PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) AGENCIA COLOMBIANA PARA LA REINTEGRACIÓN (ACR)

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1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) AGENCIA COLOMBIANA PARA LA REINTEGRACIÓN (ACR) PRESENTACIÓN Dand cumplimient al Artícul 21 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivs, sbre la elabración de prgramas de gestión de dcuments en las entidades públicas las privadas que cumplan funcines públicas, el artícul 10 del Decret 2609 de 2013 sbre Obligatriedad del prgrama de gestión dcumental. La Agencia Clmbiana Para la Reintegración de Persnas y Grups Alzads en Armas (ACR), diseña el Prgrama de Gestión Dcumental - PGD, cm un instrument dnde se frmula y dcumenta el desarrll de ls prcess y prcedimients archivístics, cn el prpósit de facilitar la gestión dcumental de la Entidad y garantizar la cnservación de la memria institucinal. El presente PGD debe ser ajustad y actualizad de manera periódica, cn base a ls cambis y regulacines de la nrmatividad archivística clmbiana, liderada pr el Archiv General de la Nación y ls requerimients prpis de la ACR. La Entidad debe regirse de acuerd cn l reglamentad en el Prgrama de Gestión Dcumental y ls dcuments del Sistema Integrad de Calidad. MARCO CONCEPTUAL Cumpliend ls estándares de calidad, cnstituids cm requisit dentr de la Ley 594 Ley General de Archivs, las dispsicines del Decret 2578 y 2609 de 2012 y demás dispsicines reglamentarias. Siglas: ACR: Agencia Clmbiana Para la Reintegración de Persnas y Grups Alzads en Armas AGN: Archiv General de la Nación. MGD: Manual de Gestión Dcumental PGD: Prgrama de gestión dcumental. SIGOB: Sistema de Gestión de Gbernabilidad 1

2 MARCO LEGAL Ls dcuments de archiv hacen parte de ls activs de las entidades y sn pieza fundamental, igualmente se cnvierten después del Talent Human en ls recurss más valiss para las mismas; prque sn depsitaris de su gestión, dnde se plasma el desarrll de funcines y cumplimient de bligacines. Ls dcuments de archiv sn prtadres de infrmación necesaria para la tma de decisines pr parte de la Alta Dirección y sn también fuente de infrmación para la recnstrucción de la histria de la Entidad. La legislación archivística clmbiana se ha cnvertid en una herramienta de primera man, especialmente para las entidades del Estad; en dnde ha sid asumida n sl desde el punt de vista nrmativ, sin también desde el punt de vista técnic; dand línea sbre prcedimients y tareas para la rganización de ls archivs. Cnstitución Plítica de Clmbia: ARTICULO 8. Es bligación del Estad y de las persnas prteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Artícul 63. Ls bienes de us públic, ls parques naturales, las tierras cmunales de grups étnics, las tierras de resguard, el patrimni arquelógic de la Nación y ls demás bienes que determine la ley, sn inalienables, imprescriptibles e inembargables. Códig Penal Artícul 148 Utilización indebida de infrmación privilegiada. El servidr públic el particular que cm emplead directiv miembr de una junta u órgan de infrmación que haya cncid pr razón cn casión de sus funcines, cn el fin de btener prvech para sí para un tercer, sea éste persna natural jurídica, incurrirá en prisión de ds (2) a seis (6) añs e interdicción de funcines pr el mism términ de la pena principal. Códig Disciplinari Únic. Artícul 34. N. 1. Cumplir y hacer que se cumplan ls deberes cntenids en la Cnstitución, ls tratads de Derech Internacinal Humanitari, ls demás ratificads pr el Cngres, las leyes, ls decrets, las rdenanzas, ls acuerds distritales y municipales, ls estatuts de la entidad, ls reglaments y ls 2

