INSTRUCTIVO SISTEMA DE

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1 BMC Bolsa Mercantil de Colombia SA INSTRUCTIVO SISTEMA DE SOPORTE JUNIO 2016 Página 1 de 12

2 Elaboró: PROFESIONAL DIRECCIÓN DE GAS INSTRUCTIVO SISTEMA DE SOPORTE Revisó: DIRECTOR DIRECCIÓN DE GAS Aprobó: COMITÉ DE CALIDAD CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES GENERALIDADES VENTAJAS REQUERIMIENTOS PLATAFORMA DE TRABAJO INGRESO AL SISTEMA PERFIL USUARIO DATOS DE USUARIO CAMBIO DE CLAVE SOLICITUDES NUEVAS SOLICITUDES ESTADO DE SOPORTE FILTRO POR USUARIO CERRAR SOPORTE CERRAR SESIÓN RIESGOS HISTORIAL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO...13 Página 2 de 12

3 CÓDIGO: OP-IN-01-GG 1. OBJETIVO Servir como apoyo frente a las diferentes situaciones que puedan presentar los usuarios del mercado de gas natural y que requieren de soporte por parte de la BMC. 2. ALCANCE El sistema soporte sólo será habilitado para los operadores de SEGAS que estén registrados en el sistema. 3. DEFINICIONES GESTOR DEL MERCADO: Responsable de la prestación de los servicios de gestión del mercado primario y del mercado secundario, tanto de suministro como de capacidad de transporte de gas. SEGAS: Sistema electrónico para la negociación de gas natural y capacidad de transporte, administrado por la BMC como Gestor de mercado de gas natural. 4. GENERALIDADES 4.1 VENTAJAS Mayor facilidad para solicitar el servicio de soporte técnico. Más opciones para realizar las solicitudes de soporte técnico. Atención ordenada y efectiva. Mejores tiempos de respuesta. Mayor información para el usuario que solicita el servicio, ya que tendrá conocimiento de qué dependencia lo atenderá y el estado de su solicitud. Posibilidad de enviar archivos, evaluar el servicio y presentar quejas. 4.2 REQUERIMIENTOS A continuación se describen brevemente los requerimientos para el funcionamiento adecuado de este módulo Plataforma de Trabajo Página 3 de 12

4 La aplicación para usuario-funcionario y administrador está diseñada para trabajar en línea, con una conexión a Internet estable, sobre el navegador Microsoft. Internet Explorer 6.0 o superior. Al satisfacer estos dos requerimientos el funcionamiento de la aplicación será óptimo Ingreso al sistema Para ingresar al sistema de soporte, el usuario puede ingresar directamente al link Al ingresar a este Link se visualiza la pantalla de ingreso, el usuario debe digitar la información correspondiente a su nombre de usuario y contraseña (Ver Figura 1) Figura 1 Si el usuario no tiene alguna autenticación para el ingreso al aplicativo de Soporte SEGAS, debe registrarse en el aplicativo en la opción Ingresar los datos que se solicitan (ver Figura 2) y que serán procesados por la BMC. Una vez comprobada la validez de la información, se le enviará su Usuario y Clave de acceso al correo electrónico que inscribió en la solicitud. Figura 2 Página 4 de 12

5 4.3 PERFIL USUARIO Las opciones que se tienen habilitadas en el aplicativo son Datos de Usuario, Cambio de Clave, Solicitudes y Cerrar Sesión (ver Figura 3). Figura Datos de Usuario Esta opción permite cambiar los datos básicos de la inscripción del usuario (ver Figura 4), si necesita cambiar de empresa, debe realizar una nueva inscripción en el aplicativo y la actual se le inactivará. Figura Cambio de Clave Página 5 de 12

6 Para el cambio de contraseña, debe ingresar la contraseña actual e ingresar una nueva con la respectiva confirmación (ver Figura 5). La nueva clave debe tener las siguientes condiciones: La clave debe tener mínimo 8 caracteres. La clave debe comenzar por una letra. La clave no puede contener caracteres especiales. La clave debe tener números. Figura Solicitudes Al ingresar en la opción de solicitudes solicitudes que el usuario ha registrado, (ver Figura 6)., se visualiza el panel del listado de Figura 6 El listado tiene un identificador para saber si ya tiene o no respuesta una solicitud. Página 6 de 12

7 Si se encuentra en verde es porque el caso ya tiene respuesta y en estado cerrado. Si se encuentra en rojo es porque no tiene aún ningún tipo de respuesta. Si se encuentra en amarillo es porque se cerró el caso pero no se ha calificado el soporte por parte del participante Nuevas Solicitudes Para ingresar una nueva solicitud se da clic en el icono Nuevo. El usuario debe escoger el tipo de soporte que necesita y el sistema automáticamente lo direccionará a dependencia correspondiente; en el campo Descripción debe digitar un breve comentario del respectivo problema presentado (ver Figura 7). Figura 7 En cada solicitud se puede adjuntar un total de archivos no mayor a 5 MB, esto es opcional (Ver Figura 8). Página 7 de 12

8 Figura 8 Para adjuntar el documento de soporte se da clic en el botón Select, luego se busca el archivo en el sistema de carpetas de Windows (ver Figura 9). Figura 9 Una vez seleccionado el archivo y adjuntado, el sistema da opción de eliminar el respectivo archivo adjunto si es el caso (ver figura 10). Página 8 de 12

9 Figura 10 Para Guardar la solicitud se da clic en el botón, el cual genera un consecutivo de solicitud para identificar el soporte que se está solicitando (ver Figura 11). Figura Estado de Soporte Para validar el estado de los soportes solicitados se dará clic en el icono, Si el caso se encuentra con el icono es porque ya tiene una respuesta por parte del área encargada a la cual fue reportado el soporte, (Ver Figura 12). Página 9 de 12

10 Figura 12 Esta opción mostrará las respuestas que tiene la solicitud. Una solicitud puede contener varias respuestas. 4.5 Filtro por Usuario Esta opción de filtro brinda la facilidad de observar los diferentes tipos de Soportes que se han efectuado por los funcionarios asociados a la misma empresa (operador), (ver figura 13). Página 10 de 12

11 Figura Cerrar Soporte Todas las solicitudes que ya tienen respuesta, deben ser cerradas por el usuario que lo registró. Para cerrar la solicitud debe dar una calificación del servicio. Para dar la calificación debe dar clic en el botón, (Ver Figura 14). Figura14 Al dar clic en el botón se despliega una ventana para dar la respectiva calificación y observación a la respuesta de la solicitud (ver Figura 15). Página 11 de 12

12 Figura Cerrar Sesión Para la finalización del aplicativo, el usuario lo puede hacer voluntariamente en el menú principal en la opción, o en la opción del menú de solicitudes. La acción de cerrar sesión puede ser automática. En general, cuando transcurre un determinado período de tiempo sin actividad, la sesión se cierra automáticamente por cuestiones de seguridad. 5. RIESGOS La información de los riesgos asociados a este instructivo se podrán consultar en el aplicativo dispuesto por la Bolsa para la administración del Riesgo Operativo. 6. HISTORIA DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 Versión Inicial. Página 12 de 12