VALORACIÓN, CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN E INVENTARIO DE EXPEDIENTES DEL PROGRAMA DE ENFERMERÍA JHON FREDY HERNÁNDEZ. Código T

Transcripción

1 VALORACIÓN, CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN E INVENTARIO DE EXPEDIENTES DEL PROGRAMA DE ENFERMERÍA JHON FREDY HERNÁNDEZ Código T UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES PROGRAMA DE TECNOLOGÍA EN DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVÍSTICA MANIZALES 2015

2 AGRADECIMIENTOS A Dios Por brindarnos la oportunidad de existir, y mostrarnos las cosas más bellas y hermosas de nuestra vida y gracias a el pudimos culminar nuestro gran sueño A nuestros padres A ellos mejor que a nadie darles las gracias por darnos la vida, guiarnos siempre por el buen camino con sus concejos y por brindarnos su apoyo incondicional cuando más lo necesitábamos por siempre darnos el ánimo para seguir adelante a superar nuestros sueños. A nuestros docentes Gracias a ellos por el día a día de inculcarnos su saber y de que nos enrutaran en el camino del bien y que fuéramos alguien en la vida gracias a sus enseñanzas.

3 TABLA DE CONTENIDO PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ANTECEDENTES JUSTIFICACION OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO IMPACTO SOCIAL CRONOGRAMA PRESUPUESTO GLOSARIO

4 Planteamiento del problema Cómo preservar la documentación de archivo, de los expedientes del Programa de Enfermería, que permita atender con celeridad las necesidades de los usuarios? Antecedentes Este proyecto se realizó en el archivo central de la Universidad Católica de Manizales fundada en 1954 por la congregación de las Hermanas Dominicas de la Presentación de la Santísima Virgen María bajo el legado de Marie Poussepin.

5 Justificación Debido a que no hubo una política clara en cuanto a la gestión documental entre los años ha habido una serie de deficiencias en cuanto a la valoración, clasificación, organización, inventarios los cuales no son el reflejo de lo que realmente contienen los legajos del programa de enfermería que están en el archivo central; a los cuales no se ha dado la selección, clasificación, conservación, y recuperación de los expedientes que allí reposan. Por lo tanto debemos de buscar alternativas de solución a los problemas citados y que así en el archivo central se de una pronta solución e implementar la valoración, clasificación, organización e inventarios de los expedientes del programa de enfermería para así satisfacer las necesidades de información no solo del personal del archivo central sino también de dicho programa.

6 Objetivo General Analizar los expedientes académicos del programa de enfermería permitiendo conservar lo que realmente tiene valor secundario. Objetivos específicos - Inventariar de forma clara y precisa, los documentos de los años del programa de enfermería. - Recopilar y conservar el patrimonio documental de la UCM conformado por las historias del programa de enfermería de los años

7 Impacto Social En nuestra profesión la convicción de la importancia de la organización, valoración e inventario de los archivos para la sociedad no radica por lo general en el uso de las herramientas que nos brinda las normas en una organización desde su inicio; la relación entre el archivo y el desarrollo empieza a ser juzgada entre los que custodian los centros de documentación como un impacto esencial para las sociedades. Por lo tanto debemos de ver un cambio en el resultado de los procesos donde se refleje el mejoramiento significativo, perdurable y sostenible en el tiempo; y que las personas que allí intervienen son capacitadas y entregadas en su labor asignada.

8 CRONOGRAMA PROYECTO. ACTIVIDADES Levantamiento de la información Evaluación y Diagnóstico de los documentos Clasificación de los documentos Intervención de los documentos Organización cronológicamente y organización de expedientes (perforación y retiro material abrasivo) Foliación e indices Marcación de caratulas Inventario Entrega informe AÑO 2015 MESES Y SEMANAS Agosto Septiembre Octubre Noviembre S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

9 PRESUPUESTO PROYECTO.. MATERIALES CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL Saca ganchos Cartulina Blanca tamaño oficio Hojas de Block Lápiz 3 Unidades Borrador nata 2 Unidades Sacapuntas Tapabocas 900 unidades Guantes Sopores 200 pares Lapiceros Bisturí Tijeras Colbón Perforadora Computador Personal de Talento Humano Hora Total Costos del Proyecto

10 GLOSARIO Archivo: Son las entidades o secciones de entidades que reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la Administración y para la investigación. Valoración: se da como un procedimiento documentado que permite la identificación, almacenamiento, acceso, recuperación, protección y destino final de los documentos. en cuanto a la Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Clasificación: Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y series, de acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en cuenta la estructura orgánica de la institución. Organización: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a identificar clasificar y ordenar los documentos de una entidad. Inventario: se da como un Instrumento de consulta que relaciona y puede describir todos y cada uno de los elementos- expedientes, legajos, libros- que forman un

11 fondo o colección y que refleja la sistematización y localización de los mismos. Puede ser somero o analítico. Selección: Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos Conservación: El mantenimiento de los documentos en buenas condiciones físicas, a fin de que puedan cumplir las funciones para las que fueron creados. S.html.