Programa de Gestión Documental PGD.

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1 1 Programa de Gestión Documental PGD. Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca Compilo: Jonathan Javier Rodriguez Sichaca 2014 M I N I S T E R I O D E A G R I C U L T U R A Y D E S A R R O L L O R U R A L

2 2 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN... 7 INTRODUCCIÓN OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS COMITÉ DE ARCHIVO Y COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: ALCANCE ÁMBITO DE APLICACIÓN REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD NORMATIVOS ECONÓMICOS ADMINISTRATIVOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRALIZADO DEL MADR COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CON OTRAS ÁREAS DEL MADR GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO DESTINADO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD EN LA MADR PLAN DE CAPACITACIÓN PGD - MADR EDIFICIOS DE ARCHIVO TECNOLÓGICOS MEDIOS DE GENERACIÓN DOTACIÓN DE UNIDADES INFORMACIÓN (HARDWARE Y SOFTWARE) CONTENIDO, APROBACIÓN, PUBLICACIÓN Y DEMÁS ASPECTOS DEL P.G.D CONTENIDO DEL P.G.D APROBACIÓN DEL PGD PUBLICACIÓN DEL PGD DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PRESUPUESTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL MADR INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL MADR CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL... 18

3 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD (PINAR) PROGRAMA E INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL INVENTARIOS DOCUMENTALES MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS BANCOS TERMINOLÓGICOS DE SERIES, SUB-SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES REGISTRO ÚNICO DE SERIES DOCUMENTALES MAPA DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CATEGORÍAS ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOS ALCANCE Y COBERTURA DEL P.G.D ACORDE A SOPORTES Y MEDIOS DE REGISTRO DE INFORMACIÓN PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS PROGRAMA DE REPROGRAFÍA ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (SISTEMAS DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN) PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRAFICOS, SONOROS, AUDIOVISUALES, ORALES, ETC) PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL PLANEACIÓN PRODUCCIÓN FLUJO DEL PROCESO CONSIDERACIONES GENERALES MARCO NORMATIVO... 26

4 RADICACIÓN COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (-1) CONSIDERACIONES GENERALES COMUNICACIONES DE SALIDA (-1) RADICACIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS MEMORANDOS (-3) CONSIDERACIONES GENERALES DE MEMORANDOS (3) GESTIÓN Y TRÁMITE FLUJO DEL PROCESO (DOCUMENTOS EXTERNOS -1) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS RECIBIDOS PERSONALMENTE DOCUMENTOS RECIBIDOS POR AGENCIA DE CORREO: CONSIDERACIONES DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS POR CORREO ELECTRÓNICO CONSIDERACIONES GENERALES RADICACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DEL NÚMERO DE RADICADO DEL MADR DIGITALIZACIÓN DE COMUNICACIONES RECIBIDAS POR EL MADR PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCION DOCUMENTAL -2) FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS INTERNOS -3) FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA ENVÍO -1) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS (-2) PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS (-3) DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS (-1) ENVIOS PROCEDIMIENTO... 38

5 5 9 TRAMITE DE DOCUMENTOS OFICIALES FLUJO DEL PROCESO MARCO NORMATIVO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE RESPUESTA DE LA SOLICITUD TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FLUJO DEL PROCESO MARCO NORMATIVO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO FOLIACIÓN IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN CARPETAS CAJAS ENTREGA DE ARCHIVO AL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y BIBLIOTECA CONSULTA DOCUMENTAL MARCO NORMATIVO DEL PROCESO CONSULTA Y PRÉSTAMO DE HISTORIAS LABORALES CONSIDERACIONES GENERALES CONSULTA Y PRÉSTAMO DE ARCHIVO CONSIDERACIONES GENERALES DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS MARCO NORMATIVO DEL PROCESO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL-TRD DEFINICIÓN OBJETIVO CONSIDERACIONES GENERALES INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO ANEXOS... 61

6 6 ELABORACIÓN DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL GLOSARIO... 61

7 7 PRESENTACIÓN El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen la gestión documental en Colombia (Ley 594 de 2000 y su reglamentación) y a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su Artículo 15 y a las leyes y disposiciones que regulen su labor, viene adelantando acciones encaminadas a propender por su aplicación y cumplimiento en todas sus dependencias El alcance del Programa de Gestión Documental se establece a corto, mediano y largo plazo, buscando la sostenibilidad del proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión y como política institucional en el incumplimiento de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), Decreto 2609 de 2012 y demás acuerdos reglamentarios.

8 8 INTRODUCCIÓN Acerca de la importancia de los archivos, bien lo expresó la Unesco, en uno de sus documentos del Programa de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP 1 : "En primer- lugar, son como la memoria de un país y permiten a una sociedad planificar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado. Los archivos registran las obligaciones y compromisos del gobierno y constituyen una prueba de IC1S derechos y prerrogativas de los ciudadanos. En su conjunto. Los archivos contienen una gran cantidad de información sobre /as personas, /as organizaciones, el desarrollo social y económico, /os fenómenos naturales y los diferentes acontecimientos, y todo ello constituye un material inapreciable de primera mano para escribir sobre todos, los aspectos de la historia de un país. Como fuente de la historia nacional. Los archivos pueden contribuir considerablemente a fomentar la comprensión que una nación tenga de sí misma y a crear el sentido de identidad nacional ( Rhods, 1983) 2. Teniendo en cuenta la importancia de los documentos que generan las organizaciones, y en ámbito de lo público la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, estableció la obligación para todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. Así mismo, desde el marco de la Ley General de Archivos, se define Gestión Documental 3 como el "Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación'. Es así que un Programa de Gestión Documental 4 (PGD) se entiende como un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la. Documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación. En el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el Programa de Gestión Documental, es un mecanismo que busca consolidar las iniciativas que desde hace el algún tiempo ha venido desarrollando con el fin de salvaguardar sus documentos y sus archivos, velando por la Integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los mismos. 1 UNESCO s Records and Archives Management Program (RAMP) 2 Rhoards, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información; estudio del RAMP, Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Mejía, Myriam et al. Bogotá, Ibid

