Tendencia Penteo Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero de Penteo. fór um

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1 Tendencias en el uso de Business Intelligence Enero de 2010 Penteo fór um

2 Contenidos 1. QUÉ ES BUSINESS INTELLIGENCE? EL PROCESO DE DECISIÓN Y ADOPCIÓN LA SITUACIÓN DEL MERCADO PROYECTOS, INICIATIVAS E INVERSIONES EL NIVEL DE SATISFACCIÓN BI 2.0: LA NUEVA GENERACIÓN CÓMO EXTRAER EL MÁXIMO VALOR DE NEGOCIO A LA INFORMACIÓN CONCLUSIONES NOTAS Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

3 Tendencias en el uso de Business Intelligence Por Óscar Alonso con Pilar Pedrosa RESUMEN EJECUTIVO La necesidad es muy clara en la mayoría de las organizaciones: los usuarios quieren disponer de las capacidades para dar respuesta a cuestiones cada vez más complejas sobre sus datos en tiempo real y se sienten decepcionados con la situación actual. Es crucial que las compañías realicen los pasos necesarios para desplegar soluciones de Business Intelligence (BI) que sean accesibles, útiles, efectivas y fáciles de entender para toda la organización. Una nueva generación de soluciones de inteligencia empresarial promete eliminar los escollos que las soluciones tradicionales han creado, ofreciendo una alternativa más eficaz y valiosa para una visualización y análisis efectivo de los datos. Esta nueva generación amparada bajo el término Business Intelligence 2.0 (BI 2.0) surge cada vez con más fuerza en la industria. El foco, como en el caso de la Web 2.0, está en las personas, dando herramientas a los usuarios para realizar más análisis y de mayor profundidad, permitiéndoles compartir libremente la información y facilitando la comunicación y la colaboración. La situación detectada en nuestro estudio muestra que nos encontramos ante sistemas todavía difíciles de utilizar por parte de los usuarios de negocio para obtener su máximo potencial. Soluciones caras de implantar y mantener y, con procesos de upgrade de versión que a menudo son dolorosos. Estas herramientas generalmente ofrecen unas funcionalidades muy amplias, pero por algún motivo parece que nunca resultan suficientes para resolver los problemas de explotación de los datos. No obstante, incluso dentro del contexto de un descenso generalizado de la inversión y gasto en TIC durante 2009, nuestra investigación sobre la previsión de asignación de partidas presupuestarias en el próximo año muestra que el 48% de las compañías entrevistadas incrementarán el gasto destinado a a iniciativas de BI. 1. QUÉ ES BUSINESS INTELLIGENCE? Business Intelligence puede definirse como el conjunto de procesos, metodologías, aplicaciones y tecnologías involucradas en la monitorización, gestión y dirección del rendimiento empresarial a lo largo de toda una organización. El uso de aplicaciones de BI permite conectar todo el ciclo de gestión empresarial de forma consistente y coordinada ofreciendo una plataforma para una adecuada toma de decisiones, dando respuesta a las preguntas que surgen en la gestión de las compañías: cómo nos va?, por qué? y qué deberíamos hacer? Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

4 Para dar respuesta a estas cuestiones, BI integra los procesos de planificación estratégica y de gestión operativa de manera iterativa y continua incluyendo la creación y comunicación de una estrategia corporativa y la medición y el análisis de los resultados reales frente a los previstos. Las empresas necesitan información para evitar que la toma de decisiones se fundamente en conocimiento extraído de base la experiencia personal, la intuición o en ejemplos no suficientemente representativos. Sin embargo, aunque las empresas han incrementado su capacidad de generar y recoger grandes cantidades de datos a un coste relativamente bajo, en muchas de ellas esos datos no aportan información relevante a las organizaciones. Esta es la raíz de la necesidad de soluciones Business Intelligence. Una organización puede ser rica en datos y pobre en información, sino sabe como identificar, resumir y categorizar los datos (Madnick, 1993). El uso de herramientas BI que ofrezcan información acerca de los indicadores de gestión de los procesos, internos o de las compañías colaboradoras, es fundamental para una toma de decisiones informada. Toda decisión implica aceptar un riesgo que debe ser minimizado. Aquí es donde estas herramientas entran en juego, transformando los datos corporativos de nuestros sistemas de backoffice en información. El proceso de transformación entre datos y conocimiento se halla en el corazón mismo de la actividad de gestión empresarial: los datos son la materia prima bruta; cuando un usuario les atribuye significado pasan a convertirse en información; cuando un especialista les atribuye contexto, aporta su experiencia, les otorga sentido gracias a la interpretación del dato y su confrontación con un modelo, entonces nos encontramos con conocimiento que aporta valor al negocio y posibilita la toma de decisión. El objetivo de un proyecto de BI es generar información que pueda ser trabajada y analizada de forma intuitiva, con la posibilidad de integrar diferentes fuentes de datos para ofrecer una visión global que sea compartida y distribuida a través de todos los departamentos de la empresa. Cómo se está utilizando Business Intelligence? Las soluciones BI 1.0 en la empresa Los componentes básicos de los sistemas de BI que han sido implantados mayoritariamente en las organizaciones (lo que podríamos denominar BI 1.0) son los repositorios de datos y los informes (reports 1 ). De los 4 aspectos principales que impulsan un proyecto de BI, 3 de ellos están focalizados en la problemática de los datos (aumento en el volumen y fuentes de datos, procesos manuales de manejo de datos y, alto coste en tiempo y dinero de extracción de datos). Las compañías entrevistadas se han focalizado en implantar proyectos e iniciativas data centric (integración de datos, calidad de datos, datawarehousing y datamarts 2, ). Las soluciones de inteligencia empresarial están usualmente diseñadas para usuarios capaces de entender los modelos de datos y disponen del tiempo y las habilidades necesarias para construir análisis sobre ellos, administrarlos y ofrecer la información a otros usuarios de negocio. Es un hecho que, en la mayoría de organizaciones, Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

