UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME EU-UNDP Climate Change Capacity Building Programme

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1 UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME EU-UNDP Climate Change Capacity Building Programme Funding request for preparation Climate Change Capacity Building Project proposal in the framework of the EU-UNDP Climate Change Capacity Building Programme Country: Colombia Project Title: Preparation of Colombia s Climate Change Capacity Building Project proposal Financing of context-assessment exercise Implementing Agency: Executing Agency: US$30,000 UNDP UNDP Estimated Starting Date of activities of National Climate Change Capacity Building Project: Indicate expected month when of Project Proposal is completed JUNIO 2011 Duration of context-assessment and preparation of [Colombia] s Climate Change Capacity Building Project proposal: 3-6 months 2

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3 1. OBJECTIVE OF THE CONTEXT-ASSESSMENT EXERCISE UNDP s and Government experience in supporting sustainable development shows that the most important success factor is alignment of proposed activities with national and local priorities. To be effective, [Colombia] s climate change capacity building project (hereafter the project ) must support [Colombia] s socio-economic and human development challenges. The context-assessment exercise has two symbiotic streams: a stocktaking and review aimed at identifying previous and current: strategy and policy documents, activities and projects, as well as engaged stakeholders relevant to the implementation of the project. The stocktaking should encompass all relevant national activities, not restricted to UNDP or the host government. Consultations with relevant stakeholders: within government Ministries and Agencies; in key sectors of private industries; the domestic donor and development partners community; and civil society. The context assessment will assist the national team responsible for the preparation of the project proposal (hereafter the team ) to: conduct a systematic analysis of relevant work ongoing and previously carried out; identify results, lessons learned, areas of capacity that can be built from, as well as gaps, further indepth studies needed and capacity needs; through stakeholder consultations, identify and validate priority areas, strategies and institutional arrangements for the project. The context-assessment will generate the information and process required for the preparation of the project proposal. More specifically, it will build a consensus among stakeholders on which Components and Modules (respectively Public Sector and Private Sector; and GHG Inventories, NAMAs, LEDS and MRV) from the menu-approach of the Global EU-UNDP Climate Change Capacity Building Programme are most appropriate for [Colombia] to pursue. On the basis of outcomes of the context-assessment, Colombia will formulate and submit to UNDP Colombia s Climate Change Capacity Building Project proposal. For these purposes, the Government of Colombia requests UNDP to provide funding in the amount of US$30,000 for the context-assessment exercise and project proposal formulation. 2. BRIEF DESCRIPTION OF OVERALL ACTIVITIES OF THE CONTEXT-ASSESSMENT EXERCISE The stocktaking and stakeholder consultations aim to deliver a practical project proposal, which will be discussed and consensus-agreed with stakeholders before submission to UNDP for review and approval. This section briefly describes the stocktaking and stakeholder consultation processes, but note that consultations with key stakeholders will take place throughout the stocktaking to ensure adequate support and ownership. They are described separately for clarity, but will be implemented together as part of the project proposal preparation. 3

4 The stocktaking work The stocktaking will help to ensure that the project builds on the activities, studies, outcomes, experiences and institutional settings of existing policies and other interventions relating to climate change. The stocktaking is expected to include the following: Preparation of a detailed workplan: The stocktaking should be based on a detailed workplan of activities, including the approaches that will be used for conducting the stocktaking. It will include the strategies that the national team will use to include broad and effective consultations in order to enhance ownership in the preparation and implementation of the project at the national level. An assessment of work carried out under previous relevant initiatives: This assessment is the central element of the work, as it will ensure that a framework for LEDS, GHG inventory systems, NAMAs and/or MRV schemes build upon results and lessons learned from relevant work, such as the National Communications, mitigation projects, UNDAFs, other national and regional plans, etc. It will consist of focused analysis of activities and results achieved under past, on-going and imminent (planned) initiatives. It will identify gaps and uncertainties, and provide justification for additional studies/assessments to improve information that will be critical to the development of the work under the project at the national level. Areas of work: The exercise will identify the studies to be carried out to cover areas or sectors not addressed under previous work but which are critical for the articulation of a LEDS, GHG inventory, NAMA and/or MRV work. The experiences gained through the GHG emissions inventories and mitigation analysis under the National Communications will be an important basis to identify gaps and new areas of work. Methodologies and approaches: The stocktaking will identify the emphases for the overall approach and the potential methodologies (and information requirements) that will be adopted to carry out the different analytical exercises that must inform the development of a robust LEDS, NAMA and related work. Synergies with related programmes and key policies processes: The exercise will identify how the LEDS, NAMAs and/or MRV will build on and establish linkages with relevant initiatives within the government of [Colombia] such as national energy (including renewable energy) policies, transport strategies, sustainable land management and agricultural policies, existing climate change and environmental vision statements and policies 2. It will further identify partnered and supported relevant initiatives such as the National Communications, UNDAF, CCAs, etc and existing regional policy frameworks or initiatives in which [Colombia] participates. Experience in producing National Communications may provide a starting point for coordination processes. The exercise will also seek to identify and analyse any relevant private sector initiatives to address climate change that are domestically active, such as the Cement Sustainability Initiative (CSI), the Global Sustainability Initiative by the International Aluminium Institute (IAI) or other coalitions of activities supported by local industry associations. Capacity building needs: Strengthening institutional and technical capacities will be a key element of a framework for LEDS and essential for developing robust GHG inventory systems and credible NAMAs and MRV systems. Identification of capacity building needs will firstly establish existing expertise for applying the proposed methodologies in the different areas of work, and map this 2 This may include green economy, green jobs, clean growth strategies etc. 4

