GESTIÓN COMERCIAL GESTIÓN COMERCIAL

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1 PAGINA: 1 de 7 1. OBJETIVO Estandarizar las actividades para asegurar el cumplimiento alcance de los requerimientos de los clientes. en tiempos y 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las soluciones tecnológicas ofrecidas por la compañía, que se encuentren certificadas y homologadas por los fabricantes que representamos. 3. DEFINICIONES 3.1. Deal: Solicitud de precios especiales al proveedor Hardware: Conjunto de componentes que componen la parte material física de un equipo Lead: persona jurídica cliente potencial de la compañía Software: Comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos. 4. DESARROLLO ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE Cuando se identifique una oportunidad de Creación del Lead negocio por medio de las diferentes fuentes como los son, visitas, referidos, web, entre otros, se revisa en la herramienta CRM SAP si se cuenta con un Lead o cuenta abierta a nombre de esta persona jurídica; si existe, se crea la oportunidad sobre es Lead o Socio de Negocios de lo contrario se crea un nuevo Lead, ingresando los datos según lo definido en el Instructivo Creación de Socios de Negocios y Productos en SAP AO-I-01 Ingreso de Una vez creado el Lead, y conocida la Oportunidad al oportunidad de negocio se ingresa al CRM Elaborado por: Ingeniero de Calidad Revisado por: Directores es Aprobado por: Director General Firma: Elue De La Hoz Fecha: 12/04/2011 Firma:Omar Niño, Hector Montealegre Fecha: 15/04/2011 Firma: Francisco Galvis Fecha: 15/04/2011

2 PAGINA: 2 de 7 Modulo CRM SAP Desarrollo de la Oportunidad: Entrega de Requerimientos a Preventa Desarrollo de la Oportunidad: Levantamiento de la Información del cliente y Configuración del Dimensionamiento. Desarrollo de la Oportunidad: Recibo de la Configuración, Dimensionamiento de la Solución Registro Oportunidad en Socios de Negocio (Citrix y HP) Validación de condiciones para la presentación de la oferta SAP al módulo de oportunidades diligenciando la información descrita en el instructivo Creación de Oportunidades de Negocio en SAP GL-I-02 NOTA: Las oportunidades deben crearse desde la primera cita con el cliente potencial. No se aprobarán pedidos que no tengan trazabilidad en el CRM. Una vez ingresada la oportunidad en SAP se da a conocer los requerimientos y la solución esperada por el cliente, a los preventas por medio del formato Resumen para la Preventa GL-F-03. Teniendo en cuenta los requisitos definidos por el, se comunica con el cliente (visita, llamada, teleconferencia etc.), para realizar el levantamiento de información, con base en ésta se desarrolla la solución técnica específica y se definen los costos detallados registrándolo en el cuadro de costos, teniendo en cuenta los proveedores establecidos para cada ítem. NOTA 1: En los casos en que se requiere un nuevo proveedor se diligencia en el formato GC-F-05 Selección de Proveedores de Productos e Insumos, según lo descrito en el procedimiento Evaluación de Proveedores GC- P-02. El recibe la solución, configuración y cuadro de costos para integrarlo a la propuesta que se le presenta al cliente. Paralelamente se registra la oportunidad en las herramientas de los socios de negocios, cuando aplique, definidas así: Citrix: My Citrix HP: Partner Portal Paralelo a la configuración, dimensionamiento o diseño de la solución, se reúnen los costos, se solicita DEAL respectivo (si aplica), se valida disponibilidad y demás condiciones requeridas para la presentación de la oferta, se Preventas / Arquitectos / Preventas / Arquitectos / Director de Unidad

3 PAGINA: 3 de 7 Presentación de Propuestas Custodia de las Ofertas Prueba Piloto (Si Aplica) Seguimiento al Negocio. consolida el cuadro de costos teniendo en cuenta: Estrategia de Precios Margen Aprobaciones: Director de Unidad o Director General en los casos que aplique Registro: Anexar copia del cuadro de costos en SAP detallado. Teniendo la definición de la solución, los costos en el cuadro de costos y demás validaciones, se elabora la propuesta y se presenta al cliente. Tanto la propuesta como los anexos correspondientes se anexan en la oportunidad registrada en CRM SAP. Posterior a la presentación de la oferta, se le entrega una copia impresa de la propuesta al Asistente para: Digitalizar la oferta Salvaguardar las ofertas impresas hasta conocer el estado del proceso Si dentro de las condiciones acordadas con el cliente se requiere realizar una prueba piloto, se solicita vía a los Arquitectos, con los siguientes requisitos: Prueba requerida, Recursos, de acuerdo a las Políticas Administrativas GA-P-01 - Control Activos Fijos. Contactos, Tiempos de entrega Aprobaciones: Directores de Unidad. El genera el pedido de acuerdo a la necesidad del piloto y cada [ *]realiza seguimiento al piloto y asegura que no extienda del tiempo planeado, al final del mismo se entrega un informe de los resultados [mediante el formato definir contenido*]. El hace seguimiento frecuente a las propuestas presentadas y actualiza la oportunidad en el en CRM de acuerdo al Instructivo Creación / Ingeniero Senior