3 manuales de funcines, las decisines judiciales y disciplinarias, las cnvencines clectivas, ls cntrats de trabaj y las órdenes superires emitidas pr funcinari cmpetente. N.5. Custdiar y cuidar la dcumentación e infrmación que pr razón de su emple, carg función cnserve baj su cuidad a la cual tenga acces, e impedir evitar la sustracción, destrucción, cultamient utilización indebids. Artícul 35. PROHIBICIONES. A td servidr públic le está prhibid. N. 8. Omitir, retardar n suministrar debida y prtuna respuesta a las peticines respetusas de ls particulares a slicitudes de las autridades, así cm retenerlas enviarlas a destinatari diferente de aquel a quien crrespnda su cncimient. N. 13. Ocasinar dañ dar lugar a la pérdida de bienes, elements, expedientes dcuments que hayan llegad a su pder pr razón de sus funcines. N. 21. Dar lugar al acces exhibir expedientes, dcuments archivs a persnas n autrizadas. Ley 594 de Pr medi de la cual se dicta la Ley General de Archivs y se dictan tras dispsicines. Artícul 11. Obligatriedad de la cnfrmación de ls archivs públics. El Estad está bligad a la creación, rganización, preservación y cntrl de ls archivs, teniend en cuenta ls principis de prcedencia y rden riginal, el cicl vital de ls dcuments y la nrmatividad archivística. Artícul 16. Obligacines de ls funcinaris a cuy carg estén ls archivs de las entidades públicas. Ls secretaris generales ls funcinaris administrativs de igual superir jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuy carga estén ls archivs públics, tendrán la bligación de velar pr la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la infrmación de ls dcuments de archiv y serán respnsables de su rganización y cnservación, así cm de la prestación de ls servicis archivístics. Artícul 21 de la Ley 594 de Las entidades públicas deberán elabrar prgramas de gestión de dcuments, pudiend cntemplar el us de nuevas 3

4 tecnlgías y sprtes, en cuya aplicación deberán bservarse ls principis y prcess archivístics. Acuerd 038 del 2002 del A. G. N. Respnsabilidad de ls servidres públics frente a ls dcuments de archivs El servidr públic será respnsable de la adecuada cnservación, rganización, us y manej de ls dcuments y archivs que se deriven del ejercici de sus funcines. Artícul 2: Td servidr públic al ser vinculad, trasladad desvinculad de su carg, recibirá entregará según sea el cas, ls dcuments y archivs debidamente inventariads para garantizar la cntinuidad de la gestión pública. Artícul 3: La entrega y recib de ls dcuments y archivs a que se refiere el artícul anterir, se hará de cnfrmidad cn la Tabla de Retención Dcumental. Para tal efect, se diligenciará el frmat únic de inventari en cncrdancia su instructiv. Acuerd 060 de 2001 Pr el cual se establecen pautas para la administración de las cmunicacines ficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funcines públicas. Acuerd N. 042 de 2002 Pr el cual se establecen ls criteris para la rganización de ls archivs de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funcines públicas, se regula el Inventari Únic Dcumental y se desarrllan ls artículs 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivs 594 de Decret 2578 de 2012 Pr el cual se reglamenta el Sistema Nacinal de Archivs, se establece la Red Nacinal de Archivs, se derga el Decret 4124 de 2004 y se dictan tras dispsicines relativas a la administración de ls archivs del Estad. 4

5 Decret 2609 de 2012 Pr el cual se reglamente el artícul 5 de la Ley 594 del 2000 parcialmente ls artículs 58 y 59 de la Ley 1437 del 2001 y se dictan tras dispsicines en materia de gestión Dcumental para tdas las Entidades del Estad. Decret 1515 de 2013 Pr el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en l cncerniente a las transferencias secundarias y de dcuments de valr históric al Archiv General de la Nación, a ls archivs generales de ls entes territriales, se dergan ls decrets 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan tras dispsicines. Acuerd 04 de 2013 Pr el cual se reglamenta parcialmente ls Decrets 2578 y 2609 de 2012 y se mdifica el prcedimient para la elabración, presentación, evaluación, aprbación e implementación de las Tablas de Retención Dcumenta y Valración Dcumental. Acuerd 05 de 2013 Pr el cual se establecen ls criteris básics para la clasificación, rdenación de ls archivs en las entidades públicas y privadas que cumplen funcines públicas y se dictan tras dispsicines. OBJETIVO GENERAL El bjetiv del PGD es el de estandarizar, nrmalizar y regular la prducción, administración, custdia y cnservación de la infrmación que se genera y se recibe en la ACR, en desarrll y cumplimient de su misión y sus funcines, baj ls niveles de seguridad, cnfianza y calidad requerids, para apyar la gestión de la Entidad y la tma prtuna de decisines. OBJETIVOS ESPECIFICOS Destacar la imprtancia que tienen ls dcuments de archiv generads en la entidad, para el cumplimient de misión y funcines. 5

