Programa de Auditoría Propiedad Mueble e Mueble

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1 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Programa de Auditoría Propiedad Mueble e Mueble Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno Eduardo Vega Rodríguez marzo

2 Temas Objetivo del programa Definición y clasificación Custodia Leyes y reglamentos aplicables Encargado de la Propiedad Uso, control, contabilidad y valoración

3 Cont. Temas Inventarios físicos Propiedad excedente Perdida o hurto Programa de Auditoría Hallazgos más frecuentes

4 Objetivos del Programa de Auditoría Corroborar que la propiedad esté correctamente identificada y se le de el uso debido de la misma. Asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. Emitir opiniones y recomendaciones sobre estas operaciones.

5 Definición Propiedad (activos fijos): bienes muebles e inmuebles de relativa permanencia adquiridos por compra, traspaso, cesión donación, confiscación o por otros medios por el Gobierno.

6 Clasificación Propiedad Mueble que se puede utilizar repetidas veces de relativa permanencia se puede transportar de un sitio a otro (Ej. escritorios, equipo de oficina, computadoras, libros, etc...)

7 Cont. Clasificación Propiedad Inmueble no se puede transportar de un sitio a otro existencia permanente (Ej. edificios, terrenos, terrenos para carreteras y mejoras capitalizables a la propiedad)

8 Custodia de la Propiedad Los jefes de las entidades gubernamentales serán los responsables de: la custodia el cuidado la protección el uso adecuado sujeta a su jurisdicción o que esté en su posesión cumplir con las disposiciones de ley y reglamentación que les aplique

9 Leyes y Reglamentación n Aplicables Sección 9 del Artículo VI de la Constitución de Puerto Rico Solo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley.

10 Cont. Leyes y Reglamentación n Aplicables Rama Legislativa Ley Núm. 258 del 30 de julio de 1974 La Asamblea Legislativa está facultada a promulgar sus propios reglamentos para la administración de la Rama Legislativa y de sus dependencias.

11 Cont. Leyes y Reglamentación n Aplicables Contralor de Puerto Rico Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952 Puede adoptar y promulgar las reglas y reglamentos compatibles con las leyes vigentes y la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

12 Cont. Leyes y Reglamentación n Aplicables Rama Ejecutiva Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico Faculta al Secretario de Hacienda para promulgar, entre otras cosas, sobre el control y contabilidad de la propiedad pública de las dependencias ejecutivas. Otras agencias tales como ASG, DJ, OCPR y la OEG promulgan reglamentación para estos fines.

13 Cont. Leyes y Reglamentación n Aplicables Rama Judicial Ley Núm. 11 del 24 de julio de 1954 Faculta a la Rama Judicial a promulgar su propia reglamentación. Corporaciones Públicas Ley Orgánica La ley que crea a cada corporación las faculta a promulgar su propia reglamentación.

14 Cont. Leyes y Reglamentación n Aplicables Municipios y Consorcios Municipales Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 Reglamento Revisado sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico, aprobado por el CAM el 30 de junio de OMB-A-102* (Reglamentación Federal)

15 Encargado de la Propiedad Nombrado por el jefe de la entidad gubernamental Será responsable de: la custodia y el control de los activos fijos. (En el caso de las dependencias gubernamentales este nombramiento es aprobado por el Secretario de Hacienda)

16 Cont. Encargado de la Propiedad Responsabilidades: Mantener al día los expedientes de activos fijos. Asignar número y numerar el equipo. Iniciar los trámites para dar de baja cualquier equipo. Velar porque toda la propiedad esté respaldada por un Recibo de Propiedad en Uso. Realizar inventarios físicos anuales

17 Uso y Control de la Propiedad PúblicaP Sección 9 Art. VI de la Constitución de Puerto Rico Dependencia de inventario Es la agencia a la cual se le exige la custodia, control y la contabilidad de la propiedad del Gobierno.

