GESTIÓN DE PROYECTOS HERRAMIENTAS SOFTWARE Y MÉTODOS NUMÉRICOS AL SERVICIO DEL DIRECTOR DE PROYECTO

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1 GESTIÓN DE PROYECTOS HERRAMIENTAS SOFTWARE Y MÉTODOS NUMÉRICOS AL SERVICIO DEL DIRECTOR DE PROYECTO área temática autor Gestión de Proyectos Adriano J. Coronel gddp21@yahoo.com Página 1 de 19

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. HERRAMIENTAS SOFTWARE DEFINICIÓN HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL ALCANCE, TIEMPO Y COSTES HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO GESTIÓN DE EQUIPOS VIRTUALES MÉTODOS NUMÉRICOS ARBOLES DE DECISIÓN AHP MONTECARLO...13 Página 2 de 19

3 1. HERRAMIENTAS SOFTWARE 1.1 DEFINICIÓN De acuerdo al PMI (Project Management Institute) se identifica al término PMIS (Project Management Information System) como aquel sistema de información que consiste en las herramientas y técnicas utilizadas para recopilar, integrar y distribuir las salidas de los procesos de gestión de proyectos. De acuerdo a la Wikipedia el software de gestión de proyectos es aquel software que incluye la gestión de cronogramas, costes y presupuestos, asignación de recursos, colaboración, comunicación, gestión de la calidad y documentación los cuales son utilizados para gestionar la complejidad de grandes proyectos. La Wikipedia introduce el término colaboración el cual se está imponiendo en la forma que se gestionan los proyectos. Cada vez más los procesos de gestión son diseñados y ejecutados de manera colaborativa. La Wikipedia hace mención al uso de estas herramientas software para proyectos grandes, sin embargo este tipo de software puede facilitar al Director de Proyecto para cualquier tamaño o complejidad del mismo. Figura 1. La Wikipedia hace énfasis en el carácter colaborativo. 1.2 HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL ALCANCE, TIEMPO Y COSTES El núcleo central de las herramientas software para la dirección de proyectos lo conforman aquellas herramientas para definir y gestionar el alcance, definir y gestionar el cronograma y los costes del proyecto. Podemos diferenciar las herramientas on-line o Sofware As A Service (SAAS) también llamadas Off Premises) en los que la herramienta se almacena en un servidor diferente al del usuario. Generalmente este tipo de soluciones, muy apropiadas en el caso de no contar con una infraestructura informática poderosa en la empresa ejecutante, tiene un coste mensual en función del número de usuarios. Por otra parte mencionaremos aquellas herramientas de escritorio (u On Premises) en los que el usuario ejecuta la herramienta que está almacenada en su propio ordenador. - Online o SAAS Basecamp ( Seguramente esta es la herramienta software online más conocida para la gestión de proyectos. Está aconsejada para pequeñas, medianas empresas. Su fortaleza reside en la comunicación del equipo (p.e se pueden personalizar RSS feeds para distribuir el estado del proyecto) y la gestión de tiempo. Página 3 de 19

4 Central Desktop ( Cercano en popularidad con Basecamp aunque sus herramientas no son tan simples de usar. Se pueden crear hojas de trabajo online y tiene funcionalidades de colaboración en tiempo real. El punto débil es su complejidad. Copper Project ( Software de gestión de proyectos, diseñada para ayudar a los equipos en la gestión de clientes, los proyectos, tareas, archivos y eventos. Entre otros lo utilizan Apple, Sony Pictures y Coca Cola. Redmine ( Es un robusto gestor de proyectos y herramienta de trazabilidad de errores basada en web. Destinada principalmente a proyectos informáticos. ProjectPier ( es una solución open source gratuita basada en web para la gestión de proyecto y que hace especial hincapié a las comunicaciones dentro del proyecto. Zoho Projects ( Se ha autodefinido como la solución social de gestión de proyectos. Cuenta con integración de google docs y una potente gestión de la base de conocimiento. Existe una versión gratuita que permite la gestión de un único proyecto a la vez. Figura 2. Zoho Projects, la herramienta social de gestión de proyectos. Collabtive ( Alternativa open source gratuita a Basecamp. Está destinado a pequeños proyectos. ActiveCollab ( Similar en cuanto a prestaciones Basecamp. Project Open ( Software open source gratuito que permite implantar todo el ecosistema necesario para gestionar toda la información que gira alrededor del proyecto. Página 4 de 19

