Controles primarios a las acciones del Programa de Aprendizaje Permanente

Transcripción

1 Controles primarios a las acciones del Programa de Aprendizaje Permanente Asociaciones Comenius-Leonardo-Grundtvig Proyectos de Voluntariado Grundtvig Área de Evaluación y Control

2 Qué son los controles primarios? Una obligación de la Agencia Nacional (OAPEE) en cumplimiento de su contrato con la Comisión Europea Una valiosa fuente de información sobre la implementación y resultados del programa Objetivo general: Verificar la realidad y elegibilidad de las actividades financiadas por el PAP y la veracidad y legalidad de las operaciones subyacentes.

3 Ciclo de vida administrativo Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

4 Tipos de controles primarios Durante la acción: Visitas de Control in situ Auditorías de sistemas Ex post: Evaluación de informes finales (100%) Revisión documental Auditorías financieras

5 Controles durante la acción Objetivo: verificar si las actividades en marcha cumplen con el marco regulatorio aplicable. Elementos de control: desarrollo de la acción descrita en la solicitud (anexo 1 del contrato) Actividades Resultados (productos) Movilidades: Selección participantes (pertenencia al grupo destinatario) Plan de trabajo/formación/actividad en destino (pertinencia y relación con los objetivos de la acción y programa) Certificación de las actividades a los participantes Respeto de normas de aplicación, distribución, cálculo y visibilidad de la subvención comunitaria (difusión, logos, Webs) Resultados: informe con recomendaciones y medidas correctoras de cara al final de la acción financiada. Posibilidad de alegar.

6 Visita de Control in Situ Procedimiento: Antes de la fecha de la visita: notificación del control y solicitud de información previa actualizada (progreso de las movilidades, productos, actividades) Durante la visita solicitud de evidencias de las actividades en marcha, incluyendo copias de una muestra de documentación justificativa de las movilidades/ actividades/ resultados hasta la fecha y planificación de lo pendiente. Resultados: el beneficiario recibe un informe provisional (que en ausencia de alegaciones pasa a definitivo) con: Observaciones, recomendaciones y medidas a tener en cuenta de cara al fin de la acción subvencionada. Información a tener en cuenta (si procede) en la solicitud de fondos que forma parte del informe final. Propuesta de finalización del convenio (casos excepcionales) ante incumplimientos graves de las obligaciones contractuales.

7 Controles ex-post Objetivo: verificar que las subvenciones concedidas y liquidadas por el OAPEE no contienen errores significativos o repetitivos. Elementos de control: evidencias de la acción realizada y de la elegibilidad de los costes declarados en el informe final: Actividades, productos y resultados Movilidades: justificación documental (relación con las actividades subvencionadas, evidencias de realización del viaje y certificación de participación o asistencia por parte de la institución de destino), cumplimiento de mínimos, etc. En caso de partidas/acciones financiadas por costes reales (necesidades especiales, etc.): facturas/justificantes de pago/ contratos de subcontratación/ nóminas/hojas de dedicación horaria. Resultados: ajustes en el cálculo de la subvención final comunitaria. Información relevante para evitar los errores detectados.

8 Revisión Documental Procedimiento: El OAPEE solicita una muestra de documentación justificativa de la declaración de costes contenida en el informe final del beneficiario y verifica el cumplimiento de las normas de cálculo de la subvención que figuran en el contrato. Resultados: Ajustes en el cálculo de la subvención final comunitaria del contrato (si procede). Observaciones y recomendaciones a tener en cuenta en futuros contratos de subvención. Propuesta de reducciones financieras (casos excepcionales).

9 Normativa de referencia de los controles Convenio de subvención Condiciones Especiales Condiciones Generales (en su caso) Anexos Anexo I: Formulario de solicitud Anexo... Anexo : Modelo de Informe final Documentos generales de la Convocatoria Nacional Normativa europea en materia de subvenciones Normativa nacional en materia de subvenciones

10 Convenios de subvención Anexo I: Formulario de solicitud (propuesta) Artículos relevantes sobre la gestión financiera: ARTÍCULO 3: Financiación de la actividad ARTÍCULO 4: Condiciones de pago ARTÍCULO...: Convenios complementarios (enmiendas) ARTÍCULO...: Suspensión del convenio ARTÍCULO...: Finalización del convenio 13.1 Finalización por la entidad beneficiaria Finalización por la Agencia Nacional (sin indemnización)

11 Ej.: Estructura convenio subvención (Regio) Condiciones Generales y Especiales Anexos: Anexo I: Formulario de solicitud de subvención, cuya copia obra en su poder Anexo II: Presupuesto aprobado Anexo III: Informe final Anexo IV: Reglas para el cálculo de la cantidad final de la subvención Anexo V: Informe intermedio Anexo VI: Listado de las instituciones/centros asociados que reciben subvención Ficha resumen publicación

