ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PR GOBIERNO MUNICIPAL AUTÓNOMO DE PONCE JLegíslatura ;fflunícípal APARTADO PONCE PR

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1 ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PR GOBIERNO MUNICIPAL AUTÓNOMO DE PONCE JLegíslatura ;fflunícípal APARTADO PONCE PR ORDENANZA NÚMERO 40 SERIE DE PARA ADOPTAR EL NUEVO REGLAMENTO DE SUBASTAS Y COMPRAS DEL MUNICIPIO AUTÓNOMO DE PONCE, EL CUAL INCORPORA LAS ENMIENDAS MÁS RECIENTES A LA LEY DE MUNICIPIOS AUTÓNOMOS DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO Y AL REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, PROMULGADO POR LA OFICINA DEL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES (OCAM); DEROGAR LA ORDENANZA NÚMERO 31, SERIE DE , SEGÚN ENMENDADA; Y PARA OTROS FINES POR CUANTO: POR CUANTO: POR CUANTO: POR CUANTO: POR CUANTO: La Ley Número 81 de 30 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como la "Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991", reglamenta lo concerniente a la adquisición y disposición de suministros, bienes y servicios no profesionales por los Municipios; En virtud de la Ordenanza Número 31, Serie de , aprobada el día 18 de febrero de 2003, aprobó y adoptó un "Reglamento de Subastas del Municipio Autónomo de Ponce"; Dicha Ordenanza Número 31 fue enmendada el día 16 de enero de 2004 por la Ordenanza Número 31, Serie de , para reenumerar ciertas disposiciones del Reglamento e incorporar los procesos administrativos de compra de bienes y servicios mediante subasta informal, entre otras disposiciones, pasando a conocerse como el "Reglamento de Subastas y Compras del Municipio Autónomo de Ponce" y que sido subsecuentemente enmendado; El día 18 de julio de 2008, la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM), promulgó el Reglamento Número 7539, conocido como el "Reglamento para la Administración Municipal", el cual derogó en su totalidad el anterior "Reglamento sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico" (Reglamento Número 5262) de 30 de junio de 1995; En los últimos tres (3) años, la Asamblea Legislativa de Puerto Rico ha aprobado numerosas enmiendas a la mencionada Ley de Municipios Autónomos como parte de una reforma integral para

2 reconocerle nuevas facultades y ampliar otras ya existentes a los gobiernos locales como parte de la política pública de reconocerles mayor autonomía respecto al Gobierno Central; POR CUANTO: POR CUANTO: POR CUANTO: POR CUANTO: POR TANTO: Ante la magnitud de estos cambios en el estado de derecho vigente, resulta imperativo revisar íntegramente nuestro Reglamento para atemperado a las nuevas circunstancias y garantizar en todo momento la transparencia de los procesos de adquisición en nuestro Municipio; La adopción de este nuevo Reglamento sirve a los mejores intereses del Municipio Autónomo de Ponce al poner al día los procesos de adquisición de suministros, bienes y servicios a la luz de los últimos desarrollos legislativos y jurisprudenciales, los cuales han revestido dichos procesos de mayor rigurosidad para garantizar su transparencia conforme al mandato constitucional de garantizar el debido proceso de ley a los participantes y a los más exigentes principios de sana administración pública; El inciso (e) del Artículo de la mencionada Ley de Municipios Autónomos, según enmendada, faculta al Alcalde a "[p]romulgar y publicar las reglas y reglamentos municipales"; La Legislatura Municipal de Ponce tiene la facultad para aprobar esta transacción de conformidad con lo dispuesto en el inciso (m) del Artículo de la mencionada Ley de Municipios Autónomos, según enmendada; ORDÉNESE POR LA LEGISLATURA MUNICIPAL DE PONCE, PUERTO RICO: SECCIÓN PRIMERA: Aprobar y adoptar el "Reglamento de Subastas y Compras del Municipio Autónomo de Ponce", cuyo texto íntegro se hace formar parte de la presente Ordenanza. SECCIÓN SEGUNDA: Queda derogado en su totalidad cualquier acuerdo, orden ejecutiva, orden administrativa, resolución y ordenanza municipal que al presente sea inconsistente con las disposiciones de esta Ordenanza, incluyendo la Ordenanza Número 31, Serie de , aprobada el día 18 de febrero de 2003 y sus enmiendas posteriores. SECCIÓN TERCERA: Si cualquier disposición de esta Ordenanza fuese declarada inconstitucional o nula por un tribunal con jurisdicción, la sentencia dictada a ese efecto no afectará, petjudicará o invalidará el resto de la Ordenanza, quedando sus efectos limitados a la disposición que así fuere declarada. 2