6 Regular la rganización y administración de la Gestión Dcumental a partir del cncept de de Archiv Ttal1 y ls enunciads señalads pr la nrmativa archivística cm: finalidad, respnsabilidad, cnfidencialidad, seguridad, interperabilidad, accesibilidad y rientación al ciudadan. Apyar la seguridad en ls sistemas de infrmación de la ACR para un mayr aprvechamient de las tecnlgías y garantizar la btención de mejres resultads en el almacenamient y manej cnfidencial de la infrmación. Cncer el crrect manej de un sistema de infrmación para su implementación, siguiend las pautas estipuladas para ell, basads en la infrmación btenida principalmente del Archiv General de la Nación (Ley 594, ley general de archivs y demás dispsicines). Garantizar la adecuada cnservación de ls expedientes de cada una de las persnas que participarn y participan en el prces de reintegración, integradas en las histrias de reintegración de nuestrs beneficiaris, de acuerd cn ls parámetrs y lineamients establecids, para el adecuad manej, rganización y cnservación. CONSIDERACIONES BÁSICAS Para elabrar el prgrama de gestión dcumental, se cnsiderarn ls siguientes aspects: Administrativs: Se refiere a cntemplar las situacines administrativas de la gestión de dcuments en aspects cm la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración de la Entidad. Ecnómics: Hacen relación al análisis de situacines de tip ecnómic de la gestión de dcuments, cm la reducción de csts derivads de la cnservación de dcuments innecesaris, la simplificación de trámites administrativs y la racinalización de ls recurss destinads para la gestión dcumental. 1 Cncept que hace referencia al prces integral de ls dcuments en su cicl vital. Glsari. Archiv General de la Nación. 6

7 Archivístics: Cnsiderads la base del prgrama; se refieren a ls cntemplads en la Ley 594 de 2000, dispsicines psterires y en la tería sbre la gestión de dcuments, ests sn: El cncept de archiv ttal, el cicl vital del dcument, el principi de prcedencia y el principi de rden riginal. PLANEACIÓN Diagnóstic: El diseñ y desarrll de un prgrama de gestión dcumental, bedece a un plan de acción cn líneas cncretas que facilite su implementación de manera efectiva, cntempla la identificación de prblemas, prtunidades y bjetivs, análisis y determinación de ls requerimients de infrmación, mantenimient, evaluación y dcumentación del prgrama, planes de mejramient y planes de cntingencia. Debe crrespnder a un plan discriminad a crt, median y larg plaz y cntar cn un órgan crdinadr de la gestión de dcuments que garantice su adecuad desarrll y a través del cual se definan las plíticas generales de la gestión dcumental en cada rganización (Cmité Institucinal de Desarrll Administrativ) y un cnjunt de directrices que faciliten el planeamient de la dcumentación. Requisits técnics: Se refieren a las cndicines instruments técnics previs cm: cntar cn manuales de prcess y prcedimients, manual de funcines, Organigrama institucinal y tablas de retención dcumental, adpción de nrmas técnicas y nrmatividad en general, existencia de archivs en las diferentes fases del cicl vital y de Unidad de Crrespndencia. Para tal efect, se deberán verificar el cumplimient de las siguientes cndicines: Centralización de la recepción y enví de ls dcuments, (adecuación de la ficina de recib y despach de crrespndencia). Definición de prcedimients de distribución de dcuments interns y externs. Crear mediante act administrativ el Cmité Institucinal de Desarrll estableciend su reglament y funcines. Tener debidamente aprbadas pr el Cmité Institucinal de Desarrll Administrativ, las tablas de retención y/ las tablas de retención dcumental. Dispner de un reglament de archivs para la entidad, basad en el Reglament General de Archivs del AGN y demás nrmas cmplementarias, que garantice el cumplimient de al mens ls siguientes aspects: Fases de frmación del archiv, cntrl sbre la entrada y salida 7

