Paradigma del Expediente Físico al Expediente Electrónico en el Poder Judicial de la Federación: la experiencia del Tribunal Electoral

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1 Paradigma del Expediente Físico al Expediente Electrónico en el Poder Judicial de la Federación: la experiencia del Tribunal Electoral TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN Lic. Miriam Martínez Meza Directora de Archivos Octubre, 2013

2 MODELO DEL ARCHIVO DEL TEPJF Archivo Jurisdiccional Archivo Administrativo Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Reglamento Interno: Art. 23 Acuerdo General de Transparencia, Acceso a la Información y Datos Personales: Art Lineamientos para la Organización, Descripción y Conservación del : Art. 3

3 FLUJO DOCUMENTAL EN EL TRIBUNAL ELECTORAL FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL TRANSFERENCIA PRIMARIA TRANSFERENCIA SECUNDARIA VALORACIÓN PRIMARIA VALORACIÓN SECUNDARIA DESTINO FINAL UNIDADES VALOR ADMINISTRATIVO VALOR LEGAL VALOR FISCAL O CONTABLE DIRECCIÓN DE ARCHIVOS VALOR INFORMATIVO VALOR EVIDENCIAL VALOR TESTIMONIAL BAJA DOCUMENTAL

4 ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA En el TEPJF la organización de la documentación en cualquier tipo de soporte se lleva a cabo con base en la metodología archivística, la normatividad nacional aplicable y los estándares internacionales en la materia. Acuerdo General de Transparencia, Acceso a la Información y Datos Personales: Art. 43 Lineamientos para la Organización, Descripción y Conservación del. Numeral. 5

5 NORMATIVIDAD EN MATERIA DE ARCHIVOS CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS EUM (Art. 6 fracc.v), LEY FEDERAL DE ARCHIVOS LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES: Artículo 6 LEY FEDERAL SOBRE MONUMENTOS Y ZONAS ARQUEOLÓGICOS, ARTÍSTICOS E HISTÓRICOS: Artículo 36 LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS: Artículo 8

6 Normatividad institucional en materia de archivos Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación: Artículos 201, , 231 DOF 22/11/1996 Disposiciones relativas al Archivo Jurisdiccional de la Sala Superior y de las Salas Regionales. Establece el plazo legal de dos años para la conservación de los expedientes jurisdiccionales antes de remitirlos al Archivo Histórico Reglamento Interno del TEPJF: Artículos 12, 16, 23, 24, 25, 26, 30, 60 DOF 9/10/2009 Estipula la integración de los archivos Jurisdiccional y Administrativo en un concepto único como Archivo Institucional. Dispone la remisión de los expedientes jurisdiccionales al Archivo Histórico del TEPJF Acuerdo General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales: Artículos 36, 37, 41, 43, 44, 45, 46. DOF 22/10/2008 Establece los criterios generales para la organización de los archivos del TEPJF Establece que serán las salas las que determinen el destino final de los expedientes jurisdiccionales Lineamientos para la Organización, Descripción y Conservación del del TEPJF DOF 15/02/2010 Disposiciones específicas para la organización, descripción y conservación de los archivos de Trámite, de Concentración e Histórico.

7 ESTÁNDARES INTERNACIONALES UTILIZADOS POR SISTEMA DE ADMINISTRACÍÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL (SADAI) ISO 15489: Se refiere al flujo documental en sus tres fases del ciclo vital del documento: Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico. ISAD-G: Se utiliza para la descripción archivística multinivel. Incluye 26 campos en 7 áreas para las descripción de documentos y expedientes. ISAAR-CPF: Se utiliza para el registro de los productores de un documento o expediente, control y normalización de nombres de instituciones, personas y/o familias.

8 ELEMENTOS DE LA NORMA (ISAD-G).

9 ELEMENTOS DE LA NORMA (ISAD G).

10 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DE GESTIÓN Sistema de Información de la Secretaría General de Acuerdos, SISGA. (Control y seguimiento de asuntos jurisdiccionales). Sistema de notificaciones por Correo Electrónico. Estrados electrónicos. (Avisos y notificaciones procesales) Sistema de generación y administración de contratos. Sitio presupuestal especializado Solicitudes y requisiciones. Sistema de Administración del, SADAI. Sistema de Control de Gestión Institucional (Control y seguimiento de asuntos administrativos en trámite)

11 SISTEMA DE NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS Propósito: Dar a conocer a las partes las resoluciones adoptadas con motivo de un trámite, sustanciación o resolución de un medio de impugnación. Sustento: Ley General del Sistema de Medios de Impugnación. (Decreto DOF 1/07//2008). Las resoluciones de los medios de impugnación pueden ser comunicadas por correo electrónico, siempre y cuando las partes así lo soliciten. Acuerdo General de la Sala Superior del Tribunal 3/2010, relativo a la implementación de notificaciones por correo electrónico. Procedimiento: La Unidad de Certificación Electrónica, habilita a las partes (actor, autoridad, coadyuvante ) una cuenta institucional de correo electrónico. Se otorga a los servidores públicos del TE, que por sus atribuciones y funciones necesiten suscribir comunicaciones procesales, el uso de un certificado de firma electrónica, a fin de dotar de certeza, seguridad jurídica y fiabilidad a dichas comunicaciones. El certificado permite identificar quién es el autor o emisor y asegura que el mensaje no ha sido manipulado o modificado durante la comunicación. Los documentos digitales en los que se hace uso del certificado tienen la misma validez jurídica que los firmados de manera autógrafa.

12 DOC EXP ADM DOC EXP JUR

13 ACCIONES EMPRENDIDAS Creación de la interfaz SCGI y SADAI. Desarrollo de la interfaz SISGA y SADAI. Capacitación y asesorías a unidades administrativas en la organización de los archivos de trámite. Elaboración de Lineamientos para la administración de archivos digitales. Actualización del SADAI a la versión 2 y habilitación de un módulo de consulta para el archivo histórico

14 TRANSFERENCIAS EN EL ARCHIVO INSTITUCIONAL INGRESOS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ,516 39, ,723 3,125 0 CAJAS JURIS EXPEDIENTES JURIS CAJAS ADMIN EXPEDIENTES ADMIN

15 ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO DE HISTÓRICO Integridad Fiabilidad Disponibilidad Autenticidad

16 OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA Brindar información oportuna a las autoridades para coadyuvar en la toma de decisiones. Cumplir en tiempo y forma con las solicitudes de información. Parte probatoria del quehacer institucional. Conservar la memoria institucional

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