5 against expected capacity requirements for each of the modules. The availability of existing capacity, and/or the level of difficulty and time required to build new capacity may be a key factor in decisions as to which programme modules will be prioritised. Stakeholder mapping: The stakeholder mapping will include a list of the government institutions, academia, NGOs, research institutions, private organizations, CSOs/NGOs and others as relevant, that will need to participate in the preparation of a LEDS, NAMA, MRV or GHG Inventory system. The list will include the institutions that will directly participate in this work but also those that could be asked to contribute to this process through multi-stakeholder consultations. Institution mapping: The institution mapping will analyse and map existing institutional arrangements, implementation functions and regulatory frameworks. The mapping will then assess these arrangements for likely effectiveness for formulation and implementation of a LEDS, NAMAs, MRV and/or a GHG Inventory system. Priorities for LEDS, MRV, NAMAs and GHG inventory management systems: The exercise is expected to make an initial assessment of, and summarise the suitability and projected benefits of LEDS, MRV, NAMAs and GHG Inventory systems, as well as identify key challenges for practical and timely implementation. This will lead to a prioritization that will be made through consultative processes with key stakeholders involving both the public and private sectors. Stakeholders consultations Effective implementation of LEDS, MRV, NAMAs and/or GHG Inventory systems in [Colombia] requires the active participation of two primary types of stakeholders: (a) Government Ministries directly responsible for climate policy, monitoring and reporting, which in [Colombia] is the [Ministry of Environment/insert appropriate Ministry name] and their national climate change teams, as well as other Ministries (e.g. Industry, Energy, Finance [insert appropriate Ministry names]) involved in climate change activities; and (b) private sector -business organisations, large industries, small and medium sized enterprises as well as state-owned enterprises which implement mitigation programs. Secondary stakeholders also need to be engaged to ensure maximum buy-in and ownership of the project. These include a broader range of institutions locally working on climate change, ranging from donors, other government institutions, NGOs, civil society organizations, in addition to academic and research institutions. The stakeholder consultation process is expected to include the following: Definition of stakeholders involvement: Building on preliminary consultation process that may be relevant for the project; identify and review the key stakeholders and their roles under previous climate change interventions, as well as identify stakeholders that may be relevant, but have not been effectively participating in climate change dialogue to date. Elucidate a plan for managing communications and expectations during the preparation and inception phases of the project. Awareness raising and capacity assessment: The team will assess the level of effective engagement by stakeholders, and where engagement is insufficient, determine where this is due to a lack of capacity, and what capacity needs or gaps must be addressed. This process itself serves as an 5

6 awareness raising function, and will be used as an opportunity to raise the level of awareness of national institutions, NGO s, government and general public in the area of climate change, and to identify major challenges and opportunities to mainstreaming climate change into National Development processes. Develop strategies for stakeholder participation: The consultations will identify strategies for maintaining stakeholder engagement during implementation of the programme. This will include understanding the opportunities that will arise from the project (such as potential access to new funding streams), and articulating these to stakeholders in order to incentivise their participation. Ensuring adequate consultations for the preparation of the project proposal and its implementation: Stakeholder consultations may take place at different times in the preparation of the project proposal. For instance, consultations by carried at different stages of project formulation: i) at the initiation of the stocktaking work; ii) at the stage of identifying priorities for the project; and iii) during discussions of the draft project proposal. Depending on the scope of the discussions, different stakeholders may be brought in at different times of the stocktaking work. However, number of consultations and process put in place will be based on national circumstances. This stakeholder consultation and analysis will enable the team to identify the current contributions & levels of involvement of stakeholders, & assess what level is likely to be required from currently engaged stakeholders, and establish plans for additional work to ensure sufficient engagement from other stakeholders. Together, this work aims to optimise participation in GHG Inventory Systems, LEDS, NAMAs and/or MRV processes as applicable. Context-assessment report and Project Proposal Final Report of the context-assessment: A report on the context-assessment exercise will be prepared to highlight the key gaps and lessons learned from previous interventions, and identify priorities (from Public Sector and Private Sector; and GHG Inventories, NAMAs, LEDS and MRV) for [Colombia]. The report will also briefly explain the process adopted for stakeholder participation and consultations carried out for the preparation of the project proposal. The report will be included as an annex to the project proposal (following guidance and template to be provided by UNDP). Preparation of the project proposal: The key output of this work is the Project Proposal. After final consultations with key stakeholders and Government approval, a draft Project Proposal will be submitted to UNDP for review and comments. Final approval by UNDP will take place after suggested adjustments, if any, are addressed by the national team. 3. PRELIMINARY LIST AND DESCRIPTION OF STAKEHOLDERS AND CONSULTATION PROCESS ENVISIONED The stakeholder consultations will help to ensure national ownership of the project proposal and later implementation. In particular, the consultation will be used as a means to: Ensure adequate linkages with existing climate change policy and project activities Validate the stocktaking exercise Selection and prioritisation of components and modules to be included in the project Build consensus on the institutional arrangements proposed for the project Clarify the roles and responsibilities of stakeholders expected to be involved 6

