aduanas, transportista, etc, que debe ser notificado para recoger las mercancías). 25

27 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA DEFINICIONES DE LOS CAMPOS EN EL CONOCIMIENTO DE EMBARQUE Conocimiento de Embarque Principal Nombre y ciudad del agente transportista emisor: Escriba el nombre del agente de carga e información de contacto. Número del Documento: Este es el número de reservación. (El transportista asigna el número de reservación). El Número de Conocimiento de Embarque (BL): Este número es introducido por el transportista cuando se verifica el BL que envía el agente de carga. Tras la verificación, el transportista devuelve el BL al agente de carga. (Completar también este número en la parte inferior del formulario, en el campo llamado "Numero de B/L"). Referencias de Exportación: Introduzca los números de orden de compra o números de facturas de venta. Agente de Carga: Escriba el nombre del agente de carga. Conocimiento de Embarque Interno Nombre y ciudad del agente transportista emisor: Escriba el nombre del agente de carga e información de contacto. Número del Documento: Este es el número de reservación. (El transportista asigna el número de reservación). El Número de Conocimiento de Embarque (BL): El agente de carga genera este número. Referencias de Exportación: Introduzca el número de Conocimiento de Embarque Principal, números de orden de compra, números de facturas de venta. Agente de Carga: Escriba el nombre del agente de carga. Los siguientes campos son iguales para el Conocimiento de Embarque Padre y el Hijo: Punto (Estado) de Origen o Número de Zona Franca: Este es el estado o la Zona de Libre Comercio de donde son originarias las mercancías. Instrucciones de Enrutamiento/Exportación Doméstica: Este campo es opcional. Puede ser el agente destinatario. Muelle de Carga / Terminal: Introduzca el muelle y el número de terminal (o nombre) en donde se cargan las mercancías en el puerto. Tipo de Movimiento: Introduzca el medio de transporte, por ejemplo buque Contenedores (solo en Buques): Marque Sí o No. Transporte a puerto por: Introduzca el nombre del transportista (quien mueve las mercancías desde el punto de origen hasta el puerto de carga) Lugar de Recepción por Transportista: La ciudad donde el transportista a puerto recibe la mercancía 26

28 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA DEFINICIONES DE LOS CAMPOS EN EL CONOCIMIENTO DE EMBARQUE Transportista Exportador: El nombre del buque y número de viaje, o el nombre de Puerto de Carga / Exportación del transportista: Escriba el nombre del puerto desde donde serán enviadas las mercancías. Puerto de Descarga Extranjero (sólo por buque o por aire): Escriba el nombre del puerto donde se descargarán las mercancías. Lugar de Entrega por el Transportista: Escriba el nombre del destino de las mercancías Introduzca la descripción de las mercancías en los siguientes campos: Marcas y Números: Este es el número del contenedor, número de sello y número de Recibo de Almacén, o cualquier otro número o etiqueta que identifique las cajas Número de Paquetes: Introduzca el número de bultos. Descripción de Productos: Escriba una descripción general de las mercancías (no es una lista detallada, a menos que así sea requerido, por ejemplo, en el envío de equipos pesados o vehículos que se requiere aparezca en forma individual cada número VIN o número de serie) Peso Bruto: Peso de las mercancías en kilos y/o libras Medición: Registre el volumen en pies cúbicos o metros cúbicos Cargos por Transporte, Pesas y Medidas: Este campo se encuentra en la parte inferior del formulario. Este campo se proporciona para la inclusión de los cargos del transportista al agente de carga. Liste los cargos en la columna correspondiente: Prepagado o Por Cobrar. Calcule y complete el total y luego firme y feche el documento. Se distribuyen copias a las partes interesadas. 27

29 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA PROCESOS DE ALMACÉN La siguiente es una muestra de un formulario de Conocimiento de Embarque: Procesos de Almacén El procesamiento de los bienes dentro y fuera de un almacén o centro de distribución (DC) consta de cuatro pasos principales: 1) Recibir Productos: Cuando llegan las mercancías al almacén, el proceso de recepción comienza. Se emite un Recibo de Almacén (RA). El Recibo de Almacén sirve como prueba de que los bienes fueron entregados a la bodega y se almacenan de acuerdo con las disposiciones hechas por el cliente. 2) Almacenar Productos: Los bienes se agrupan según el tipo, se colocan en una zona de concentración, y luego se almacenan. Este proceso usual- 28

30 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA PROCESOS DE ALMACÉN mente involucra dos empleados, uno que recibe la mercancía y otro que la almacena. Para ahorrar tiempo, los productos se pueden agrupar y guardar directamente en lugar de ir a un área de concentración. 3) Crear y Ejecutar una Orden de Embarque: Cuando el departamento de ventas crea un pedido, también se envía al almacén una Orden de Recogida para su procesamiento. En el almacén, las órdenes de selección y carga se reciben en dispositivos portátiles que están conectados a una base de datos central. En base a la orden, los productos se escogen y a menudo se colocan en un área de control de calidad para verificar las cantidades y prepararlos para la carga. La información sobre el movimiento y la ubicación del inventario en el almacén se sigue con los dispositivos de mano y se actualiza en la base de datos central, permitiendo a los departamentos de ventas y de compras ver la cantidad de inventario que tienen, lo que fue vendido y lo que se necesita. Esto permite el envío y la entrega de la cantidad correcta de inventario cuando se necesita. Esta estrategia de inventario se llama Justo a Tiempo (Just In Time: JIT). JIT mantiene un suministro eficiente de bienes mediante la reducción del costo de almacenamiento de mercancías en exceso durante largos períodos y aumenta la satisfacción del cliente al tener el inventario cuando los clientes lo necesitan. Para acelerar el proceso de selección y de carga, las mercancías no están obligadas a parar en un área de clasificación, sino que pueden ser sacadas de sus lugares y colocadas directamente en la zona de carga en donde se lleva a cabo el proceso de control de calidad (CC). El CC asegura que las órdenes sean correctas. Se imprimen las listas de empaque y se colocan en las cajas. 4) Cargar Mercancías: Las mercancías se cargan en un camión de reparto para el transporte fuera del almacén. Se pueden utilizar unidades de mano para verificar las listas de empaque. La distribución interna de los almacenes varía según el tipo de operación de almacenaje y factores tales como la frecuencia con que se recogen y se cargan los 29

31 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA PROCESOS DE ALMACÉN artículos, la necesidad de espacio de almacenamiento especializado tales como frigoríficos o áreas de almacenamiento en frío, etc. Dentro de un almacén se definen zonas y localizaciones, así como los artículos que pueden ser almacenados y hallados de nuevo con facilidad para simplificar el recuento del inventario. Más detalles se pueden encontrar en el tema Zonas y Localizaciones de Almacenaje. Variaciones: Una empresa, como por ejemplo un fabricante, puede ser propietaria de un almacén, y los pedidos provienen de dentro de su propia empresa, de donde los bienes son enviados luego a los clientes. Si una empresa alquila el espacio de almacén de otra empresa, la empresa que ofrece los servicios de almacén cobra cargos por la recepción y almacenamiento de mercancías, clasificación, carga y entrega. Un agente de carga puede hacer los arreglos para que los bienes de un cliente se almacenen y entreguen. La facturación de los clientes se realiza en base a los cargos, tales como los gastos de transporte terrestre que calculan la distancia, peso y otros factores, el tiempo que los artículos están almacenados, el tipo de almacenamiento, tales como productos refrigerados o en fianza y otros criterios. Las facturas se pueden automatizar para que se emitan regularmente. 30

32 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA RECUENTO DEL INVENTARIO Recuento del Inventario Otros procesos de almacén incluyen el recuento del inventario. Dos métodos de recuento del inventario son el recuento cíclico y el recuento físico. El recuento cíclico es el proceso de verificación de la precisión del inventario contando algunos artículos todos los días y comparando contra número en los registros de inventario computarizado, y luego conciliando las diferencias. Se encuentra y se resuelve la causa de las discrepancias. Los recuentos cíclicos se pueden hacer mediante la agrupación de mercancías de diferentes maneras, tales como por los artículos que se mueven más rápido fuera del almacén o agrupando los artículos por valor. El método de recuento de las mercancías basado en el valor de los bienes es la Regla de Pareto del 80/20, donde el 20% del inventario es probable que representan el 80% del valor del inventario. A las mercancías se les asigna un código de A, B o C, dependiendo de su valor. El inventario también se puede contar al dividir el almacén en secciones o zonas geográficas y contando el inventario por sección. Un recuento cíclico se lleva a cabo un par de veces al año, mientras su negocio está en operación, a diferencia de un recuento físico del inventario que requiere que el negocio cierre para contar con las existencias. El inventario es considerado un activo de una empresa. Hay diferentes tipos de activos como las propiedades, edificios, muebles, dinero en efectivo, etc, pero el inventario aquí significa las mercancías para la venta en el almacén. Contar el inventario proporciona a la compañía un valor del inventario que se incluye en el balance de la empresa y se utiliza para la valoración de los impuestos. Un recuento cíclico debe ser completado y notificado al departamento de contabilidad de la empresa a tiempo para que la empresa presente sus impuestos. Este plazo lo establece el departamento de finanzas y/o contabilidad, y puede ser de 3 meses, 6 meses o algún otro plazo. Dependiendo de lo que la empresa quiera saber acerca de su inventario se determinará cuando se hace el recuento, con qué frecuencia y con qué método. Los objetivos de contabilidad y de finanzas son a menudo diferentes de los objetivos de la gestión de la cadena de suministro. El enfoque financiero del inventario busca la evaluación de su valor para el balance de la compañía, mientras que para el enfoque de la administración de la cadena de suministro, el inventario está orientado a la eficiencia del suministro, que se tenga suficiente inventario para el envío cuando sea necesario, y para la gestión de las entregas de manera oportuna. Por ejemplo, el objetivo del método de inventario Justo a Tiempo es asegurar que la cantidad correcta de bienes se encuentran disponible en el almacén cuando se reciben los pedidos, para que puedan ser enviados cuando el cliente los requiere, mejorando la satisfacción del cliente. 31

33 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA ÓRDENES DE VENTA Y ÓRDENES DE COMPRA Mientras que tener una gran cantidad de inventario en un almacén puede hacer parecer que una empresa tiene más activos, desde el punto de vista de la cadena de suministro se percibe que los bienes permanecen durante largos períodos y no rotan, ocupando un valioso espacio en el almacén que es costoso y reduce la eficiencia de funcionamiento. Órdenes de Venta y Órdenes de Compra Los procesos de creación de órdenes de venta y órdenes de compra vinculan las transacciones comerciales con los procesos de logística y transporte. El departamento de compras en una empresa, un mayorista por ejemplo, busca comprar productos a los proveedores y emitirá una orden de compra por las mercancías. La orden de compra tiene un número y sirve como un contrato, define las políticas de cancelación y protege al vendedor si el comprador se niega a pagar. En ella se enumeran los bienes, las cantidades, el precio, la fecha de envío y la dirección. Los productos son llevados al almacén del mayorista, donde se llevan a cabo todos los procesos de almacenamiento (se emiten recibos de almacén, órdenes de almacenaje, etc). También se llevan a cabo todos los procesos de contabilidad adecuados, como el pago de la compra. Las mercancías en el almacén son consideradas un activo por el departamento de contabilidad. El proveedor crea una Orden de Venta cuando se recibe una solicitud de los bienes. El proveedor envía la orden de venta a la compañía que hace la compra (el mayorista en este ejemplo). La orden de venta tiene un número asociado. Los procesos contables incluyen sustraer los bienes de los activos cuando se despachan, registrando el Costo de Ventas (COGS - es el costo de los bienes vendidos), y registrando las ventas como ingresos. Cuando el mayorista recibe una solicitud de mercancías procedentes de un comprador, el comprador crea su propia orden de compra y la envía al mayorista. El mayorista crea una orden de venta y la envía al comprador. Esta orden de venta crea automáticamente una orden de embarque en el almacén del 32

34 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA ÓRDENES DE VENTA Y ÓRDENES DE COMPRA mayorista. En el almacén, se crean y ejecutan órdenes de selección y carga y se envían las mercancías. 33

35 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA ÓRDENES DE VENTA Y ÓRDENES DE COMPRA 34

36 CAPÍTULO 3: INSTALACIÓN DEL SOFTWARE MAGAYA INTRODUCCIÓN A LA INSTALACIÓN DEL SOFTWARE MAGAYA Capítulo 3: Instalación del Software Magaya Introducción a la Instalación del Software Magaya En este tema se explican los requisitos del sistema para instalar el software Magaya, los pasos a seguir para instalar el software en un único equipo y en una red, una lista de los componentes instalados, y los pasos para desinstalar y para actualizar el software. Requisitos del Sistema Para instalar el software Magaya, cada equipo debe tener los siguientes requisitos mínimos de hardware y software: 30 MB disponibles en el disco duro 512 MB de memoria RAM (1 GB recomendado) A medida que su base de datos crece, necesitará más espacio. Magaya software se puede instalar en cualquier PC con sistema operativo Microsoft Windows 2000 o superior. Esto incluye: Windows 2000 Windows XP Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server bit y Windows 7 Para una instalación de red, se requiere un mínimo de 1 GB de memoria para el servidor. Se recomiendan 2 GB. 35

37 PASOS PARA INSTALAR EL SOFTWARE MAGAYA INTRODUCCIÓN El siguiente puerto tiene que estar habilitado: Puerto TCP 6110 para el servidor de base de datos. Pasos para Instalar el Software Magaya Introducción Para instalar el software Magaya: 1) Descargue el programa de instalación. 2) Instale el software desde el programa de instalación. El software puede ser instalado para un solo usuario o instalado para ser utilizado en una red que conecta a muchos usuarios. Pasos para instalar en un único equipo (o servidor) Estos pasos para la instalación de cualquier software Magaya en un único computador (o un servidor) son los mismos si la instalación se realiza en un PC, un portátil o un servidor en una oficina central o en un lugar de alojamiento web. 1) Vaya a la sección de Descargas de Magaya.com y llene los campos del formulario de registro web. El formulario de registro es requerido para que pueda recibir un número de identificación de Magaya Corporation (un identificador de red) que va a utilizar para la comunicación externa con Magaya Network. También recibirá un mensaje de correo electrónico con instrucciones y un enlace para descargar el programa de instalación. 2) Busque el archivo del programa de instalación llamado InstMCS.exe 36

38 PASOS PARA INSTALAR EL SOFTWARE MAGAYA PASOS PARA LA INSTALACIÓN DEL CLIENTE-SERVIDOR EN UNA RED 3) Instale el software siguiendo estos pasos: a) Haga doble clic en el archivo InstMCS.exe para ejecutarlo. Aparece la pantalla del asistente de instalación. b) Siga las instrucciones del asistente. c) Haga clic en el botón de Cerrar cuando la instalación se ha completado. d) Reinicie el equipo si es necesario. e) Haga doble clic en el icono de acceso directo a Magaya Explorer para iniciar el software. Pasos para la instalación del Cliente-Servidor en una red Instalación en red se usa para conectar otros computadores (o clientes ) a la computadora central (servidor) donde se ejecuta el software Magaya. Si no ha instalado el software Magaya en un computador central (un PC, servidor, etc.), entonces instálelo primero. Consulte los pasos de la sección Pasos para instalar en un solo computador (o servidor). 37

39 PASOS PARA INSTALAR EL SOFTWARE MAGAYA INSTALACIÓN DE TERMINAL SERVICES La red puede ser una red local o una red corporativa a través de una VPN. Estos pasos son para la computadora cliente en la instalación cliente-servidor. Siga estos pasos para cada equipo (o estación de trabajo) en donde se ejecutará el software Magaya: 1) Instale el software. Consulte los pasos de la sección Pasos para instalar en un solo computador (o servidor). 2) Abra el Explorador de Windows en la estación de trabajo. 3) Busque el equipo servidor. La estación de trabajo debe tener acceso al equipo servidor de red. Si no es así, debe compartir la carpeta de instalación Magaya en el equipo servidor en modo de Solo Lectura. 4) Acceda al directorio compartido donde está instalado el software Magaya. 5) Busque el archivo SetupClient.exe en el directorio de software Magaya en el equipo servidor. 6) Haga doble clic en el archivo SetupClient.exe. Aparece un cuadro de diálogo que muestra los pasos para el proceso de instalación en la estación de trabajo. 7) Haga clic en Instalar. 8) Cuando haya finalizado la configuración, haga clic en Cerrar. Un icono de acceso directo al Magaya Explorer se crea en el escritorio. 9) Haga doble clic en el icono de acceso directo a Magaya Explorer para iniciar el software. Ejecute los pasos anteriores para instalar el software Magaya en todas las estaciones de trabajo que ejecutarán el software Magaya. Instalación de Terminal Services La configuración de Terminal Services consta de clientes (computadores) conectados al servidor y la aplicación que se ejecuta en el servidor. 1) Instale el software. Consulte los pasos de la sección Pasos para instalar en un solo computador (o servidor). 2) Copie el icono del software de Magaya en el escritorio de cada usuario que se va a conectar con el servidor a través de un escritorio remoto. El software está listo para el usuario. 38

40 Componentes de software instalados COMPONENTES DE SOFTWARE INSTALADOS INSTALACIÓN DE TERMINAL SERVICES Al instalar el software de Magaya, son instalados los siguientes componentes: Magaya Explorer: Este es un programa en apariencia similar al Explorador de Windows que permite gestionar todos los datos con una interfaz familiar. Como parte del proceso de instalación, el software de Magaya crea un icono de escritorio del Magaya Explorer para usted: Magaya Document Editor: Este programa le permite introducir los datos en formularios. Su uso más común es dentro del software Magaya, pero se puede utilizar como un programa independiente para crear y guardar sus formularios en archivos fuera del software Magaya. NOTE: Cuando se utiliza el Magaya Document Editor directamente para crear formularios, la información no se almacena en su base de datos. Magaya Communication Server: Este corre como un servicio (CS.exe) y le permite conectarse a Magaya Network, compartir datos con otras compañías que utilizan software de Magaya, enviar documentos por correo electrónico, y permitir a sus clientes realizar un seguimiento de sus transacciones en tiempo real. Para interactuar con el servidor, se utiliza el Agente del Magaya Communication Server. Un icono de Magaya Communication Server se mostrará en la barra de tareas. Para administrar el Magaya Communication Server, haga clic en el icono: Magaya Database Server: El Magaya siempre debe estar en ejecución para permitir el acceso a los datos a través de la red y/o localmente. Este componente se ejecuta como un servicio. Se llama MagayaDb.exe. Puede acceder al cuadro de diálogo de administración de este programa mediante la ejecución del agente de Magaya Database y haciendo clic en el icono en la barra de tareas: Magaya Document Designer: El Magaya Document Designer le permite personalizar muchos de los documentos en el Magaya Explorer. Le da herramientas para crear campos personalizados, insertar imágenes, incluir código JavaScript, y mucho más. Estos componentes de software se localizan en el computador bajo Todos los programas > Magaya Software. 39

41 ACTUALIZAR EL SOFTWARE MAGAYA INSTALACIÓN DE TERMINAL SERVICES Actualizar el Software Magaya Para actualizar el software Magaya, siga estos pasos: CAUTION: Siga estos pasos en este orden. 1) Asegúrese de que todos los usuarios están desconectados del sistema de Magaya. 2) Haga una copia de seguridad de sus datos. 3) Cierre el Agente del Magaya Communication Server haciendo clic derecho sobre el icono en la barra de tareas y seleccionando Detener el Communication Server y haga clic de nuevo y seleccione Salir. 4) Haga clic en el icono del Agente del Magaya Database Server y seleccione Detener el Servidor de Base de Datos y haga clic de nuevo y seleccione Salir. 5) Vaya a la carpeta de instalación del software Magaya y haga doble clic en el archivo OnlineUpdate.exe para ejecutar el archivo. Este es el icono: 6) Haga clic en "Inicio" en la ventana de actualización en línea para iniciar la actualización. 7) Cuando se complete la actualización, la base de datos y servicios de Magaya Magaya de comunicación arrancarán. Nota: Hay un video en la página de Formación de Magaya.com donde se muestra cómo realizar una actualización en línea. Desinstalar Magaya Software Para desinstalar software de Magaya, siga estos pasos: TASK 1. Vaya al Panel de control. 2. Haga doble clic en Agregar/Quitar Programas. 40

42 PÓNGASE EN CONTACTO CON MAGAYA HELP INSTALACIÓN DE TERMINAL SERVICES 3. Seleccione el software Magaya y haga clic en Remover. ADDITIONAL INFORMATION: Un cuadro de diálogo aparecerá para indicar que debe cerrar todos los programas que utilizan el software Magaya. El software Magaya será desinstalado. 4. Haga clic en Cerrar cuando haya terminado. Póngase en contacto con Magaya Help Si usted tiene alguna pregunta o necesita ayuda, por favor póngase en contacto con Magaya a través de: Teléfono: (786) Correo electrónico: support@magaya.com El manual de usuario está disponible para ver o descargar desde el sitio web Magaya: 41

43 PÓNGASE EN CONTACTO CON MAGAYA HELP INSTALACIÓN DE TERMINAL SERVICES 42

44 CAPÍTULO 4: CONFIGURACIÓN INICIAL DE SOFTWARE INFORMACIÓN GENERAL Capítulo 4: Configuración inicial de software Información general En esta sección aprenderá a configurar el software Magaya después de instalarlo. Usted aprenderá cómo utilizar el Asistente de Inicio para configurar la información de la compañía y el Asistente de Contabilidad para configurar su información contable, cómo hacer cambios a la información, cómo establecer los permisos de los empleados y el acceso a las diferentes funciones en el software. El software Magaya usa asistentes para ayudarle a configurar la información sobre su empresa, sus clientes, y otros detalles. La información se guarda y se pone a su disposición para realizar tareas como la creación de Recibo de Almacén, facturas de venta, documentos de embarque y otras transacciones. También vea el Capítulo 5 de este manual para una descripción de la carpeta de Mantenimiento y como introducir la información de la compañía allí. Por qué utilizar los Asistentes? Usar los asistentes le ayuda a ahorrar tiempo ya que la información se coloca automáticamente en documentos tales como Recibos de Almacén, documentos de embarque, facturas de pago y órdenes de entrega de carga. No necesita volver a escribir su dirección, la dirección de su cliente, etc. cada vez. 43

45 CÓMO HACER CAMBIOS EN LA INFORMACIÓN QUE INTRODUJO Opciones: Puede comenzar a trabajar con el software Magaya sin utilizar el Asistente de Inicio o en el Asistente de Contabilidad. Puede introducir la información a medida que trabaja, y el software, la salvará. Cómo Hacer Cambios en la Información Que Introdujo Cuando ingresa información en el Asistente de Inicio, como los transportistas y los puertos que utiliza con frecuencia, los datos se guardan en la carpeta de Mantenimiento. Puede editar la información abriendo el Asistente de Inicio o el Asistente de Contabilidad, en cualquier momento. También puede hacer cambios haciendo clic en la carpeta de Mantenimiento o en la carpeta de Contabilidad. También puede hacer cambios sobre la marcha mientras trabaja. Para realizar cambios en la información de la carpeta de Mantenimiento o la carpeta de Contabilidad: 1) Expanda la carpeta haciendo clic en el signo de más. 2) Seleccione la subcarpeta de la transacción que desea modificar (por ejemplo: Transportistas o Lista de Facturas de Cobro). Una lista de las operaciones aparecerá en el panel de visualización. 3) Seleccione la transacción que desea modificar (por ejemplo, un nombre de compañía o la factura). Sugerencia: Puede hacer doble clic en la operación para abrirla. 44

46 CÓMO HACER CAMBIOS EN LA INFORMACIÓN QUE INTRODUJO 4) Haga clic en el botón Editar de la barra de herramientas. Un cuadro de diálogo se abre. 5) Edite la información que necesita cambiar digitando en los campos. Haga clic en las pestañas del cuadro de diálogo para ver los campos de cada pestaña. 6) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar los cambios y salir del cuadro de diálogo. Para realizar cambios a la información mientras trabaja en un cuadro de diálogo: 1) Haga clic en la flecha desplegable en el campo que desea cambiar. 2) Seleccione la opción de la barra de herramientas que aparece en el menú desplegable: Adicionar (signo de más en verde), Editar (bloc de notas con un lápiz) y Remover (x roja), Seleccionar (binoculares), Configurar Columnas (retícula), y Actualizar (flechas azules). NOTE: Los botones tienen el mismo aspecto que en otras barras de herramientas en el Magaya Explorer. 3) Haga los cambios. 4) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del cuadro de diálogo. 5) Continúe con su operación o tarea inicial. NOTE: Muchos de los campos en los cuadros de diálogo son opcionales. Por ejemplo, cuando se crea un Recibo de Almacén, usted puede no saber quién es el destinatario final, por lo que se puede dejar en blanco el campo Destinatario. El software le dirá si un campo es obligatorio. 45

47 CÓMO UTILIZAR EL CUADRO DE DIÁLOGO DE INFORMACIÓN: MI COMPAÑÍA CÓMO HACER CAMBIOS EN LA INFORMACIÓN QUE INTRODUJO Cómo Utilizar el Cuadro de Diálogo de Información: Mi Compañía Puede utilizar el cuadro de diálogo de Información de Mi Compañía para introducir información sobre su empresa como la dirección e información de contacto. (Opción: La misma información puede ser configurada en el Asistente de Inicio a excepción de direcciones múltiples). 1) Vaya a Archivo y seleccione Información de Mi Compañía. 2) Introduzca la información en los campos en las pestañas, como el número de teléfono, sitio web, y dirección(es). La mayoría de los campos son opcionales. 3) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del cuadro de diálogo cuando termine de introducir información en todas las pestañas donde aplique. El cuadro de diálogo de Información de Mi Compañía le ofrece un lugar para añadir la dirección de su empresa y otras direcciones si tiene oficinas sucursales en otros lugares. La siguiente imagen muestra los campos de la primera pestaña del cuadro de diálogo Información de Mi Compañía, la pestaña General. En la pestaña General: 46

48 CÓMO UTILIZAR EL CUADRO DE DIÁLOGO DE INFORMACIÓN: MI COMPAÑÍA TAREAS DEL ADMINISTRADOR El Número de Exportador puede ser cualquiera de las opciones disponibles en el menú desplegable como el DUNS, Número de Identificación del Empleado (EIN), etc. El ID de Magaya Network se rellena automáticamente. En la pestaña de Agente, introducir los códigos, como su código IATA, FMC, SCAC, y los el número TSA. Estos códigos se introducirán en los documentos de Aduana y en otros en el sistema si se requiere. Puede regresar al cuadro de diálogo de Información de Mi Compañía en cualquier momento para añadir o cambiar la información según sea necesario. Nota: Los detalles acerca de su empresa como la dirección también se introducen en el perfil de la Compañía en la Comunidad Magaya Network. Usted puede cambiar o agregar información a publicar en el perfil en Magaya Network. Para más detalles consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya. Tareas del Administrador Los derechos de Administrador se le asignan automáticamente a la persona que instala el software. Este administrador (admin) puede realizar cambios en el sistema y crear otros usuarios y asignar derechos de administrador a otros usuarios, según sea necesario. El administrador (admin) puede realizar cambios en el sistema, tales como: Establecer permisos y roles para los empleados (consulte el tema de Permisos en el Capítulo 4) Hacer algunos cambios en la carpeta de Mantenimiento > Configuración para personalizar su software Magaya a las necesidades específicas de su empresa Crear divisiones de la compañía, tales como Marítimo, Aéreo o Exportaciones, etc. Publicar una plantilla creada en el Magaya Document Designer para que todos los empleados puedan utilizarla Para obtener más información acerca de estas opciones de personalización, por favor vea el Manual de Personalización del Software Magaya. Si un botón o función está en gris, puede significar que se necesitan derechos de administrador para esa función. Magaya Corporation ofrece capacitación para las tareas del administrador y para otros temas. Por favor, consulte 47

49 CÓMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE INICIO TAREAS DEL ADMINISTRADOR Cómo Utilizar el Asistente de Inicio El Asistente de Inicio se abre automáticamente después de descargar el software Magaya. El Asistente le permite introducir la información sobre su empresa, como su dirección y números de teléfono, seleccionar los transportistas y los puertos que utiliza con frecuencia, establecer la moneda, y otra información. Ingresar esta información en el Asistente de Inicio, le ahorrará tiempo ya que esta información se guardará en el software Magaya y se colocará automáticamente en documentos tales como Recibo de Almacén, documentos de embarque, y Entregas de Carga. Puede avanzar y retroceder en las pantallas mientras está trabajando en el asistente. Tenga en cuenta que puede comenzar a utilizar el software Magaya sin ingresar la información en el Asistente de Inicio. La única información que se requiere es la información de registro, la cual asigna el ID en Magaya Network. TASK 1. Haga clic en el botón de Siguiente en el asistente y siga las instrucciones. 2. Ingrese su tipo de empresa, dirección y otra información. ADDITIONAL INFORMATION: Le será de gran ayuda reunir toda la información antes de iniciar el Asistente. Necesitará su dirección, número de teléfono, códigos de aduanas, etc. 48

50 CÓMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE INICIO TAREAS DEL ADMINISTRADOR 3. Introduzca los códigos de registro de su compañía. ADDITIONAL INFORMATION: Definiciones de códigos: Código IATA (International Air Transport Association): un código de 3 caracteres alfanuméricos utilizado para identificar las aerolíneas. FMC code (Federal Maritime Commission): La FMC regula el comercio marítimo y las leyes para el transporte marítimo en el comercio exterior de los EE.UU. SCAC (Standard Carrier Alpha Code) o código de Aduanas de los EE.UU.: El código SCAC es un código alfabético de 4 caracteres que se utiliza para identificar transportistas marítimos y/o terrestres. Número TSA: Número de la Administración de Seguridad en el Transporte 4. Seleccione la moneda que utiliza (la moneda local, doméstica). Si su empresa utiliza más de una moneda, es necesario hacer clic en la casilla Sí, mi compañía trabaja con más de una moneda. Esto le permitirá configurar las monedas en la sección de Configuración del software Magaya. (Consejo: Establecer la moneda local, hará que sea más fácil calcular sus impuestos en su país de origen). 5. El sistema importará los códigos Schedule B, D y K. ADDITIONAL INFORMATION: Información de los códigos: Schedule B identifica diversos productos (los códigos se conocen también como de clasificación de productos o códigos HTS de 10 dígitos). NOTE: También puede agregar clasificaciones de productos en la subcarpeta Clasificación de Productos en la carpeta de Almacenaje para productos con los que trabaja frecuentemente. Schedule D identifica los puertos en los EE.UU. Schedule K identifica los puertos de otros países. 6. Seleccione los transportistas y los puertos que utilizará haciendo clic en el botón de Añadir para añadir las selecciones de la lista principal a su propia lista. Si desea eliminar un transportista o un puerto, haga clic en el botón de Eliminar. Las listas de los transportistas y los puertos pueden ser modificadas en cualquier momento accediendo a la carpeta de Mantenimiento > Configuración. Hay una lista actualizada de los 49

51 CÓMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD TAREAS DEL ADMINISTRADOR puertos que puede seleccionar, o puede agregar manualmente sus propios puertos a la lista. 7. Haga clic en el botón de Finalizar cuando haya terminado. Su información será guardada. AFTER COMPLETING THIS TASK: Haciendo Cambios: Puede editar la información abriendo el Asistente de Inicio en cualquier momento haciendo clic en el menú de Archivo y seleccionando Asistente de Inicio. También puede editar la información mientras trabaja en los cuadros de diálogo haciendo clic en el menú desplegable situado junto al campo que desea cambiar. Seleccione el botón requerido en la barra de herramientas que aparece. Cómo Utilizar el Asistente de Contabilidad El Asistente de Contabilidad le ayudará a configurar la Lista de Cuentas (también llamado Libro Mayor) y Artículos y Servicios. También puede introducir los saldos de apertura de sus clientes y proveedores. Cada pantalla del asistente explica los pasos a medida que trabaja con el asistente. Puede avanzar o retroceder en las pantallas mientras está trabajando en el asistente. Siga los siguientes pasos para utilizar el Asistente de Contabilidad. 50

52 CÓMO UTILIZAR EL ASISTENTE DE CONTABILIDAD TAREAS DEL ADMINISTRADOR TASK 1. Vaya al menú Archivo y seleccione Asistente de Contabilidad. 2. Haga clic en el botón Siguiente para iniciar el asistente. 3. Seleccione el mes que desea asignar como el comienzo de su año fiscal. Esto es necesario para calcular las ganancias para el año. 4. Agregue o modifique la Lista de Cuentas, según sea necesario (El software ofrece una lista predeterminada de las cuentas. Si necesita agregar una cuenta, haga clic en el botón de Agregar y escriba la información. Para editar una cuenta existente, haga clic en la cuenta y luego haga clic en el botón de Editar. Se recomienda que esta información sea introducida en el asistente para que pueda utilizar las funciones de contabilidad en el software Magaya). Introduzca también los saldos de apertura de las cuentas que necesita, tales como caja chica, capital social, o de crédito por impuesto de ventas. 5. Agregue o edite los Artículos y Servicios según sea necesario. (El software ofrece una lista predeterminada de artículos y servicios. Haga clic en el botón de Agregar para agregar un nuevo artículo o servicio. Haga clic en un elemento existente y haga clic en el botón Editar para realizar cambios). 6. Agregue o edite los saldos de apertura, haga clic en los botones Agregar o Editar para sus agentes de carga, clientes, transportistas, vendedores, proveedores y proveedores de almacenaje, según sea necesario. Haga clic en el botón Siguiente para cada pantalla. (Para más detalles, consulte el Manual de Contabilidad del Software Magaya, en 7. Haga clic en el botón de Finalizar cuando haya terminado. Su información será guardada. AFTER COMPLETING THIS TASK: Cuando haya completado todas las pantallas del Asistente de Contabilidad, usted podrá modificar y adicionar datos contables en cualquier momento abriendo la carpeta de Contabilidad que se encuentra en el Asistente de Contabilidad (a través de Archivo > Asistente de Contabilidad). 51

53 PERMISOS INTRODUCCIÓN A LOS PERMISOS Permisos Introducción a los Permisos Los administradores pueden asignar permisos a los empleados de su empresa basado en el rol o la función del empleado. Por ejemplo, es posible que desee dar al encargado de las Cuentas por Cobrar (AR) acceso a ciertas funciones de facturación, permitir un acceso de los empleados de almacén a otras funciones, o limitar el acceso a ciertas funciones, como la contabilidad, a ciertos empleados que no tienen a la contabilidad entre las responsabilidades de su trabajo. Los Permisos Disponibles: Los permisos pueden ser ajustados de modo que usted puede dar acceso de sólo lectura a ciertos empleados a las carpetas que usted asigne. Esto significa que los empleados puedan ver los archivos pero no editarlos. El cuadro de diálogo de Permisos es una tabla con celdas que le permite restringir el acceso de acuerdo a lo siguiente: Leer: un empleado puede leer (o ver) solamente, pero no hacer cambios a los archivos Escribir: un empleado puede editar archivos Borrar: un empleado puede borrar archivos Exportar: un empleado puede exportar archivos del sistema Magaya O cualquier combinación de acceso Para cada opción de permiso, haga clic en la celda de Sí o No para permitir o denegar el acceso para cada celda de la tabla. 52

54 PERMISOS AÑADIR UN NUEVO EMPLEADO Ejemplo: Si un empleado no tiene derechos de exportación, no puede enviar o exportar ningún dato de la base de datos Magaya. En el cuadro de diálogo de Permisos, active la casilla Aplicar estos permisos a los elementos contenidos si desea hacer que el estado de los permisos se aplique a la carpeta y a las subcarpetas ( elementos contenidos ). Por ejemplo, aplicar los permisos a la carpeta de Contabilidad y todas las subcarpetas de la misma. Añadir un Nuevo Empleado Agregue un nuevo empleado según sea necesario. Si los nombres de los empleados ya se han introducido en su sistema Magaya, vaya a la siguiente sección Cómo Establecer Permisos. 1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione los Empleados. 2) Haga clic en el botón de Agregar. 3) Escriba el nombre del empleado, su dirección y otra información según sea el caso, haga clic en las pestañas correspondientes. 4) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del cuadro de diálogo. El nombre del empleado aparecerá ahora en la lista. 53

55 PERMISOS CÓMO ESTABLECER PERMISOS Cómo Establecer Permisos La primera parte del proceso de configuración de permisos para los empleados es definir los grupos en su empresa. A continuación, puede asignar los empleados a los grupos. Sólo los administradores pueden configurar los permisos. Si la opción de menú Archivo > Permisos está en gris, significa que no tiene derechos de administrador en ese computador. El software Magaya viene con algunos grupos predeterminados ya definidos. Usted puede agregar más según sea necesario para su empresa. 54

56 PERMISOS CÓMO ESTABLECER PERMISOS 1) Definir Grupos: 1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione Empleados. 2) Haga clic en el botón de Acciones, y seleccione Grupos de Acceso. La Lista de Grupos se abre. 55

57 PERMISOS CÓMO ESTABLECER PERMISOS 3) Haga clic en el botón de Agregar en la Lista de Grupos para agregar un nuevo grupo. Escriba el nombre del grupo y la descripción. La descripción y el nombre se pueden editar más adelante si es necesario. 4) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del cuadro de diálogo. Se puede crear un máximo de 32 grupos. El software Magaya cuenta con nueve grupos creados por defecto. Puede editar estos grupos predeterminados en función de sus necesidades o crear nuevos grupos. De forma predeterminada el software Magaya crea un grupo llamado Cualquiera en todas las carpetas. Usted tendrá que modificar este valor predeterminado mediante la eliminación de Cualquiera de las carpetas que deban ser restringidas. Pasos para eliminar Cualquiera de todas las carpetas: Vaya a la carpeta. Haga clic en Archivo y seleccione Permisos. Haga clic en Cualquiera. Haga clic en la casilla Aplicar estos permisos a los elementos contenidos. Haga clic en el botón Eliminar y Aceptar. 2) Asignar Empleados a los Grupos: 1) Haga clic en la carpeta de Mantenimiento y seleccione Empleados. 2) Haga clic en el nombre de un empleado. 56

58 PERMISOS CÓMO ESTABLECER PERMISOS 3) Haga clic en el botón de Editar. Un cuadro de diálogo se abre: 4) Haga clic en la pestaña de Permisos. 5) Haga clic en el botón de Agregar para agregar un grupo al empleado (es decir, para hacer a un empleado miembro de ese grupo). Añadir tantos grupos como sea aplicable para el empleado. Añadir un grupo a la vez. 6) Haga clic en el botón de Aceptar. Ahora el empleado pertenece a ese grupo. 3) Asignar Permisos de Grupo por Carpeta: 1) Seleccione la carpeta (por ejemplo: Almacenaje) o subcarpeta a asignar permisos. 2) Vaya a Archivo y seleccione Permisos. Un cuadro de diálogo se abrirá. 3) Haga clic en el botón de Agregar para agregar un grupo. 4) Haga clic en la celda de la tabla para establecer el permiso de Sí o No en las columnas de Leer, Escribir, Eliminar y Exportar. 5) Haga clic en la casilla de verificación Aplicar estos permisos a los elementos contenidos si desea aplicar los permisos a todas las subcarpetas de la carpeta seleccionada. 6) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del cuadro de diálogo. 57

