MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

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1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS MACROPROCESO: VINCULACIÓN PROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS Control de la versión actual Versión 1 Revisado por: Elaborado por: Ing. Janela Encalada Dirección de Ing. Sebastián Suarez Firma 09 may mar 2016 Técnico de Planificación Firma

2 Tabla de contenido 1. IDENTIFICACIÓN DEFINICIONES Y ABREVIATURAS RESPONSABILIDADES FICHA DEL PROCESO PROCESOS MACRO PROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESO DE DEFINICIÓN DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES PROCESO DE PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO PROCESO DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO PROCESO DE SEGUIMIENTO EX POST INDICADORES INDICADOR DEL PROCESO DE PRESENTACIÓN Y CREACIÓN DE PROGRAMAS O PROYECTOS DE VINCULACIÓN NÚMERO DE PROYECTOS APROBADOS INDICADOR DEL PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS HISTORIAL DE CAMBIOS Página 2 24

3 1. IDENTIFICACIÓN MATRIZ: MI MISIONALES MACRO PROCESO: MI 03 VINCULACIÓN PROCESOS: MI VI01 Gestión de proyectos SUB PROCESOS: MI VI01 01 Definición de programas institucionales Presentación y aprobación de proyectos Ejecución del proyecto Seguimiento del proyecto Cierre del proyecto Seguimiento ex post PROCESOS RELACIONADOS: AP GF01 01 AP GF01 02 Ejecución Presupuestaria Reformar Presupuesto DEFINICIÓN Y ALCANCE: Definir los pasos necesarios para el proceso de gestión de proyectos de vinculación incluye la ejecución, seguimiento, cierre y seguimiento expos. OBJETIVOS: Facilitar los procesos operativos relacionados con actividades de gestión de proyectos. 2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS PROYECTO: Según el PMBOK, un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, y tiene la característica de ser naturalmente temporal, es decir, que tiene un inicio y un final establecidos, y que el final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. PROGRAMA: Hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre sí y que son de similar naturaleza.1 PRÓRROGA: El período suplementario para cumplir con las metas y actividades establecidas en el proyecto. 1 programa proyecto actividad.html Página 3 24

4 3. RESPONSABILIDADES DEL RECTORADO Analizar la aprobación o no de programas de vinculación recomendados por la Comisión de. Considerar la aprobación o no de la ejecución de proyectos de vinculación. Conocer el cierre y resultados de proyectos de vinculación. DE LA COMISIÓN DE VINCULACIÓN Revisar las propuestas de programas institucionales presentados por la Dirección de y recomendar su aprobación ante el Rectorado. Analizar las propuestas de proyectos y evaluar si se recomienda o no su ejecución ante el Rectorado. Emitir observaciones en caso de ser necesario. Apoyar en el seguimiento de proyectos de vinculación y emitir observaciones y/o recomendaciones sobre el avance del mismo. Analizar la suspensión de proyectos en casos debidamente justificados. Aprobar las solicitudes de prórrogas presentadas. DE LA DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN Consolidar información de las carreras, emitida por los Coordinadores de, proponer los programas institucionales en base a las fortalezas de las carreras en áreas de vinculación. Consultar a expertos, en el caso de requerirlo, para la evaluación de programas institucionales. Propone la creación de programas institucionales ante la Comisión de. Analizar la sustentabilidad del proyecto. Emitir observaciones sobre las propuestas de proyectos presentadas, si es necesario. Realizar los requerimientos de subcontratos, materiales, suministros, horas de vinculación y de ejecución presupuestaria. Analizar la necesidad de formalizar el seguimiento expos y monitorear la ejecución del mismo. Revisar los avances de los distintos proyectos, actualizar y archivar su información. Realizar el acta de inicio y cierre del proyecto cuando sean requeridas. Gestionar los desembolsos y requerimientos necesarios para la ejecución del proyecto. Reportar las horas asignadas para proyectos de vinculación a la Dirección de Talento Humano. Si se requiere modificar en el distributivo las horas de vinculación de docentes, notificar a Talento Humano sobre el cambio en la asignación de horas de vinculación. Crear las actas de inicio y cierre del proyecto con el Director del mismo. Mantener actualizada la información relacionada con seguimiento, resultados y cierre de proyectos. Conocer los informes de seguimiento y cierre de proyectos validados por los coordinadores de vinculación. Comunicar a la Comisión de sobre el avance y cierre de proyectos. Archivar los documentos relacionados con los proyectos de vinculación. Formalizar la ejecución del seguimiento ex post del proyecto. Página 4 24

