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1 Departamento Nacional de Planeación Bogotá D.C., 2014

2 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO GENERAL ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS DOCUMENTOS ASOCIADOS GESTION DOCUMENTAL CONTROL DE REGISTROS CONFORMACIÓN Y MARCACIÓN DE CARPETAS FÍSICAS RADICACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS

3 PAGINA: 3 de 10 VERSIÓN: 5 1. INTRODUCCIÓN Presentar los lineamientos generales para la gestión documental en el Departamento de Planeación y el control de registros 2. OBJETIVO GENERAL Establecer los lineamientos de la Gestión Documental mediante la aplicación de la Tabla de Retención Documental 1, en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, los aplicativos y otros medios de conservación electrónica, como los discos de red para el Departamento Nacional de Planeación DNP. 3. ALCANCE Los presentes lineamientos aplican a todos los documentos de origen interno o externo, en medio físico, magnético, electrónico y otros soportes, generados o asociados a las funciones del Departamento Nacional del Planeación. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS - Ley 527 de Ley 594 de Ley 734 de Ley 872 de Ley 962 de Decreto 4110 de Decreto 2609 de Decreto 2578 de Decreto 1515 de Resolución 0897 del 5 de octubre de Resolución 1156 de Resolución 1636 del 23 de noviembre de Resolución 1134 de Resolución 1549 de Acuerdo 006 del 4 de febrero de Acuerdo 039 del 31 de octubre de Acuerdo 042 de 31 de octubre de Acuerdo 060 del 30 de octubre de Acuerdo 008 de Acuerdo 007 de Acuerdo 038 de Acuerdo 041 de Acuerdo 03 de Acuerdo 04 de Acuerdo 05 de Acuerdo 02 de El Archivo General de la Nación las define como: el listado de series o tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal 3

4 - Anexo circular Circular 07 del Circular 017 de 2013 del DNP - Circular 0007 de 2014 del DNP - Circular Externa 002 de 2012 PAGINA: 4 de 10 VERSIÓN: 5 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS - Lineamientos para la elaboración y control de los documentos de los Sistemas de Gestión. DS- - Proceso de Gestión Documental. IN-DC. - Formato Tabla de Retención Documental (TRD) F-GBIBA GESTION DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización, conservación, disponibilidad, integridad, confidencialidad y la legibilidad de los expedientes físicos y virtuales, de acuerdo con las funciones y/o los procesos de las dependencias. ORFEO es la herramienta para la gestión documental adoptada por el DNP con el fin gestionar electrónicamente la organización, la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos. Es de vital importancia que la gestión documental en el Departamento se realice mediante la observancia de las siguientes políticas: De acuerdo al cronograma de transferencias documentales definido por el Grupo de Biblioteca y Archivo y aprobado por la Secretaria General, cada área de trabajo, debe transferir sus expedientes al archivo. Para las dependencias que conformen los expedientes físicos se define cronograma de transferencias por el Grupo de Biblioteca y Archivo. Para la conformación de los expedientes físicos en el Archivo de Gestión Centralizado, se realizará cronograma solicitando a las dependencias el estado de los expedientes para verificar el cierre de los mismos. Los funcionarios, contratistas y pasantes del Departamento Nacional de Planeación al ser trasladados de área de trabajo, al desvincularse de la Entidad o a la terminación del contrato, deberán hacer entrega de la documentación e información soporte de su gestión al jefe de la respectiva dependencia, debidamente inventariada y organizada de acuerdo con las normas establecidas en el SGC, TRD y ORFEO. El Grupo de Biblioteca y Archivo y la Mesa de ayuda del Sistema de Gestión Documental (ORFEO), realizará el seguimiento y prestará asesoría a las diferentes áreas de trabajo en lo relacionado con la gestión documental. 4

5 PAGINA: 5 de 10 VERSIÓN: 5 El Grupo de Biblioteca y Archivo con base en los expedientes virtuales de cada dependencia, conformará los expedientes físicos mediante las respectivas series, subseries y tipos documentales, identificados en las Tablas de Retención Documental. Los aplicativos y portales web informáticos del Departamento Nacional de Planeación son los indicados en la ruta El control de los documentos asociado a los Sistemas de Gestión Normalizados (Calidad, Seguridad de la Información, Salud Ocupacional) se realizará de acuerdo con lo definido en el lineamiento para la elaboración y control de documentos de los sistemas de gestión del DNP. A continuación se muestra el flujo de información del DNP para la Gestión Documental: * Para mayor información sobre los flujos de información vea el Anexo 1. * El procedimiento que se lleva a cabo en la recepción de informes y/o productos entregados por los contratistas del DNP pueden ser los siguientes: a. El contratista puede diligenciar el formato F-GTC-08 Entrega de Informes y/o Productos (Original y copia), lo hace firmar del supervisor y debe hacer la entrega junto con el informe al Grupo de Biblioteca y Archivo (GBIBA). En este caso, el GBIBA radica el informe, lo incluye en el expediente virtual e imprime el Stiker o etiqueta con el radicado, colocándolo en el formato, para continuar con el trámite de pagos ante el Grupo Central de Cuentas. b. El contratista puede radicar el informe en correspondencia, cuya dependencia direcciona al supervisor del contrato quien deberá solicitar el original en físico, diligenciar y firmar el formato F- GTC-08 Entrega de Informes y/o Productos y entregarlo nuevamente al Grupo de Biblioteca y Archivo, en donde se genera copia del sticker con el radicado inicial y se incorpora al expediente 5

