1. Introducción Se elaboró el Procedimiento para la Gestión de Cheques con el fin de definir las instancias que intervienen en el proceso.

Transcripción

1 Página 1 de Introducción Se elaboró el Procedimiento para la Gestión de Cheques con el fin de definir las instancias que intervienen en el proceso. Este procedimiento identifica la actividad general del procedimiento y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que debe realizarse para efectuar el procedimiento para la Gestión de Cheques, identificando al responsable de cada actividad. El grado de detalles con el que fue elaborado es útil para las actividades de capacitación e inducción, sobre todo cuando se trata de empleados de reciente ingreso al Instituto y permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional. 2. Objetivo Establecer los mecanismos necesarios para llevar a cabo el procedimiento y efectuar la Gestión de Cheques y agilizar la elaboración de los mismos. Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar este. 3. Alcance Este documento es aplicable a Nivel Central en Tegucigalpa y a nivel Regional 4. Definiciones IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social. FACTURA: Es un documento mercantil y que constituye un título valor, que hace constar la adquisición entrega de un bien o servicio, en el cual se especifica la fecha de la operación, el nombre de las partes que intervienen en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, la forma de pago entre otros conceptos BLOQUEO FINANCIERO: Al bloquear una factura, Gestión financiera no se puede pagar la factura. Las facturas pueden bloquearse de forma automática o manual. El pago de una factura puede bloquearse por uno de los siguientes motivos: : memorando 519- : 14- Organización y

2 Página 2 de 12 Desviaciones en una posición de pedido Importe de una posición de factura Bloqueo estocástico Bloqueo manual DESBLOQUEO: permitir la libertad al sistema al verificar que la contabilización esta correcta ORDEN DE PAGO: Documento resumen en el que se detallan las facturas a las cuales se les debe realizar el respectivo pago, ya sea por prioridad o por Proveedor. CHEQUE BANCARIO: Documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta, extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento. SISTEMA SAP: Significa sistema, aplicaciones y productos en procesamiento de datos, comprende varios módulos completamente integrados que abarca todos los aspectos de la administración empresarial, cada módulo realiza una función diferente pero está diseñado para trabajar con otros módulos. Los módulos de aplicación son: a.- Gestión Financiera (libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales etc.) b.- Controllin (Co) ( gastos generales, costos de productos, cuenta de resultados, centros de beneficio) c.- Tesorería (TR): (Control de Fondos, Gestión Presupuestaria) d.- Gestión de personal (HR) (gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal) etc. TRANSACCION MIRO: Sirve para la verificación de las facturas logística, esta transacción será utilizada por el contador cada vez que necesite registrar comprobantes de pago por compras efectuadas : memorando 519- : 14- Organización y

3 Página 3 de 12 TRANSACCIÓN F110 : Se utiliza para efectuar pagos automáticos en SAP se divide en dos fases: propuesta de pago y ejecución del pago TRANSACCION F-44: Se utiliza en el módulo de Tesorería para efectuar la compensación del/los pagos al proveedor TRANSACCION FMX1: Es la utilizada en el módulo de presupuesto para crear reservas presupuestales TRANSACCIÓN FB60: Sirve al contador para el ingreso en el sistema SAP de las facturas y la contabilización en el sistema financiero 5. Referencias Documentos Externos Facturas Garantía Documentos Internos contrato Reporte Programación de pagos Propuesta de pago Cheques Orden de Pago 6. Responsabilidad y Autoridades Son responsables de la supervisión y velar por la correcta implementación de este procedimiento la Gerencia Administrativa y Financiera y Tesorería. La Unidad de Auditoría Interna, efectuara fiscalizaciones para verificar que el mismo se efectué correctamente. : memorando 519- : 14- Organización y