5 estos expertos representan un porcentaje mínimo de los empleados, por lo que, pese al gran número de implantaciones de los sistemas de BI, aún se continúa haciendo un uso intensivo de las hojas de cálculo para dar cobertura a las necesidades de explotación de la información. Mientras que el número de usuarios potenciales de estas herramientas ha ido creciendo, el uso mayoritario de las mismas es la mera distribución pasiva de informes, no en el análisis real de la información. Además de los repositorios de datos, el reporting es parte primordial de los sistemas de BI 1.0. Los informes presentan información a partir de datos existentes, formateando la información y añadiendo cálculos al resultado (como totales y subtotales). Hacer que los informes sean interactivos, realmente no cambia su naturaleza. La capacidad de navegar a través de elementos del modelo de datos (mediante herramientas como OLAP) termina en última instancia en una representación visual del modelo de datos o simplemente en otro informe. No importa de cuántas maneras se pueda buscar y formatear los datos, todavía es un informe. Los informes estáticos generados por el departamento TIC y entregados como páginas y páginas de datos tabulares tienen ya un largo recorrido a sus espaldas. Hoy en día los usuarios de negocio quieren poder obtener la información por sus propios medios; requieren de información precisa y en tiempo real; ser capaces de interactuar con los datos y visualizar la información agregada; modificar los informes de manera ágil; necesitan que la información esté disponible en cualquier momento y que sea accesible desde cualquier lugar; y, han de ser capaces de compartir la información fácilmente con otros usuarios. La nueva generación de soluciones de BI La nueva generación de soluciones de BI va mucho más allá de los repositorios de datos y de los informes. Las aplicaciones de BI se están convirtiendo en proactivas, operacionales y en tiempo real, integrándose con los procesos de negocio y extendiéndose más allá de los límites de la organización. Para alcanzar estos objetivos y crecer más allá de su nicho actual, los sistemas de BI han de ofrecer herramientas analíticas fáciles de utilizar, con una mínima instalación, formación y coste. En lugar de depender exclusivamente en una estructura rígida como es el datawarehouse, los sistemas de BI necesitan acceder a los datos en cualquier lugar donde se encuentren y realizar integraciones sobre la marcha si es necesario, sin importar si hablamos de información estructurada (como bases de datos relacionales, servicios web, logs,...) o de contenido desestructurado. El uso de las soluciones de BI que las organizaciones y los usuarios demandan requiere de una evolución de estas herramientas. El BI 2.0 no reemplazará a los sistemas actuales sino que los complementará añadiendo nuevas piezas al ecosistema de aplicaciones de inteligencia empresarial. Las capacidades actuales se adaptan bien a muchas tareas, tales como dashboards personalizados de datos agregados en procesos batch u ofreciendo un entorno para la exploración de datos. Pero estos sistemas BI 1.0 no gestionan bien lo urgente y lo inesperado debido a su orientación data centric, es aquí donde destaca la que quizás sea la herramienta de BI más utilizada: Microsoft Excel. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