3 SECCIÓN CUARTA: La presente Ordenanza, así como el Reglamento en cuya virtud se adopta, entrarán en vigor diez (1 O) días después de la publicación del correspondiente edicto informando sobre su aprobación de conformidad con lo dispuesto en el inciso (a) del Artículo de Ley de Municipios Autónomos, según enmendada, 21 L.P.R.A. 4053(a). SECCIÓN QUINTA: Se notificará al público sobre la aprobación de esta Ordenanza mediante la publicación del correspondiente edicto en un periódico de circulación general en Puerto Rico y de circulación regional en el área sur del país, así como en la página cibernética del Municipio (www.visitponce.com), dentro de los diez (1 O) días siguientes a su aprobación. SECCIÓN SEXTA: Copia certificada de esta Ordenanza será enviada a todos los directores y secretarios de la Rama Ejecutiva del Municipio Autónomo de Ponce, así como al Secretario de Estado de Puerto Rico, la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales y la Oficina de Servicios Legislativos, adscrita a la Asamblea Legislativa de Puerto Rico. SECCIÓN SÉPTIMA: Asimismo, se someterá una copia certificada de esta Ordenanza y del Reglamento aquí promulgado al Departamento de Estado de Puerto Rico en cumplimiento con lo dispuesto en el primer párrafo del Artículo de la mencionada Ley de Municipios Autónomos, según enmendada, 21 L.P.R.A. 4256; APROBADA ESTA ORDENANZA POR LA LEGISLATURA MUNICIPAL DE PONCE, PUERTO RICO, A LOS 14 DÍAS DEL MES DE FEBRERO DE ROB~Of; frosa PRESIDENTE, LEGISLATURA MUNICIPAL SOMETIDA ESTA ORDENANZA A MI CONSIDERACIÓN A LOS 22 DÍAS DEL MES DE FEBRERO DE 2011 Y FIRMADA Y APROBADA POR MÍ A LOS 2J:3 DÍAS DEL MES DE FEBRERO DE j)m. tl/~é l/~~11211~ MARIA E. MELENDEZÁLTiÉ~ ALCALDESA Revisado por: SDV ymc r4~\( 3

4 REGLAMENTO DE SUBASTAS Y COMPRAS DEL MUNICIPIO AUTONOMO DE PONCE (2011) ARTÍCULO l. ARTÍCULO 11. ARTÍCULO 111. ARTÍCULO IV. ÍNDICE TÍTULO... BASE LEGAL... PROPÓSITO... APLICABILIDAD Y ALCANCE /) A :w.. ;. yrt'l ::1 r ARTÍCULO V. DEFINICIONES... 2 SECCIÓN l. Términos y Frases... 2 SECCIÓN 2. Interpretación... 7 ARTÍCULO VI. SOBRE LA JUNTA DE SUBASTAS... 7 SECCIÓN l. Organización de la.junta de Subastas... 7 SECCIÓN 2. Composición de la,junta de Subastas... 7 SECCIÓN 3..Jurisdicción de la Junta de Subastas... 9 SECCIÓN 4. Exclusiones al Requisito de Subasta Formal SECCIÓN 5. Deberes y Facultades Adicionales de la.junta SECCIÓN 6. Reuniones de la.junta ARTÍCULO VII. PROCEDIMIENTOS INICIALES DE SUBASTA SECCIÓN l. Solicitud y Origen SECCIÓN 2. Aviso de Subasta SECCIÓN 3. Normas aplicables a los Pliegos de Condiciones y Especificaciones SECCIÓN 4. Documentos Adicionales Requeridos a los Licitadores... 18

5 SECCIÓN 5. Reunión Presubasta SECCIÓN 6. Presentación y Recibo de Ofertas de los Licitadores SECCIÓN 7. Procedimiento de Apertura de los Pliegos de Subasta SECCIÓN 8. Subastas Generales ARTÍCULO VIII. ADJUDICACIÓN DE LA SUBASTA SECCIÓN l. Quórum Requerido para la Evaluación de Propuestas 26 SECCIÓN 2. Orden General para Adjudicación SECCIÓN 3. Norma General de Adjudicación SECCIÓN 4. Reglas Específicas de Adjudicación SECCIÓN 5. Desviaciones Permisibles SECCIÓN 6. Aplicación de Leyes de Política Preferencial para Compras del Gobierno de Puerto Rico ARTÍCULO IX. CANCELACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN ARTÍCULO X. GARANTÍAS Y FIANZAS ARTÍCULO XI. ACTAS Y RÉCORDS DE LA JUNTA DE SUBASTAS SECCIÓN l. Libros de Actas y Expedientes SECCIÓN2. Contenido Mínimo de Expedientes de Subastas de Suministros, Servicios y Obras de Construcción o de Mejora Pública SECCIÓN 3. SECCIÓN 4. SECCIÓN 5. Contenido Mínimo de Expedientes de Subastas de Venta, Arrendamiento o Permuta de Propiedad Mueble o Inmueble.... Custodia de los Expedientes y Documentos Relacionados a la Subasta.... Reproducción de Documentos