5 Figura 3. Project Open es una de las herramientas de gestión de proyectos open source más utilizadas. Es posible descargar la plataforma Project Open, servidor web y servidor de base de datos de forma gratuita a través del siguiente enlace: - De escritorio Microsoft Project ( Es la herramienta de escritorio para la gestión de proyectos más popular. Su punto débil es su precio. Serena OpenProj ( La herramienta open source alternativa a Microsoft Project. Es una herramienta con una interfaz muy amigable (similar a la de hómologo de pago) y con una lista muy extensa de funcionalidades. Disponible para Linux, Unix, Mac y Windows. Existe versión en español. OpenProj ha sido incluida en la distribución de StarOffice de Sun (alternativa gratuita a Microsoft Office). Con OpenProj es posible abrir ficheros de Microsoft Project y también guardar ficheros que pueden ser abiertos por la herramienta de Microsoft. Página 5 de 19

6 Figura 4. OpenProj la solución gratuita más similar a Microsoft Project. Es posible descargar la aplicación OpenProj de manera gratuita en este enlace: Oracle Primavera ( Competidor directo de Microsoft Proyect. Paquete o suit de herramientas de manejo de proyectos ampliamente utilizadas en varias ramas de ingeniería, y especialmente en la industria de la construcción. Destinado a grandes proyectos / PMO con múltiples proyectos. 1.3 HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Alrededor de los proyectos se generan muchos documentos y ficheros que deben ser gestionados para controlar cambios y poder distribuirlos de forma inteligente. Normalmente se plantean las siguientes necesidades en cuanto un sistema de gestión de la documentación: Capacidad para subir/bajar ficheros Control de usuarios y de sus permisos para acceder a ciertos ficheros Control de versiones. Figura 5. Actualmente existen multitud de plataformas software de gestión de la documentación. Entre los gratuitos y más conocidos se encuentra: Alfresco (enlace) Página 6 de 19

7 Posibilidad de búsquedas no sólo en los metadatos del archivo sino en el contenido del propio archivo (para algunos formatos, típicamente Office, PDF,... ). El software más conocido que permite hacer todas esas funcionalidades es Microsoft SharePoint ( Sin embargo existen otras alternativas. Es posible realizar una clasificación de los llamados Content Management Systems (CMS): Web Content Management (WCM) Herramientas diseñadas para permitir a los usuarios con poco conocimientos en lenguajes de programación web crear y gestionar contenidos web con relativa facilidad. Ejemplo: Joomla! Mambo PHP-Nuke MediaWiki Wordpress Figura 6. Joomla y Wordpress son buenas alternativas para crear un portal o un blog con información del proyecto. Document Management System (DMS) Software para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. No permiten el acceso a subcontenidos de los documentos. Un ejemplo de este tipo de aplicaciones es Opendocman: Enterprise Content Management (ECM) Van más allá que los Document Management Systems, abarcando un conjunto de tipos de documentos mucho mas heterogéneo y ampliando en mucho las funcionalidades del sistema. Los Enterprise Content Management consideran todos los elementos de la empresa como contenido. Pudiendo ser contenido no solo el resultado del trabajo de los empleados y la información necesaria para que sea llevado a cabo, sino también los extractos de las facturas de Página 7 de 19