5 DE LOS COORDINADORES DE VINCULACIÓN Definir las áreas de trabajo de vinculación de las carreras de su facultad, en base a la pertinencia, fortalezas y perfil de egreso de las mismas. Analizar la pertinencia de los proyectos de vinculación presentados por los docentes de su facultad. Revisar si las propuestas de proyectos se encuentran alineadas con los ejes de vinculación y a programas institucionales. Solicitar el aval académico del proyecto a la Junta Académica. Remitir a la Dirección de el proyecto con la aprobación del Consejo de. Realizar observaciones sobre el programa o proyecto, si lo encuentran necesario. Validar los informes periódicos de seguimiento y cierre de los proyectos de vinculación. Coordinar acciones preventivas y correctivas durante la ejecución del proyecto, en el caso de ser necesario. DEL DIRECTOR DEL PROYECTO Coordinar y dirigir las actividades planificadas para la consecución de los objetivos del proyecto. Garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto respetando siempre los criterios de calidad y ética. En caso de que existan inconvenientes en la ejecución del proyecto, planificar acciones a tomar. Elaborar los informes periódicos de seguimiento y cierre del proyecto y presentarlos al Coordinador de de su. Firmar las actas de inicio y cierre del proyecto. Planificar el seguimiento ex post del proyecto y realizar los informes de ejecución del mismo. Informar a la Dirección de sobre los avances del proyecto. Ser custodio de los equipos que se compren para el proyecto. DEL DOCENTE QUE PRESENTA LA PROPUESTA Realizar propuestas de proyectos de vinculación en marcados en los ejes de vinculación y programas institucionales. Ejecutar las acciones referentes al programa o proyecto, darle seguimiento y obtener los resultados del mismo. Modificar las propuestas si recibe observaciones o comentarios por parte de las instancias de evaluación y aprobación. DE LA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN CONTINUA Analizar y recomendar o no los proyectos de vinculación que tengan el componente de educación continua. DEL DECANATO GENERAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO Autorizar o no la ejecución del seguimiento ex post del proyecto en base a la recomendación enviada por la Dirección de. Página 5 24

6 DE LA JUNTA ACADÉMICA Analizar la emisión de un aval de las actividades académicas de los estudiantes que participan en proyectos de vinculación. DEL CONSEJO DE FACULTAD Analizar la pertinencia de la ejecución del proyecto y notificar su decisión al Coordinador. DE LOS ESTUDIANTES Y DOCENTES PARTICIPANTES Garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto respetando siempre los criterios de calidad y ética. Mantener informado al director del proyecto sobre las actividades realizadas. DE LA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO Realizar contratos de personal requeridos para los proyectos. Crear una nueva versión del distributivo, para incluir los cambios de asignación de horas en proyectos. DE BODEGA Coordinar el proceso de Pedido de Materiales y Suministros. Página 6 24

7 4. FICHA DEL PROCESO DEFINICIÓN Y ALCANCE: Definir las actividades que conforman el proceso de vinculación con la sociedad, incluye: presentación y aprobación de programas o proyectos, ejecución, seguimiento y cierre del proyecto, seguimiento ex post. OBJETIVOS: Facilitar los procesos operativos relacionados con las actividades de vinculación. RESPONSABLE Dirección de DEL PROCESO ENTRADAS: Propuestas de Programas o Proyectos SALIDAS: Acta de cierre del Programa o Proyecto Informe final de seguimiento ex post. Impactos del proyecto. Liquidaciones económicas. PERIODICIDAD Permanente DE EJECUCIÓN: Página 7 24

8 5. PROCESOS 5.1. MACRO PROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS Página 8 24

9 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL # Ejecutor: Registro: Descripción 1 Unidad de 2 Unidad de 3 Unidad de 4 Unidad de 5 Director del proyecto 6 Unidad de 7 Unidad de 8 Unidad de 9 Unidad de 10 Unidad de 11 Unidad de 12 Unidad de Acta de Inicio Informes Periódicos Acta de cierre Liquidación económica Informe final Presentación y Aprobación de Programas o Proyectos de vinculación con la sociedad. En caso de recomendar la propuesta para su ejecución el proceso sigue en la actividad 3, caso contrario el proceso finaliza. Proceso de Gestión Presupuestaria. Crea un acta de inicio del proyecto. Firma el acta de inicio del proyecto. Proceso de Ejecución del Proyecto. Proceso de Seguimiento del Proyecto. Si se requieren reformas el proyecto sigue en la actividad 9, caso contrario continúa en la actividad 10. Proceso de Reformar el Presupuesto. Si el proyecto no se encuentra terminado el proceso retorna a la actividad 6, caso contrario sigue en la actividad 11. Proceso de Cierre del Proyecto. Proceso de Seguimiento Ex Post Página 9 24

10 5.2. PROCESO DE DEFINICIÓN DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES Página 10 24