6 ARTÍCULO XII. AVISO DE ADJUDICACIÓN SECCIÓN l. Minutas o Actas de Adjudicación SECCIÓN 2. Notificación del A viso de Adjudicación a Departamentos Municipales SECCIÓN 3. Notificación del Aviso de Adjudicación a los Licitadores 37 SECCIÓN 4. Formalización del Contrato y Emisión de la Orden de Compra... ~ SECCIÓN 5. Disposición Especial para Segundas Subastas ARTÍCULO XIII. NEGATIVA A FORMALIZAR CONTRATO ARTÍCULO XIV. INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO ARTÍCULO XV. SUBASTAS INFORMALES O COMPRAS EN MERCADO ABIERTO SECCIÓN l. Solicitud de Cotizaciones; Límites de Cuantía SECCIÓN 2. Procedimiento ARTÍCULO XVI. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES DE COMPRA SECCIÓN l. SECCIÓN 2. Compras o Adquisición de Servicios en Casos de Emergencia Compras al Área de Compra, Servicios y Suministros de la Administración de Servicios Generales SECCIÓN 3. Compra de Equipo Pesado Fuera de Puerto Rico SECCIÓN 4. Compra de Bienes o Equipo Fuera de Puerto Rico SECCIÓN 5: Compras a Plazos SECCIÓN 6: "Trade In" SECCIÓN 7. Permuta ARTÍCULO XVII. PROHIBICIÓN DE DISCRIMEN

7 ARTÍCULO XVIII. REVISIÓN JUDICIAL ARTÍCULO XIX. CLÁUSULA DE SEPARABILIDAD ARTÍCULO XX. ENMIENDAS AL REGLAMENTO ARTÍCULO XXI. PUBLICACIÓN Y REPRODUCCIÓN ARTÍCULO XXII. CLÁUSULA DEROGATORIA ARTÍCULO XXIII. VIGENCIA... 50

8 REGLAMENTO DE SUBASTAS Y COMPRAS DEL MUNICIPIO AUTONOMO DE PONCE (2011) <<<<<<<***>>>>>>> ARTÍCULO l. TÍTULO Este cuerpo legal se conocerá como el "Reglamento de Subastas y Compras del Municipio Autónomo de Ponce". ARTÍCULO 11. BASE LEGAL Este Reglamento se adopta y promulga en virtud de las disposiciones de la Ley Número 81 de 30 de agosto de 1991, según enmendada, mejor conocida como la Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico; las Partes I y II del Capítulo VIII del Reglamento para la Administración Municipal, promulgado el día 18 de julio de 2008 por la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM), Reglamento Número 7539, y de la Ordenanza Municipal Número, Serie de , aprobada por la Legislatura Municipal y la Alcaldesa del Municipio Autónomo de Ponce. ARTÍCULO 111. PROPÓSITO Se adopta este Reglamento con el propósito de proveer un procedimiento administrativo uniforme para implantar los estatutos y reglamentos aplicables al Municipio relacionados con la adquisición, venta, permuta y arrendamiento de bienes, suministros y servicios municipales mediante subasta pública, a los fines de promover una sana y eficiente administración pública, y una mejor competencia en aras del interés público y para beneficio de la ciudadanía de este Municipio. ARTÍCULO IV. APLICABILIDAD Y ALCANCE Este Reglamento regirá el proceso de subasta pública para la adquisición, venta, permuta y arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, la compra de materiales, equipo, medicinas y comestibles; la contratación para la construcción, reparaciones, reconstrucciones o mejoras públicas y servicios de mantenimiento, así como la venta de excedentes de utilidad agrícola, realizadas por el Municipio dentro de sus límites territoriales. 1

9 ARTÍCULO V. SECCIÓN l. DEFINICIONES Términos y Frases Los siguientes términos y frases, dondequiera que se usen o se haga alusión a ellos en este Reglamento, tendrán los significados sancionados por el uso común y corriente y que a continuación se expresan, excepto donde el contexto claramente indique lo contrario: A. Actas - Documento que se utiliza para hacer constar en forma breve y concisa las propuestas recibidas, los acuerdos, las determinaciones y cualquier otro asunto relacionado a las reuniones celebradas por la Junta. B. c. "Addéndum"- Es un instrumento gráfico o escrito expedido por el departamento peticionario, circulado a todos los licitadores, antes de la apertura de una subasta, el cual modifica o interpreta los planos o pliegos de especificaciones, a través de correcciones, aclaraciones, adiciones o eliminaciones. Un "addéndum" adviene como parte de los documentos del contrato, cuando el contrato otorgado así lo disponga. Administración Municipal- El Alcalde del Municipio Autónomo de Ponce, Puerto Rico, así como los funcionarios o empleados por él designados para el ejercicio de las facultades ejecutivas dentro de la administración pública municipal. D. Año Económico o Fiscal - Período comprendido entre el día primero (lro) de julio de cualquier año natural y el día treinta (30) de junio del año natural siguiente, ambos inclusive. E. A viso de Subasta - La expresión de la Administración Municipal, mediante publicación en un periódico de circulación general, de la intención de recibir propuestas para la adquisición, venta o arrendamiento de bienes, suministros o servicios. F. Certificado de Elegibilidad - Certificación expedida por la Administración de Servicios Generales a favor de un licitador, en la cual se acredita su cumplimiento con los requisitos necesarios para pertenecer al Registro único de Licitadores de dicha agencia. G. Comisionado- Comisionado de Asuntos Municipales. H. Compra - Medio utilizado por el Municipio para adquirir un bien, servicio u obra a cambio de una compensación monetaria. 2