8 sus dietas, sus nominas, los pagos al banco, burocracia legal, etcétera. Se incluye en concepto de los Workflow (flujos de trabajo), que pueden ser modelizados en el sistema, permitiendo que parte del trabajo diario que normalmente se realiza con soporte papel pueda realizarse de forma electrónica. Los más conocidos ECM son: Alfresco Plone OpenCMS Nuxeo Sharepoint Figura 7. Los ECM más populares son SharePoint y Alfresco. Es posible descargar la versión gratuita de Alfresco (Community) en el siguiente enlace: GESTIÓN DE EQUIPOS VIRTUALES El uso de equipos virtuales crea nuevas posibilidades a la hora de gestionar los miembros del equipo del proyecto. Los equipos virtuales pueden definirse como grupos de personas con un objetivo común, que cumplen con sus roles pasando poco o nada de tiempo en reuniones cara a cara. La disponibilidad de comunicación electrónica, como por ejemplo correo electrónico y videoconferencia, ha hecho viable la existencia de dichos equipos. El formato de equipo virtual hace posible: Formar equipos de personas de la misma compañía que viven en áreas geográficas dispersas. Aportar experiencia especial a un equipo del proyecto, aunque el experto no se encuentre en la misma área geográfica. Incorporar empleados que trabajan desde oficinas instaladas en sus domicilios. Formar equipos de personas que trabajan en diferentes turnos u horarios. Incluir personas con discapacidades de movilidad. Avanzar en proyectos que se habrían ignorado debido a los gastos de viajes. Página 8 de 19

9 Entornos colaborativos Los entornos colaborativos basados en web permiten generar y distribuir la información de los proyectos entre todos los stakeholders del mismo. Los dos entornos colaborativos más conocidos son: Basecamp. Solución de pago. Project-Open. Solución gratuita. Figura 8. Basecamp es una de las herramientas que permiten gestionar los proyectos de manera colaborativa.. Sistemas de reuniones electrónicas (Electronic Meeting Systems, EMS). Este tipo de software permite generar salas virtuales para realizar videoconferencias y compartir presentaciones y otros ficheros de manera instantánea. Mikogo. Solución gratuita. Vyew. Solución gratuita. WebEx. Solución de pago. TeamViewer. Solución de pago / gratuita. 2. MÉTODOS NUMÉRICOS Los métodos numéricos son técnicas mediante las cuales es posible formular problemas de tal forma que sean resueltos con operaciones aritméticas. Los métodos numéricos más utilizados en Dirección de proyectos son: Árboles de decisión. Utilizados para determinar cual es la mejor opción cuando se disponen diferentes ramas de decisión. Página 9 de 19

10 Analytic Hierarchy Process.Método matemático para resolver la comparación entre pares. Muy utilizado para determinar la mejor alternativa en procesos de adquisición teniendo en cuenta múltiples criterios. Simulación Montecarlo. Método matemático para determinar/acotar la incertidumbre a la salida de un proceso teniendo en cuenta incertidumbres acotadas a la entrada. Muy utilizado para determinar el nivel de certeza cuando se realiza estimaciones de duración o costes en proyectos. 2.1 ARBOLES DE DECISIÓN En dirección de proyectos los árboles de decisión se utilizan sobre todo para determinar el valor monetario esperado (EMV). Este es un concepto estadístico que calcula el resultado promedio cuando el futuro incluye escenarios que pueden ocurrir o no (es decir, análisis bajo incertidumbre). Nodo de decisión. Nodo de Escenarios o estados de la naturaleza. Estado 1 Resultado 1 Estado 2 Resultado 2 Nodo de decisión Estado 1 Resultado 1 Estado 2 Resultado 2 Nodo estados de la naturaleza Figura 9. Los árboles de decisión. Existen herramientas software como InsightTree que permiten modelar los árboles de decisión, útil sobre todo en caso de contar con multitud de ramas de decisión. Figura 10. El software InsightTree. Página 10 de 19