18 Cont. Uso y Control de la Propiedad PúblicaP Control de la propiedad-identificación y numeración Toda la propiedad se controla a base de: la asignación de un número la identificación con el número visible y que no sea fácil de remover etiquetas marbetes de metal tinta permanente

19 Cont. Uso y Control de la Propiedad PúblicaP Responsable de la contabilidad Rama Ejecutiva Secretario de Hacienda Dependencias Judiciales y Legislativas (Secretario de Hacienda de acuerdo a la Reglamentación establecida por el Juez del Tribunal Supremo, Cámaras y el Contralor de Puerto Rico) Entidades Corporativas y los Municipios

20 Cont. Uso y Control de la Propiedad PúblicaP Valoración Costo real En ciertos casos por tasación o estimación del valor

21 Cont. Uso y Control de la Propiedad PúblicaP Inventario físico Cuándo? una vez al año o cuando estén próximos a renunciar los empleados o funcionarios responsables Quién lo realiza? Encargado de la Propiedad bajo la supervisión de un empleado o funcionario cuyas funciones estén ajenas al control y contabilidad de los activos fijos.

22 Cont. Uso y Control de la Propiedad PúblicaP Cont. Inventario físico Cómo? Cada Entidad es responsable de establecer sus procedimientos internos El personal que realiza el inventario debe saber donde está localizada la propiedad. El ejecutivo de la Entidad debe de designar una persona que supervise el proceso. El inventario físico debe de cotejarse con los registros internos

23 Propiedad Excedente o Inservible Criterios Sin utilidad Deteriorado y su reparación sea costosa Obsoleto No cumple con el fin para el cual fue adquirido Se debe seguir los procedimientos establecidos según la Entidad, para declarar una propiedad excedente

24 Pérdida o Hurto de la Propiedad Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994 Impone a las entidades gubernamentales el deber ministerial de informar cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos. Oficina del Contralor Departamento de Justicia Departamento de Hacienda

25 Cont. Pérdida P o Hurto de la Propiedad Notificación a: boficina del Contralor Todo caso Prontamente bdepartamento de Hacienda Notificar al Área de Seguros Públicos - para reclamar a las compañías de seguros y de las fianzas correspondientes Departamento de Justicia Cuando la cuantía envuelta exceda los $5,000 Como resultado de una investigación que indique la comisión de un acto ilegal Se requiera que se inste alguna otra sanción o acción judicial

26 Fianza Todo empleado del Gobierno responsable por el uso, el control y la custodia de la propiedad pública tiene que estar cubierto por una fianza.

27 Áreas del Programa de Auditoria (CI-06) Consideración del ambiente Pruebas generales Conclusión Comunicación a la gerencia

28 Cont. Áreas del Programa de Propiedad Consideración del ambiente El auditor se familiarizará con: las operaciones los controles internos el flujo de las transacciones de la unidad la estructura organizacional los métodos para establecer responsabilidades, autoridad y procedimientos de supervisión y aprobación de las transacciones relacionadas con la propiedad.

29 Cont. Áreas del Programa de Propiedad Pruebas de cumplimiento El propósito es determinar si los procedimientos de control de contabilidad están operando según la ley y la reglamentación que rige la unidad

30 Cont. Áreas del Programa de Propiedad Pruebas de cumplimiento Si se realizaron inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias Evaluación de disposición de propiedad dada de baja. Verificación de uso, control y protección del equipo. (Se puede efectuar mediante inventario físico u observación.) Informes de hurto de propiedad hurtada

31 Cont. Áreas del Programa de Propiedad Conclusión del auditor Si a base de la evaluación de los controles internos (planificación) y los resultados de las pruebas de cumplimiento en la unidad existen los procedimientos adecuados que ayude a prevenir o a detectar errores materiales.

32 Hallazgos más m s frecuentes No se efectúa inventarios físicos anuales ni periódicos Utilización de propiedad para fines político-partidista y otros fines ajenos a la gestión pública Hurto de propiedad no informadas a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia

33 Cont. Hallazgos más m s frecuentes Propiedad no localizada para examen. No se le requieren a los funcionarios, al cesar en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico. No se somete al Secretario de Hacienda, para su aprobación, el nombramiento de encargado de la propiedad.

34 Cont. Hallazgos más m s frecuentes No se le requiere un inventario físico antes de la entrega de la custodia de la propiedad a otra persona. No se expiden recibos de propiedad en uso a los empleados que tienen la custodia de las unidades. No se realizan investigaciones administrativas de los hurtos de la propiedad mueble.

35 Cont. Hallazgos más m s frecuentes Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente número de la propiedad. Propiedad desaparecida incluida en los registros de inventario Adquisición de propiedad a los cuales no se le dio uso

36 Folleto Informativo

37

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