4 Página 4 de Procedimiento SUB-GERENCIA DE REGISTROS CONTABLES Contador 7.1 Se registran y bloquean las facturas en el sistema del módulo de finanzas, se envían las facturas tanto en físico como por sistema a la Gerencia Administrativa y Financiera. (facturas) Se registran las facturas de forma directa en el sistema SAP desde el módulo de Finanzas Las facturas quedaran bloqueadas para su posterior liberación Se notifica a la Gerencia Administrativa y Financiera y se le envían las facturas en físico. GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Secretaria 7.2 Recibe, registra y traslada facturas en físico al Analista Administrativo/Analista Financiero (facturas) Traslada factura y la documentación soporte adjunta al Analista Administrativo/Analista Financiero para su verificación previo firma en libro de control Analista Administrativo/Analista Financiero 7.3 Recibe, revisa documentos, clasifica facturas de cuentas por pagar ( facturas ctas por pagar ) Revisa la documentación recibida de la Sub-Gerencia de Registros Contables Clasifica las facturas de cuentas por pagar 7.4 Verifica que la documentación legal esté vigente : garantía y contrato ( Garantía Bancaria y Contrato) Si no cuenta con la vigencia de la documentación legal (garantía o Contrato) Solicita la garantía al proveedor o el contrato a la Unidad de Asesoría Legal Si cuenta con la vigencia de la documentación legal sigue con el proceso de revisión : memorando 519- : 14- Organización y

5 Página 5 de Verifica si los montos, fechas, cantidades en la factura, solicitud de pago y que la documentación soporte estén correctos (Facturas de cuentas por pagar) Revisa que en las facturas estén correctos los datos de montos, fechas, cantidades en la factura, solicitudes de pago y que la documentación soporte este completa Si en las facturas no están correctos los datos, solicita las correcciones según sea el caso a la Unidad Solicitante Si en las facturas los datos están correctos continúa con el proceso de revisión 7.6 Verifica que la documentación en físico esté acorde con lo descrito en el sistema SAP Compara las facturas recibidas físicamente con los montos registrados en el sistema SAP Si los montos registrados no estan acordes con lo registrado en el sistema SAP devuelve la documentación a la Sub-Gerencia de Registros Contables para que se realicen las correcciones Si la documentación está acorde con lo descrito en el sistema SAP cambia el tipo de bloqueo en el sistema a letra F (bloque financiero) y envía la información por el sistema a Tesoreria 7.7 Remite por memorando la documentación de cuentas por pagar a Tesorería (Memorando) Remite la documentación soporte a Tesorería mediante memorando para que continúe con el trámite Analista Administrativo 7.8 Recibe, revisa y clasifica los documentos de cuentas por pagar, compara con facturas registradas en el sistema, traslada a (Facturas) revisa y clasifica los documentos de cuentas por pagar Compara los documentos físicos con las facturas registradas en el sistema listos para efectuar el pago Traslada la documentación a 7.9 Genera reporte de facturas de cuentas por pagar, consulta disponibilidad de efectivo (reporte de facturas En el sistema genera el reporte de facturas de cuentas por pagar listas para realizar el pago según sean las prioridades de pago : memorando 519- : 14- Organización y

6 Página 6 de Consulta la disponibilidad de efectivo para efectuar el pago 7.10 Presenta reporte de facturas de cuentas a pagar y disponibilidad de efectivo a la Gerencia Administrativa y Financiera (Reporte de facturas) Presenta el reporte de facturas de las cuentas por pagar junto con la disponibilidad de efectivo para pago en la Gerencia Administrativa y Financiera GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Gerente/Sub-Gerente Financiero 7.11 Recibe y revisa reporte de facturas para pago, selecciona y autoriza los Pagos, indica la Forma de pago anotando en el reporte y devuelve a Tesorería (reporte de facturas) Revisa, selecciona y autoriza los pagos según prioridad en el reporte presentado por Tesorería El orden de prioridad es el siguiente: Tramites urgentes ordenados por el nivel superior Pagos próximos a vencer (servicios públicos, impuestos, retenciones judiciales, etc.) Contratos Facturas con mayor antigüedad Pagos varios La forma de pago que puede ser por : por cheque, línea de crédito o Transferencia de fondos Indica a Tesorería que la forma de pago será por cheque y lo anota en el reporte Devuelve el reporte de pago autorizado a Tesorería 7.12 Recibe y revisa la programación de pagos de las facturas, desbloquea en el sistema las facturas autorizadas para pago (programación de pago) Revisa la programación de pago de las facturas : memorando 519- : 14- Organización y