9 9 En cumplimiento del Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura 5, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR, ha elaborado el presente documento el cual tiene como propósito normalizar y racionalizar las fases y procedimientos aplicados en la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos 1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL Implementar el Programa de Gestión Documental en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, resaltando la importancia del papel de la información, de los documentos y archivos de la Administración Pública para el funcionamiento del Ministerio. 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Implementación de un programa integral de Gestión Documental al interior del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, como una herramienta práctica para la racionalización de recursos e implementación de sistemas de información integrales. Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Racionalizar y controlar la producción documental, en atención a los procesos, procedimientos y funciones del Ministerio. Normalizar los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes. Normalizar la administración y organización de los documentos a partir de la noción de Archivo Total, teniendo en cuenta la finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad de los mismos. Implementar la aplicación de herramientas archivísticas tales como la Tabla de Retención Documental- TRD al interior del Ministerio. Implementación de tecnología para el acceso a la información de manera confiable y rápida 5 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. EN: DIARIO OFICIAL. Vol No , Diciembre, Pág. 187.

10 10 2. COMITÉ DE ARCHIVO Y COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO: El Comité de Archivo del Ministerio y Agricultura y Desarrollo Rural se establece por Resolución 0485 de 2004 y se modifica por Resolución 0312 de 2007, como órgano asesor interno de la Subdirección Administrativa, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de la gestión documental de la entidad. El Comité de archivo fue suprimido teniendo en cuenta lo definido en el Decreto 2578 del 2012, Art. 4 y Decreto 2482 de 2012, y por Resolución número 204 de 2014 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, se crea El Comité de Desarrollo Administrativo, quien cumplirá con las funciones del Comité interno de Archivo del Ministerio. 3. ALCANCE En el Programa de Gestión Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR, se definen los procesos que lo componen, a través de los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión-SIG y aplica para todos los documentos generados y recibidos en la Entidad, y que resulten del cumplimiento de las funciones de cada una de las áreas. 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente Programa de Gestión Documental, es de carácter interno y aplica para todas las dependencias del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Y en general a las partes interesadas de la entidad (entes de control, clientes y ciudadanía), facilitando los mecanismos de participación ciudadana. La Subdirección Administrativa por medio del Grupo de Gestión Documental y Biblioteca o quien haga sus veces, coordinará la gestión documental como apoyo de las actividades administrativas, con base en lo previsto en las disposiciones legales vigentes sobre la materia, manual especifico de funciones y competencias laborales, SIG y demás normas legales vigentes, velando por el estricto cumplimiento de lo aquí expuesto 5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 5.1 NORMATIVOS Para que el Programa de Gestión Documental del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que se responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la entidad. A continuación se señalan aquellas de carácter general que conciernen a la práctica de la gestión documental: Constitución Política de Colombia. Artículo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y

11 11 rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los organismos electorales... Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos. Ley 270 de Estatutaria de la administración de justicia.

12 12 Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 527 de Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de Código Disciplinario Único Artículo DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 795 de Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera. Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. Ley 951 de Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse. Decreto 4124 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Circular AGN No. 1 de Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.

13 13 Circular AGN No. 2 de Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Decreto 2609 de 2012: Reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión Documental. Decreto 2578 de 2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de Artículo 26 PARAGRAFO PRIMERO. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, Previa coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. 5.2 ECONÓMICOS Hace relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental, para ello la Entidad a través del presupuesto anual asigna una partida presupuestal para el desarrollo del Programa de Gestión Documental. Estos recursos son gestionados por la Subdirección Administrativa con el fin de la implementar el presente Programa de Gestión Documental. La adopción de estrategias orientadas a una gestión documental eficiente a partir del uso de las TIC s y la construcción de indicadores como elementos de medición, monitoreo y seguimiento, tendrán en cuenta algunos ejes para ser abordados, como los siguientes: El impacto que tendrá dentro del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR, la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública. El impacto que tendrá dentro del MADR, la estrategia de Gobierno en Línea - GEL. Construcción de indicadores que señalen el impacto generado por las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónicos. Igualmente, se tendrán en cuenta los requerimientos económicos del PGD, el cual estará determinado por el monto de los bienes y servicios destinados directamente por cada vigencia fiscal a la gestión documental del MADR, el que a su vez, deberá responder y apuntar al Plan Estratégico, por ello se hace fundamental alinear el PGD con el Plan Estratégico del Ministerio. Dado el carácter transversal de algunas actividades, que se señalan en el PGD y que pueden coincidir con las formuladas con otras referidas en otros planes, como el Plan de Acción, el GEL o Cero Papel, la cuantificación de los recursos se irá consolidando.

14 ADMINISTRATIVOS Se contemplan las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, simplificación de trámites y eficiencia de la administración 6. Dentro de los ejes administrativos del PGD, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRALIZADO DEL MADR El Programa de Archivo, estará orientado para el caso del MADR, a la institucionalización del Archivo Centralizado, como una nueva instancia de gestión documental COORDINACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CON OTRAS ÁREAS DEL MADR Por el carácter transversal del Macroproceso Gestión de Apoyo Logístico e Infraestructura, la Subdirección Administrativa, por intermedio del Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, será el responsable en el MADR de liderar y coordinar lo relacionado a los diferentes aspectos y componentes, demandando de las dependencias la participación pertinente. Este requerimiento administrativo, de trabajo con el concurso de las demás dependencias del MADR, busca hacer realidad y materializar, algunos de los principios del proceso de Gestión Documental, definidos en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes: k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. n) Modernización. La alta gerencia del MADR, junto con la Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. 6 COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp. Cit., p. 13