6 2. EL PROCESO DE DECISIÓN Y ADOPCIÓN Para conocer la realidad y las tendencias en la adopción de soluciones de Business Intelligence, Penteo ha entrevistado a 24 compañías con una facturación superior a los 50 M (tanto de administración pública como de empresa privada) y con experiencias de implantación de herramientas de inteligencia empresarial. En este primer apartado, vamos a recorrer nuestras observaciones sobre el proceso de decisión de adquisición, y sobre la adopción de soluciones BI. Las iniciativas son impulsadas por el CIO y no desde negocio. La promoción de la adopción de una iniciativa de Business Intelligence procede mayoritariamente de la dirección TIC (ver gráfico 1.1). Además, la dirección TIC es la principal decisora en los proyectos BI, seguida de Dirección General (ver gráfico 1.2). No obstante el grado de participación de Dirección General depende directamente de la relevancia de la inversión, tanto en términos económicos como de impacto en la organización. El conocimiento de las posibilidades que ofrecen las herramientas de BI está aumentando significativamente en el departamento de tecnologías de la información de las compañías entrevistadas, pero todavía se adolece de una falta de conocimiento generalizado entre otras áreas funcionales y dirección general. En el caso de aquellas empresas que apuestan por un enfoque estratégico del uso de herramientas de inteligencia empresarial, las implantaciones BI suponen un impacto importante en la organización en muchos sentidos, por lo que los CIOs de las compañías sólo deberían iniciar sus proyectos BI cuando han llegado a un consenso en la decisión con otros cargos directivos implicados en el proceso y cuando han conseguido vender internamente el proyecto. De esta forma, la implicación del proyecto de las distintas áreas de negocio queda asegurada de antemano y consecuentemente el riesgo al abordar el proceso está mucho más controlado. La aprobación final del proyecto ha de ser una responsabilidad compartida por todas las áreas de la compañía. El departamento TIC no debe ser el único protagonista en este proceso aunque debe jugar un papel primordial como gabinete de decisión e informador interno de las opciones del mercado que pueden dar cobertura a los requerimientos del negocio. El conocimiento interno es LA fuente de información. La principal fuente de información utilizada por las empresas entrevistadas para obtener el conocimiento de mercado es mayoritariamente el conocimiento de mercado del departamento TIC (ver gráfico 1.3). Los procesos formales de solicitud de información (RFI) cobran, por otra parte, una creciente importancia (especialmente entre las compañías de mayor tamaño), dirigiéndose normalmente a 2-3 proveedores. Las empresas usuarias españolas son cada vez más maduras en el conocimiento del mercado y en los modos de interactuar con los proveedores. Las empresas entrevistadas están poco habituadas a obtener el conocimiento a través de Internet y asociaciones empresariales y ferias. Esta particularidad no es demasiado bien comprendida por los proveedores TIC, que utilizan canales de eventos con una intensidad superior al impacto conseguido. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

7 Condicionantes = Autonomía y usabilidad + rendimiento + coste. Hemos preguntado en nuestra investigación por los elementos más valorados en la elección de una solución de BI. El resultado es que los aspectos más valorados son que la herramienta permita que el usuario final sea autónomo y que sea fácil de utilizar (ver gráfico 1.4). La importancia otorgada a estos aspectos se explica por el hecho que los usuarios realizarán un uso intensivo de la aplicación, debiendo ser capaces de construir sus propios informes y análisis sin la necesidad del departamento TIC. El éxito o el fracaso en la decisión tomada al seleccionar la herramienta depende en gran medida de la opinión de los usuarios de la aplicación. Cuanto más cómodo se encuentren trabajando con la solución y más fácil les resulte operar en ella, mejor valoración emitirán sobre la misma. La venta interna de la herramienta entre este colectivo antes de abordar el proyecto de implantación es crítica para facilitar su puesta en marcha y para acelerar su adopción. Las empresas entrevistadas otorgan una gran importancia al rendimiento de la solución seleccionada (que implícitamente conlleva las capacidades de integración y gestión de datos), el gran volumen de datos y de fuentes de información que utilizan estas herramientas provoca que históricamente este sea uno de los puntos débiles de estas soluciones. Muchos problemas a corto plazo provienen de la incapacidad de la solución de soportar importantes crecimientos en el volumen de datos que gestionan y de alternar su procesamiento tanto de forma online como en batch. El plan de implantación de estas soluciones debe anticipar las expectativas reales de crecimiento de datos e integración de fuentes y medir cómo las soluciones BI cumplen estas necesidades. Finalmente, el elevado coste derivado de este tipo de inversiones (tanto en licencias como en servicios de implantación) representa sin ningún tipo de dudas una clara barrera de entrada especialmente entre los segmentos inferiores de empresas que cuentan con menores posibilidades y capacidad de inversión en activos e innovación. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

8 3. LA SITUACIÓN DEL MERCADO Mercado maduro, pero oferta de los proveedores todavía confusa. El nivel de madurez de la oferta de los fabricantes percibida por las empresas usuarias es muy elevado (ver gráfico 2.1). Estas compañías son consque no haber invertido en soluciones de inteligencia empresarial representa un freno a las posibilidades de obtener una auténtica ventaja competitiva de la explotación de la información. No obstante, cientes del hecho de destaca que las compañías todavía exigen de los proveedores una oferta comercial más clara, ya que a menudo no comprenden los mensajes que aquellos transmiten (ver gráfico 2.2). Las compañías consideran que los productos y soluciones en el ámbito de BI son tecnológicamente maduros y avanzados, pero consideran que sus portafolios son demasiado complejos, con excesiva terminología TIC y con límites difusos entre los productos y exigen una mayor integración y racionalización de estos. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