10 l. Contrato - Documento o conjunto de documentos escritos que contiene las especificaciones, clausulas y condiciones acordadas por el Municipio con el contratista o suplidor. J. Delegado Comprador - Director del Departamento de Compras del Municipio, o su representante autorizado, cuya firma consta en la orden de compra como persona autorizada a comprar a nombre y en representación del Municipio. K. Departamento- Cada una de las unidades administrativas en que están divididas las operaciones del Municipio. L. Emergencia - Situación, suceso o combinación de circunstancias que ocasione necesidades públicas inesperadas e imprevistas y requiera la acción inmediata de la Administración Municipal, por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de los ciudadanos o por estar en peligro de suspenderse o afectarse el servicio público o la propiedad municipal y que no pueda cumplirse el procedimiento ordinario de compras y adquisiciones de bienes y servicios, con prontitud debido a la urgencia de la acción que deba tomarse. La emergencia puede ser causada por un caso fortuito o de fuerza mayor como un desastre natural, accidente catastrófico o cualquier otra situación o suceso que por razón de su ocurrencia inesperada e imprevista, impacto y magnitud, ponga en inminente peligro la vida, salud, seguridad, tranquilidad o el bienestar de los ciudadanos, o se afecten en forma notoria los servicios a la comunidad, proyectos o programas municipales con fin público. M. Empleado Municipal - Persona que ocupe un puesto y empleo en el gobierno municipal que no esté investido de parte de la soberanía del gobierno municipal y comprende los empleados regulares, irregulares, de confianza, empleados con nombramientos transitorios y los que están en período probatorio. N. Encargado de Compras - Empleado o funcionario municipal formalmente designado por el director o secretario de cada departamento quien ejercerá las funciones de solicitar las cotizaciones para la compra de equipos, materiales, suministros o servicios, en cumplimiento con las leyes, reglamentos y procedimientos aplicables que rigen las compras. Además, evaluará y recomendará las cotizaciones a adjudicarse; mantendrá un registro de las subastas públicas adjudicadas y de las órdenes de compra emitidas por su dependencia. Ñ. Fianza de Ejecución ("Performance Bond") -Garantía prestada por el licitador en una subasta, para asegurar el cumplimento de la 3

11 obligación que pudiera contraer, mediante dinero o a través de compañías fiadoras autorizadas legalmente a hacer negocios en Puerto Rico. O. Fianza de Licitación ("Bid Bond") - Garantía provisional prestada por el licitador en una Subasta, mediante dinero o a través de compañías fiadoras autorizadas legalmente a hacer negocios en Puerto Rico, con el propósito de asegurar que habrá de sostener la oferta establecida en su pliego de proposición, durante todo el proceso de la subasta y la posible contratación. P. Fianza de Pago ("Payment Bond")- Garantía que se le requiere a un licitador para garantizar el pago de salarios de los trabajadores y los materiales para una obra. ~~ f Q. R. S. Funcionario Municipal - Persona que ocupe un cargo público electivo a nivel municipal, el Secretario de la Legislatura Municipal y los directores de las unidades administrativas de la Rama Ejecutiva Municipal. Gasto Excesivo - Desembolso por artículos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición o compra de los mismos o cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente durable, que pueda servir para el mismo fin con igual resultado o efectividad. Gasto Extravagante - Desembolso fuera de orden y de lo común, contra la razón, ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento. T. Gasto Innecesario - Desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que el municipio pueda desempeñar las funciones que por ley se le han encomendado. U. Junta- Se refiere a la Junta de Subastas del Municipio Autónomo de Ponce. Organismo municipal que tiene la responsabilidad principal de administrar el proceso formal para la compra de bienes y servicios para el Municipio y los contratos de arrendamiento de propiedad mueble e inmueble y de servicios no profesionales a adquirirse por éste. V. Legislatura Municipal- Organismo de gobierno local que ejerce los poderes legislativos en el Municipio. 4

