EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS

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1 Suso Tormo Trilles, Director de Marketing Online EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA

2 Introducción Objetivo Este Webinar está orientado a ofrecer una visión general de las posibilidades de automatizar la Gestión por Procesos mediante una Suite BPM de última generación. Esto supone el máximo exponente del ahorro de tiempos y costes y, al mismo tiempo, la seguridad en la ejecución de los Procesos Empresariales, generando un ROI hasta ahora desconocido en las aplicaciones de software de gestión empresarial. 1/44

3 Índice Duración: 45 min Situación Actual Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? La extensión a nivel internacional de AuraPortal Preguntas 2/44

4 Objetivo Situación Actual Situación Actual Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? La extensión a nivel internacional de AuraPortal Preguntas Veremos brevemente la situación actual que viven las empresas ante el marco económico actual y cómo están actuando para sobrevivir a tales adversidades. También describiremos los conceptos de BPM y BPMS para que no haya lugar a errores conceptuales. 3/44

5 Situación Actual Descripción del BPM BPM (Business Process Management) 1 Aunque no existen definiciones oficiales, más o menos se está de acuerdo en considerar BPM (Business Process Management) como la estrategia empresarial enfocada a gestionar los procesos de negocio. Un nuevo enfoque 2 Este enfoque de gestionar los procesos de negocio es relativamente nuevo. Por esta razón, el mundo BPM se está reinventando continuamente, aportando posibilidades que un año antes eran impensables. La revolución que han supuesto los BPMS 3 Como ayuda a esta forma de gestionar las organizaciones, empezaron a utilizarse herramientas específicas que por evolución natural fueron cada vez más y mejores. Así, hasta la llegada del BPMS. 4/44

6 Situación Actual Descripción del BPMS BPMS (Business Process Management Suite) 1 Como su nombre indica, es el software que soporta BPM. Implantación BPMS es lo mismo que introducir en el sistema los planteamientos teóricos de BPM. El propio sistema se encarga de optimizarlos, automatizarlos (en la medida de lo posible), controlar su cumplimiento y proporcionar los análisis necesarios para su mejora continua. Cómo se introducen en el sistema los planteamientos teóricos de cómo debe funcionar la entidad? 2 A través de la Modelización de los Procesos y las Reglas de Negocio. Implantar BPM en una entidad hoy día debería ser sinónimo de implantar BPMS, ya que como se ha dicho es el software que soporta BPM. La puesta en marcha 3 En esta etapa la empresa mejorará toda su organización, sacará a la luz los puntos débiles y fortalecerá las actividades más importantes. De hecho será: MÁS EFICIENTE; MÁS EFICAZ y MÁS COMPETITIVA. 5/44

7 Las empresas empiezan a darse cuenta de que el ritmo de negocio ha cambiado. Incluso las empresas más tradicionales se dan cuenta ahora de que el ritmo del cambio en los negocios se ha acelerado hasta el punto en el que deben de construirse modelos dinámicos, para que puedan adaptarse a la nueva competitividad, a las nuevas amenazas y a las nuevas oportunidades de negocio. En la actualidad hay muchas empresas incapaces de adaptarse rápidamente a los nuevos modelos de negocio y esto hace que estén amenazadas por la competencia, lo que podría llevar a su desaparición. Esto es un aviso de lo que podría suceder en empresas que ignoran la tendencia hacia el cambio continuo y hacia la realidad de la actual situación. Situación Actual Cambio en el ritmo de negocio 6/44

8 Otras empresas empiezan a reaccionar e implantar sistemas BPM. Otras compañías adoptan metodologías BPM, que conducen al proceso del cambio rápido, un mayor compromiso empresarial y mejoras en la productividad de los trabajadores. Muchas de las más grandes y exitosas implementaciones de BPM de hoy tienen decenas de miles de usuarios de negocio y cubren numerosas divisiones y líneas de negocio en todo el mundo. Además, las empresas se están enfocando en diversas materias; como la reducción de costes, incremento de los beneficios, mejora en la atención a clientes, aceleración en la adquisición y fusión de empresas, etc. Situación Actual 20/38 Nueva tendencia hacia el cambio continuo 7/44

9 Objetivo Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS 1 Situación Actual Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? En este tema, veremos cómo las empresas deben, objetivamente, evaluar el impacto que puede provocar en el negocio la decisión de implantar un BPMS. 5 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Para ello habrá que tener en cuenta los siguientes cuatro factores. 6 Preguntas 8/44