9 Aunque la tecnología ha evolucionado mucho y muy rápidamente durante los últimos años, la estrategia comercial y de difusión de los productos por parte de los proveedores de BI no es bien valorada todavía por las empresas usuarias, que afirman encontrar una orientación demasiado tecnológica cuando esperan un enfoque más orientado al negocio. Por otra parte, a los proveedores se les exige que demuestren su conocimiento técnico de las soluciones (ver gráfico 2.3). Este hecho es fundamental debido a la elevada complejidad tecnológica de las soluciones, a que el DTIC difícilmente dispone de personal propio cualificado y a la gran importancia que todavía tiene el rol de determinados perfiles tecnológicos a día de hoy para alcanzar el máximo potencial de la solución. Los mensajes de los fabricantes deben orientarse adecuadamente. Primero se han de presentar argumentos de beneficios en términos de negocio para a posteriori adoptar la tecnología que mejor cobertura dé, no sirve un mensaje único y que hable de bondades tecnológicas. El conocimiento del mercado está copado por fabricantes globales. Preguntadas por el conocimiento de los players del mercado español en Business Intelligence, las compañías entrevistadas han coincidido en citar mayoritariamente a fabricantes globales (ver gráfico 2.4) a excepción de MicroStrategy. Otros fabricantes como Information Builders, QlikTech, SPSS y Board International han sido también citados pero a distancia de los anteriores. Nos encontramos ante un mercado maduro que debido a los procesos de fusiones y adquisiciones ha pasado a estar dominado de forma clara por fabricantes globales. Si bien durante los dos últimos años la tendencia de concentración del sector TI se ha ralentizado de forma general, de nuevo se ha visto fortalecida en el competitivo mercado de soluciones de inteligencia de negocio. En éste, los grandes fabricantes intentan mejorar su competitividad mediante importantes adquisiciones que les permitan ampliar su cartera de clientes y disponer de un completo portafolio de soluciones para cubrir todas las necesidades de sus clientes. Oracle ha sido el fabricante que más operaciones ha realizado, específicamente en el ámbito de BI con la compra de Hyperion. El resto de grandes proveedores (SAP, IBM y Microsoft) han realizado también importantes movimientos, destacando las compras de soluciones de inteligencia de negocio de los dos primeros (Business Objects por parte de SAP; Cognos y más recientemente la de SPSS por parte de IBM). Las empresas usuarias, ante estos procesos, sufren problemáticas que no les ayudan a gestionar sus ya de por sí complejos ecosistemas de aplicaciones, compañías con entornos tan habituales como Business Objects + ERP de Oracle; Cognos + SAP; o BEA + SAP; se preguntan si deben mantener este entorno para los próximos años, o comenzar a pensar en su evolución, la cual no será nada fácil al haber realizado ya importantes inversiones en este tipo de soluciones. Existe una elevada reticencia a considerar opciones de BI en modelo SaaS y en plataforma Open- Source. Cuando preguntamos a los CIOs sobre su posición frente al modelo pago por uso y el código abierto, las respuestas no son precisamente alentadoras: la mayoría de los entrevistados por Penteo cerca de un 58% - admiten no tener planes futuros para utilizar soluciones BI y OpenSource (ver gráfico 2.5). La confidencialidad de los datos almacenados en estos sistemas, dudas en la viabilidad de futuro de estos modelos y posibles brechas en la seguridad son las principales barreras a derribar por parte de los proveedores (ver gráfico 2.6). Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

10 Sin embargo, creemos que el CIO debe, y más en el escenario económico actual, considerar las opciones, investigar soluciones y recabar información para conocer sus alternativas en código abierto, y los beneficios que plantean. Hay que considerar igualmente que la elección de una solución SaaS u OpenSource no está exenta de riesgo, y examinar muy de cerca los costes subyacentes para no acometer proyectos con beneficios de coste limitados y con un gran impacto en los procesos. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

