PROCEDIMIENTO DE MERCADEO SOCIAL
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- Luis Tebar Río
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1 Página: 1 de 7 La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en la intranet Sistema Integrado de Gestión 1. Objetivo del procedimiento Promover y gestionar la vinculación de entidades públicas, privadas y ciudadanía en general del Distrito en el desarrollo e implementación de las estrategias de mercadeo (marketing) sobre los proyectos misionales, políticas públicas, objetivos institucionales y apuestas estratégicas de la Secretaria Distrital de Integración Social. 2. Glosario ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN: plan que incluye acciones y campañas dirigidas a alcanzar un objetivo comunicativo y cuenta con soporte práctico. CAMPAÑA: conjunto de acciones y productos comunicativos para posicionar un mensaje o movilizar acción pública frente a determinados temas. MERCADEO: es toda actividad que busca generar soluciones, ventajas y satisfacciones para las partes intervinientes, tanto comerciales como sociales. MERCADEO SOCIAL: hace énfasis en el diseño, desarrollo y ejecución de campañas, programas y actividades que tienen como objetivo, promover una idea o práctica social en una determinada comunidad para influenciar y cambiar sus comportamientos y actitudes frente a una situación.
2 Página: 2 de 7 CAMPAÑAS DE MERCADEO SOCIAL: son procesos organizados para obtener apoyo y/o fondos adecuados a las necesidades de la organización social, teniendo en cuenta las características de los aportantes/donantes. EVENTOS DE MERCADEO SOCIAL: actividades planeadas, organizadas y ejecutadas que se realizan con el fin de recaudar fondos y/o obtener apoyo, con un objetivo específico. RESPONSABILIDAD SOCIAL: es el compromiso contraído por las acciones u omisiones de cualquier individuo o grupo que generen un impacto en la sociedad; pudiendo recaer éstas en una persona, organización, gobierno o empresa. Dichas acciones suelen traer consigo una valoración positiva o negativa por parte de la comunidad. Patrocinador: personas naturales o jurídicas, empresas, fundaciones, instituciones, grupos u organizaciones que contribuyen con una causa, proyecto o misión mediante el aporte de algún tipo de recurso (económico, material o humano). MERCADEO: es toda actividad que busca generar soluciones, ventajas y satisfacciones para las partes intervinientes, tanto comerciales como sociales. MERCADEO CON CAUSA SOCIAL: es un proceso en el cual una empresa u organización sin ánimo de lucro adopta sus decisiones de mercadeo con un triple objetivo: su interés empresarial, la satisfacción del consumidor y el bienestar a largo plazo de éste y de la sociedad en su conjunto. (Philip Kottler). CAMPAÑAS DE MERCADEO SOCIAL: Son procesos organizados para obtener apoyo y/o fondos adecuados a las necesidades de la organización social, teniendo en cuenta las características de los aportantes/donantes. EVENTOS DE MERCADEO SOCIAL: actividades planeadas, organizadas y ejecutadas que se realizan con el fin de recaudar fondos y/o obtener apoyo, con un objetivo específico. PROYECTO: es una propuesta de acción que implica la utilización de recursos para el logro de resultados. ESTRATEGIA: Es un conjunto de acciones o actividades que se llevan a cabo para lograr un determinado fin.
3 Página: 3 de 7 DONANTE/APORTANTE: personas naturales o jurídicas, empresas, fundaciones, instituciones, grupos u organizaciones que DONAN/APORTAN algún tipo de recurso (económico, material o humano) por una causa, proyecto o misión. SPONSOR: Patrocinador. FUNDRAISSING: Recaudación de fondos. RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA/EMPRESARIAL: contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva y valorativa y su valor añadido. 3. Condiciones generales INSUMOS REQUERIDOS: Proyectos y/o estrategias formuladas. Necesidad de recursos y requerimientos definidos. Recurso Humano Secretaria Distrital de Integración Social, Subsecretaria, Directores, Subdirectores, Jefes de dependencia, Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, Asesores, profesionales de la Oficina Asesora de Comunicaciones, referentes de comunicación en Subdirecciones locales, profesionales, auxiliares administrativos, servidores, servidoras y contratistas de la SDIS. Recursos Tecnológicos: Telefonía fija y celular Fax directo con salida nacional e internacional Portátil, memorias USB Equipos de computo con programas de software actualizado, impresora, escáner, plotter Internet sin limitaciones, intranet, correo externo, redes con el nivel central y los territorios. Video grabadora, grabadora de periodista, cámara fotográfica digital, VHS, DVD, Video beam. Logísticos: Área de trabajo, insumos de oficina, transporte, equipos audiovisuales, material comunicativo.