7 The stakeholder consultations will commence broadly, with the guidance of key government strategic decision makers to provide overall vision, and narrow down to individuals and focus groups to establish sectoral details. A primary goal is to build consensus among stakeholders on which of the project components and modules (from Public Sector and Private Sector; and GHG Inventories, NAMAs, LEDS and MRV) offer opportunities for [Colombia] that can be exploited for key development aspirations. Consultations should identify likely or expected institutional and stakeholder responsibilities and roles in project implementation, as well as capacity constraints in delivering the project. UNDP [Colombia] will facilitate and monitor progress of the stocktaking exercise and consultations in accordance with the agreed budget and outputs and disburse funds accordingly. The following stakeholders are envisaged as participants during the stakeholder consultations: Departamento Nacional de Planeacion-DNP, Mining and Energy Planning Unit-UPME, Ministry of environment, housing and territorial Development-MAVDT, Ministry of Agriculture and rural development- MADR, Ministry of Industry, Commerce and tourism, Ministry of Mines and Energy, Departamento Administrativo Nacional de Estadistica-DANE, Institute of Hidrology, Meteorologyand Enviromental -IDEAM 4. BRIEF DESCRIPTION OF THE INSTITUTIONAL ARRANGEMENT FOR THE CONTEXT-ASSESSMENT EXERCISE AND PROPOSAL PREPARATION The national lead agency responsible for the oversight and implementation of the context-assessment and project proposal preparation is MAVDT. The involvement of the relevant stakeholders, and their support and commitment to the implementation of the proposed activities, will ensure the achievement of the overall outcome of the assessment. The lead institution will ensure appropriate engagement by - Design and development of activities schedule defining several responsible - Construction of committees in different sector levels according to process requirements - Constant communication channels (meetings releases) with involved actors - Identification of representative person for each formed committee according to his knowledge and area of work - Presentation to society in the highest possible level (Presidency), generating more interest in the different sectors and entities involved. This project will take into account the institutional arrangement made by the entire Low Carbon Development Strategy that is being prepared by the MAVDT in collaboration with UNDP and other relevant institutions Y describir narrativamente que podemos hacer para que todos lo que deban, participen en la formulación del proyecto 5. OUTPUTS The main output of the stocktaking exercise is a proposal for [Colombia] s Climate Change Capacity Building Project proposal in the framework of the EU-UNDP Climate Change Capacity Building Programme. The 7

8 expected outputs and corresponding activities to be carried out under the stocktaking exercise are the following: Output 1: Planning and management of the stocktaking exercise Activity 1.1: Preparation of a detailed workplan and scope of work Activity 1.2: Execution of an Inception workshop/consultation Activity 1.3: Preparation of TOR including the expected results and deliverables for the individual experts and/or Colombia Team, including the approach to be used during the stocktaking exercise. Output 2: Stocktaking related activities Activity 2.1: Implementation of the stocktaking exercise and preparing a stocktaking matrix describing and assessing relevant previous and on-going climate change policies, activities, projects and programmes Activity 2.2: Identification /review of shortcomings in capacity and assessment of capacity needs for implementing each of the modules Activity 2.3: Identify new studies/areas of work, particularly as related to missing data or information Activity 2.4: Identification of potentials for linkages and synergies with other processes Activity 2.5: Identify and assess opportunities for delivering sustainable development outcomes from the components and modules (Public Sector and Private Sector; and GHG Inventories, NAMAs, LEDS and MRV) Activity 2.6: Development of prioritisation criteria and identification of priorities from the components and modules Activity 2.7: Preparation of the stocktaking report Output 3: Stakeholder consultation Activity 3.1: Stakeholder mapping and analysis. Identify individuals and institutions that may be involved in the stocktaking exercise, their possible role, the benefits of their involvement, and any possible challenges (including capacity limitations) to their involvement. From this will be developed a strategy for stakeholder participation Activity 3.2: Institution mapping and analysis. Describe institutional arrangements and how they relate to key climate related policy drivers, as well as changes that may be envisaged in project implementation Activity 3.3: Stakeholder consultation. This consultation should be used to validate the stocktaking and opportunity identification; awareness raising and selection for priority issues and new areas of action; and review of the project proposal and stocktaking report. This may include a workshop to validate the project proposal Output 4: Brief report on the stocktaking and stakeholder consultations: The team will prepare a brief report that will be included in the annex section of the project proposal. Activity 4.1: Write the stocktaking and stakeholder consultations, which may include the following: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Description of the methodology used; Stakeholders and institutions consulted; Results and findings of the stocktaking exercise; Results and findings of the stakeholder consultation; Identified priorities for the Project Proposal 8

