PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Unidad Administrativa Especial Migración Colombia

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1 PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Unidad Administrativa Especial Migración Colombia Bogotá, D.C., Marzo de 2012

2 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN... 3 CONTEXTO MARCO ESTRATÉGICO MARCO DE ACCIÓN proyectos y actividades SOPORTE PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE PROYECTO ENTIDADES QUE TIENEN INICIATIVA PLAN VIVE DIGITAL ESQUEMA DE SEGUIMIENTO Pág. 2 de 10

3 PRESENTACIÓN El presente documento es un producto estructurado y consolidado por la Comunicaciones y la Oficina Asesora de Planeación. A través de este documento, se busca responder a la necesidad de contar con el plan de acción sectorial para el avance de la Estrategia de Gobierno en Línea (GEL) en la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. El Plan de Acción Sectorial es el conjunto de objetivos, metas, actividades, recursos, responsables y plazos definidos, tendientes a garantizar la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea y de esta manera propender por el cumplimiento de los objetivos de eficiencia y colaboración, transparencia de la gestión pública, participación ciudadana y competitividad y calidad de vida. El Plan de Acción de Gobierno en línea para Migración Colombia está estructurado de la siguiente forma: Contexto Marco Estratégico Marco de Acción Pág. 3 de 10

4 CONTEXTO La Estrategia de Gobierno en línea, en la cual concentra sus esfuerzos el Programa Gobierno en línea, contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que presta mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC. Lo anterior, con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad de todos los colombianos. En el marco de la Estrategia de Gobierno en línea, el Programa en coordinación con las entidades públicas, ha realizado la medición del Gobierno en línea que tiene como propósito determinar el estado de avance de su implementación en las entidades que conforman la administración pública, y a partir del cual se deben formular planes de acción que faciliten el logro de los objetivos de la Estrategia. La evaluación de la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, elaborada con corte a 2012/03/12, arrojó que la Migración Colombia tiene un índice de Gobierno en línea de 57,36 %, que representa un avance medio de acuerdo con la metodología de medición establecida por el Programa de Gobierno en línea. El detalle de dicho avance se presenta a continuación: Cuadro 1. Avance información niveles / Implementación Estrategia Gobierno en Línea Corte marzo 12 de 2012 Este resultado evidenció la necesidad de definir acciones y/o proyectos que deben desarrollarse de manera sistemática para alcanzar los objetivos estratégicos de la entidad, al igual que contribuir con el logro de los propósitos de Gobierno en línea de acuerdo con los lineamientos y los tiempos establecidos por el Programa. En este orden de ideas, el presente documento, estructurado y consolidado por Migración Colombia y el Programa Gobierno en línea, a través de la Coordinación de Articulación y Acompañamiento y de Articulación y Acompañamiento, contiene todas las iniciativas definidas por Migración Colombia. Pág. 4 de 10