7 Página 7 de Desbloquea en el sistema SAP las facturas de cuentas por pagar de acuerdo a la programación autorizada para los pagos 7.13 Genera propuesta de pago autorizada por cheque (Propuesta de pago) Una vez ejecutado el desbloqueo de las facturas en el sistema SAP, genera la propuesta de pago autorizada por cheque Si el pago autorizado no es por cheque se remite al Procedimiento Administrativo Para Efectuar el trámite de pago por Línea de Crédito o por Transferencia de Fondos (actividad 6 en adelante del diagrama de flujo) Si el pago autorizado es por cheque elabora e imprime orden de pago y cheque en el sistema SAP, y remite el cheque para firma y sello al Director Ejecutivo( procedimiento para efectuar trámite de pago por cheque bancario) 7.14 En el sistema SAP al efectuar la impresión del cheque se realiza la compensación de las facturas de las cuentas por pagar, saldando el documento de la partida de pago(debe) imprime cheque efectúa en el sistema SAP la compensación de las cuentas por pagar salda la partida de pago en el Debe DIRECCION EJECUTIVA Director Ejecutivo 7.15 Recibe, revisa, firma, sella y devuelve los cheques a Tesorería (cheques) El Director Ejecutivo revisa, firma y sella los cheques Devuelve los cheques autorizados a Tesorería 7.16 Recibe y revisa cheques firmados y sellados por el Director Ejecutivo( cheques) Revisa que los cheques estén firmados y sellados por el Director Ejecutivo en caso de que el pago sea mediante cheque 7.17 Entrega documentos al área de caja, para la entrega de cheques al consignatario (documentos) Entrega los documentos al cajero pagador para su entrega al consignatario : memorando 519- : 14- Organización y

8 Página 8 de 12 Area de caja Cajero Pagador 7.18 Recibe y revisa documentos. entrega cheques a consignatarios, adjunta orden de pago y vaucher a los documentos de pago y traslada a la Sub-Gerencia de Registros Contables (Orden de pago, cheques) Revisa los documentos e pago Previa firma en libro de control al revisar los documentos personales entrega el/los cheques a los consignatarios Traslada documentos con orden de pago y vaucher adjunto a la Sub-Gerencia de Registros Contables SUBGERENCIA DE REGISTROS CONTABLE Contador 7.19 Recibe, revisa, y archiva los documentos de pago mediante cheque Revisa la documentación del pago Verifica que el comprobante de pago está registrado en la transacción MIRO del sistema SAP Archiva los documentos 7.20 FIN DEL PROCEDIMIENTO. : memorando 519- : 14- Organización y

9 Página 9 de 12 8 Diagrama de Flujo MACRO FLUJOGRAMA: Sub-Gerencia de Registros Contables Contador Gerencia Administrativa y Financiera Secretaria Analista Administrativo/ Analista Financiero INICIO Se registran y bloquean las facturas en el sistema del modulo de finanzas, se envían las facturas tanto en físico como por sistema a la Gerencia Administrativa y Financiera Facturas Recibe, registra y Traslada facturas en físico al Analista Administrativo/ Analista Financiero Facturas Recibe, revisa documentos, clasifica facturas de cuentas por pagar Facturas cuentas por pagar Verifica que la documentación legal esté vigente: Garantía y Contrato NO CUENTA CON LA VIGENCIA LA DOCUMENTACIÓN? Solicita la garantia al proveedor o el contrato a la Unidad de ASESORIA Legal Sigue con el proceso de revisión SI Verifica si los montos, fechas cantidades en la factura, solicitud de pago y que la documentación soporte esten correctos NO ESTAN CORRECTOS LOS DATOS EN FACTURAS SI Solicita la garantia al proveedor o el contrato a la Unidad de Asesoría Legal Sigue con el proceso de revisión 1 : memorando 519- : 14- Organización y