59 PERMISOS ESTABLECER LAS CONTRASEÑAS PARA LOS EMPLEADOS Nota: El software Magaya viene con los grupos predeterminados de Importadores y Exportadores. No elimine o modifique estos grupos predeterminados. Funciones del Sistema Relacionados con los Permisos: Si un empleado pertenece a los grupos de Importadores o Exportadores, será capaz de utilizar el Asistentes de Embarque en la barra de herramientas principal. Si un empleado pertenece al grupo de Contadores, Cuentas por Cobrar o al grupo de Cuentas por Pagar, será capaz de liquidar las operaciones de carga, tales como Entregas de Carga y Embarques. Establecer las Contraseñas para los Empleados También puede requerir una contraseña para un empleado. La contraseña y otras opciones están en el cuadro de diálogo de Empleado en la pestaña de Usuario. 58

60 PERMISOS ESTABLECER LAS CONTRASEÑAS PARA LOS EMPLEADOS Las contraseñas pueden ser cualquier combinación de letras y/o de números. Las contraseñas deben tener un mínimo de seis caracteres. Para establecer la contraseña de un empleado: 1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione Empleados. 2) Haga doble clic en el nombre de un empleado (o seleccione el nombre y haga clic en el botón Editar). Un cuadro de diálogo se abrirá: 3) Haga clic en la pestaña de Usuario: Escriba una contraseña y vuelva a escribirla en el campo de Confirmar. Seleccione la división de la empresa a la que pertenece el empleado, si es que su compañía tiene divisiones. (las divisiones se pueden agregar desde la lista de empleados. Haga clic en el botón de Acciones, y agregue las divisiones de esa lista. Las divisiones también se pueden configurar en el menú Mantenimiento > Configuración. Para ver los pasos, consulte el Manual de Personalización del Software Magaya) 59

61 PERMISOS ESCENARIO: LIMITANDO LOS PERMISOS Haga clic en las casillas de verificación correspondientes para habilitar acceso a lo siguiente: - Acceso a Magaya Network que otorga el acceso de los empleados al Centro de Comunicaciones Magaya y a sus funciones, como la conversación en línea. - Acceso a Magaya Software API que permite a este usuario y contraseña el acceso a la interfaz de programación de aplicaciones (API), si es que su empresa utiliza la función de API para importar o exportar datos. - Acceso a Magaya WMS Móvil que da acceso a los empleados que usan dispositivos de escaneo de mano Magaya WMS Móvil. 4) Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información y salir del cuadro de diálogo. Dé un nombre de usuario y una contraseña al empleado. Para más detalles sobre otras opciones de autenticación de usuario de inicio de sesión, consulte el Manual de Personalización del Software Magaya. Escenario: Limitando los permisos En esta sección se ofrece un ejemplo de la creación de permisos para diferentes empleados en función del acceso que como administrador desea darles. Esto es especialmente útil para limitar el acceso a las funciones de contabilidad en el software. Por ejemplo, usted puede dar permisos diferentes a un Gerente de Operaciones que a un Empleado de Operaciones. 1. Cree el empleado: Para este escenario se añade a los empleados Gerente de Operaciones y Personal de Operaciones. (Sus empleados serán introducidos por sus nombres). 2. Crear el Grupo: También hemos añadido un grupo llamado Contabilidad Limitada. Siga los pasos de la sección Cómo establecer permisos para más detalles sobre cómo agregar un grupo a su sistema. El acceso a este grupo puede ser personalizado por empleado y por carpeta, como por ejemplo, la carpeta de Contabilidad. 2) Asignar los Empleados a los Grupos: 60

62 PERMISOS ESCENARIO: LIMITANDO LOS PERMISOS En este ejemplo, el administrador tiene acceso tanto a los grupos de Cuentas por Cobrar como de Cuentas por Pagar por lo que este gerente puede liquidar embarques: El empleado Personal de Operaciones se asigna a los grupos de Importadores, Exportadores, Cuentas por Cobrar, y de Cualquiera. Esto le da a este empleado 61

63 PERMISOS ESCENARIO: LIMITANDO LOS PERMISOS la posibilidad de añadir cargos a las transacciones y la creación de los embarques, pero no tienen acceso a la liquidación: Un empleado que pertenece a los grupos de Importadores o Exportadores, será capaz de utilizar el Asistente de Embarque en la barra de herramientas principal para crear embarques. 4. Asignar Permisos de Carpeta: Seleccione la carpeta Contabilidad, haga clic en Archivo > Permisos. Quite el grupo Cualquiera, Exportadores, y Cuentas por Cobrar y haga clic en la casilla Aplicar estos permisos a los elementos contenidos. Agregue el grupo Contabilidad Limitada, pero no marque la casilla Aplicar estos permisos a los elementos contenidos. Para limitar los permisos aún más para el Personal de Operaciones (opcional), seleccione la subcarpeta que desea permitir que el empleado pueda ver como Facturas de Cobro (la vista de documento para limitar el acceso a los informes) y las Facturas de Pago (vista de documento). Para ello, seleccione la subcarpeta (Facturas de Cobro) y haga clic en Archivos > Permisos y agregue el grupo Contabilidad Limitada. Haga lo mismo con las Facturas de Pago. Para el Gerente de Operaciones, seleccione la carpeta Contabilidad y luego del menú Archivo > Permisos. Agregue los grupos de Importadores y Exportadores. Agregue el grupo de Contabilidad Limitada. No marque la casilla para aplicar esta configuración a los elementos contenidos. Vaya a Facturas de 62

64 PERMISOS DESCRIPCIÓN GENERAL DE ROLES Cobro, agregue Contabilidad Limitada. Vaya a Facturas de Pago y agregue Contabilidad Limitada. Para comprobar la configuración, inicie la sesión como el Gerente de Operaciones y vaya a la carpeta de Contabilidad. Debe haber sólo dos elementos: Facturas de Pago y Facturas de Cobro. Luego, vaya a un Embarque y verifique que el botón de Liquidación esté activo en la barra de Herramientas de Embarque. Compruebe también el acceso para el Personal de Operaciones. Descripción General de Roles Con la función de Roles, el administrador del sistema puede conceder o restringir el acceso de un empleado (o un grupo) a diferentes acciones en el sistema. Un rol puede ser una acción como dar a un empleado: Acceso a los reportes financieros de la empresa La capacidad de un empleado para crear usuarios de seguimiento La capacidad de procesar las liquidaciones Acceso a la configuración de cuentas u otras opciones en el menú de Mantenimiento > Configuración Un rol que se deniega reemplaza a cualquier otro permiso que un empleado pueda tener. Agregar un Rol a un Empleado Para agregar una rol al perfil de un empleado en su sistema Magaya: 1) Vaya a Mantenimiento > Empleados 2) Seleccione el nombre del empleado para resaltarlo. 63

65 PERMISOS AGREGAR UN ROL A UN EMPLEADO 3) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Roles. (Alternativa:. Haga clic en el nombre del empleado y seleccione "Roles" en el menú emergente) Se abre una lista. 64

66 PERMISOS AGREGAR UN ROL A UN EMPLEADO 4) 3) Haga clic en el botón de Agregar en la lista. Un cuadro de diálogo se abre: Haga clic en el menú desplegable para seleccionar un rol para asignar a este empleado (o grupo). Hay muchos roles por defecto como los que se muestran en esta captura de pantalla: 65

67 PERMISOS AGREGAR UN ROL A UN EMPLEADO Al seleccionar un rol, se muestra una definición de ese rol: 5) Haga clic en Permitir o "Denegar, y haga clic en Aceptar para guardar. El nuevo rol asignado aparece en la lista. 66

68 PERMISOS AGREGAR UN ROL A UN EMPLEADO Ver Detalles: En la lista de Empleados, haga clic en el botón Detalles en la barra de herramientas al lado del botón Acciones. Se abre un nuevo panel. Seleccione Roles en el menú desplegable para ver los roles de cada empleado. 67

69 PERMISOS AGREGAR UN ROL A UN EMPLEADO 68

70 CAPÍTULO 5: INTERFAZ DEL MAGAYA EXPLORER INTRODUCCIÓN AL MAGAYA EXPLORER Capítulo 5: Interfaz del Magaya Explorer Introducción al Magaya Explorer Al abrir el software de Magaya, verá la pantalla principal en la que va a trabajar. La pantalla también puede ser llamada una ventana o un Explorador y es similar a otras ventanas que ya utiliza en su computador, como Mis documentos. Se llama el Magaya Explorer. Le permite explorar (o navegar) todas las operaciones y tareas contables. Para ampliar la ventana de previsualizar, haga clic y arrastre la línea entre los dos paneles. Alternativamente, haga clic en el icono de carpetas en la barra de herramientas superior. Esto oculta la lista de carpetas. Para ver la lista de carpetas de nuevo, haga clic en el icono de las carpetas nuevamente. La barra de estado en la parte inferior del Magaya Explorer muestra: Una breve descripción del comando del menú seleccionado ID de Magaya Network Nombre del empleado (o rol) 69

71 QUÉ PUEDE HACER EN EL MAGAYA EXPLORER? Icono de conexión Magaya: verde significa que está conectado a Magaya Network. Rojo significa que no está conectado. Si está utilizando Windows 7 en lugar de Windows XP, habrá pequeñas diferencias en la apariencia del software Magaya como los colores, en comparación con las capturas de pantalla incluidas aquí. La funcionalidad del software de Magaya sigue siendo la descrita aquí. Qué Puede Hacer en el Magaya Explorer? La interfaz de usuario del Magaya Explorer contiene funciones para las tareas que ejecuta todos los días, tales como: Recibir la carga en el almacén, crear recibo de almacén, y entregas de carga Crear los embarques de carga enviados por aire, mar o tierra Liquidar los embarques Tramitar los documentos de Aduanas de EE.UU. Ofrecer a sus clientes cotizaciones por los servicios que ofrece, tales como la recolección de carga, almacenamiento en un depósito y el transporte de carga Proporcionar a los clientes reservaciones cuando aceptan una cotización Realizar tareas de contabilidad, tales como crear facturas de pago y facturas de cobro, realizar operaciones bancarias, y crear informes financieros Comunicarse con los transportistas marítimos Comunicarse con otras empresas de Magaya Network El Magaya Explorer le ofrece una manera fácil de completar todas sus tareas. Debido a que hay tantas capacidades, este tema se centrará primero en los fundamentos. A medida que aprenda acerca de los menús y barras de herramientas, vaya haciendo clic para ver el programa en acción. Comience a explorar el Magaya Explorer! 70

72 MENÚS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS BARRA DE HERRAMIENTAS SUPERIOR Menús y Barras de Herramientas Barra de Herramientas Superior La ventana de Magaya Explorer contiene barras de herramientas, menús, carpetas y diferentes paneles. La barra de herramientas en la parte superior contiene los siguientes botones: Los botones Atrás y Adelante para desplazarse de un documento a otro Botones para crear embarques Aéreos, Marítimos y Terrestres: La flecha al lado del botón le da la opción de crear un embarque directo o un embarque consolidado para las importaciones y exportaciones. Se abre un asistente para ayudarle a consolidar un embarque. Botón de Buscar: Le da la opción de buscar por número de transacción con la función de Búsqueda Rápida, o buscar por cualquier texto en un documento. Consulte el tema Botón de Buscar Network: Para entrar y salir de Magaya Network Enviar: Para enviar mensajes dentro de Magaya Network Correo: Para enviar documentos por correo electrónico. Consulte el tema Correo electrónico por lotes para obtener más información sobre el envío de correo electrónico por lotes. Tarea: Para crear listas de tareas pendientes para los empleados Otros botones: Imprimir, Eliminar, Refrescar, y el botón de Carpetas (utilizado para ocultar la lista de carpetas en el lado izquierdo del Magaya Explorer y ensanchar la vista del documento) NOTE: Si un botón aparece en gris, es posible que no tenga acceso a esa función debido a restricciones de permisos. 71

73 MENÚS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS MENÚ PRINCIPAL Menú Principal Encima de los botones de la barra de herramientas hay otros comandos. Esta es la barra de herramientas del Menú Principal. Los comandos de la barra de herramientas del menú principal tienen menús desplegables con opciones. La siguiente lista ofrece una breve descripción de las opciones (todas estas funciones se explican en el manual): Archivo: Utilice esta opción para acceder a los asistentes de Inicio, de Contabilidad, y al asistente de Información de mi Compañía. También use Archivo para descargar o crear un nuevo documento, imprimir, para establecer los permisos de los empleados (para administradores), para crear nuevas carpetas o embarques, y para ver los servicios y licencias de software de Magaya. Puede guardar una copia del documento que está viendo, exportarlo a XML, o guardarlo como un PDF. Editar: Para copiar, pegar, deshacer, borrar, renombrar, y buscar. También puede ver las propiedades de cualquier carpeta o subcarpeta que usted seleccione. Ventas: Lo lleva directamente a las Cotizaciones, Reservaciones, o Programación de Viajes. (Si usted tiene el Magaya Supply Chain Solution, también verá Órdenes de Venta de este menú). Operaciones: Lista de las mismas operaciones que están en la carpeta de Almacenaje, tales como Órdenes de Recogida, Recibo de Almacén, y Entregas de Carga. (Si usted tiene el Magaya Supply Chain Solution, también verá las Tareas, Trabajos, Órdenes de Compra, y el Inspector de Almacén). Mantenimiento: Muestra una lista de las mismas opciones que están en la carpeta de mantenimiento como las listas de sus transportistas y clientes. Embarques: Proporciona acceso a las listas de embalaje de un embarque seleccionado, Aduanas de EE.UU. (resultados de AES y AMS, y EEIs - anteriormente SEDs), y un enlace a las funciones de Contabilidad. También puede configurar un embarque en tránsito o como Recibido o Entregado. Puede crear Embarques hijos aquí (o utilizar los asistentes para embarques aéreos, marítimos, o terrestres). Magaya Network: Proporciona acceso a la Comunidad Magaya (también se puede acceder a la Comunidad Magaya mediante el uso de la carpeta de Magaya Network en el lado izquierdo del Magaya Explorer.) También se puede acceder a su bandeja de entrada y de salida, al Centro de Comunicaciones (también disponible pulsando la tecla F4), y la función de Enviar. Contabilidad: Muestra la misma lista de subcarpetas que están bajo la carpeta de Contabilidad en el lado izquierdo del Magaya Explorer. 72

74 MENÚS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS MENÚ PRINCIPAL Reportes: Acceda a reportes financieros, informes de ventas y compras, multimoneda, reportes guardados y más. Usted puede personalizar los reportes con tipografías y mucho más haciendo clic en el botón de Configurar en cualquier reporte. Para obtener información sobre los reportes contables y financieros, consulte el Manual de Contabilidad del Software Magaya. Opciones: Utilice esta opción para mostrar u ocultar la barra de herramientas, barra de estado, las carpetas o los embarques. También puede Actualizar la vista del sistema aquí (o presionando la tecla F5), ver el registro de transacciones y acceder a las opciones de Configuración. Ayuda: Use esto para acceder a una lista de Cómo hacer? para las tareas que se realizan con frecuencia y para acceder a la página web de Magaya para ver tutoriales en video, preguntas frecuentes y un formulario web para contarle a un amigo sobre el software Magaya. Para acceder a la información sobre el software Magaya, seleccione Acerca de Magaya Explorer. Esto le mostrará el contrato de licencia y el número de versión del software de Magaya que usted tiene. Pestañas: La interfaz de Magaya Explorer abre reportes y otras listas como pestañas. 73

75 CARPETAS Y SUBCARPETAS INTRODUCCIÓN Carpetas y subcarpetas Introducción Las carpetas y subcarpetas en Magaya Explorer contienen muchas de las funciones y documentos para las tareas que usted hace diariamente. Para ver las carpetas y subcarpetas: Haga clic en el signo de más (+) situado junto al nombre de carpeta para ampliar y ver la lista de subcarpetas bajo el encabezado de la carpeta. (También, al hacer clic en una carpeta, la lista de subcarpetas se muestra en el panel de detalles). NOTE: La lista de carpetas también se puede denominar una vista de árbol. Aquí vamos a utilizar los términos carpeta y subcarpeta. Para ocultar la lista de carpetas, haga clic en el botón Carpetas en la barra de herramientas superior. Haga clic de nuevo para ver la lista de carpetas. Cómo agregar carpetas El software de Magaya incluye un conjunto predeterminado de carpetas para las operaciones y tareas contables. Usted puede agregar carpetas a Magaya Explorer siguiendo estos pasos: 1) Vaya a la ubicación donde desea crear una nueva carpeta. 2) Haga clic en Archivo. 3) Seleccione Nuevo. 4) Seleccionar Carpeta. 5) Introduzca el nombre de la carpeta. Algunas de las carpetas no tienen la función de copia disponible. Si la opción está en gris, significa que no está disponible para esa carpeta. En muchas carpetas, puede hacer clic derecho sobre la carpeta para acceder a un menú emergente con funciones. Éstas pueden variar dependiendo de la carpeta en que se está trabajando. Algunas sólo tienen la opción Propiedades. Otras, como las carpetas de envío tiene muchas opciones. 74

76 CARPETAS Y SUBCARPETAS DESCRIPCIÓN GENERAL DE CARPETAS DE MAGAYA EXPLORER Descripción General de Carpetas de Magaya Explorer A continuación se definen las carpetas predeterminadas y las subcarpetas disponibles en el software Magaya y se proporciona una breve descripción de las funciones disponibles en cada una. Carpeta de Magaya Network La carpeta de Magaya Network contiene dos subcarpetas: Comunidad Mensajes La carpeta Comunidad le permite buscar otras empresas que están utilizando el software Magaya. Hay tres funciones en la carpeta de la comunidad: La primera pantalla en la carpeta de la Comunidad es su Perfil de la Compañía. Aquí se puede editar o añadir información sobre su empresa. Usted puede agregar una descripción de su empresa para que otros miembros de la Comunidad Magaya puedan aprender acerca de usted. Se pueden introducir palabras clave que ayuden a la gente a encontrarlo cuando están buscando. Las palabras clave pueden incluir términos tales como agente de carga, NVOCC, almacén, etc. Los iconos de la esquina superior de la pantalla le permiten guardar el perfil, restablecer los cambios al original, rellenar el formulario de manera automática basándose en la información que introdujo cuando instaló el software Magaya, y para cargar su perfil de empresa a Magaya Network. La segunda función de la carpeta de Comunidad es Buscar. Puede buscar por nombre de empresa, país, estado o provincia, ciudad y/o palabras clave. Puede utilizar tantos o tan pocos campos como quiera cuando hace una búsqueda. 75

77 CARPETAS Y SUBCARPETAS CARPETA DE TAREAS La tercera función en la carpeta de Comunidad es la de Invitaciones. Usted puede enviar una invitación, ver las invitaciones que ha recibido y aceptar o rechazar (denegar) una invitación. En la parte derecha de la pantalla de Comunidad hay una ventana que muestra el Centro de Comunicaciones y una para Tráfico. (Para más información acerca de esta característica vea el Manual del Software de Comunicaciones Magaya). La carpeta de Mensajes puede ampliarse para mostrar: Bandeja de Salida: Muestra los mensajes pendientes de envío Bandeja de entrada: Para ver los mensajes recibidos Enviados: Para ver los mensajes enviados Mensajes de Aduanas de EE.UU.: Para ver AMS y IFS Marítimo y AMS Aéreo. Esto le mostrará todos los mensajes relacionados con el Sistema Automatizado de Manifiesto (AMS). Las funciones aduaneras se explican en el Manual del Software de Comunicaciones Magaya). Mensajes de Transportistas Marítimos: Muestra todos los mensajes enviados o recibidos directamente de los transportistas marítimos que utilizan el servicio de interfaz Magaya Ocean Carriers con INTTRA. Carpeta de Tareas Se pueden crear tareas por muchas razones, tales como cuando la carga llega a su almacén y debe ser descargada, comprobada y almacenada. Se pueden crear otros tipos de tareas para otros empleados, no sólo de almacenamiento. La carpeta de Tareas contiene dos subcarpetas: 76

78 CARPETAS Y SUBCARPETAS CARPETA DE COTIZACIONES Tareas Pendientes: Para ver tareas que no se han completado. Histórico de Tareas: Para ver todas las tareas. NOTE: La barra de herramientas en la parte inferior es la misma para Tareas Pendientes e Histórico de Tareas. Carpeta de Cotizaciones Las cotizaciones son estimaciones de costos de los servicios que ofrece a sus clientes. La carpeta Cotizaciones contiene: Cotizaciones: Esta subcarpeta muestra el documento de la cotización. Lista de Cotizaciones: Esta subcarpeta muestra la lista de cotizaciones y su estado. La barra de herramientas en la parte inferior contiene botones que permiten añadir una nueva cotización, editar una cotización existente, eliminar una cotización, filtrar la lista de cotizaciones, y otras acciones. (Hay una barra de herramientas similar en todas las vistas de lista). Carpeta de Reservaciones Las reservaciones son las reservas que hacen sus clientes con usted para embarques vía aérea, marítima, o terrestre. La carpeta de Reservaciones contiene tres subcarpetas: Reservaciones: Se muestra la vista del documento de la reservación. Lista de Reservaciones: Esta muestra las reservaciones que se han creado, su estado, el tipo (como marítima o aérea), y otros detalles relacionados con la llegada y salida, el peso de la carga, etc. Para personalizar la información que aparece en la lista, haga clic en el botón de Acciones. Programación de Viajes: Muestra los viajes que ha programado para ser ejecutados en el futuro y los viajes que ha completado en el pasado. 77

79 CARPETAS Y SUBCARPETAS CARPETA DE ALMACENAJE Carpeta de Almacenaje La carpeta de Almacenaje contiene información relacionada con: Órdenes de Recogida Recibo de Almacén Productos (listas y la clasificación) Entregas de Carga Movimientos de Carga (vista del documento y la lista) Tipos de Embalaje Localizaciones en el almacén Definiciones de Productos de Inventario Lista de Embarques: Permite a los empleados de almacén y a otros ver los embarques. Las subcarpetas de Zona de Carga y de En Tránsito permiten a los empleados de almacén ver la información de embarque. Carpeta de Mantenimiento La carpeta Mantenimiento contiene subcarpetas de entidades tales como las listas de clientes, proveedores, empleados, puertos y más, y la subcarpeta de Configuración, opciones para configurar su sistema Magaya de acuerdo a sus necesidades. Cada subcarpeta tiene diversas acciones y reportes disponibles que se pueden acceder mediante el botón de Acciones, o haciendo clic derecho sobre el nombre de la entidad. Las subcarpetas son las siguientes: 78

80 CARPETAS Y SUBCARPETAS CARPETA DE MANTENIMIENTO Cuando se agrega la información en los cuadros de diálogo de esta carpeta, muchas de las pestañas son similares de una entidad a otra. Por ejemplo, en la pestaña General, hay un botón de búsqueda junto al campo de nombre de la entidad. Haga clic aquí para ver si la entidad se ha introducido ya en la base de datos, lo que puede evitar la duplicación de entradas. Nota: El término entidad se refiere a clientes, proveedores, transportistas, y otros que haya ingresado en el sistema Magaya. La ID de la entidad es por lo general un número interno que se puede asignar, si usted necesita dar a un cliente o entidad un número único para ayudar a identificarlo. Esto es especialmente útil para correos que puedan tener clientes con el mismo nombre. El número de Cuenta es usado a menudo por los transportistas aéreos y funciona como un número de cliente. Los campos de nombre de contacto (nombre y apellido) se utilizan para asignar una persona de contacto principal para una empresa u otra entidad. Contactos adicionales se pueden agregar en la pestaña de contactos o en la subcarpeta de Contactos. Transportistas: Añadir transportistas terrestres, marítimos, y aéreos y sus direcciones, contactos, tarifas, cargos personalizados, términos de pago, cumplimiento con la TSA para los exportadores conocidos, FMC, número de SCAC, y mucho más. Si una aerolínea es exclusiva para pasajeros, marque la casilla en la pestaña de Aerolínea en el cuadro de diálogo de perfil del Transportista. Sólo se puede transportar carga de un Exportador Conocido en un vuelo de pasajeros o en una aerolínea exclusiva para pasajeros. La casilla de 79

81 CARPETAS Y SUBCARPETAS CARPETA DE MANTENIMIENTO Exportador Conocido se encuentra en la pestaña de Términos de Pago. Puede asignar números de vuelo en la pestaña de Aerolínea : Para ver cuales expedidores son Exportadores Conocidos, seleccione el encabezado de la columna de la opción Acciones > Configurar Columnas: Si su compañía es un transportista aéreo, verifique que en la opción Configuración > Tipo de Compañía esté seleccionado Aerolínea. Esto permitirá que el campo de Guía Aérea aparezca en el cuadro de diálogo del Recibo de Almacén. Agentes de Carga: Agregar información del agente de carga, tal como dirección, condiciones de pago, participación, asignar acceso de seguimiento, código de la IATA, FMC, SCAC, número de la TSA, y mucho más. También puede agregar su ID de Magaya Network si ellos también utilizan software de Magaya. Así puede charlar con ellos utilizando el Centro de Comunicaciones Magaya. Si el agente es un exportador cono- 80

82 CARPETAS Y SUBCARPETAS CARPETA DE MANTENIMIENTO cido, marque la casilla correspondiente en la pestaña de Términos de Pago. Proveedores de Almacenaje: Agregue información de contacto para la compañía que le provee de servicios de almacenaje. Clientes: Agregue información de contacto, términos de pago, tarifas, asigne acceso a seguimiento, cumplimiento con la TSA, y más. Vea e imprima los estados de los clientes haciendo clic derecho sobre el nombre del cliente. Puede personalizar los precios de inventario para un cliente en la pestaña de Cargos o automatizar cualquier cargo para ese cliente. Proveedores: Añadir información de contacto del proveedor y cumplimiento con la TSA. Ejemplos de proveedores serían un contador, un corredor de seguros, empresas de servicios públicos que se pagan, y otros proveedores de servicios. Se puede configurar la facturación periódica para los proveedores en la pestaña de Términos de Pago. Para personalizar los cargos para los proveedores, vaya a la pestaña de Cargos (es el mismo cuadro de diálogo para los clientes): Haga clic en el botón de Agregar y escriba la información en el cuadro de diálogo de Cargo Personalizado. Para más detalles sobre los cargos personalizados, consulte el Manual de Contabilidad del Software Magaya. 81

83 CARPETAS Y SUBCARPETAS CARPETA DE MANTENIMIENTO Vendedores: Agregar nombre, dirección, participación, y más. Para definir las comisiones de un vendedor, consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya. Para crear un reporte de las comisiones de los vendedores haga clic en el botón de Acciones y seleccione el reporte correspondiente en el menú. Contactos: Use esta carpeta para añadir más de una persona de contacto para un Cliente, Proveedor, u otra entidad en su sistema Magaya. También puede agregar una persona de contacto diferente para los diferentes departamentos de una sola empresa. El contacto puede ser asignado como un usuario Magaya LiveTrack mediante la selección de su nombre y haciendo clic en el botón de Acciones, elegir la opción Permitir seguimiento. (Nota: También puede hacer clic derecho en el nombre para acceder a un menú emergente). Introduzca su contraseña y los permisos o restricciones. También puede asignar más de un usuario Magaya Live- Track por empresa. También se puede añadir Contactos en cualquier pantalla de entidad. Para más detalles acerca de cómo utilizar la característica de seguimiento en línea, consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya. Empleados: Añadir el nombre del empleado e información de contacto, información civil, asignar derechos de acceso remoto, permisos, roles y contraseñas en el sistema Magaya. Puertos: Seleccionar puertos utilizados con frecuencia para que sean fáciles de encontrar en las listas desplegables de sus embarques y otras transacciones, añadir puertos adicionales, trabajar con listas de códigos de Schedule K y Schedule D, definir las zonas por código postal. Los puertos pueden ser seleccionados de esta lista o agregados manualmente. En Mantenimiento > Puertos haga doble clic en Puerto para abrir un cuadro de diálogo y verificar que tiene los medios de transporte que 82

84 CARPETAS Y SUBCARPETAS CARPETA DE CONTABILIDAD requiere. Cuando cree transacciones que usan puertos, solo seleccione puertos con los medios que necesita; de otro modo no podrá usar ese puerto en esa transacción. Países: Agregar nombres de países, estados y códigos. Configuración: Acceda a las opciones de configuración para personalizar su sistema de Magaya, como la creación de números de documentos, seguimiento de las transacciones, formatos de mensajes, añadir campos personalizados, tareas, divisiones, eventos y mucho más. Las opciones en el menú de configuración se explican en el Manual de Personalización del Software Magaya. Notas: Para cualquier transportista, agente de carga u otra entidad, usted puede agregar ID de Entidad además del nombre. Esto puede ser útil cuando dos compañías o contactos tienen el mismo nombre. Una entidad puede ser desactivada marcando la casilla de Inactiva en el perfil; esto no la borra sino que preserva el perfil por si desea usarlo después. Carpeta de Contabilidad La carpeta de Contabilidad contiene lo siguiente: Lista de Cuentas: Es como un libro mayor, que enumera todas las cuentas y de qué tipo son (por ejemplo, Servicios se clasifican como ingresos, y Gastos por Servicios se clasifica como gasto). Puede agregar cuentas que son específicas de su negocio. Artículos y Servicios: Esto muestra códigos para los servicios que usted provee tales como tarifas de almacenaje y a que cuenta contable se asocia ese servicio. Puede agregar artículos y servicios que son específicos de su 83

85 CARPETAS Y SUBCARPETAS CARPETA DE EMBARQUES ENTRANTES Y SALIENTES negocio, y automatizar los cargos. Vea el Manual de Personalización del Software Magaya para más detalles. Tarifas: La subcarpeta de Tarifas contiene Tarifas Estándar, de Clientes, Tarifas de Transportista, Contratos de Cliente, y Contratos de Transportista. Facturas de Cobro (y Lista de Facturas de Cobro) Facturas de Pago (y Lista de Facturas de Pago) Pagos Recibidos (y Lista de Pagos Recibidos) Depósitos (y Lista de Depósitos) Cheques (y Lista de Cheques) Las funciones de contabilidad se describen en el Manual de Contabilidad del Software Magaya. Carpeta de Embarques Entrantes y Salientes Embarques Salientes: La carpeta de Embarques Salientes es el lugar donde creará sus propias subcarpetas para organizar sus envíos salientes. Por ejemplo, usted puede optar por organizar los envíos salientes por año y mes. También puede querer tener una subcarpeta para cada mes para embarques aéreos, marítimos, y terrestres. Embarques Salientes: La carpeta de Embarques Salientes es el lugar donde creará sus propias subcarpetas para organizar sus envíos salientes. Por ejemplo, usted puede optar por organizar los envíos salientes por año y mes. También puede querer tener una subcarpeta para cada mes para embarques aéreos, marítimos, y terrestres. 84

86 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS CARPETA DE EMBARQUES ENTRANTES Y SALIENTES Trabajando con Vistas de Documentos y de Listas En Magaya Explorer, puede ver documentos y listas de documentos (y transacciones). Para ver un documento, haga clic en una subcarpeta (por ejemplo, Recibos de Almacén bajo la carpeta de Almacenaje). A continuación, un documento de Recibo de Almacén se mostrará en la vista del documento del Magaya Explorer (ver la siguiente figura). 85

87 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS TRABAJANDO CON LA VISTA DE LISTA Para ver una lista, haga clic en una subcarpeta con la palabra Lista en el nombre de la subcarpeta (por ejemplo, la lista de Órdenes de Recogida). Se mostrará una lista en el panel de vista de la lista del Magaya Explorer. Muchos de los mismos botones y opciones están disponibles al ver un documento o una lista. Por ejemplo, se puede ver la historia de un Recibo de Almacén específico desde la lista o en el documento. Trabajando con la Vista de Lista La vista de lista le ofrece muchas opciones. Puede ordenar las columnas en la lista para ver la información en una variedad de maneras. Puede buscar documentos y transacciones y elaborar reportes. La vista de Lista está disponible cuando se trabaja con: Todas las subcarpetas de listas de la carpeta de Almacenaje como Recibo de Almacén, Órdenes de Recogida, y ordenes de Entrega de Carga Las listas de Cotizaciones, Reservaciones, Embarques, y más Todas las subcarpetas bajo la carpeta de Mantenimiento, tales como Transportistas, Proveedores, y otras Muchas subcarpetas bajo la carpeta de Contabilidad, tales como Listas de Facturas de Cobro, Pagos Recibidos, Facturas de Pago, Depósitos, Cheques y más La mayoría de las listas tienen un campo de Intervalo de fechas en la parte superior de la lista. Utilice el intervalo de fechas para ver las transacciones que usted 86

88 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS TRABAJANDO CON LA VISTA DE LISTA desea ver a partir de un cierto período de tiempo, como la semana pasada o el mes pasado. Después de cambiar la fecha en los campos de fecha, haga clic en el botón de Actualizar (las flechas azules envolviendo un círculo) para cargar las transacciones para el intervalo de fechas. Utilice el botón rojo Detener para detener la búsqueda en cualquier momento. Para guardar una vista de cualquier lista, haga clic en el botón de la estrella y seleccione Guardar esta vista. En el cuadro de diálogo, el sistema proporciona un nombre de lista predeterminado, pero se puede cambiar el nombre. Para excluir el rango de fechas de la vista de lista guardada, desactive la casilla de Guardar rango de fechas. Cuando guarda vistas de lista, las puede administrar mediante la opción Administrar vistas del menú emergente de la estrella. Un cuadro de diálogo se abrirá mostrando las vistas guardadas para esa lista. Para poner una vista de lista guardada a disposición de otros usuarios Magaya en su red, seleccione y haga clic en el botón de Publicar. También puede editar o borrar (eliminar) una vista guardada. Se pueden hacer cambios a una vista guardada. Un contador en la parte inferior de cualquier lista en Magaya Explorer le indica cuántos elementos se muestran del número total de elementos. Para ver todas las transacciones, tales como Recibos de Almacén en la Lista de Recibos de Almacén, seleccione la opción Todos en el campo de fechas en la parte superior de la lista. Nota: Asegúrese de que no tiene un filtro activado. Haga clic en el Sin Filtrar para eliminar un filtro. A continuación, el botón Sin Filtrar aparecerá en color gris. Para mover las columnas para cambiar el orden de izquierda a derecha, haga clic en el encabezado de una columna y arrástrelo hasta el lugar donde desea que aparezca. Para personalizar las columnas de la lista para ver sólo las columnas que desea ver, haga clic en el botón Acciones. 87

89 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS TRABAJANDO CON LA VISTA DE LISTA También puede ampliar o reducir las columnas haciendo clic en la línea que separa las columnas y arrastrando la línea hacia la izquierda o la derecha. Personalizaciones adicionales de las columnas están disponibles en el botón de Acciones > Seleccionar Columnas. Por ejemplo, puede cambiar el formato de fecha seleccionando la fecha y la escogiendo de la opción apropiada en el menú desplegable: Para ordenar los elementos de la lista, haga clic en el encabezado de la columna. Por ejemplo, si hace clic en el encabezado de la columna Estado, los elementos (como Recibos de Almacén) se agruparán según el estado de Pendiente, Entregado, en Tránsito, en Proceso, en Su Destino, o A Mano (en el almacén). La columna de Número agrupa por letras y números al hacer clic en el encabezado de la columna Número. Por ejemplo, todos los Recibos de 88

90 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS COLUMNAS RELACIONADAS Almacén que comienzan con el número 2 se agruparán, como se muestra aquí: Haga clic derecho en un elemento en una lista para acceder a un menú emergente para ese elemento. Este menú tiene muchas de las mismas opciones que el botón de Acciones. Los iconos de productos en las listas indican el estado del producto: Amarillo está en proceso (o Pedido) Celeste está Disponible Violeta está Cargado Verde Claro se encuentra En Tránsito (de color verde oscuro está Arribando) Azul es Enviado Columnas Relacionadas El software de Magaya le da la opción de agregar más columnas a las vistas de sus listas para personalizarlas y ver la información que necesita. Puede elegir entre las columnas relacionadas con la transacción en la que se está trabajando. Por ejemplo, si usted está en la lista de Recibos de Almacén, puede elegir las columnas de cualquier transacción relacionada, entidad asociada, u otra infor- 89

91 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS COLUMNAS RELACIONADAS mación. Cuando se agrega la columna a la lista de Recibos de Almacén, la columna también queda disponible automáticamente para crear reportes. En el siguiente ejemplo explica cómo agregar más columnas a la Lista de Productos. Cuando usted está buscando en la Lista de Productos, es posible que desee ver más información acerca de sus productos. Tal vez quiere saber el nombre del buque en el que se embarcaron las mercancías. Los siguientes pasos se aplican a este ejemplo y a otras listas: 1) Vaya a la Lista de Productos, haga clic en el botón de Acciones y seleccione Configurar Columnas. 90

92 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS COLUMNAS RELACIONADAS 2) En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en el botón de Agregar columnas : Nota: La opción Columnas de Scripts se explica en el Manual de Personalización del Software Magaya. 3) Un nuevo cuadro de diálogo se abre con columnas adicionales para elegir. Estos elementos son todas las transacciones y datos relacionados con la 91

93 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS COLUMNAS RELACIONADAS Lista de Productos. Haga clic en el menú desplegable de Elementos Relacionados y seleccione un elemento. 4) Vaya a la columna que desee agregar de ese menú de Elemento Relacionado y selecciónela. 92

94 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS COLUMNAS RELACIONADAS 5) Haga clic en el botón de Agregar para mover la columna seleccionada de la lista de Columnas Disponibles para crear su lista de Columnas Seleccionadas. 6) Haga clic en Aceptar. La columna está disponible en su lista de productos. 93

95 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS BARRAS DE HERRAMIENTAS EN VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS 7) Mueva la columna para que aparezca donde a usted prefiera. Haga clic en Aceptar. La lista de productos muestra ahora la nueva columna y el nombre del buque, que se extrae de las operaciones de embarque de salida. 8) La nueva columna también está disponible para crear reportes. Haga clic en el botón de Acciones y seleccione el nombre de la nueva columna. El documento de reporte se puede guardar, enviar a través de Magaya Network, o por correo electrónico (ir a Acciones > Reportes). Barras de Herramientas en Vistas de Documentos y de Listas En la vista del documento, esta barra de herramientas está en la parte superior del documento: Para navegar a través de documentos, haga clic en los botones Primero, Anterior, Siguiente, Último. Otros botones son Adicionar, Editar, Eliminar, Buscar, Filtrar, Sin Filtro, Acciones, Ampliar y Opciones. El icono de la extrema izquierda indica el estado de la transacción (por ejemplo, la mercancía fue cargada, entregada, etc). Cuando esté viendo una lista, una nueva barra de herramientas aparecerá en la parte inferior de la pantalla: Los botones de esa barra de herramientas también aparecen en la vista del documento en la parte superior del documento. Los botones son: Agregar, Editar, Eliminar, Filtrar, Sin Filtro, Acciones y Detalles. 94