9 Output 5: Develop a project proposal for submission to UNDP for review and approval Activity 5.1: The project proposal will be developed following UNDP template (to be provided) with a detailed description of the following: - Description of project s context, including relevant background - Scope of project, inlcuding areas of work (e.g. GHG inventory system, NAMAs, LEDS, MRV) and sectors (e.g. energy, industries, agriculture, etc.) - Expected outcomes, including studies to be carried out - Key activities for each outcome identified - Proposed methodologies or approaches to be adopted for the implementation of the project - Institutional arrangements and coordination mechanisms to be put in place for the implementation of the project - Monitoring and Evaluation framework - Proposed budget - Workplan for the duration of the project - Annex sections, including: o Brief report on the stocktaking and stakeholder consultation containing the following information: Activity 5.2: Submission of the project proposal; to UNDP for feedback and comments Activity 5.3: Incorporation of comments on the project proposal (a final consultation round may be scheduled if proposal has substantial comment or revision suggested by UNDP during approval processes). 6. BUDGET Award ID: Project ID: Colombia s Context-assessment for the preparation of the National Climate Award Title: Change Capacity Building Project proposal Business Unit: COL10 Colombia s Context-assessment for the preparation of the National Climate Project Title: Change Capacity Building Project proposal Implementing Partner (Executing Agency) Atlas Responsible Donor Budgetar Outcome/Atlas Party/ ATLAS Budget Fund ID Name y Activity Implementi Description Account ng Agent Code Amount (USD) Local Consultant ,39 OUTCOME 1 Project Proposal submitted to UNDP PNUD tbd (30000) EU Contractual Services , Misc. operation expenses 5.000, Facil& Adm 7% 1.962,61 Sub-Total 30,000 9

10 RISKS RISK LEVEL MITIGATION ACTION UNDP CAN T SECURE THE FUNDS FROM UE TO IMPLEMENT THE FULL SIZE PROJECT LOW THE FUNDS HAVE BEEN ALREADY ALLOCATED TO UNDP NY AND THE AGREEMENT WAS ALREADY SIGNED 10

11 Anexo 1. Documento de proyecto en español 1. Objetivos del Ejercicio La experiencia del PNUD y del gobierno en dar apoyo al desarrollo sostenible, ha demostrado que el factor de éxito más importante es alinear las actividades que se proponen con las prioridades locales y nacionales. Para que sea efectivo, el Proyecto de Fortalecimiento de Capacidades para el Cambio Climático de Colombia (en adelante el proyecto ), debe apoyar los retos socio-económicos y de desarrollo humano de Colombia. El ejercicio de diagnostico tiene dos ramas simbióticas: Inventario y revisión dirigida a: identificar estrategias, políticas, actividades y proyectos antiguos y/o actuales, así como comprometer a los tomadores de decisiones clave en la implementación del proyecto. El inventario deberá comprender todas las actividades nacionales relevantes, y no restringirse solo a las actividades del PNUD o del gobierno nacional. Consultas con los tomadores de decisiones clave: en Ministerios y Agencias, en sectores claves de la industria privada, en donantes locales y en la comunidad internacional, y en la sociedad civil. El diagnostico asistirá al equipo nacional responsable de la preparación de la propuesta del proyecto (en adelante el equipo ) a: Realizar un análisis sistemático del trabajo actual y del trabajo que se haya realizado anteriormente; Identificar resultados, lecciones aprendidas, áreas donde puedan fortalecerse capacidades, así como también vacíos, futuros estudios detallados y necesidad de desarrollo de capacidades; Identificar y validar áreas prioritarias, estrategias y acuerdos institucionales para el proyecto a través de consultas con los tomadores de decisiones. El diagnostico va a generar información, así como el procedimiento adecuado para la preparación de la propuesta de proyecto. Específicamente, va a crear consenso entre los tomadores de decisiones sobre que componentes y módulos (sector público y privado, Inventarios GEI, NAMAs, LEDS y MRV) del menú del Programa Global de Fortalecimiento de Capacidades para el Cambio Climático son más apropiados para Colombia. Se utilizará como base los efectos de este diagnostico para formular y enviar al PNUD la propuesta del Proyecto de Fortalecimiento de Capacidades para el Cambio Climático de Colombia. Para este propósito, el Gobierno de Colombia, solicita al PNUD suministrar fondos por la cantidad de US$30, para el diagnostico y la formulación de la propuesta de proyecto. 2. BREVE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL EJERCICIO DE DIAGNOSTICO El inventario y las consultas con los tomadores de decisiones, tiene como fin, entregar una propuesta de proyecto práctica, que será discutida y acordada en consenso con los tomadores de decisiones antes de ser remitido al PNUD para su revisión y aprobación. Esta sección describe brevemente el proceso de consulta y de inventario, pero es importante aclarar que el proceso de consulta con los tomadores de decisiones se realizará paralelo al inventario para asegurar el apoyo adecuado y el sentido de pertenencia del proceso. Estos pasos se describen por separado para mayor claridad, pero serán implementados a la vez como parte de la preparación de la propuesta de proyecto. 11