12 W. Ley Significará la Ley Número 81 de 30 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como "Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991". X. Licitador Persona natural o jurídica que participa en un proceso de subasta y presenta su propuesta para proveer bienes, suministros o servicios no profesionales al Municipio. Y. Municipio- El gobierno local de la Ciudad de Ponce, Puerto Rico, compuesto de un Poder Legislativo y un Poder Ejecutivo. Z. Obligación - Un compromiso que esté representado por orden de compra, contrato o documento similar pendiente de pago, que deberá estar firmado por el funcionario autorizado para gravar las asignaciones en el Municipio y que puede convertirse en el futuro en deuda exigible. AA. BB. CC. DD. EE. Obra - Incluye cualquier trabajo de construcción, instalación, alteración, ampliación, mejora, reparac10n, excavac10n, conservación o mantenimiento de cualquier estructura o superficie. Orden de Cambio- Cualquier enmienda a los términos esenciales de contratación para la construcción de obras públicas municipales. Orden de Compra Documento oficial emitido por el Municipio para solicitar cualquier equipo, materiales, artículos, suministros, servicios u obra. Esta orden representa el compromiso contraído con el suplidor y deberá estar firmado por los funcionarios o empleados autorizados para gravar las asignaciones presupuestarias del Municipio. Orden Ejecutiva Orden, directriz o mandato emitida por el Alcalde sobre asuntos en que la Ley le ha facultado ejercer su discreción, sin la autorización previa de la Legislatura Municipal. Ordenanza Aquella medida legislativa debidamente aprobada por la Legislatura Municipal y firmada por el Alcalde, cuyo asunto es de carácter general o específico con vigencia indefinida. FF. Pliego de Especificaciones - Documento que describe los requisitos técnicos y características físicas, funcionales y de calidad de los artículos, materiales y equipo que se interesan adquirir o de las obras, mejoras y servicios requeridos por el Municipio en una subasta. 5

13 GG. Pliego de Licitación o de Oferta - Conjunto de documentos constitutivos de la oferta presentada por un licitador en respuesta a las condiciones y especificaciones solicitadas por el Municipio en determinada subasta, acompañada de los documentos y certificaciones requeridas. HH. Recaudador Municipal Todo funcionario o empleado municipal designado para actuar como ayudante o sustituto de un Recaudador Oficial. 11. Recaudador Oficial - Todo funcionario o empleado del Municipio al cual se le han delegado funciones para cobrar y depositar los fondos públicos que se reciban y expedir y firmar los recibos correspondientes. JJ. KK. LL. MM. NN. ÑÑ. OO. Renglón - Agrupación o desglose de cada bien, servicio u obra que se solicita en una subasta por razón de sus características o descripciones generales. Requisición - Documento en el cual el departamento describe el bien, servicio o la obra que interesa. Resolución - Toda legislación aprobada por la Legislatura Municipal, que haya de perder su vigencia al realizarse la obra o cumplirse la finalidad que se persigue con la misma. Servicios No Profesionales -Aquellos servicios que son prestados por personas que no requieren conocimientos o habilidades especializadas. Servicios Profesionales y Consultivos- Aquellos cuya prestación principal consista del producto de la labor intelectual, creativa o artística o en el manejo de destrezas altamente técnicas y especializadas. Se considerarán servicios profesionales los servicios de difusión. Servidor Público - Incluirá a todos los empleados y funcionarios públicos municipales, según definidos en el presente Reglamento. Subasta Formal - Solicitud de ofertas dirigida mediante aviso al público en general o invitación a los licitadores debidamente calificados y registrados, para (i) vender bienes al mejor postor o (ii) adquirir bienes del mejor postor o (iii) contratar suministros o servicios con el mejor postor, siempre y cuando éstos cumplan con todas las especificaciones y condiciones exigidas. 6

14 PP. Subasta Informal o en Mercado Abierto- Toda aquella compra, obra o mejora pública que no exceda de $100,000 y $200,000, respectivamente, o cuya contratación en el mercado abierto haya sido autorizada por la Legislatura Municipal conforme a lo dispuesto en las leyes y reglamentos aplicables. SECCIÓN2. Interpretación Las voces usadas en este Reglamento en el tiempo presente incluyen también el futuro; las usadas en el género masculino incluyen el femenino y el neutro, salvo los casos en que tal interpretación resultara absurda; el número singular incluye el plural y el plural incluye al singular. ARTÍCULO VI. SECCIÓN l. SOBRE LA.JUNTA DE SUBASTAS Organización de la Junta de Subastas Se constituye la Junta de Subastas, en su fase operacional, como una unidad autónoma de apoyo y asesoramiento dentro del organigrama administrativo del Municipio, adscrita a la Secretaría Municipal. No obstante, el Secretario Municipal no podrá intervenir con aquellos asuntos y determinaciones que competen a la Junta en el ejercicio de los poderes y facultades que le confiere las leyes y reglamentos aplicables. Las operaciones de la Junta se conducirán en dos (2) esferas, a saber: la administrativa y la adjudicativa. Las funciones administrativas cotidianas de la Oficina de Subastas estarán a cargo de un Administrador, designado por la autoridad nominadora municipal, así como de aquel personal asignado para su funcionamiento. La supervisión inmediata del personal administrativo asignado a la Oficina de Subastas estará a cargo del Administrador. Las funciones adjudicativas de esta unidad serán de la exclusiva jurisdicción de la Junta debidamente constituida. SECCIÓN2. Composición de la Junta de Subastas La Junta estará compuesta por cinco (5) miembros en propiedad. Cuatro (4) de los miembros serán funcionarios municipales nombrados por el Alcalde y confirmados por la Legislatura Municipal. Un quinto miembro, quien no será funcionario municipal, residente del Municipio, de probada reputación moral y sin vínculo contractual con el Municipio, será nombrado por el Alcalde y confirmado por la Legislatura Municipal. Ningún miembro designado podrá participar en las reuniones de la Junta ni en sus deliberaciones hasta tanto sea debidamente confirmado. 7