5 1 MARCO ESTRATÉGICO Migración Colombia reconoce la importancia del desarrollo de la Estrategia Gobierno en Línea, por esta razón dentro de su Plan Estratégico Institucional incorpora dentro de su política Servicio al Ciudadano y su objetivo estratégico relacionado, una estrategia específica denominada Gobierno en Línea - Acceso virtual a trámites migratorios. A través de esta estrategia, la institución incorpora indicadores de seguimiento puntuales para avanzar en este compromiso con el Estado colombiano. De forma complementaria, es importante precisar que los objetivos de la Estrategia de Gobierno en Línea contribuyen de manera importante al desarrollo de otros objetivos estratégicos de la entidad, esta relación se enuncia a continuación: Matriz de relación Objetivos Estrategia Gobierno en Línea 1 Objetivos Estratégicos Institucionales Objetivos del Gobierno en línea Cuadro 2. Matriz Estratégica Objetivos Estratégicos Institucionales Obj. Estratégico 1: Obj. Estratégico 2: Obj. Estratégico 3 Obj. Estratégico 4 Consolidar Modernizar la Contar con Fortalecer los institucionalmente plataforma talento humano procesos de a Migración tecnológica competente, prestación de Colombia para el soporte de la comprometido e servicios al cumplimiento de gestión idoneo ciudadano. su misión y visión. institucional. Eficiencia y colaboración X X Transparencia X X Participación ciudadana X Competitividad y calidad de vida X X La eficiencia y colaboración se relacionan con el objetivo estratégico 3, por cuanto la Entidad busca fortalecer su interacción, eficiencia y colaboración con los ciudadanos. Igualmente, se relaciona con el objetivo estratégico 4 ya que los procesos de modernización tecnológica permiten incrementar la eficiencia y tiempos de respuesta en la gestión de la Entidad. El objetivo Transparencia se relaciona con los objetivos estratégicos 2 y 3, en el sentido del interés que tiene Migración Colombia por consolidase institucionalmente en pro del cumplimiento de la misión y visión, además de fortalecer su interacción con los ciudadanos, eso evidencia su interés de desarrollar una gestión transparente y de conocimiento público. El objetivo Participación Ciudadana, está relacionado con el objetivo estratégico institucional 3, ya que Migración Colombia tiene entre sus grandes metas el mejoramiento de su plataforma tecnológica y generar canales más agiles y modernos en los que los ciudadanos puedan seguir y manifestarse frente a la gestión de la Entidad. 1 Los objetivos específicos de la Estrategia de Gobierno en línea son: 1) Facilitar la eficiencia y colaboración en y entre las entidades del Estado, así como con la sociedad en su conjunto; 2) Contribuir al incremento de la transparencia en la gestión pública; 3) Promover la participación ciudadana haciendo uso de los medios electrónicos; 4) Fortalecer las condiciones para el incremento de la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida. Pág. 5 de 10

6 El Objetivo Competitividad y calidad de vida se relaciona con las estrategias institucionales 1 y 2, por cuanto la proyección de la Entidad se dirige a la formación y capacitación del talento humano con el que cuenta Migración Colombia y su consolidación como autoridad migratoria. Indicadores y Metas El Plan Estratégico Institucional de Migración Colombia contiene una estrategia denominada Gobierno en Línea - Acceso virtual a trámites migratorios. Esta estrategia contiene los siguientes indicadores y metas asociadas. Lo anterior contribuye a su seguimiento y apoya el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la misión y visión de la entidad. Cuadro 3. Matriz de indicadores y metas asociadas OBJETIVOS A LOS QUE APUNTA NOMBRE DEL PROYECTO METAS DEL PROYECTO % Año 1 Año 2 Año 3 INDICADORES RESPONSABLES 3 Estrategia 3.2 Plan Estratégico Institucional Gobierno en Línea - Acceso virtual a trámites migratorios. Implementar transacción línea de 2 trámites migratorios Implementar Nivel 1 de la Estrategia Gobierno en Línea. Versión 3.0 la Implementar en transacción la en línea de 1 trámite migratorio el Implementar Nivel 2 de la Estrategia Gobierno en Línea. Versión 3.0 el Implementar el Nivel 3 de la Estrategia Gobierno en Línea. Versión % 33% 33% 33% 33% N de trámites en línea Nº de niveles implementados de la Estrategia Gobierno en Línea. Versión 3.0 Tecnología de la Información, Subdirección de Extranjería Comunicaciones, Comité GEL 2 MARCO DE ACCIÓN Para garantizar la ejecución de estos compromisos del Plan Estratégico de Migración Colombia y de acuerdo al diagnóstico o evaluación de la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, la entidad ha desarrollado un cronograma de actividades institucionales requeridas para la implementación del nivel 1 de la Estrategia, a ejecutar en la vigencia Las actividades identificadas se encuentran agrupadas de acuerdo a cada una de las fases de implementación, es decir: Información Interacción Transformación Democracia 2.1 PROYECTOS Y ACTIVIDADES Con el propósito de facilitar la formulación y seguimiento de las actividades para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea en la entidad, estas se consagran en un cronograma general de implementación y se visualiza su ejecución de forma general en el Plan de Acción de la Comunicaciones de la siguiente forma: Pág. 6 de 10