4 Página: 4 de 7 Informativos: Información técnica solicitada por la Oficina Asesora de comunicaciones a la dependencia correspondiente. Política de Responsabilidad Social de la SDIS. Financieros: Disponibilidad presupuestal (solicitud de recursos en el plan de compras). 4. Relación con otros procedimientos y procesos Dependencias SDIS Procedimientos de la OAC Necesidades técnicas, materiales o monetarias MERCADEO SOCIAL Recursos técnicos, materiales o monetarios Dependencias SDIS
5 Página: 5 de 7 5. Diagrama de flujo del procedimiento
6 Página: 6 de 7 6. Aclaración de las actividades 1. Identificar y validar la necesidad de mercadeo social de la SDIS. Se identifica la (s) necesidad (es) requerimiento (s) por lo cual se requiere una gestión de mercadeo social. La necesidad y/o interés de gestión de mercadeo social puede ser identificada por: Nivel Directivo, a través de acta o documento de requerimiento que puede ser de consejo directivo o de las diferentes dependencias 2. Evaluar la pertinencia de la necesidad. De acuerdo al protocolo establecido de mercadeo social se realiza la evaluación de la pertinencia del requerimiento 3. Diseñas y formular las estrategias. Elaboración de la (s) estrategia (s) de mercadeo social teniendo en cuenta la información recibida, la necesidad, el requerimiento. La campaña, propuesta y/0 acción de mercadeo social debe considerar los siguientes aspectos: Objetivo: Qué, necesidades, requerimiento, tipos de apoyo Cómo: Procedimiento, actividades Cuándo Por qué Con quién: Equipo de trabajo Para qué: Beneficiarios finales Fuentes: Público o grupo de interés al que va dirigida la campaña propuesta y/o acción específica 4. Desarrollar e implementar la estrategia de mercadeo social diseñada. Se llevan a cabo las acciones propuestas 5. Reportar resultados. Una vez aprobada y desarrollada la estrategia de mercadeo social se reporta al Jefe de la OAC y las dependencias involucradas sobre resultados obtenidos de la gestión adelantada. Se deberán tener en cuenta los siguientes principios para reportar unos buenos resultados: Identificación de los aportantes Alcance Impacto Trascendencia de los resultados Evaluación de los recursos humanos Evaluación de los recursos materiales Evaluación de los recursos financieros.
7 Página: 7 de 7 Se adjuntarán documentos de evidencia, en este caso se pueden dar algunas de las dos opciones: el informe de resultados, o el acta de comité de redacción 6. Hacer seguimiento a la implementación. Se hace un seguimiento a la ejecución de la campaña, propuesta, y/o acción específica de mercadeo social y se hacen ajustes si se requieren. 7. Evaluar y ajustar. Se mide la satisfacción de las acciones realizadas y se realizan los ajustes del caso para el desarrollo de las próximas acciones. 7. Posibles productos o servicios no conformes ACTIVIDAD 1. Identificar y validar la necesidad de mercadeo social de la SDIS. PRODUCTO O SERVICIO Requerimiento de Mercadeo Social CRITERIO DE ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTRO Para poder realizar la gestión de mercadeo social se debe considerar la pertinencia del requerimiento bajo las siguientes condiciones: A. Referente a los proyectos misionales y/o estrategias que desarrolla la SDIS o las necesidades derivadas de su desarrollo. B. Que sea oportuna, es decir en los tiempos establecidos en el protocolo de mercadeo social. C. Que la información suministrada por quien realiza el requerimiento sea clara y esté completa A. Rechazo del requerimiento por parte del Jefe de la OAC. B. Fijar nuevos tiempos por parte de la dependencia solicitante (referente de comunicación) C. Completar la información por la dependencia solicitante (referente de comunicación) (Al final del procedimiento incluir la siguiente tabla): ELABORO REVISO APROBO Formato de solicitud a la OAC correctamente diligenciado NOMBRE PABLO ANDRÉS GARCÍA FAJARDO JACQUELINE PIRAQUIVE LÓPEZ ROCIO ACOSTA SANDRA MARTINEZ JOHNATAN JAVIER NIETO BLANCO DRA. MERCEDES DEL CARMEN RÍOS CARGO PROFESIONALES OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
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