10 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Los beneficios, los costes, los riesgos y la flexibilidad Los Beneficios Cómo puede su empresa beneficiarse con la implantación de un BPMS? Los Costes Cuánto va a pagar su empresa por los costes directos y por los recursos que se emplean en la implantación de un BPMS? 9/44

11 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Los beneficios, los costes, los riesgos y la flexibilidad Los Riesgos La incertidumbre que puede generar el impacto de la implantación de un BPMS en la empresa. La Flexibilidad Cómo afectará esta inversión en los cambios futuros de la empresa? 10/44

12 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Los Beneficios Aumento en la eficiencia operativa. Mayor rapidez y adaptación a los cambios en la empresa Mejora en La productividad de los trabajadores Todo ello lleva a: Una mejor y más eficaz relación entre empresa-cliente, empresaproveedores, empresa-partners, empresa-distribuidores...haciendo que aumenten los beneficios en todos los sentidos. 11/44

13 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Los Costes El Coste por licencia El Coste de mantenimiento Y la adquisición del hardware Formación a los empleados Por tanto; Las empresas que decidan implantar un BPMS, deben de tener en cuenta una serie de costes iniciales de adquisición, pero también deben de tener en cuenta los costes que supone mantener operativo el BPMS. 12/44

14 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Los Riesgos Imposibilidad de establecer un contexto empresarial adecuado La escasez de conocimientos BPM en las empresas Falta de planificación para el cambio en la gestión empresarial Por tanto; Ningún cambio en lo referente a gestión empresarial está exento de riesgos. Cuanta más importancia desde la gerencia le demos a la implantación, el porcentaje de fracasar descenderá ampliamente. 13/44

15 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS La Flexibilidad Mejora en la experiencia del cliente Mejora en la competitividad Acelera La integración de empresas en caso de adquisición El BPMS proporciona un gran valor a las empresas: Además de las ventajas tácticas descritas en el punto A, las empresas pueden aprovechar la flexibilidad que ofrece un BPMS para adaptarse a los cambios futuros de la organización, cambios en las leyes, cambios económicos... 14/44

16 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Principales factores Qué factores han sido los que han conducido a implantar un BPMS en las empresas? 15/44

17 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Gráfica comparativa entre los diferentes sistemas Las Suites BPM ofrecen una mayor adaptabilidad y flexibilidad que otras aplicaciones 16/44

18 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Opinión de nuestros clientes Opinión de: Josu Mendívil Facultad de Ciencias Sociales y Humanas de la Universidad de Deusto. 1 La completa definición de los procesos permite su fácil evaluación, corrección y mejora y además, ayuda a los usuarios a desarrollar sus tareas rutinarias sin olvidos o retrasos, y sin que necesiten estar mirando a todas horas su agenda. Opinión de: David Puente Traintic 2 Hemos ganado muchísimo en flexibilidad y rapidez a la hora de implantar nuevas operativas en la organización o cambiar las existentes, sin necesidad de actualizar procedimientos escritos que luego en la práctica real del día a día pocos conocen, dedicar gran esfuerzo interno para difundirlas o supervisión de personal de calidad en verificar que realmente se están utilizando. Opinión de: José Martín Martín Grupo Balfegó 3 El BPMS realiza el reporting automático recogiendo la información del ERP, elaborando los informes y enviando automáticamente a los responsables de departamento, cubriendo todas las necesidades de los mismos. 17/44

19 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Resumen: Objetivos que persigue la gestión por procesos 1 Mayores beneficios económicos debido tanto a la reducción de costes asociados al proceso como al incremento de rendimiento de los procesos. 2 Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas. 3 Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de servicio y mejora de la calidad del producto/servicio. 4 Mayor conocimiento y control de los procesos. 5 Conseguir un mejor flujo de información y materiales. 6 Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio. 7 Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes. 18/44

20 Objetivo Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Situación Actual Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Las cifras que se muestran son la media porcentual de la suma de las más de 200 empresas y organizaciones que han participado Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? La extensión a nivel internacional de AuraPortal Preguntas Además, las cifras porcentuales son el fruto de los cambios debidos a los procesos que se han automatizado con AuraPortal. 19/44

21 Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Factores analizados 1 Análisis de Costes 2 Análisis de Ingresos 3 Análisis del tiempo empleado en la gestión de los procesos 4 Análisis de los errores en la gestión de los procesos 5 Análisis de la capacidad analítica y la toma de decisiones 6 Análisis de la eficiencia 20/44