4 PAGINA: 4 de 7 Modificaciones de la propuesta por solicitud del cliente Gestión de la Oportunidad Cliente Nuevo Cierre del Negocio y Firma del Contrato Oportunidades de Negocio GL-I-02. Las modificaciones a la propuesta presentadas se dan bajo las siguientes condiciones: Solicitadas por el cliente y sólo se reciben por escrito o vía correo electrónico. Validación por la compañía de costos, solución técnica, márgenes, etc. En cualquiera de los dos casos se tiene en cuenta: Cambio de versión del documento y adjuntarla en la oportunidad en el CRM SAP Si los cambios realizados afectan el cuadro de costos, éstos son aprobados nuevamente por el Director de Unidad o Director General en el caso que aplique, y; se siguen las mismas actividades de la presentación de propuestas, descritas en este procedimiento. A medida que se desarrolla la oportunidad en sus diferentes etapas se documentan en la herramienta las actividades realizadas y el avance de las mismas de acuerdo con lo definido en el Instructivo Creación de Oportunidades de Negocio GL-I-02 Cuando se adjudica el negocio a Compufacil se solicita al Auxiliar Contable la creación del cliente nuevo pasar de Lead a Socio de Negocio -, teniendo en cuenta lo especificado en el instructivo Creación de Leads, Socios de Negocios y Productos en SAP GL-I-01. NOTA: Si el cliente no está creado no se podrá montar el pedido de venta. Si el Lead corresponde a un socio de negocio, se debe omitir este paso. Si el negocio es adjudicado a Compufacil,se obtiene una copia del contrato y se tramita la firma del mismo teniendo en cuenta el instructivo Legalización de Contrato, Adiciones, Otros si GL I-03. Se entrega el contrato, la Orden de Compra o Mail de /Asistente

5 PAGINA: 5 de 7 Aprobación en medio físico al Asistente, según aplique. NOTA: Excepcionalmente se entregará borrador de contrato si el definitivo no está disponible. Legalización de Contrato, Adiciones, Otros Sí. Cierre de la Oportunidad Todos los viernes se diligencia el Formato Control de Contratos FA-F-04 y se envía al Auxiliar de Facturación. En el evento en que el negocio no sea adjudicado a Compufacil, se cierra la oportunidad y se determina la razón de cierre, de acuerdo con el Instructivo Creación de Oportunidades de Negocio GL-I-02. Mensualmente el Asistente debe depurar la base de Oportunidades. De acuerdo con el contrato y/u orden de compra del cliente el y/o Asistente : Solicita la creación del centro de costos para el proyecto o venta Asistente / Auxiliar de Operaciones Crea los productos en el caso en que aplique Realización Orden de Venta Carga la orden de venta con base en el cuadro de costos Adjunta los documentos digitalizados y entrega copia física al Auxiliar de Archivo. Genera la orden de venta para las respectivas aprobaciones. Revisión, Aprobación y Autorización Orden de Venta Se revisa en la herramienta del Módulo Ventas de Aprobación: Director de Unidad, (aprobación SAP), revisando: o Condiciones generales del Director de Unidad, Director de Operaciones, Director Financiero

6 PAGINA: 6 de 7 Entrega a Servicios negocio o Margen del Negocio Autorización Operaciones: o Revisión de pedido en SAP, artículos de pedido vs cuadro de costos. o Confirmación de cotizaciones de proveedores y órdenes de compra de cliente o Verificación de márgenesverificación de correcta configuración de pedido en SAP o Resumen costos y márgenes NOTA: Esta autorización tiene establecido un tiempo de 24 horas desde la aprobación del Director de Unidad. Autorización Director Financiero: o Confirmación de cupos de crédito a clientes. o Revisión de cuadro de costos y seguimiento al mismo o Revisión de márgenes o Revisión estado de cartera NOTA: Esta autorización tiene establecido un tiempo de 24 horas desde la aprobación de Operaciones. En caso de que la Orden de Venta tenga inconsistencias, no se aprueba y es devuelto por medio de correo electrónico al, para que realice el ajuste necesario y ajuste la orden de venta. En este caso el tendrá un tiempo de 48 para realizar esta modificación y el flujo de aprobaciones seguirá el proceso antes descrito. La entrega de los servicios se realiza así: Correo a: Director de Servicios o Cliente o Tipo de Negocio Entrega del Formato Solicitud de Servicios GS-F-2. Pre-KickOff para entrega interna del servicio / Director de Servicios / Gerente de Proyecto

7 PAGINA: 7 de 7 Análisis de Oportunidades de Mejora Trimestralmente se hará seguimiento a las oportunidades perdidas y se realizará un análisis de los mismos para determinar las oportunidades de mejora pertinentes, de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento Oportunidad de Mejora MC-P-1 Director de Unidad 5. REGISTRO Modulo CRM SAP Prueba Piloto Hoja de Costos Propuesta RFP 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS Instructivo Creación de Socios de Negocios y Productos en SAP GL-I-01 Instructivo Creación de Oportunidades de Negocio GL-I-02 Instructivo de Legalización de Contratos GL-I-03 Procedimiento de Gestión de Compras GO-P CONTROL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA 02 Se modifican las actividades, ajustadas a mejores 15/04/2011 prácticas desarrolladas en la Planeación Estratégica, cambio del digito de codificación por los cambios en la red de procesos, consolidación de las unidades comerciales en un solo proceso y dos subprocesos, Gestión Corporativa, Gestión. 03 Se incluye la selección de proveedores 25/04/2012 El cumplimiento en levantamiento de oportunidades con 30 días de anticipación antes del ganar un negocio Aprobación del Director Financiero Ordenes de compras internas para los requerimientos de los pilotos 04 Se incluyen tiempos para las aprobaciones de las áreas de Operaciones y Financieras. Se incluyen tiempos para las modificaciones que se soliciten al área comercial 13/08/2013 Copia controlada Copia No Controlada