15 El Alcalde designará al Presidente de la Junta entre sus miembros, mientras que el pleno de la Junta escogerá a un Secretario de entre sus miembros. El Auditor Interno y el Director de la Oficina de Servicios Legales del Municipio no podrán ser designados como miembros de la Junta. Sin embargo, el Director de Finanzas y Presupuesto y el Director de Obras Públicas serán miembros ex officio de la Junta con voz, pero sin voto, por lo que su función en la Junta será limitada a una asesorativa. Los miembros de la Junta serán nombrados durante el término que sea electo el Alcalde que expida sus nombramientos. En ningún caso el término de nombramiento de los miembros de la Junta excederá del segundo lunes del mes de enero del año siguiente a la elección general, no obstante se desempeñarán en tal cargo hasta que sus sucesores sean nombrados y asuman la posición. Lo anterior no se entenderá como una limitación para que éstos puedan ser nominados por más de un término, en cuyo caso, no aplicará la disposición de que se desempeñarán en tal cargo hasta que sus sucesores sean nombrados y sus nombramientos tendrán que ser nuevamente confirmados por la Legislatura Municipal. El miembro de la Junta que no sea funcionario municipal o de una agencia pública, podrá recibir en calidad de reembolso, una dieta no mayor de cincuenta (50) dólares por cada día que asista a las reuniones de la Junta, sujeto a la siguiente escala: Duración de Reunión Cuantía a Pagarse Menos de una ( 1) hora $18.00 De una (1) hora a dos (2) horas $25.00 De dos (2) a tres (3) horas $35.00 Más de tres (3) horas $50.00 Ningún miembro de la Junta incurrirá en responsabilidad económica por cualquier acción tomada en el desempeño de sus deberes y poderes, siempre y cuando, sus actos no hayan sido intencionalmente ilegales o contrarios a las prácticas prohibidas en el descargue de sus funciones o incurra en un abuso manifiesto de la autoridad o de la discreción que le confiere ésta u otras leyes o reglamentos aplicables a tales procedimientos, incluyendo las disposiciones del Artículo 4.1 (a)(7) de la Ley Núm. 12 de 24 de junio de 1985, según enmendada. El Municipio obtendrá un seguro que responderá contra cualquier acto intencional o ilegal de los miembros de la Junta de Subasta. Los miembros de la Junta sólo podrán ser separados de sus cargos antes del vencimiento del término de su nombramiento con el voto de tres cuartas (3/4) partes del total de los miembros de la Legislatura Municipal 8

16 o cuando después de una investigación como parte de una formulación de cargos en un Tribunal de jurisdicción o en una agencia gubernamental con competencia, o en el propio Municipio, se pruebe una o varias de las siguientes causas: (i) incompetencia manifiesta en el desempeño de sus funciones o deberes para proteger los mejores intereses fiscales del Municipio; (ii) violaciones a las disposiciones de ley que prohíben ciertas prácticas relativas al descargue de sus funciones; (iii) la convicción por un delito grave o menos grave que implique depravación moral; (iv) abuso manifiesto de la autoridad o de la discreción que le confiere ésta u otras leyes; (v) abandono de sus deberes; y (vi) la violación de las disposiciones de la Ley de Ética Gubernamental o sus reglamentos. Cuando esto último ocurra, el Alcalde podrá, a su discreción y con la confirmación de la Legislatura, restituir a dicho miembro a sus funciones en la Junta, previa certificación de la Oficina de Ética Gubernamental del cumplimiento de la acción correctiva requerida. Además, el Alcalde podrá designar, sujeto a la confirmación por la Legislatura Municipal, hasta un máximo de tres (3) miembros suplentes para la Junta para cubrir vacantes que surjan por la ausencia de un o más miembros en propiedad debido al disfrute de vacaciones regulares, licencia por enfermedad u otras circunstancias especiales que justifiquen dicha ausencia de las reuniones de la Junta. Estos miembros suplentes tendrán que cumplir con todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables a los miembros en propiedad de la Junta, incluyendo el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Ética Gubernamental de Puerto Rico, según enmendada, respecto a la obligación de rendir informes financieros anuales. De ser necesaria la participación de uno o más miembros suplentes durante cualquier etapa de los procedimientos de una subasta, el Presidente, por conducto del Administrador, le cursará la convocatoria a la próxima reunión de la Junta con un (1) día laborable de antelación, con copia de la minuta de la reunión anterior que se haya celebrado de manera que el miembro suplente esté debidamente informado sobre el estado de los procedimientos. SECCIÓN 3. Jurisdicción de la Junta de Subastas Se someterá ante la consideración de la Junta los siguientes asuntos: A. Compra de materiales, equipo, medicamentos, comestibles y otros suministros de igual o similar naturaleza, uso o características que excedan de cien mil dólares ($100,000.00). B. Toda construcción, obra o mejora pública, cuyo costo total exceda de doscientos mil dólares ($200,000.00). 9