8 de ls dcuments, acces a ls dcuments, rdenación y descripción de ls fnds de archiv, cnservación de dcuments, adpción de las nrmas técnicas clmbianas que se hayan establecid en materia de archivs y dcuments, existencia de la crdinación de la función archivística dentr de la estructura administrativa de la entidad de acuerd cn l establecid en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en ls cmités interns relacinads cn la definición de prcess y prcedimients, gestión de calidad, entre trs. Requisits administrativs: Hacen relación a la necesidad de integrar el prgrama de gestión dcumental (PGD) cn tdas las funcines administrativas de la entidad, así cm cn ls sistemas de infrmación, cn ls aplicativs y demás herramientas infrmativas de las que haga us la entidad, en atención a las siguientes cnsideracines: Inscribir la Gestión de Dcuments cm un prgrama estratégic de la entidad, cn el apy de la alta dirección. Definir el sistema de administración de archivs de la entidad (descentralizad cn cntrl central). Cntar cn la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial cn la estructura directiva y aquellas áreas relacinadas cn las cmpras y suministrs, la tecnlgía, el desarrll rganizacinal, presupuest, jurídica y cntrl intern. Dtar del respectiv talent human debidamente asignad a funcines de archiv y cn dedicación exclusiva para realizar dicha labr. Diseñar un prgrama de capacitación que permita a ls funcinaris del archiv ampliar y mejrar sus cncimients en aspects de la gestión dcumental y la rganización de ls archivs, además frmación en el área de la auditria de infrmación y manej de prcess. Dtar las instalacines de la ACR Grup de Gestión Dcumental de cndicines básicas para el adecuad desarrll de su función, siguiend las recmendacines del Archiv General de la Nación, en relación cn las características arquitectónicas y mediambientales dnde se administran y cnservan ls archivs, espaci, distribución de áreas de acuerd cn el fluj de ls prcess del archiv, ubicación cn relación a las dependencias, mbiliari y equip. 8

9 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Generación de dcuments de las institucines en cumplimient de sus funcines. ACTIVIDADES La Prducción Dcumental cmprende ls aspects de rigen, creación y diseñ de frmats y dcuments, cnfrme al desarrll de las funcines prpias de cada dependencia, de cada grup. Creación del manual de gestión dcumental, adptad pr tds ls funcinaris y/ cntratistas de la ACR. Creación y diseñ de dcuments (adherencia al manual de gestión dcumental, bligatria). Medis y técnicas de prducción y de impresión (definid en el MGD). Selección de sprtes dcumentales definids para cada clase de dcument (definids dentr del MGD). Determinación de tamañs, tintas (MGD). Determinación de us y finalidad de ls dcuments. Diplmática en términs de imagen crprativa lgtip de la entidad, características internas y externas, tip de letra, firmas autrizadas (MGD). Númer de cpias determinadas para cada cas (MGD) NORMALIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Identificación de dependencias prductras: determinads según rganigrama institucinal y TRD. Definición de tiplgías dcumentales, cnfrme a frmats y frmularis regulads en el manual de GESTIÓN dcumental, y TRD. Directrices relacinadas cn el númer de cpias: riginal y una cpia, cpia para la carpeta que sigue el prces y para la carpeta de cnsecutivs de la unidad crrespndencia se realizará de manera digital (scanner de la cmunicación riginal (Crrespndencia de salida). Cntrl de la prducción de nuevs dcuments series dcumentales: Identificación de nuevas series y sub-series. Determinación de la selección y descarte dentr de la prducción dcumental: ya identificada en las TRD. 9