96 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS BOTONES EN LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS Botones en las Barras de Herramientas Muchos botones tienen una flecha a un lado del icono. Haga clic en la flecha para acceder a las opciones. (La elección en negrita es el valor predeterminado que se ejecuta al hacer clic en el botón en lugar de la flecha). Al hacer clic en un botón, un cuadro de diálogo se abrirá. Después de haber introducido la información en el cuadro de diálogo, haga clic en el botón de Aceptar. El cuadro de diálogo se cerrará. La información introducida se guardará en la base de datos (y en el formulario en el que está trabajando como una Factura de Venta o una Orden de Recogida). Botón de Agregar: Utilice el botón de Agregar para agregar una nueva transacción del tipo seleccionado a la base de datos. Cuando el botón de Agregar cuenta con una flecha, entonces las opciones están disponibles. Al hacer clic en el botón de Agregar, se abre un cuadro de diálogo. Introduzca la información en el cuadro de diálogo para rellenar un formulario como una Orden de Recogida o un Recibo de Almacén. El botón de Agregar ofrece opciones que son específicas a la lista que está viendo. Por ejemplo, en Reservaciones el botón de Agregar le permite especificar el tipo de reservación, ya sea Reservación Aérea de Exportación, Reservación de Importación Marítima, etc. En la carpeta de Contabilidad, el botón de Agregar para Pagos Recibidos ofrece la opción de agregar un Pago de Cliente o un Reembolso de Proveedor. El botón de Agregar para las Entregas de Carga abrirá un asistente con pantallas que le guiarán para introducir la información necesaria para crear una entrega de carga. Botón de Editar: Éste abre el mismo cuadro de diálogo que se utiliza cuando se añade nueva información de manera que pueda editar o cambiar la información. (Excepción:. El botón de Editar de la Entrega de Carga abrirá un cuadro de diálogo, no el asistente que utiliza para introducir la información). Botón de Eliminar: Le permite eliminar o cancelar la transacción seleccionada en la lista. Por ejemplo, si elimina una transacción como una Entrega de Carga, los artículos de esa Entrega de Carga serán devuelto a su sistema y estarán disponibles. Para ver cualquier transacción eliminada, vaya a Opciones > Lista de Transacciones. Para más información sobre la Lista de Transacciones, consulte el Manual de Personalización del Software Magaya. Otros Botones y sus Funciones: 95

97 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS BOTONES EN LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS Para imprimir un documento, haga clic en el botón de Imprimir en la barra de herramientas en la parte superior del Magaya Explorer. (También puede utilizar el menú de Archivo y seleccionar Imprimir). Para imprimir etiquetas de recepción de un Recibo de Almacén, vaya a Archivo (o haga clic en la flecha al lado del botón de Imprimir) y seleccione "Imprimir Etiquetas". Un cuadro de diálogo se abre. Seleccione el tamaño de la etiqueta y la cantidad. También puede imprimir un rango de etiquetas o todas ellas. En este ejemplo, esto resultará en 425 etiquetas que se imprimirán, una para cada artículo del Recibo de Almacén número 43. Para cambiar la cantidad de etiquetas a imprimir, introduzca un nuevo número en los campos Inicio " y Fin. Cada etiqueta se imprimirá con las opciones marcadas en el menú de Configuración: La descripción del artículo del almacén, la información de la compañía, el nombre del destinatario, y un código de barras. 96

98 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS BOTONES EN LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS Las etiquetas se pueden personalizar según sea necesario. Estas etiquetas indican el número de Recibo de Almacén: 97

99 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS BOTONES EN LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS Esta etiqueta muestra el número de Guía Aérea: Para enviar un documento, haga clic en el botón de Correo en la barra de herramientas en la parte superior del Magaya Explorer. Consulte el tema Correo electrónico por lotes 98

100 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS CORREO ELECTRÓNICO POR LOTES El botón de Opciones le permite imprimir sólo los campos de un formulario o documento, y la opción de calcular automáticamente los totales en los campos de un formulario. Seleccione las opciones necesarias. Las opciones predeterminadas son: Mostrar el papel en el dibujo, y Calcular los campos automáticamente. Nota: El cuadro de diálogo de Opciones mostrará el nombre del documento que está trabajando, por ejemplo un Recibo de Depósito o una Entrega de Carga. Correo Electrónico por Lotes Usted puede enviar lotes de correo electrónico desde Magaya Explorer para un grupo de clientes de cualquier lista. Por ejemplo, usted puede: Crear una lista filtrada de las Facturas de Cobro y enviarlas por correo electrónico en un lote Enviar una factura de cobro mensual recurrente por el almacenamiento Enviar un mensaje de mercadeo a todos sus clientes a la vez Puede enviar mensajes de correo electrónico por lotes de cualquier lista de transacciones. Usted tiene la opción de seleccionar unas pocas entidades (tales como clientes o proveedores) o enviar a toda la lista. Los mensajes de correo 99

101 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS CORREO ELECTRÓNICO POR LOTES electrónico serán enviados a las entidades involucradas en esas transacciones, incluyendo sus contactos. 1) Vaya a la lista a la que desea enviar correo electrónico por lotes, mantenga pulsada la tecla de Mayúscula y seleccione múltiples transacciones o entidades. 2) Haga clic en la flecha en el botón de Enviar y seleccione Enviar correo por lotes : 100

102 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS CORREO ELECTRÓNICO POR LOTES 3) En el cuadro de diálogo que se abre, la dirección de correo de su empresa se rellena automáticamente. Los campos CC y BCC se pueden utilizar para incluir a otras personas en este lote de envío por correo electrónico, además de las personas en las transacciones que ha seleccionado de la lista. Hay una opción en la parte inferior de la pantalla que está marcada por defecto para enviar un solo correo electrónico por destinatario. El formato puede ser configurado para ser PDF, HTML o formato de Documento Magaya. También puede agregar archivos adjuntos. 4) Introduzca la línea de asunto, texto del mensaje y cualquier archivo adjunto. 5) Active o desactive las opciones según sea necesario, tales como Solicitar Acuse de Recibo. 6) Haga clic en el botón de Enviar cuando esté listo para enviar el lote de mensajes de correo electrónico. 101

103 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE FILTRAR Aprenda más sobre las plantillas de correo electrónico en el Manual del Software de Comunicaciones Magaya. El Botón de Filtrar El botón le permite seleccionar cómo quiere ver la información en una lista. Por ejemplo, usted puede querer ver sólo las transacciones de la semana pasada o las operaciones para un determinado cliente o destino. El botón de Filtrar tiene dos opciones: Estándar y Avanzado. El botón de Filtrar ofrece opciones que son específicas a la lista que está viendo. Por ejemplo, el botón de Filtrar disponible para Cheques tiene campos que son específicos para esa función contable, mientras que el filtro para Facturas de Cobro tiene campos diferentes. En el filtro de Facturas de Cobro, puede filtrar por Cuentas por Pagar o Cuentas por Cobrar, número de factura o fechas, monto en Dolares de EE.UU. (o cualquier otra moneda), cantidades que sean mayores o menores a las cantidades que usted indique, y otros. Para Cheques se puede filtrar por nombre de cuenta, número de cheque, u otros criterios. 102

104 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE FILTRAR A continuación se presentan los filtros para las funciones de contabilidad: El filtro es útil especialmente cuando las listas son largas. Si no se aplica un filtro, la lista mostrará todas las transacciones de esa carpeta, remontándose a la primera que hizo su compañía. Para ver sólo las transacciones más recientes o relevantes, utilice el botón de Filtrar y establezca sus criterios. NOTE: Cuando se utiliza el botón de Filtrar, el software guarda ese filtro a menos que lo elimine. La próxima vez que vea esta lista, el filtro será aplicado. Si no puede ver parte de la información que busca, compruebe si hay un filtro activo haciendo clic en el botón Filtrar. Para quitar el filtro, haga clic en el botón de Sin Filtro. También el contador en la parte inferior de la lista le dice cuántos elementos se están mostrando del total de elementos. El botón de Filtrar no es el mismo que el botón de Buscar. No buscará de la misma forma en que lo hace el botón de Buscar. 103

105 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS FILTRO AVANZADO Filtro Avanzado La pantalla del Filtro Avanzado tiene una lista de Campos Disponibles a la izquierda, las Condiciones en la parte superior derecha y los resultados de las Condiciones que se aplican en la parte inferior. La lista de Campos Disponibles cambia en función de la transacción que está filtrando. Por ejemplo, los campos disponibles en el filtro avanzado de Orden de Recogida incluye fecha de entrega, dirección de recogida, nombre del conductor, y mucho más. Muchos de los mismos campos están disponibles en todos los filtros avanzados, como transportista, fecha, etc. Los campos disponibles se enumeran en orden alfabético. Los campos disponibles también tienen un tipo asociado a ellos: Texto, Fecha, Sí/No, Entero y Decimal. Estos tipos se definen como sigue: El campo de tipo Texto permite introducir texto. Campos disponibles que aceptan texto incluyen "Transportista" y "Expedidor". El campo de texto no distingue entre mayúsculas y minúsculas. El campo de tipo Fecha tiene un calendario para la elección de la fecha y las condiciones como En para en esta fecha o En o Antes para en o antes de esta fecha. Hay muchas opciones para el uso del campo de fecha. El campo de tipo Sí/No se utiliza para las preguntas que pueden ser respondidas con Sí o No. Se utiliza operadores de lógica (booleana) que ayudan a refinar una búsqueda. Se utiliza para responder preguntas con Sí/No tales como Ha sido liquidado el embarque? O Está excluido del seguimiento? Si se utiliza Es Igual, a continuación, seleccione Sí o No. El campo de tipo Entero permite digitar un número. Si selecciona el campo disponible de Piezas, puede introducir un número (un entero) para el número de piezas. Introduzca un número entero, no una fracción. 104

106 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS FILTRO AVANZADO Entero se utiliza a menudo para piezas en exceso de existencias o piezas a la mano. El campo de tipo Decimal permite un número con tantos lugares decimales como sea necesario. El tipo de campo Decimal puede ser utilizado para los pesos, valores, divisas, etc. Cuando se selecciona un campo disponible, se muestra en la sección de Condiciones de la pantalla. Por ejemplo, si selecciona Fecha de Llegada, las condiciones son el rango de fechas, que puede cambiar con un menú desplegable, y las condiciones de la fecha. La siguiente figura muestra el Transportista y el campo de texto que está disponible: Si selecciona la condición de Iguales, introduzca el nombre de la compañía completa. Si usted conoce solamente una parte de un nombre, seleccione Contiene. Por ejemplo, si escribe Dom en el campo de texto, el filtro sólo mostrará los transportistas que contienen esas letras. (Los términos Contiene datos y No contiene datos son para encontrar los campos en blanco o los campos con datos.) A continuación, haga clic en el botón de Agregar. La condición de filtrado que acaba de crear se añadirá a la lista de filtros. 105

107 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS FILTRO AVANZADO Usted puede agregar más condiciones para refinar aún más el filtrado. La condición adicional aparecerá debajo de las condiciones resultantes: Las condiciones se pueden anidar bajo la primera condición para reducir la lista de resultados aún más. Ejemplo de un filtro: Para encontrar una Entrega de Carga del 6 de marzo de 2009 o anterior que fue entregada a Enrique. 1) Seleccione el campo disponible. En este ejemplo, seleccione Entregado a. 2) En Condiciones, seleccione Contiene. (Esto le permitirá introducir un nombre o sólo un apellido. Si selecciona Igual, deberá introducir el nombre exacto.) 3) En el campo al lado de Igual a entrar en el nombre de la persona que está buscando: Enrique. (El campo de texto no distingue entre mayúsculas y minúsculas). 4) Haga clic en el botón de Agregar. 5) Seleccione otro campo disponible: Fecha. 6) En Condiciones, seleccione "En o antes. 7) Introduzca la fecha actual (por defecto). 8) Haga clic en el botón de Agregar. 9) Haga clic en Aceptar. La lista de resultados se mostrarán en el Magaya Explorer. Si se encuentra el resultado, verá la transacción que está buscando, pero si no, refine su búsqueda haciendo clic en el botón Sin Filtro y luego regrese al Filtro Avanzado para modificar los términos, o refinar la búsqueda mediante la eliminación de una condición y la adición de una diferente. 106

108 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE BUSCAR Después de filtrar una lista, se puede guardar haciendo clic en el botón de Estrella en la parte superior de una lista. El Botón de Buscar Para buscar un documento o transacción, utilice el botón de Buscar. El botón de Buscar tiene una flecha con estas opciones: Transacciones, Búsqueda rápida, Buscar entidad, Buscar Vehículos, Carpetas, y en Buscar siguiente. 107

109 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE BUSCAR Al hacer clic en el botón de Buscar, aparece un cuadro de búsqueda. (El mismo cuadro de búsqueda aparece al hacer clic en la flecha al lado del botón de Buscar y seleccionar las transacciones. Ver la siguiente imagen). Puede mover el cuadro de búsqueda para el lado de su Magaya Explorer y fijarlo allí haciendo clic en el botón Empotrar (con la flecha verde que apunta a la izquierda). Para desempotrar, haga clic en el botón Empotrar (que ahora tiene una flecha roja hacia la derecha en lugar de una flecha verde que apunta a la izquierda). Seleccione lo que quiere encontrar haciendo clic en la lista desplegable de Tipo de Búsqueda. Puede buscar todos los elementos o elegir las transacciones a buscar, como Recibos de Almacén o Facturas de Cobro. Para combinar elementos de búsqueda, seleccione los Elementos Seleccionados de la lista desplegable. Marque las casillas de los elementos que desea buscar. (También puede utilizar el botón con los tres puntos al lado de la lista desplegable.) Por ejemplo, para buscar un número de Guía Aérea, seleccione Embarque. Puede introducir un número parcial. Si conoce el número completo de guía aérea, utilice la opción de Búsqueda rápida en el botón de Buscar o en la opción de Carpeta. Establecer el intervalo de fechas utilizando las listas desplegables de Desde y Hasta. 108

110 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE BUSCAR Puede buscar por número de Transacción o por Texto. Para realizar una búsqueda por texto, escriba el texto en el campo de Texto y haga clic en Buscar. La ventaja de utilizar el método de búsqueda por texto es que se puede encontrar cualquier texto que aparece en cualquier parte de una transacción. Incluso puede buscar por una parte de la frase. Por ejemplo, si usted no sabe el nombre completo de un transportista o proveedor, puede buscar usando parte de su nombre. La lista de resultados mostrará una transacción o un documento que contiene el texto que ha introducido. El número total de elementos encontrados se mostrará en la parte inferior de la pantalla de Buscar. Para ver un elemento de la lista de resultados, haga clic en él, y haga clic en el botón de Ver. El cuadro de diálogo para esa transacción se abrirá. (Sugerencia: También puede hacer doble clic sobre el elemento en la lista de resultados para poder verlo). Para ir al documento o transacción, haga clic en el elemento de la lista de resultados y haga clic en el botón de Ir a. Puede detener la búsqueda en cualquier momento haciendo clic en el botón de Detener para finalizar la búsqueda. La opción de Búsqueda Rápida abre un cuadro de búsqueda que le da las opciones para buscar por tipo de transacción y por número. Seleccione el tipo e introduzca el número. Cuando la transacción o el documento se encuentra, el cuadro de búsqueda se cierra y se abre el documento. 109

111 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE BUSCAR La opción de Buscar Entidad abre una lista de todas las entidades en su sistema, incluyendo clientes, transportistas, empleados, y más. Introduzca el texto que necesita encontrar, como el nombre (parcial o total) de una entidad. Al hacer clic en el botón de Buscar, la lista de resultados muestra las entidades que se encontraron. Puede reorganizar las columnas de la lista de resultados haciendo clic y arrastrándolas a su lugar. Haga clic en el botón de Acciones para seleccionar las columnas que desea incluir en la lista de resultados. Para realizar cambios en una entidad, utilice el botón de Editar. (Consejo: También puede hacer doble clic en el elemento de la lista de resultados para abrirlo). Un contador en la parte inferior de la lista le indica cuántos elementos se muestran del número total de elementos. La opción Buscar Vehículo abre un cuadro de diálogo para que pueda buscar por número de Identificación del Vehículo (VIN). El sistema encontrará los números de serie digitando los últimos seis dígitos del VIN. Cualquier VIN en su sistema Magaya puede ser puesto a disposición sus clientes para encontrarlo en línea en LiveTrack. 110

112 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE ACCIONES La opción de Buscar Carpeta abre un cuadro de búsquedas con una pestaña General y una pestaña Avanzada. Puede buscar un número de guía aérea en la pestaña Avanzada. El Botón de Acciones El botón de Acciones está disponible en el Magaya Explorer cuando está viendo listas o documentos. el botón de Acciones provee muchas funciones. Dependiendo de la lista o documento que esté viendo, usted tendrá diferentes opciones disponibles. Funciones comunes disponibles en el botón de Acciones: Para ejecutar (o crear) reportes sobre una lista como la de Lista de Recibos de Almacén, haga clic en el botón de Acciones y vaya a Reportes. Seleccione el tipo de reporte del menú. Las opciones incluyen la creación de un reporte por expedidor, por destinatario, por proveedor, etc. El reporte puede ser guardado, 111

113 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE ACCIONES enviado por correo electrónico o exportado. Consejo: En el reporte, haga doble clic sobre un elemento para abrir un cuadro de diálogo para el elemento. Los reportes pueden filtrarse y también calculársele los totales. Los reportes se abren en pestañas nuevas. Usted puede alternar entre dos o más reportes. Para copiar un documento como por ejemplo un Recibo de Almacén, haga clic en el botón de Acciones y seleccione Crear Copia. Un cuadro de diálogo se abrirá con todos los campos llenos de acuerdo con los valores del documento que está viendo. Cambie cualquier campo según requiera. Haga clic en el botón de Aceptar para guardar y ver el nuevo Recibo de Almacén. Para excluir un documento del seguimiento, haga clic en la flecha a un lado del botón de Acciones y seleccione Excluir del Seguimiento. Esto agrega una marca de comprobación a un lado del elemento del menú Excluir del Seguimiento. Esto se usa si una transacción no está completa o no desea que se vea a través del Magaya LiveTrack. Para cambiar el Recibo de Almacén para que vuelva a estar incluido en el seguimiento, haga clic en la flecha a un lado del botón de Acciones y vuelva a seleccionar Excluir del Seguimiento. La marca de comprobación desaparecerá. Para ver la historia del Recibo de Almacén, haga clic en el botón de Acciones (no en la flecha al lado del botón). Se abrirá un cuadro de diálogo. Si hay algún histórico, aparecerá en la lista. Seleccione un elemento de la lista y haga clic en el botón de Ver para abrir un cuadro de diálogo para el elemento, o haga clic en el botón de Ir A para ir al documento.. El botón de Acciones ofrece mucha opciones dependiendo de la transacción en que esté trabajando. Ejemplos: Cuando esté viendo un Cheque, las opción de anular la transacción estará disponible en el botón de Acciones. 112

114 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE ACCIONES Cuando está viendo una Factura de Cobro, puede recibir un pago. En una Entrega de Carga, puede marcarla como en tránsito o como enviada. Magaya Explorer viene con diferentes plantillas para formularios como Recibos de Almacén u Órdenes de Recogida. Para seleccionar una plantilla, haga clic en la flecha al lado del botón de Acciones y escoja Seleccionar Plantilla. Otras funciones del botón de Acciones incluyen importar o exportar datos y la opción de escoger las columnas en la lista. Otras funciones son: Impresión en Lotes, estadísticas, y otras. Haga clic en las opciones de menú para explorar las posibilidades. Para más detalles sobre estas funciones, consulte el índice. 113

115 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE DETALLE El Botón de Detalle El botón de Detalle abre un nuevo panel en cualquier lista para mostrar más detalles acerca de las transacciones, entidades, o empleados. Dependiendo de que lista esté viendo, los detalles cambiarán. 114

116 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE DETALLE Seleccione diferentes paneles de detalles haciendo clic en el menú desplegable de Paneles en la parte superior de la lista. Por ejemplo, la Lista de Embarques ofrece un panel de detalles como Cargos, Eventos, y más. Puede ver el elemento de la lista, imprimirlo o enviarlo por correo electrónico. 115

117 TRABAJANDO CON VISTAS DE DOCUMENTOS Y DE LISTAS EL BOTÓN DE DETALLE 116

118 SECCIÓN 2: ALMACÉN Sección 2: Almacén 117

119 SECCIÓN 2: ALMACÉN 118

120 CAPITULO 6: RECIBOS DE ALMACÉN INTRODUCCIÓN A LOS RECIBOS DE ALMACÉN Capitulo 6: Recibos de Almacén Introducción a los Recibos de Almacén Un Recibo de Almacén (RA) es un documento que registra cuando arribó la carga, fue descargada, registrada, y se le asignó un lugar en su almacén. Es necesario un RA para cualquier tipo de carga que entre en su almacén. El RA informa al cliente que usted se encuentra ahora en posesión de la carga (también conocida como mercancías), y proporciona una prueba de que las mercancías enumeradas en el RA se encuentran en el almacén que aparece en el Recibo. Introducir la carga en el Magaya Explorer actualiza sus registros de inventario. El AR se guarda en el Magaya Explorer e identifica la ubicación del almacén, la cantidad de las mercancías, la fecha de recepción de las mercancías, y otros detalles tales como quién envió el cargamento, quién es el transportista y quién el proveedor, las dimensiones de las cajas entregadas y los cargos. 119

121 CÓMO CREAR UN RECIBO DE ALMACÉN INTRODUCCIÓN Cómo crear un Recibo de Almacén Introducción En el software Magaya, un cuadro de diálogo le ayuda a crear un Recibo de Almacén (RA). El cuadro de diálogo tiene una serie de pestañas en la parte superior en los que hace clic para introducir información: En este ejemplo se explica cómo rellenar los campos comenzando en la pestaña General, pero se puede introducir información en cualquier orden. No todos los campos son necesarios. El sistema le avisará que campos son obligatorios. Puede cambiar la información en cualquier campo ya sea escribiendo en el campo o utilizando el menú desplegable para el campo. Cuando haya terminado, haga clic en el botón de Aceptar. El cuadro de diálogo se cerrará y la información que ha ingresado se guardará y aparecerá en el formulario de Recibo de Almacén. Si necesita realizar cambios en el formulario, haga clic en el botón de Editar. Los artículos recibidos tendrán un estado de Disponibles. Nota: También se puede utilizar un Recibo de Almacén si se devuelven artículos. Tutorial en video: 120

122 CÓMO CREAR UN RECIBO DE ALMACÉN PROCEDIMIENTO PASO A PASO Para ver un tutorial de vídeo que ilustra la forma de recibir la carga en el almacén con el software de Magaya, consulte la página de capacitación sobre por el tutorial, Creating Warehouse Receipts. Procedimiento Paso a Paso 1) Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Recibo de Almacén (o Lista de Recibos de Almacén ). Si usted está en la vista de lista, haga clic en el botón de Agregar en la barra de herramientas inferior. Se abrirá el cuadro de diálogo de Recibo de Almacén. Si usted está en la vista de documento, haga clic en el botón de Adicionar en la barra de herramientas superior. Se abrirá el cuadro de diálogo de Recibo de Almacén. 2) Ingrese la información necesaria en las pestañas como se muestra en las siguientes secciones. La información introducida en el cuadro de diálogo se convierte en un documento de Recibo de Almacén de forma automática. Usted no tiene que escribir un documento. 121

123 CÓMO CREAR UN RECIBO DE ALMACÉN PESTAÑA GENERAL Pestaña General La pestaña General contiene información como quién creó este RA y cuándo. Seleccione de los menús desplegables, según sea necesario. El software de Magaya asigna un número al RA con el que está trabajando. (Usted puede cambiar este número si es necesario escribiendo directamente sobre el número. La numeración de documentos se define en la carpeta de Mantenimiento > Configuración). El software de Magaya llena automáticamente la fecha, la hora y el nombre del empleado que está creando el RA, y rellena el campo de Emitido por con el nombre de su compañía. También puede recibir la carga en nombre de otros agentes mediante la selección de su nombre en el campo de Emitido por. El campo de Emitido por puede mostrar su almacén o el proveedor de almacenaje que está utilizando para esta transacción. El campo de Agente de Destino es opcional. (Si se introduce un nombre en este campo, y si Magaya LiveTrack está habilitada para el agente, el agente será capaz de ver el RA). Nota: si su empresa es una Aerolínea, en la pestaña General de el RA tendrá el botón No Guía. Este le permitirá seleccionar los números de Guía Aérea asignados a los clientes o los números no asignados. 122

124 CÓMO CREAR UN RECIBO DE ALMACÉN PESTAÑA DE EXPEDIDOR/CONSIGNATARIO Para agregar Guías Aéreas, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Transportistas. En el cuadro de diálogo de perfil del Transportista, haga clic en la pestaña de Aerolínea. Haga clic en el botón Adicionar para añadir Guías Aéreas. Pestaña de Expedidor/Consignatario Seleccione el expedidor en el menú desplegable. El expedidor es a menudo el fabricante o mayorista, es decir, el que le envió el cargamento. (Si el nombre del expedidor no está en la lista, agregar haciendo clic en el signo +). La dirección del expedidor se rellenará automáticamente en función de los detalles en su perfil. Seleccione el cliente a facturar (Es el que está pagando por sus servicios. Este puede ser el expedidor, el consignatario, o un tercero). Seleccione el Consignatario. El consignatario es el destinatario final de las mercancías en el destino (Opcional). Seleccione el Modo de Transportación. (Si usted no selecciona un modo de transportación, no será capaz de registrar los gastos de transporte en la pestaña de Cargos del RA. Sin embargo, usted será capaz de introducir los gastos de transporte más tarde, cuando esta carga se incluya en un embarque). 123

125 CÓMO CREAR UN RECIBO DE ALMACÉN PESTAÑA DE PROVEEDOR La información en los campos de Origen y Destino es opcionales (Si usted sabe a dónde va la carga, el campo de destino puede ser utilizado más adelante para filtrar la carga o crear consolidaciones). Los únicos puertos que se muestran aquí son los que tienen el modo de transportación seleccionado en el campo anterior. Los orígenes y los destinos que aparecen en estas listas son de la Lista de Puertos. Si necesita un puerto que no está visible en la lista, haga clic en el signo de más en la barra de herramientas desplegable y seleccione el puerto de la lista o agréguelo manualmente. Pestaña de Proveedor Seleccione el proveedor (que puede ser el mismo que el expedidor o la compañía que proporcionó la carga al expedidor). Puede modificar la dirección del proveedor para esta transacción si es necesario, haciendo clic en el botón de Cambiar. Introduzca el número de factura y/o orden de compra si está disponible. (Estos números pueden ser útiles más tarde para encontrar esta operación porque este número de transacción es el número de referencia de su cliente). Haga clic en la pestaña siguiente. 124

126 CÓMO CREAR UN RECIBO DE ALMACÉN PESTAÑA DE TRANSPORTISTA Pestaña de Transportista Seleccione el transportista terrestre (normalmente una compañía de camiones). Introduzca la información en los otros campos según sea necesario. Estos son opcionales. El Número PRO es un número de conocimiento de embarque del transportista terrestre, también llamado número progresivo. El nombre del conductor puede ser útil si la carga está dañado o hay faltantes. Haga clic en la pestaña siguiente. 125

127 PRODUCTOS INTRODUCCIÓN A LA PESTAÑA DE PRODUCTOS Productos Introducción a la Pestaña de Productos En este tema se explica cómo introducir productos (también llamados carga, artículos, o inventario) en la pestaña de Productos de los Recibos de Almacén, Órdenes de Recogida, Entregas de Carga, Reservaciones y Cotizaciones. En este tema también se explicará cómo agregar un contenedor, la forma de realizar cambios en los productos añadidos, y la manera de desempacarlos. La pestaña de Productos tiene un aspecto diferente para diferentes operaciones, pero las funciones son las mismas. Por ejemplo, la pestaña de Producto de Entregas de Carga y de Cotizaciones tiene botones en la parte inferior en lugar de en el lado derecho. Para esta explicación, vamos a utilizar el Recibo de Almacén (RA) como ejemplo. A continuación se muestra una captura de pantalla de la pestaña de Productos del RA: Utilice esta pestaña para agregar productos a la RA. Puede agregar elementos haciendo clic en el botón de Agregar o en el botón de Escanear. 126

128 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS Agregar Productos Haga clic en el botón de Adicionar para agregar un artículo: Si usted tiene el módulo de extensión Magaya VIN Decoder, el botón Adicionar mostrará una opción para agregar un vehículo. Un nuevo cuadro de diálogo de Producto se abre con estas pestañas: General, Identificación, EEI (antes conocido como SED), Prod. Peligroso, AMS y Adjuntos. En el cuadro de diálogo de los Productos, comience con la primera pestaña e introduzca la información necesaria. Si está introduciendo una mercancía que ya introdujo en su inventario con una Definición de Producto de Inventario, comience con la pestaña de Identificación y seleccione el Número de Parte. Esto llenará muchos de los campos con los detalles del artículo. 127

129 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS En el cuadro de diálogo de Producto, se puede hacer una copia de un artículo haciendo clic derecho sobre el artículo y seleccionando "Añadir Copias" del menú emergente. Pestaña General: En la pestaña General del cuadro de diálogo de Productos, escriba la descripción de los productos. (Si usted ha introducido la Definición de Producto de Inventario en su sistema Magaya, haga clic en la pestaña Identificación y seleccione el número de parte para acelerar el recibo). Localización: Asignar el elemento a una ubicación para que el estado del elemento Disponible. Si no se asigna a ningún lugar, el estado del artículo será Pendiente. Si su compañía siempre recibe la carga en el mismo lugar, se puede establecer el lugar de recepción de forma predeterminada con lo que no tendrá que seleccionarlo en todo momento. Vea la lista de localizaciones y haga clic derecho en un tipo de ubicación de recepción. Seleccione el tipo de paquete, e introduzca el número de piezas y dimensiones. El volumen se calcula de forma automática. Puede configurar el sistema para mostrar el volumen o el peso del volumen. Las unidades se pueden configurar como libras (lb) o como unidades del sistema métrico: Vaya a la carpeta de Mantenimiento y seleccione Configuración. El número de RA se muestra en la parte superior de la pestaña como RA. Este ejemplo también muestra el prefijo documento de WH con el número de RA

130 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS Ejemplo de campo de Piezas: Si usted tiene 1 caja con 8 artículos adentro, introduzca 1 en el campo de piezas. Si necesita más información acerca de los productos, a continuación, escriba 8 en el campo de Cantidad. Si conoce el peso de cada pieza, digítelo en el Peso - el campo de piezas (debajo de las dimensiones). Las dimensiones son por pieza. Por ejemplo, si usted tiene 2 paletas que miden 44L (Largo) x 44A (Ancho) x 44A (Alto) cada uno, introduzca 44 x 44 x 44 en los campos de dimensiones. Campo de Cantidad: Este campo también se utiliza si está declarando un seguro o si necesita una Factura Comercial y necesita tener el valor por artículo. Por ejemplo, si usted tiene una caja con 8 artículos en el interior, y cada artículo tiene un valor de $50, escriba 50 en el campo de valor unitario. Por Totales: Marque esta casilla si no conoce el peso de cada caja; a continuación, anote el total de todas las cajas en el campo Total. (Cuando usted marca la casilla, el campo de peso será de color gris, para que pueda entrar en el peso total). 129

131 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS Si se asigna una localización para el artículo, entonces el estado del artículo será disponible, después de que haga clic en Aceptar y guarde los datos introducidos en el cuadro de diálogo. Pestaña de Identificación: En la pestaña de Identificación, seleccione el número de parte (si procede) en el menú desplegable. Para configurar los números de parte, vaya a la Definición de Producto de Inventario en la carpeta de Almacenaje. Vea el tema Definición de Producto de Inventario para más información). Introduzca la información en los otros campos según sea necesario. Si está llevando un inventario por números de parte, se recomienda iniciar el proceso de adición de un producto mediante la introducción de los datos de los productos de la pestaña de identificación en primer lugar. Cuando se selecciona el número de parte, el sistema completará la descripción del producto y sus dimensiones en la pestaña General por usted. Pestaña EEI: En la pestaña EEI, seleccione el código del Schedule B. La EEI es necesaria para los embarques de exportación valorados en más de $2.500 (si incluye cualquier artículo con un valor de $2.500 o más, o si el valor total es de más de $2.500). 130

132 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS Los códigos de clasificación de productos Schedule B son utilizadas por Aduanas de EE.UU. para controlar las mercancías exportadas. (Para obtener más información sobre los códigos de Schedule B, consulte la sección Clasificaciones de productos sección). Marque la casilla para incluir la información en la EEI: Estos datos se transfieren automáticamente a un embarque cuando se crea un embarque o una entrega de carga. Estos datos también serán transferidos al formulario IEE que se envía a las Aduanas de EE.UU. 131

133 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS Haga clic en el botón de Seleccionar para buscar y seleccionar un código del Schedule B. Un cuadro de diálogo muestra los códigos del Schedule B: Esta lista contiene miles de entradas. Para limitar la lista, haga clic en la casilla de verificación de Uso común. Esto mostrará sólo los códigos que utiliza regularmente. También puede filtrar la lista para mostrar otras entradas. Cuando haya seleccionado el código que necesita, haga clic en el botón de Aceptar. Esto le llevará a la pestaña del cuadro de diálogo de productos de la EEI. El código y la descripción se rellenan automáticamente. Rellene los otros campos de la pestaña EEI: Ingrese la información de Medidas para la Cantidad 1 y 2 según sea necesario. (Esto está determinado por el código del Schedule B que registró. Cuando se especifican dos unidades de cantidad, el campo Unidad de Cantidad para una clasificación del Schedule B, tanto las cantidades primaria (1º) como secundaria (2do) deben ser reportadas en el AES). la primera cantidad es necesaria a menos que use un código de exportación limitada. La segunda cantidad es necesaria si el producto lo requiere, a menos que use un código de exportación limitada. No todos los códigos del Schedule B requieren este campo; y X junto al campo indica que no es requerido). Introduzca el valor (el valor monetario total). Utilice números enteros. No digite cero. Este campo es obligatorio. Introduzca el ECCN, el Número de Clasificación de Control de las Exportaciones, expedido por la Oficina de Industria y Seguridad ( Escríbalo si el tipo de licencia lo requiere. 132

134 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS Introduzca el tipo de licencia para el producto. Haga clic en el botón para buscar. (Un código utilizado con frecuencia es el C33 de No Requiere Licencia). También anote el número de licencia si es necesario. Si el tipo de licencia es un código para embarques militares, el botón Militar se activará. Seleccione el Origen del menú desplegable (Doméstico, Extranjero o Militar). Obligatorio. Introduzca el el código de exportación. Haga clic en el botón para buscar. (Los códigos de uso más frecuente son OS para Exportación General y HH para Artículos del Hogar). Si está embarcando un vehículo, haga clic en la casilla de verificación Es Vehículo. Haga clic en el botón de Vehículo y digite la información sobre el vehículo. Haga clic en Aceptar para guardar y volver a la ficha EEI. Si usted tiene el módulo de extensión VIN Decoder, usted puede ahorrar tiempo en la introducción de datos usando la opción Vehículo en el menú emergente cuando agrega 133

135 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS un artículo por primera vez al RA (o cualquier otra transacción). Esta opción no aparecerá si usted no tiene el módulo de extensión. Si desea incluir la información del vehículo en el EEI, marque la casilla Incluir en EEI. NOTE: Se requiere completar correctamente la EEI para evitar incumplimientos y multas. Cuando usted envía su información de embarque y EEI, recibirá un número de transacción interna (ITN), que es la prueba de la presentación. Pestaña de Productos Peligrosos: En la pestaña de Productos Peligrosos, active la casilla de Productos Peligrosos e introduzca la información en los campos según sea necesario. La información requerida en los documentos de embarque para el envío de materiales peligrosos está en la Tabla de Materiales Peligrosos (HMT) del Departamento de Transporte de EE.UU. (DOT), sección La descripción básica de los materiales peligrosos debe incluir el número de identificación del material, la designación oficial de embarque del material, la clase o división de riesgo, y el grupo de embalaje. Puede ser necesaria Información adicional dependiendo de los materiales que se envían. La página web de materiales peli- 134

136 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS grosos del Departamento de Transporte de EE.UU. es El punto de inflamación es la temperatura mínima a la que los vapores inflamables o una sustancia se inflama en contacto con una chispa o llama. Se requiere un número telefónico de emergencia. Para introducir información, haga clic en la casilla de Mercancía Peligrosa para activar los campos. Los siguientes son los campos en la pestaña de Producto Peligroso : Número de Identificación: Un código que representa el número de identificación asignado a los materiales peligrosos. Los más utilizados son los códigos de las Naciones Unidas considerados apropiados para los embarques internacionales, así como los embarques nacionales. Clase de Material: Un código que representa la clase o división de peligro asignado al material en el código Marítimo Internacional de Mercancías Peligrosas (IMDG). Calificador de la Clase: Un código que describe la clase de material peligroso. Haga clic en el botón con los tres puntos para seleccionar el código de la lista que se abre. 135

137 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS Descripción del Material: La nombre oficial de embarque del material clasificado como riesgoso. Contacto de Emergencia: El nombre y/o número de teléfono de la persona o departamento a contactar en caso de una emergencia. Página del Material: El número de página en el código IMDG, en la que aparece la identificación de materiales peligrosos. Temp. de Ignición: La temperatura más baja a la que el vapor de un líquido combustible se inflama en el aire. Grados centígrados o Celsius. Instrucciones Especiales: El nombre del material, instrucciones especiales, y/o el número de teléfono, si procede. Descripción de la Clasificación: Descripción libre de la clasificación de materiales peligrosos, la división o requisitos de etiquetado. Nivel de peligrosidad: Seleccione el nivel de peligro del material peligroso. Pestaña de AMS: 136

138 PRODUCTOS AGREGAR PRODUCTOS En la pestaña AMS, introduzca la información en los campos según sea necesario. Si usted va a enviar un vehículo, el único campo requerido (obligatorio) es el VIN. Aduanas de EE.UU. requiere que la documentación para todas las importaciones sea enviada al Sistema Automatizado de Manifiesto (AMS) antes de que la carga llegue a los EE.UU. por vía marítima o aérea. El Número de Identificación Vehicular (VIN) es obligatorio cuando se está importando un vehículo. Está en la pestaña de EEI. Haga clic en vehículo para abrir un cuadro de diálogo y rellenar los detalles del vehículo. El Número de Orden se utiliza para un coche nuevo o un vehículo que no tiene título, pero que tiene un número de orden del fabricante. Pestaña de Adjuntos: En la pestaña de Adjuntos, haga clic en el botón de Adicionar para agregar un documento o una fotografía. Utilice los botones según sea necesario. Cualquier archivo adjunto añadido aquí puede verse desde cualquier otra transacción que incluya este artículo. Para obtener más información, consulte el tema Archivos adjuntos. Cuando haya terminado de introducir información en el cuadro de diálogo de Productos, haga clic en el botón de Aceptar. Toda la información se guardará. 137

139 PRODUCTOS AGREGAR UN CONTENEDOR Volverá al cuadro de diálogo RA. Si necesita añadir más productos, repita los pasos indicados anteriormente. Agregar un Contenedor Si usted necesita agregar un contenedor, haga clic en el botón de Adic. Cont.. Se abrirá un cuadro de diálogo para introducir la información del contenedor. En el cuadro de diálogo de Contenedor, comience en la primera pestaña, Contenedor. Seleccione el tipo de contenedor en el menú desplegable. Escriba una descripción del contenedor (opcional). Escriba el numero de contenedor. Ingrese el número del Sello. Si hay dos números de sello, digite ambos. Introduzca las dimensiones del contenedor si es necesario. Marque la casilla si desea agregar el peso de las piezas contenidas al peso total. Seleccione una localización de almacenaje en el menú desplegable para definir el lugar donde se reunirá la carga. El campo Notas es opcional. La pestaña de identificación contiene campos para el número de Factura y el número de Orden de Compra: Introduzca el Número de Factura, el Número de Orden de Compra y el Trabajo (si procede). Los campos para las pestañas de EEI, Productos Peligrosos, AMS, y Adjuntos en el cuadro de diálogo de Contenedores son los mismos que para el cuadro de 138