15 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO DESTINADO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Este requisito de tipo requerimiento administrativo, está dirigido a la gestión del talento humano, con destinación permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestión documental dentro del MADR. Responderá a lo planteado en el Artículo 16, de la Ley 594 de ; y teniendo en cuenta lo señalado el Artículo 4, del Decreto 2609 del , será la Subdirección Administrativa, a través del Grupo de Gestión Documental, la responsable institucional de coordinar la gestión documental RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD EN LA MADR Requerimiento administrativo, orientado a definir el grupo especial 9 que dentro del MADR, será responsable del Programa de Gestión Documental. Funcionarios y contratistas: Profesionales en ciencias de la información Responsables de formular, publicar, capacitar, liderar la implementación y seguimiento del PGD Funcionarios Oficina de Control Interno 10 : Funcionarios que actuarán en coordinación con los funcionarios del Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, en las labores de implementación y seguimiento del PGD PLAN DE CAPACITACIÓN PGD - MADR Requerimiento administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro del MADR en el marco de los planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentes servidores del MADR, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los conocimientos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoría de información y manejo de procesos. El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural dará cumplimiento a lo definido en el Artículo 14. Decreto 2609 de Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios y contratistas de los diferentes niveles de la entidad. 7 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de Óp. Cit. Pág COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, Óp. Cit., p COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones. EN: DIARIO OFICIAL. Volumen 165. No , AGOSTO, PAG COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp. Cit., p. 16

16 EDIFICIOS DE ARCHIVO a) Edificios e Instalaciones de Archivo. Están orientados para que las instalaciones inmuebles propios o de terceros, que el Ministerio, destine para depósito, almacenamiento y consulta de documentos, responda a lo solicitado en el Capítulo 7 Conservación de Documentos, del Acuerdo AGN No. 007 de de Reglamento General de Archivos, y a lo previsto en el Acuerdo 049 de b) Servicios de apoyo logístico. A nivel institucional se deberán proveer los apoyos de tipo logístico, como la disponibilidad de medios de transporte y demás servicios de comunicación. 5.4 TECNOLÓGICOS MEDIOS DE GENERACIÓN. Las líneas de acción del Programa de Gestión Documental del Ministerio, estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el componente tecnológico, permita una gestión documental eficiente dentro del MADR, teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en diversos medios y formatos, y que está alojada en los diversos sistemas de información del MADR, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Universalidad: Tendrá en cuenta la totalidad de las formas que generación de documentos institucionales generados en el MADR por diferentes medios y sistemas, desde los físicos (análogos), hasta los electrónicos. De los documentos institucionales, reflejará los sistemas de organización y conservación de los mismos DOTACIÓN DE UNIDADES INFORMACIÓN (HARDWARE Y SOFTWARE) Incorporan las condiciones de uso y consulta de los documentos, independientemente de los formatos o condiciones en las que se generaron CONTENIDO, APROBACIÓN, PUBLICACIÓN Y DEMÁS ASPECTOS DEL P.G.D CONTENIDO DEL P.G.D Responderá al Anexo Programa de Gestión Documental, definido en el Artículo 13 del Decreto 2609 de 2012 y a los elementos adicionales, que la gestión documental del MADR amerite incluir 11 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, Óp. Cit., p COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 07 de Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos.

17 APROBACIÓN DEL PGD Deberá ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo del MADR PUBLICACIÓN DEL PGD Una vez elaborado y aprobado, este se publicará en la página WEB del MADR, siguiendo la siguiente ruta: Cumpliendo con lo estipulado en el Artículo 12 del Decreto 2609 de 2012 y con el Manual de Gobierno el Línea-GEL, Versión 3.1., Anexo No.2, información mínima a publica, del Manual 13, se señala que las entidades deben publicar en el apartado de Planeación, Gestión y Control, en un link denominado Informe de Archivo, las Tablas de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La política de Gestión Documental del MADR se dirige a gestionar la información institucional tanto física como electrónica, la adopción de estándares para la información en cualquier soporte; al uso de metodologías para la creación, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información. La implementación del PGD y la cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas, otros programas y sistemas a fines, y los productores de la información. Gestión de la información física y electrónica. El MADR adoptará modelos de gestión para la información física y electrónica, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC. Estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. El MADR adoptará estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC. Metodología general. El MADR analizará e identificará y aplicará las mejores prácticas en la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. Programa de gestión de información y documentos P.G.D. 13 COLOMBIA. Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia. [En línea]. Encontrado en: Anexo 2 pág. 80

18 18 El MADR diseñará e implementará el Programa de Gestión Documental - PGD como una estructura normalizada y herramienta de planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo, debidamente soportado en diagnósticos, cronograma de implementación y recursos presupuestales. Cooperación, articulación y coordinación El MADR fomentará la cooperación, articulación y coordinación permanente entre la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, Grupo del Sistema Integrado de Gestión, los productores de la información, que permitan mejorar y complementar la gestión documental PRESUPUESTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL MADR INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL MADR En este apartado se orienta a señalar los instrumentos archivísticos, definidos en el artículo 8 del Decreto 2609 de Igualmente, se incorpora otros instrumentos archivísticos, que en el desarrollo de los Decretos 2482, 2578 y 2609 de 2012, así como lo contemplado en la reglamentación de estos decretos a través de los Acuerdos AGN 003, 004 y 005 de 2013, Normas Técnicas Colombianas, Circulares AGN, Políticas Publicas y estrategias gubernamentales que imponga una gestión documental más eficiente como Gobierno en Línea GEL y Cero Papel en la Administración Publica. Los instrumentos previstos inicialmente serán los siguientes: CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Literal a), Artículo 8, D. 2609/ TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD La Tabla de Retención Documental (TRD), Literal b), Artículo 8, D. 2609/2012; Acuerdo AGN No. 004 de TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Si bien la Tabla de Valoración Documental (TVD), no se señala en ninguno de los literales del Artículo 8, D. 2609/2012; para el caso del MADR, al contar con documentación que clasifica dentro de la categoría de Fondo Acumulado, se requiere la elaboración de este instrumento archivístico, como una de las herramientas de aplicación EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) Instrumento, que es el propósito del presente documento. 14 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 002 de 2004 y Acuerdo 004 de 2013