10 GESTIÒN Y TRÁMITE Cnjunt de peracines de verificación y cntrl que la ACR realiza para la recepción y trámite de dcuments. En la unidad de crrespndencia se inicia la radicación y cntrl de las cmunicacines recibidas y enviadas. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA En el Artícul Tercer del Acuerd AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer cnfrme a su estructura, la Unidad de Crrespndencia. La unidad de crrespndencia gestina de manera centralizada y nrmalizada, ls servicis de recepción, radicación y distribución de las cmunicacines, de tal manera, que ésts prcedimients cntribuyan al desarrll del prgrama de gestión dcumental, integrándse a ls prcess que se llevarán en ls archivs de gestión, centrales e histórics. Además las unidades de crrespndencia, deberán cntar cn persnal suficiente y debidamente capacitad y de ls medis necesaris, que permitan recibir, enviar y cntrlar prtunamente el trámite de las cmunicacines de carácter ficial, mediante servicis de mensajería interna y externa, fax, crre electrónic u trs, que faciliten la atención de las slicitudes presentadas pr ls ciudadans y que cntribuyan a la bservancia plena de ls principis que rigen la administración pública. Es imprtante hacer énfasis en que ninguna cmunicación ficial pdrá salir de la entidad pr vía diferente a la que la unidad de crrespndencia determine. En la unidad de crrespndencia se desarrllan ls siguientes prcess del Prgrama de Gestión Dcumental: Recepción. Distribución. Trámite. Cnservación. Cnsulta de dcuments. De acuerd cn la nrmatividad existente, se deben tener en cuenta ls tiemps máxims establecids para dar el trámite prtun y las respuestas a las 10

11 cmunicacines. Cn relación al prcedimient para el cntrl y seguimient de trámites, cn base en la aplicación del Decret Ley 019 de 2012 (Ley Anti trámites), la entidad en cumplimient de esta nrmativa, debe tener regulad el trámite y respuesta, a través de ls respnsables de las áreas quienes cntrlaran ls tiemps de respuesta, de la misma manera se debe cntar cn regulacines a través del sistema que les permite este mism cntrl Recepción de slicitud trámite: Cnfrntación y diligenciamient de planilla de cntrl, para determinar el tiemp máxim del cumplimient del trámite. Identificación del trámite. Determinación de cmpetencia, según funcines de las dependencias (quien es el respnsable del cumplimient del trámite, según manual de funcines). Definición de ls perids de vigencia y tiemps de respuesta, dándsel a cncer al respnsable del trámite, en el mment de la entrega del dcument al funcinari encargad del trámite. Respuesta: Pryección y preparación de la respuesta. Trámites a que haya lugar cn la prducción de dcuments hasta la culminación del asunt (radicación y envió de la respuesta). Entrega del recibid a la ficina que realiz el trámite para su dispsición y cnservación final. ACTIVIDADES Recepción de dcuments: se debe verificar que estén cmplets, que crrespndan a l anunciad y sean cmpetencia de la entidad para efects de su radicación y registr, cn el prpósit de dar inici a ls trámites crrespndientes. Las cmunicacines y dcuments se pueden recibir a través de diferentes medis tales cm: mensajería, crre tradicinal, fax, crre electrónic y cualquier tr medi que se desarrlle para tal fin de acuerd cn ls avances tecnlógics en la entidad y en armnía cn la nrmativa nacinal. En este prces se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medis de recepción: mensajería externa e interna, fax, crre tradicinal, crre electrónic, crre intern y trs. 11

