PROCEDIMIENTO Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores de Transporte Terrestre

Transcripción

1 PR-CL-03 Agosto de 5 1. OBJETIVO: Establecer normas y lineamientos bajo los cuales se seleccionan, evalúan y reevalúan a los proveedores del servicio de fletes terrestres de Universal International Services. 2. ALCANCE: Aplica a todos los proveedores que prestan servicio de fletes terrestres. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Gerente de Logística Aprobar nuevos proveedores del servicio de fletes terrestres. Revisar las evaluaciones bimestrales de los proveedores del servicio de fletes terrestres. Actualizar y dar seguimiento a la Lista de Proveedores Aprobados. Reevaluar al proveedor de acuerdo a la calidad del servicio proporcionado. Enviar Bimestralmente por correo electrónico el Reporte de Control de Fletes no conformes al Representante de la Dirección. 3.2 Jefe de Tráfico y de Logística Consultar la Lista de Proveedores Aprobados. Enviar Bimestralmente el Reporte de Pizarra de Tráfico o la Bitácora de Servicio de Transporte (según aplique) y el Reporte de Control de Fletes No Conformes al Gerente de Logística. 3.3 Coordinador de Logística Consultar la Lista de Proveedores Aprobados. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: GERENTE DE LOGÍSTICA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DIRECTOR GENERAL 1

2 PR-CL-03 Agosto de 5 4. DESARROLLO: SELECCIÓN DE PROVEEDORES 4.1 Jefe de Logística y Trafico y Coordinador de Logística Consulta la Lista de Proveedores Aprobados FPRCL-02-01, FPRCL y FPRCL y contacta al proveedor elegido y le envía la Carta de Instrucciones FPRCL-01-01, o la Orden de Embarque FPROPV o la Orden de Remisión FPRCL (Ver procedimiento Compras Transporte Terrestre PR-CL-02). Nota: En el caso de Veracruz cuando los Proveedores Aprobados no cuentan con unidades y exista urgencia del servicio, el Gerente de Operación Portuaria enviará correo solicitando la autorización al Gerente de Logística para la utilización de un transportista no incluido en la Lista correspondiente. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 4.2 Jefe de Tráfico y Jefe de Logística Emite el reporte Pizarra de Tráfico FPROPA-01-07, FPROPV-02-15, Bitácora de Servicio de Transporte FPRCL y Bitácora de Servicio de Transporte (Resumen por línea) FPRCL del período a evaluar indicando el número total de operaciones realizadas y, si fuera el caso, las incidencias detectadas durante el período de evaluación. Registra en el Reporte de Control de Fletes No Conformes FPRCL los resultados de las incidencias. 4.3 Jefe de Tráfico y Jefe de Logística Envía bimestralmente al Gerente de Logística el Reporte de Pizarra de Tráfico FPROPA-01-07, FPROPV o Bitácora de Servicio de Transporte FPRCL y Bitácora de Servicio de Transporte (Resumen por línea) FPRCL-03-04, según aplique, y el Control de Fletes No Conformes FPRCL NOTA: En caso de que no existan incidencias del servicio de transporte se mandará únicamente el Reporte de Pizarra de Tráfico FPROPA-01-07, FPROPV y la Bitácora de Servicio de Transporte FPRCL y Bitácora de Servicio de Transporte (Resumen por línea) FPRCL con una nota que

3 PR-CL-03 Agosto de 5 indique que no hubo incidencias en el periodo En caso de que algún proveedor acumule 3 reportes con incidencias, automáticamente se procede a reevaluarlo para determinar si se continúa trabajando con él. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES 4.4 Gerente de Logística Recibe Bimestralmente el Reporte de Pizarra de Tráfico FPROPA-01-07, FPROPV-02-15, Bitácora de Servicio de Transporte FPRCL y Bitácora de Servicio de Transporte (Resumen por línea) FPRCL y Control de Fletes No Conformes FPRCL y analiza los resultados para realizar la reevaluación de los proveedores de acuerdo a los siguientes criterios de evaluación: a) Entrega de mercancía completa: 50 puntos Si la mercancía es entregada incompleta (cualquier operación), la calificación será de 0 puntos. b) Entrega de mercancía sin daños: 30 puntos Si la mercancía entregada presenta daños o averías (cualquier operación), la calificación será de 0 puntos. c) Entregas a tiempo: 20 puntos Si en el periodo a evaluar el número de ocasiones en que la mercancía fue entregada fuera de tiempo supera el 15% del número de operaciones totales asignadas a ese proveedor, la calificación será de 0 puntos. 4.5 Gerente de Logística Envía bimestralmente el Control de Fletes No Conformes FPRCL al Representante de la Dirección para su revisión en la Junta de Revisión de Indicadores. NOTA: En caso de que no existan incidencias del servicio de transporte se mandará únicamente un correo electrónico inidcando que no hubo incidencias en el periodo.

4 PR-CL-03 Agosto de Gerente de Logística Realiza la actualización de la Lista de Proveedores Aprobados FPRCL-02-01, FPRCL y FPRCL-02-03, eliminando al proveedor y/o proveedores no confiables. Envía la Lista de Proveedores Aprobados FPRCL-02-01, FPRCL y FPRCL-02-03, al Jefe de Tráfico, al Jefe de Logística y al Coordinador de Logística. Regresa al punto 4.1 del procedimiento. Fin del Procedimiento 5. REFERENCIAS: 5.1 Documentos: PR-CL Formatos: FPRCL FPRCL FPRCL FPRCL FPRCL FPRCL FPRCL FPRCL FPROPA FPROPV FPROPV Código Código Documento Compras Transporte Terrestre Formatos Carta de Instrucciones Lista de Proveedores Aprobados Aeropuerto Lista de Proveedores Aprobados Veracruz Lista de Proveedores Aprobados Nuevo Laredo Orden de Remisión Control de Fletes No Conformes Bitácora de Servicio de Transporte Bitácora de Servicio de Transporte (Resumen por línea) Control de Operaciones (Pizarra de Tráfico) Orden de Embarque Pizarra de Tráfico 6. DEFINICIONES: N/A

5 7. ANEXOS: N/A PROCEDIMIENTO PR-CL-03 Agosto de 5 8. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 00 Agosto 2011 Se creó un procedimiento nuevo exclusivo para los proveedores de transporte terrestre.