12 Trabajo de balance de avances (stocktaking) El balance de avances (stocktaking) tiene como objetivo asegurar que el proyecto se construye sobre actividades, estudios, efectos, experiencias y arreglos institucionales de políticas existentes; entre otras intervenciones relacionadas con el cambio climático. El inventario deberá incluir lo siguiente: Preparación de un plan de trabajo detallado: El balance de avances (stocktaking) deberá basarse en un plan de trabajo detallado, que incluye el proceso que se va a seguir para realizar este inventario. También deberá incluir las estrategias que el equipo nacional utilizará para que las consultas sean amplias y efectivas, y así mejorar la preparación y la implementación del proyecto a nivel nacional. Evaluación de iniciativas relevantes realizadas anteriormente: Esta evaluación es el elemento central del trabajo, ya que asegura que los esquemas a seguir serán construidos bajo el marco de LEDS, Inventarios de GEI, NAMAS y/o MRV, y que se incorporan lecciones aprendidas de trabajos como las Comunicaciones Nacionales, proyectos de mitigación, UNDAF, planes nacionales y regionales, etc. Esta evaluación consistirá en un análisis enfocado en las actividades y los resultados obtenidos anteriormente, iniciativas en marcha, e iniciativas planificadas. Se identificarán vacíos y dudas, y proporcionará justificación adicional para realizar estudios o evaluaciones con información crítica para el desarrollo del proyecto a nivel nacional. Áreas de trabajo: El diagnostico identificará que estudios se deben realizar para cubrir áreas o sectores no estudiados con anterioridad, pero que son críticos para las coyunturas entre los trabajos de LEDS, Inventario de GEI, NAMA y/o MRV. La experiencia adquirida a través de los inventarios de emisiones de GEI y los análisis para mitigación bajo las Comunicaciones Nacionales serán una base de suma importancia para identificar vacios y nuevas áreas de trabajos. Metodología y Enfoque del trabajo: El balance de avances (stocktaking) identificará el énfasis del enfoque en general y las posibles metodologías (e información necesaria) que serán adoptadas para realizar los ejercicios de análisis que complementaran el desarrollo de un trabajo sólido en LEDS, NAMA y otros. Sinergias con otros programas y procesos relacionados: El ejercicio identificará como LEDS, NAMAs y/o MRV se relacionan con otras iniciativas dentro del gobierno de Colombia, así como políticas nacionales de energía (incluyendo energía renovable), estrategias de transporte, políticas agrícolas y de manejo sostenible de la tierra, y políticas existentes sobre cambio climático y ambiente 3. En adelante, se identificaran asociaciones y apoyo de iniciativas relevantes como Comunicaciones Nacionales, UNDAF, CCAs, entre otras, así como marcos regionales de políticas existentes y otras iniciativas en las cuales Colombia participa. La experiencia en la producción de las Comunicaciones Nacionales podrán server como punto de partida en el proceso de coordinación. Este ejercicio identificará y analizará iniciativas relevantes en el sector privado para hacer frente al cambio climático, tales como la Iniciativa de Cemento Sostenible, la Iniciativa de Sostenibilidad Global por el Instituto Internacional de Aluminio, y otras coaliciones de actividades apoyas por las asociaciones de industria local. Necesidades para Desarrollo de Capacidades: Fortalecimiento de capacidades institucionales y técnicas serán un factor clave para el marco de LEDS, esencial para desarrollar un sólido sistema de inventario de GEI, NAMAs creíbles y sistemas de MRV. La identificación de necesidades en desarrollo de capacidades, establecerá información sobre la capacidad de experticia existente para aplicar las 3 This may include green economy, green jobs, clean growth strategies etc. 12