12 Recib de dcuments ficiales: sells de radicad y/ relj radicadr (según crrespnda) para la crrespndencia externa que llega a la entidad. Verificación númer de flis, cpias, anexs, firmas dentr del dcument y sus anexs. Cnstancia de recib, cn su crrespndiente númer de radicad de salida, y verificar si traen su crrespndiente recibid de la entidad a la cual fue enviad (sell, fechadr, relj radicadr, númer cnsecutiv intern para la institución que recibe). Radicación de dcuments: Asignación de un númer cnsecutiv a ls dcuments en ls términs establecids en el artícul 2 del Acuerd 060 de 2001 de AGN, dejand cnstancia de la fecha de recib de enví. Ingres al sistema de registr de las cmunicacines SIGOB. Asignación de dats cnfrme al artícul 2 del Acuerd AGN 060 de 2001, tales cm: Nmbre de la persna y / Entidad Remitente destinataria, Nmbre códig de la(s) Dependencia(s) cmpetente(s), Númer de radicación, Nmbre del funcinari respnsable del trámite, Anexs y Tiemp de respuesta (Si l amerita), entre trs. Cnfrmación del cnsecutiv de cmunicacines ficiales iniciand cada añ cn el númer asignad pr el sistema, desde el 1 de ener hasta el ttal de dcuments que se reciban durante el añ, hasta el 31 de diciembre de cada añ. Establecimient de cntrles de respuesta a partir de la interrelación de dcuments recibids y enviads. Distribución de dcuments: Actividades tendientes a garantizar que ls dcuments lleguen a su destinatari. Actividades La distribución se relacina cn el fluj de ls dcuments al interir y al exterir de la entidad. Sin interesar el medi de distribución de ls dcuments, se debe cntar cn mecanisms de cntrl y verificación de recepción y enví de ls misms. En este prces se distinguen actividades cm: 12

13 Distribución de dcuments externs: Identificación de la ficina persna ha quien va dirigid el dcument, de acuerd a la cmpetencia. Clasificación de las cmunicacines externas y medi de transprte (fax, crre electrónic, crre rdinari, mensajer institucinal). Enrutamient de dcuments a entidad cmpetente. Registr de cntrl de entrega de dcuments recibids. Distribución de dcuments interns: Identificación de dependencias / grups. Enrutamient de dcuments a dependencia cmpetente, según manual de funcines. Distribución pr ficinas que desarrllan la gestión crrespndiente. Registr de cntrl de entrega de dcuments interns Distribución de dcuments enviads: Identificación de la institución persna ha quien va dirigid el dcument, de acuerd a la cmpetencia. Clasificación de las cmunicacines y medi de transprte (fax, crre electrónic, crre rdinari, mensajer institucinal). Enrutamient de dcuments. Organización mensajería externa Registr de cntrl de entrega de dcuments enviads. Devlución pr incnsistencias en la dirección y demás lineamients establecids en el MDG. Frmat de cntrl de devlucines. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Cnjunt de accines rientadas a la clasificación, rdenación y descripción de ls dcuments de una institución, cm parte integral de ls prcess archivístics, dentr de estas accines se cntempla la elabración de instruments archivístics cm: El Cuadr de Clasificación Dcumental -CCD La Tabla de Retención Dcumental-TRD El Inventari Dcumental Un mdel de requisits para la gestión de dcuments electrónics 13

14 Ls bancs terminlógics de tips, series y sub-series dcumentales Ls mapas de prcess, flujs dcumentales y la descripción de las funcines de las unidades administrativas de la entidad Tablas de Cntrl de Acces para el establecimient de categrías adecuadas de derechs y restriccines de acces y seguridad aplicables a ls dcuments. Pr tra parte se cntará instruments cm la tabla de cntrl de acces para el establecimient de categrías adecuadas de derechs y restriccines de acces y seguridad aplicables a ls dcuments, que permitirán identificar ls perfiles de usuaris, crear grups de dcuments, determinar permiss para lectura, mdificación, impresión, eliminación de dcuments. FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Frmación de archivs: establece que: Teniend en cuenta el cicl vital de ls dcuments, ls archivs se clasifican en Archivs de Gestión, Archiv Central y Archiv Históric. ARCHIVO DE GESTIÓN Cmprende tda la dcumentación que es smetida a cntinua utilización y cnsulta administrativa pr las ficinas prductras u tras que la sliciten. Su circulación trámite se realiza para dar respuesta slución a ls asunts iniciads. En esta fase se desarrllan ls siguientes prcess del Prgrama de Gestión Dcumental: Prducción Recepción Distribución Trámite Organización Cnsulta Cnservación Dispsición final de dcuments. 14

15 ARCHIVO CENTRAL En el que se agrupan dcuments transferids pr ls distints archivs de gestión de la entidad respectiva, cuya cnsulta n es tan frecuente per que siguen teniend vigencia y sn bjet de cnsulta pr las prpias ficinas y particulares en general. En esta fase se desarrllan ls siguientes prcess del Prgrama de Gestión Dcumental: Organización. Cnsulta. Cnservación. Dispsición final de dcuments. ARCHIVO HISTÓRICO Es aquél al que se transfieren desde el archiv central ls dcuments de archiv de cnservación permanente. En esta fase se desarrllan ls siguientes prcess del Prgrama de Gestión Dcumental: Cnsulta y servicis Reprgrafía. Cnservación. Preservación a larg plaz. Actividades El cnjunt de accines encaminadas a la adecuada rganización de ls archivs cmprende ls prcess archivístics de: Clasificación dcumental. Prces archivístic mediante el cual se identifican y establecen las series que cmpnen cada agrupación dcumental (fnd, sección y subsección), de acuerd cn la estructura rgánic-funcinal de la entidad, a partir del cuadr de clasificación dcumental 15

16 Accines: Identificación de unidades administrativas y funcinales (de acuerd cn el manual de funcines y prcedimients, y el rganigrama institucinal. Aplicación de la tabla de retención. Cnfrmación de series y sub series dcumentales. Identificación de tips dcumentales de la tabla de retención y de ls dcuments de apy. Depuración y limpieza de ls dcuments (desprendimient de material metálic, para una mejr cnservación, retir de duplicads, dcuments sin firmas, frmats sin tramitar). Fliación Elabración actualización de ls inventaris dcumentales. Creación de guías y catálgs, que mejren la cnsulta. Ordenación dcumental: ubicación física de ls dcuments dentr de las respectivas cajas en el rden previamente acrdad. Archiv históric Es aquél al que se transfieren desde el archiv central ls dcuments de archiv de cnservación permanente. En esta fase se desarrllan ls siguientes prcess del Prgrama de Gestión Dcumental: Cnsulta y servicis Reprgrafía. Cnservación. Preservación a larg plaz. Actividades El cnjunt de accines encaminadas a la adecuada rganización de ls archivs cmprende ls prcess archivístics de: Clasificación dcumental. Prces archivístic mediante el cual se identifican y establecen las series que cmpnen cada agrupación dcumental (fnd, sección y subsección), de acuerd cn la estructura rgánic-funcinal de la entidad, a partir del cuadr de clasificación dcumental 16

17 Accines: Identificación de unidades administrativas y funcinales (de acuerd cn el manual de funcines y prcedimients, y el rganigrama institucinal. Aplicación de la tabla de retención. Cnfrmación de series y sub series dcumentales. Identificación de tips dcumentales de la tabla de retención y de ls dcuments de apy. Depuración y limpieza de ls dcuments (desprendimient de material metálic, para una mejr cnservación, retir de duplicads, dcuments sin firmas, frmats sin tramitar). Fliación Elabración actualización de ls inventaris dcumentales. Creación de guías y catálgs, que mejren la cnsulta. Ordenación dcumental: ubicación física de ls dcuments dentr de las respectivas cajas en el rden previamente acrdad. Determinación de ls sistemas de rdenación (crnlógica de ener a diciembre). Actualización permanente de instruments adptads para la cnsulta. Archiv históric Es aquél al que se transfieren desde el archiv central ls dcuments de archiv de cnservación permanente. En esta fase se desarrllan ls siguientes prcess del Prgrama de Gestión Dcumental: Cnsulta y servicis Reprgrafía. Cnservación. Preservación a larg plaz. Actividades El cnjunt de accines encaminadas a la adecuada rganización de ls archivs cmprende ls prcess archivístics de: Clasificación dcumental. Prces archivístic mediante el cual se identifican y establecen las series que cmpnen cada agrupación dcumental (fnd, sección y subsección), de acuerd cn la estructura rgánic-funcinal de la entidad, a partir del cuadr de clasificación dcumental 17