11 2.2 AHP Esta herramienta basada en matemáticas y psicología, fue desarrollada por Thomas L. Saaty en los setenta (70s) y ha sido extensivamente estudiado y refinado, desde entonces. AHP (Analytic Hierarchy Process) se basa en la comparación entre pares. En lugar de valorar un conjunto de criterios o alternativas de manera absoluta se realiza una comparación entre todos los elementos a comparar y se obtienen valores relativos. Suponga el siguiente ejemplo en un proyecto. Se requiere realizar la selección de un proveedor para la adquisición de un software de gestión de proyectos. Se dispone de los siguientes criterios de valoración: Coste Calidad Proyecto Experiencia / Reputación Seguridad Y tras realizar el proceso de filtrado de alternativas se dispone de los siguientes potenciales proveedores: Software de Proyectos Project Perfect Cloud Software El método AHP dispone de unos valores estándar para ponderar la importancia en el momento de realización de la comparación entre pares. IMPORTANCIA DEFINICIÓN 1 Misma importancia 3 Un poco más importante 5 Bastante más importante 7 Mucho más importante 9 Extremadamente más importante 2,4,6,8 para expresar valores intermedios Tabla 1. Pesos estándar de AHP. En primer lugar se debe determinar el peso de cada uno de los criterios. Suponga la siguiente valoración: Página 11 de 19

12 A Coste Calidad Proyecto Experiencia Seguridad Coste 1 1/3 1/2 1 1/5 Calidad /2 Proyecto /2 Experiencia 1 1/2 1/3 1 1/4 Seguridad Tabla 2. Ponderación de criterios. A continuación se debe valorar de manera relativa cada alternativa para cada criterio. Coste Software de Proyectos Software Proyectos de Project Perfect 1 1/2 1/5 Project Perfect 2 1 1/4 Cloud Software Cloud Software Seguridad Software de Proyectos Project Perfect Cloud Software Software Proyectos de Project Perfect Cloud Software 1/3 1/3 1 Tabla 3. Matrices de evaluación de alternativas por criterio. La resolución del problema planteado, teniendo en cuenta la matriz de ponderación de criterios y las matrices de evaluación de alternativas por criterio, se puede realizar con la técnica AHP utilizando operaciones matriciales. La definición del proceso de cálculo de AHP excede el alcance del documento. Página 12 de 19

13 Aplicando AHP se obtendrían los siguientes valores: Criterio Descripción Peso Ranking 1 Criterio 1 Coste 8,6% 5 2 Criterio 2 Calidad 21,0% 3 3 Criterio 3 Proyecto 21,1% 2 4 Criterio 4 Experiencia 9,0% 4 5 Criterio 5 Seguridad 40,3% 1 Tabla 4. Valoración de los criterios. Criterio Descripción Peso Ranking 1 Alternativa 1 Software de Proyectos 42,9% 1 2 Alternativa 2 Project Perfect 34,5% 2 3 Alternativa 3 Cloud Software 22,5% 3 Tabla 5. Valoración de las alternativas. La mejor alternativa sería Software de Proyectos. 2.3 MONTECARLO El método Montecarlo o simulaciones Montecarlo es un método estadístico numérico usado para aproximar expresiones matemáticas complejas y costosas de evaluar con exactitud. El método se llamó así en referencia al Casino de Montecarlo (Principado de Mónaco) por ser la capital del juego de azar, al ser la ruleta un generador simple de números aleatorios. El nombre y el desarrollo sistemático de los métodos de Montecarlo datan aproximadamente de 1944 y se mejoraron enormemente con el desarrollo de los ordenadores. Página 13 de 19