6 PAGINA: 6 de 10 VERSIÓN: 5 físico. Es responsabilidad del supervisor garantizar que el radicado quede incluido en el expediente virtual. c. Cuando el contratista envía el producto y/o Informe por medio electrónico, en este caso, el supervisor debe enviar al correo corporativo para su correspondiente radicación. El supervisor del contrato deberá diligenciar y firmar el formato F-GTC-08 Entrega de Informes y/o Productos y entregarlo posteriormente al Grupo de Biblioteca y Archivo, quien generará copia del sticker con el radicado inicial para la incorporación al expediente físico. Es responsabilidad del supervisor garantizar que el radicado quede incluido en el expediente virtual. 7. CONTROL DE REGISTROS Los registros son un tipo especial de documento que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades ejecutadas, se caracterizan por ser fácilmente identificables, recuperables y legibles. Para efectuar el control de los registros en el Departamento Nacional de Planeación se han identificado tres tipos de registros: a. Registros asociados a los aplicativos y portales web: Son registros que dejan evidencia de actividades que se realizan a través de aplicativos o herramientas tecnológicas y cuya información se conserva en medio electrónico, no se manejan en los discos privados, ni son impresos y por tal razón se controlan con las Tablas de Retención Documental. Se deben identificar en los procesos del SGC. b. Registros Transitorios: Son documentos que se emplean para soportar las actividades, pero no son evidencia oficial de ejecución, no tienen validez para demostrar que efectivamente se realizó una tarea. Otra características de estos documentos, es que sólo se conservan como de apoyo a la gestión y no se clasifican ni se trasladan al Grupo de Biblioteca y Archivo, ni se conservan como históricos, por tal razón no se controlan en la Tablas de Retención Documental. Estos registros pueden aparecer en los procesos del SGC no necesariamente están identificados con la (R) c. Registros que se controlan con la Tabla de Retención Documental: Este grupo de registros constituye la evidencia oficial de las actividades, se archivan y se conservan según la necesidad de la dependencia o requerimiento de ley. Para la aplicación de la TRD tenga en cuenta que: Existen instrucciones de apoyo para el diligenciamiento definidas en el formato Tablas de Retención Documental F-GBIBA-09. Las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Archivo General de la Nación y su constante ajuste y actualización, es la directriz para que las dependencias identifiquen, clasifiquen y organicen sus expedientes virtuales y con esto los físicos de acuerdo con sus funciones y/o procedimientos Las TRD de proyectos, programas y convenios deben estar asociadas a la dependencia responsable 6