140 PRODUCTOS AGREGAR UN CONTENEDOR diálogo de los Productos. Por favor, consulte la sección Productos para obtener información sobre cómo introducir datos en estas pestañas. Nota: Cuando usted utiliza el botón de Adic. Cont., ese contenedor aparecerá en los reportes de contenedores (disponibles en el botón de Acciones de la Lista de Embarque). Si utiliza el botón Adicionar para añadir un producto y luego seleccionar el tipo de contenedor de la lista Tipo de Embalaje, no aparecerá en el Reporte de Contenedores. La pestaña de Refrigerado contiene campos para consignar la disposición de la ventilación y la temperatura. Digite la información de la ventilación y de temperatura. Seleccione grados Celsius o Fahrenheit en la lista desplegable. Marque la casilla si el contenedor tiene un generador. Después de haber introducido la información necesaria, haga clic en el botón de Aceptar. Esto lo devuelve al cuadro de diálogo del RA. 139

141 PRODUCTOS ESCANEAR CÓDIGOS DE BARRAS PARA REGISTRAR LOS PRODUCTOS Escanear Códigos de Barras para Registrar los Productos Además de usar el botón Añadir para agregar productos, también puede usar el botón Escanear para añadir productos. Para utilizar el botón de Escanear, el sistema debe tener el módulo de extensión Magaya Bar Code Scanner activada. Póngase en contacto con Magaya para activarlo. Escanee el código de barra sobre los artículos con el escáner de código de barras de mano. El escaner rellenará todos los campos que describen el artículo, tales como sus dimensiones, basadas en la información introducida en el sistema Magaya cuando se creó la Definición de Producto de Inventario. El artículo se agrega a la lista en el RA. Sugerencia: Si está recibiendo más de un paquete de la mismo producto, puede hacer clic derecho sobre la mercancía en el cuadro de diálogo RA y hacer clic en Añadir Copias. A continuación, puede editar los detalles dentro del cuadro de 140

142 PRODUCTOS ESCANEAR CÓDIGOS DE BARRAS PARA REGISTRAR LOS PRODUCTOS diálogo de Producto para ese paquete, si por ejemplo el peso es diferente del paquete original. Otras funciones que puede realizar con el escáner de código de barras son la Entrega de Carga (véase el capítulo 9 de la Manual de Operaciones del Magaya Cargo System o el Capítulo 13 del Manual de Operaciones del Magaya WMS) y la verificación de las listas de embalaje de los embarques (véase el capítulo 14 de las Manual de Operaciones del Magaya Cargo System). Para colocar los artículos dentro de una paleta, seleccione un artículo y haga clic en el botón de Reempacar. En la sección Reempaque de la Carga se explican los pasos para usar el Asistente para Reempaque. Otros botones en el cuadro de diálogo RA son Modificar, Eliminar, Detalles y Desempacar. Para utilizar alguna de estas funciones, elija el producto y haga clic en el botón que usted necesita. Utilice la opción Detalle para ver los artículos dentro de una paleta existente o para añadir más elementos a la misma. (Si selecciona un artículo que no es una paleta y hace clic en el botón Detalles, el sistema le dirá que El número de piezas debe ser 1 para modificar el detalle de un artículo ). Cuando ensambla una paleta y coloca artículos el ella, el icono en la lista de los productos del RA va a cambiar a un icono de paleta para indicar los elementos se encuentran dentro de una paleta: Además del icono de la paleta, Magaya Explorer tiene otros iconos para indicar el estado de la carga: Amarillo está en proceso (o Pedido) Celeste es Disponible (en el Almacén) 141

143 PRODUCTOS REEMPAQUE DE LA CARGA Violeta es Cargado (en un embarque) Verde Claro se encuentra En Tránsito (de color verde oscuro está Arribando) Azul es Enviado Para retirar artículos de una paleta, haga clic en el botón Desempacar en la pantalla de Productos. Los artículos individuales se enumeran en la lista de los productos. El icono cambiará para indicar que los productos no se encuentran dentro de un paleta. Puede ajustar las columnas según sea necesario haciendo clic y arrastrando la columna para ampliar o reducir la misma. El peso total, volumen y número de piezas se muestra en la parte inferior de la pantalla. Reempaque de la Carga Use el botón de Reempacar para volver a empaquetar los artículos según sea necesario. Un asistente se abre con campos para ingresar la información sobre el contenedor. Puede seleccionar el tipo de embalaje, incluyendo cajas y paletas: 142

144 CARGOS REEMPAQUE DE LA CARGA Si usted quiere hacer más de un paquete, marque la casilla Crear varios paquetes. Por ejemplo, si usted recibe piezas, pero vienen en cajas de 50, marque esta casilla para crear 20 cajas en un solo paso. La siguiente pantalla del Asistente de Reempaque le permite seleccionar los artículos a reempacar. Estos son los artículos del RA. Puede utilizar la opción Reempacar más de una vez en un RA. Por ejemplo, si usted recibe 10 artículos, puede embalar 5 artículos en una paleta y los otros 5 artículos en otra paleta. Los artículos deben ser de la misma localización. Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado. Cargos El software de Magaya le permite agregar, editar, y procesar cargos para transacciones tales como Órdenes de Recogida, Recibos de Almacén, Entregas de Carga, Reservaciones, Cotizaciones, y Embarques. 143

145 CARGOS REEMPAQUE DE LA CARGA Los cargos introducidos en una pestaña de Cargos se usaran para las funciones contables, tales como la emisión de Facturas de Cobro y Facturas de Pago. La información de los Productos y Servicios se utiliza para calcular los cargos y las liquidaciones de los embarques. Las pestañas de Cargos en las diferentes transacciones pueden verse un poco diferentes una de otra. Algunos de los botones pueden estar en diferentes lugares, pero tienen las mismas características en cada una de las transacciones. Por ejemplo, eche un vistazo a la pestaña de Cargos en el Recibo de Almacén (RA): Los botones de Añadir, Modificar y Eliminar están en el lado derecho. El botón Generar generará los cargos y creará transacciones contables correspondientes, tales como facturas de cobro y de pago. Después de que se generan, los cargos tienen un estatus de Procesado. El total de gastos, ingresos y la ganancia se muestran en la parte inferior de la pestaña. La columna Estado indica si un cargo está abierto o procesado. El símbolo de dólar ($) verde representa ingresos, mientras que el símbolo de dólar rojo representa gastos. 144

146 CARGOS REEMPAQUE DE LA CARGA Echa un vistazo a la pestaña de cargos en un Embarque: Los botones Adicionar, Modificar y Eliminar están en la parte inferior. Están disponibles las mismas funciones, sólo que en lugares diferentes. (Cuando se trabaja en un embarque, genere cargos usando el botón de Liquidación de la barra de herramientas de Embarque - No visible en esta captura de pantalla). El botón de Unidades le permite cambiar de unidades de medida. Haga clic en el botón de Unidades para abrir un nuevo cuadro de diálogo: En el cuadro de diálogo de Unidades, puede cambiar las unidades de medida como la longitud del valor predeterminado de Pulgadas a otras opciones: Metros, Pies, mm, cm, o dm. También se puede cambiar cada una de las unidades para el cálculo con un número de decimales distinto al predeterminado Utilice los menús desplegables para realizar cambios. Haga clic en el botón de Aceptar cuando haya terminado para guardar. Los cambios se aplicarán solamente a esta transacción. Para cambiar las unidades de medida para todo el Magaya Explorer, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configuración > Unidades de Medida. Para el siguiente ejemplo vamos a usar la pestaña de Cargos de un Recibo de Almacén para ilustrar las funciones. 145

147 CARGOS TRABAJANDO CON LA PESTAÑA DE CARGOS Trabajando con la Pestaña de Cargos Cuando hace clic en el botón Adicionar para agregar cargos, aparece un menú: Cuando se selecciona un tipo de cargo, un cuadro de diálogo se abre. Los cuadros de diálogo de Ingreso por Flete y Gasto por Flete son los mismos (excepto para el título). 146

148 CARGOS TRABAJANDO CON LA PESTAÑA DE CARGOS NOTE: Si las opciones de cargos por fletes están en gris, no las puede seleccionar. Para que estén disponibles, vuelva a la pestaña de Expedidor/Consignatario y seleccione el Modo de Transportación. La pestaña de Cargo por Flete indicará el modo de transportación en el título (Aéreo, Marítimo, o Terrestre) dependiendo del modo seleccionado. Nota: Seleccione Ingreso para el transporte doméstico, en lugar de utilizar Ingreso por Flete cuando agrega un cargo por transporte local. Un campo de Código Tributario aparecerá si usted ha establecido los impuestos sobre las ventas en la Lista de Cuentas. (No se muestra en esta captura de pantalla). Para habilitar la opción Actualizar automáticamente para un cargo, marque la casilla. Si usted hace un cambio a un producto como el peso, el cargo para el nuevo peso se calcula y actualiza de forma automática. Desmarque la casilla si no desea este cálculo automático. Si usted marca la casilla para mostrar los cargos en los documentos, los cargos se mostrarán en las transacciones de las operaciones y documentos tales como RA y Órdenes de Recogida (y será visible para los clientes). Los cargos siempre aparecerá en las facturas de pago y las facturas de cobro, incluso si usted no marca esta casilla. Escenarios de Ejemplo para Adicionar Cargos: Si usted es un agente de carga y está creando un Recibo de Almacén, se adiciona un cargo por los gastos de flete y se lo aplica a la empresa de transporte terrestre, ya que se lo están cobrando y necesita pagarles. Añadir un ingreso por flete cuando se le factura al cliente para que le pueda pagar si usted recoge la carga por ellos. 147

149 CARGOS TRABAJANDO CON LA PESTAÑA DE CARGOS Se aplica un ingreso o un gasto a los clientes por los servicios que usted ofrece, tales como los embalajes o la documentación. Agregando Cargos: Los cargos especificados en un RA se integran en el sistema de Contabilidad en Magaya Explorer y aparecerán en las facturas de cobro, facturas de pago, etc, según corresponda, cuando se generan las transacciones contables. Utilice el botón Generar en el RA o la función de Liquidación en un embarque para generar cargos. (Para más detalles, vea la sección sobre Liquidación en el capítulo de Embarques en el manual de Operaciones). Para los Cargos de Ingresos y las Cargos de Gastos: Seleccione el cargo en el menú desplegable. (Tenga en cuenta los cargos de ingreso son tarifas e ingresos. Los cargos de gastos son costos y gastos ). Añadir una descripción (opcional). Seleccione a quien se aplica la carga, como por ejemplo a un cliente o un transportista. (Si el cliente que necesita no aparece en la lista desplegable, utilice el botón al lado de la lista desplegable para mostrar todas las entidades). Seleccione si el cargo es Prepagado o Por Cobrar. (Prepagado significa que el cargo se paga o se factura en origen. Por Cobrar significa que el cargo se paga en destino. Es cobrado por el agente destinatario, si tiene uno en el destino). 148

150 CARGOS TRABAJANDO CON LA PESTAÑA DE CARGOS Seleccione un código para impuestos sobre las ventas, si es que se aplica a sus servicios. (En los EE.UU., los impuestos de ventas no se aplican a los servicios de carga, pero si se aplican en otros países). Seleccione la casilla de verificación para mostrar los cargos en los documentos si desea que los cargos aparezcan visibles para el cliente en los documentos de las operaciones, tales como Recibos de Almacén. (Los cargos siempre aparecerán en los documentos de las transacciones contables, tales como facturas de cobro y pago). Introduzca la cantidad aplicable para el servicio que se está cargando. (Por ejemplo, por servicios de manejo por $2.00 por libra, introduzca la cantidad de libras). Introduzca la unidad que está utilizando. Para el ejemplo anterior, introducir libras (lb). Introduzca el precio de su servicio (por ejemplo $2,00 por libra). Si establece el precio en Productos y Servicios, estará disponible en el menú desplegable. El importe se calculará multiplicando la cantidad por el precio. Haga clic en la pestaña de Notas para agregar notas (opcional) si necesita más información acerca de la carga en la factura. Haga clic en Aceptar para guardar la información y cerrar el cuadro de diálogo de Ingresos. Esto le llevará a la pestaña de Cargos de la caja de diálogo del Recibo de Almacén. Añadir cargos adicionales según sea necesario. Use el botón Modificar para realizar cambios. Utilice el botón Unidades para seleccionar las unidades de dimensiones y peso. 149

151 CARGOS TRABAJANDO CON LA PESTAÑA DE CARGOS Para los Cargos por Ingresos por Flete y Gastos por Flete: Seleccione la clase de servicio de carga. (Esto extraerá el tipo de flete de la Lista de Productos y Servicios en la carpeta de Contabilidad). Introduzca una descripción (opcional). Seleccione a quien desea aplicar el cargo por flete, como por ejemplo al transportista como gasto o al cliente como ingreso. (Si el cliente que necesita no aparece en la lista desplegable, utilice el botón al lado de la lista para mostrar todas las entidades). Si desea personalizar las tarifas, haga clic en el botón de Tarifas. Un cuadro de diálogo se abrirá para ese transportista o cliente. Introduzca los datos y haga clic en Aceptar para guardar la tarifa y volver a esta pantalla. Cuando se cambia la forma de aplicar el cargo (por peso, piezas, etc), los totales en la parte inferior cambiarán. Los campos no sombreados (amarillo) se multiplicarán automáticamente para calcular el total. Sólo tiene que rellenar los campos no sombreados. Seleccione si el cargo es Prepagado o Por Cobrar. (Prepagado significa que el cargo se paga o se factura en origen. Por Cobrar significa que el cargo se paga en destino. Es cobrado por el agente destinatario, si tiene uno en el destino). Actualizar Automáticamente: Marque esta opción para permitir que los cambios realizados en el cargo se calculen de forma automática. Seleccione la casilla de verificación para mostrar los cargos en los documentos si desea que los cargos aparezcan visibles para el cliente en los documentos de las operaciones, tales como Recibos de Almacén. (Los 150

152 CARGOS TRABAJANDO CON LA PESTAÑA DE CARGOS cargos siempre aparecerán en los documentos de las transacciones contables, tales como facturas de cobro y pago). Seleccione del menú desplegable si aplicar el cargo por Piezas, Peso, Volumen, o por Contenedor. Las cifras totales para el número de piezas, peso bruto, volumen bruto, tarifa, y cantidad total se muestran en los campos de la parte inferior. Haga clic en Aceptar para guardar la información y cerrar el cuadro de diálogo de Gastos por Flete. Esto le llevará a la pestaña de Cargos de la caja de diálogo del Recibo de Almacén. Consejo: Para todos los gastos que agregue, también agregue un ingreso. Otras opciones en la pestaña de Cargos: Se puede modificar o eliminar un cargo seleccionando y haciendo clic en el botón que usted necesita. Para ver las opciones, haga clic derecho en un cargo y aparecerá un menú emergente: El menú emergente tiene muchas opciones, tales como mover un cargo hacia arriba o hacia abajo en la lista. Esto afectará cómo los cargos se verán en los documentos y en LiveTrack. La prioridad de algunos cargos se puede establecer en los Productos & Services list; ver el Manual de Contabilidad del Software Magaya. Unidades: Si desea cambiar las unidades de medida para esta operación, haga clic en el botón de Unidades. Esto sólo cambia las unidades para la transacción en que está trabajando, como en un RA. 151

153 EVENTOS INTRODUCCIÓN A LA PESTAÑA DE EVENTOS El total de gastos, ingresos y la ganancia se muestran en la parte inferior de la pantalla. El botón de Generar se usa para la generación de las facturas de cobro o de pago relacionadas con los cargos consignados. Puede ajustar las columnas según sea necesario haciendo clic y arrastrando la columna para ampliarla o reducirla. Eventos Introducción a la Pestaña de Eventos La se utiliza para enumerar los eventos relacionados con la transacción, tales como un Recibo de Almacén o una Orden de Recogida. El software Magaya viene con una lista predeterminada de definiciones de eventos de la que puede elegir. También puede crear sus propias definiciones de eventos. Los eventos definidos en el cuadro de diálogo aparecerán en el mensaje de correo electrónico enviado en mensajes de Magaya Transaction Tracking y Magaya LiveTrack, y serán visibles para el cliente, dependiendo de la configuración. También puede ver los eventos de una transacción yendo a la lista de transacciones y haciendo clic en el botón de Detalle. Un panel nuevo se abrirá. En el panel, seleccione la pestaña de Eventos. 152

154 EVENTOS AGREGAR UN EVENTO Agregar un evento Para agregar un eventoagregar un evento a una transacción, haga clic en el botón Adicionar. Un cuadro de diálogo se abre. Contiene una lista de eventos predefinidos. Establezca la fecha y hora para el evento. Seleccione el tipo de evento del menú desplegable. Los detalles son opcionales. Seleccione una ubicación si es necesario. La ubicación es el lugar geográfico donde se llevará a cabo el evento. 153

155 EVENTOS DEFINIR NUEVO EVENTO La casilla está seleccionada para incluir el evento en el seguimiento. Cuando el cliente o el agente ven la transacción en LiveTrack, los eventos son visibles en la sección Detalles del Seguimiento. Haga clic en OK para guardar. Definir Nuevo Evento El software Magaya le permite definir los eventos. Además de utilizar los eventos predeterminados en el software, usted puede crear sus propios eventos para satisfacer mejor las necesidades de su negocio. Para definir los eventos: 1) Vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configuración. 2) Haga clic en el icono de Definición de Eventos en el menú. La siguiente figura muestra la pantalla de Definición de Eventos: 154

156 EVENTOS DEFINIR NUEVO EVENTO Haga clic en el botón de Agregar. Un cuadro de diálogo se abre: Escriba un nombre para el evento. Introduzca los detalles del evento (opcional). Seleccione una ubicación a conectar con el evento (opcional). Seleccione en el menú desplegable para elegir el tipo de creación automática para este evento. Hay muchas opciones: Por ejemplo, usted puede hacer que un evento aparezca en un Recibo de Almacén o en una Entrega de Carga cuando se crea, envía por correo electrónico, o es liquidado. Si selecciona Manual no creará automáticamente un evento: 155

157 ADJUNTOS INTRODUCCIÓN A LOS ADJUNTOS Usted tendrá que seleccionar el evento cada vez que desee incluirlo en la transacción que está creando. La casilla de verificación Incluir en Seguimiento está marcada por defecto. Esto significa que este evento será visible para el cliente (o agente) en el seguimiento en línea, LiveTrack. Haga clic en OK para guardar. Adjuntos Introducción a los Adjuntos Los Adjuntos se pueden agregar a las transacciones en Magaya Explorer. Los Adjuntos incluyen fotografías y documentos. Los archivos adjuntos pueden añadirse cargándolos desde el computador o directamente desde un escáner. Consejo: El tamaño máximo de archivos recomendado es de 150 kb. Lo mejor es adjuntar imágenes pequeñas, de baja resolución. De lo contrario la transacción será lenta cuando se envíe. Optimice su base de datos en la opción del menú de Configuración > Mantenimiento y Configuración. Vea el Manual de Personalización del Software Magaya. 156

158 ADJUNTOS AGREGAR UN ADJUNTO Fotografiar la carga cuando llega a su almacén y adjuntar la fotografía al Recibo de Almacén, crea un registro de su condición: Agregar un Adjunto Para Agregar un Adjunto: Haga clic en el botón de Agregar para adjuntar una fotografía u otro documento, uno a la vez, o mantenga pulsada la tecla de Mayúsculas para seleccionar varios archivos a adjuntar. Seleccione un documento y haga clic en el botón correspondiente para poder verlo, eliminarlo o guardarlo en otra ubicación, como en otro equipo de su red o en una carpeta diferente en su equipo. Si ha adjuntado un documento y desea verlo, haga clic en el botón de Ver. Haga clic y arrastre elementos desde su computadora hasta la pantalla de Adjuntos. 157

159 ADJUNTOS ADJUNTAR ARCHIVO DESDE EL ESCÁNER El siguiente es un ejemplo de una fotografía y un PDF adjunto a un Recibo de Almacén y se mostrados en la pestaña de Adjuntos: Adjuntar Archivo desde el Escáner Documentos e imágenes pueden ser adquiridas directamente a través de un escanear y adjuntos a una transacción, como un Recibo de Almacén, liberación de la carga, etc. El archivo adjunto también se puede guardar en su computadora o red, para conservar una copia del mismo. El tamaño recomendada de los archivos es de 150 kb o menos. Los archivos más grandes son lentos de enviar por correo electrónico. Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de que el escáner está conectado y funcionando correctamente. 1) Vaya a la pestaña de Adjuntos en la transacción que está trabajando, como un Recibo de Almacén o una Entrega de Carga. Si usted no ha utilizado la 158

160 ADJUNTOS ADJUNTAR ARCHIVO DESDE EL ESCÁNER función de escáner en el Magaya Explorer anteriormente, los botones para la adquisición con el escáner serán de color gris y será necesario activarlo. Para activar los botones de Adquirir, haga clic en el botón Dispositivos : Un cuadro de diálogo se abrirá. 2) Haga clic en el escáner que desea utilizar. (Nota: Debe tener el escáner conectado a su ordenador). La información sobre el escáner rellenará los campos en el cuadro de diálogo. 3) Haga clic en las casillas de verificación: Para Imágenes y Para Documentos. La opción Para Imágenes adquiere imágenes desde una cámara, cámaras web o un escáner. Por ejemplo, usted puede tener una cámara web instalada en su almacén para fotografiar la carga a medida que llega. Esto contribuirá a salvar la imagen en un formato de archivo gráfico. Si desea utilizar el escáner sólo para la digitalización de documentos, haga clic en la casilla de verificación de Para Documentos. La opción de Para Documentos adquiere documentos que escanea tales como facturas 159

161 ADJUNTOS ADJUNTAR ARCHIVO DESDE EL ESCÁNER comerciales que llegan con la carga. El documento se guarda como un archivo PDF. La fuente asignada determinará qué cuadros de diálogo verá en los próximos pasos. Si usted tiene un escáner, marque ambas casillas. Si usted tiene varios escáneres, establezca un escáner Para Imágenes y el otro Para Documentos. Estos ajustes se pueden cambiar en cualquier momento. 4) Haga clic en el botón de Aceptar. Volverá a la pestaña de Adjuntos. 5) Haga clic en el botón Adquirir en la pestaña de datos adjuntos. Un cuadro de diálogo se abrirá. El botón Adquirir se utiliza para escanear una imagen. Se abrirá un cuadro de diálogo con las instrucciones para escanear un documento. (El botón de Dispositivos está aquí por si desea cambiar los escáneres). El botón de Adquirir Doc. se utiliza para escanear un documento. Se guardará como un archivo PDF. Una vista previa del documento aparecerá en los paneles después de la digitalización. Para buscar más de una página, haga clic en el botón de Adquirir para cada página. Todas las páginas aparecerán a la izquierda, una tras otra, y una vista previa de la página seleccionada aparecerá en la derecha. 160

162 ADJUNTOS ADJUNTAR ARCHIVO DESDE EL ESCÁNER 6) Haga clic en el botón de Aceptar cuando haya terminado el escaneo. La imagen escaneada o documento aparecerá en la pestaña de Adjuntos. Si usted desea hacer un archivo adjunto visible solo internamente en su empresa, y no para que los clientes a través de Magaya LiveTrack o Transaction Tracking, haga clic en la casilla de verificación Interno. Si el tamaño del archivo es grande, el sistema le dará un mensaje que le notifica que los archivos adjuntos de gran tamaño pueden provocar un despacho lento del adjunto. De todos modos, usted puede enviar el archivo sin importar el tamaño. Para configurar su sistema Magaya para reducir automáticamente el tamaño de la imagen, vaya a la carpeta de Mantenimiento > Configuración > General. Haga clic en la casilla Optimizar imágenes para Internet. En la pestaña de Adjuntos se puede optar por eliminar, guardar o ver el documento (o imagen). El botón de Guardar abrirá una carpeta en su computadora o red para que pueda guardar la imagen. Ahora el documento (o imagen) se coloca en la transacción como un archivo adjunto. 161

163 NOTAS Y NOTAS INTERNAS NOTAS Notas y Notas Internas Magaya Explorer le ofrece la opción de añadir notas a sus transacciones. Hay dos tipos de notas: Notas que se incluyen en los documentos y que son visibles para los clientes, y notas internas que no son visibles para los clientes. Notas Las notas pueden ser añadidos a las transacciones, tales como Recibos de Almacén u Órdenes de Recogida mediante la pestaña de Notas en la transacción: Introduzca la nota escribiendo en el campo de notas. Haga clic en el botón para seleccionar una cláusula que se ha creado en su sistema Magaya. Agregar las Cláusulas a Utilizar en las Notas Puede guardar cláusulas en el Magaya Explorer para las notas que agrega con frecuencia a las transacciones. Por ejemplo, usted puede tener una cláusula como Consolidar según el manifiesto de carga que se agrega a cada embarque. Guarde esta cláusula o cualquier otra en la lista de cláusulas y estará disponible para usarla cada vez que lo necesite. Las cláusulas se pueden añadir mientras está trabajando en un RA o por yendo a la carpeta de Mantenimiento y abriendo la opción de Configuración. 162

164 NOTAS Y NOTAS INTERNAS AGREGAR LAS CLÁUSULAS A UTILIZAR EN LAS NOTAS Haga clic en el botón para seleccionar una cláusula que se ha creado en su sistema Magaya. Haga clic en el botón de Agregar en el cuadro de diálogo Listado de Cláusulas. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo para agregar la información de la cláusula. Introduzca el nombre de la cláusula. 163

165 NOTAS Y NOTAS INTERNAS NOTAS INTERNAS Seleccione una categoría para la cláusula, como Factura de Pago o Entrega de Carga. (Para añadir a esta lista desplegable de opciones, utilice el botón con los tres puntos al lado de la lista desplegable). Introduzca el texto de la cláusula tal y como aparecerá en la transacción. Haga clic en Aceptar para regresar al Listado de Cláusulas. (Ahora, la cláusula está disponible para su uso). Cuando se selecciona una cláusula, aparecerá en la Lista de Notas en la pestaña de Notas. Para eliminar una nota de una transacción, selecciónela y pulse la tecla Eliminar del teclado (o pulse el botón de retroceso). Para eliminar una cláusula del Listado de Cláusulas, abra el Listado de Cláusulas haciendo clic en el botón con los tres puntos. Seleccione la cláusula y haga clic en el botón Eliminar. Notas Internas Las Notas Internas son internas dentro de su empresa. No aparecerán en las transacciones y no serán visibles para el cliente. Para Agregar Notas Internas 164

166 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN RECIBO DE ALMACÉN? INTRODUCCIÓN Haga clic en el botón Nuevo para añadir una nota interna. Introduzca la nota escribiendo en el campo. Haga clic en Guardar cuando haya terminado. La nota aparecerá en la lista. Para realizar cambios en una nota interna, selecciónela y haga clic en el botón de Modificar. Para eliminar una nota interna, selecciónela y haga clic en el botón de Eliminar. Qué Acciones Puedo Realizar con un Recibo de Almacén? Introducción La información que introduzca en el Recibo de Almacén (RA) se pueden transferir de forma automática a otra documentación mediante el botón de Acciones. La siguiente sección explica cómo generar transacciones contables y otras acciones a partir de un RA. Generar Transacciones Contables de un RA Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables, como por ejemplo facturas, a partir de la información introducida en otras operaciones, tales como en un RA. Magaya Explorer asocia las transacciones y transfiere la información de una transacción a otra. Por ejemplo, cuando se introducen cargos en la pestaña de Cargos, los cargos se mantienen Abiertos (no se registra en el sistema contable) hasta que haga clic en el botón de Generar o cuando son liquidados. Hasta entonces son Procesados. Después de que los cargos que se generan o liquidan, el sistema recogerá todos los cargos y los agrupará para crear facturas de cobro para cada cliente. Los cargos que se destinarán a facturas de pago también se agrupan y se crean para cada proveedor. Después de esto, se procesan en el sistema contable. 165

167 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN RECIBO DE ALMACÉN? GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DE UN RA También puede crear las transacciones contables del RA haciendo una lista de todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos pasos: 1) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Lista de Transacciones. 2) En la lista de transacciones, haga clic en el botón de Acciones y seleccione la opción: Vincular Factura de Pago, Vincular Factura de Cobro, Recibir Pago, o Pagar Factura. (Ver más detalles a continuación). Estas operaciones se procesarán de inmediato, a diferencia de los cargos consignados en la pestaña de Cargos. Cuando está en la Lista de Transacciones, puede crear las siguientes operaciones contables directamente de un RA mediante el botón de Agregar en la parte inferior de la lista: Factura de Cobro: Puede crear una factura para el RA. (También puede crear transacciones contables cuando está en el cuadro de diálogo del RA usando el botón de Generar en la pestaña de Cargos). Esta es la pantalla de la factura de cobro: Haga los cambios necesarios a la transacción. Puede ver el cuadro de diálogo del RA o ir al documento. (La pantalla es similar para los Reintegros de Cobro, Facturas de Pago y Reintegros de Pago. Para obtener más información, consulte el Manual de Contabilidad del Software Magaya). Reintegro de Cobro: Utilice esta opción si necesita girar un crédito o un reembolso a un cliente. 166

168 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN RECIBO DE ALMACÉN? OTRAS ACCIONES Factura de Pago: Agregar una factura de pago correspondiente a lo que usted tiene que pagar. Reintegro de Pago: Utilice esta opción si usted le pagó en exceso a un proveedor y este le otorgó un crédito. El botón de Acciones para el Listado de Transacciones tiene la opción de vincular la operación con una Factura de Pago, una Factura de Cobro o un Recibo de Almacén. También se puede desvincular. Si ha creado una Factura de Pago (o una transacción contable de otro tipo) separado del RA, se puede vincular de esta manera. En primer lugar, en la vista del documento RA, haga clic en el botón de Acciones > Listado de Transacciones. A continuación, en la lista de transacciones, haga clic en Acciones y seleccione la opción que desee. También puede recibir el pago o pagar la factura desde el botón de Acciones. Otras acciones Puede realizar otras acciones en la vista del documento (o la vista de lista) de un Recibo de Almacén (RA) utilizando el botón de Acciones: Para ver una lista de todas las transacciones relacionadas con el RA, seleccione la opción de Listado de Transacciones. Para ver o agregar archivos adjuntos, puede utilizar el menú de Acciones o la pantalla de archivos Adjuntos, en el cuadro de diálogo. Para crear una copia del RA, seleccione la opción Crear Copia. Para excluir la transacción del seguimiento (si la transacción no está completa y usted no quiere que se vea través de LiveTrack), seleccione la opción: Excluir del Seguimiento. Para enviar el RA a otro usuario en Magaya Network, haga clic en la opción Enviar A. Esto abre el mismo cuadro de diálogo que al hacer clic en el botón de Enviar. Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opción: Seleccionar Plantilla. La plantilla de Recibo de Almacén Detallado muestra más información acerca de cada producto. La plantilla de Guía Expreso es para los correos que utilizan el RA como una carta de porte. Asegúrese de vincular la plantilla a la transacción actual haciendo clic en esta opción. Para ver el historial del RA (como por ejemplo una Orden de Recogida para esta carga), seleccione la opción: Historia. Un cuadro de diálogo se abrirá, enumerando todas las transacciones relacionadas con esta carga. 167

169 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN RECIBO DE ALMACÉN? IMPRIMIR ETIQUETAS Puede ver una transacción mediante la selección en el cuadro de diálogo de la Historia. El botón de Vista abre el cuadro de diálogo para la transacción. El botón Ir a le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el botón Atrás. El software de Magaya le ofrece la opción de crear un RA a partir de una Orden de Recogida. Si usted recogió la carga y tiene una Orden de Recogida creada en el software Magaya, puede transferir la información de la orden de recogida de forma automática al RA. Para ello, vaya al documento de Orden de Recogida y haga clic en la flecha al lado del botón de Acciones. La vista de lista del RA también tiene un botón de Acciones con opciones adicionales: Reportes, Ir al Documento, Imprimir en Lote, Configurar Columnas, Importar, Exportar y Estadísticas. Puede agregar columnas a la vista de lista y guardar dicha vista. Para obtener más información sobre cómo trabajar con la lista de RA, consulte el tema Trabajar con Vistas de Documentos y Listas. Imprimir Etiquetas Para imprimir etiquetas, haga clic en la flecha en el botón de Imprimir y seleccione Imprimir Etiquetas. El cuadro de diálogo Imprimir Etiquetas: Seleccione el tamaño de la etiqueta y la configuración de la impresora. Cambiar la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario. 168

170 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN RECIBO DE ALMACÉN? PANEL DE DETALLES Panel de Detalles En la lista de RA, haga clic en el botón Detalles para abrir un nuevo panel. En este panel, seleccionar los elementos de la lista desplegable para ver. El botón de Detalles está disponible en todas las listas. Opciones en el menú son: Eventos: Ver Eventos añadidos HTML: Muestra el RA igual que en LiveTrack 169

171 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN RECIBO DE ALMACÉN? PANEL DE DETALLES Cargos: Haga clic derecho en un cargo para verla Listado de Transacciones: Muestra los cargos generados, tales como las facturas de cobro y de pago 170

172 CAPÍTULO 7: CONFIGURAR SU ALMACÉN ZONAS DE ALMACÉN Y LOCALIZACIONES Capítulo 7: Configurar su Almacén En este capítulo se explica cómo definir los artículos del inventario, establecer zonas de almacén y lugares de Magaya Explorer, definen los tipos de paquetes, y definen los productos básicos clasificaciones. Zonas de Almacén y Localizaciones Magaya Explorer le proporciona una manera de introducir los nombres de localizaciones en el almacén y utilizarlas para asignar la carga a un lugar determinado. También puede crear reportes sobre el almacén utilizando información de localización. TIP: La primera vez que use el software Magaya, se recomienda configurar las localizaciones y zonas de almacén. Esto hará que los lugares estén disponibles para su uso en Magaya Explorer y facilitará la creación de Recibos de Almacén. Antes de introducir información de zonas y localizaciones en Magaya Explorer, haga un esbozo de su almacén en papel. Dibuje la zona de carga, el área de recepción, puertas, pasillos y áreas de tránsito para el montacargas, los bastidores, los estantes, y otros detalles. Etiquete cada parte de la bodega. Vea un ejemplo de un plano en el capítulo 2 del Magaya WMS Operations Manual. Cada almacén es diferente, y cada uno es adecuado para el tipo de operación realizada. Un almacén que necesita más espacio de almacenamiento y que lleva a cabo operaciones de carga o descarga menos frecuentes, puede utilizar bastidores más altos. Un almacén que se encarga de muchas órdenes de carga y descarga tendrá los productos del inventario en un lugar de fácil acceso para hacer la selección y carga más rápida. Sus localizaciones pueden ser nombradas de acuerdo a los productos que vende, los clientes a quienes vende, o por la zona en el almacén, como por ejemplo, un área cercada o un patio al aire libre. Muchos usan nombres tales como Fila 1, Fila 2, Fila 3, etc. Introduzca la información en el Magaya Explorer de acuerdo a sus necesidades. Para importar las localizaciones desde otro sistema de software, consulte la sección Importación de Localizaciones para una explicación paso a paso. 171

173 CÓMO CREAR ZONAS DE ALMACÉN CÓMO USA EL MAGAYA EXPLORER LA INFORMACIÓN DE ZONAS Y LOCALIZACIONES DEL ALMACÉN? Cómo usa el Magaya Explorer la información de Zonas y Localizaciones del Almacén? Independientemente del tipo de etiquetas que se utilizan en su almacén para identificar las zonas y localizaciones: Etiquetas de código de barras en los estantes y tarimas para realizar un seguimiento de la carga por medio de los lectores de mano conectados a Magaya WMS, o Signos para marcar las filas y las tarimas. Puede introducir esta información en Magaya Explorer, y le ayudará a saber dónde está todo en su almacén. Cuando registra una zona o localización del almacén en Magaya Explorer, esas zonas y localizaciones quedan disponibles para su uso cuando se recibe la carga y se guarda en su almacén. Por ejemplo, cuando se crea un Recibo de Almacén, puede seleccionar la localización en la pantalla de Productos en el interior del artículo de carga situado en la pestaña de Productos. El campo Localización tiene un menú desplegable, todos los lugares registrados están disponibles desde este menú desplegable. También puede utilizar la información de localización para crear un reporte por localización en el almacén (con el botón de Acciones en la Lista de Productos en la carpeta de Almacenaje). Cómo crear Zonas de Almacén Zonas de Almacén son áreas grandes del almacén que a su vez contienen pequeñas localizaciones. Por ejemplo, una zona puede ser una fila con muchas localizaciones para cada nivel y sección de la fila. Una zona también puede tener más de una fila. Si usted tiene un patio, este también puede ser una zona con dos o más localizaciones adentro. 172

174 CÓMO CREAR ZONAS DE ALMACÉN CÓMO USA EL MAGAYA EXPLORER LA INFORMACIÓN DE ZONAS Y LOCALIZACIONES DEL ALMACÉN? TIP: Añadir primero las zonas. A continuación, agregar localizaciones, para que pueda asignar una localizaciones a una zona. TASK 1. Ir a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Localizaciones. 2. Haga clic en el botón de Acciones y seleccione las Zonas de Almacén. Una nueva lista se abre. 3. Haga clic en el botón de Agregar. Se abre un cuadro de diálogo. a b c d e Introduzca el nombre de la zona. Escriba una descripción de la zona. Seleccione la Zona Padre (si corresponde). Seleccione una División (opcional). Haga clic en Aceptar para guardar la información y cerrar el cuadro de diálogo. STEP RESULT: La zona de almacén que ha creado aparece en la Lista de Zonas. Para cerrar la lista, haga clic en el botón de Cerrar o en la X roja en la esquina superior de la lista. AFTER COMPLETING THIS TASK: Usted puede acomodar la lista de zonas con el botón de Filtro. El botón de filtro tiene dos opciones: Estandar y Avanzado. El Filtro Estándar le permitirá mostrar una lista de localizaciones en el almacén por condiciones tales como las localizaciones que están en uso o que están vacías. Puede filtrar por estado, tipo, zona, y por cliente. El Filtro avanzado permite filtrar la lista por más criterios. Haga clic en el campo que desea utilizar en el filtro mediante la selección de la lista de Campos Disponibles a la izquierda. 173

175 CÓMO CREAR LOCALIZACIONES DE ALMACÉN CÓMO USA EL MAGAYA EXPLORER LA INFORMACIÓN DE ZONAS Y LOCALIZACIONES DEL ALMACÉN? Establezca la condición que desee aplicar. Por ejemplo, para filtrar la lista para ver qué localizaciones del almacén están vacías, seleccione Vacías. Haga clic en el botón de Agregar. Añada cualquier otro criterio adicional. Haga clic en Aceptar para ver la lista filtrada. Para obtener más información sobre el uso del filtro avanzado, consulte el tema "Filtro Avanzado. Cómo crear Localizaciones de Almacén Las Localizaciones de Almacén son los lugares en su almacén en donde se guardan los productos y el inventario. Estas a menudo incluyen un área de recepción, un área de preparación, lugares en estantes en diferentes filas, un área de almacenamiento al aire libre, un área de Control de Calidad, entre otros. TASK 1. Ir a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Localizaciones. 174

176 CÓMO CREAR LOCALIZACIONES DE ALMACÉN CÓMO USA EL MAGAYA EXPLORER LA INFORMACIÓN DE ZONAS Y LOCALIZACIONES DEL ALMACÉN? 2. Haga clic en el botón Agregar. Aparece un cuadro de diálogo. a b c d Introduzca un código, como por ejemplo una abreviatura de la localización. Escriba una descripción. (Por ejemplo, si la ubicación de la primera fila del almacén y la primera sección de la fila es Fila 1 Sección 1, el código puede ser: R1S1 El área de preparación podría tener un código de PREP. Usted decide los nombres, los códigos y descripciones de las localizaciones). Seleccione el tipo de localización desde el menú desplegable: Almacenamiento, Recibo, Salida, Control de Calidad, Móvil u otros. Seleccione la zona en la lista desplegable. El software de Magaya viene con una Zona Predeterminada. (Nota: Sin embargo, si usted no ha añadido zonas, en el menú desplegable no tendrá ninguna opción para seleccionar. Se recomienda que las zonas se añadan antes que las local- 175