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12 4. PROYECTOS, INICIATIVAS E INVERSIONES El CIO gobierna las iniciativas de Business Intelligence. A día de hoy es dirección TIC el área que gobierna y gestiona los proyectos de inteligencia empresarial (ver gráfico 3.1) seguida a distancia de áreas funcionales de la organización (especialmente finanzas). De las entrevistas realizadas se desprende que actualmente se adolece de una falta generalizada de estructuras responsables de la definición y gobierno de las iniciativas de BI que facilite la gestión del cambio, lo cual supone un elemento crítico para alcanzar los máximos beneficios de estos sistemas. A medida que los entornos de inteligencia de negocio son cada vez más complejos, y las necesidades en el manejo de datos más sofisticadas, la creación de estructuras organizativas que aseguren la eficiencia en su gestión se convierte en una necesidad. Estructuras que pueden materializarse en lo que conocemos como Centros de Competencias de BI u Oficinas Técnicas de BI (Business Intelligence Competency Center - BICC) 3. La implantación de BI requiere de la creación y redefinición de roles en la organización. BI requiere de un liderazgo para establecer la visión, lograr el cambio en la cultura empresarial y obtener el auténtico valor de la iniciativa. Analistas de negocio y finanzas son los consumidores de inteligencia empresarial. Actualmente son los analistas de negocio, mandos intermedios y el departamento de finanzas los máximos consumidores de este tipo de soluciones (gráfico 3.2 y gráfico 3.3). Los analistas de negocio típicamente dedican buena parte de su día a día a generar vistas e informes para que otros usuarios de negocio consuman esta información pero muy a menudo se encuentran con limitaciones por parte de las herramientas que deriva en solicitudes al departamento TIC. Históricamente, las necesidades de los departamentos de finanzas (reporting financiero, planificación & presupuestación & forecasting y, análisis de costes y beneficios) han impulsado la adopción de este tipo de soluciones en la gran mayoría de compañías. De los datos obtenidos en la investigación se desprende que se va a producir la adopción de estas soluciones entre dirección general y usuarios operativos, consumidores de información pre construida (mediante dashboards, reports y alertas) pero con un nivel de necesidad de análisis de los datos inferior. Todavía no existe la intención de extender la información del negocio a clientes, proveedores y socios & partners estratégicos, pero el compartir información en tiempo real de la actividad del negocio puede situarnos en una posición competitiva ventajosa respecto a la competencia. Cada grupo de usuarios y cada organización tienen diferentes tipos de necesidades de información, una correcta infraestructura en este sentido se amoldará fácilmente a estas necesidades, permitiendo a los usuarios acceder a la información utilizando herramientas familiares. Cabe destacar que el uso que el departamento TIC está realizando de las herramientas de BI es para dar respuesta a las necesidades y limitaciones que encuentran los usuarios de negocio en el uso de estas aplicaciones, no como consumidores de este tipo de soluciones. No obstante, es relativamente sencillo el poder incorporar las funcionalidades de análisis y reporting de BI a las métricas de rendimiento del departamento TIC a la organización y de esta manera demostrar cuantitativamente la aportación al negocio. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

13 Análisis, scorecards y... Microsoft Excel. Por qué sigue siendo Excel una de las principales herramientas de BI? (ver gráfico 4.1). Los sistemas de BI hasta la fecha han tenido problemas gestionando lo urgente y lo inespe- rado debido a su orientación data centric, es precisamente aquí y en su facilidad de uso donde las hojas de cálculo destacan. Muchos proveedores ofrecen la integración de sus funcionalidades de BI con Microsoft Excel más allá de la simple exportación de contenidos, de tal manera que las empresas pueden utilizar las herramientas de productividad personal permitiendo navegar por los datos, añadir comentarios e incluso escribiendo direc- tamente sobre los modelos analíticos e informes, utilizando las aplicaciones con las que los usuarios están más familiarizados y eliminando las posibles barreras de adopción. Como se deriva de los resultados obtenidos las capacidades de las soluciones de BI de integración tanto con aplicaciones de productividad personal como con sistemas ERP, CRM o portales corporativos son unas de las partidas que va a ver incrementado su uso en los próximos 12 a 24 meses y a las que se les otorga una importancia creciente dentro del portafolio BI. Si se ordenan las respuestas en cuanto a la importancia que se otorga a cada una de las categorías de las soluciones de BI que se están utilizando en las compañías entrevistadas los resultados son claros. Las funcionalidades Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