19 EL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD (PINAR) Recoge las acciones en materia de gestión documental, es decir las acciones a corto plazo, que se ejecutará por el MADR a través de la Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca en la vigencia 2015, las cuales se reflejarán en el Plan Institucional de Archivos PINAR del MADR PROGRAMA E INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Programa e Instrumentos de Descripción Documental MADR, Artículo 11, Acuerdo AGN No. 005 de 2013, tal como se especifica en el Capítulo 4, del Acuerdo AGN 005 artículos del No. 11 al No INVENTARIOS DOCUMENTALES El Inventario Documental, Literal e), Artículo 8, D. 2609/2012, como se contempla en el Literal a) Art. 18 del Acuerdo AGN No MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Este instrumento archivístico se desarrollará dentro del Programa de Gestión de documentos electrónicos MADR, señalado como acción en el presente PGD, en el numeral , de Programas Específicos BANCOS TERMINOLÓGICOS DE SERIES, SUB-SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Los bancos terminológicos de Series y Sub-series y tipos documentales, Literal g), Artículo 8, D. 2609/ REGISTRO ÚNICO DE SERIES DOCUMENTALES Registro Único de Series Documentales, Numeral 4, Articulo 16, Decreto 2578/2012; Literal b), Artículos 10, 18, Acuerdo AGN No. 004 de MAPA DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad, Literal h), Artículo 8, D. 2609/2012

20 TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CATEGORÍAS ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOS Este instrumento archivístico, igualmente se desarrollará y hará parte del Programa de Gestión de documentos electrónicos CGR, señalado como acción en el presente PGD, en el numeral , de Programas Específicos ALCANCE Y COBERTURA DEL P.G.D ACORDE A SOPORTES Y MEDIOS DE REGISTRO DE INFORMACIÓN En la formulación, diseño, implementación del PGD y de los Programas Específicos que lo componen, se tendrá, como ámbito de cobertura la información generada, registrada y contenida por las dependencias del MADR en los siguientes soportes y medio: a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c) Sistemas de Información Corporativos d) Sistemas de Trabajo Colaborativo e) Sistemas de Administración de Documentos. f) Sistemas de Mensajería Electrónica. g) Portales, Intranet y Extranet. h) Sistemas de Bases de Datos. i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j) Cintas y medios de soporte (backup o contingencia). k) Uso de tecnologías en la nube PROGRAMAS ESPECIFICOS DEL PGD PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS El Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos, buscará a partir del inventario de sistemas de información de la CGR que se tenga, contar con el inventario de los tipos documentales generados en formato electrónico, como información básica tendiente a: Determinar el sistema o herramienta tecnológica donde nace o se origina. La frecuencia volumen y características. Si además del soporte electrónico, también se genera en medio análogo. Si está contemplado en el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC), tipo de proceso, frecuencia de generación y codificación en el SIGCC.

21 21 Si está definido en las TRD como tipo documental, de qué serie o Subserie. Puntos de acceso. Frecuencia de consulta. Medios de conservación y preservación. Formas de consulta a futuro. Se tendrán como criterios de producción o conservación, los generados en los medios previstos en el Artículo 2, Decreto 2609 de PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES El Programa de Documentos Vitales o Esenciales del MADR, estará orientado a definir, identificar, caracterizar, los documentos institucionales que ante la ocurrencia de eventuales siniestros originados por efectos físicos, biológicos o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la existencia, gestión y continuidad del MADR a futuro, mediante la formulación de políticas, metodologías, responsabilidades tendientes a garantizar la protección necesaria de los mismos. El Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la CGR, estará orientado a: Proteger los documentos vitales de la destrucción total o parcial, ante desastres ocasionados por efectos físicos, biológicos o humanos PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS El Programa de Gestión de Documentos Electrónicos, está orientado a garantizar una eficiente y técnica gestión de documentos electrónicos en el MADR a partir del cumplimiento de un Modelo de Requisitos que incluye entre otros elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologías tipo de Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos SGDEA, que incluyan el manejo de formas y formularios electrónicos. Se deberán tener en cuenta los estándares de la Ley 1437 de 2011 y los desarrollos y los ajustes a nivel de Acuerdos AGN, Guías AGN MinTic, Normas Técnicas Colombianas, Normas ISO, la Estrategia de Gobierno en Línea GEL. Se tendrá en cuenta lo atinente a las políticas y lineamientos que desarrolle el Sistema Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de Archivos. a) Meta: Diseñar e implementar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. b) Recursos: - Firmas y certificados electrónicos - Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA c) Articulación: Plan estratégico de tecnología (PETI), Plan Institucional de Capacitación

22 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS Estará orientado para el caso del MADR, a la institucionalización del Archivo Centralizado, como una nueva instancia de gestión documental PROGRAMA DE REPROGRAFÍA ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (SISTEMAS DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN). El programa de reprografía del MADR debe incluir los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización de documentos que forman parte del acervo documental de la entidad, a nivel de los archivos de gestión, centralizado y Central. Estará determinado por la conservación y preservación de las series misionales y de valor histórico que genera el MADR Meta: Diseñar e implementar el Programa de Reprografía. Recursos: 1 Ingeniero de sistemas, 1 Restaurador, 1 Bibliotecólogo Archivista. Articulación: Plan estratégico de tecnología (PETI), Plan Institucional de Capacitación PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRAFICOS, SONOROS, AUDIOVISUALES, ORALES, ETC) El Programa de documentos especiales del MADR estará orientado a definir estándares de los documentos en diversos formatos que ha generado a lo largo de su historia el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y que viene generando actualmente el MADR, con el fin de garantizar la conservación y preservación de sus contenidos, acudiendo a procesos técnicos como la migración a otros formatos, en aras de garantizar la lectura, consulta y uso PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL. El Programa en materia de gestión documental, está orientado a que el Grupo de Gestión Documental en trabajo coordinado con las otras áreas que intervienen en la implementación del PGD, capaciten, midan y evalúen la consecución de las metas y objetivos de cada uno de los aspectos del PGD. 6. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL Esta parte del Programa de Gestión Documental-PGD debe contener las orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, formuladas por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural-MADR a través de la Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, dirigidas para que cada uno de los procesos de la gestión documental, se desarrolle ajustándose a los principios a) planeación; b) eficiencia; c) economía; d) control y seguimiento; e) oportunidad; f)