177 CÓMO PERSONALIZAR LOS TIPOS DE EMBALAJE CÓMO USA EL MAGAYA EXPLORER LA INFORMACIÓN DE ZONAS Y LOCALIZACIONES DEL ALMACÉN? e f izaciones en el Magaya Explorer. Vea la sección sobre Zonas de Almacén para información sobre la adición de zonas en Magaya Explorer). Seleccione un cliente en el menú desplegable si desea asignar un lugar específico en el almacén a un cliente. Eso significa que sólo el inventario de ese cliente se almacenará en ese lugar. La longitud, anchura y altura son opcionales. 3. Haga clic en el botón de Aceptar para guardar la información introducida. La localización de almacén aparecerá en la lista. AFTER COMPLETING THIS TASK: Usted puede acomodar la lista de localizaciones con el botón de Filtro. El botón de filtro tiene dos opciones: Estándar y Avanzado. Opción: Seleccione una Localización de Recepción como el predeterminada. Si usted recibe la carga en la misma área, establezca esa como la localización predeterminada para procesar más rápidamente los Recibos de Almacén. La localización predeterminada será la localización asignado a toda la carga de forma automática. Cómo personalizar los Tipos de Embalaje El software Magaya viene con una lista de tipos de embalaje predeterminados. Si usted necesita personalizar los tipos de embalaje, utilice la lista de Tipos de Embalaje. Por ejemplo, si usted construye sus propias paletas, introduzca las dimensiones en Magaya Explorer, de forma que se completan automáticamente cuando agregue la paleta a un embarque. 176

178 CÓMO PERSONALIZAR LOS TIPOS DE EMBALAJE CÓMO USA EL MAGAYA EXPLORER LA INFORMACIÓN DE ZONAS Y LOCALIZACIONES DEL ALMACÉN? La lista de Tipos de Embalaje se encuentra en la carpeta de Almacenaje. TASK 1. Haga clic en el botón de Agregar. Aparece un cuadro de diálogo con dos pestañas: Descripción y Dimensiones. Los campos cambian en función del tipo de embalaje que usted seleccione en el menú desplegable. 177

179 CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS INTRODUCCIÓN A LA CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS 2. Introduzca la información en la pestaña Descripción. En esta pestaña, algunos campos aparecen según el tipo de embalaje que usted seleccione en el menú desplegable Tipo. Si selecciona Contenedor, aparecerán campos para el código del contenedor y el tipo de equipo. Si elige otro tipo de paquete como Canasta, los campos para contenedores no estarán disponibles. Para un contenedor, también se puede especificar el Método como aéreo, marítimo o terrestre. Utilice el botón al lado del menú desplegable para seleccionar un código o tipo. 3. Introduzca las dimensiones del embalaje en la ficha Dimensiones. 4. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. RESULT: Ahora el tipo de embalaje estará disponible para su uso en su Magaya Explorer. También puede agregar o editar un tipo de embalaje, mientras agrega productos a una Orden de Recogida, Recibo de Almacén, o a un Embarque. Clasificación de los Productos Introducción a la Clasificación de los Productos La Clasificación de Productos emplea códigos para categorizar los productos. Estas clasificaciones también se conoce como códigos Schedule B o códigos de exportación. Son números de 10 dígitos basados en el sistema armonizado internacional de 6 dígitos (HS) y definido por Aduanas de EE.UU. Los códigos le ayudan a determinar las tarifas aplicables en un país y las tasas de impuestos para una mercancía. Hay aproximadamente códigos. Los códigos están agrupados en capítulos. 178

180 CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS INTRODUCCIÓN A LA CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Los productos en la lista de códigos incluyen tipos de alimentos, muebles, textiles, plásticos, metales, vidrio, productos químicos, vehículos, calzado, y muchos más. Si un código del Schedule B tiene una descripción de nesoi, significa que el artículo No ha sido especificado o incluido en otra parte (Este es el capítulo 98 - Disposiciones Especiales de Clasificación) El número de producto no debe utilizarse hasta que se haya verificado si existe una clasificación en otra parte que se ajuste más específicamente. Otras clasificaciones bajo el mismo título general deben ser examinadas. Estos códigos son requeridos para los embarques exportados desde los EE.UU. El código debe estar en la EEI (antes conocido como SED). Todos los códigos están disponibles en la pestaña EEI en Magaya Explorer cuando introduce 179

181 CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS INTRODUCCIÓN A LA CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS productos o agrega un contenedor a un Recibo de Almacén o una Orden de Recogida: 180

182 CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS ACCIONES CON LA LISTA DE CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS Acciones con la Lista de Clasificación de Productos La lista de Clasificación de Productos se encuentra en la carpeta de Almacenaje: To Parafiltrar la lista de clasificaciones de productos haciendo clic en el botón de Filtrar. El botón de Filtrar tiene dos opciones. Esta es una captura de pantalla del filtro Estándar para la Clasificación de Productos: Puede seleccionar un capítulo en el menú desplegable o introducir un término en el campo de Buscar. Los resultados se mostrarán en la lista y el cuadro de diálogo se cerrará. 181

183 CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS ACCIONES CON LA LISTA DE CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS El filtro Avanzado tiene muchas opciones para el filtrado de su lista. Haga clic en el campo que desea utilizar en el filtro mediante la selección de la lista de Campos Disponibles a la izquierda. Por ejemplo, Descripción. Establezca la condición que desea aplicar. Sugerencia: seleccione contiene para que pueda introducir una palabra clave o una clasificación de productos parcial. Si selecciona Igual, deberá introducir la clasificación de producto completa. Si no, el filtro no lo encontrará. Introduzca la descripción (palabra clave) en el campo junto a la lista desplegable de condición. Añadir cualquier condición adicional según sea necesario. Haga clic en Aceptar para ver la lista filtrada. El filtro aplicado en la lista de Clasificación de Productos permanecerá activo hasta que lo elimine, como sucede con cualquier lista. El contador en la parte inferior de la pantalla le indica cuántos elementos se muestran del total. La lista filtrada también se mostrará cuando ve la carga en la pestaña de EEI dentro de la pestaña de "Productos" de un Recibo de Almacén o una Orden de Recogida. 182

184 CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS ACCIONES CON LA LISTA DE CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS Usted puede cambiar el filtro haciendo clic en el botón de Seleccionar para abrir la lista. Consejos de Filtrado: Dado que algunas descripciones son largas, haga doble clic en el código en la lista filtrada para poder verla. Si utiliza un producto con regularidad, marque la casilla Uso Común. El código se mostrará en la lista de Seleccionar dentro de la pestaña de Productos, en la pestaña de EEI. Para Agregar una Clasificación de Producto: Si necesita agregar una Clasificación de Producto a la lista: Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en Clasificación de Productos. Haga clic en el botón de Agregar. Introduzca el código y la descripción. 183

185 CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS ACCIONES CON LA LISTA DE CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS Haga clic en Aceptar. La clasificación es agregada. Para importar el Schedule B más reciente de Aduanas de EE.UU. hacia Magaya Explorer: Vaya a la subcarpeta de Clasificación de Productos que encuentra en la carpeta de Almacenaje. Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Importar Códigos Schedule B. Un cuadro de diálogo se abre. Importe los nuevos códigos (estos códigos están disponibles en la página web del Censo de los EE.UU.: y desde el sitio web de Aduanas de EE.UU.: Otras Acciones disponibles en el botón de Acciones: Para ver los Códigos de Exportación solamente, seleccione Códigos de Exportación. 184

186 CREAR UNA DEFINICIÓN DE PRODUCTO DE INVENTARIO ACCIONES CON LA LISTA DE CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS Para ver los Códigos de Tipo de Licencia, seleccione Códigos de Tipo de Licencia. Crear una Definición de Producto de Inventario Esta tarea explica cómo crear una definición de producto de inventario para un artículo del inventario regular en Magaya Explorer. Esta captura de pantalla muestra el cuadro de diálogo: Una Definición de Productos de Inventario es exactamente lo que suena - la definición de un artículo en el inventario tal como los artículos que los mayoristas almacenan para la venta o artículos que recibe regularmente para un cliente. 185

187 CREAR UNA DEFINICIÓN DE PRODUCTO DE INVENTARIO PROCEDIMIENTO PASO A PASO Cuando se crea una Definición de Producto de Inventario en Magaya Explorer, la definición de ese artículo estará disponible en el sistema Magaya para ser usado en las transacciones, tales como Recibos de Almacén y Órdenes de Recogida. La ventaja de crear una definición de un producto del inventario es la de simplificar la recepción de los artículos que se envían a su almacén con regularidad. Cuando los artículos se reciben y se crea un Recibo de Almacén (RA) en Magaya Explorer, usted puede seleccionar el Número de Parte en la pestaña de Identificación dentro del cuadro de diálogo de Producto, y la información del artículo se rellenará automáticamente. Esto también está disponible en la pestaña de Productos cuando se crea una Orden de Recogida. Si tiene el módulo de extensión Magaya Bar Code activado, usted puede escanear el código de barras del artículo que definió y toda la información sobre el mismo aparecerá en el RA. Usted no tendrá que volver a escribir las dimensiones, etc. cada vez que reciba ese elemento. Cuando se selecciona el número en un RA, el elemento se agrega automáticamente al inventario disponible. Cuando un artículo se libera a través de una Entrega de Carga o un Embarque, es retirado del inventario. Procedimiento Paso a Paso Para crear una definición de artículo de inventario, siga estos pasos: 1) Vaya a la carpeta de Almacenaje > Definición de Producto de Inventario 2) Haga clic en el botón de Agregar y seleccione Agregar artículo de inventario. Un cuadro de diálogo se abrirá. La otra opción del botón de Agregar, Agregar Producto de Inventario Revendible, abre un cuadro de diálogo con todos los campos que se utilizan para definir artículos de reventa y sus Productos y Servicios. Para más detalles, consulte la sección Agregar Productos Revendibles. 3) Comience con la pestaña General: Introduzca el número de parte. El número puede ser asignado por el fabricante o el cliente, o también puede ser el número interno que se utiliza para mantener su inventario. Los guiones en el número no se recomiendan. Este campo es obligatorio. Nota: El número de parte no se puede editar después de la definición del producto de inventario se ha creado. Haga clic en el botón si realiza el seguimiento de inventario por SKU (Stock Keeping Unit), se pronuncia "skiu" o según la sigla SKU. Un 186

188 CREAR UNA DEFINICIÓN DE PRODUCTO DE INVENTARIO PROCEDIMIENTO PASO A PASO SKU identifica un artículo idéntico de diferentes fabricantes. Un nuevo cuadro de diálogo se abre. Introduzca el número de SKU y haga clic en el botón de Adicionar. Haga clic en el botón de Aceptar para guardar el SKU y volver a la pestaña General del cuadro de diálogo Definiciones de Productos de Inventario. Escriba una descripción del artículo. Introduzca el número de Modelo o nombre que le fue asignado por el fabricante. Seleccione el Cliente en el menú desplegable. (Use esta opción si tiene un cliente habitual que compra este producto. Nota: Si asigna un cliente, el producto del inventario estará vinculado al cliente. La información de inventario de ese producto estará disponible para que el cliente la vea a través de Magaya LiveTrack. Seleccione el nombre del fabricante en el menú desplegable. Escriba la cantidad por paleta, si los artículos son enviados en una paleta en la misma cantidad cada vez. Esto también se utiliza para estimar el número de artículos que se puede acumular en un paleta. Marcar la casilla Mantener inventario por número de serie si el seguimiento de su inventario por número de serie. (El número de serie es único para cada artículo. Por ejemplo, las computadoras en una oficina pueden ser todas de Dell, y pueden ser del mismo modelo, pero cada una tiene un número de serie diferente. Si el equipo necesita una reparación y se enviará de vuelta al fabricante para su reparación, el número de serie asegurará que el equipo correcto sea el que se envía. Marque la casilla para Guardar números de serie al salir si desea realizar un seguimiento del número de serie sólo después de que los artículos se envían (por ejemplo, para el despacho de aduanas en los países de destino). El tipo de embalaje y las dimensiones son opcionales. Tipo de Producto: El sistema tiene Todo tipo de mercancías" como un tipo de producto por defecto. Usted puede agregar otros y luego usarlos en las Tarifas y en otros lugares como en los reportes. 4) En la pestaña de Contabilidad, puede agregar el valor, establecer el costo y las cuentas de ingresos para los artículos del inventario, e información de cantidad mínima en inventario. Utilice las opciones en los menús desplegables de Elemento de Compra y Elemento de Venta para asignar las cuentas de gastos e ingresos para el producto. 187

189 CREAR UNA DEFINICIÓN DE PRODUCTO DE INVENTARIO LISTA DE DEFINICIONES DE PRODUCTOS DE INVENTARIO La información sobre cantidad mínima en existencia se puede configurar para que el sistema envíe una alerta cuando el inventario para este artículo alcance el número se define aquí como Cantidad Mínima. Usted puede alertar a un empleado o dejarlo en blanco. Para enviar una notificación por correo electrónico al cliente de inventario bajo, marque la casilla de Alertar al cliente por correo electrónico. Asegúrese de que haya una dirección de correo electrónico en el perfil del cliente. Si ha seleccionado un Proveedor Preferido, también puede optar por crear una Orden de Compra para el proveedor cuando el inventario esté bajo. La Orden de Compra aparecerá en la Lista de Ordenes de Compra (para los usuarios de Magaya Supply Chain Solution). Cuando termine de ingresar la información para la Definición de Producto de Inventario, el artículo se guarda en su sistema Magaya y queda listo para ser utilizado en Recibos de Almacén y en otras transacciones. Al editar una Definición de Producto de Inventario, el Número de Parte aparece en gris y no se puede cambiar. Si el Número de Parte no es el correcto, elimine el elemento y cree una Definición de Producto de Inventario nueva para el artículo. Lista de Definiciones de Productos de Inventario La Lista de Definiciones de Productos de Inventario se puede utilizar para mostrar una variedad de información sobre el inventario de una manera que sea útil para su operación específica. Filtre la lista para ver sólo los productos que desea ver. Guarde esa vista haciendo clic en la estrella en la parte superior de la lista. 188

190 CREAR UNA DEFINICIÓN DE PRODUCTO DE INVENTARIO LISTA DE DEFINICIONES DE PRODUCTOS DE INVENTARIO Ponga nombre a la vista para salvarla. La vista de la lista se puede utilizar en cualquier momento. No es necesario configurar un nuevo filtro para ver la lista. Botón de Acciones: Cree reportes haciendo clic en el botón de Acciones y seleccionando la opción, como la de Reportes > Resumen de Entradas y Salidas. Los reportes de Entradas y Salidas de carga se tratan en detalle en el Manual de Operaciones del Magaya Supply Chain Solution. Botón de Detalles: Haga clic en el botón de Detalles para abrir un nuevo panel. En este panel, puede seleccionar mostrar más detalles, tales como archivos adjuntos, SKU, y mucho más. Haga clic en el botón de Detalles de nuevo para cerrar el panel. 189

191 CREAR UNA DEFINICIÓN DE PRODUCTO DE INVENTARIO LISTA DE DEFINICIONES DE PRODUCTOS DE INVENTARIO Configurar Columnas: Haga clic en el botón de Acciones para acceder al cuadro de diálogo de Configurar Columnas desde donde puede establecer el ancho de columna, el orden y las columnas que desea ver. Botón de Detalles: Para ver más detalles acerca de su inventario de forma rápida, haga clic en el botón Detalles para abrir un panel. Seleccione el panel detallado que desee ver. Al hacer clic en cualquier definición del producto de inventario, los detalles aparecen en el panel. Nota: La lista de Productos y Servicios proporciona una opción para ver sólo los cargos por productos de inventario o para ver los cargos que no están relacionados con el inventario. Configurar Columnas: Para agrupar los artículos de reventa, seleccione la columna: 1) Acciones > Configurar Columnas. 2) En el cuadro de diálogo, haga clic en Adicionar columnas para abrir el cuadro de Columnas Relacionadas. 3) En el menú desplegable, seleccione el Elemento Relacionado Elemento de Venta. 4) Seleccione Es una reventa. Este es un tipo de columna sí/no. 190

192 CREAR UNA DEFINICIÓN DE PRODUCTO DE INVENTARIO LISTA DE DEFINICIONES DE PRODUCTOS DE INVENTARIO 5) Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar cada cuadro de diálogo y volver a la lista. Haga clic en el encabezado de la columna para ordenar la lista y agrupar todos los artículos de reventa. 191

193 CREAR UNA DEFINICIÓN DE PRODUCTO DE INVENTARIO LISTA DE DEFINICIONES DE PRODUCTOS DE INVENTARIO 192

194 CAPÍTULO 8: ÓRDENES DE RECOGIDA INTRODUCCIÓN A LAS ÓRDENES DE RECOGIDA Capítulo 8: Órdenes de Recogida Introducción a las Órdenes de Recogida Una Orden de Recogida es un documento que describe los términos para la entrega de bienes de un lugar, como por ejemplo de un proveedor, a su almacén. La Orden de Recogida especifica la ubicación de la recogida, identifica a la compañía que recogerá y entregará la carga, la ubicación en la que el cargamento será entregado, los cargos aplicables, y las dimensiones y la descripción de la carga. Cuando un cliente te llama y pide que recoger su carga y llevarla a su almacén o entregarla directamente (sin pasar por su almacén), se creará una Orden de Recogida. Las Órdenes de Recogida se localizan en la carpeta de Almacenaje. Usted puede ver las Órdenes de Recogida en forma de lista o en forma de documento. 193

195 PASOS PARA CREAR UNA ORDEN DE RECOGIDA Pasos para crear una Orden de Recogida TASK 1. Vaya a la carpeta de Almacenaje en el lado izquierdo del Magaya Explorer y haga clic en Orden de Recogida (o en la Lista de Órdenes de Recogida). 2. Haga clic en el botón de Agregar en la barra de herramientas. Aparecerá un cuadro de dialogo para la Orden de Recogida. 3. En la pestaña General, escriba la información que necesita de la siguiente manera: El sistema le asignará un número de Orden de Recogida. (Para más información sobre la creación de números de documento, consulte el capítulo Opciones de personalización en el Manual de Personalización del Software Magaya). El nombre del empleado se rellena automáticamente (en función de quién está conectado). Emitido Por se rellena de forma automática (esta es la empresa que emite la orden de recogida; Si usted es el agente de carga, el proveedor de logística, o el NVOCC, entonces el nombre de su empresa aparecerá 194

196 PASOS PARA CREAR UNA ORDEN DE RECOGIDA aquí. Usted puede cambiarlo si está recibiendo la carga a nombre del agente). Introduzca la fecha para la recogida y la entrega de los artículos. Seleccione el agente de destino en el menú desplegable. Si se agrega el nombre del agente de destino aquí, podrá ver la transacción con Live- Track Magaya y el seguimiento de las transacciones. Haga clic en la siguiente pestaña. 4. En la pestaña Expedidor, escriba la información que necesita de la siguiente manera: Seleccione el nombre del remitente. (El remitente es la persona que quiere la carga transportada, como por ejemplo el fabricante, el proveedor o el comprador). La dirección del remitente se rellenan automáticamente. Para cambiar la dirección para esta orden de recogida, haga clic en el botón de Cambiar. Si la ubicación del expedidor es el lugar de recogida, haga clic en el botón de Copiar y la dirección se completará de forma automática en el campo de Ubicación de Recogida. Seleccione la ubicación de la recogida. (Si la dirección del expedidor y la dirección de recogida es la misma, haga clic en el botón de Copiar en el centro. La dirección se rellenan automáticamente). Haga clic en el menú desplegable de Lugar para seleccionar la ciudad de la recogida (opcional). Utilice la X roja para borrar un lugar. El campo Lugar se utiliza si usted tiene tarifas definidas en el sistema por código postal y desea que el envío por tierra se genere de forma automática usando esa tarifa. Esta lista se obtiene de la lista de Puertos. Si el lugar (puerto) que usted necesita no está visible, agréguelo usando el menú desplegable para el campo haciendo clic en el signo de más en la barra de herramientas desplegable. Seleccione de la lista de puertos o agregue manualmente un puerto. Para definir una zona de código postal, también utilice la lista de Puertos > Acciones > Definición de 195

197 PASOS PARA CREAR UNA ORDEN DE RECOGIDA Zonas. También tendrá que crear la tarifa y automatizar el cargo en ese cuadro de diálogo de Productos y Servicios. Haga clic en la siguiente pestaña. 5. En la pestaña Consignatario, escriba la información que necesita de la siguiente manera: Seleccione el nombre del consignatario (quien recibe los bienes en última instancia - si sabe esto ahora. Si va a enviar las mercancías a su almacén, entonces usted es el consignatario). Seleccione el lugar de entrega. Cambie la dirección si es necesario. El código postal es utilizado por el sistema para calcular los cargos por transporte, si tiene los cargos configurados. Haga clic en el menú desplegable de Lugar para seleccionar la ciudad de la entrega (opcional). Utilice la X roja para borrar un lugar. Esta lista saca de la lista de puertos. Si el lugar (puerto) que usted necesita no está visible, agregue uno usando el menú desplegable del campo haciendo clic en el signo de más en la barra de herramientas desplegable. Seleccione de la lista de puertos o agregue manualmente un puerto. 196

198 PASOS PARA CREAR UNA ORDEN DE RECOGIDA Asegúrese de que el puerto cuenta con el modo de transporte que usted necesita. Haga clic en la siguiente pestaña. 6. En la pestaña Proveedor, escriba la información que necesita de la siguiente manera: Seleccione el proveedor (este puede ser el mismo que el expedidor). Introduzca el número de factura y el número de orden de compra. Estos son opcionales, pero se recomienda llenarlos debido a que son utilizados como números de referencia por los clientes. 7. En la pestaña Transportistas, escriba la información que necesita de la siguiente manera: Si usted no es el transportista, seleccione el transportista terrestre (El transportista doméstico es por lo general una empresa de transporte por tierra). Seleccione el transportista principal (si la carga es enviada por mar después de la recogida, el transportista principal será el transportista marítimo). Introduzca el número de PRO (opcional). El número PRO es un número progresivo, un número secuencial utilizado por las empresas de trans- 197

199 PASOS PARA CREAR UNA ORDEN DE RECOGIDA porte para identificar y dar seguimiento a facturas de transporte de carga. Escriba el nombre del conductor y número de licencia (opcional). Introduzca el número de seguimiento del transportista, si tienen uno. Introduzca la dirección de retorno. Escriba el numero de reservación. 8. En la pestaña de Productos, escriba la información que necesita de la siguiente manera: Introduzca los detalles de las mercancías (carga) utilizando el botón de Adicionar. Un nuevo cuadro de diálogo se abre. Cada producto se añade 198

200 PASOS PARA CREAR UNA ORDEN DE RECOGIDA a la tabla en la pestaña de Productos. Si necesita agregar un contenedor, haga clic en el botón de "Adic. Cont.". Para más detalles sobre la adición de productos y el uso de la pestaña de Productos, consulte el tema Productos. Haga clic en la siguiente pestaña. 9. En la pestaña de Cargos, escriba la información que necesita de la siguiente manera: Los cargos consignados en la pestaña de cargos se integran en el sistema de contabilidad en el Magaya Explorer y aparecerá en las Facturas de Pago, de Cobro, etc. Para agregar un cargo, haga clic en el botón de Adicionar y seleccione un tipo de cargo. Introduzca la información en el nuevo cuadro de diálogo. Como el modo de transporte es terrestre, el tipo de Ingreso por Flete y Gasto por Flete será terrestre. Para las entregas locales, es frecuente el flete terrestre. Para obtener más información sobre la adición de cargos y el uso de la 199

201 PASOS PARA CREAR UNA ORDEN DE RECOGIDA pestaña de cargos, consulte el tema Cargos. 10. En la pestaña de Eventos, escriba la información que necesita de la siguiente manera: La pestaña de Eventos se utiliza para enumerar los eventos relacionados con la Orden de Recogida. Los campos de esta pestaña son opcionales. Para obtener más información sobre la pestaña de Eventos, consulte el tema Eventos. 11. En la pestaña de Adjuntos, escriba la información que necesita de la siguiente manera: La pestaña de Adjuntos se utiliza para agregar cualquier fotografía o documento a la orden de recogida. Esta pestaña es opcional. Para obtener más información acerca de cómo adjuntar archivos, vea el tema Archivos adjuntos. 12. En la pestaña de Entrega, escriba la información que necesita de la siguiente manera: Haga clic en la casilla de verificación de Información de Entrega para habilitar los campos si desea una prueba de entrega: Fecha y hora de 200

202 PASOS PARA CREAR UNA ORDEN DE RECOGIDA entrega, quién recibe la entrega, y cualquier comentario (Se utiliza cuando el destinatario no es su almacén). Haga clic en la siguiente pestaña. 13. En la pestaña de Notas, escriba la información que necesita de la siguiente manera: La pestaña de Notas se utiliza para añadir notas o cláusulas a su Orden de Recogida. Estas notas serán visibles para el cliente. Esta pestaña es opcional. Para más detalles sobre la adición de notas, consulte el tema Notas. 14. En la pestaña de Notas Internas, escriba la información que necesita de la siguiente manera: La pestaña de Notas Internas se utiliza para añadir notas para uso interno dentro de su empresa. Estas no aparecerán en la Orden de Recogida y no serán visibles para el cliente o el transportista. Esta pestaña es opcional. Para obtener más información sobre cómo añadir notas internas, consulte el tema la sección Notas. 15. Cuando haya terminado de ingresar la información, haga clic en el botón de Aceptar en el cuadro de diálogo de la Orden de Recogida. STEP RESULT: El formulario de Orden de Recogida se rellenará automáticamente. Verifique la información. Para realizar cambios, haga clic en el botón de Editar. 201

203 QUÉ ACCIONES PUEDO EJECUTAR CON UNA ORDEN DE RECOGIDA? IMPRIMIR ETIQUETAS Qué acciones puedo ejecutar con una Orden de Recogida? Después de completar la Orden de Recogida, usted tiene muchas opciones en el software Magaya. Puede imprimir la órdenes de recogida o una etiqueta, enviarla por correo electrónico, hacer una copia, u otras opciones. Buscar: Le da la opción de buscar por número de transacción con la función de Búsqueda Rápida, o buscar por cualquier texto en un documento. Consulte el tema Botón de Buscar para más información. Enviar: Para enviar mensajes dentro de Magaya Network. Correo electrónico: Para el envío de documentos o enlaces de seguimiento a través del correo electrónico. Imprimir Etiquetas Imprimir el documento o etiquetas: Mediante el uso de esta opción, las etiquetas se pueden imprimir ahora y no tendrán que volver a imprimirse cuando una Orden de Recogida se convierte en un Recibo de Almacén. 202

204 QUÉ ACCIONES PUEDO EJECUTAR CON UNA ORDEN DE RECOGIDA? IMPRIMIR ETIQUETAS Haga clic en la flecha en el botón de Imprimir y seleccione Imprimir Etiquetas : El cuadro de diálogo Imprimir Etiquetas se abre: Seleccione el tamaño de la etiqueta y la configuración de la impresora. Cambie la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario. 203

205 QUÉ ACCIONES PUEDO EJECUTAR CON UNA ORDEN DE RECOGIDA? IMPRIMIR ETIQUETAS Puede realizar las siguientes acciones desde la vista de documento de la Orden de Recogida mediante el botón de Acciones: Vea la Listado de Transacciones: Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Listado de Transacciones. Puede filtrar la lista para que sólo muestra las transacciones que usted desea ver. Para más información sobre lo que puede hacer con el Listado de Transacciones, tales como generación de operaciones contables, véase la sección Generar transacciones contables a partir de Órdenes de Recogida. Adjuntos: Para ver los adjuntos como fotografías o documentos que se adjuntan a la orden de recogida, haga clic en el botón de Acciones y seleccione Adjuntos. Si un archivo adjunto fue agregado a un producto individual, ver haciendo clic en Editar para abrir el cuadro de diálogo. A continuación, haga clic en la pestaña de Productos y abra el producto (artículo), seleccionándolo y haciendo clic en el botón de Editar (También se puede ver en la lista de Productos en la carpeta de Almacenaje). Crear una copia: Haga clic para crear una copia de la Orden de Recogida con la misma información. Esto es útil si usted recoge el mismo tipo de carga desde la misma ubicación o el mismo proveedor. Crear Recibo de Almacén: Si la carga ha sido recogida y llevada al almacén, se puede crear un Recibo de Almacén (RA) a partir de la Orden de Recogida. Toda la información de la orden de recogida será transferida automáticamente a la RA. Usted puede editar la información como las dimensiones o el peso del paquete. 204

206 QUÉ ACCIONES PUEDO EJECUTAR CON UNA ORDEN DE RECOGIDA? IMPRIMIR ETIQUETAS Cuando se crea el RA a partir de la Orden de Recogida, se abre un cuadro de diálogo de los productos. Puede seleccionar toda la carga o algunas piezas: En el cuadro de diálogo, puede seleccionar las columnas haciendo clic derecho en un producto. Para más información sobre la creación de Recibos de Almacén, vea el tema Crear un Recibo de Almacén. Para establecer un cargamento como En Transito, seleccione la opción: Poner/Quitar en Tránsito. Para establecer un cargamento como Entregado, seleccione la opción: Poner/Quitar Entregado. Nota: Cuando se establece carga en tránsito, aparece una marca junto a la opción en la lista. Si se desactiva, el estado de la carga volverá a su estado anterior: Cargada, en Tránsito, o Entregada. Actualizar la lista de carga para ver el estado actual. El estado de la carga también se actualiza en la Lista de Productos. Para excluir del Seguimiento: Para excluir la transacción del seguimiento (si la transacción no está completa y usted no desea que se vea visible a través de Live- Track), seleccione la opción: Excluir del Seguimiento. Seleccione Plantilla: Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opción: Seleccionar Plantilla. Historia: Para ver la historia de la entrega de la carga (por ejemplo, un Recibo de Almacén o la factura para esta carga), seleccione la opción: Historia. Aparecerá un cuadro de diálogo mostrando todas las operaciones relacionadas con esta carga. Puede ver una transacción mediante la selección en el cuadro de diálogo de la Historia. El botón de Ver abre el cuadro de diálogo para la transacción. El botón 205

207 QUÉ ACCIONES PUEDO EJECUTAR CON UNA ORDEN DE RECOGIDA? GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DE UNA ORDEN DE RECOGIDA Ir a le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el botón Atrás. Opciones adicionales también están disponibles desde la vista de Lista de Órdenes de Recogida. También puede hacer clic derecho en una Lista de Órdenes de Recogida para acceder a un menú emergente de opciones. Para obtener más información sobre cómo trabajar con la vista de lista, consulte el tema Trabajando con vistas de Documentos y Listas. Para ver un vídeo que muestra cómo crear una Orden de Recogida y convertirla en un Recibo de Almacén, consulte la página de capacitación en Magaya.com. Generar Transacciones Contables de una Orden de Recogida Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables tales como facturas de cobro basadas en información introducida en una Orden de Recogida. Por ejemplo, cuando se introducen los cargos en la pestaña de cargos, los cargos se mantienen Abiertos (no se registra en el sistema contable) hasta que haga clic en el botón de Generar o que sean liquidados. Entonces se Cierra. Después de que los cargos son generados o liquidados, el sistema recogerá todos los cargos y los agrupará para crear facturas de cobro para cada cliente. Los cargos que se destinarán a facturas de pago también se agrupan y se crean para cada proveedor. Después de esto, se procesan en el sistema contable. 206

208 QUÉ ACCIONES PUEDO EJECUTAR CON UNA ORDEN DE RECOGIDA? GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DE UNA ORDEN DE RECOGIDA También puede crear las transacciones contables de la Orden de Recogida haciendo una lista de todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos pasos: 1. Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Listado de Transacciones. el listado de Transacciones se abre. 2. En la lista de Transacciones, haga clic en el botón de Acciones y seleccione la opción: Vincular Factura de Pago, Vincular Factura de Cobro, Recibir Pago, o Pagar Factura. Ver más detalles a continuación (Estas transacciones se procesarán de inmediato, a diferencia de los cargos consignados en la pestaña de Cargos). Cuando está en el Listado de Transacciones, puede crear las siguientes operaciones contables directamente a partir de una orden de recogida mediante el botón de Agregar en la parte inferior de la lista: Factura de Cobro: Puede crear una factura para la Orden de Recogida (También se pueden crear transacciones contables cuando se está en el cuadro de diálogo de Orden de Recogida mediante el botón de Generar en la pestaña de Cargos). Un ejemplo de las opciones para la creación de las transacciones contables es la posibilidad de añadir los gastos de transporte doméstico a una Orden de Recogida mediante el uso del botón de Añadir en el Listado de Transacciones en lugar de la pestaña de Cargos en la Orden de Recogida. Haga todos los cambios a la operación según sea necesario. Puede ver el cuadro de diálogo de Orden de Recogida o ir al documento (La pantalla es 207

209 QUÉ ACCIONES PUEDO EJECUTAR CON UNA ORDEN DE RECOGIDA? GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DE UNA ORDEN DE RECOGIDA similar para los Reintegros de Cobro, Reintegros de Pago, y Facturas de Pago). Reintegro de Cobro: Utilice esta opción si necesita girar un crédito o un reembolso a un cliente. Factura de Pago: Agregar una factura de pago correspondiente a lo que usted tiene que pagar. Reintegro de Pago: Utilice esta opción si usted le pagó en exceso a un proveedor y este le otorgó un crédito. El botón de Acciones para el Listado de Transacciones tiene la opción de vincular la operación con una Facturas de Cobro o una Orden de Recogida. También se puede desvincular. Si ha creado una Factura de Pago u otra operación contable separada de la Orden de Recogida, la puede vincular de esta manera. También puede recibir el pago o pagar la factura desde el botón de Acciones. Opciones adicionales: Puede enviar facturas de cobro a un sistema de pago en línea, y el cliente puede pagar en línea en Magaya LiveTrack mediante tarjeta de crédito o cheque bancario. Los clientes también pueden hacer pedidos en línea, y recoger e imprimir sus propias etiquetas para las cajas con todos los detalles de los artículos, asociados al código de barras. Para obtener más información, consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya. 208

210 CAPÍTULO 9: ENTREGAS DE CARGA INTRODUCCIÓN A LAS ENTREGAS DE CARGA Capítulo 9: Entregas de Carga Introducción a las Entregas de Carga Una Entrega de Carga es el documento utilizado para registrar entradas y salidas para entregas locales. También se puede crear una Entrega de Carga cuando un cliente envía su propio transporte para recoger la carga. Una Entrega de Carga identifica el transportista, los cargos por servicio, y hace una descripción de la carga. Si transporta mercancías a través de una frontera internacional por camión, utilice el Asistente para Embarque Terrestre que le ofrece funciones adicionales, tales como generación de documentos de Aduana. Al crear una Entrega de Carga o un Embarque: Si la carga que se mueve fuera del almacén requiere documentación adicional (como un Conocimiento de Embarque o un Manifiesto de Carga), o si la carga se consolidará, entonces utilice la función de embarque en Magaya Explorer en lugar de crear una Entrega de Carga. Las Entregas de Carga se encuentran en la carpeta de Almacenaje: 209

211 CREAR UNA ENTREGA DE CARGA INTRODUCCIÓN A LAS ENTREGAS DE CARGA Crear una Entrega de Carga Los siguientes pasos explican cómo crear una Entrega de Carga. El software Magaya utiliza un asistente para ayudarle a crear una entrega de carga. Usted puede regresar a una pantalla anterior en el asistente, según sea necesario. Procedimiento Paso a Paso TASK 1. Haga clic en la subcarpeta de Entrega de Carga (o en la Lista de Entregas de Carga) en la carpeta de Almacenaje. 2. Haga clic en el botón de Agregar de la barra de herramientas. Se abre un asistente. La información que introduzca en el asistente se convierte automáticamente en el documento de Entrega de Carga. Usted no tiene que escribir un documento cada vez. 3. Revise la información en la pantalla de Información General y haga los cambios necesarios. Los siguientes campos se rellenan automáticamente: el número de entrega, hora, fecha, empleado, y emitido por (el 210

212 PROCEDIMIENTO PASO A PASO INTRODUCCIÓN A LAS ENTREGAS DE CARGA valor predeterminado es su empresa). El campo de Entregado a es para el destinatario final. 4. Haga clic en el botón Siguiente. En la pantalla del Transportista: a b Haga clic en la lista desplegable para seleccionar la compañía que está sacando la carga del almacén. Introduzca el número PRO (opcional). El número PRO es un número progresivo, un número secuencial utilizado por las empresas de trans- 211

213 PROCEDIMIENTO PASO A PASO INTRODUCCIÓN A LAS ENTREGAS DE CARGA c porte para identificar y dar seguimiento a facturas de transporte de carga. Introduzca la información en los otros campos según sea necesario (Estos son opcionales). 212

214 PROCEDIMIENTO PASO A PASO INTRODUCCIÓN A LAS ENTREGAS DE CARGA 5. Haga clic en el botón Siguiente. El asistente abre la pantalla de Productos, mostrando los artículos en el almacén. Puede seleccionar la carga a entregar haciendo clic en uno de los botones en la parte superior de la lista de carga: Almacén, Inventario, Localizaciones, Compras, Ventas o Escáner: Haga clic en el Almacén si desea enviar carga conforme la recibió (según Recibo de Almacén). Haga clic en el Inventario si usted va a enviar por números de parte. Haga clic en Localizaciones para cargar desde las localizaciones en el almacén. Haga clic en la opción de Escáner si utiliza un escáner para digitalizar los códigos de barras de los paquetes (Los códigos de barras son los que se crean cuando se recibe la carga y se imprimen las etiquetas. El lector introduce los números de código de barras en la Entrega de Carga. Para utilizar esta opción, el sistema debe tener el módulo de extensión Magaya Bar Code activado). Si desea hacer un envío parcial de la carga, seleccione el artículo de la lista y haga clic en el botón de piezas. Introduzca el número de piezas. Parte de la casilla que aparece junto al artículo estará sombreada, lo que indica que solo parte del inventario fue entregado. Para incluir toda la 213

215 PROCEDIMIENTO PASO A PASO EDITAR UNA ENTREGA DE CARGA carga en una entrega, haga clic en la casilla situada junto al artículo. El cuadro completo será sombreado. Para buscar por inventario, haga clic en el botón de Buscar y seleccione buscar por número o texto. También puede hacer clic en el botón de Filtrar para ver sólo los artículos que usted elija. Para ver un RA, selecciónelo y haga clic en el botón de Ver. Se abre el cuadro de diálogo del RA. Para elegir las columnas que se muestran en la pantalla, haga clic en el botón de Configurar y seleccione una opción. Marque el botón de Invertir el Orden para ver la lista de inventario con los elementos recibidos más recientemente en la parte superior de la lista. 6. Haga clic en el botón de Finalizar. Los registros de inventario en la base de datos Magaya se actualizan de acuerdo a los artículos que acaba de entregar. Usted puede imprimir o enviar la entrega por correo electrónico, según sea necesario. También puede imprimir etiquetas. Editar una Entrega de Carga Para realizar cambios en una Entrega de Carga, siga los siguientes pasos. La información introducida en el asistente de Entrega de Carga se mostrará en el cuadro de diálogo. TASK 1. Haga clic en el botón de Editar. Un cuadro de diálogo se abre. La pestaña General y la de Transportista en el cuadro de diálogo son iguales a las del asistente. En la pestaña de Productos, aparecerá una lista de la carga que ha introducido. Modifique la información de estas pestaña según requiera. 2. Para agregar cargos a la Entrega de Carga, utilice la pestaña de Cargos. También se pueden generar las operaciones contables desde la pestaña de Cargos. Para obtener más información, consulte el tema Cargos. 3. Para agregar eventos, utilice la pestaña de Eventos. Para obtener más información, consulte el tema Eventos. 214