17 C. Adjudicación de contratos de venta y arrendamiento de propiedad mueble e inmueble municipal, excepto en aquellas circunstancias contempladas por ley. D. Toda contratación sufragada, total o parcialmente, con fondos federales asignados al Municipio y que requiera la realización de una subasta; en cuyo caso, aplicará la reglamentación federal aplicable. En caso de que la reglamentación federal no provea para la celebración de una subasta formal, entonces aplicarán las disposiciones de este Reglamento o de aquella reglamentación que adopte el Comisionado de Asuntos Municipales, la que resulta más competitiva. SECCIÓN 4. Exclusiones al Requisito de Subasta Formal Conforme a las leyes y reglamentos aplicables, no será necesaria la celebración de subasta formal para la compra de bienes muebles y servicios en los siguientes casos: A. B. Para cualquier compra que se haga a otro municipio, al Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o al Gobierno Federal. Compras anuales por renglón hasta la cantidad máxima de cien mil (100,000) dólares por materiales, equipo, comestibles, medicinas y otros suministros de igual o similar naturaleza, uso o características. Previo a la adjudicación de la compra, se deberán obtener por lo menos tres (3) cotizaciones de suplidores acreditados debidamente registrados como negocios bona fide bajo las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. C. En situaciones de urgencias decretadas por el Alcalde mediante Orden Ejecutiva, se podrá adquirir equipos o materiales para atender la misma hasta un máximo de ciento cincuenta mil (150,000) dólares. Para efectos de este inciso, situación de urgencia significa aquel evento que ocurra en el Municipio que requiera atención inmediata, ya sea para prevenir o resolver alguna situación que afecta o beneficia a la ciudadanía. D. Compra o adquisición de suministros o servicios en cualquier caso de emergencia en que se requiera la entrega de los suministros, materiales o la prestación de los servicios inmediatamente. En estos casos se deberá dejar constancia escrita de los hechos o circunstancias de urgencia o emergencia por los que no se celebra la subasta. Los casos de emergencia a los que se refiere este inciso, son aquellos dispuestos en el inciso (L) de la Sección 1 del Artículo V de este Reglamento 10

18 E. Cuando los precios no estén sujetos a competencia porque no existe nada más que una sola fuente de abasto. F. La compra de materiales o equipo que no pueda adquirirse en Puerto Rico porque no están físicamente disponibles localmente o porque no existe un representante o agente autorizado de la empresa que los provea. En estos casos se obtendrán cotizaciones de no menos de dos (2) suplidores acreditados y la compra se efectuará en vista de tales precios, de igual modo que si se hiciese por subasta. G. Cuando no concurran licitadores y exista el peligro de perderse cualquier oportunidad para adquirir los bienes, suministros, equipo o servicios que se interesan, previa justificación escrita que explique el peligro y necesidad que obliga a proceder con la compra o contratación. H. Las alteraciones o adiciones que conllevan un aumento en el costo de hasta un máximo del treinta por ciento (30%) del total del proyecto original en cualquier construcción o mejora de obra pública realizada por contrato. Tales alteraciones o adiciones deberán cumplir con las disposiciones vigentes al respecto. Disponiéndose, que en circunstancias excepcionales debidamente justificadas y documentadas, el Municipio podrá aprobar una orden de cambio que exceda el treinta por ciento (30%) del costo del proyecto original en cualquier construcción o mejora de obra pública mediante el otorgamiento de un contrato supletorio, según dispuesto en el Reglamento para Administración Municipal, promulgado por el Comisionado. Cuando existan más de una alteración o adición a un contrato, tales alteraciones o adiciones tomadas en conjunto no podrán exceder el máximo del treinta por ciento (30%) del total del costo del proyecto original y tendrán que ser aprobadas por la Junta, salvo que cuando esto ocurra, se otorgue un contrato supletorio con el voto afirmativo de dos terceras (2/3) partes de sus miembros. Dicho contrato no podrá exceder de un quince por ciento (15%) del costo total del proyecto, incluyendo las órdenes de cambio. l. Toda construcción de obra o mejora pública a realizarse por la administración municipal. De requerirse la compra de los materiales y suministros para realizar la obra, la misma se hará a tenor con las leyes y reglamentos vigentes. J. La adquisición de equipo pesado nuevo o usado fuera de Puerto Rico, sujeto a lo dispuesto en el Artículo de la Ley. 11