23 23 transparencia; g) disponibilidad; h) agrupación; i) vínculo archivístico; j) protección del medio ambiente, k) autoevaluación, l) coordinación y acceso, m) cultura archivística, n) modernización, o) interoperabilidad, p) orientación al ciudadano, q) neutralidad tecnológica y r) protección de la información y los datos. 6.1 PLANEACIÓN Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. La aplicación del proceso de gestión documental de Planeación al interior del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, la Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, formulará, establecerá, documentará, implementará y mantendrá la política de gestión documental del Ministerio ajustada a la legislación, especificaciones técnicas, administrativas, tecnológicas, buenas prácticas y políticas públicas en materia de gestión documental. El desarrollo u Operativización del Proceso de Gestión Documental de Planeación en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, se contemplará a través del presente Programa de Gestión Documental, el cual será formulado en los términos del Decreto 2609 de 2012 y demás directrices definidas por el Gobierno Nacional, su elaboración estará a cargo de la Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca, responsable de su orientación y seguimiento. Su aprobación se hará por parte del Comité de Desarrollo Administrativo del MADR y para su implementación, la Subdirección Administrativa contará con la participación de la Oficina de Control Interno de la MADR El Programa de Gestión Documental, tiene como requisitos y metodología de elaboración los siguientes principios y aspectos, que rigen la gestión documental en el MADR 6.2 PRODUCCIÓN Desde el punto de vista legal, el Literal a), del Artículo 9, del Decreto 2609 de 2012, define el proceso de Producción como: a) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados 15 Técnicamente, la Guía para la implementación de un PGD 16, lo define como Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. 15 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012, Óp. Cit., p COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp. Cit., p. 17.

24 24 Desde el punto de vista del principio de la eficiencia, el PGD, estará orientado a que en el MADR, la producción documental, permita que solo se generen los documentos que son necesarios para el cumplimiento de sus funciones y que estos estén reflejados en cada uno de los procesos que hagan parte del Sistema Integrado de Gestión-SIG, para lo cual El Grupo de Gestión Documental y Biblioteca orientará, documentará, participará, asesorará y acompañará a las áreas en la documentación del proceso de producción documental, en el cual se tendrán en cuenta las diversos tipos de producción documental, el cual se regirá por la racionalización de su producción (tanto análogos como electrónicos); Sensibilizar y generar buenos hábitos frente al uso del papel; Fomentar el modelo de Cero Papel en la Administración Publica contribuyendo a pasar de un modelo de trámites y procedimientos basados en papel a un Ministerio con trámites y procedimientos electrónicos. Desde el punto de vista del principio de Economía y lo formal, la producción documental, propenderá por el uso de la imagen corporativa, conservando los datos identifica torios institucionales definidos, en cuanto a logos y pie de página adoptados, usando primordialmente los colores blanco y negro, buscando de esta forma ahorros en los diferentes procesos de la gestión documental. El proceso de gestión documental de producción, desde el principio de la protección del medio ambiente, estará orientado a evitar la generación de documentos impresos en papel dado el proceso de longevidad de ese medio como registro de información, cuando por exigencias de tipo legal, técnico o administrativo no sea requerido La operativización del proceso de gestión documental de producción implicará: 6.2.1Implementación del PGD Formulación, aprobación, publicación, implementación del PGD, debe contemplar las siguientes acciones: Actualización del Programa de Gestión Documental para incluir archivos físicos y documento electrónico de archivo según la normatividad vigente Definición de un modelo de requisitos para documentos electrónicos de archivo según la normatividad vigente

25 FLUJO DEL PROCESO INICIO La Dependencia identifica, elige y elabora el documento Conoce las directrices para su elaboración? NO Consultar: Numerales PGD (1.1), Consideraciones generales de la producción documental oficial del MADR. SI La Dependencia hace uso de los medios de elaboración, registro, impresión y el tipo de soporte que requiere (papel, medio magnético, electrónico) Se realiza; proyección documental, radicación mediante la plataforma ORFEO, Impresión de copias establecidas, Firma del comunicado y Envío oficial mediante la empresa establecida. El documento es Interno (3)? NO Aplica el procedimiento de Radicación de salida Numerales (1.3 y 1.31) Radicación de comunicaciones oficiales de salida (-1) Aplica el procedimiento de Radicación de Memorandos Numerales PGD (1.4 y 1.4.1) Radicación de comunicaciones oficiales Interna (-3) SI FIN

26 CONSIDERACIONES GENERALES En la Radicación del documento se debe tener presente que es de suma importancia que los datos que se cargan a ORFEO sean los mismos que se encuentran en la correspondencia física. Si el documento lleva anexos, se debe especificar en la parte inferior del documento proyectado, anexarlos en forma física y especificar en ORFEO (descripción anexos) que es lo que esta anexado. El tipo de letra a utilizar es Arial/12 y ya viene predeterminado en el formato de comunicaciones oficiales La impresión debe realizarse por ambas caras y es de carácter obligatorio por políticas de uso racional del papel. El tipo de papel y los tamaños, son los establecidos por la entidad, las impresoras del MADR son cargadas de manera frecuente con estas características. En caso de radicar y no utilizar el número de radicación, se deberá solicitar la anulación del mismo mediante la plataforma ORFEO, informando al Grupo de Gestión Documental, quien procederá realizar la respectiva acta de anulación MARCO NORMATIVO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables

27 27 Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. Acuerdo AGN 060 de Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micro-puntas o esferos de tinta húmeda. NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir. NTC 2223:1986 Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas. NTC Elaboración documentos comerciales. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad RADICACIÓN COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (-1) Asignación por ORFEO de un número de consecutivo a las comunicaciones oficiales emitidas por el MADR, bajo las condiciones y formatos establecidos para este proceso CONSIDERACIONES GENERALES COMUNICACIONES DE SALIDA (-1) En la generación de documentos de salida, la dependencia al momento de proyectar el documento, deberá verificar los datos del destinatario, para que la entrega de las comunicaciones oficiales sea más efectiva y así evitar devoluciones por parte del operador de correos que presta el servicio. Se recomienda marcar los sobres con el cargo de la persona, en lugar del nombre, ya que por los constantes cambios en el personal, son frecuentes las devoluciones con motivo destinatario desconocido. Se debe imprimir original y dos copias: La primera para el destinatario, la cual debe ir en sobre abierto para que el funcionario encargado del despacho de la documentación, verifique el contenido del sobre.