12 Ej.: Art.3 Financiación de la actividad (V) 3.1 La AN cofinanciará los costes de la actividad hasta un importe máximo de X EUR, por los siguientes conceptos: (...)Estas cantidades constituyen los límites máximos para cada concepto. 3.2 La cantidad final real de cada concepto se determinará de acuerdo con las normas establecidas a continuación: (...) 3.3 La entidad beneficiaria asumirá cualquier otro coste relacionado con la actividad. 3.4 Traspaso entre partidas presupuestarias

13 Art 3.2 Financiación (V) Art 3.2 La cantidad final real de aportación por cada concepto se determinará de acuerdo con: costes de organización del envío de voluntarios : importe fijo en función del nº voluntarios enviados. Documento: certificados de participación en la actividad (fechas, nº proyecto, participante). costes de organización de la acogida de voluntarios: importe fijo en función del nº voluntarios acogidos. Documento: certificados de participación en la actividad. costes de desplazamiento, visados de entrada/salida, importe de ayuda adicional para la participación de personas con necesidades especiales o acompañantes de los voluntarios enviados se basará en los costes reales incurridos (hasta el máximo que establece para este concepto el artículo 3.1). costes de manutención: importe fijo en función del nº de voluntarios acogidos y del número de semanas de estancia en la organización de acogida y atendiendo a los justificantes de las fechas de viaje.

14 Art. 4: Condiciones de pago (V) 4.2 Pago del saldo pendiente (...) Además del informe final, la entidad beneficiaria debe presentar los siguientes documentos acreditativos: Para los importes fijos (puntos a), b) y d) del artículo 3.1): certificados de asistencia del director de la organización de acogida. Para las aportaciones basadas en costes reales, justificantes de pago originales (en forma de facturas, recibos, billetes de viaje utilizados, fotocopia del visado, tarjetas de embarque).

15 Art.15: Otras condiciones especiales (Aso) La entidad beneficiaria respetará las condiciones establecidas en la Convocatoria de propuestas respecto a que la actividad no haya recibido otra subvención del presupuesto de la Comunidad Europea. En el caso de no cumplirse esta condición, la AN se reserva el derecho a rescindir el convenio en virtud del artículo 13.2, g) y requerir el reembolso total o parcial de cualquier pago previo.

16 Ej.: cálculo subvención final (Aso M/B) Anexo I: Formulario de solicitud (=actividad) ANEXO IV: causas de reducción o devolución del importe de la subvención: Las actividades, movilidades y productos declarados no se corresponden con los del formulario de solicitud y no son pertinentes para la Asociación en cuestión. No se ha alcanzado el número mínimo requerido de movilidades subvencionables y pertinentes. Artículo14.2: La AN podrá solicitar el reintegro parcial o total de cualquier pago de financiación anticipada si: el informe final o los documentos acreditativos no se presentan dentro del plazo establecido; la actividad no se ejecuta tal como prevé el presente convenio, salvo si la entidad beneficiaria no puede realizarla por motivos de fuerza mayor.

17 Incidencias frecuentes detectadas en controles Comenius-Grundtvig Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

18 Incidencias generales (I) 1. Desarrollo de la ación: Cambios relevantes no comunicados a la Agencia Nacional / sin autorización/ trámite de enmienda. Selección de participantes poco transparente/ documentada/ vinculada a prestaciones económicas. Publicación de los resultados/ productos del proyecto en EST ausente o incorrecta. Seguimiento y evaluación del proyecto no sistemáticos: indicadores/actividades ausentes o no apropiados. Actividades de Difusión ausentes/ poco estructuradas/de alcance muy limitado/no acordes a la solicitud Valor añadido europeo escaso: poca interrelación de los socios/productos entre sí No respeto de las directrices de identidad visual del Programa en los documentos, productos, certificados.

19 Incidencias generales (II) 2. Movilidades No cumplimiento del número mínimo acordado Participantes no vinculados a las instituciones colaboradoras aprobadas en convenio Documentación justificativa de las movilidades ausente o incompleta (tarjetas de embarque y/o certificados de asistencia) 3. Partidas financiadas por costes reales Documentación justificativa ausente o incompleta (facturas, justificantes de pago) Dificultad para vincular de forma directa el gasto con el proyecto.

20 Incidencias A. Regio 1. Ausencia de evidencias de la realidad de algunos gastos declarados en partidas financiadas por coste real (personal, equipamiento, subcontratación y otros costes). 2. Ausencia de evidencias de la relación directa de algunos gastos declarados con las actividades del proyecto.

21 Incidencias Voluntariado GRU (I) 1. Ausencia de evidencias de actividades de preparación previa de voluntarios. 2. Sustitución no autorizada de las actividades de voluntariado por otras. 3. Facturas/justificantes de costes reales no disponibles 4. Costes declarados según lo máximo aprobado en el contrato en lugar de lo realizado (nº participantes, fechas, costes reales).

22 Objetivo final Conseguir la elegibilidad de todos los costes relacionados con la ejecución del proyecto. Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos

23 Gracias por vuestra atención Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos