Transcripción

1 la oficina sin papeles gestión documental

2 Okiodata Profesor Beltrán Báguena, 5-6º-20 y 21ª Valencia Teléf comercial@okiodata.com

3 Qué es un gestor documental? En toda oficina tenemos una circulación de documentos que por regla general nos suele desbordar dando lugar a que se amontonen para archivar en la bandeja de papeles y cada día nos cueste más ordenarlos. Cartas, tarifas de proveedores, extractos bancarios, publicidad, documentación oficial, , fax, etc. diariamente llegan para ser leídos y distribuidos en nuestros departamentos. La primera función de un gestor documental es la de guardar ordenadamente toda esta documentación pudiéndola obtenér de diversas fuentes: escáner, fax, , correo, etc.. Si analizasemos y valorasemos las horas que invertimos diariamente en archivar y buscar documentos para consultar, nos asombraríamos del coste que tiene. La segunda función de un gestor documental es la de tener gran capacidad y velocidad para localizar documentos, por su procedencia, destino o contenido. Finalmente un gestor documental debe ser capaz de distinguir entre la documentación viva y la que debemos guardar en un histórico, igualmente accesible con suma rapidez. Si analizamos estas tres simples funciones" del gestor documental veremos la cantidad de tiempo que nos ahorra, y no olvidemos aquello de que el tiempo es oro. Hoy en día también podríamos decir que el espacio es oro, pues todos sabemos lo que nos cuesta un metro cuadrado de nuestra oficina. El gestor documental nos va a ahorrar mucho espacio, ya que toda aquella documentación que inundaba nuestra oficina la tendremos guardada en soportes magnéticos que cada vez son más pequeños y asequibles.

4 Beneficios de la gestión documental - Rápida clasificación de documentos. - Gran velocidad en indexación, localización y consulta de documentos. - Posibilita la realización de cualquier número de copias autorizadas. - Garantía de un entorno flexible y seguro. - Reducción de costes. - Control y seguimiento de usuarios para acceder a la documentación (LOPD). - Distribución automática de un documento por todos los departamentos. - Acceso a un documento simultáneamente por varios usuarios. - Las imágenes se comprimen y son tratadas para conseguir la mejor calidad. - Posibilidad de trabajar en procesos desatendidos. - Agiliza los tiempos de espera en la localización de documentos. - Evita que se deterioren los documentos por su uso. - Contribuye a mejorar el medioambiente por la NO utilización de papel.

5 Características de Gestidoc Versatilidad. Gestidoc admite todo tipo de escáner: planos o con alimentador de hojas. Gestidoc está totalmente integrado en el entorno Windows, aprovechando todos los recursos que nos da este sistema. Es una aplicación multi-usuario, con total acceso a la información desde cualquier punto de nuestro negocio. Gestidoc es capaz de escanear y crear imágenes tipo JPEG, TIF y PDF, color o blanco y negro, monopáginas o multipáginas, y admite cualquier documento de office o del formato con el que habitualmente trabajemos: Mp3, vídeo, etc. También es capaz de almacenar documentos de otras aplicaciones como Autocad, Works o cualquier formato que utilicemos. Para completar su funcionalidad, Gestidoc es una aplicación multi-idioma. Organización. Para un mejor tratamiento y organización de la documentación, Gestidoc la reparte en Empresas, Archivos, Familias y Subfamilias, para no perdernos en un mar de papeles. Sencillez. En una sola pantalla, Gestidoc nos muestra toda su organización. Tenemos a la vista la Empresa, sus archivos, sus familias y subfamilias, la relación de documentos y una previsualización de los mismos para hacernos una idea del contenido del documento. Existen unos manuales en línea para aclarar cualquier duda. Proyectos. En caso de guardar documentos de distinto tipo en una subfamilia, Gestidoc los comprime y los une creando un proyecto que posteriormente podremos visualizar con un descompresor: zip, rar, etc.

6 Organización y localización de documentos Distribución. Gestidoc es capaz de reconocer los documentos y distribuirlos en las carpetas adecuadas para tener una correcta estructura documental, ahorrándonos el tiempo de clasificación. Simplemente dejemos los documentos en el alimentador de hojas del escáner y Gestidoc se encargará del resto. Maquetización documental. Para cada tipo de documento, podemos crear una maqueta definiendo las características del escáner: tamaño, posición, brillo, intensidad, color, etc., asignando donde debe guardarlo, e incluso indicando los párrafos con los que debe rellenar los índices. Indexación manual. A cada documento le podemos asignar hasta cuatro índices según el tipo: numéricos, de texto, autoincrementales y de fecha. Estos índices nos facilitarán la identificación y posterior localización del documento. Indexación automática. Los 4 índices definidos para los documentos se pueden rellenar automáticamente con el contenido de las zonas que previamente asignemos por cada tipo de documento. Indexación global. En el momento de la introducción del documento, ya sea por escáner o por cualquier otro método, Gestidoc nos indexará el documento por todas las palabras que contiene, pues su potente OCR es capaz de convertir en texto legible las palabras contenidas en la imagen con un error mínimo. Localización. Gestidoc es capaz de localizar un documento por el nombre de su carpeta, por cualquiera de los 4 índices o por cualquier palabra o combinación de palabras o frases que contiene, utilizando unas sencillas ventanas pudiendo asignar ubicación y contenido de las búsquedas.

7 Garantía y seguridad Personalización. Gestidoc es una aplicación abierta, y se puede adaptar a las soluciones que cada usuario necesite. Se contemplan unos módulos para enlazar con las aplicaciones propias y acceder a la gestión documental desde las pantallas de su aplicación, asociando un registro con sus imágenes. Licencias. Gestidoc cuenta con licencias completas o reducidas para consulta. De esta forma se puede implementar en todos los ordenadores de la empresa con un coste mínimo, permitiendo el acceso a los documentos de todo el personal para un mejor aprovechamiento de los recursos. Seguridad (LOPD). Gestidoc está diseñado para cumplir la Ley de Protección de Datos. Se definen usuarios y grupos de usuarios asignándoles características propias. La consulta, introducción y extracción de documentos quedará reflejada en unos archivos Log con los datos del usuario y el momento en que accedió al documento. Las empresas y todas sus divisiones estarán definidas dentro de los grupos que contempla la Ley de Protección de Datos según el contenido de los documentos. Toda la base de datos documental está protegida para impedir el acceso a la información desde fuera de Gestidoc, cumpliendo de esta forma todas las premisas de la LOPD. Consultoría. Disponemos de Documentalistas que pueden hacer un estudio de la organización documental de su empresa. Un equipo se puede desplazar a sus oficinas para escanear toda la documentación atrasada o histórica, de esta forma le dejamos la aplicación preparada para usarla inmediatamente sin dedicar ni un minuto a su configuración y puesta al día. Mantenimiento. Se puede contratar un servicio de mantenimiento para que la aplicación esté constantemente actualizada con las últimas innovaciones y un servicio de consultoría on line o vía para aclarar cualquier duda.

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