Desafíos de la gestión y la preservación de documentos electrónicos en el Ayuntamiento de Barcelona

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1 Desafíos de la gestión y la preservación de documentos electrónicos en el Ayuntamiento de Barcelona La experiencia del Archivo Municipal 16 de Mayo de 2014

2 Contenido 1. Evolución del proyecto 2. Proyecto e-administración (ciclo vital) 2.1 El modelo organizativo 2.2 La situación actual 2.3 El modelo conceptual-tecnológico 2.4 El análisis de la experiencia 2.5 La valoración del análisis 2.6 El modelo de gestión de documentos electrónicos 2.7 El modelo de gestión documental actual 3. Proyecto Ulises (preservación digital) 3.1 Objetivos estratégicos 3.2 El repositorio seguro 3.3 El protocolo de digitalización retrospectiva 3.4 El visualizador web 2

3 1. EVOLUCIÓN DEL PROYECTO e Administración Ulises Análisis de la situación y necesidades de gestión documental en el Ayto. Bcn Selección tecnológica del Gestor Documental y BPM (Documentum) Definición modelo documental y requisitos de archivo. Normativas de desarrollo de aplicaciones Estrategia de arquitectura funcional para el eexpediente Detección de necesidades de preservación y difusión de las digitalizaciones Desarrollo de proyectos eexpediente Consolidación modelo Gestión Documental Módulos comunes eadmin Integración Portal de Trámites con el Gestor Documental Adquisición de repositorio seguro para digitalizaciones (HITACHI) Adaptación al nuevo sistema de digitalización Implantación de eexpedientes: eobres, einspección, econtratación, etc. Trámite genérico Integración de otros SI (Expedientes Jurídicos, Reg. Encuestas y Estudios, Gestión Alcaldía...) con el Gestor Documental Requisitos RM Protocolo de digitalización retrospectiva Implantación de eexpedientes: filmación comisiones pleno municipal Modelo de índice y foliado de expedientes Modelo de cierre de expedientes Catálogo de documentos: modelo y desarrollo del aplicativo Protocolo digitalización segura Modelo de gestión de documentos electrónicos Difusión web del catálogo del Archivo Municipal de Barcelona 3

4 2.1 E-ADMINISTRACIÓN: el modelo organizativo actual El Archivo Municipal en los proyectos de e expediente Normativa de desarrollo técnico onormativas tecnológicas de eexpediente onormativas BPM o Guías i manuales (integración, despliegues, explotación,...) Coordinación Método documental AIDA o Normativas de Gestión Documental o Sistema de clasificación (Cuadro) o Sistema de descripción (Método) o Sistema de valoración (Calendario) Centro de Gestión Documental Instituto Municipal de Informática Archivo Municipal Comité técnico de eexpediente oservicios de consultoría y apoyo a los proyectos documentales o Mantenimiento componentes comunes o Metodología documental para el desarrollo proyectos GD (+ADINET) o Definición de requerimientos de GD en el gestor documental y seguimiento de la implementación o Análisis de los procedimientos administrativos y del eexpediente o Implementación y adaptación del Cuadro de Clasificación Corporativo, metadatos y disposición 4

5 2.2 E-ADMINISTRACIÓN: La situación actual Aplicaciones E Admin 1. Implementación de las primeras aplicaciones de gestión de expedientes electrónicos. FrameWork Gestión Documental 2. Construcción de módulos comunes y del framework documental Tecnología Documental Repositorios de Documentos 3. Implantación de la Plataforma tecnológica de gestión documental (Documentum). Se seleccionó Documentum como plataforma tecnológica documental. 4. Definición de la arquitectura de la gestión documental global. 17/06/2014 5

6 2.3 E-ADMINISTRACIÓN: El modelo conceptual-tecnológico Realizado Pendiente Ciudadano Fases: Activa Semiactiva Inactiva Portal eregistro Aplicaciones Aplicacions eexp eexp SAP Records Mng.. Disposición Sede Electrónica Catálogo de documentos Copia Auténtica Firma Impresión Segura Digitalización Cuadro de Clasificación FrameWork Gestión Documental Cierre Índice Vista Foliado Políticas Clasificación Retención Preservación Multi Repositorio Seguridad Documentum Documentum SAP SAP Invesdoc Políticas de acceso 17/06/

7 2.4 E-ADMINISTRACIÓN: el análisis de la experiencia Participación en proyectos Participación en la selección del gestor Participación en la implantación de requisitos de GD y en proyectos sectoriales y transversales Necesidad de un órgano de coordinación directiva transversal Mejora del seguimiento en los proyectos Gestor documental Implantación del cuadro de clasificación Implantación del esquema de metadatos Uso únicamente como repositorio Preminencia de los criterios tecnológicos Cuadro de clasificación Implantación con análisis y validación previa del Archivo en cada proyecto Implantación en todos los proyectos de expediente electrónico Flexibilidad excesiva dependiente de proyectos y aplicaciones Modelo de metadatos Esquema adaptado del vocabulario de metadatos de la Generalitat de Cataluña Modelo integrado en la plataforma y de obligado cumplimiento Necesidad de acordar valores y contenidos de los metadatos Dificultad per gestionar los cambios en proyectos desarrollados 7

8 2.5 E-ADMINISTRACIÓN: La valoración del análisis Necesidad de delimitar el alcance de la gestión de documentos electrónicos Necesidad de definir los componente esenciales del modelo de gestión de documentos electrónicos Necesidad de definir responsabilidades Necesidad de definir el ciclo global de los documentos electrónicos Modelo normativo de gestión de documentos electrónicos

9 2.6 E-ADMINISTRACIÓN: El modelo de gestión documental Catálogo de documentos Procedimiento elaboración catàleg Modelo desarrollo del catálogo REGLAMENTO DE ARCHIVOS ORDENANZA REGULADORA DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Modelo de gestión de documentos electrónicos Modelo de metadatos Modelo de índice y foliado Modelo de cierre de expedientes Protocolo de digitalización segura Normativas de Gestión Documental Política de firma electrónica 9

10 2.7 e-administración: El modelo futuro Procesos Fases: Activa Diseño Uso Semiactiva Retención Inactiva Preservación Cuadro de Clasificación Calendario de conservación Software Gestión Catálogo Aplicaciones E Admin FrameWork Gestión Documental Cierre Índice / foliado Retención, Preservación y disposición e Archivo Desacoplamiento Tecnológico Infraestructuras Tecnología Documental Repositorios de Documentos CLOUD Tecnología Documental Repositorio de Archivo 10

11 3.1 El Proyecto Ulises: Objetivos estratégicos DIGITALITZACIÓN PRESERVACIÓN DIFUSIÓN 11 11

12 3.2 El Proyecto Ulises: Repositorio seguro Análisis de las soluciones disponibles Caso del Amsterdam City Archives Selección de la tecnología de archivo digital Hitachi Content Platform 500 De9TBa40PB+ Sistema de archivo orientado a objetos Gobernado por políticas y servicios 12 12

13 3.3 El Proyecto Ulises: Protocolo de digitalización Criterios técnicos Políticas y pautas Plantillas de documentos Procesos 13

14 3.4 El Proyecto Ulises: Visualizador web Búsqueda simple o avanzada Visualización de las imágenes Accesible desde el web del Archivo Municipal de Barcelona 14 14

15 Gracias! 17/06/

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