22 Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Análisis de Costes En la siguiente figura se puede observar que durante el primer año el porcentaje de los costes tuvo una gran influencia con un desnivel muy pronunciado y estabilizándose más, aunque en progresiva bajada, en el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media de costes del 47%. 21/44

23 Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Análisis de ingresos Podemos advertir que durante el primer año el porcentaje de los ingresos tuvo una tímida influencia con un desnivel poco pronunciado, pero que fue aumentando de forma progresiva durante el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan un aumento medio de ingresos del 19%. 22/44

24 Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Análisis del tiempo empleado en la gestión de los procesos. En esta figura observamos que tanto en el primer como en el segundo año la disminución del tiempo ha sido continua. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media del tiempo del 74%. 23/44

25 Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Análisis de los errores en la gestión de los procesos Esta figura nos muestra que durante estos dos primeros años el descenso de los errores que se cometían en los procesos ha disminuido de forma vertiginosa. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media de los errores del 88%. 24/44

26 Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Análisis de la capacidad analítica y la toma de decisiones El aumento gradual de la capacidad tanto en el primer como en el segundo año es lo más destacable de esta figura. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan un aumento medio de la capacidad analítica y de toma de decisiones del 83%. 25/44

27 Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Análisis de la eficiencia Se puede observar que durante el primer año el porcentaje de la eficiencia tuvo una gran influencia, con un ascenso muy pronunciado, y estabilizándose más, aunque en progresiva subida, en el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una aumento medio de su eficiencia del 60%. 26/44

28 Objetivo Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? 1 Situación Actual 2 3 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Resultados obtenidos al implantar AuraPortal En este tema vamos a ver qué características hacen que AuraPortal se diferencie tanto de la competencia. 4 5 Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? La extensión a nivel internacional de AuraPortal También veremos qué opinan los expertos más destacados a nivel mundial sobre AuraPortal. 6 Preguntas 27/44

29 Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? Opinión de los principales expertos Decision Matrix on BPM 2011 AuraPortal ha alcanzado una presencia más que significativa entre las empresas con más de 5000 empleados, algo que desde siempre ha sido el punto flaco de los grandes proveedores. BPM Suites Report 2010 AuraPortal es una de las más completas y avanzadas soluciones BPMS del mercado, respaldada por una empresa financieramente sólida, con un amplio número de clientes satisfechos de todos los tamaños trabajando desde hace varios años. A BPM Vendor Worth Checking Out, 2011 AuraPortal BPMS ofrece muchas otras funcionalidades innovadoras que no son de esperar de un proveedor de sus dimensiones. 28/44

30 Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? Opinión de los principales expertos Business Process Platforms, 2011 En cuanto a referencia de clientes, AuraPortal tiene una fácil y sólida implementación, y sencilla de usar (tanto para IT como para la gente de negocios). Además, tiene una ágil integración con SAP vía Servicios Web y el portal de SAP. Forrester Research Inc. Los equipos visionarios de BPM y MDM tienden a la gestión de los datos de procesos, que reconoce la relación inherente entre la mejora de procesos y calidad de los datos". Magic Quadrant Report 2007 and 2009 AuraPortal es el ejemplo de la próxima generación de BPMS". 29/44

31 Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? Tabla comparativa 30/44

32 Objetivo La extensión a nivel internacional de AuraPortal 1 Situación Actual Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? En el siguiente punto veremos la evolución que ha tenido AuraPortal desde su creación hasta ahora. 5 6 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Preguntas 31/44

33 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Productos de AuraPortal Control total sobre su empresa AuraPortal es un software empresarial diseñado de origen 100% Internet y constituido por una suite (BPMS) que contiene 6 productos. 1 BPM : Business Process Management. Gestión por Procesos. 2 Intranet: Red de comunicación intra y extra empresarial. 3 Gestión Documental: Generación y administración de todos los documentos en todos los formatos Gestión de Contenidos: Dinámica creación, administración y publicación de contenidos y páginas Web. Comercio Online: Creación y administración automática de escaparates para venta de los productos y servicios de la empresa. Reglas de Negocio: El más potente sistema para definir las reglas de negocio y ponerlas en ejecución a través de los procesos BPM. 32/44