7 ENTIDAD: REPRESENTANTE LEGAL: NOMBRE PLAN DE ACCIÓN: PROYECTO ÁREAS/ENTIDADES INVOLUCRADAS Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Control Interno, Tecnología de la información, Oficina Asesora Juridica, Subdirección de Talento Humano, Subdirecciones Misionales Cuadro 4. Matriz Plan de Acción general GEL Ejecutar las actividades del cronograma de implementación de la versión 3.0 de Gobierno en Línea para la fase de información PLAN DE ACCIÓN U OPERATIVO Unidad Administrativ a Especial Migración Colombia Sergio Bueno Aguirre Plan de Acción Comunicación Estratégica - Serv icio al Ciudadano VIGENCIA: ACTIVIDADES RECURSOS RESPONSABLES Recursos físicos, presupuesto de gastos de funcionamiento Comunicaciones TIEMPO PROGRAMADO INDICADORES CLAVES DE RENDIMIENTO Número de actividades realizadas / Número de actividades programadas Estrategia 3.2 Plan Estratégico Institucional Gobierno en Línea - Acceso virtual a trámites migratorios Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Control Interno, Tecnología de la información, Oficina Asesora Juridica, Subdirección de Talento Humano, Subdirecciones Misionales Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Control Interno, Tecnología de la información, Oficina Asesora Juridica, Subdirección de Talento Humano, Subdirecciones Misionales Ejecutar las actividades del cronograma de implementación de la versión 3.0 de Gobierno en Línea para la fase de interacción Ejecutar las actividades del cronograma de implementación de la versión 3.0 de Gobierno en Línea para la fase de Transformación Recursos físicos, presupuesto de gastos de funcionamiento Recursos físicos, presupuesto de gastos de funcionamiento Comunicaciones Comunicaciones Número de actividades realizadas / Número de actividades programadas Número de actividades realizadas / Número de actividades programadas Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Control Interno, Tecnología de la información, Oficina Asesora Juridica, Subdirección de Talento Humano, Subdirecciones Misionales Ejecutar las actividades del cronograma de implementación de la versión 3.0 de Gobierno en Línea para la fase de Democracia Recursos físicos, presupuesto de gastos de funcionamiento Comunicaciones Número de actividades realizadas / Número de actividades programadas Pág. 7 de 10

8 2.1.1 SOPORTE PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE PROYECTO 1 Proyecto. Las actividades específicas que se desarrollarán son las siguientes: No. I FASE INFORMACIÓN 1 Inventario de información 2 Análisis de competencia legal 3 Publicación del inventario de datos TAREA / ACTIVIDAD 4 Información básica en el Portal del Estado Colombiano 5 Políticas de seguridad de la información y protección de datos personales 6 Información para niños 7 Calendario de actividades 8 Informes de empalme 9 Información para población vulnerable 10 Defensa judicial 11 Informe de peticiones, quejas, reclamos y denuncias 12 Perfiles de los funcionarios principales 13 Asignaciones salariales 14 Datos de contacto 15 Evaluación del desempeño / Acuerdos de gestión 16 Ofertas de empleo 17 Política editorial y de actualización 18 Otros idiomas 19 Error de página no encontrada. II FASE INTERACCIÓN 1 Encuestas de opinión 2 Mecanismos de participación 3 Soporte en línea 4 Formularios para descarga o diligenciamiento en línea 5 Avisos de confirmación 6 Consulta a bases de datos 7 Certificaciones y constancias en línea III FASE TRANSFORMACIÓN 1 Plan de Seguridad 2 Análisis y caracterización de la infraestructura tecnológica 3 Promoción y divulgación del Gobierno en línea 4 Capacitación en Gobierno en línea 5 Plan de Gobierno en línea 6 Análisis y caracterización de los usuarios de la entidad 7 Caracterización de los procesos, trámites y servicios de la entidad Pág. 8 de 10