11 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL # Ejecutor: Registro: Descripción 1 Coordinadores de Analiza las características de la carrera que se encuentren alineadas con vinculación. 2 Coordinadores de Áreas de trabajo de la carrera Definen las áreas de trabajo de la carrera que son referentes a vinculación. 3 Dirección de Consolida la información. 4 Dirección de Consulta con expertos. 5 Dirección de Programas Institucionales Propone programas institucionales. de 6 Comisión de Recomienda los programas institucionales. 7 Rector Aprueba los programas institucionales. Página 11 24

12 5.3. PROCESO DE PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS Página 12 24

13 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL # Ejecutor: Registro: Descripción 1 Docente Propuesta de Proyecto. Realiza propuesta de proyecto. 2 Docente Si el proyecto se encuentra relacionado con Educación Continua, el proceso sigue en la actividad 3, de lo contrario el proceso continúa en la actividad 7. 3 Docente Formato de proyectos de Educación Continua. 4 Dirección de Educación Continua 5 Dirección de Educación Continua 6 Docente Corrige observaciones. Realiza el formato de Proyectos de Educación Continua. En caso de aceptar el proyecto el proceso avanza a la actividad 7, caso contrario continúa en la actividad 5. Realiza observaciones. 7 Junta Académica Recibe la propuesta del proyecto. 8 Junta Académica En caso de brindar su aval para el proyecto, el proceso continúa en la actividad 10, caso contrario el proceso sigue en la actividad 9. 9 Junta Académica Informe de no aval. Notifica el no aval del proyecto. 10 Junta Académica Informe de aval. Redacta informe de aval. 11 Coordinadores de 12 Coordinadores de 13 Coordinadores de Observaciones. Analiza la pertinencia del proyecto. Si la propuesta es pertinente el proceso sigue en la actividad 15, caso contrario continúa en la actividad 13. Realiza observaciones 14 Docente Corrige las observaciones. 15 Coordinadores de 16 Coordinadores de 17 Coordinadores de 18 Dirección de Observaciones. Analiza si la propuesta está alineada con un programa de vinculación. En caso de que la propuesta no se encuentre alineada con algún programa, el proceso continúa en la actividad 17, de lo contrario el proceso avanza a la actividad 18. Realiza observaciones Analiza la sustentabilidad y metodología del proyecto. Página 13 24

14 19 Dirección de 20 Dirección de 21 Consejo de 22 Consejo de 23 Consejo de 24 Comisión de 25 Comisión de 26 Comisión de 27 Decanato Administrativo Financiero 28 Decanato Administrativo Financiero Observaciones. Acta de aval o no aval. Observaciones. En caso de que la propuesta sea sustentable, el proceso continúa en la actividad 21, caso contrario sigue en la actividad 20. Realiza observaciones. Analiza la pertinencia del proyecto. Notifica la decisión de aval o no aval. En caso de que el proyecto sea avalado por la facultad el proceso continúa en la actividad 24, caso contrario el proceso finaliza. Analiza la ejecución de la propuesta. En caso de que la propuesta sea aprobada, el proceso continúa en la actividad 27, caso contrario sigue en la actividad 26. Realiza observaciones Analiza el financiamiento del proyecto. En el caso de que se recomiende la propuesta el proceso continúa en la actividad 29, caso contrario el proceso culmina. 29 Rectorado Si autoriza la ejecución del proyecto, el proceso continúa en la actividad 31, caso contrario sigue en la actividad Rectorado Proyecto no aprobado. No aprueba la ejecución del proyecto. 31 Rectorado Proyecto aprobado. Recomienda la ejecución del proyecto. Página 14 24

15 5.4. PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO Página 15 24

16 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL # Ejecutor: Registro: Descripción 1 Dirección de 2 Dirección de 3 Dirección de Recursos Humanos 4 Dirección de Formato de información para contratos Nómina Bodega Ejecuta las actividades de acuerdo a los requerimientos de cada proyecto. Requerimiento de subcontratos. Proceso de Subcontratos. Requerimiento de materiales y suministros. 5 Bodega Bodega Proceso de Pedido de Materiales y Suministros. 6 Dirección de 7 Dirección de 8 Dirección de Proyectos Reporta horas de vinculación. Proceso de Ejecución Presupuestaria. Sincroniza las actividades Página 16 24

17 5.5. PROCESO DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Página 17 24