34 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Características Gestión global de la empresa 1 AuraPortal ofrece una plataforma desde la cual se pueden gestionar prácticamente todas las actividades de una empresa u organización con probada eficacia. Potencia y facilidad de uso 2 Cada uno de los productos mencionados ha sido diseñado con criterios exclusivos de nuestra empresa que la dotan de una potencia y facilidad de uso claramente ventajosas sobre los otros productos en su línea que se encuentran en el mercado. Sin ninguna necesidad de programación 3 Destacamos por ejemplo que todo tipo de procesos se pueden modelizar con AuraPortal y su estándar BPMN. Una vez modelizados, los procesos ya son ejecutables sin ninguna necesidad de programación. 33/44

35 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Características Intranet Corporativa 1 AuraPortal cuenta en su Intranet Corporativa con una estructura imbricada que enlaza y conecta áreas de gestión como Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias, Inmovilizado, etc.), Proyectos y Áreas de la entidad. AuraPortal agrupa estos elementos en 'Familias'. Automatización y optimización 2 La automatización y optimización de todo el cuerpo económico de la actividad empresarial queda englobada dentro del ERM, que abarca el Marketing, Ventas, Comercio Online, Suministros, Servicios, Logística, Compras, eprocurement, Aprovisionamiento, Tercerización, etc. Control total sobre la empresa 3 Pero sobre todo, todas estas capacidades están totalmente integradas y permiten una gran agilidad y flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y sin perder la seguridad y el control. El ROI BPM que Intranet genera la Gestión utilización Documental de un BPMS Gestión en cualquier de Contenidos tipo de empresa Comercio Online Reglas de Negocio - 34/44

36 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Resumen: Principales funcionalidades AuraPortal es un auténtico BPMS orientado a los usuarios de negocio y 100% tecnología Web. Con AuraPortal, el usuario es capaz de automatizar procesos verdaderamente complejos sin programación Reglas de Negocio y Reglas de Proceso El Editor de Formularios de AuraPortal es uno de los más potentes del mercado Fichas Personalizables y ventanas Interactivas (WIP) Gestión de Contenidos y Comercio Online integrado con el BPMS 100% tecnología Web, incluyendo la configuración, modelización y funcionalidades administrativas Gestión Documental con y sin SharePoint, Multi Calendarios, Planning de Tareas 35/44

37 La extensión a nivel mundial de AuraPortal Crecimiento de clientes año tras año Número de clientes en todo el mundo /44

38 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Cronología Comienza la extensión AuraPortal es el programa elegido por corporaciones mundiales, p.e. PEMEX. Empresas líderes nos eligen Entre ellas, Coca-Cola, Toyota, Yamaha, ArcelorMittal, etc. Gartner selecciona AuraPortal entre los 22 mejores fabricantes del mundo. Presencia en 40 países AuraPortal ya dispone de más de 300 clientes en todo el mundo. Gartner AuraPortal es un ejemplo de la próxima generación de BPMS en su Magic Quadrant. Oficina en China Se abre una delegación conjuntamente con un Partner en China. Informe OVUM AuraPortal considerado como nº1 comparado con IBM, Oracle, Appian, Pegasystem y el resto de proveedores BPM. Objetivo: Conseguir más de 550 clientes en todo el mundo antes de que finalice el año /44

39 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Presencia Internacional Presencia Internacional Con $30 Millones de Capital Social, la compañía es financieramente sólida. Más de 100 empleados dedicados exclusivamente a AuraPortal. 400 Consultores Certificados distribuidos en más de 100 partners. Mas de 400 clientes de BPMS, algunos de ellos utilizando AuraPortal con miles de usuarios y miles de procesos concurrentes. Clientes relevantes: TOYOTA, YAMAHA, PEMEX (Petróleos Mexicanos), COCA-COLA, PEPSICO GROUP, ARCELOR MITTAL, BRISTOL-MYERS SQUIBB, CARREFOUR y otros. 38/44

40 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Oficinas 39/44

41 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Partners 40/44

42 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Clientes 41/44

43 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Clientes y Partners destacados Más de 40 países, más de 400 clientes, más de 100 Partners y millones de usuarios repartidos por todo el mundo en nuestros clientes, entre los que cabe destacar: Y muchos más hasta /44

44 Objetivo Preguntas 1 Situación Actual 2 Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS 3 Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 4 Qué opinan los expertos sobre AuraPortal? 5 6 La extensión a nivel internacional de AuraPortal Preguntas 43/44

45 Preguntas y respuestas 44/44

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