19 K. La adquisición de bienes usados a través de procesos de subasta en y fuera de Puerto Rico, previa autorización de la Legislatura Municipal. L. Compra o adquisición de artículos u obras de arte de carácter personalísimos cuyo precio no exceda de diez mil dólares ($10,000.00) cuando el valor de éstos recaiga sobre características específicas de la obra, o en el reconocimiento y fama del artista que la creó. Se considerarán a los artistas puertorriqueños en primera opción al momento de efectuar una compra o adquisición de artículos u obras de arte. En estos casos se deberá dejar constancia escrita de las características que hacen la obra una particular o en reconocimiento y fama, del autor de la obra, dentro de la comunidad artística. Dadas las circunstancias antes descritas, el requisito de cotizaciones tampoco aplica a este tipo de artículos u obras de arte. A los fines de este inciso se define artículo u obra de arte como: cualquier trabajo de arte visual, incluyendo, sin que se entienda una limitación, pinturas, murales, esculturas, dibujos, mosaicos, fotografías, caligrafía, monumentos, trabajos de arte gráfico tales como litografías y grabados, artesanías, fuentes o cualquier otro despliegue u ornamentación análoga que complemente la calidad y el efecto artístico de una instalación o edificio público en que estén contenidas o conectadas como parte de un diseño arquitectónico total. M. La contratación de servicios de mecan1ca para reparación de vehículos, equipos municipales y la reparación de equipo computarizado. Estos servicios serán contratados por el Alcalde a través de una solicitud de propuestas a tales fines, sin embargo, en ninguno de los casos el pago será mayor de veinticinco mil (25,000) dólares. N. Las compras que se realicen para las operaciones de las franquicias del Municipio. Ñ. Cualquier otra exclusión dispuesta expresamente por ley. Se prohíbe la práctica del fraccionamiento de las compras u obras a uno o más suplidores con el propósito de evitar exceder los límites fijados por ley, y así evadir el proceso de subasta formal. Asimismo, se prohíbe la orden de cambio, la compra de materiales, equipo, comestibles, medicina y otros suministros y de toda obra de construcción o mejoras públicas de las descritas en esta Sección que sumadas al precio pactado de la compra u obra original exceden las cantidades establecidas en los incisos (A) y (B) de la Sección 4 de este Artículo, excepto, cuando el total de la orden de 12

20 cambio, la compra de materiales, equipo, comestibles, medicina y otros suministros no exceda el diez por ciento ( 10%) de los mismos. SECCIÓN 5. Deberes y Facultades Adicionales de la Junta Además de los deberes y facultades antes enumerados y de aquellos dispuestos en las leyes y reglamentos aplicables, la Junta podrá: A. Efectuar adjudicaciones por renglones cuando el interés público así se beneficie. B. Determinar el monto de la fianza provisional ("bid bond") que se le exigirá a cada licitador para garantizar su oferta durante el proceso de subasta. c. D. Declarar desierta y convocar a otra subasta o recomendar a la Legislatura Municipal que autorice atender el asunto administrativamente cuando esto resulte más económico y ventajoso a los intereses municipales. Sin embargo, una subasta no podrá ser declarada desierta cuando se reciba al menos una (1) licitación, en cuyo caso, se procederá conforme a lo dispuesto en los incisos 2 y 3 de la Sección 4(A) del Artículo VIII de este Reglamento. Notificar por correo certificada con acuse de recibo a todos los licitadores en una subasta la adjudicación realizada por la Junta. E. Establecer los procesos internos necesarios para el ejercicio de sus deberes y funciones, incluyendo la adopción de aquellos formularios en los cuales se haga constar por escrito las incidencias de las reuniones de la Junta. F. Hacer constar sus procedimientos en actas o minutas, las cuales serán firmadas y certificadas por el Presidente y el Secretario de la Junta, según dispuesto en la Sección 1 del Artículo IX de este Reglamento. G. La Junta tendrá la facultad de requerir de cualquier licitador las garantías que estime necesarias a fin de asegurar el cumplimiento del contrato a ser otorgado, y podrá fijar los términos y condiciones de dicho contrato que a su juicio fueren necesarios, convenientes o útiles. H. En caso de que luego de formalizado un contrato se descubre que el mismo fue adjudicado por error o en violación de ley o 13

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