14 que realmente son el core de las empresas en cuanto al uso de BI son las que podríamos llamar tradicionales (ver gráfico 4.1): el análisis multidimensional u OLAP, los cuadros de mando integrales ó scorecards (gestión y visualización mediante mapas estratégicos del rendimiento, objetivos asociados y seguimiento del progreso de los mismos), Microsoft Excel, business query & reporting (creación y generación de informes ad hoc a partir de datos existentes en un repositorio de información) y finalmente, los dashboards (resumen visual de la información utilizados para mostrar lo que está ocurriendo en la organización de un vistazo). De la investigación se desprende que se va a producir un impulso en: 1. Proyectos de implantación de scorecards y dashboards (el 37,5% y el 41,7% respectivamente de las compañías tienen previsto realizar inversiones en estos ámbitos en los próximos 12 a 24 meses), fruto de la necesidad de obtener información agregada y fiable para la adecuada monitorización de la actividad del negocio. Estas soluciones además se van a ver favorecidas por la necesidad acuciante de tomar decisiones en tiempo real mediante el llamado BI Operacional 2 (con una previsión de inversión del 20,8%). Mientras que los sistemas de BI tradicionales analizan la información histórica, el principio motor del BI Operacional es reducir el tiempo de respuesta de la compañía ante una desviación o un evento crítico en los procesos de negocio. 2. Soluciones de planificación, presupuestación, reporting y consolidación financiera (con un 29,2% de previsión de inversión en los próximos 12 a 24 meses). En este segmento del mercado han existido un número muy relevante de adquisiciones a medida que fabricantes de ERP y BI han detectado las grandes oportunidades que se presentan provocando que productos de BI y de gestión del rendimiento converjan cada vez más en una única plataforma. 3. Movilización de los servicios de BI que permite a los usuarios acceder a los objetos analíticos a través de dispositivos móviles (con un 29,2% de previsión de inversión en los próximos 12 a 24 meses) para facilitar a los usuarios el acceder a la información cuándo y dónde sea. Las funcionalidades de análisis predictivo y data mining son todavía a día de hoy un coto acotado para unos segmentos muy específicos de compañías y reservado para usuarios muy especializados. Es importante dar respuesta a las preguntas sobre el pasado pero eso no basta para ofrecer soporte completo a la toma de decisiones. Las soluciones BI deben extender sus capacidades analíticas para realizar análisis predictivos en grandes cantidades de datos y realizar segmentaciones, identificar los factores que influyen en los resultados, encontrar patrones de comportamiento entre los clientes ó realizar simulaciones de riesgos mostrando la probabilidad de un resultado cuando una alternativa es elegida. En un esfuerzo de hacer que las suites de BI miren hacia el futuro en lugar de presentar datos históricos, algunos fabricantes están incorporando funcionalidades de data mining y análisis predictivo en su portafolio. Esto no significa que estas funcionalidades se vayan a convertir en el core de las herramientas de inteligencia empresarial, sino más bien que los resultados de esos análisis puedan incorporarse rápidamente en el proceso de toma de decisiones. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

15 Dónde están los beneficios? Llama poderosamente la atención el hecho que comparando beneficios espeno se cumpla en ninguno de los casos (a excepción de la optimización de los servicios de atención al cliente). Nos encontramos ante inversio- rados respecto a los conseguidos (ver gráfico 5.1), la consecución de estos últimos nes complejas y costosas, de muy largo recorrido, con un impacto importante en el negocio y en la utilización que de la información este hace. Los proyectos exitosos de BI son aquellos que siguen un plan de implantación realista y progresivo. Para demostrar un impacto de la inversión a corto plazo, las compañías deberán comenzar por la implementación de los módulos y funcionalidades más reclamadas por los usuarios y con mayor potencial de ROI para la empresa. Para implantar con éxito una solución BI la gestión del cambio es primordial tanto a nivel de negocio como a nivel técnico para asegurar la máxima adopción por parte del usuario final. Es difícil implantar una solución de este tipo en empresas sin una mentalidad de uso intensivo de la información, sin un plan de formación o con una cultura corporativa demasiado orientada a los resultados a corto plazo. La involucración del negocio es primordial. El apoyo de la dirección y la implicación de los usuarios y responsables de negocio es básica para conseguir el éxito en la adopción de una iniciativa BI (ver gráfico 5.2). Aun- que no debería ser así, el DTIC es el principal ipal impulsor de las iniciativas BI. Todavía no existe suficiente conocimiento, involucración y liderazgo desde el resto de áreas funcionales y la dirección general. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

