División de Gestión de Recreación y Deporte Préstamo escenarios deportivos

Transcripción

1 Código: PA-GU-7-PR-17 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 1 de 6 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión de la Cultura y el Bienestar / Gestión del Bienestar Universitario. 2. RESPONSABLE(S): Solicitante, ejecutiva, profesional especializado, Vigilancia C.D.U. 3. OBJETIVO: Disponer de espacios que reúnan las condiciones idóneas para la práctica de disciplinas deportivas, lúdicas, recreativas y el descanso. 4. ALCANCE: Inicia con la recepción de la solicitud de préstamo de escenarios deportivos y termina con la Verificación de daños culminado el evento 5. MARCO NORMATIVO: ACUERDO Nº de 2015 Por el cual se establece el reglamento del Centro Deportivo Universitario Tulcán y del Centro Deportivo El Diamante. Acuerdo 030 de 2015: por el cual se establece el sistema de Cultura y Bienestar de la Universidad del Cauca. 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de Control 1 Recibe solicitud de préstamo de escenario deportivo por parte del estudiante o administrativo. Oficio remisorio 2 Verifica en el libro de control de préstamo de escenarios deportivo la disponibilidad del mismo 3

2 Código: PA-GU-7-PR-17 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 2 de 6 Realiza préstamo del escenario deportivo al estudiante o administrativo. 4 Analiza solicitud de préstamo de escenario deportivo en casos de particulares o actividades universitarias. Proyecta respuesta a la solicitud de préstamo de 5 escenario deportivo con los requisitos exigidos para el préstamo del escenario deportivo (pago de alquiler de escenario, póliza de responsabilidad civil, brigada de Oficio respuesta de solicitud seguridad) 6 Firma oficio de respuesta para el préstamo de escenario deportivo. 7 Orienta al solicitante sobre el evento deportivo a realizar (coordinación, programación, organización) 8 Coordina fechas estipuladas para el evento. Libro Programador 9 Verifica disponibilidad en la programación de la agenda de préstamo de escenarios deportivos. ejecutiva de fechas préstamo de escenarios deportivos 10 Separa fechas para préstamo de escenarios deportivos. ejecutiva 11 Póliza

3 Código: PA-GU-7-PR-17 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 3 de 6 Verifica el cumplimiento de los requisitos exigidos para el préstamo del escenario deportivo 12 Confirma préstamo del escenario al solicitante mediante oficio de la división de recreación y deporte responsabilidad civil Brigada de seguridad y primeros auxilios 13 Realiza inventario del escenario deportivo Vigilancia C.D.U Solicitante Acta inventario préstamo de escenario deportivo 14 Entrega autorización de préstamo del escenario (día, hora, responsable) ejecutiva 15 Solicita autorización de préstamo de escenario deportivo al ingreso de este. Vigilancia C.D.U 16 Verifica día, hora, tiempo de préstamo para coordinar su uso durante el día. Vigilancia C.D.U 17 Verifica culminado el evento si se registra daño alguno. especializado 7. FORMATOS: PA-GU-7-FOR-1 Préstamo u alquiler de escenarios deportivos 8.ABREVIATURAS Y C.D.U. Centro Deportivo Universitario DEFINICIONES: 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES:

4 Código: PA-GU-7-PR-17 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 4 de 6 FECHA VERSIÓN: No CÓDIGO MODIFICACIONES PA-GU-7-PR-17 Construcción de Procedimiento: Préstamo de Escenarios Deportivos. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones de procedimientos. Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento. ELABORACIÓN REVISIÓN Funcionario Responsable Responsable Subproceso Cargo: Universitario Cargo: Fecha: Fecha: REVISION APROBACION Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a.) Cultura y Bienestar Fecha: Fecha: Rector

5 Código: PA-GU-7-PR-17 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 5 de 6 Anexo A: Convenciones de procedimientos. SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. N 1 Fin Representa una nota. Representa el final del procedimiento/proceso.

6 Código: PA-GU-7-PR-17 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 6 de 6 Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento. UNIVERSIDAD DEL CAUCA VICERRECTORIA CULTURA Y BIENESTAR DIVISION GESTION RECREACION Y DEPORTES PROCEDIMIENTO: PRESTAMO ESCENARIOS DEPORTIVOS SECRETARIA DIVISION GESTION RECREACION Y DEPORTES PROFESIONAL UNIVERSITARIO SOLICITANTE VIGILANCIA C.D.U. Inicio Recibir solicitud verbal de préstamo de escenario deportivo por parte del estudiante o administrativo. Si es por escrito pasa al Verificar en el libro de control de préstamo de escenarios deportivo la disponibilidad del mismo Realizar préstamo del escenario deportivo al estudiante o administrativo Proyectar respuesta a la solicitud de préstamo de Analizar solicitud de préstamo de escenario escenario deportivo con los requisitos exigidos deportivo en casos de particulares o actividades para el préstamo del escenario deportivo (pago de universitarias. alquiler de escenario, póliza de responsabilidad civil, brigada de seguridad) Entrega para firma Firmar oficio de respuesta para el préstamo de escenario deportivo Inicia procedimiento PA-GA PR-1 Tramite y entrega de Comunicaciones Orientar al solicitante sobre el evento deportivo a realizar (coordinación, programación, organización) Verificar disponibilidad en la programación de la agenda de préstamo de escenarios deportivos Separar fechas para préstamo de escenarios deportivos Coordinar fechas estipuladas para el evento Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para el préstamo del escenario deportivo Confirmar préstamo del escenario al solicitante mediante oficio de la división de recreación y deporte Realizar inventario del escenario deportivo Realizar inventario del escenario deportivo Realizar inventario del escenario deportivo Recibe y firma acta de incentario escenario deportivo Entrega autorización de préstamo del escenario (día, hora, responsable) Recibe autorizacion para uso de escenario deportivo Presenta a la vigilancia del C.D.U. para ingreso escenario deportivo Solicitar autorización de préstamo de escenario deportivo al ingreso de este Verificar día,hora, tiempo de préstamo para coordinar su uso durante el día Verificar culminado el evento si se registra daño Verificar culminado el evento si se registra daño alguno alguno Fin