13 metodologías propuestas en las diferentes áreas de trabajo, y comprarlo con los requerimientos de capacidades esperadas para cada módulo. La disponibilidad de capacidades existentes, y/o el nivel de dificultad y tiempo requerido para desarrollar nuevas capacidades será un factor clave para decidir la priorización de los módulos del programa. Inventario de tomadores de decisiones: Este inventario incluirá una lista de instituciones de gobierno, academia, ONGs, institutos de investigación, organizaciones privadas, entre otros actores relevantes, que deberán participar en la preparación de LEDS, NAMA, MRV o sistemas de inventario de GEI. La lista incluirá instituciones que participaran directamente en este trabajo pero también aquellas que podrán ser consultadas para contribuir en este proceso a través de consultas a múltiples partes interesadas. Inventario de Instituciones: Este inventario analizará y determinará acuerdos institucionales existentes, funciones de implementación y marcos regulatorios. El inventario evaluará estos acuerdos para determinar si son efectivos para formular e implementar LEDS, NAMAs, MRV y/o sistemas de inventario de GEI. Prioridades para LEDS, MRV, NAMAs y sistema de manejo de inventario GEI: Se espera que este ejercicio pueda realizar una evaluación inicial de LEDS, MRV, NAMAs y del sistema de inventario de GEI, para definir cuáles son los pasos más apropiados y los beneficios proyectados, así como también, identificar los retos claves para que el proyecto sea práctico e implementado a tiempo. El ejercicio guiará las acciones hacia la priorización, que será llevada a cabo a través de procesos consultivos con tomadores de decisiones clave de los sectores público y privado. Consultas con los Tomadores de Decisión La efectiva implementación de LEDS, MRV, NAMAs y/o sistemas de inventario GEI en Colombia requiere la participación activa de dos tipos principales de tomadores de decisión: (a) Ministerios del Gobierno, directamente responsables de las políticas climáticas, monitoreo y reporte, el/los cual/es en Colombia es el [Ministerio de Ambiente/insertar nombre correcto] y las comisiones nacionales para el cambio climático, así como otros Ministerios (por ejemplo, Industria, Energía, Finanzas) relacionados con actividades de cambio climático; y (b) Sector privado negocios, industrias, pequeñas y medianas empresas, así como empresas pertenecientes al estado que implementan programas de mitigación. Tomadores de decisión secundarios también necesitan estar comprometidos con el proceso para asegurar el máximo sentido de pertenencia de este proyecto. Esto incluye un rango amplio de instituciones locales que trabajan en cambio climático, alcance de los donantes, otras instituciones gubernamentales, ONGs, organizaciones de la sociedad civil, además de las instituciones académicas y de investigación. El proceso de consultas con los tomadores de decisión deberá incluir lo siguiente: Definir la participación de los tomadores de decisión: Sobre la base de las consultas preliminares realizadas relevantes al proyecto; identificar y revisar el listado de tomadores de decisión y sus roles en el tema de cambio climático, así como identificar a los tomadores de decisión que pueden ser relevantes, pero que no han tenido una participación efectiva en los diálogos sobre cambio climático. 13

14 Establecer un plan para el manejo de la comunicación y las expectativas durante las fases de preparación e inicio del proyecto. Concienciación y Evaluación de capacidades: el equipo evaluará el nivel de compromiso por parte de los tomadores de decisión, y en los casos donde este compromiso sea insuficiente, se determinara si es por falta de capacidad, y que necesidades o vacios deben ser solucionados. Este proceso tendrá la función de concienciación, y será utilizado como una oportunidad para incrementar el interés hacia los temas de cambio climático por parte de instituciones nacionales, ONGs, gobiernos y público en general, y así identificar mayores riesgos y oportunidades para lograr la integración del cambio climático en los procesos de Desarrollo Nacional. Desarrollar estrategias para la participación de los tomadores de decisión: Las consultas identificarán estrategias para mantener el compromiso adquirido por los tomadores de decisión durante la implementación del programa. Esto incluirá el entendimiento de las oportunidades que surgirán a partir del proyecto (como la posibilidad de acceso a nuevas fuentes de fondos), y articulando estas posibilidades con los tomadores de decisiones para incentivar su participación. Asegurar que se realicen las consultas necesarias para la preparación de la propuesta de proyecto y su implementación: Las consultas se llevarán a cabo en diferentes momentos durante la preparación de la propuesta de proyecto. Por ejemplo, las consultas se realizaran en diferentes fases de la formulación: i) al inicio de los trabajos de balance de actividades, ii) en la fase de identificación de prioridades para el proyecto; y iii) durante las discusiones de la propuesta de proyecto borrador. Dependiendo en el alcance de las discusiones, diferentes tomadores de decisión podrán participar para realizar el balance de actividades. El número de consultas y de participantes será establecido de acuerdo a las circunstancias nacionales. Estas consultas y análisis permitirán al equipo identificar las contribuciones actuales y los niveles de participación de los tomadores de decisión, así como evaluar qué nivel se necesita por parte de los tomadores de decisión involucrados, y establecer planes para trabajo adicional que aseguro la participación de todos los actores clave. En conjunto, este trabajo busca optimizar la participación de todos los actores en LEDS, NAMAs, inventarios de GEI y/o MRV, según se aplique. Informe de diagnostico y propuesta de proyecto Informe Final del Diagnostico: Se preparará un informe del ejercicio de diagnostico para resaltar los vacios clave y las lecciones aprendidas de actividades previas, así como también se identificaran las prioridades (del sector público y privado, inventario GEI, NAMAs, LEDS y MRV) para Colombia. Este informe también explicará brevemente el proceso adoptado para la participación de los tomadores de decisión y de las consultas realizadas para la preparación de la propuesta del proyecto. El informe será incluido como un anexo a la propuesta de proyecto (de acuerdo a la guía y plantillas proporcionadas por el PNUD). Preparación de la propuesta de proyecto: El producto principal de este trabajo es la Propuesta de Proyecto. Después de finalizar el proceso de consultas con los tomadores de decisión y que el documento sea aprobado por el Gobierno, una propuesta borrador será enviada al PNUD para su revisión y comentarios. La aprobación final por parte del PNUD se dará una vez todos los comentarios, o arreglos solicitados sean incorporados al documento y revisados por el equipo nacional. 3. LISTA PRELIMINAR DE TOMADORES DE DECISIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONSULTAS PREVISTOS 14