28 28 La segunda copia para el consecutivo de comunicaciones oficiales de salida, el cual es custodiado y conformado por el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca. La tercera para la dependencia que emite la respuesta y deberá ser archivada en el respectivo expediente. Cuando la comunicación de salida es respuesta a un radicado de entrada (-2), se debe realizar como anexo para crear vínculo entre la comunicación de entrada (-2) y la radicación de salida (-1) RADICACIÓN DE COMUNICACIONES INTERNAS MEMORANDOS (-3) Asignación en ORFEO de un número de consecutivo a las comunicaciones oficiales internas emitidas por el MADR, bajo las condiciones y formatos establecidos para este proceso CONSIDERACIONES GENERALES DE MEMORANDOS (3) Al generar el Memorando se deberá verificar los datos de la persona a la cual se le está remitiendo la comunicación: Nombre del Funcionario Dependencia Se debe tener en cuenta que los Memorandos (-3) solo son remitidos y destinados por los Jefes de las dependencias o grupos. Una vez producido el Memorando en los formatos y las condiciones establecidas por el MADR (1.1. Consideraciones generales), se debe imprimir un solo original, que será entregado a la dependencia correspondiente, con sus respectivos anexos y reasignado por ORFEO en PDF o TIF, se utilizará para el entrega el formato ( Entrega de memorandos V.1 ) La dependencia que recibe el memorando, le asignará el respectivo expediente virtual para su posterior archivo, indicando en la observación que recibió a satisfacción 7. GESTIÓN Y TRÁMITE Conjunto de actividades que incluyen la verificación, recepción, radicación, direccionamiento y digitalización de los documentos que lleguen o ingresen por el área de correspondencia al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, ya sea de manera personal, correo postal, correo electrónico y pagina web.

29 FLUJO DEL PROCESO (DOCUMENTOS EXTERNOS -1) INICIO El Grupo de Gestión Documental Recibe los documentos externos por los diferentes medios, Ver Numeral PDG (2.3 y 2.4). El Documento es competencia de la entidad? NO La Dependencia devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente, dejando constancia mediante comunicación oficial escrita informando al remitente sobre el redireccionamiento. SI El Grupo De Gestión Documental recibe la documentación, verifica que el documento este dirigido al MADR, si los documentos son enviados por agencia de correo se verifica que el destinatario en la planilla o guía corresponda a los sobres recibidos, se Impone el sello oficial del MADR indicando fecha, hora y cantidad de folios de dicha comunicación, en el caso de recepcionar de manera personal, solicitar al usuario que indique en la primera página la cantidad de folios y sus anexos (CD s, folletos, libros, revistas, etc ), Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. Ver Numeral PGD (2.3.1) El Grupo de Gestión Documental realiza una verificación de la documentación excluyendo todo lo que se catalogue como no oficial o de carácter informativo al igual que las invitaciones, Agradecimientos, revistas, Boletines promocionales, etc... y será relacionado en el Formato de entrega de correspondencia. Ver Numeral PGD (2.3.2.) El Grupo de Gestión Documental realiza la Clasificación de las comunicaciones según su orden jerárquico de importancia, Verifica que a comunicación no haya llegado con anterioridad, llena el formulario de destinatario en la plataforma ORFEO teniendo en cuenta, Nombre, Apellido, Dirección, Municipio, Dpto. Se debe hacer una descripción del asunto y sus anexos, posteriormente se direcciona a la dependencia competente y se imprime rotulo que será la descripción del documento en su ciclo vital. Ver Numeral PGD (2.5.1) El Grupo de Gestión Documental realiza la digitalización de los radicados de entrada (- 2), teniendo en cuenta la calidad de la imagen, el sentido de lectura, sin dejar hojas en blanco. Después de culminar la digitalización de todos los documentos del día se realiza un listado de chequeo verificando que no falte ningún documento por imagen y se organizan las carpetas de forma consecutiva para su posterior distribución. FIN

30 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de Decreto 2150 de Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN. Recibir la documentación verificar y controlar la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica, al igual que los documentos estén completos y que correspondan a lo anunciado, para efectos de su radicación y registro, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS RECIBIDOS PERSONALMENTE. El funcionario que recibe la correspondencia verifica que el documento este dirigido a la entidad. Si el documento no se encuentra foliado, se solicitará al Usuario que realice la foliación del documento e indique sus anexos (CD s, folletos, libros, revistas, etc ), si el usuario insiste en no foliar, se dejará constancia en el documento original y la copia (Entrega del documento sin foliación). Se genera número de radicado y se le pone tanto al original como a la copia del documento. Si el usuario no trae copia se le debe indicar que es necesaria, para la constancia de entrega del documento. Se le informa al usuario que puede hacer seguimiento a su petición, ingresando por la página en la opción Atención al ciudadano/consulte su solicitud, digitando el número de radicado.