18 Accines: Identificación de unidades administrativas y funcinales (de acuerd cn el manual de funcines y prcedimients, y el rganigrama institucinal. Aplicación de la tabla de retención. Cnfrmación de series y sub series dcumentales. Identificación de tips dcumentales de la tabla de retención y de ls dcuments de apy. Depuración y limpieza de ls dcuments (desprendimient de material metálic, para una mejr cnservación, retir de duplicads, dcuments sin firmas, frmats sin tramitar). Fliación Elabración actualización de ls inventaris dcumentales. Creación de guías y catálgs, que mejren la cnsulta. Ordenación dcumental: ubicación física de ls dcuments dentr de las respectivas cajas en el rden previamente acrdad. Descripción dcumental: Es el prces de análisis de ls dcuments de archiv de sus agrupacines, que permite identificación, lcalización y recuperación, para la gestión la cnsulta. Accines: Análisis de infrmación y extracción de cntenids. Diseñ de instruments de recuperación cm Guías, Inventaris, Catálgs e Índices. Actualización permanente de instruments adptads para la cnsulta La rganización de ls dcuments permite una rápida identificación de ls expedientes dentr del archiv, valrar las funcines y necesidades peracinales de las ficinas prductras, cntar cn sistemas de rdenación fáciles de entender pr ls usuaris, demarcand claramente las estanterías y las cajas cn ls títuls específics determinand la serie u Sub serie. Accines: Elabración de inventaris dcumentales. Organización y entrega de transferencias dcumentales (Frmat únic de inventari). Aplicación de la dispsición final de las TRD. 18

19 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Prces de la gestión dcumental en la cual se adelanta la remisión de dcuments del archiv de gestión al central y de éste al históric, de cnfrmidad cn ls tiemps de retención definids en las tablas de retención y tablas de valración dcumental. Actividades En este prces se debe garantizar el cumplimient de las diferentes actividades para realizar las transferencias primarias y secundarias, de acuerd a ls tiemps de custdia establecids para cada fase de archiv en la tabla de retención dcumental. Las transferencias dcumentales se encuentran igualmente rientadas a garantizar la funcinalidad de ls archivs, ptimizar ls recurss y a transfrmar la infrmación en un valr agregad a la gestión de la entidad.. El área de gestión dcumental debe cnfrmar un crngrama de transferencias para regular este aspect, que servirá inicialmente cm mecanism para regularlas y de pas se establezca un crngrama para ir nrmalizand esta tarea al interir de ls archivs de gestión. La dcumentación en prces de transferencia primaria debe ser ctejada en las instalacines del archiv de gestión central, en dnde se hacen las bservacines a que haya lugar, cn el fin de efectuar ls ajustes y quede en firme la transferencia a través de un acta de legalización de la misma. La transferencia se inicia en la ficina dueña de ls dcuments, para tal prpósit se adelantarán las siguientes tareas: El área de gestión dcumental elabra el crngrama de transferencias. Se hace la scialización a través de la intranet. El área usuaria verifica en la tabla de retención dcumental el cumplimient del tiemp de retención. El área prepara la dcumentación para ser transferida. Se registra la dcumentación en el frmat únic de inventari. El área usuaria hace la slicitud de transferencia al grup de gestión dcumental y envía vía crre electrónic el inventari El área de gestión dcumental verifica la infrmación del inventari, cn la tabla de retención dcumental de la ficina. Si se cumplen las cndicines, el área de gestión dcumental prgrama la visita para hacer el ctej de la dcumentación. 19

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