14 El uso de los métodos de Montecarlo como herramienta de investigación, proviene del trabajo realizado en el desarrollo de la bomba atómica durante la Segunda Guerra Mundial en el Laboratorio Nacional de Los Álamos en EE.UU. Este trabajo conllevaba la simulación de problemas probabilísticos de hidrodinámica concernientes a la difusión de neutrones en el material de fisión. En el ámbito de la dirección de proyectos se utiliza para: Estimación de costes (análisis de riesgos de costes) Estimación de duración de actividades (análisis de riesgo de calendario) Viabilidad económica de proyectos (p.e Project Finance) Tabla 11. La simulación Montecarlo se utiliza para resolver problemas de azar. La simulación Montecarlo se compone de tres partes, el modelo, la entrada y la salida. ENTRADA MODELO SALIDA Modelo Figura 12. El proceso de una simulación Montecarlo. El modelo es la función matemática f(x) que será objeto de la simulación. A continuación se propone un ejemplo. Suponga un proyecto en su fase de planificación. El proyecto dispone de únicamente 3 tareas, con una dependencia Fin a Comienzo que hace una relación secuencial entre ellas (Figura xx). En este caso realizaremos una simulación Montecarlo para determinar la duración del proyecto con un determinado nivel de certidumbre y poder calcular el margen para obtener dicha duración. Figura 13. Proyecto que se desea simular. Página 14 de 19

15 La duración del proyecto, en este caso nuestra función f(x) objetivo vendrá dada por la suma de las duraciones de las tres tareas. Duración Proyecto = f(x) Duración Tarea 1 + Duración Tarea 2 + Duración Tarea 3 Figura 14. F(x) de nuestro proyecto para determinar la duración total del mismo. Entrada La entrada de la simulación puede provenir de diferentes fuentes: 1. Lecciones aprendidas y datos de proyectos anteriores. Siguiendo con el ejemplo, suponga que el proyecto lo va a ejecutar la empresa Construcciones S.A. Dicha empresa dispone de una base de datos con las duraciones obtenidas para la Tarea 1 Realizar la cimentación de un edificio estandar (Figura 15). Figura 15. Duraciones de la Tarea 1 para los diferentes proyectos en los que ha participado Construcciones S.A. 2. Experimentos. 3. Juicio de expertos y encuestas. Las entradas obtenidas se deben representar en forma de Histograma (Figura 16). Página 15 de 19

16 Figura 16. Histograma de duraciones de la Tarea 1. Figura 17. Distribuciones de probabilidad típica en aplicaciones de Dirección de Proyectos, uniforme, beta y triangular. El siguiente paso es comprobar que distribución de probabilidad estándar casa mejor con nuestro histograma. En el ejemplo podemos comprobar que se puede asemejar a una distribución triangular con los parámetros valor optimista (a) = 3, valor pesimista (b) = 8 y valor más probable (m) = 6. Página 16 de 19

17 Figura 18. Distribución triangular utilizada en la Tarea 1. El siguiente paso es simular que en lugar de tener sólo 13 entradas (13 proyectos) tenemos entradas o más. Esta simulación tendrá en cuenta los valores de contorno de la distribución triangular obtenida. Obtendremos la Figura 19. Figura 19. Tarea 1 teniendo en cuenta entradas simuladas. Salida El siguiente paso es trasladar las entradas a una salida aplicando el modelo (Figura 20). Nótese que para la Tarea 2 se ha supuesto una distribución triangular y para la Tarea 3 una uniforme. Página 17 de 19

18 Figura 21. Obtención de la salida de la simulación. La salida deberá ser interpretada (Figura 22). En la salida se representa además de la distribución de probabilidad o histograma la probabilidad acumulada (línea rosa en la figura). Con una seguridad del 90%, cuál será la duración del proyecto? Qué margen deberé considerar para obtener dicha duración? 2,5 días Figura 22. Interpretación de la salida de la simulación Montecarlo. En el ejemplo podremos afirmar, que de acuerdo con los datos de las entradas considerados, y asumiendo un nivel de seguridad o certidumbre del 90% que el proyecto durará un total de casi 16 Página 18 de 19

19 días o menos. Para obtener esa duración con ese nivel de certeza deberemos considerar un margen o colchón de 2,5 días. Herramientas software comerciales Las simulaciones Montecarlo puede realizarse a través de múltiples herramientas software como las que se muestran en la Figura 104. Risk Solver Figura 23. Herramientas software para realizar simulaciones Montecarlo. Página 19 de 19