31 31 DOCUMENTOS RECIBIDOS POR AGENCIA DE CORREO: 1. En el caso de los operadores de correo que traen masivos de correspondencia, se les recibí y se les coloca el sello de recibido con su respectiva fecha Se verifica que el destinatario en la planilla o guía corresponda a los sobres recibidos y se coloca sello en la guía con fecha y hora. Se realiza apertura de los sobres y encarpetado. Impone el sello oficial del MADR al documento indicando fecha, hora, cantidad de folios de dicha comunicación y anexos del documento. Hacer entrega de los comunicados ya foliados y con el sello correspondiente a los encargados de la radicación dejando como prioridad tutelas, solicitudes del congreso y derechos de petición, por sus tiempos de respuesta, el resto en orden de llegada 7.2 CONSIDERACIONES DEL PROCEDIMIENTO Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornada continua. Es necesario recordar que NO todo documento debe ser radicado ya que lo catalogado como informativo (no oficial), será entregado a la dependencia de manera personal, diligenciando para esto el formato de entrega de correspondencia, en el que se relacionará la documentación entregada, por ejemplo todo lo relacionado con; invitaciones, Agradecimientos, revistas, Boletines promocionales, etc (Ver Artículo segundo / ACUERDO No 060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2001). Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. Cuando la comunicación no contenga un oficio remisorio, se deberá dejar la portada del sobre como remisorio y direccionarla según su contenido a la dependencia competente. 7.3 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS POR CORREO ELECTRÓNICO El funcionario que administra el correo electrónico institucional verifica si los mensajes son documentos a radicar, realiza la impresión y encarpetado para su posterior radicación y digitalización, en caso de que el correo electrónico contenga anexos, estos se cargaran a través del Sistema de Gestión Documental Orfeo y quedaran como archivos adjuntos al número de radicado. 7.4 CONSIDERACIONES GENERALES

32 32 El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural cuenta con un correo electrónico para la recepción de comunicaciones electrónicas al cual se deberán remitir todos los correos que sean de carácter oficial, para que el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca los radique por medio de nuestro aplicativo Orfeo. 7.5 RADICACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO DOCUMENTAL Asignación de un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de la radicación del documento. 7.6 PROCEDIMIENTO 1. Clasificar las comunicaciones según su orden jerárquico de importancia. 2. Realizar una consulta previa en el sistema para verificar que la comunicación no haya llegado con anterioridad, si ya se ha recibido se le colocara el mismo número de radicado y se indicara que es una copia. 3. Llenar el formulario Orfeo teniendo en cuenta los campos obligatorios, los cuales son; Dirección, Nombre, Apellido, Dirección, Municipio y Dpto. 4. Describir el contenido del documento en un asunto corto y claro con el que se identificara el tema del documento. 5. En el caso de traer anexos se anotara en el campo anexo del formulario ORFEO la descripción de lo que adjunta el documento (CD s, folletos, libros, revistas, etc ). 6. Direccionar el documento a la dependencia correspondiente. 7. Después de que el sistema asigna un número de radicado, se imprime el stiker correspondiente que será colocado en el documento sin tapar ningún tipo de información. 7.7 DESCRIPCIÓN DEL NÚMERO DE RADICADO DEL MADR. El Ministerio De Agricultura y Desarrollo Rural maneja la radicación de los documentos identificándola con un número compuesto por 14 dígitos, establecidos de la siguiente manera: a) Los cuatro primeros dígitos corresponden al año en el que se radico el documento (2013, 2014,2015 )

33 33 b) Los siguientes tres dígitos corresponden al código de la dependencia que radico dicha comunicación (100, 200, 300, 313,340 ) c) Los seis siguientes dígitos corresponden al consecutivo asignado por el sistema. d) El ultimo digito corresponde al tipo documental el cual nos identifica si el documentos es; una respuesta o salida (-1), una entrada o documento recibido (-2) y un comunicado interno o memorando (-3). 7.8 DIGITALIZACIÓN DE COMUNICACIONES RECIBIDAS POR EL MADR. Este procedimiento consiste en asignar una imagen (.TIF) al documento ya radicado con el fin de que funcionario pueda tener acceso a la información del documento de manera rápida y oportuna PROCEDIMIENTO 1. El funcionario realiza la digitalización haciendo uso de la herramienta ORFEO SCAN donde realiza la búsqueda del documento por el número de radicado al cual se le asignara la imagen. 2. Se digitaliza el documento y se realiza una revisión de calidad de imagen, eliminando manchas y hojas blancas que el scanner no logre eliminar. 3. Se realiza el envío de la imagen. 4. Al terminar la digitalización del total de los documento se debe ordenar de manera consecutiva y de forma ascendente todas las carpetas para su posterior entrega. 8 DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL Actividad tendiente a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario de manera oportuna, garantizando la satisfacción del usuario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de la distribución de los documentos.

34 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCION DOCUMENTAL -2) INICIO El Grupo de Gestión Documental y Correspondencia realiza un listado de las comunicaciones radicadas del día anterior, con el fin de identificar la dependencia a la cual fue direccionada el radicado y poder realizar la distribución. Conoce la directriz para la distribución? NO Consultar el Numeral PGD No (3.3) DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL SI El Grupo de Gestión Documental garantiza la entrega de la documentación a diario. Es competencia de la Dependencia? NO Se remite a la dependencia competente en el menor tiempo posible teniendo en cuenta que el MADR tiene un tiempo estipulado para emitir respuesta. SI La Dependencia receptora firma la constancia de recibido a satisfacción. FIN

35 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS INTERNOS -3) INICIO Conoce la directriz para la distribución de documentos Internos? NO Consultar el Numeral PGD No (3.4) DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL (interna -3) SI Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, a la dependencia destinataria de manera virtual y física dejando constancia en el formato de entrega de Memorandos. La Dependencia receptora firma la constancia de recibido a satisfacción. Ver Numeral PGD (3.4) FIN

36 FLUJO DEL PROCESO (DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA ENVÍO -1) INICIO La Dependencia productora remite la documentación a enviar al Grupo de Gestión Documental para su verificación y distribución postal, garantizando la pronta y oportuna entrega de la Documentación oficial del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Conoce la directriz para Envíos (-1)? NO Consultar el Numeral PGD No (3.5) DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL (Envíos) SI El Grupo de Gestión Documental puntea los documentos a enviar, verifica los datos, Firmas y sus anexos para así realizar la entrega a la empresa de servicios postales que realiza la respectiva distribución. Ver Numeral PGD (3.5.2.) El Documento cumple requisitos? NO Se hace devolución a la dependencia productora para que realice la respectiva corrección. SI El Funcionario encargado separa los documentos teniendo en cuenta el tipo de envíos que se realizara; Certificado, PostExpress, Normal, Internacional y Al día El Grupo de Gestión Documental realiza la indexación de la información al sistema (SIPOST), el cual nos genera un número de orden con el cual se despacha la documentación. El Grupo de Gestión Documental hace constar a la dependencia productora con que numero de guía se despachan los envíos para que puedan hacer el respectivo seguimiento. El Grupo de Gestión Documental realiza la indexación de la información al sistema (SIPOST), el cual nos genera un número de orden con el cual se despacha la documentación. FIN