216 PROCEDIMIENTO PASO A PASO EDITAR UNA ENTREGA DE CARGA 4. Para solicitar una Prueba de Entrega, haga clic en la pestaña de Entrega. Utilice esta información para las entregas que no se llevan a su almacén. Esta pestaña es opcional. Haga clic en la casilla para habilitar los campos si desea solicitar una Prueba de Entrega. Ajuste la fecha y hora de entrega, seleccione el nombre del destinatario, y agregue los comentarios necesarios. 5. Para adjuntar una fotografía de la carga o adjuntar una copia de un documento, utilice la pestaña de Adjuntos. Para obtener más información, consulte el tema Archivos adjuntos. 6. Para añadir notas, utilice la pestaña de Notas. Estas notas se incluyen en los documentos. (La pestaña de Notas Interna es para las notas dentro de su empresa). Para más detalles, consulte el tema Notas. RESULT: Cuando haya terminado de hacer cambios en la Entrega de Carga, haga clic en el botón de Cerrar en el cuadro de diálogo. La información se guarda y se introduce en el formulario de Entrega de Carga. Verifique la información en el formulario. Puede imprimir la Entrega de Carga, enviarla por correo electrónico u otras opciones que están disponibles en el botón de Acciones. Para más detalles sobre estas opciones, consulte el tema Acciones con Entregas de Carga. 215

217 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN ENTREGA DE CARGA? GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DESEDE UNA ENTREGA DE CARGA Para ver cómo se trabaja con la Lista de Entregas de Carga y con el documento, consulte el tema Trabajando con vistas de documentos y la listas Para obtener más información sobre la adición de cargos y la generación de los cargos contables, consulte el tema Cargos. Qué Acciones Puedo Realizar con un Entrega de Carga? En este tema se explica cómo generar transacciones contables y otras acciones que se pueden realizar desde una Entrega de Carga. Generar Transacciones Contables desede una Entrega de Carga Magaya Explorer le ofrece la posibilidad de crear transacciones contables, como por ejemplo facturas, a partir de la información introducida en otras operaciones, tales como Entregas de Carga. Magaya Explorer asocia las transacciones y transfiere la información de una transacción a otra. Por ejemplo, cuando se introducen cargos en la pestaña de Cargos, los cargos se mantienen Abiertos (no se registra en el sistema contable) hasta que haga clic en el botón de Generar o cuando son liquidados. Hasta entonces son Procesados. Después de que los cargos que se generan o liquidan, el sistema recogerá todos los cargos y los agrupará para crear facturas de cobro para cada cliente. Los cargos que se destinarán a facturas de pago también se agrupan y se crean para cada proveedor. Después de esto, se procesan en el sistema contable. También puede crear las transacciones contables de la Entrega de Carga haciendo una lista de todas las transacciones para esa entrega. Para ello, siga estos pasos: 1) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Listado de Transacciones. el listado de Transacciones se abre. 2) Haga clic en el botón de Acciones en ese listado y seleccione una opción: Vincular Facturas de Cobro, Vincular Factura de Pago, Recibir Pago, o Pagar Factura. Estas operaciones se publicarán de inmediato a diferencia de los cargos consignados en la pestaña de Cargos. 216

218 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN ENTREGA DE CARGA? GENERAR TRANSACCIONES CONTABLES DESEDE UNA ENTREGA DE CARGA Cuando está en el Listado de Transacciones, puede crear las siguientes operaciones contables directamente a partir de una Entrega de Carga mediante el botón de Agregar en la parte inferior de la lista: Factura de Cobro: Puede crear una factura de cobro para la Entrega de Carga. (También puede crear transacciones contables cuando está en el cuadro de diálogo de la Entrega de Carga usando el botón de Generar en la pestaña de Cargos). Un ejemplo de las opciones para la creación de transacciones contables es la posibilidad de añadir cargos de flete doméstico a una Entrega de Carga mediante el uso del botón de Añadir del Listado de Transacciones en lugar de la pestaña de Cargos en la Entrega de Carga. Esta es la pantalla de la factura de cobro: Haga todos los cambios a la operación según sea necesario. Puede ver el cuadro de diálogo de Entrega de Carga o ir al documento (La pantalla es similar para los Reintegros de Cobro, Reintegros de Pago, y Facturas de Pago). Reintegro de Cobro: Utilice esta opción si necesita girar un crédito o un reembolso a un cliente. Factura de Pago: Agregue una Factura de Pago de lo que usted tiene que pagar. 217

219 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN ENTREGA DE CARGA? OTRAS ACCIONES Reintegro de Pago: Utilice esta opción si usted le pagó en exceso a un proveedor y este le otorgó un crédito. El botón de Acciones para el Listado de Transacciones tiene la opción de vincular la operación con una Factura de Pago o una Entrega de Carga. También se puede desvincular. Si ha creado una Factura de Pago u otra operación contable separada de la Entrega de Carga, la puede vincular de esta manera. También puede recibir el pago o pagar la factura desde el botón de Acciones. Otras acciones Usted puede realizar otras acciones desde el botón de Acciones de la Entrega de Carga. Haga clic en el botón al lado de el botón de Acciones para acceder al menú emergente: Cuando carga sale de su almacén, márquela como En Transito, seleccionando la opción: Poner/Quitar en Tránsito. Cuando carga llega de su destinatario final, márquela como Entregado, seleccionando la opción: Poner/Quitar Entregado. Nota: Cuando se establece carga en tránsito, aparece una marca junto a la opción en la lista. Si se desactiva, el estado de la carga volverá a su estado anterior: Cargada, en Tránsito, o Entregada. Actualice la lista de carga para ver el estado actual. El estado de la carga también se actualiza en la Lista de Productos. 218

220 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN ENTREGA DE CARGA? OTRAS ACCIONES Para excluir la transacción del seguimiento (si la transacción no está completa y usted no quiere que se vea través de Magaya LiveTrack), seleccione la opción: Excluir del Seguimiento. Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opción: Seleccionar Plantilla. Algunas de las diferentes plantillas incluyen: La plantilla predeterminada para Entrega de Carga Distribución de la Entrega de Carga (Resumido por localizaciones): Muestra los artículos agrupados por número de parte para cada localización diferente Distribución de la Entrega de Carga (Resumida): Muestra los artículos agrupados por número de parte Entrega de Carga Ordenada por Índice de Artículo: Muestra elementos ordenados según el orden en que el usuario los puso Para ver la historia de la entrega de la carga (por ejemplo, un Recibo de Almacén o la factura para esta carga), seleccione la opción: Historia. Aparecerá 219

221 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN ENTREGA DE CARGA? OTRAS ACCIONES un cuadro de diálogo mostrando todas las operaciones relacionadas con esta carga. Puede ver una transacción mediante la selección en el cuadro de diálogo de la Historia. El botón de Vista abre el cuadro de diálogo para la transacción. El botón Ir a le lleva al documento. Para volver a la Entrega de Carga, utilice el botón Atrás. Para cancelar una Entrega de Carga (o cualquier otra transacción), elimínela. Todos los artículos de esa Entrega de Carga regresarán a su base de datos. El registro de la cancelación/eliminación se mantiene en la Registro de Transacciones (en el menú superior, vaya a Opciones). 220

222 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN ENTREGA DE CARGA? VERIFIQUE LA LISTA DE EMPAQUE EN UNA ENTREGA DE CARGA Verifique la Lista de Empaque en una Entrega de Carga Para verificar los artículos de una lista de empaque en una Entrega de Carga, siga estos pasos: Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Verificar Lista de Embalaje. Se abre una pantalla: Los artículos que deben verificarse aparecen en la mitad superior de la pantalla Lista de Embalaje. Escanee los artículos. Conforme se escanean los artículos, aparecerán en la mitad inferior de la pantalla. Para introducir un código de barras de forma manual, haga clic en Digitar Código y escriba el número de código de barras. Para crear un reporte o reiniciar la cuenta, haga clic en el botón de Acciones y seleccione la opción necesaria. 221

223 QUÉ ACCIONES PUEDO REALIZAR CON UN ENTREGA DE CARGA? VERIFIQUE LA LISTA DE EMPAQUE EN UNA ENTREGA DE CARGA 222

224 CAPÍTULO 10: TRABAJAR CON PRODUCTOS BÁSICOS CREAR REPORTES DE PRODUCTOS Capítulo 10: Trabajar con Productos Básicos En este capítulo se explica cómo crear informes básicos y cómo encontrar productos y la información sobre ellos en el Magaya Explorer. Crear Reportes de Productos Si necesita un reporte sobre los productos que su compañía ha manejado, utilice la Lista de Productos en la carpeta de Almacenaje. Muestra el estado de los productos, tales como lo que está disponible, en tránsito, o entregados para cualquier intervalo de fechas que establezca. La lista de Productos es dinámica, mostrando en tiempo real las actualizaciones de las cantidades. Las columnas de esta lista también aparecen en la pestaña de Productos de un RA, Orden de Recogida, o Entrega de Carga. Para cambiar las columnas de la lista, vaya al botón de Acciones y seleccione Configurar Columnas. 223

225 OTROS TIPOS DE REPORTES Pasos: 1) Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en la Lista de Productos. 2) Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Reportes. Usted puede elegir entre muchas opciones de Reportes, tales como los reportes por expedidor, por localización en el almacén, por número de parte, y otros. Para enviar el informe, haga clic en el botón de Enviar en el menú superior. Para guardar el reporte en Magaya Explorer, haga clic en el botón de Acciones y seleccione Guardar Reporte. Para guardar el reporte en el equipo (u otro equipo de la red), haga clic en el botón de Acciones y seleccione Exportar. Otros Tipos de Reportes Los siguientes son los diferentes tipos de reportes que se pueden crear a partir de la Lista de Productos: Ver donde están los artículos y su localización anterior. Ver números de parte. 224

226 CÓMO ENCONTRAR PRODUCTOS EN EL MAGAYA EXPLORER OTROS TIPOS DE REPORTES Ver todos los artículos de una código de exportación específico o de una clasificación de productos del Schedule B. Ver la fecha de entrada en Aduana de artículos para responder rápidamente a las preguntas de Aduanas. Responda a las preguntas acerca de su negocio, tales como: Qué productos se incluyeron en qué embarques? Qué productos embarca a qué puertos de destino con más frecuencia? Que división de su empresa se encarga de la mayoría de la carga y de qué tipos? Cómo Encontrar Productos en el Magaya Explorer Si necesita hallar productos en el sistema Magaya, utilice el botón Buscar o Filtrar en la Lista de Productos. Para ver los detalles de un producto, haga clic en el botón de Detalles. 225

227 CÓMO ENCONTRAR PRODUCTOS EN EL MAGAYA EXPLORER USE EL BOTÓN DE BUSCAR Use el botón de Buscar TASK 1. Haga clic en el botón de Buscar (en la barra de herramientas superior). Un cuadro de diálogo de búsqueda se abre. 2. En el menú desplegable de Tipo de Búsqueda seleccione "Producto. 3. Establezca el rango de fechas. 4. Seleccione para encontrar ya sea por número de transacción o por texto. 5. Ingrese el número o el texto en el campo debajo de los botones de radio de Buscar por. ADDITIONAL INFORMATION: Si introduce texto, puede introducir texto parcial. Por ejemplo, si usted está buscando las computadoras Dell que procesó hace un mes, establezca el intervalo de fechas e ingrese la palabra: Dell. Si ingresa la palabra: computadoras, la lista mostrará todos las computadoras que procesó, no sólo las de marca Dell. Así que si usted procesa la carga de más de un fabricante, introduzca el nombre del fabricante. Use el botón de Filtrar Para ver la lista de productos de acuerdo a ciertos criterios, utilice el botón de Filtrar. El botón de Filtrar tiene dos opciones: 226

228 CÓMO ENCONTRAR PRODUCTOS EN EL MAGAYA EXPLORER USE EL BOTÓN DE FILTRAR Estándar: Este filtro tiene un pequeño conjunto de criterios para filtrar la lista, como por número de Orden de Compra, número de Recibo de Almacén (RA), por el número de parte, el puerto, el consignatario, y otros. Avanzado: Este filtro tiene muchas opciones para el filtrado de la lista. Para filtrar por fecha solamente, utilice las opciones de intervalo de fechas en la parte superior de la lista. TASK 1. Haga clic en el botón de Filtrar y seleccione Avanzado. Esta pantalla se abre: 2. Haga clic en el campo que desea utilizar en el filtro mediante la selección de la lista de Campos Disponibles a la izquierda. 3. Establezca la condición que desee aplicar. Por ejemplo, si usted está filtrando por un cliente de Facturación, seleccione Es igual si se conoce el nombre exacto, o seleccione Contiene si usted conoce parte del nombre. Escríbalo en el campo junto a la desplegable de condición. Añadir todas las condiciones adicionales según sea necesario. 4. Haga clic en Aceptar para ver la lista filtrada. ADDITIONAL INFORMATION: Para obtener más información sobre el uso del filtro avanzado, consulte el tema El botón de Filtrar. 227

229 CÓMO ENCONTRAR PRODUCTOS EN EL MAGAYA EXPLORER USE EL BOTÓN DE FILTRAR 228

230 SECCIÓN 3: EMBARQUES Sección 3: Embarques 229

231 SECCIÓN 3: EMBARQUES 230

232 CAPÍTULO 11: COTIZACIONES INTRODUCCIÓN Capítulo 11: Cotizaciones Introducción Una Cotización es el precio de flete que se le da a un cliente que quiere enviar productos. Los gastos de transporte se basan en la cantidad a ser enviada, distancia, peso, volumen y modo de transporte (si los bienes serán enviados por aire, mar o tierra). La lista y documentos de Cotizaciones se pueden encontrar en la carpeta de Cotizaciones en Magaya Explorer: Crear una Cotización de Carga La transacción de Cotización de Carga incluye los productos, los detalles de rutas, y los gastos de transporte. 231

233 CREAR UNA COTIZACIÓN DE CARGA PASOS Pasos 1) Haga clic en el botón de Agregar. Un cuadro de diálogo se abre. Introduzca los detalles de esta cotización de carga. 2) Pestaña General: El estado de la cotización seguirá siendo "Vacío" hasta después de agregar la carga y hacer clic en el botón de Aceptar. Rellene tantas pestañas como sea necesario. El Número de Cotización se rellena automáticamente. Para configurar la numeración, vaya a Mantenimiento > Configuración > Números de Documentos. Seleccione el nombre del cliente en el campo Nombre del Contacto. Si existe una dirección en el perfil del Cliente, se mostrará aquí automáticamente. Introduzca la descripción de la carga. (Esto es opcional pero recomendable). El botón (con los tres puntos) al lado del campo de descripción se puede utilizar para agregar una cláusula preestablecida a la cotización. 232

234 CREAR UNA COTIZACIÓN DE CARGA PASOS 3) Pestaña de Ruta: Seleccione el modo de transportación en el menú desplegable. Si usted no selecciona un modo, no será capaz de añadir gastos de transporte. En la parte de la pantalla correspondiente Información del Origen, seleccione el puerto de origen en el menú desplegable. Para el campo Nombre del origen, haga clic en el menú desplegable para seleccionar el nombre de la entidad donde se realizará la recogida de la carga (Esta puede o no ser el cliente). La dirección se rellena automáticamente. Cámbiela si es necesario. En la parte de la pantalla correspondiente Información del Destino, seleccione el puerto de destino en el menú desplegable. En el "Nombre" del destino, seleccione el nombre del destinatario final en el menú desplegable. 233

235 CREAR UNA COTIZACIÓN DE CARGA PASOS 4) Pestaña de Productos: Haga clic en el botón de Adicionar en la pestaña de Productos para añadir carga en el cuadro de diálogo de productos. El estado de los artículos es "En Cotización" cuando se crea la Cotización. Conforme se agregan productos, el peso total y el volumen se actualiza en la ficha. Para agregar un contenedor, haga clic en el botón de Adic. Cont.. Introduzca los detalles en el cuadro de diálogo. Detalles adicionales sobre cómo agregar productos están disponible en el tema Adicionar Productos en el capítulo 10 del Manual de Operaciones del Magaya Supply Chain Solution. 234

236 ACCIONES PARA COTIZACIONES PASOS 5) Pestaña de Cargos: Agregue cargos por transporte de la carga, documentación, etc. según sea necesario. Opciones: Haga clic en la pestaña de Adjuntos si requiere agregar fotografías o documentos a la cotización. Para obtener más información acerca de cómo agregar archivos adjuntos, vea el tema Archivos adjuntos. Haga clic en las pestañas de Notas y/o de Notas Internas para añadir notas, cláusulas, etc. Las Notas Internas no son visibles para los clientes. Más detalles están disponibles en los temas sobre Notas y Notas Internas. Ver Detalles: Al ver la lista de Cotizaciones, puede ver los detalles de cualquier cotización haciendo clic en el botón Detalles. Del panel que se abre, seleccione una opción de detalle de la lista desplegable. Acciones para Cotizaciones Después de crear una Cotización y de que el cliente la acepte, puede transferir la información en la Cotización de forma automática para crear las siguientes transacciones, haciendo clic en la flecha al lado del botón de Acciones y seleccionando la opción del menú: 235

237 ACCIONES PARA COTIZACIONES PASOS Reservación Recibos de Almacén Orden de Recogida Embarque Factura de Cobro Este menú de Acciones está disponible en la vista del documento, la vista de lista, o seleccionando una cotización en la vista de lista y haciendo clic derecho sobre ella. Opciones adicionales están disponibles en la vista de lista, como por ejemplo los Reportes. Otras acciones que se pueden realizar con una Cotización son los siguientes: Para ver el historial de la Cotización, seleccione la opción: Historia. Aparecerá un cuadro de diálogo, indicando todas las transacciones relacionadas con esta cotización. Si se crea una reservación o cualquier otra transacción para esta cotización, aparecerá en la lista de Historial. Reportes: Se pueden crear reportes acerca de las cotizaciones seleccionando la opción en el botón de Acciones cuando se encuentre en la vista de Lista de Cotizaciones (no a la vista del documento). Encuestar Tarifas: Esta opción le permite ejecutar una consulta de todos las tarifas de venta en su sistema para ver los mejores precios. Vea la sección Encuesta de Tarifas para más detalles. Mostrar Elemento Relacionado: Esto le llevará a la siguiente transacción creada a partir de esta Cotización. Por ejemplo, si crea un Recibo de Almacén (RA) a partir de esta cotización, haga clic en esta opción desde el botón de Acciones y lo llevará ese RA. Marcar esta cotización como perdida: Utilice esta opción si el cliente no acepta una Cotización abierta. Si una cotización se establece como perdida, una marca de verificación aparece al lado de esta cotización en las opciones del botón de Acciones. El estado de la cotización pasa a ser Perdida y el icono se vuelve rojo. Para recuperar una cotización perdida, haga clic en la opción en el botón de Acciones. La marca de verificación será eliminada y se actualizará el estado. Importar o exportar datos de la Lista de Cotizaciones: Usted puede importar información al Magaya Explorer o exportar datos en XML, PDF o CSV. Se abre un cuadro de diálogo con opciones. Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opción: Seleccionar Plantilla (esta opción sólo está disponible en la vista de documento). Por ejemplo, la plantilla Cotización con Impuestos se utiliza para mostrar los impuestos para cada cargo. 236

238 ACCIONES PARA COTIZACIONES PASOS También puede imprimir, imprimir en lote, copiar o enviar por correo electrónico una Cotización. Filtrar la Lista de Cotizaciones: El botón de Filtrar le permite seleccionar cómo quiere ver la información en una lista. Por ejemplo, usted puede querer ver sólo las transacciones de la semana pasada o las operaciones para un determinado cliente o destino. El botón de Filtrar tiene dos opciones: Estándar y Avanzado. Para obtener más información sobre el uso del Filtro Avanzado, consulte el tema Filtros. 237

239 ACCIONES PARA COTIZACIONES ENCUESTAR TARIFAS Encuestar Tarifas Para acceder a la función de Encuestar Tarifas, haga clic en el botón de Acciones en la vista del documento de Cotización o en la vista de lista. El cuadro de diálogo de Encuestar Tarifas de Venta: 1) Escriba un nombre de Cliente (opcional). 2) Seleccione una Clase de Servicio, como el Servicio de Flete Marítimo. Para incluir múltiples cargos en su consulta, haga clic en el botón con los tres puntos que se encuentra junto al campo de Clase de Servicio. Un 238

240 ACCIONES PARA COTIZACIONES ENCUESTAR TARIFAS cuadro de diálogo con opciones se abrirá. Marque todas las que aplican, y haga clic en Aceptar. 3) Introduzca el origen y destino en el cuadro de diálogo de Encuestar. 4) Haga clic en Buscar (o provea más detalles como el peso o tipo de producto). Resultados: Los resultados de la búsqueda se mostrarán en la parte inferior de la pantalla, mostrando las tarifas que se introducen en el sistema Magaya: La mejor opción será marcada. Estas tarifas se extraen de las tarifas inscritas en la carpeta de Contabilidad > Tarifas. 239

241 ACCIONES PARA COTIZACIONES ENCUESTAR TARIFAS Para crear una Cotización con esta tarifa: 1) Seleccione el Cliente (si el campo está en blanco). 2) Haga clic en Crear Cotización. La información sobre el cliente y la tarifa será automáticamente incluida en el cuadro de diálogo de la Cotización. Haga los cambios necesarios y haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Nota: Su última consulta se guardará para que no tenga que volver a introducir los datos para buscar esa información la próxima vez que abra el cuadro de diálogo de Encuestar Tarifas. El cuadro de diálogo de Encuestar Tarifas se puede mover a un lado para que pueda trabajar en la pantalla y hacer clic en diferentes funciones de su Magaya Explorer, sin perder la pantalla de Encuestar Tarifas. 240

242 CAPÍTULO 12: RESERVACIONES INTRODUCCIÓN Capítulo 12: Reservaciones Introducción Una reservación es un pedido anticipado hecho por su empresa (por ejemplo, un agente de carga, una naviera, o un transportista) a nombre de su cliente (por ejemplo, el expedidor o consignatario) para mover la carga. Las Reservaciones se pueden crear para embarques aéreos, marítimos y terrestres, tanto de importación como de exportación. Una reservación revisa su Programación de Viajes en Magaya Explorer para comprobar si hay espacio disponible en un contenedor o en un buque (avión o camión) para la carga de su cliente. Para más información sobre la configuración de la Programación de Viajes, consulte el tema Programación de Viajes. La lista y documentos de Reservaciones se pueden encontrar en la carpeta de Reservaciones en Magaya Explorer: Hay dos formas de crear reservaciones en Magaya Explorer: Reservación Rápida: La función de reservación rápida se utiliza con frecuencia debido a que tiene sólo los campos necesarios para completar su reservación. Los campos de reservación rápida se pueden llenar rápidamente, por ejemplo mientras está hablando por teléfono con el cliente que está solicitando la reservación. Reserva Estándar: La función de reservación estándar ofrece más campos para que pueda introducir información adicional sobre la reservación. Tiene mucha de la misma información que se encuentra en la caja de diálogo de Embarque. Toda la información que usted ingresa en la reservación se puede convertir en un embarque o en cualquier otra transacción. Para obtener más información, consulte el tema Embarques. También puede ofrecer a sus clientes la opción de realizar reservas en línea utilizando Magaya LiveTrack. Ellos pueden enviar solicitudes de reservación aérea, 241

243 CÓMO CREAR UNA RESERVACIÓN RÁPIDA marítima y terrestre. Puede enlazar las solicitudes con viajes que ha registrado en su Programación de Viajes, o configurar el sistema para que acepte todas las solicitudes, independientemente del origen y el destino solicitado. Para obtener más información, consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya, el capítulo 5 Magaya LiveTrack. Cómo Crear una Reservación Rápida Las siguientes instrucciones explican cómo usar la función de Reservación Rápida en su Magaya Explorer para crear una Reservación Marítima. Configure su sistema para usar el método de Reservaciones Rápidas, vaya al botón de Acciones y seleccione Usar Entrada Rápida de Reservaciones. Sólo tendrá que hacer esto una vez, y su sistema siempre utilizará Reservaciones Rápidas hasta que desactive la opción. 242

244 CÓMO CREAR UNA RESERVACIÓN RÁPIDA Procedimiento Paso a Paso: 1) Haga clic en el botón de Agregar y seleccione Reservación Marítima de Exportación (o Reservación Marítima de Importación). El asistente de reservación se abre: El Número de Referencia es el Número de Reservación para su cliente. Este se rellena automáticamente (Para configurar sus números de documentos, vaya a Mantenimiento > Configuración). El Empleado y la Fecha de Creación se rellenan automáticamente. (Se pueden cambiar con el menú desplegable). Seleccione el Cliente (Quien hace la reservación con usted) del menú desplegable (La dirección se rellena de forma automática si la tiene configurado en el perfil del cliente. Para cambiar la dirección para esta entrega, haga clic en el botón de Lugar de Entrega). 243

245 CÓMO CREAR UNA RESERVACIÓN RÁPIDA Ingrese el Número de Viaje, o haga clic en el botón Asignar para seleccionar de la lista de números de viaje. Toda la información del viaje se completará en el resto de los campos de esta pestaña. Si usted no tiene una Programación de Viaje establecida, tendrá que completar esta información manualmente. Ingrese el Número de Reservación del Transportista. Este es el número de reservación de su Programación de Viaje, si usted es un agente de carga y tiene una reservación con una línea de transporte. Seleccione el Transportista de la lista desplegable. El Modo de Transportación de Buque se muestra por defecto para una Reservación Marítima. Para cambiarla, utilice el menú desplegable. Seleccione el buque en el menú desplegable. Seleccione la Salida y el Arribo a puerto (en el destino) y las fechas (La fecha se rellena automáticamente con la fecha actual). Ajuste la Fecha y Hora de Colocación y la Fecha y Hora Limite usando los menús desplegables (La fecha y la hora se rellenan automáticamente con la fecha y hora actual). La Fecha de Colocación es la fecha en que el contenedor se coloca en el sitio del cliente. La Fecha Límite es la fecha en que el contenedor tiene que estar listo para ser llevado al puerto. Para desactivar cualquiera de los campos, desactive la casilla. El campo desactivado no aparecerá en el documento o en el documento de seguimiento en línea. 244

246 CÓMO CREAR UNA RESERVACIÓN RÁPIDA 2) Haga clic en el botón Siguiente para introducir los productos en la pantalla de carga. Cuando hace clic en el botón Adicionar para agregar carga, los campos de las columnas se destacarán. Introduzca el número de piezas, seleccione el tipo de contenedor, escriba la descripción de la carga, y las dimensiones. Los totales se muestran en la parte inferior de la pantalla. Si se alcanza el peso máximo para este viaje, el sistema se lo notificará. Haga clic en el botón Cargar para utilizar un contenedor que haya definido previamente en su Programación de Viaje (en la pestaña de Equipo). Si no tiene ningún contenedor definido en su programación, el botón aparecerá en gris. Utilice el botón Configurar, si necesita cambiar las unidades de medida. 3) Haga clic en el botón Siguiente para ir a la pantalla de Notas. Agregue las cláusulas o notas que desee que aparezcan en el campo de notas (Comentarios) de la reservación. Esta puede ser un recordatorio a su cliente para traer documentos importantes con la carga, como el título de 245

247 CÓMO CREAR UNA RESERVACIÓN RÁPIDA propiedad de un vehículo (para aquellas empresas que embarcan coches y vehículos). Seleccione una categoría de cláusula en el menú desplegable. Hay muchas categorías. Haga clic en el botón con los tres puntos para seleccionar de una lista de cláusulas preestablecidas. Aparecerá un cuadro de diálogo (También puede agregar cláusulas. Consulte el tema Agregar Cláusulas para más detalles). Marque la casilla junto al elemento de la lista para incluirlo en las Notas de la Reservación. El campo Texto de la Cláusula Seleccionada muestra el texto completo de la cláusula de que ha seleccionado. Después de completar el asistente de Reservaciones, haga clic en el botón de Finalizar. La reservación se coloca en su Magaya Explorer con un estado de Abierta. Cuando la reservación se utiliza para crear un embarque, el estado cambiará a Cerrado. 246

248 ACCIONES PARA UNA RESERVACIÓN Acciones para una Reservación Después de completar una Reservación, Magaya Explorer le da muchas opciones. Usted puede hacer cambios en una reservación mediante el botón de Editar. Las siguientes acciones se pueden realizar a partir de una Reservación mediante el botón de Acciones y seleccionando en el menú. Crear una Copia: La copia de la reservación contendrá la misma información excepto por el número de reservación, que el sistema Magaya le asignará automáticamente. Crear una Orden de Recogida: Toda la información de la reservación se convertirá automáticamente en una Orden de Recogida. 247

249 ACCIONES PARA UNA RESERVACIÓN Crear un Embarque: En el asistente que se abre, puede seleccionar la opción de crear un Embarque Back-to-back. El sistema creará un Padre y un Hijo. Seleccione los productos para la conversión de la Reservación a la siguiente transacción: En el cuadro de diálogo Seleccionar Productos, haga clic en "Seleccionar todo" para convertir todos los productos y sus detalles, o haga clic en "Piezas" para seleccionar sólo aquellos artículos que desee. Por ejemplo, si ha reservado tres contenedores y recogió sólo uno en este momento. Cree una Orden de Recogida para este caso y use el botón de Piezas para seleccionar ese contenedor. Si la Reservación tiene archivos adjuntos, cuando se lo convierte a un Embarque, los archivos adjuntos se trasladan a la transacción de Embarque; no son copiados. Para excluir del Seguimiento: Para excluir la transacción del seguimiento (si la transacción no está completa y usted no desea que se vea visible a través de Magaya LiveTrack), seleccione la opción: Excluir del Seguimiento. Seleccione Plantilla: Para elegir una plantilla diferente para el documento, seleccione la opción: Seleccionar Plantilla. Historia: Para ver el historial de la reservación, seleccione la opción Historia en el botón de Acciones. Por ejemplo, la siguiente pantalla muestra un embarque que fue creado a partir de una reservación. Un cuadro de diálogo se abre, mostrando todas las transacciones relacionadas con esta reservación. Si usted necesita abrir el cuadro de diálogo de una transacción, haga clic en el botón Ver. El botón Ir a lo lleva al docu- 248

250 ACCIONES PARA UNA RESERVACIÓN mento. Una vez allí, usted puede regresar a la reservación mediante el botón de Atrás. Para establecer una Reservación como entrante o saliente: La dirección de la reservación se puede cambiar de entrante a saliente. Cuando se cambia el estado, se verá reflejado en la pestaña General del cuadro de diálogo. Haga clic en el botón de Editar para ver el estado. Para cancelar una Reservación: Si necesita cancelar una reservación en el caso de que un cliente decida no mover la carga en ese momento, haga clic en Acciones y seleccione Cancelar Reservación. Un cuadro de diálogo le pedirá que confirme la cancelación. El estado cambiará a "Cancelado". Una transacción cancelada no puede ser utilizada para crear otra transacción. Para cambiar el estado de Cancelado, utilice el botón de Acciones de nuevo y desactive la opción de cancelación. Al igual que con cualquier lista, puede filtrar la lista de Reservaciones. Esto es especialmente útil cuando la lista crece mucho. Usted puede establecer un filtro para mostrar sólo las reservaciones que desea ver. El botón Filtrar ofrece dos opciones: Estándar y Avanzada. Para obtener más información sobre cómo utilizar el botón de Filtrar, vea el tema Filtros. 249

251 ACCIONES PARA UNA RESERVACIÓN 250

252 Capítulo 13: Programación de Viaje CAPÍTULO 13: PROGRAMACIÓN DE VIAJE INTRODUCCIÓN Introducción Para los Transportistas, la Programación de Viajes es la lista de sus vuelos y/o travesías reales. Para consolidadores de carga y agentes de carga, la función de Programación de Viajes en Magaya Explorer proporciona un método para guardar información sobre los vehículos de su propiedad o transportistas que utiliza con regularidad que viajan a los mismos destinos. Por ejemplo, si usted reserva vuelos desde Miami a Freeport, Grand Bahama, cada semana, entonces al añadir la información de vuelo en la Programación de Viajes hará que la información esté disponible cuando se programa una reserva, ahorrándole tiempo. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar el viaje desde la programación, y??toda la información se llenará automáticamente en la reservación. La función de Programación de Viajes se puede encontrar en la carpeta de Reservaciones: También puede dar a sus clientes acceso a sus viajes para que puedan enviar solicitudes de reservación a través de Magaya LiveTrack. Para más detalles véase el capítulo 5, Magaya LiveTrack en el Manual del Software de Comunicaciones Magaya. Si está utilizando el interfaz de Magaya Ocean Carriers con INTTRA, consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya. 251

253 CÓMO CREAR UNA PROGRAMACIÓN DE VIAJE PROCEDIMIENTO PASO A PASO Cómo Crear una Programación de Viaje Procedimiento Paso a Paso TASK 1. Vaya a la carpeta de Reservaciones y seleccione Programación de Viajes. 2. Haga clic en el botón Agregar y seleccione el tipo de viaje que desea crear: importar o exportar para un viaje aéreo, marítimo o terrestre (Cuando se trabaja en el cuadro de diálogo, haga clic de pestaña en pestaña para introducir datos. Utilice los menús desplegables para seleccionar de las listas de preestablecidos. Para añadir información a un menú desplegable, haga clic en el signo de más verde en la barra de herramientas en miniatura que aparece con el menú desplegable). 3. La pestaña General tiene campos específicos según el tipo de viaje (aéreo, marítimo, o de tierra). Para un Programa de Viaje Aéreo (en la foto), el número de vuelo se rellena automáticamente en la pestaña General (Las pantallas para 252

254 CÓMO CREAR UNA PROGRAMACIÓN DE VIAJE PROCEDIMIENTO PASO A PASO importación y exportación aérea son las mismas. Note la flecha de salida, lo que indica que es de exportación). Seleccione el Transportista en el menú desplegable. Escriba una descripción del vuelo (opcional). Introduzca el peso y el volumen de Capacidad del Viaje (Si es necesario, puede cambiar la unidad de medida utilizando el menú desplegable). Para un Programa de Viaje Marítimo (ver abajo), el número de viaje se rellena automáticamente. Las pantallas son las mismas para la import- 253

255 CÓMO CREAR UNA PROGRAMACIÓN DE VIAJE PROCEDIMIENTO PASO A PASO ación y la exportación. Escriba el numero de Reservación. Seleccione el Transportista en el menú desplegable. Todos los campos de Fecha y Hora se rellenan automáticamente. Cámbielas a las fechas y horas correctas. Desmarque cualquier campo de fecha que no se utilizará en este viaje. Introduzca la capacidad en peso y volumen para el buque (para la cantidad de espacio que usted haya contratado con la naviera. La unidad de 254

256 CÓMO CREAR UNA PROGRAMACIÓN DE VIAJE PROCEDIMIENTO PASO A PASO medida se puede cambiar si es necesario utilizando el menú desplegable). Para un Programa de Viaje Terrestre, el número de viaje se rellena automáticamente. Las pantallas para la importación y la exportación son las mismas. Seleccione el Transportista en el menú desplegable. Escriba una descripción de los bienes que serán entregados, si se conoce esta información (esto es opcional). Introduzca la capacidad en peso y volumen para el camión (para la cantidad de espacio que usted haya contratado con el transportista. La unidad de medida se puede cambiar si es necesario utilizando el menú desplegable). 4. La pestaña Entidades es utilizada solamente por los Consolidadores de Carga y Agentes de Carga, no por los Transportistas. Para obtener más información sobre cómo introducir la información en esta ficha, vea el tema de los Embarques. La pantalla es la misma para la importación y exportación por aire, mar y tierra. 5. En la pestaña de Ruta, introducir la información de salida y arribo para el viaje. Las pantallas de viajes por aire, mar y tierra tienen campos específicos para cada tipo de viaje. Para obtener más información sobre 255

257 CÓMO CREAR UNA PROGRAMACIÓN DE VIAJE PROCEDIMIENTO PASO A PASO cómo introducir información en esta pestaña, consulte el tema sobre Embarques. 6. En la pestaña de Equipos, haga clic en el botón Agregar para seleccionar el tipo de contenedores u otros equipos utilizados para el transporte de carga. En esta pestaña se adicionan los contenedores que están disponibles para este viaje. Cuando se crea una reservación para este viaje, usted puede elegir de entre los contenedores disponibles. El estado de los contenedores se muestra, indicando si están disponibles o si ya han sido reservados. La adición de contenedores en esta pestaña se hace comúnmente para los viajes marítimos. Introduzca el número de piezas. La descripción es opcional. (Puede editar o eliminar un elemento haciendo clic sobre él). 7. En la pestaña de Reservaciones, se puede ver una lista de todas las reservaciones que ya se han hecho para este viaje. Los totales en la parte inferior le indican cuánto espacio ya se ha reservado en este viaje. 256

258 CÓMO CREAR UNA PROGRAMACIÓN DE VIAJE PROCEDIMIENTO PASO A PASO Si usted no tiene reservaciones para este viaje, esta pestaña estará vacía. 8. En la pestaña de Productos, se muestran los productos (o la carga suelta) que se registran para este viaje, conforme se introducen en las reservaciones. 9. Añadir eventos a la pestaña de Eventos. 10. Opciones: Para agregar notas, utilice la pestaña de Notas. Estas notas se incluyen en los documentos. (La pestaña de Notas Internas es para las notas dentro de su empresa). Para más detalles, consulte el tema 257

259 CÓMO CREAR UNA PROGRAMACIÓN DE VIAJE PROCEDIMIENTO PASO A PASO Notas. (La pestaña de notas y de notas internas son iguales para todas las reservaciones). Agregue archivos adjuntos, según sea necesario. RESULT: Una vez que haya terminado de ingresar la información en el cuadro de diálogo de Programación de Viajes y hacer clic en Aceptar, el viaje estará disponible para su uso en Magaya Explorer y en Magaya LiveTrack. También puede configurar el sistema para aceptar reservaciones definidas en la Programación de Viajes. Vaya a Mantenimiento > Configuración y marque la casilla. Por ejemplo, cuando se crea una reservación, se puede seleccionar el itinerario del viaje y se llenarán todos los campos con la información apropiada en el cuadro de diálogo de Reservaciones. Para más información, véase también el capítulo de Reservaciones en el Manual de Operaciones del Magaya Cargo System, y ver también el capítulo sobre el interfaz de Magaya Ocean Carriers con INTTRA en el Manual del Software de Comunicaciones Magaya. 258

260 CÓMO CREAR UNA PROGRAMACIÓN DE VIAJE PROCEDIMIENTO PASO A PASO Acciones que Puede Realizar desde la Programación de Viajes Las siguientes acciones se pueden realizar desde la Programación de Viajes usando el botón de Acciones, o haciendo clic derecho sobre el viaje: Reportes: Pueden hacerse reportes acerca de los viajes en función de alguno de los campos que figuran en la lista de reportes. El reporte se puede guardar o enviarse por correo electrónico. Crear Consolidación: Se abrirá un asistente que le permite crear un envío consolidado a partir del viaje. Las Reservaciones del viaje se convertirán en los embarques hijos, y el viaje se convertirá en el embarque padre para la consolidación. Usted puede optar por hacer que el número de embarque sea el mismo que el número de reservación. Cualquier archivo adjunto del viaje será trasladado, no copiado, a la transacción de Consolidación. Crear una Copia: La copia del viaje contendrá la misma información excepto por el Número de Viaje, que el sistema Magaya le asignará automáticamente. Ver una Reservación: Se abrirá una nueva lista que mostrará las reservaciones asociadas con este viaje. 259