7 PAGINA: 7 de 10 VERSIÓN: 5 El siguiente cuadro muestra los controles aplicables a los registros de acuerdo al medio en que se presenta: CONTROLES IDENTIFICACIÓN REGISTROS EN FISICOS Y ORFEO DISCOS DE RED S,O, R APLICATIVOS Se define en el formato Tabla de Retención Documental (TRD) (F-GBIBA- 09) en la columna Identificación de Expedientes. El registro se identifica con el nombre del expediente del cual hace parte Documental (TRD) (F-GBIBA- 09) en la columna Identificación de Expedientes. El registro se identifica con el nombre del expediente del cual hace parte Documental (TRD) (F-GBIBA- 09) en la columna Identificación de Expedientes. La identificación de los registros depende del campo o los campos de las bases de datos definidos para cada uno de los aplicativos. ALMACENAMIENTO Los expedientes virtuales en el Sistema Documental ORFEO. Los expedientes físicos en el Grupo de Biblioteca y Archivo. Documental (TRD) (F-GBIBA- 09) en la columna Ubicación de Expedientes, donde establece la ruta. Disco de Red S Privado: Se almacena información privada generada por cada dependencia de forma temporal. Disco de Red O Público: Se almacena Información institucional de interés general. Discos de Red R: Se almacena los Sistemas de Información o aplicativos. Bases de datos PROTECCIÓN RECUPERACIÓN Físico: En carpetas y demás unidades de conservación debidamente identificadas, marcadas y rotuladas Orfeo: Los módulos de seguridad donde se definen perfiles y permisos. Copias de respaldo Se define en el formato Tabla de Retención Documental (TRD) (F-GBIBA- 09), columna de Recuperación que implica la identificación y ubicación de expedientes. Se realiza a través de: Los módulos de seguridad donde se definen perfiles y permisos. Copias de respaldo Documental (TRD) (F-GBIBA- 09), columna de Recuperación que implica la identificación y ubicación de expedientes. Se realiza a través de: Los módulos de seguridad donde se definen perfiles y permisos. Copias de respaldo Documental (TRD) (F-GBIBA- 09), columna de Recuperación que implica la identificación y ubicación de expedientes. TIEMPO DE RETENCIÓN Se define en el formato Tabla de Retención Documental (TRD) (F-GBIBA- 09), en la columna Retención. Aplica sobre las series, subseries Documental (TRD) (F-GBIBA- 09), en la columna Retención. Aplica sobre las series, subseries Documental (TRD) (F-GBIBA- 09), en la columna Retención. Aplica sobre las series, subseries DISPOSICIÓN FINAL Se define en el formato Tabla de Retención Documental (TRD) (F-GBIBA- 09), en la columna Disposición Final y procedimientos Aplica para las series, subseries Documental (TRD) (F-GBIBA- 09), en la columna Disposición Final y procedimientos Aplica para las series, subseries Documental (TRD) (F-GBIBA- 09), en la columna Retención. Aplica sobre las series, subseries 7

8 PAGINA: 8 de 10 VERSIÓN: 5 8. CONFORMACIÓN Y MARCACIÓN DE CARPETAS FÍSICAS Los documentos que hayan sido identificados en las Tablas de Retención Documental y que requieran ser archivados físicamente por las dependencias, deben realizar la apertura de la carpeta de la siguiente forma: - Identificar los documentos que se incluirán en la carpeta, los cuales deben corresponder a los identificados en las Tablas de Retención Documental, de acuerdo a las series y subseries. - Los documentos se deben organizar en orden cronológico dentro de la carpeta. - Realizar foliación de los documentos, con lápiz de mina negra en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto del documento. - Identificar las carpetas con el formato F-GBIBA-10 Rotulo carpeta archivo en la esquina inferior derecha, diligenciando la información básica del formato. - Para la transferencia primaria verifique los siguientes requisitos: preparación física del archivo y su correspondencia con lo registrado en el Inventario Documental. Nota: Para los expedientes compuestos es obligación de los responsables de las diferentes oficinas o unidades administrativas en las entidades públicas, impartir las instrucciones para garantizar la elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente, en la cual se lleve el registro individual de los documentos que lo conforman. Si se trata de expedientes electrónicos, las entidades deberán implementar los medios tecnológicos para este registro y control que permitan la generación de un índice electrónico que asegure la integridad y completitud del mismo. PARAGRAFO del ARTICULO 15 CAPITULO IV DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL - Acuerdo 05 de 2013 del Archivo General de la Nación. 9. RADICACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS Cuando los funcionarios y/o contratistas del DNP identifiquen correos electrónicos oficiales que consideren ameriten ser radicados en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, realizará el siguiente procedimiento: 1. Para: 2. Asunto del correo: El tema que trate el correo 3. Nombre del Remitente: Persona que suscribe el correo electrónico inicial - (opcional) 4. Nombre Entidad o Dependencia remitente: Ej: Ministerio de Protección Social o Dirección de Desarrollo Territorial Sostenible 5. Ubicación: País y Departamento 6. Dirección - Física: (Ej: Calle 26 No ) - (opcional) 7. Correo electrónico: persona o Entidad que suscribe el correo electrónico inicial (obligatorio) 8. Anexos: mencionarlos (obligatorio) 9. Dirigido a: Dependencia a la que se reasignará el correo radicado (obligatorio) 10. Formato: HTML (obligatorio) 8

9 PAGINA: 9 de 10 VERSIÓN: 5 Fecha aprobación: 26 de Junio de 2014 Revisó: Sandra Patricia Arango Daza Profesional del Grupo de Biblioteca y Archivo Dario Gutierrez Godoy Coordinador Grupo de Correspondencia Maria Amparo Hernandez Sistema de Gestión Documental ORFEO Aprobó: Milady Vargas Guiza Subdirectora Administrativa 9

10 ANEXO 1 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP

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