15 Las consultas con tomadores de decisión buscan asegurar el sentido de pertenencia nacional con respecto a la propuesta de proyecto y su implementación. Particularmente, las consultas serán utilizadas como un medio para: Asegurar las relaciones existentes entre las políticas de cambio climático y las actividades del proyecto. Validar el ejercicio de balance de actividades. Selección y priorización de los componentes y módulos a ser incluidos en el proyecto. Crear consenso sobre los arreglos institucionales propuestos por el proyecto. Aclarar los roles y responsabilidades de los tomadores de decisión involucrados en el proyecto. Las consultas serán amplias en un principio, con la guía de funcionarios clave del gobierno que aporten la visión general, y de ahí se reducirá a individuos y grupos focales para establecer los sectores en detalle. El objetivo primario es crear consenso entre los tomadores de decisión sobre cuáles de los componentes y módulos (de los sectores público y privado, inventarios GEI, NAMAs, LEDS y MRV) ofrecen oportunidades para Colombia que pueden ser explotados y que estén acorde a los ideales de desarrollo. Las consultas deberán identificar las responsabilidades esperadas de las instituciones y de los tomadores de decisión, así como los roles en la implementación del proyecto y las restricciones de capacidades para la ejecución del proyecto. PNUD Colombia facilitará y hará el seguimiento de progreso de este ejercicio y de las consultas de acuerdo al presupuesto acordado y a los productos esperados. Los siguientes tomadores de decisiones son previstos como participantes durante las consultas: Departamento Nacional de Planeacion-DNP, Mining and Energy Planning Unit-UPME, Ministry of environment, housing and territorial Development-MAVDT, Ministry of Agriculture and rural development- MADR, Ministry of Industry, Commerce and tourism, Ministry of Mines and Energy, Departamento Administrativo Nacional de Estadistica-DANE, Institute of Hidrology, Meteorologyand Enviromental -IDEAM 4. BREVE DESCRIPCIÓN DE LOS ARREGLOS INSTITUCIONALES PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNOSTICO Y PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA DE PROYECTO La agencia nacional líder, responsable del seguimiento e implementación del diagnostico y de la preparación de la propuesta de proyecto es [insertar nombre de la Institución debe ser un Ministerio]. La participación de tomadores de decisión relevantes, y su apoyo y compromiso en la implementación de las actividades propuestas, aseguraran que se consiga el impacto general que se espera de esta evaluación. La agencia líder asegurará su compromiso a través de: - Design and development of activities schedule defining several responsible - Construction of committees in different sector levels according to process requirements - Constant communication channels (meetings releases) with involved actors - Identification of representative person for each formed committee according to his knowledge and area of work - Presentation to society in the highest possible level (Presidency), generating more interest in the different sectors and entities involved. 5. PRODUCTOS El producto principal del balance de actividades es una propuesta para el Proyecto de Desarrollo de Capacidades para el Cambio Climático de Colombia, en el marco del Programa de Desarrollo de 15

16 Capacidades para el Cambio Climático EU-PNUD. Los productos esperados y las actividades correspondientes a ser realizadas bajo el balance de actividades son los siguientes: Producto 1: Planificación y manejo del balance de actividades Actividad 1.1: Preparar un plan de trabajo detallado y definir el alcance. Actividad 1.2: Ejecutar un taller/consulta inicial. Actividad 1.3: Preparar los términos de referencia, incluyendo los resultados esperados y entregables para los expertos individuales y/o equipos de país, incluyendo el enfoque a ser utilizado durante el balance de actividades. Producto 2: Actividades relacionadas al balance de actividades Actividad 2.1: Implementación del balance de actividades y preparación de una matriz que describa y evalúe actividades, proyectos, programas, y políticas climáticas previas y actuales. Actividad 2.2: Identificación/revisión de fallas en capacidades institucionales para implementar los módulos. Actividad 2.3: Identificación de nuevos estudios o áreas de trabajo, particularmente donde haga falta datos o información. Actividad 2.4: Identificación de vínculos y sinergias potenciales con otros procesos. Actividad 2.5: Identificación y evaluación de oportunidades para entregar efectos de desarrollo sostenible como resultados de los componentes y módulos (sector público y privado, inventarios GEI, NAMAs, LEDS y MRV). Actividad 2.6: Desarrollo de criterios de priorización e identificación de componentes y módulos prioritarios. Actividad 2.7: Preparación del informe de balance de actividades. Producto 3: Consultas con tomadores de decisión Actividad 3.1: Mapeo y análisis de tomadores de decisión. Identificar a los individuos e instituciones que serán involucrados en este ejercicio, el posible rol, los beneficios de su participación, y otros posibles retos (incluyendo las limitaciones de capacidades). A partir de esta actividad se desarrollará una estrategia para la participación de los tomadores de decisión. Actividad 3.2: Mapeo y análisis de instituciones. Describir los acuerdos institucionales existentes y como se relacionan con las políticas, así como los cambios que pueden ser previstos para la implementación del proyecto. Actividad 3.3: Consultas con tomadores de decisión. Esta consulta será utilizada para validar el balance de actividades e identificar oportunidades; concienciación y selección de temas prioritarios y nuevas áreas de acción; así como revisión de la propuesta de proyecto e informes. En esta actividad se debe incluir un taller para validad la propuesta de proyecto. Producto 4: Breve informe sobre el balance de actividades y consultas con los tomadores de decisión: El equipo preparará un breve informe que será incluido en el anexo de la propuesta de proyecto. Actividad 4.1: Describir el balance de actividades y las consultas con tomadores de decisiones, los cuales pueden incluir: 16