261 CÓMO CREAR UNA PROGRAMACIÓN DE VIAJE PROCEDIMIENTO PASO A PASO Ver Productos: Se abrirá una nueva lista que muestra los productos en este viaje. Configurar Columnas: Utilice esta opción para seleccionar las columnas que desea mostrar en la lista de la Programación de Viajes. Importar y Exportar Datos: Utilice esta opción para importar o exportar datos desde o hacia la base de datos Magaya en formato CSV, XML u otros formatos. Ver el Historial de un Viaje: Se abre un cuadro de diálogo mostrando las transacciones relacionadas con este viaje. Detalles: Para ver los detalles de cualquier viaje, haga clic en el botón de Detalles. Se abre un panel donde se pueden ver más detalles de cualquier viaje, seleccionando en el menú desplegable. 260

262 CAPÍTULO 14: CREANDO EMBARQUES INTRODUCCIÓN A LOS EMBARQUES Capítulo 14: Creando Embarques Introducción a los Embarques Magaya Explorer le ofrece muchas maneras diferentes para crear envíos: Utilice el asistente para crear un embarque consolidado o un embarque directo aéreo, marítimo y terrestre (importaciones y exportaciones) utilizando los botones en la barra de herramientas principal. En esta sección del manual se explica este método. Cree un envío desde el menú de Archivo seleccionando Archivo > Nuevo y eligiendo Embarque Aéreo, Marítimo o Terrestre. Haga clic en una carpeta de su carpeta de embarques y seleccione Agregar Embarque y el tipo. Convierta una transacción existente, como por ejemplo una Cotización o una Reservación, en un embarque. Los pasos, las pantallas y las pestañas para la creación de los embarques son los mismos para la importación y la exportación, por lo que utilizaremos un embarque de exportación como ejemplo. Posteriormente discutiremos en qué difieren las importaciones. Para crear embarques Back-to-Back, utilice el botón Acciones en reserva. El primer ejemplo muestra cómo utilizar el asistente de Embarque Directo. Vamos a utilizar un embarque aéreo de exportación como ejemplo. El segundo ejemplo explica cómo utilizar el Asistente de Consolidación de crear un embarque marítimo de exportación. Pasos para Crear Embarques En esta sección se muestra cómo crear embarques en el software Magaya utilizando los asistentes de embarque. El primer ejemplo es un embarque directo, y el segundo ejemplo es de una consolidación. 261

263 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO Crear un Embarque Directo Siga las siguientes instrucciones para crear un embarque de exportación aérea utilizando el asistente de embarque directo. El procedimiento para embarques directos marítimos y terrestres es el mismo que el de este ejemplo. Sugerencia: Los embarques directos a menudo se utilizan si no está trabajando con un agente de destino. TASK 1. Vaya a la barra de herramientas en la parte superior de Magaya Explorer y haga clic en la flecha al lado del botón Aéreo. En el menú desplegable, seleccione Asistente para Embarque Directo (Exportación). 2. Introduzca la información en la primera pantalla del asistente de la siguiente manera. Note que el Nombre del Embarque se rellenan 262

264 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO automáticamente (Se puede cambiar simplemente escribiendo sobre él). Seleccione la compañía transportista en el menú desplegable (en este ejemplo se utiliza LAN Cargo). Usted puede agregar el Transportista al menú desplegable si no está en la lista haciendo clic en el signo + de más. Introduzca el Número de Guía Aérea (o haga clic en el botón Cambiar para seleccionar de entre una lista preestablecida de números. Para definir la numeración, vaya a Mantenimiento > Transportistas. Haga clic 263

265 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO en el transportista y vaya la pestaña de Aerolínea). Debe introducir un transportista para que el botón de Cambiar funcione. Escriba el numero de Reservación. Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el lugar es Miami). Los campos de Realizado por y Fecha de Realización son rellenadas por el sistema. Si necesita cambiarlos, utilice el menú desplegable. Escriba el Valor Declarado para Transporte y Aduanas de EE.UU. (Si deja estos campos en blanco, "NVD" para no valor declarado y "NCV" aparecerán en el formulario de Guía Aérea). Escriba una descripción de las mercancías, si la conoce (opcional). Esta descripción aparecerá en la Guía Aérea Padre; la carga individual no serán listada. El botón con los tres puntos al lado del campo de Descripción se utiliza para añadir cláusulas a la descripción. Seleccione una cláusula o añada una nueva. Haga clic en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla en el asistente. 3. Introduzca la información en la pantalla de Entidades de la siguiente manera: Seleccione el Expedidor de la lista desplegable (Esta lista desplegable y otras en la pantalla le mostrarán todas las entidades, no sólo de Expedi- 264

266 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO dores. Si se trata de una lista larga, escriba la primera letra de la empresa que desea, y la lista se posicionará en esa parte de la lista). Nota: Si va a crear un EEI para este envío, el Expedidor debe tener un número de identificación en su perfil (en la carpeta de Mantenimiento). Seleccione el Consignatario Final de la lista desplegable. Seleccione la entidad a notificar y el consignatario intermedio si es del caso. Seleccione el Agente de Carga en el menú desplegable (Su empresa, si usted es un agente de carga). Seleccione el Agente de Destino en el menú desplegable (Cuando un agente de carga crea un embarque directo, el transportista podrá manejar las transacciones en lugar de un agente de destino. Si es así, la Liquidación mostrará que monto se le debe a usted). Los campos de Cliente a Facturar se rellenarán automáticamente en función de la información introducida. Haga clic en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla en el asistente. 4. Introduzca la información en la pantalla de Asignación de la Ruta de la siguiente manera: Los campos de Modo de Transporte y de Transportista se rellenan automáticamente. El sistema filtra otros modos de transporte y muestra 265

267 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO sólo aéreo. El botón con los tres puntos abre una lista de modos de transporte adicionales que puede elegir si es necesario. Introduzca el número de vuelo. Si se trata de una vuelo exclusivo para pasajeros, sólo la carga de un exportador conocido se puede cargar. El estado de Exportador Conocido se encuentra en la caja de diálogo del perfil de la entidad, en la pestaña de Términos de Pago. Rellene la información de Salida y de Arribo mediante el uso de los menús desplegables. Haga clic en el botón Siguiente para ir a la página siguiente. 5. Seleccione los documentos que necesita añadir a este embarque aéreo: Por ejemplo, haga clic en la casilla situada junto al documento que desea, como por ejemplo la opción de Guía Aérea. Aparecerá una marca en la casilla junto al nombre del documento. Esta guía aérea aparecerá ahora con la documentación de embarque, y toda la información de este asistente aparecerá en ella. Puede agregar tantos documentos como sea necesario. Los documentos pueden ser vistos en línea en LiveTrack. Para cambiar que documentos se muestran en línea, vaya a Mantenimiento > Config- 266

268 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO uración > Documentos de Embarque. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte el Manual de Personalización del Software Magaya. Se pueden agregar Comprobantes de Embalaje con todos los detalles de los artículos o resúmenes de los números de pieza. Utilice la opción Plantillas para utilizar documentos que contienen información que utiliza con regularidad (Se pueden crear Plantillas copiando un documento de la carpeta de Plantillas, que se encuentra en la carpeta Misceláneas. Los ejemplos incluyen una Carta de Crédito en un Conocimiento de Embarque con la información bancaria que ha agregado y que será la misma para los muchos embarques). Haga clic en el botón Siguiente para ir a la próxima pantalla en el asistente. 6. Seleccione la carga que necesita enviar mediante el uso de la lista de artículos de carga y del inventario (Si no puede ver los artículos que está 267

269 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO buscando, comprobar si hay un filtro activo, lo que limita la carga que usted ve, o verifique si la carga es de un exportador conocido). Seleccione un botón de entre los siguientes para elegir el método de registrar la carga: Almacén: Para seleccionar del Recibo de Almacén (para embarcar de la misma manera en que recibió los artículos). Cualquier cargo del RA serán transferido al embarque y aparecerá en la pestaña de Cargos. Recogida: Para la carga que no viene a su almacén. Para incluir los artículo de una Orden de Recogida en un embarque, la Orden de Recogida debe tener un estatus de Arribando. Inventario: Para embarcar por número de parte (utilizado por distribuidores). Escáner: Para el uso de escáneres de mano para leer códigos de barras. Se requiere el módulo de extensión Magaya Bar Code. Localizaciones: Seleccione los artículos directamente desde su localización en el almacén. Haga clic en los artículos que desea incluir en este embarque. En este ejemplo se selecciona a partir de los Recibos de Almacén. Si usted está seleccionando sólo algunos de los artículos de un Recibo de Almacén, haga clic en el botón de Piezas e introduzca el número de artículos. Para este ejemplo, hay un total de 38 acondicionadores de diesel disponibles. Para enviar sólo el 5, introduzca 5 en el cuadro de diálogo de Piezas. El número total de unidades disponibles es el primer campo en la serie antes del nombre del artículo: 38. El campo 10 es el número 268

270 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO de Orden de Recogida. 24 es el número de Recibo de Almacén (Se puede cambiar el orden de estos campos haciendo clic en el botón Configurar). Haga clic en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla en el asistente. 7. Marque la casilla si desea volver a reempacar la mercancía. Si usted no desea reempacar, deje la casilla sin marcar y vaya a la siguiente pantalla. Si usted vuelve a empacar, haga clic en el botón Reempacar. Un cuadro de diálogo se abre. Esto reempacará todos los artículos dentro de un contenedor. Si la carga debe ser embalada en más de un contenedor, no utilice este botón Reempacar: Vaya al embarque y utilice el botón de Reempacar de la barra de herramientas de la carga. Para más detalles, consulte la sección Reempaque de Carga. Introduzca la información en el cuadro de diálogo según sea necesario: Seleccione el tipo de contenedor y digite las dimensiones. Este puede ser un contenedor aéreo como por ejemplo un LD o una paleta ordinaria. Introduzca la información en las otras pestañas, según sea nece- 269

271 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO sario, y haga clic en el botón OK cuando haya terminado. Usted estará de regreso en el asistente. Haga clic a la siguiente pantalla del asistente. 8. Seleccione la carpeta donde desea guardar el embarque en Magaya Explorer. Si necesita agregar una nueva carpeta, haga clic en el botón Nueva Carpeta. Cuando termine, haga clic para ir a la siguiente pantalla en el asistente. 9. En la pantalla Resumen, compruebe la información del embarque. Para realizar cualquier cambio, utilice los botones de regresar para ir a la 270

272 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO pantalla que usted necesita. 10. Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado. RESULT: Toda la información del asistente se transfiere automáticamente para crear un embarque. Magaya Explorer muestra una lista de los documentos en el panel superior, las pantallas y las pestañas de embarque (lo mismo que en el asistente), 271

273 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UN EMBARQUE DIRECTO y la lista de embalaje para la carga, se muestran debajo de la barra de herramientas de Embarque y de la barra de herramientas de Carga. En la lista de embalaje, la carga puede ser desempacada y reempacada de nuevo cuando sea necesario. Se puede añadir o descargar más carga. Los totales para el número de piezas, y el peso y el volumen se muestran en la parte inferior. Desde aquí se puede configurar el embarque en tránsito, su liquidación, y otras opciones. Esto se explican en detalle en el tema Trabajar con los Embarques. Dividir un Embarque en Sub-embarques Si usted tiene un embarque Hijo que contiene la carga de diferentes Recibos de Almacén, puede desglosar ese embarque Hijo para que pueda presentar EEIs para cada Hijo y declarar la carga para cada expedidor. 1) Haga clic en la flecha al lado del botón de Hijos en la barra de herramientas de Embarque, y seleccione la opción Desglosar en Sub-embarques. 2) En el cuadro de diálogo que se abre, seleccione cómo desea dividir los Hijos: Por Expedidor Por Consignatario Por Ambos (esto crea una consolidación) Otras opciones en el cuadro de diálogo (por lo general utilizado al convertir un embarque directo en una consolidación): Generar cargos para los embarques hijos creados. Incluir los documentos por defecto 272

274 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN Haga clic en el botón Actualizar para ver los subembarques creados. Ahora puede presentar la EEI para cada embarque Hijo, según sea necesario. Aduanas le enviará de vuelta la información ITN. Crear una Consolidación En esta sección se muestra cómo crear un embarque marítimo de exportación consolidado en el software Magaya usando el asistente. El procedimiento es el mismo para consolidaciones aéreas y terrestres. TASK 1. Vaya a la barra de herramientas en la parte superior de Magaya Explorer y haga clic en la flecha al lado del botón Marítimo. En el menú desplegable, seleccione Asistente para Consolidación (Exportación). 273

275 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN 2. Introduzca la información en la primera pantalla del asistente de la siguiente manera. El nombre del embarque se llena automáticamente. Para cambiarlo, escriba sobre el (Para configurar la numeración, vaya a Opciones > Configuración > Numeración de Documentos). Introduzca el Número de Guía Marítima Padre (de la naviera). Introduzca el Número de Reservación (de la naviera). Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el lugar es Miami). Los campos de Realizado por y Fecha de Realización son rellenadas por el sistema con la fecha de hoy. Si necesita cambiarlos, utilice el menú desplegable. Escriba el Valor Declarado. Si lo deja en blanco, el sistema va a llenarlo con NVD (No hay valor declarado) en el Conocimiento de Embarque. Escriba una descripción general de las mercancías, si usted la conoce (opcional). Agregue una cláusula preestablecida en el campo de descripción haciendo clic en el botón con los tres puntos. Un ejemplo de opción de cláu- 274

276 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN sula preestablecida es Consolidación de acuerdo con el manifiesto de carga adjunto. Haga clic en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla en el asistente. 3. Introduzca la información en la pantalla de Entidades a nivel del embarque Padre de la siguiente manera: Seleccione el Expedidor de la lista desplegable. El expedidor será llenado automáticamente con la información de su empresa (si usted es un agente de carga). Si va a crear y enviar un EEI para este embarque, el 275

277 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN expedidor debe tiene un número de identificación en su perfil (en la carpeta de Mantenimiento de Magaya Explorer). Seleccione el Último Consignatario de la lista desplegable. (Para una consolidación, el consignatario será el agente de destino). Seleccione la entidad a notificar y el consignatario intermedio si es del caso. Seleccione el Agente de Carga en el menú desplegable (Su empresa, si usted es un agente de carga). Seleccione el Agente de Destino en el menú desplegable. Haga clic en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla en el asistente. 4. Introduzca la información en la pestaña de Ruta de la siguiente manera (en una consolidación, la información de ruta se copiará en todos los embarques Hijos): El campo de Modo de Transporte se llena automáticamente. (El sistema mostrará sólo las opciones de tipo de transporte marítimo. Para obtener 276

278 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN más opciones, haga clic en el botón con los tres puntos. Un Buque LCL. Un Buque, en Contenedor es FCL). Introduzca el punto de origen o el número de Zona Franca (FTZ). El punto de origen es la ciudad donde se inicia el transporte. Seleccione el puerto donde se va a embarcar la carga (2). Introduzca el nombre o número del muelle o terminal, si lo conoce. Seleccione la empresa de pre-transporte y el lugar donde van a recibir los artículos (1). Seleccione transportista de exportación (la naviera). Seleccione el nombre del buque y la bandera, e introduzca el número de identificación de viaje. Seleccione el puerto donde se va a desembarcar la carga (3). Seleccione el lugar (ciudad) donde entregará la carga el transportista (4) (Los datos de los puertos de carga y descarga y el lugar de recepción por 277

279 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN parte del pre-transportista provienen de la lista de Puertos en la carpeta de Mantenimiento). Haga clic en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla en el asistente. 5. Seleccione los documentos para el embarque Padre: Por ejemplo, haga clic en la casilla de verificación para Conocimiento de Embarque y Manifiesto de Carga. Aparecerá una marca en la casilla que junto al nombre del documento. Estos documentos aparecerán ahora con la documentación de embarque, y toda la información de este asistente aparecerá en los campos correspondientes de los documentos. Los documentos se pueden ver en línea en LiveTrack. Para cambiar que documentos se muestran en línea, vaya a Mantenimiento > Configuración > Documentos de Embarque. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte el Manual de Personalización del Software Magaya. Utilice la opción Plantillas para utilizar documentos que contienen información que utiliza con regularidad (Se pueden crear Plantillas copi- 278

280 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN ando un documento de la carpeta de Plantillas, que se encuentra en la carpeta Misceláneas. Los ejemplos incluyen una Carta de Crédito en un Conocimiento de Embarque con la información bancaria que ha agregado y que será la misma para los muchos embarques). Haga clic en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla en el asistente. 6. Seleccione la carga que necesita embarcar: Seleccione un botón de entre los siguientes para elegir el método de registrar la carga: Almacén: Para seleccionar del Recibo de Almacén (para embarcar de la misma manera en que recibió los artículos). Recogida: Para carga que no viene de su almacén. Inventario: Para embarcar por número de parte (utilizado por distribuidores). Localizaciones: Seleccione los artículos directamente desde su localización en el almacén. Escáner: Para el uso de escáneres de mano para leer códigos de barras. Haga clic en los artículos que desea incluir en este embarque. En este ejemplo se selecciona a partir de los Recibos de Almacén. Si usted está seleccionando sólo algunos de los artículos de un Recibo de Almacén, haga clic en el botón de Piezas e introduzca el número de artículos. Para este ejemplo, hay un total de 35 zapatos Reebok de mujer disponibles. Para enviar sólo el 12, introduzca 12 en el cuadro de diálogo de Piezas. 279

281 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN El número total de unidades disponibles es el primer campo en la serie antes del nombre del artículo: 35. El campo 30 es el número de Orden de Recogida. (Se puede cambiar el orden de estos campos haciendo clic en el botón de Configurar). Los Hijos están agrupados por defecto por Recibo de Almacén (el número de RA es igual al número de Hijos que se van a crear). Los campos personalizados creados para el RA se trasladarán al embarque. Para seleccionar otra forma de agrupar la carga, seleccione el botón de radio que desee. (Este paso no reempaca la carga, sino que organiza la documentación. Se pueden organizar los documentos en función de quién paga y cuánto detalle desea en sus documentos. Por ejemplo, si el destinatario está pagando y quieren una embarque Hijo, entonces agrupe por consignatario. Si quieren un embarque Hijo por expedidor, agrupe por expedidor). Usted puede agregar un Hijo para la carga que no tiene un recibo de almacén haciendo clic en el cuadro para añadir hijos adicionales y 280

282 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN escribiendo el número de Hijos. También puede utilizar esta opción si desea agrupar los elementos de una manera diferente. El sistema está configurado por defecto para ser llenado en orden inverso. Esto carga de primero los artículos de su almacén que recibió más recientemente. Haga clic en el botón de Siguiente para ir a la pantalla siguiente. 7. Si desea reempacar la carga, haga clic en la casilla de verificación. Luego haga clic en el botón de Reempacar y complete la información en el cuadro de diálogo. Esto reempaca la carga de todos los Hijos en un contenedor a el nivel del Padre. Para más detalles, consulte la sección Reempacar la Carga. 8. Seleccione documentos para los embarques Hijos (La pantalla es la misma que la de los documentos del embarque Padre). Asegúrese de que aparezca una marca en la casilla de verificación cuando se selec- 281

283 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN ciona un documento. Esto agregará el documento seleccionado a cada Hijo. 9. Seleccione la carpeta donde desea guardar el embarque en Magaya Explorer. 282

284 PASOS PARA CREAR EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN 10. En la pantalla Resumen, compruebe la información del embarque. Para realizar cualquier cambio, utilice los botones de regresar para ir a la pantalla que usted necesita. 11. Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado. RESULT: Toda la información del asistente se transfiere automáticamente para crear un embarque. Magaya Explorer coloca cada documento en la carpeta de Embarque, lista el Conocimiento de Embarque del Hijo y otros documentos en el panel superior. Las pantallas y pestañas de embarque (lo mismo que en el asistente), y 283

285 TRABAJANDO CON EMBARQUES CREAR UNA CONSOLIDACIÓN la lista de embalaje para la carga, se muestran debajo de la barra de herramientas de Embarque y de la barra de herramientas de Carga. En la lista de embalaje, la carga puede ser desempacada y reempacada de nuevo cuando sea necesario. Se puede añadir o descargar más carga. Los totales para el número de piezas, y el peso y el volumen se muestran en la parte inferior. En las pantallas de embarque y con los botones de las barras de herramientas, puede establecer el embarque en tránsito, liquidarlo, y otras opciones. Esto se explican en detalle en el tema Trabajando con Embarques. Trabajando con Embarques Este tema proporciona una visión general de la pantalla de embarque, su barra de herramientas y las funciones disponibles cuando está trabajando en sus embarques. Aquí también se explica cómo trabajar con las pestañas de embarque, cómo volver a empacar la carga, y cómo liquidar un embarque. 284

286 TRABAJANDO CON EMBARQUES INTRODUCCIÓN AL TRABAJO CON EMBARQUES Introducción al Trabajo con Embarques Magaya Explorer muestra los embarques en tres paneles. Los paneles y barras de herramientas son las mismas para los embarques entrantes y salientes sean aéreos, marítimos o terrestres. La Lista de Documentos muestra los documentos, tales como las Guías Aéreas o Manifiesto de Carga y cualquier embarque Hijo que se haya agregado a ese embarque. Para ver un documento, haga doble clic en él. Para copiar, cortar, eliminar o enviar un documento, haga clic derecho sobre él y seleccione del menú emergente. El panel de datos de embarque muestra todos los datos de este embarque organizados en pestañas. Los campos en las pestañas se pueden editar según sea necesario. Si utiliza el asistente para crear un envío, los datos del asistente aparecerán en estas pestañas. La Lista de Carga muestra la carga en el embarque. Por encima de la Lista de Carga está la Barra de Herramientas de Carga que le permite modificar el contenido de la Lista de Carga. La Barra de Herramientas de Embarque cubre el ancho del panel de datos de embarque y la Lista de Carga. Los botones de la Barra de Herramientas de Envío incluyen un botón de Liquidación, un botón de Aduanas, uno para agregar documentos a un embarque, y mucho más. Estas funciones se explican en las siguientes secciones del manual. Las carpetas de Magaya de la izquierda muestran las carpetas de Embarques. Al hacer clic derecho sobre una carpeta o documento, aparece un menú emergente. Las opciones del menú varían. En este ejemplo muestra el menú emergente para la Guía Aérea. El documento se vincula automáticamente al embarque, pero también se puede desvincular si desea agregar información manualmente al documento. Si el documento está vinculado, y realiza cambios a cualquiera de 285

287 TRABAJANDO CON EMBARQUES INTRODUCCIÓN AL TRABAJO CON EMBARQUES los campos en las pestañas del embarque, el sistema añadirá los cambios al documento y sobrescribirá los cambios manuales hechos al documento. Recargar los datos significa que la información en los campos de las pestañas se colocará en el documento. 286

288 TRABAJANDO CON EMBARQUES INTRODUCCIÓN AL TRABAJO CON EMBARQUES El embarque Padre es la carpeta superior. Expanda para ver los hijos debajo de ella. Todos los documentos enumerados en el hijo pertenecen al Hijo. Los documentos Padre están después de los embarques Hijos. Al hacer clic en el Padre, en el botón Padre aparece en gris en la barra de herramientas de embarque. Al hacer clic en un Hijo, el botón Padre estará disponible. Esto es útil si tiene una larga lista de embarques Hijos; usted rápidamente puede ir al embarque Padre en lugar de desplazarse por la lista. 287

289 TRABAJANDO CON EMBARQUES TRABAJANDO CON LA PESTAÑA DE EMBARQUE Trabajando con la Pestaña de Embarque Toda la información introducida en el asistente de embarque aparece en las pestañas. Usted puede verificar o hacer cambios haciendo clic en la pestaña e introduciendo información en los campos. Pestaña General La pestaña General tiene campos específicos para el tipo de embarque que usted está haciendo (aéreo, marítimo o terrestre). Echemos un vistazo a cada uno. 288

290 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA GENERAL Un Embarque Aéreo tiene los siguientes campos en la pestaña General: Los datos introducidos en el asistente aparecen en los campos. Usted puede hacer cambios si es necesario. Si no utiliza el asistente para crear un embarque, introduzca la siguiente información en los campos: El Nombre de Embarque es asignado automáticamente por el sistema. Para cambiarlo, escriba sobre el. Para configurar la numeración, vaya a la carpeta de Mantenimiento y haga clic en Configuración. (Es el mismo para el aéreo, marítimo o terrestre). Si copia un embarque para crear otro, haga clic en el botón de flecha al lado del campo de Nombre del Embarque para obtener el siguiente número de embarque disponible para que no tenga dos embarques con el mismo número. Introduzca el Número de Guía Aérea de la aerolínea. Si el campo está en gris, utilice el botón Poner. El botón Poner se utiliza para seleccionar el número de guía de aire de una lista preestablecida de números dados a su compañía por la aerolínea. Cree una lista preestablecida en la carpeta de Mantenimiento > Transportista. Escriba el Número de Reservación. Seleccione el lugar donde se ejecuta el embarque (en este ejemplo, el lugar es Miami). 289

291 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA GENERAL El campo de Realizado Por se llena con el nombre del usuario (la persona registrada en el sistema) y la Fecha de Realización es completada por el sistema con la fecha de hoy. Para cambiarla, utilice los menús desplegables. Escriba el Valor Declarado. Escriba una descripción general de las mercancías, si la conoce (opcional). Introduzca una cláusula preestablecida, haga clic en el botón con los tres puntos. La cláusula aparecerá en el campo de Descripción de la Carga, sobrescribiendo la descripción. Ahora echemos un vistazo a la pestaña General para realizar un Embarque Marítimo: Las Fechas son llenadas de forma automática por el sistema con la fecha de hoy. Cambiar la fecha de Salida y de Arribo y la hora para el embarque. Escriba el Valor Declarado de las mercancías. 290

292 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA GENERAL Los totales para la Cantidades de las mercancías se muestran en la parte inferior de la pantalla. Para cambiar las unidades de medida, haga clic en el botón de Configuración. El botón de Configuración tiene dos pestañas: una para establecer cómo desea que sean llenados los formularios (mostrado aquí), y otra pestaña para las unidades de medida. 291

293 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA DE RUTA Ahora echemos un vistazo a la pestaña General para un Embarque Terrestre: Escriba el Valor Declarado para las mercancías. Escriba la descripción general de las mercancías. El botón de Configuración tiene dos pestañas: una para la definir la forma en que desea llenar los formularios (por ejemplo, guías aéreas y conocimientos de embarque), y otra pestaña para las unidades de medida (libras, kilos, etc). Pestaña de Ruta En la pestaña de Ruta para todo tipo de embarques (aéreo, marítimo y terrestre), el modo de transporte es fijado por el sistema para el tipo de embarque. Usted puede utilizar el menú desplegable o el botón con los tres puntos para realizar cambios en el modo de transporte. 292

294 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA DE RUTA La pestaña de Ruta para un Embarque Aéreo contiene los siguientes campos: El campo de Transportista se llena desde el asistente (en este ejemplo). En el caso de los embarques aéreos, el transportista se introduce en la pestaña General, en la pestaña de Ruta, es de sólo lectura (en gris). Para cambiarlo, vaya a la pestaña General. La pestaña de Ruta aérea incluye un lugar para añadir información de transferencia de vuelo. Introduzca el aeropuerto, el transportista y el número de vuelo para cada transferencia, según sea necesario. Seleccione los códigos de Aduanas de EE.UU. para el Origen (Schedule D) y el Destino (Schedule K). Utilice el botón con los tres puntos para navegar a través de la lista de códigos que se encuentran en la base de datos Magaya. Después de que se utiliza un código una vez, este se asocia con el puerto, para que la próxima vez que utilice ese puerto, el código también esté disponible en la lista desplegable. Marque la casilla de Transacción Dirigida (AES) para indicar que este embarque se coordina desde el destino. (AES es el Sistema de Exportación Automatizado para el envío de información a Aduanas de EE.UU.). Marque la casilla de Compañías Relacionadas (AES) si la entidad que recibe las mercancías tiene que ver con la compañía en el origen. 293

295 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA DE RUTA La pestaña de Ruta para un Embarque Marítimo contiene los siguientes campos: Los campos en la pestaña de Ruta Marítima son los mismos que se muestran en las instrucciones para crear una Consolidación Marítima. Llene los campos con la información de su embarque. El Modo de Transporte es llenado automáticamente por el sistema. 1. Lugar de Recibo por el Pre-transportista: Este es el lugar donde el transportista terrestre recogerá la carga para llevarla al puerto de embarque. 2. Puerto de Carga: Este es el puerto donde las mercancías serán cargados en el buque. 3. Puerto de Descarga: Aquí es donde la carga va a ser descargada del buque. 4. Lugar de Entrega del Embarque: Este es el destino final de los bienes - a donde el transportista doméstico en el destino llevará los bienes. 294

296 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA DE RUTA Seleccione los códigos de Aduanas de EE.UU. para el Origen (Schedule D) y el Destino (Schedule K). Utilice el botón con los tres puntos para navegar a través de la lista de códigos que se encuentran en la base de datos Magaya. Después de que se utiliza un código una vez, este se asocia con el puerto, para que la próxima vez que utilice ese puerto, el código también esté disponible en la lista desplegable. Marque la casilla de Transacción Dirigida (AES) para indicar que este embarque se coordina desde el destino. (AES es el Sistema de Exportación Automatizado para el envío de información a Aduanas de EE.UU.). Marque la casilla de Compañías Relacionadas (AES) si la entidad que recibe las mercancías tiene que ver con la compañía en el origen. La pestaña de Ruta para un Embarque Terrestre contiene los siguientes campos: El Modo de Transporte se define como Por Camión de forma predeterminada para embarques por tierra. El menú desplegable y el botón con los tres puntos le da la opción de añadir nuevos modos de transporte. Introduzca el Número PRO, Número de Seguimiento, el Nombre y el Número de Licencia del Chofer (opcional). Ingrese información, fecha y hora de Salida y de Arribo. (los menús desplegables "A" y "De" utilizan la lista de los puertos para los nombres de lugar). 295

297 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA DE CARGOS Seleccione los códigos de Aduanas de EE.UU. para el Origen (Schedule D) y el Destino (Schedule K). Utilice el botón con los tres puntos para navegar a través de la lista de códigos que se encuentran en la base de datos Magaya. Después de que se utiliza un código una vez, este se asocia con el puerto, para que la próxima vez que utilice ese puerto, el código también esté disponible en la lista desplegable. Marque la casilla de Transacción Dirigida (AES) para indicar que este embarque se coordina desde el destino. (AES es el Sistema de Exportación Automatizado para el envío de información a Aduanas de EE.UU.). Marque la casilla de Compañías Relacionadas (AES) si la entidad que recibe las mercancías tiene que ver con la compañía en el origen. Pestaña de Cargos Los cargos por flete y otros gastos se registran en la pestaña de Cargos. Si su embarque fue creado a partir de una transacción anterior, los cargos que introdujo en esa transacción, tales como un Recibo de Almacén, serán transferidos al Embarque. También puede agregar o editar los cargos cuando se crea un embarque. La pestaña de Cargos muestra lo siguiente: Los Gastos son de color rojo, los cargos de Ingreso son de color verde, se observa el estado de Abierto, Procesado o Pagado, la descripción de la carga, si se trata de un cargo de Pre-pago (Sí o No), Cantidad, y otra información. 296

298 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA DE CARGOS Haga clic derecho en una carga para ver las opciones, tales como la de Regenerar Cargos abiertos, mover los cargos hacia arriba o hacia abajo para cambiar el orden de presentación en los documentos, etc. Al hacer clic en el botón de Adicionar, aparece un menú: 297

299 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA DE CARGOS los cargos por gastos y los cargos por ingresos no están relacionados con el movimiento de la carga. Ejemplos de ingresos incluyen la documentación y los honorarios por embalaje. Cargos de Gastos por Flete (y cargos de Ingreso por Flete) incluyen combustible, recargos de seguridad, y el flete aéreo. La siguiente es una captura de pantalla del cuadro de diálogo que se abre cuando se agrega un cargo de Ingresos por Flete para un Embarque Marítimo: Ejemplos de los cargos de ingresos por flete marítimo incluyen el Servicio de Flete Marítimo y Recargo por Combustible. Estos están disponibles en el primer menú desplegable Cargo. Este menú desplegable se llena desde la lista de Productos y servicios (en la carpeta de Contabilidad); La Definición del Tipo es Flete u Otro flete. Llenar en el resto de la información como sigue: Escriba una descripción adicional de la carga (opcional). Si se introduce una descripción aquí, aparecerá en el documento de Guía Aérea o Conocimiento de Embarque en lugar de la descripción de la Clase de Servicio de Flete. Seleccione el cliente a quien se aplica el cargo (por ejemplo, el expedidor o el destinatario). El botón de Tarifas abre el perfil de la entidad en el campo de Aplicar por. Si usted está trabajando en el Cargo por Gastos de Flete, el botón de Tarifas abrirá la pestaña de Tarifas del perfil del Transportista. Determinar si el cargo es Prepagado o Por Cobrar y seleccionar la opción apropiada del menú desplegable (Los cargos prepagados se facturan en origen. Cargos Por Cobrar se facturan en el destino). 298

300 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA DE CARGOS Si usted marca la casilla para mostrar los cargos en los documentos, los cargos se mostrarán en las transacciones de las operaciones y en los documentos de embarque. Los cargos siempre aparecerán en las facturas de pago y las facturas de cobro, incluso si usted no marca esta casilla. Habilitar Actualizar automáticamente: Para permitir la actualización automática de un cargo, marque la casilla. Si usted hace un cambio a un producto como el peso, el cargo para el nuevo peso se calcula y actualiza de forma automática. Desmarque la casilla si no desea este cálculo automático. Aplicar los cargos por peso, piezas, volumen, o por contenedores (Cuando se cambia la forma de aplicar los cargos (peso, piezas, etc.), los totales en la parte inferior se actualizan. Los campos sin sombra (amarillos) se multiplicarán de forma automática para calcular el total. Sólo tiene que rellenar los campos sin sombra). Cada método de aplicación de cargos se explica a continuación: Piezas: Para aplicar un cargo por piezas y calcular el total en función del número total de piezas. Peso: Este es el peso bruto de todas las piezas en el embarque. Volumen: El volumen sumado de todas las piezas. Peso a Cobrar: En los embarques aéreos, el peso por el que se cobra se calcula en base al peso del volumen (peso volumétrico); compare el peso del volumen con el peso bruto y utilice la cifra mayor. Seleccione el método tarifario a emplear: Introduzca una Tarifa: Introduzca un valor. Introduzca un mínimo: Introduzca una cantidad mínima Introduzca un máximo: Introduzca una cantidad máxima Introduzca el número de piezas y el cargo. El total se calcula de forma automática. 299

301 TRABAJANDO CON EMBARQUES PESTAÑA DE CARGOS La siguiente captura de pantalla de un cargo por Flete Aéreo muestra el Peso a Cobrar: El sistema Magaya Explorer le notificará del monto del peso a cobrar. Generar Transacciones para un Embarque Hijo: La pestaña de Cargos de un embarque Hijo cuenta con un botón de Generar que se puede utilizar para generar las facturas de cobro correspondientes a un embarque Hijo incluso si la consolidación no está listo para ser liquidada en su totalidad, o si la consolidación se ha liquidado y se ha añadido un nuevo Hijo. Para obtener información adicional acerca de cómo trabajar en la pestaña de Cargos, consulte el tema sobre Cargos. 300

302 TRABAJANDO CON EMBARQUES OTRAS PESTAÑAS Otras pestañas La pestaña de Entrega tiene información sobre el manejo de la entrega de la mercancía al destinatario final en la parte final del embarque. Si desea proporcionar una Prueba de Entrega a su cliente, haga clic en la pestaña de Entrega, y marque la casilla para Información de Prueba de Entrega (POD). Rellene la información necesaria. Si usted tiene el módulo de extensión activo, la información recopilada usando el dispositivo de mano se carga en esta pestaña, incluyendo las firmas de la persona que recibió los paquetes. El Agente de Entrega en Destino es la compañía a cargo de la entrega local en el destino. La Dirección de Recogida en Destino es la dirección en donde se va a recoger la carga para la entrega final, por ejemplo, el aeropuerto. Si marcó la casilla de POD, escriba abajo la fecha y hora de entrega, el nombre de quien recibió la carga (la persona que firmó), y cualquier comentario, como si el paquete quedó en manos de un vecino, etc. Esta 301

303 TRABAJANDO CON EMBARQUES LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE EMBARQUE información le será enviada después de que los bienes hayan sido entregados. Si el agente de destino tiene un sistema Magaya, él introducirá la información y ésta actualizará su sistema. The La pestaña de Eventos muestra los eventos añadidos para el Padre y los Hijos. Estos serán visibles en el seguimiento. Para más detalles, consulte el tema Eventos. Para obtener más información sobre la pestaña de Adjuntos, vea el tema Adjuntos. Para obtener más información sobre la pestaña de Notas, consulte el tema Notas. Si ha añadido campos personalizados, aparecerán en una pestaña personalizada (Configure los campos personalizados en la carpeta de Mantenimiento en la subcarpeta de Configuración). La Barra de Herramientas de Embarque La Barra de Herramientas de Embarque ofrece muchas funciones. Algunos de los botones tienen una flecha al lado en la que usted puede hacer clic para más opciones. A continuación se explica cada uno de los botones y lo que hacen: Padre: Este botón lo posiciona en el embarque Padre, cuando está en la vista del embarque Hijo. (Aparece en gris cuando ya se encuentra en el embarque Padre). Embarques: Cuando necesita agregar un Hijo a una consolidación, tiene dos opciones: 1) Seleccione la opción Embarque Hijo para agregar un Hijo a una consolidación a la que va a introducir información en forma manual, o 2) seleccione Asistente para Embarques Hijos para utilizar el asistente para agregar 302

304 TRABAJANDO CON EMBARQUES LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE EMBARQUE un embarque Hijo. Este botón también permite cargar Hijos a partir de la carpeta de embarques por internet o desglosar el embarque en sub-embarques. Adicionar Documento: Este botón tiene dos opciones: 1) Seleccionar un documento desde el Magaya Explorer, como por ejemplo una Guía Aérea, o 2), seleccionar Otro documento, que es un documento de su computadora, como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel o un documento de Word. Ganancia: Haga clic para ver las ganancias para una consolidación. Se abre una lista con los detalles de todos los gastos, ingresos y ganancias para todos los embarques Hijos. Liquidación: Este liquida el embarque y crea las tareas de contabilidad correspondientes (véase la sección sobre Liquidación). Transacciones: Este botón tiene dos opciones: 1) Las Transacciones para la Consolidación, que son todas las transacciones contables relacionadas con el Padre y el Hijo, que se resumirán en una sola pantalla, y 2) Transacción para el Embarque, lo que le permite editar las transacciones contables (Vea la sección sobre la visualización de transacciones). 303