16 Como se demuestra de los resultados obtenidos en la investigación, las compañías que han valorado más positivamente sus experiencias en la utilización de BI son las que como características unánimes han contado con el apoyo de la dirección y la alta involucración de las áreas funcionales. Los objetivos de los proyectos de BI deben estar muy claramente definidos y acotados alineados siempre con el negocio. La iniciativa de BI debe estar supeditada a la estrategia de la compañía y no al contrario, la tecnología es una herramienta para facilitar la estrategia pero en ningún caso debe ser el eje central o el punto de partida del proyecto. Las herramientas de BI son dependientes de la calidad de los datos que tenemos en nuestra organización, los datos como entidad por sí misma no aportan valor añadido al negocio y las soluciones de inteligencia empresarial no son nada si no disponemos de datos fiables. Son aquellas compañías que han gestionado adecuadamente la calidad de los datos las que han evitado los problemas derivados de la toma de decisiones basada en información errónea. Para evitar estos problemas, las compañías han definido un conjunto de políticas y procedimientos que combinados establecen los procesos que supervisan el uso y gestión de los datos para transformarlos en un activo estratégico con el fin de mejorar la calidad de los datos y solucionar las posibles inconsistencias, obtener ventajas competitivas transformando los datos en información, gestionar el cambio en relación con el uso de los datos y finalmente cumplir con regulaciones y estándares internos y externos. La calidad de los datos y el rendimiento de la solución, problemas recurrentes. Las principales barreras encontradas durante el proceso de implantación de soluciones de BI tienen que ver mayoritariamente con temas relacionados con los datos (calidad de los datos, gestión de grande volúmenes de datos y confidencialidad de los datos) (ver gráfico 5.3) con una media del 3,4 sobre 5. La ausencia de planificación de las fases de limpieza y normalización de datos y posterior integración y migración es uno de los puntos que echa por tierra numerosas implantaciones. Adicionalmente muchos problemas técnicos a medio plazo provienen de la incapacidad de algunas herramientas de BI de soportar importantes crecimientos en el volumen de datos derivando en graves problemas de rendimiento. Durante el proceso de selección de la herramienta se han de anticipar las expectativas reales de uso y crecimiento de datos, y medir cómo la solución cubre estas necesidades; las compañías consumen demasiado tiempo evaluando si la herramienta seleccionada dispone de funcionalidades completas (que difícilmente llegan a utilizarse al 100% durante la explotación del sistema) cuando los problemas reales de estas soluciones se centran en el rendimiento y el tiempo de respuesta. Destaca el hecho que las compañías entrevistadas encuentran barreras relacionadas con aspectos corporativos y con aspectos de producto en una escala muy parecida (un 2,8 sobre 5 versus un 2,7 sobre 5). En primer lugar manifiestan que la gestión del cambio es una importante problemática para obtener los máximos beneficios de la iniciativa de BI; posteriormente han encontrado problemas de integración con plataformas existentes, en este sentido las compañías deben evaluar con detalle las capacidades de integración con aplicaciones críticas existentes, desde el ERP hasta aplicaciones de recursos humanos y financieras. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

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18 5. EL NIVEL DE SATISFACCIÓN Finalmente la satisfacción se alcanza a largo plazo pero no con el coste. Las empresas entrevistadas manifiestan una satisfacción media de 3,20 puntos sobre 5 con el proyecto (ver gráfico 6.1). Después de las problemáticas encontradas durante el proyecto con temas relacionados con los datos finalmente manifiestan un grado de satisfacción elevado (3,95 puntos sobre 5) con la calidad de la información proporcionada a los usuarios finales. Conseguir esto no resulta fácil especialmente en el caso de compañías con fuentes de información dispersas y ecosistemas de aplicaciones complejos que integrar dentro del datawarehouse pero los beneficios obtenidos de este esfuerzo son exponenciales. A continuación encontramos un nivel de satisfacción de 3,38 puntos sobre 5 para temas relacionados con aspectos corporativos; especialmente en la consecución de los objetivos de negocio planteados y el incremento de la productividad de los usuarios. Con una valoración muy próxima a la anterior (3,32 puntos sobre 5) encontramos los aspectos del proyecto de BI relacionados con el producto principalmente en cuanto a facilidad de uso, funcionalidades completas y autonomía del usuario; si bien estos aspectos están muy acotados en cuanto a las capacidades de los usuarios, típicamente cuando el usuario de negocio quiere hacer un análisis o un informe que se sale de lo habitual es obligatorio el ponerse en contacto con el departamento TIC para resolver el problema. Siguen siendo habituales las problemáticas de implantación de nuevos requerimientos, el rendimiento y el tiempo de respuesta del producto aspecto que como hemos visto anteriormente tiene mucho peso en la compra de una determinada solución. No obstante, los indicadores relacionados con el coste (coste del proyecto, coste del mantenimiento y ROI medible) que es el cuarto aspecto que condiciona la elección de la solución, son precisamente los peor valorados por las empresas usuarias con una diferencia significativa respecto los grupos anteriormente comentados (2,48 puntos sobre 5). El modelo y el coste del mantenimiento de las licencias exige un cambio. Este conjunto de variables son los peor valorados con una puntuación media de 2,85 puntos sobre 5, donde se penaliza especialmente el modelo de licencias y el coste de mantenimiento asociado al mismo (ver gráfico 6.2). Pese a que la estrategia de algunos de los fabricantes de BI está empezando a ofrecer una mayor especialización sectorial de sus soluciones las compañías entrevistadas todavía no se muestran satisfechas con el conocimiento sectorial que los fabricantes tienen de su sector de actividad. A las soluciones de BI aún les queda un largo camino que recorrer en este sentido para además poder acelerar los plazos de implantación y realizar una puesta en marcha ágil de los proyectos. Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