17 (vi) (vii) (viii) (ix) (x) Descripción de la metodología utilizada; Tomadores de decisión e instituciones consultadas; Resultados y hallazgos del ejercicio de balance de actividades; Resultados y hallazgos de las consultas con tomadores de decisión; Prioridades de la propuesta de proyecto identificadas. Producto 5: Desarrollar una propuesta de proyecto para remitirla al PNUD para su revisión y aprobación Actividad 5.1: La propuesta de proyecto será desarrollada utilizando el formato proporcionado por PNUD, con una descripción detallada de los siguientes puntos: - Descripción del contexto del proyecto, incluyendo antecedentes relevantes - Alcance del proyecto, incluyendo áreas de trabajo (por ejemplo: sistemas de inventario de GEI, NAMAs, LEDS, MRV) y sectores (por ejemplo: energía, industria, agricultura, otros) - Resultados esperados, incluyendo estudios a realizar - Actividades clave para cada producto identificado - Metodologías y enfoque propuesto a ser adoptado para la implementación del proyecto. - Acuerdos institucionales y mecanismos de coordinación a ser establecidos para la implementación del proyecto - Marco de monitorio y evaluación - Presupuesto - Plan de trabajo para la duración del proyecto - Secciones de anexo, incluyendo: o Breve descripción del balance de actividades y de las consultas con tomadores de decision que contengan la información arriba descrita. Actividad 5.2: Remitir la propuesta de proyecto, retroalimentación y comentarios por parte del PNUD. Actividad 5.3: Incorporar comentarios a la propuesta (una ronda finald e comentarios podrá ser establecida si la propuesta tiene comentarios sustanciales o, si se solicita una revisión por parte del PNUD). 6. PRESUPUESTO Award ID: Proyecto ID: Propuesta para la preparación del Proyecto de Desarrollo de Capacidades Título del Award: Nacionales para el Cambio Climático en Colombia Business Unit: COL10 Propuesta para la preparación del Proyecto de Desarrollo de Capacidades Título del proyecto: Nacionales para el Cambio Climático en Colombia. Socio Implementador (Agencia Ejecutora) Atlas Responsible Donor Budgetar Outcome/Atlas Party/ ATLAS Budget Fund ID Name y Activity Implementi Description Account ng Agent Code Amount (USD) OUTCOME 1 Project Proposal PNUD tbd (30000) EU Local Consultant ,39 17

18 submitted to UNDP Riesgos Contractual Services , Misc. operation expenses 5.000, Facil& Adm 7% 1.962,61 Sub-Total 30,000 RIESGO NIVVEL MITIGATION ACTION QUE EL PNUD NO PUEDA ASEGURAR EL ACCESO A LOS FONDOS PARA LA IMPLEMENTACION DE SU SIGUIENTE FASE BAJO LOS FONDO YA EXISTEN Y HAN SIDO ASIGANDOS AL PNUD NY, TAMBIEN EL ACUERDO ENTRE PNUD UE YA HA SIDO FIRMADO. 18

19 7. DURACION ESTIMADA. Basado en una fase preparatoria de 3 meses. El país lo puede ajustar a un máximo de 6 meses si es necesario. Producto /Actividad Semanas Producto 1: Planificación y manejo del balance de avances 1.1 Preparar un plan de trabajo detallado y definir el alcance. 1.2 Ejecutar un taller/consulta inicial. 1.3 Preparar los términos de referencia Producto 2: Actividades relacionadas al balance de avances 2.1 Implementación del balance de actividades y preparación de una matriz que describa y evalúe actividades, proyectos, programas, y políticas climáticas previas y actuales. 2.2 Identificación/revisión de fallas en capacidades institucionales para implementar los módulos. 2.3 Identificación de nuevos estudios o áreas de trabajo, particularmente donde haga falta datos o información. 2.4 Identificación de vínculos y sinergias potenciales con otros procesos. 2.5 Identificación y evaluación de oportunidades para entregar efectos de desarrollo sostenible como resultados de los componentes y módulos 2.6 Desarrollo de criterios de priorización e identificación de componentes y módulos prioritarios. 2.7 Preparación del informe de balance de actividades. Producto 3: Consultas con tomadores de decisión 3.1 Mapeo y análisis de tomadores de decisión 3.2 Mapeo y análisis de instituciones 3.3 Consultas con tomadores de decisión Producto 4: Breve informe sobre el balance de actividades y consultas con los tomadores de decisión 4.1 Describir el balance de actividades y las consultas con tomadores de decisiones Producto 5: Desarrollar una propuesta de proyecto para remitirla al PNUD para su revisión y aprobación 5.1 Escribir el borrador de propuesta 5.2 Circular la propuesta para comentarios 19

20 5.3 Remitir la propuesta al PNUD para comentarios 5.4 Incorporar comentarios a la propuesta y remitir la version final al PNUD 20

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