18 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL # Ejecutor: Registro: Descripción 1 Director del Proyecto 2 Coordinador de 3 Coordinador de 4 Coordinador de 5 Coordinador de 6 Coordinador de 7 Coordinador de 8 Coordinador de 9 Director del Proyecto 10 Director del Proyecto 11 Coordinador de 12 Coordinador de 13 Dirección de Informe periódico. Realiza el informe periódico. Recepta el informe periódico. Evalúa el informe. En caso de cumplirse el cronograma el proceso avanza hasta la actividad 11, de lo contrario continúa en la actividad 5. Plantea sugerencias. Acciones preventivas. Acciones correctivas. Cancelación de tareas. Planifica acciones a tomar. Ejecuta las acciones. Si el proyecto ha llegado a su fin el proceso continúa en la actividad 13, caso contrario sigue en la actividad 12. Proceso de Cierre de Proyecto. Conoce el informe periódico. Página 18 24

19 5.6. PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO Página 19 24

20 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL # Ejecutor: Registro: Descripción 1 Director del Proyecto 2 Coordinadores de 3 Coordinadores de 4 Dirección de 5 Dirección de 6 Dirección de 7 Dirección de 8 Director del Proyecto 9 Director del Proyecto 10 Dirección de Informe final. Liquidación económica. Acta de cierre. Periodicidad Tiempos Responsable Realiza el informe final del proyecto. Revisa el avance del proyecto. Evalúa el informe. Realiza el informe de liquidación económica. Conoce y aprueba el cierre del proyecto. Actualizar información en el sistema de proyectos. Crea el Acta de Cierre. Planifica el seguimiento Ex Post. Firma el acta de cierre. Archiva la información del proyecto. Página 20 24

21 5.7. PROCESO DE SEGUIMIENTO EX POST Página 21 24

22 DESCRIPCIÓN PROCEDIMENTAL # Ejecutor: Registro: Descripción 1 Dirección de 2 Dirección de 3 Dirección de 4 Dirección de 5 Dirección de 6 Director del Proyecto/Responsable del seguimiento 7 Director del Proyecto/Responsable del seguimiento 8 Dirección de 9 Decanato Administrativo Financiero 10 Decanato Administrativo Financiero 11 Director del Proyecto/Responsable del seguimiento 12 Director del Proyecto/Responsable del seguimiento 13 Director del Proyecto/Responsable del seguimiento 14 Director del Proyecto/Responsable del seguimiento 15 Director del Proyecto/Responsable del seguimiento Justificación. Indicadores de impacto a monitorear. Observaciones. Impactos del proyecto. Informe de Seguimiento Ex Post. Informe final de seguimiento Ex Post. Verifica el monitoreo del seguimiento Ex Post. En caso de requerirse un seguimiento Ex Post para el proyecto el proceso continúa en la actividad 4, de lo contrario el proceso sigue en la actividad 3. Justifica las razones por las que no se realizará el seguimiento. En caso de que el director del proyecto se encargue del seguimiento el proceso avanza hasta la actividad 6, caso contrario el proceso continúa en la actividad 5. Define un responsable del seguimiento. Define el número de horas requeridas para el seguimiento Ex Post. Define indicadores de impacto a monitorear. Formaliza el seguimiento Ex Post. En caso de autorizar el seguimiento el proceso continúa en la actividad 11, caso contrario el proceso sigue en la actividad 10. Realiza observaciones. Realiza el seguimiento Ex Post. Evalúa impactos del proyecto. Realiza el informe de seguimiento Ex Post. En caso de que se deban realizar más seguimientos el proceso retorna a la actividad 11. Si no se requieren más seguimientos el proceso continúa en la actividad 15. Realiza el informe final de seguimiento Ex Post. Página 22 24

23 6. INDICADORES 6.1. INDICADOR DEL PROCESO DE PRESENTACIÓN Y CREACIÓN DE PROGRAMAS O PROYECTOS DE VINCULACIÓN 6.2. NÚMERO DE PROYECTOS APROBADOS Descripción: Muestra comparación entre los proyectos presentados y los proyectos aprobados. Tipo: Eficacia Fórmula de cálculo: (Proyectos aprobados/proyectos presentados)*100 Unidad: Responsable del Indicador: Frecuencia: Semaforización: Porcentaje Dirección de Cada tres meses Entre 90% 100% Entre 70% 89% Menos de 70% 6.3. INDICADOR DEL PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO Descripción: Muestra los resultados obtenidos al finalizar el proyecto, en términos presupuestarios y de tiempos de ejecución. Tipo: Eficacia Fórmula de cálculo: (Presupuesto ejecutado/presupuesto programado)*100 (Tiempo de ejecución real/ Tiempo de ejecución planificado)*100 Unidad: Responsable del Indicador: Frecuencia: Semaforización: Porcentaje Dirección de Al cierre de cada proyecto Entre 90% 100% Entre 70% 89% Menos de 70% Página 23 24

24 7. ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 8. HISTORIAL DE CAMBIOS Fecha: Actor(es) Proponente(s): Descripción: Página 24 24