9 8 Esquema de atención al ciudadano 9 Análisis de procesos, trámites y servicios 10 Priorización y planeación de cadenas de trámites y Ventanillas Únicas 11 Priorización y planeación de procesos electrónicos internos 12 Ajuste normativo 13 Lenguaje común de intercambio de información 14 Marco de interoperabilidad 15 Identificación de guías y metodologías 16 Plan de ajuste tecnológico 17 Identificación de arquitectura de Gobierno en línea 18 Promoción y divulgación en la entidad 19 Esquema de monitoreo y evaluación IV FASE DEMOCRACIA 1 Identificación de la normatividad que regula la participación 2 Publicación de los mecanismos e instancias a través de los cuales los ciudadanos pueden participar 3 Plan para la participación 4 Publicación de plan para la participación 5 Datos para establecer contacto para la participación 6 Retroalimentación del plan para la participación 7 Convocatoria para la rendición de cuentas 8 Consulta para la rendición de cuentas 9 Inclusión de propuestas en la rendición de cuentas 10 Promoción y divulgación de la rendición de cuentas 11 Mecanismos de participación durante la rendición de cuentas 12 Evaluación de la rendición de cuentas 13 Resultados del proceso de rendición de cuentas 2 Áreas Involucradas. Comunicaciones Oficina Asesora de Planeación Tecnología de la Información Oficina Asesora Jurídica Subdirección de Control Migratorio Subdirección de Extranjería Subdirección de Verificación Migratoria Subdirección de Talento Humano 3 Tiempo programado: El tiempo límite para implementar en su totalidad la versión 3.0 del manual de Gobierno en Línea es 31 de diciembre de 2014 de acuerdo a lo proyectado en Plan Estratégico Institucional. 4 Indicadores Claves de Rendimiento: Los indicadores de cumplimiento de los productos generados por la Entidad para el cumplimiento de la implementación de la versión 3.0 del manual GEL se relacionan en la matriz de actividades que se anexa a este documento. Pág. 9 de 10

10 3 ESQUEMA DE SEGUIMIENTO Para hacer seguimiento a los proyectos y compromisos planteados en el Plan de Acción, se requiere definir un esquema que involucre a todas las entidades de cada sector. Dicho esquema debe contemplar los siguientes aspectos: 4.1 Consulta de Información: Para verificar el cumplimiento del Plan de Acción, el Programa Gobierno en línea deberá verificar el cumplimiento de las acciones establecidas en cada sector, de acuerdo con el seguimiento periódico que realice. Para ello debe realizar las consultas a las diferentes fuentes de información, dentro de las cuales están las siguientes: Sitios Web de las entidades, interlocutores de las entidades, Departamento Administrativo de la Función Pública, Informes de las entidades, contratos, actas o demás documentos que soportan la ejecución de actividades o proyectos. 4.2 Validación de Información: El Programa Gobierno en línea debe contrastar y validar con cada entidad, la información recogida en las diferentes fuentes, con el fin de eliminar sesgos o discrepancias que afecten la información real que alimenta los indicadores de avance. 4.3 Generación de Indicadores: Una vez se tenga claridad sobre las actividades realizadas, el Programa Gobierno en línea deberá alimentar los indicadores que se diseñen para tal efecto. La generación de indicadores debe hacerse de manera periódica, de acuerdo con las reuniones que se definan con el sector. 4.4 Análisis de Comportamiento: En este momento, la evaluación sobre la información que arrojan los indicadores se hace con el fin de encontrar los puntos a mejorar o fallas en el caso que el valor sea negativo o no sea el esperado. También se hace con el fin de encontrar las fortalezas en las situaciones en que los resultados mostrados por el indicador sean positivos o superiores al esperado. Este análisis se hará primero al interior de la Coordinación de Articulación y Acompañamiento del Programa Gobierno en línea y posteriormente se dará a conocer a cada una de las entidades del sector. 4.5 Elaboración de Informes de Resultados: El seguimiento se traduce en un informe que sintetice tanto los resultados de los indicadores, como los aspectos que dan origen a dichos resultados, terminando en sugerencias de salvamento o solución para las entidades o sectores en contraste. La elaboración y presentación de este informe será periódica, dependiendo de las reuniones de seguimiento sectorial que se definan. 4.6 Reuniones de Seguimiento Sectorial: El sector deberá definir la periodicidad de las reuniones para hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones del Plan de Acción y verificar el avance en el cumplimiento del modelo de madurez de Gobierno en línea. 4.7 Focalización de Acciones: Consiste esencialmente en la definición de estrategias que garanticen el cumplimiento del Gobierno en línea. La definición de estas medidas y su implementación estará a cargo del Comité de Gobierno en línea y los resultados serán dados a conocer a las entidades del sector Relaciones Exteriores con el fin de analizar sus aciertos y falencias y se tomen las medidas necesarias para alcanzar las metas y objetivos propuestos de acuerdo con la realidad de cada sector. Pág. 10 de 10

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