COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

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1 PROCESOS DE APOYO COMUNICACIONES CARACTERIZACION DEL PROCESO PROPÓSITO COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Diseñar e implementar un plan de acción de organizacional que le permita al AMCO tener un proceso de retroalimentación con los clientes y generar un impacto positivo dentro de la organización. RESPONSABLES ALCANCE Dirección Subdirectores Especializado (Jefe Administrativo ) (Comunicador es) Cubre las necesidades de interna que se generen desde las diversas dependencias de AMCO, en especial la dirección y gestión humana, con el fin de brindar para contribuir a la consolidación de la cultura organizaciona l y a unificar el espíritu de eficiencia, eficacia y

2 OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO efectividad de todos sus miembros. Facilitar la interrelación de los procesos y la eficacia del sistema de gestión de la calidad Evitar la ocurrencia de NC y reprocesos por fallas en la ACTIVIDADES PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES PRINCIPALES * Las dependencias * Clientes * Mercado y el entorno * Normatividad *Contratistas de comunicaciones * Proyectos del Plan Integral de Desarrollo, Plan de Ordenamiento Territorial, etc. *erramientas de gestión. (Sistema de Gestión de Calidad, NTCGP:1000, MECI) * Información de entes externos * Encuestas y sondeos a los clientes. *Bases de datos de clientes * Información generada por las dependencias Establecer el flujo de información interna requerido entre las dependencias para el desarrollo de sus actividades Realizar el diseño de proyectos de dirigidos a fortalecer la divulgación de los objetivos estratégicos., divulgación de las herramientas de gestión (calidad, MECI, control de gestión),etc Desarrollar los proyectos de interna Realizar el diseño, creación e implementación de medios alternativos para la socialización de proyectos, actividades y eventos que realice el AMCO. Coordinación e investigación de contenidos para la elaboración de las publicaciones que se requieran internamente. PVA SALIDAS CLIENTES P P Análisis de las encuestas elaboradas * Impresos y publicacion es * Proyectos de comunicaci ón * Percepción procesada del mercado objetivo *Funcionari os comprometi dos, con sentido de pertenencia *Cultura organizacio nal estructurad Clientes

3 de AMCO *Calendario de eventos Elaboración y distribución de publicaciones internas Apoyar la realización de actividades internas programadas por gestión humana Desarrollar el proyecto de cultura organizacional Realizar seguimiento a la percepción de los clientes hacia la gestión que adelanta la entidad. V a Realizar seguimiento al proceso de comunicaciones internas Emprender acciones según resultados de seguimiento: correcciones, acciones correctivas, acciones preventivas, acciones de mejoramiento Realizar auditorias internas al proceso Actuar de acuerdo con los resultados de auditoria : AC- AP- AM V A V A RECURSOS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO RECURSOS UMANOS RECURSOS FISICOS ardware, Software Internet WEB Intranet Impresora Escáner Escritorio Silla Papelería Cámara de video, fotográfica

4 DOCUMENTOS ASOCIADOS CODIGO REGISTROS CODIGO FORMATO Sin Sin TITULO Código/ Protocolo de ética Manual de calidad Manual de imagen Procedimiento para la elaboración y el control de documentos Procedimiento para el control de registros Procedimiento para el tratamiento de no conformidades Procedimiento para la aplicación de acción correctiva Procedimiento para la aplicación de la acción preventiva Procedimiento para la planificación y ejecución de auditorias internas de calidad Plan Integral de Desarrollo Metropolitano Plan de Ordenamiento Territorial Normatividad (Modelo USAID de Comunicación Pública) web, Internet TITULO/ CONTENIDO Registros de comunicaciones internas Registros de seguimiento a actividades de interna Registros de auditorias internas al proceso Registros C, AP, AM COMUNICACIONES DEL PROCESO INFORMACION DE ENTRADA COMUNICACIONES QUE SE RECIBEN Comunicaciones internas Intranet ORIGEN MEDIO FRECUENCIA RESPONSABLE de Dirección Todos los procesos Físico Oral Virtual Virtual Periódica Periódica Jefe Administrativo Responsables de los procesos INFORMACION DE SALIDA

5 COMUNICACIONES QUE SE TRANSMITEN Impresos (Plegables, volantes, papelería, material POP y demás) Comunicaciones procesos DESTINO MEDIO FRECUENCIA RESPONSABLE Clientes Clientes Físico Virtual Físico Periódica Cada vez que sea necesario Responsables de los procesos Todos los funcionarios ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICION ACTIVIDAD METODO/ACCION FRECUENCIA RESPONSABLE CONTROL Mensual Director Seguimiento A funcionamiento interna Especializado (Jefe Oficina) Asesor Control A efectividad medios tecnológicos y de disponibles A adecuación y oportunidad Mensual Mensual Interno Director Especializado (Jefe Administrativo) Asesor Control Interno Especializado (Jefe Administrativo) Asesor Control Interno Medición VEASE ANEXO Nº 2 INSTRUCCIONES DE OBLIGADO CUMPLIMIENTO

6 La interna se debe realizar a través de: Reuniones de trabajo de las cuales se deben dejar actas Capacitaciones Circulares Mensajería instantánea, correo interno utilizando la intranet disponible Carteleras internas Circulación de informes y documentos El sistemas debe brindar capacitación a los funcionarios sobre los medios tecnológicos disponibles y la forma de utilizarlos. El correo interno (intranet) debe ser revisado diariamente por cada uno de los funcionarios. Las carteleras internas se deben mantener actualizadas.