19 (3,61) (3,32) (3,38) (2,48) 6. BI 2.0: LA NUEVA GENERACIÓN El uso de las soluciones de Business Intelligence está en pleno proceso de transformación. Históricamente, estas soluciones han ayudado a las organizaciones con cuestiones clave tales como el reporting rutinario, alertas y monitorización del negocio. Sin embargo, todas estas tareas están basadas en cantidades masivas de datos al- macenados en grandes repositorios de datos corporativos que tradicionalmente han sido de difícil acceso a los usuarios de negocio. Aunque estos métodos eran suficientes en el pasado cuando las necesidades de obtener información eran predecibles y rutinarias, las necesidades actuales de explotación de la información han cambia- do drásticamente. Los usuarios de negocio y las organizaciones necesitan tener la habilidad para identificar rápidamente problemáticas, causas y oportunidades de mejora. Una vez estas problemáticas se identifican, han de ser monitorizadas y distribuidas de manera adecuada a lo largo de la compañía. Con el enfoque tradicional de las soluciones de BI, crear y mantener de manera efectiva los análisis puede llevar meses y requiere de recursos caros para su implan- tación y posterior mantenimiento. Y una vez han sido creados, probablemente se ha perdido la oportunidad y ha surgido una nueva situación completamente distinta. La aparición del concepto BI 2.0 viene impulsado por una serie de requerimientos de negocio que tienen como objetivo mejorar la eficiencia y la eficacia de este tipo de soluciones: Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero

20 Autonomía real de los usuarios. El hecho de generar todos los objetos analíticos que los usuarios necesitan para poder analizar su área de negocio requiere de una cantidad de recursos infinitamente superior a los que cualquier departamento TIC tiene acceso y genera un cuello de botella en la creación de nuevos objetos. Es necesario que las soluciones BI 2.0 faciliten a los usuarios el definir nuevos objetos analíticos por sí solos, dando soporte a unas capacidades de auto servicio que no son posibles con soluciones tradicionales. Explorar, describir y predecir para ejecutar la estrategia de negocio. Las soluciones tradicionales de BI dan respuesta principalmente a las cuestiones de negocio del pasado ofreciendo un acceso básico a la información que tan sólo es el punto de partida del proceso de investigación, no permitiendo a los usuarios el hecho de ver fácilmente la foto completa. Gracias a la aplicación de diferentes técnicas, la nueva generación de soluciones de BI permite al usuario explorar los datos (agregar, desagregar y cambiar de perspectiva), describir los datos (mediante técnicas analíticas descriptivas como el clustering, profiling y diagramas de Venn) y, ejecutar análisis predictivos o minería de datos (valores esperados, reglas de asociación, árboles de decisión, etc.) respondiendo a cada posible cuestión de manera rápida y fácil. Las soluciones de BI 2.0 han de ser capaces de realizar cruces de datos, queries y, visualizar y crear informes sobre la marcha dependiendo de donde el proceso analítico lleve al usuario. Este proceso no ha de estar limitado a datos agregados, la tecnología subyacente ha de permitir al usuario acceder hasta el mayor nivel de granularidad y detalle que precise para dar respuesta a las cuestiones que se le plantean. El proceso de exploración y análisis de los datos para obtener un verdadero conocimiento de la información contenida en ellos requiere de las capacidades de ver dentro de la situación para comprender realmente las circunstancias del evento y las relaciones causa-efecto. Este profundo entendimiento de la situación incluye la capacidad de ver: qué ha pasado y qué podemos esperar en el futuro; cuándo han ocurrido los eventos y cuándo podemos esperar futuras ocurrencias; y finalmente, por qué existen las condiciones actuales y por qué podemos esperar futuros impactos. Desde este punto de vista es evidente que los sistemas de inteligencia empresarial mayoritariamente adoptados (OLAP, scorecards y dashboards) carecen de las capacidades de generar un auténtico cuerpo del conocimiento sobre los datos ofreciendo unas capacidades de análisis realmente limitadas, capacidades que ya ofrecen las herramientas BI 2.0, como por ejemplo el análisis dinámico de datos. El obtener conocimiento de los datos es un proceso complejo, depende de una combinación de tecnología y de personal capacitado; analistas de negocio con una visión holística de los datos capaces de ver la historia más allá de los números. El papel de la tecnología es el de maximizar las oportunidades de obtener conocimiento de los datos, facilitando y mejorando las capacidades de los analistas de negocio de crear esta perspicacia de la información. Técnicas de visualización avanzada para facilitar la toma de decisiones. Las soluciones de BI 1.0 generan informes de texto con gran cantidad de datos, gráficos estáticos y dashboards. De hecho, los dashboard se han convertido en el santo grial de muchos de los males del Business Intelligence. Estos objetos analíticos permiten dar un vistazo a información agregada pero muy a menudo son un callejón sin salida para una auténtica comprensión del problema, hecho agravado con problemas de diseño que ocultan el verdadero significado o no comunican adecuadamente las respuestas a determinadas situaciones (por ejemplo por qué está ocurriendo un determinado patrón de comportamiento). El BI 2.0 ha de ofrecer una mejor y más ágil manera de detectar pa- Tendencias en el uso de Business Intelligence. Enero