10 Página 10 de 12 Gerencia Administrativa y Financiera Analista Administrativo/ Analista Financiero 1 MACRO FLUJOGRAMA: Analista Administrativo Tesorería Gerencia Administrativa y Financiera Gerente/Sub-Gerente Financiero Verifica que la documentación en físico este acorde con lo descrito en el sistema SAP no Devuelve la documentaci ón a la Sub- Gerencia de Registros Contables para que se realisen las correcciónes LAS FACTURAS RECIBIDAS EN FÍSICO ESTAN ACORDE CON EL SISTEMA SAP? si cambia el tipo de bloque a letra F (bloque financiero) y envía la información por el sistema a Tesorería Remite por memorando la documentación de cuentas por pagar a Tesorería Memorando remisión de documentos Recibe, revisa y clasifica documentos de cuentas por pagar, compara con facturas registradas en el sistema, traslada a Facturas Genera reporte de las facturas de cuentas por pagar consulta disponibilidad de efectivo Reporte de facturas Presenta reporte de facturas de cuentas a pagar y disponibilidad de efectivo a Gerencia Administrativa y Financiera Reporte de facturas Recibe y Revisa la programación de pagos de las facturas, desbloquea en el sistema las facturas autorizadas para pago Programación de pago Recibe y Revisa reporte de facturas para pago, selecciona y autoriza los pagos, indica la forma de pago anotando en el reporte y devuelve a Tesorería Reporte de facturas 2 : memorando 519- : 14- Organización y

11 Página 11 de 12 2 Tesorería Genera propuesta de pago autorizada por cheque Propuesta de pago MACRO FLUJOGRAMA: Direccion Ejecutiva Director Ejecutivo Recibe, revisa, firma, sella y devuelve los cheques a Tesorería Cheques Recibe y revisa cheques firmados y sellados por el Director Ejecutivo Cheques firmados Tesorería AREA DE CAJA CAJERO PAGADOR Sub-Gerencia de Registros Contables Contador NO CONTIENE LOS PAGOS AUTORIZADOS? Si el pago autorizado no es por cheque se remite al procedimiento administrativo efe ctuar ramite de pago por linea de credito o transferencia de fondos SI Si el pago autorizado es por cheque, elabora e imprime la orden de pago y cheque en el sistema SAP, remite el cheque a firma y sello a la Dirección Ejecutiva en el sistema SAP al efecturar la impresión del cheque se realiza la compensación de las facturas de las cuentas por pagar, saldando el documento de la partida de pago (debe) Entrega documentos al área de caja para la entrega de cheques al consignatario Documentos Recibe y revisa documentos, entrega cheques a consignatarios, adjunta orden de pago y vaucher a los documentos de pago y traslada a la Sub- Gerencia de Registros Contables Documentos Orden de pago Cheques Recibe, revisa y archiva los documentos de pago mediante cheque FIN DEL PROCEDIMIENTO 3 : memorando 519- : 14- Organización y

12 Página 12 de 12 9 Anexos 9.1 Facturas 9.2 Garantía 9.3 Contrato 9.4 Reporte 9.5 Programación de pagos 9.6 Propuesta de pago 9.7 Cheques 9.8 Orden de Pago 10 Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados 1 18/07/2012 9/10/2012 Actualizado por Documento Nuevo Estudiante de Ing. Industrial Daniel García 2 Obs. Memo 252- GAYF-2013 LIC. Keila R. Pinto Figueroa Autorizado por: : memorando 519- : 14- Organización y