305 TRABAJANDO CON EMBARQUES LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE EMBARQUE Enviar: Enviar la información de embarque y la documentación a un agente o a otro usuario en Magaya Network. Esto enviará la transacción a otro usuario Magaya, quien lo recibirá en su sistema Magaya, con lo cual el no tendrá que volver a digitar la información del embarque. Aduana: Se utiliza para acceder a las opciones de las Aduanas de EE.UU. Si el botón está en gris, póngase en contacto con Magaya Corporation para activar las opciones de Aduanas. Vea el Manual del Software de Comunicaciones Magaya para más información. Productos: Este botón tiene opciones para mostrar u ocultar la lista de embalaje, para verificar la lista de embalaje, o para elegir las columnas de la lista de empaque (Si tiene un escáner y el módulo de extensión Magaya Bar Code activo, puede escanear cada artículo para mover los artículos de la lista de no verificado a verificado). Acciones: Hay muchas opciones disponibles en el botón de Acciones: Ponga o quite como En Tránsito, Recibido, o Entregado: Utilice esta opción de menú para cambiar el estado de un embarque. Al poner el embarque como En Tránsito, la carga ha salido de la bodega, y por lo tanto los artículos dentro del embarque no pueden ser modificados. El estado se actualiza en la Lista de Embarque en la carpeta de Almacenaje. La lista de Recibos de Almacén también se actualizará (Estas opciones son para las importaciones. Consulte el tema de Importaciones para más detalles). Ponga como Entrante o Saliente: Esta opción cambia la dirección de un embarque. Entrante es un embarque que su empresa está recibiendo (las importaciones). Saliente es un embarque que su empresa va a enviar (las exportaciones). Agregar a un trabajo: Esta función está disponible en Magaya Supply Chain Solution. Le permite conectar un embarque con un trabajo y el progreso actualizado en la pantalla de Trabajo. Por favor, consulte el Manual de Cadena de Suministro Magaya. Las opciones de Recepción y Entrega son para las importaciones. Vea el tema sobre Importaciones para más detalles. Reportes: Utilice esta opción para crear un reporte para el embarque seleccionado, como por ejemplo un reporte de carga por expedidor, por consignatario, etc. La opción de reporte de Manifiesto de Carga está disponible aquí. Historia: Usted puede ver el historial de todas las transacciones que están relacionadas con este embarque. Puede ir al documento o la transacción (el cuadro de diálogo) para cualquier elemento que aparece en la lista del Historial (La opción de Historia en el botón Acciones se muestra en negrita, lo que indica esta es la opción predeterminada para el botón de Acciones. Esto significa que si hace clic en el botón de Acciones, en lugar 304

306 TRABAJANDO CON EMBARQUES LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE EMBARQUE de en la flecha para seleccionar una opción, aparecerá la pantalla de Historia). Verificar Cargos:Esto muestra una pantalla de resultados de la verificación de los cargos de un embarque en comparación con las tarifas que ha definido en el sistema. Haga clic en el botón Crear para crear un Consejo de Corrección de los cargos. Este formulario estará disponible en la lista de documentos en la pantalla de embarque. Esta opción es utilizada comúnmente por las compañías aéreas para verificar los cargos que calculan sus clientes. Si hay una diferencia, el sistema le avisará. Para los embarques marítimos, el botón de Acciones le dará acceso a los mensajes de la naviera (INTTRA), un módulo de extensión de Magaya. El Seguro de Carga también está disponible en el botón de Acciones. Para obtener información sobre seguros de carga, consulte el Manual del Software de Comunicaciones Magaya. 305

307 TRABAJANDO CON EMBARQUES LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE CARGA La Barra de Herramientas de Carga La barra de herramientas de carga le permite trabajar con la carga de su embarque. Al nivel del embarque Hijo, podrá ver la carga de ese Hijo; a nivel del Padre, verá la consolidación de la carga para todas los embarques Hijos. Puede hacer doble clic en cualquier elemento de la lista para abrirlo y ver los detalles. Si hay un contenedor entre los elementos de la lista y carga suelta que desee incluir dentro del contenedor, haga clic y arrastre los elementos hacia el contenedor. Para cambiar las columnas de la Lista de Carga, haga clic en el botón de Productos en la barra de herramientas de embarque y seleccione Seleccionar Columnas de Productos. La Barra de Herramientas de Carga tiene las siguientes opciones: 306

308 TRABAJANDO CON EMBARQUES LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE CARGA Cargar: Esto abre otra pantalla para cargar mercancías en el embarque Hijo que haya seleccionado, no a nivel del embarque Padre: En esta pantalla, usted puede cargar los artículos de Recibos de Almacén, Órdenes de Recogida, Inventario, Localizaciones, o mediante el escaneo. Basta con seleccionar el botón apropiado en la parte superior de la pantalla. Agregar: Utilice esta opción para añadir carga que no tenga un Recibo de Almacén (para añadir sobre la marcha). Se abre la pantalla de Productos. Vea el tema Productos. Descargar: Para eliminar carga de este embarque Hijo y volver a colocarlo en el almacén en estado de Disponible (si es que era parte de un Recibo de Almacén). Reempacar: Vea la sección Reempacar la Carga. Desempacar: Para mover algunos artículos fuera del contenedor. Los artículos permanecerán en el embarque Hijo. Si hace clic en el botón de Desempacar cuando se tiene un contenedor seleccionado, todos los artículos de ese contenedor se desempacarán. Si hace clic en un artículo, sólo ese artículo será desempacado del contenedor. Editar: Para realizar cambios. Los iconos de la carga indican el estado de la carga: Amarillo está en proceso (o Pedido) Celeste está Disponible 307

309 TRABAJANDO CON EMBARQUES LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE CARGA Violeta está Cargado Verde Claro es que se encuentra En Tránsito (de color verde oscuro está Arribando) Azul es Enviado Los iconos se identifican en el Magaya Explorer en las listas como la lista de Recibos de Almacén, la lista de Entregas de Carga, y la lista de Productos. Vea la columna de Estado para los nombres y colores de los iconos. 308

310 TRABAJANDO CON EMBARQUES REEMPAQUE DE LA CARGA Reempaque de la Carga Para reempacar la carga dentro de un embarque, haga clic en el embarque en la carpeta de Embarques para seleccionarlo y haga clic en el botón de Reempacar en la Barra de Herramientas de Carga. Se abre un asistente. Seleccione el tipo de contenedor. El contenedor puede ser una paleta, un contenedor marítimo, contenedores aéreos, etc. Este menú desplegable toma sus definiciones de la lista de los Tipos de Embalaje (en la carpeta de Almacenaje). Introduzca la descripción de la carga. Escriba el numero de contenedor. Introduzca los números de los sellos para el contenedor (para los embarques marítimos solamente). Introduzca las dimensiones del contenedor si es necesario. Haga clic para marcar la casilla si desea agregar el peso de las piezas contenidas en el peso total. Nota: Esto es necesario cuando se envía información a Aduanas de EE.UU. 309

311 TRABAJANDO CON EMBARQUES VERIFICAR CONTENIDO DEL PAQUETE Seleccione una localización en el almacén donde se encuentra este contenedor. Agregue notas si lo requiere y haga clic en el botón Siguiente para ir a la siguiente pantalla en el asistente. Si desea crear más de un paquete, marque la casilla Crear varios paquetes. Por ejemplo, si usted recibe piezas, pero vienen en cajas de 50, marque esta casilla para crear 20 cajas en un solo paso. Seleccione los artículos que desea incluir en el interior del contenedor. Haga clic en el botón de Finalizar cuando haya terminado. El cargamento será reempacado. Si desea agregar más artículos a este contenedor después de haber terminado esta pantalla, puede seleccionar el contenedor en la lista de cargas y hacer clic en el botón de Reempacar nuevamente. Verificar Contenido del Paquete Use esta opción para asegurarse de que todos los artículos correctos se cargan en el embarque correcto. 310

312 TRABAJANDO CON EMBARQUES VERIFICAR CONTENIDO DEL PAQUETE Después de embarcar la carga, haga clic en la flecha al lado del botón de Productos en la Barra de Herramientas de Embarque. Seleccione Verificar Lista de Embalaje : En la pantalla que se abre, aparecen todos los artículos para el embarque: Conforme escanea cada elemento, este se mueve automáticamente de la mitad superior de la pantalla a la sección de verificada. Si el escáner falla en la lectura del código de barras, usted puede introducir el código manualmente haciendo clic en la tecla Entrar Código. Un cuadro de diálogo se abre para que escriba en el número de código de barras: 311

313 TRABAJANDO CON EMBARQUES LIQUIDACIÓN Crear un reporte de los artículos haciendo clic en el botón de Acciones. Liquidación Liquidación es el proceso que crea todo sus Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y las Transacciones relacionadas con un embarque o una consolidación en un solo paso. Haga clic en el botón de Liquidación de la Barra de Herramientas de Embarque. Se abre una lista, que muestra un resumen de ingresos y gastos. Estos son los cargos de la pestaña de Cargos. Para liquidar los gastos de un embarque Hijo separado de la consolidación en su conjunto, haga clic en el botón de Generar en la pestaña de Cargos para el embarque Hijo. Los totales se muestran en la parte inferior. El conjunto de botones al lado de la lista ofrece la posibilidad de configurar la liquidación, generar las transacciones, y actualizar y filtrar la lista. Las columnas por defecto en la pantalla de Liquidación son las siguientes: Número de Guía (el número de guía aérea o el conocimiento de embarque marítimo/terrestre) Nombre del Cliente Descripción de la tarifa Costo Pre-Pagado (PP): Costo facturado en origen Costo por Cobrar: Costo facturado en destino Ingresos Pre-Pagados (Ing. PP): Ingresos facturados en origen 312

314 TRABAJANDO CON EMBARQUES LIQUIDACIÓN Ingresos por Cobrar: Ingresos facturados en el destino Ganancia Bruta es el (Ingresos Pre-Pagados + Ingresos por Cobrar) - (Costos Pre-Pagados + Costo por Cobrar) Nombre del agente Participación del Agente: Esta columna muestra la regla o fórmula, por ejemplo el 50%, que se utiliza para calcular la participación del agente por cargo (por línea detallada). No todos los cargos que se muestran tienen una participación de agentes, normalmente sólo los cargos por transporte son compartidos con un agente. Ganancias del Agente: El monto que va destinado al agente por tipo de cargo. Su Ganancia: El monto que su compañía está haciendo por cargo después de restar las comisiones del agente y del vendedor. Balance: El monto que el agente le debe a usted por cargo. Si el monto es una cantidad negativa, entonces usted le debe al agente ese monto. Al igual que con cualquier lista, puede elegir las columnas y cambiar el orden de las mismas con el botón de Acciones. Las opciones incluyen la adición de un vendedor y las dimensiones de la carga. En el cuadro de diálogo de Configurar Columnas, también puede seleccionar columnas de las transacciones relacionadas. Cada línea en la lista de Liquidación detalla los pormenores de los gastos por cada embarque Hijo, mostrando el monto por ingresos y el monto prorrateado. La siguiente captura de pantalla destaca la sección de la lista de Liquidación que muestra las guías aéreas del embarque Hijo, el nombre del cliente, descripción de honorarios y costos: 313

315 TRABAJANDO CON EMBARQUES LIQUIDACIÓN En este ejemplo hay dos Hijos (HAWB11 con cuatro cargos y HAWB12 con tres cargos). Todos los costos son pre-pagados. La captura de pantalla siguiente destaca los ingresos para los embarques Hijos: Los cargos por Ingresos son Por Cobrar para HAWB11, y para HAWB12 los cargos por Ingresos son Pre-pagados. La siguiente captura de pantalla destaca la participación y las ganancias del agente, y sus ganancias y el balance desglosado por línea de lo que el agente le debe a usted. (Un signo negativo significa que usted le debe al agente): En este ejemplo estamos compartiendo el 50% del beneficio bruto de transporte aéreo de mercancías con nuestro agente para ambos embarques Hijos. La participación en las ganancias para el agente también puede ser preestablecida en la carpeta de Mantenimiento; abra el perfil del Agente de Carga y haga clic en la pestaña de Participación. La participación se puede establecer como un porcentaje, un valor fijo, o la cantidad por unidad de peso, volumen o pieza. 314

316 TRABAJANDO CON EMBARQUES LIQUIDACIÓN Para el cálculo de la participación por peso, multiplique la cantidad de dinero (por ejemplo, $1,50) por el peso, la fórmula se introduce en la línea sería: 1.50*W (Escriba un asterisco (*) para la función de la multiplicación). El peso se expresa en libras (lb). Para el cálculo de la participación por volumen (para el ejemplo anterior), escriba la fórmula: 15*V. El volumen se expresa en pies cúbicos (ft 3 ). Para calcular la participación por piezas (para el mismo ejemplo), introduzca la siguiente fórmula: 15*P. Para modificar la distribución de las ganancias con un agente para un embarque de la lista de Liquidación, haga clic en la celda de la tabla e introduzca el número y el símbolo de porcentaje. Después de introducir la fórmula, la cantidad será calculada por el sistema y aparecerá en la columna. Los totales en la parte inferior de la pantalla muestran: Costo: Pre-Pagado y Por Cobrar Ingresos: Pre-Pagado y Por Cobrar Ganancia Bruta: los ingresos restando los costos Ganancia del Vendedor (la persona que le trae el cliente; para crearlo, vaya a Mantenimiento y al perfil del Vendedor) Ganancia del Agente (Para configurar la participación del Agente en las ganancias, vaya a la carpeta de Mantenimiento y edite el perfil del Agente de Carga). Su Ganancia Su Agente le Debe a Usted / Usted Debe a su Agente: El encabezado correcto aparecerá, dependiendo de si la cantidad es pre-pagada o por cobrar. La ganancia del agente en la parte inferior de la pantalla será calculada según las cantidades de las partidas. Si el agente cobra todos los gastos en el destino, su agente le deberá y el sistema generará una factura para el agente. (Si el agente de destino registra todos los cargos al crear un embarque de importación, entonces ellos introducen 100% en la columna de la Participación del Agente de los cargos pre-pagados en origen. Para más información sobre las importaciones, consulte el tema Importaciones ). Si usted cobra más dinero en el origen y tiene que pagar al agente, el sistema creará una reintegro de cobro. En el ejemplo, hay una combinación de los embarques Hijos pre-pagados y por cobrar. El sistema calculará si debe crear una factura de cobro o un reintegro de cobro para el agente. Estas transacciones contables aparecerán en la Lista de Transacciones después de generar los cargos. 315

317 TRABAJANDO CON EMBARQUES LIQUIDACIÓN La Liquidación es el lugar para detectar los errores de facturación. Si una línea de la lista muestra un beneficio negativo, compruebe dos cosas: 1) si el importe se incorporó a una cargo por costes (si es demasiado alta), o 2) si se está cargando la cantidad correcta. Generación de Transacciones Contables: El sistema generará una factura de cobro para el agente (si es que le deben a usted) o un reintegro de cobro (si es que usted le debe) para el agente. Esa operación aparecerá en la carpeta de Contabilidad y en la Lista de Transacciones, no aquí en la Lista de Liquidación, ya que es el resultado de la Liquidación. Todas las otras transacciones contables se crearán al hacer clic en el botón de Generar. Para generar transacciones, haga clic en el botón de Generar. Un cuadro de diálogo se abrirá enumerando las transacciones contables. Verifíquelas y haga clic en el botón OK o en Cancelar para hacer correcciones. Los cargos incluidos en las transacciones generadas cambiarán de abierto a procesado después de la liquidación. El botón de Actualizar recalculará la información de participación en los beneficios a partir de la información en la carpeta de Mantenimiento para los Agentes de Carga, para reflejar los montos preestablecidos en el sistema. Si realiza cambios en la carpeta de Mantenimiento, el sistema volverá a calcular sobre la base de la nueva información haciendo clic en el botón de Actualizar. Para crear reportes basados en la liquidación, haga clic en el botón de Acciones y seleccione la opción de crear un reporte por número de guía o por el nombre del embarque. Estos son los reportes que puede enviar a su agente de destino, para que el agente pueda ver los resultados de la liquidación. Para configurar cómo se generan las transacciones en la liquidación, haga clic en el botón de Configurar en la parte derecha de la pantalla de Liquidación. Un cuadro de diálogo se abre. El sistema establece los valores por defecto como se muestra en el cuadro de diálogo. Haga los cambios apropiados para su negocio. 316

318 TRABAJANDO CON EMBARQUES LIQUIDACIÓN Véase también la carpeta de Mantenimiento > Configuración > Contabilidad para establecer la opción de liquidación de entrada y salida. Las facturas generadas serán destinados a la cuenta de Cuentas por Cobrar seleccionada aquí, en esta pantalla de Configuración. Las Facturas de Pago generadas serán asignadas a Cuentas por Pagar que se configura en esta pantalla. La comisión del Vendedor en el embarque se generará y registrará en la factura por concepto de Comisión de Ventas. El ingreso del Agente por participación en las ganancias se registra como Ganancia Compartida con Agente en la factura y se resume en la factura. Usted puede optar por ampliar el detalle (Puede resumirlo aquí y enviar un reporte detallado). El sistema selecciona de forma predeterminada la opción de Usar agente en destino para cobrar. El agente recogerá el dinero en el destino de los embarques consolidados, y el sistema no generará facturas por los cargos que son por cobrar; Se reunirán todos estos cargos en una sola factura de cobro para el agente. Si usted no marca esta opción, el sistema creará las facturas de cobro por todos los cargos (pre-pagados y por cobrar), y no habrá ninguna factura 317

319 TRABAJANDO CON EMBARQUES LIQUIDACIÓN para el agente en este caso. En el caso de un embarque directo, el transportista actúa como agente de cobro y recibe los cargos por usted. Si los cargos son por cobrar, el sistema creará un Crédito de Factura para el transportista con la cantidad que le adeudan. El sistema también selecciona de forma predeterminada la opción de Mostrar detalles en transacciones generadas. El sistema le mostrará todas las líneas de la liquidación y las incluirá en la factura. También puede agrupar los cargos, por ejemplo, para mostrar toda la carga marítima de los embarques Hijos agrupada en una sola línea. La opción de Generar comisión del agente como costo no está seleccionada de forma predeterminada (está desactivada por defecto). Si no está seleccionada, las cantidades que aparecen en las facturas de cobro generadas serán menores que la cantidad que si este está marcada. Si no está seleccionada, el monto tendrá la porción agente ya restada. Si está seleccionada, usted tendrá todo el ingreso y la comisión estará en una línea separada en la factura de cobro. Orden de Cálculo de las Ganancias: La participación del agente se puede calcular en el mismo momento que la del vendedor, o después de que la comisión de ventas haya sido deducida. Generar una sola transacción para cada cliente: El sistema agrupará a todas las transacciones de la misma entidad una sola transacción, tal como cuando hay más de embarque Hijo del mismo cliente. Generar transacciones con impuestos y sin impuestos por separado: Se separarán las operaciones gravadas de las no gravadas, aunque pertenezcan a la misma entidad. La fecha de las transacciones se puede establecer como el día de hoy, la fecha de creación, la fecha de salida, o la fecha de arribo. Cuando un embarque de salida ha sido liquidado, una marca de verificación roja aparecerá en la pestaña General: Añadir, borrar, cortar o pegar de los embarques hijos de un embarque Padre liquidado sólo lo puede hacer un administrador. 318

320 TRABAJANDO CON EMBARQUES VER TRANSACCIONES Ver Transacciones Para ver todas las transacciones contables, haga clic en la flecha al lado del botón de Transacciones en la Barra de Herramientas de Embarque. El botón de Transacciones tiene dos opciones: ver las transacciones para el embarque o para la consolidación. Si selecciona ver las transacciones de una consolidación, se le mostrará un resumen. Usted no podrá editar ninguna transacción en este resumen. Esta lista que se muestra aquí es de un embarque (no todas estas opciones estarán disponibles en la vista de la consolidación). En la lista de embarque, usted puede agregar, editar o eliminar transacciones. Puede hacer clic derecho sobre una transacción y seleccionar en el menú: Para ver uno de los documentos, seleccione Ir al documento. Seleccione Vincular Factura de Cobro o Vincular Factura de Pago para vincular una factura previamente creada con este embarque. Un cuadro de diálogo se abrirá, mostrando una lista de transacciones para elegir. Seleccione Pagar factura para escribir un cheque para pagar la cuenta resaltada. Un cuadro de diálogo se abre con toda la información del cheque. Otras opciones le permiten elegir las columnas de esta lista, exportar datos, o ver el historial de la transacción. En esta pantalla también puede agregar transacciones, haga clic en el botón de Agregar. Por ejemplo, puede agregar otra factura de cobro que quedará relacionada con este embarque. Se obtendrá la información del embarque con el que está trabajando y la factura de cobro aparecerá directamente en la contabilidad como Procesada (Si se crea la factura en la Lista de Facturas de Cobro, usted tendrá que vincularla desde allí). 319

321 TRABAJANDO CON EMBARQUES VER TRANSACCIONES Estas mismas opciones están disponibles en el botón de Acciones (Las opciones en el menú del botón de Acciones varían dependiendo del modo de transporte del embarque). Estado de los Embarques: Después de que el embarque se hace y ha dejado su almacén, lo establece como En Tránsito. Esto actualizará el estado en el seguimiento para que sus clientes pueden ver el estado. Si está utilizando un agente que también tiene Magaya Explorer, ellos actualizarán el estado cuando la carga se reciba en el destino y cuando se entregue. El sistema en su origen se actualizará automáticamente. De lo contrario, tendrá que establecer la carga como Recibido y Entregado de forma manual. El estado de la carga en el embarque se actualizará en otros lugares de Magaya Explorer que están vinculados a ese embarque como en la Orden de Recogida o en el Recibo de Almacén relacionados con el embarque. 320

322 USANDO DE LA LISTA DE EMBARQUE IMPRIMIR ETIQUETAS Imprimir Etiquetas Para imprimir etiquetas, haga clic en la flecha del botón de Imprimir. Seleccione Imprimir etiquetas. Las opciones son: Seleccione el tamaño de la etiqueta y la configuración de la impresora. Cambie la cantidad de etiquetas a imprimir si es necesario. Usando de la Lista de Embarque Lista de Embarque Qué es la Lista de Embarque? La Lista de Embarque muestra todos los embarques que su compañía ha manejado. Un usuario de Magaya con derechos administrativos puede dar o restringir el acceso a la Lista de Embarque mediante la selección de la lista y haciendo clic en Archivo > Permisos (y en Mantenimiento > Empleados). 321

323 USANDO DE LA LISTA DE EMBARQUE LISTA DE EMBARQUE La Lista de Embarque se encuentra en la carpeta de Almacenaje de Magaya Explorer. Utilice el botón de Filtrar para mostrar sólo los embarques que usted desee ver o haga clic en el botón Detalles para ver los detalles del embarque. 322

324 USANDO DE LA LISTA DE EMBARQUE LISTA DE EMBARQUE Hay muchas opciones en el panel de Detalles: Al igual que con todas las listas de Magaya Explorer, puede ordenar las columnas y seleccionar las columnas que desea ver utilizando el botón de Acciones. También puede importar y exportar los datos dentro y fuera de Magaya Explorer. Para enviar un lote de mensajes de correo electrónico, seleccione múltiples embarques de la lista, mantenga pulsada la tecla de Mayúsculas. A continuación, haga clic en el botón del Correo en la barra de herramientas superior. Seleccione la opción Enviar correo por lotes. El cuadro de diálogo de plantilla de correo electrónico se abrirá. Rellene los campos para enviar los mensajes. Para cambiar el estado de más de un embarque a la vez, seleccione los múltiples embarques manteniendo pulsada la tecla Mayúscula y haga clic derecho. En el menú desplegable, seleccione el estado transitorio que usted desea. 323

325 USANDO DE LA LISTA DE EMBARQUE LISTA DE EMBARQUE Usando el botón de Acciones se ofrecen las siguientes opciones: Crear Reportes: Hay dos opciones de reportes disponibles: Para crear un reporte de Embarque o un reporte de Contenedores. Se pueden crear reportes en la lista de embarque que agrupará todos los embarques para ver la cantidad de carga que está moviendo a un puerto o para un mismo destinatario, etc. (En contraste, en los reportes que se crean a partir de un embarque solamente, se mostrará información solamente acerca de la carga de dicho embarque). Los Reportes de Contenedores muestran los elementos creados como contenedores, ya sea utilizando el botón de Adicionar Contenedor en Recibos de Almacén o el botón de Reempacar en la barra de herramientas de carga para el Embarque. Ver Transacciones: Puede ver la lista de transacciones para cualquier embarque. Seleccione la transacción y luego use el botón de Acciones para seleccionar Listado de Transacciones (Acceso directo: Haga clic en el botón Ver o haga doble clic en la transacción). La lista de embarques también está disponible para que otros vean los embarques, tales como personal de almacén que necesita saber que embarques están llegando (Debido a las restricciones en los permisos de acceso, algunos empleados sólo serán capaces de ver las transacciones de embarques aquí porque no tienen acceso a las carpetas de embarque). Ver Estadísticas: Puede ver la cantidad total de los embarques y de las piezas, el peso total, el volumen y peso. Las estadísticas muestran el total de lo que se ha filtrado. Esto se puede utilizar para ver si el peso total de un embarque encaja dentro de un contenedor, etc. Excluir de Seguimiento: Esta opción es útil si una transacción no está completa y usted no quiere que sea visible a través de ningún tipo de seguimiento ofrecido por Magaya Explorer. Ir a la Carpeta: Puede seleccionar un embarque y luego ir a su carpeta y verlo. Haga clic en el botón de Atrás para volver a la Lista de Embarque. Historia: Puede ver el historial para cualquier transacción, seleccionándola y utilizando el botón de Acciones. Cuando se utiliza el botón de Filtrar en la Lista de Embarque y se selecciona el Filtro Estándar, asegúrese de elegir ya sea Padre o Hijo al filtrar. De lo contrario, si selecciona "cualquiera", la lista presentada mostrará ambos (el recuento de piezas, peso y volumen se duplicará). 324

326 IMPORTACIONES INTRODUCCIÓN A LAS IMPORTACIONES Importaciones Introducción a las Importaciones Magaya Explorer proporciona asistentes para ayudarle a procesar las importaciones. Las pantallas para la importación y exportación son las mismas en los asistentes para embarques aéreos, marítimos y terrestres. Si el agente de origen usó Magaya Explorer para crear un embarque de importación, entonces los datos del embarque serán enviados al agente de destino a través de Magaya Network. Luego iniciará con el Paso 2. Si el agente de origen no usa Magaya Network, entonces comience con el Paso 1. Después del Paso 2, los procedimientos de operación son los mismos si el embarque fue creado en Magaya Explorer en el origen o si no. El siguiente es un resumen de los pasos necesarios para crear y procesar los envíos entrantes (importaciones): 1) Crear un embarque de importación en el Magaya Explorer con el asistente e introducir los datos del embarque (Este paso no es necesario si el embarque fue creado por el agente en origen y enviado a usted a través de Magaya Network). 2) Liquidar el embarque para generar las facturas de cobro y de pago. 3) Realizar el proceso de Recepción, lo cual crea Recibos de Almacén. 4) Crear Notificaciones de Arribo para los clientes. 5) Liberar las mercancías para su entrega final (Entrega de Carga). Las secciones siguientes proporcionan más detalles sobre cada una de estas operaciones y los pasos para la liquidación. 1. Crear un Embarque de Importación Estos pasos explican cómo crear un Embarque de Importación en Magaya Explorer. 325

327 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN Este ejemplo muestra una consolidación Aérea. Los pasos son los mismos para importaciones Marítimas y Terrestres. 1) Haga clic en la flecha en el botón de embarque Aéreo y seleccione la opción necesaria: El asistente de importación se abre. La primera pantalla contiene campos con información general del embarque, como el nombre de embarque (se llenará de forma automática), el transportista, el lugar y la fecha en que la operación de embarque entrante se introduce en el Magaya Explorer, e información general sobre los productos que están arribando. El agente destinatario tendrá que crear un embarque entrante si el agente de origen no usa Magaya Explorer para transmitir los datos de embarque por vía electrónica al agente destinatario. Magaya Corporación anima a los importadores a involucrar a sus agentes en origen para que preparen sus embarques utilizando Magaya Explorer y para enviarlos electrónicamente a través de Magaya Network. Esto reduce el tiempo de entrada de datos en aproximadamente un 70% en comparación con la creación del embarque de importación a partir de cero en el destino. 326

328 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN 2) Ingrese la información de envío en la pantalla general del asistente de importación: El Lugar de Realización es la localización del destino. Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportación. Vea el tema Creación de Embarques. 327

329 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN 3) Introduzca la información del expedidor y del consignatario en de la pestaña de Entidades: En el caso de una consolidación de importación, su empresa es el agente de destino y el consignatario final a nivel del embarque Padre. Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportación. Vea el tema Creación de Embarques. 328

330 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN 4) Ingrese la información de enrutamiento en la pestaña de Ruta: Todos los campos son los mismos que en el asistente de exportación. Vea el tema Creación de Embarques. 329

331 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN 5) Seleccione los documentos necesarios para el embarque Padre: Normalmente recibirá los documentos del agente en origen ya sea por correo o electrónicamente a través de Magaya Network. Si usted necesita tener una copia de los documentos en el sistema como referencia, por ejemplo puede seleccionar el manifiesto de carga y la guía aérea. 330

332 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN 6) Seleccione la carga que arribará: Hay dos opciones para seleccionar de carga: Opción 1: Seleccione la carga de un Recibo de Almacén (RA), si usted ya recibió la carga e hizo RAs para ello, o Opción 2: Agregue un número en el campo en blanco para crear Crear hijos adicionales para los que no se tiene recibo de almacén (si no ha recibido la carga todavía). En este ejemplo, la captura de pantalla muestra el número "2" escrito en el campo para crear dos embarque Hijos adicionales. 331

333 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN 7) Marque la casilla para volver a empacar la carga si es necesario. Para obtener más información sobre cómo volver a reempacar, consulte el tema Reempacar la Carga. 8) Seleccione los documentos necesarios para cada embarque Hijo: Los embarques Hijos necesitan Notificaciones de Arribo (Si no los crea aquí, puede hacerlo más tarde). También puede añadir cualquier otro documento que desee enviar al cliente o mantener en el sistema como referencia. 332

334 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN 9) Guardar la transacción del embarque de entrada en una carpeta en el Magaya Explorer: 10) Verifique los datos del embarque en la pantalla de resumen: 333

335 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN Haga clic en el botón Finalizar cuando haya terminado. Los datos de embarque serán transferidos a la carpeta de embarques y se mostrados en Magaya Explorer: Haga clic en el botón de Acciones y ponga la carga como En Tránsito. Esto actualizará el estado del embarque y comenzará la siguiente parte del proceso - la introducción de datos de embarque. Introduzca Datos de Embarque en Hijos: A continuación, tendrá que introducir el Expedidor, el Destinatario, los cargos, y la información de carga para cada embarque Hijo (No será necesario hacer este paso si el embarque fue creado y enviado a través de Magaya Network). 334

336 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN Las siguientes instrucciones le explicarán el procedimiento para un hijo, ya que estas se repiten por todos los embarques hijos. 1) En la carpeta de Embarques para la importación, vaya a la Lista de Carga. Si no tiene un Recibo de Almacén para la carga, entonces en la Lista de Carga se mostrará esta nota Haga doble-clic para introducir la carga para cada Hijo: 2) Haga doble clic en la línea en la Lista de Carga. Se abre el cuadro de diálogo de Productos. 335

337 IMPORTACIONES 1. CREAR UN EMBARQUE DE IMPORTACIÓN 3) Ingrese información como la descripción de los productos y sus dimensiones: Para obtener información sobre cómo utilizar el cuadro de diálogo de Productos, consulte el tema Productos. 4) Agregar los cargos al embarque. Si el agente de origen no envió el embarque a través de Magaya Network, el agente de destino tendrá que introducir todos los cargos para crear las transacciones contables. El agente de destino puede añadir todos los 336

338 IMPORTACIONES 2. LIQUIDAR EL EMBARQUE gastos relacionados con la desconsolidación de la carga, reempaque, y entrega de la carga a su destinatario final. Introduzca los cargos en la pestaña de Cargos del embarque: Para obtener más información sobre cómo introducir cargos, consulte el tema Cargos. 2. Liquidar el Embarque Liquidar el embarque de importación genera todas las transacciones contables relacionadas con el embarque entrante. El agente de destino tiene que crear las facturas que sean por cobrar para que el monto adeudado pueda ser cobrado al cliente antes de la recogida o entrega de los artículos. La facturas prepago no suelen ser creadas por el agente de destino. Haga clic en el botón de Liquidación de la Barra de Herramientas de Embarque. Se abre una lista, que muestra un resumen de ingresos y gastos. Estos son los cargos de la pestaña de Cargos. 337

339 IMPORTACIONES 3. REALIZAR PROCESO DE RECEPCIÓN Para obtener más información sobre la pantalla de Liquidación, una explicación de las columnas, y cómo trabajar con los botones, consulte el tema de Liquidación. Cuando liquide la importación, recuerde: Costo de Pre-Pagado (PP): costo pagado en origen Costo por Cobrar: Costo pagado en destino Ingresos Pre-Pagados (Ing. PP): Ingresos facturados en origen Ingresos por Cobrar: Ingresos facturados en el destino Cuando se liquida una exportación, se generan los cargos prepagados en el origen, y los cargos por cobrar se resolverán con el agente de destino. Al liquidar una importación es a la inversa: usted factura los cobros en destino, y los cargos pagados por adelantado se resuelven con el agente de origen. Al hacer clic en el botón de Generar, se crean las transacciones contables. Se crearán las facturas para los cargos que sean por cobrar. 3. Realizar Proceso de Recepción El proceso de Recepción se hace conforme el embarque arriba a su destino. Prepara la información sobre la carga para el almacén y crea los Recibos de Almacén (RA), con toda la información relacionada con el embarque introducida de forma automática en los Recibos de Almacén. Otra ventaja de recibir el envío por vía electrónica a través de Magaya Network es la posibilidad de contar con la documentación lista para cumplir con las regulaciones aduaneras de las importaciones y poder comenzar antes de que la carga arribe a su destino. 338

340 IMPORTACIONES 3. REALIZAR PROCESO DE RECEPCIÓN Haga clic en el Padre, luego haga clic en la flecha del botón de Acciones para seleccionar Recepción (La transacción del embarque debe tener un estado de Recibido ). Se abre un cuadro de diálogo: Seleccione la carga que está recibiendo. Puede seleccionar toda la carga o parte de ella. También puede seleccionar una localización en el almacén para colocar la carga. Si siempre recibe la carga en la misma puerta, seleccione la localización predeterminada (Para configurar una localización predeterminada de recepción, vaya a Almacenamiento > Localizaciones y haga clic derecho en un lugar de recepción). Opción: Haga clic en la casilla para utilizar el número de guía del embarque como el número de Recibo de Almacén. Haga clic en el botón de Recibir, y haga clic en Sí en el siguiente cuadro de diálogo. Esto cambia el estado del embarque a Disponible. El estado de la carga se actualizará automáticamente en el origen en Magaya Explorer si el envío fue recibido a través de Magaya Network. Otras opciones en la pantalla de Recepción: 339

341 IMPORTACIONES 4. CREAR NOTIFICACIONES DE ARRIBO El botón de Desempacar es para un contenedor. Puede seleccionar un contenedor y desempacarlo, y luego crear un RA para los artículos dentro del contenedor, excluyendo el contenedor. El botón Deshacer deshará los pasos de recepción para que pueda hacer un cambio. Para ver el Recibo de Almacén, haga clic en el botón de Ir a RA. Si desea configurar su sistema para enviar mensajes de correo electrónico de Seguimiento de Transacciones de forma automática al cliente para cada RA que se crea durante el proceso de recepción, vea Mantenimiento > Configuración > Seguimiento de las Transacciones y marque la casilla correspondiente. 4. Crear Notificaciones de Arribo Una Notificación de Arribo es el documento que envía a los clientes para hacerles saber que su carga está aquí y que monto deben pagar para recogerla (o para que se les entregue). Si usted aún no ha creado Notificaciones de Arribo del embarque, agréguelas ahora (Si no se crearon en origen y se le enviaron a usted, entonces tendrá que crearlas para cada embarque Hijo). 1) Haga clic en el botón de Adic. Doc. en la barra de herramientas de embarque (si hace clic en la flecha del botón, seleccione Documento... ): Se abre una pantalla con una lista de los documentos. Esta pantalla es la misma que la del asistente. 2) Seleccione los documentos que necesita, haga clic en la casilla al lado del nombre del elemento. 3) Haga clic en el botón de Aceptar. El documento se agrega a su embarque con toda la información relacionada con ese embarque. Para ver el documento, haga clic en el nombre del documento en la carpeta del embarque en la parte izquierda del Magaya Explorer. Después de crear las Notificaciones de Arribo, tendrá que coordinar la recogida o la entrega. 340

342 IMPORTACIONES 4. CREAR NOTIFICACIONES DE ARRIBO Si desea que el número de factura aparezca en la Notificación de Arribo (después de la liquidación), haga clic en el documento en la carpeta y seleccione Actualizar. 341

343 IMPORTACIONES 5. LIBERACIÓN DE LA CARGA PARA ENTREGA FINAL 5. Liberación de la Carga para Entrega Final Para entregar la carga en su destino final, utilice el botón de Acciones en la pantalla de Embarque (Este proceso puede realizarse también en la carpeta de Almacenaje mediante el uso de la función de Entrega de Carga). 1) Seleccione el embarque Hijo, y haga clic en el botón de Acciones y seleccione Entrega. Un cuadro de diálogo se abre. El cuadro de diálogo de Entrega del Embarque muestra información sobre la carga y le da opciones para entregar la carga, desempacar la carga, y 342

344 IMPORTACIONES 5. LIBERACIÓN DE LA CARGA PARA ENTREGA FINAL mucho más. 2) Seleccione la carga a liberar y haga clic en el botón de "Entregar. El sistema crea un documento de Entrega de Carga para los artículos del embarque Hijo seleccionado. Cuando se crea la Entrega de Carga, el estado de los artículos cambia a "Cargado". Cuando la mercancía se transporta en el camión para la entrega, ponga el estado de la carga como En Transito, vaya al botón de Acciones y seleccione la opción En Transito. Cuando sea entregada, póngala como Entregada a través del botón de Acciones. Esto actualizará el sistema Magaya en el origen para que muestre la carga como Entregada si el embarque fue enviado a través de Magaya Network. 3) El Embarque de Importación está ahora completo. 343

345 CÓMO VER EMBARQUES LA CARPETA DE ZONA DE CARGA Cómo ver Embarques La Carpeta de Zona de Carga La Lista de Zona de Carga muestra embarques que deben ser cargados o que se están cargando ahora. Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en la subcarpeta de Zona de Carga. La lista de Zona de Carga es útil para el personal de almacén y otros que necesitan ver que embarques se van a cargar ese día. Defina los permisos de los empleados a esta carpeta en Mantenimiento > Empleados. Seleccione la carpeta y haga clic en Archivo > Permisos para ajustar el acceso a esta carpeta. Después de que el embarque se carga y el estado cambia a En Tránsito, el embarque no aparecerá en la subcarpeta de Zona de Carga. 344

346 CÓMO VER EMBARQUES CARPETA DE EN TRÁNSITO Carpeta de En Tránsito Las subcarpetas de En Tránsito muestran lo que viene al almacén. Vaya a la carpeta de Almacenaje y haga clic en la subcarpeta de En Tránsito. La subcarpeta de Zona de Carga es útil para el personal de almacén y otros que necesitan ver que embarques están arribando ese día. Defina los permisos de los empleados a esta carpeta en Mantenimiento > Empleados. Seleccione la carpeta y haga clic en Archivo > Permisos para ajustar el acceso a esta carpeta. Después de que llegue el embarque y haya sido descargado, el estado cambia en el Magaya Explorer y el embarque no se mostrará en la subcarpeta En Tránsito. 345