37 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS (-2) La distribución de los documentos externos (-2) que llegan al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, es realizada a diario por el Grupo de Gestión Documental y Biblioteca en las horas de la mañana, en caso de TUTELAS o documentos de carácter urgente se avisa telefónicamente para que sean recogidos a la mayor brevedad posible PROCEDIMIENTO 1. El funcionario encargado del procedimiento realiza un listado de las comunicaciones radicadas el día anterior, con el fin de poder identificar a que dependencia pertenece. 2. Una vez radicadas y digitalizadas las comunicaciones, el funcionario encargado de la distribución las separa teniendo en cuenta el listado de radicación previamente impreso. 3. Cuando se tienen separados los documentos por dependencia, el funcionario procede a llevar a cada grupo los físicos de sus comunicaciones. 4. En los casos en que la Dependencia solicita un documento de carácter urgente, puede acercarse a la oficina de correspondencia, donde se le hará entrega del documento personalmente diligenciando el Formato de registro de correspondencia para entrega directa de comunicaciones oficiales (FORMATO ENTREGA DE CORRESPONDENCIA) DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS (-3) Las comunicaciones oficiales internas o Memorandos (-3), deben ser reasignadas virtualmente a la bandeja de la dependencia destino, a su vez que se realiza su entrega física con los respectivos anexos. Para el control de entrega de comunicaciones oficiales internas se debe utilizar (FORMATO DE ENTREGA DE MEMORANDOS).

38 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS (-1) Las comunicaciones oficiales a enviar (-1), son reasignadas al funcionario competente virtualmente por el Jefe de la dependencia para que se realice el trámite correspondiente y sea enviada al destinatario correspondiente ENVIOS Conjunto de actividades con la que el funcionario encargado del procedimiento establece un tipo de envío para la documentación generada por el MADR y de esta forma la entidad garantice la entrega pronta y oportuna de la información a los usuarios. El despacho de las comunicaciones oficiales se realiza por medio del Grupo de Gestión Documental y Biblioteca únicamente, la cual realiza la verificación de los datos de destino y posteriormente entrega a la empresa encargada de la distribución postal (SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72), la cual dependiendo de la distancia y el lugar realizara la entrega en los tiempos establecidos, certificando su recibido PROCEDIMIENTO Punteo de los documentos que entregan las dependencias para su trámite de envío. Revisión en el sistema del número de radicado y que este cuente con imagen cargada. Clasificación de correspondencia por tipo de envío a realizar (Certificado, Post Express, Normal, al día, Internacional). Clasificación de correspondencia por ubicación geográfica del destinatario. o LOCAL= Cobertura de Bogotá dentro del casco urbano. o NACIONAL= Demás ciudades del país. o INTERNACIONAL= Demás países del mundo. Se elabora una relación de los documentos en el aplicativo SIPOST en la cual se verificara la existencia de las direcciones. Se genera una orden de servicio por medio del sistema SIPOST la cual nos arrojara los consecutivos de guías (RX, RB, YY), con los cuales podremos realizar el seguimiento a las comunicaciones, mediante la página Se realiza la entrega de los sobres a la empresa SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A la cual realiza la distribución.

39 39 9 TRAMITE DE DOCUMENTOS OFICIALES Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el País, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. 9.1 FLUJO DEL PROCESO INICIO La dependencia recibe el documento por parte del Grupo de Gestión Documental o por otra dependencia. NO Amerita trámite? Se realiza la tipificación del documento, se incluye en expediente virtual y posteriormente se archiva. SI El Jefe de la Dependencia realiza la asignación del radicado al funcionario competente para que realice el trámite. Ver Numeral PGD (3.4) NO La solicitud es clara? Se solicita mediante un comunicado oficial la ampliación de la información. SI El funcionario consolida la información, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para su revisión y firma. Se aplica directriz para distribución de Memorandos (-3). Ver Numeral (3.3) SI El Jefe de la dependencia revisa, firma el documento y entrega al funcionario encargado para su trámite de envío. El comunicado es para una dependencia? NO FIN Se aplica el procedimiento para la distribución de documentos oficiales a enviar (-1). Ver Numeral (3.4).

40 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de Reglamentación trámite peticiones. Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o Solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. Decreto 1222 de Artículo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos. 9.3 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE Confrontación de información. Identificación de trámite. Determinación de competencia, según funciones de la dependencia (TEMA) Definición de periodos de vigencia y tiempos de respuesta (TRD) RESPUESTA DE LA SOLICITUD Análisis de antecedentes y recopilación de información. Proyección documental en los formatos establecidos. Radicación en el aplicativo ORFEO. Envío de la comunicación. Digitalización de la comunicación. Inclusión en expediente y posterior archivo.

41 TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS. TIPO DE SOLICITUD DIAS HABILES DIAS CALENDARIO NORMA Derecho de Petición - Interés General o Particular 15 CCA Art 6 Solicitud de Información - Cuestinario Congreso 5 Ley 5/1992 Art 249,258 Solicitud de documentos - Camaras Legislativas 10 Ley 5/1992 Art 260 Solicitud de Información sobre la acción del MADR o copia de los mismos. 10 CCA Art 17, 19 Y 22 Solicitud de Copias o Certificaciones sobre Expedientes consultados 3 CCA Art 29 Consultas - Conceptos 30 CCA Art 25 Quejas - Reclamos - Denuncias 15 LEY 734 ART.34, Numeral 34 Sugerencias 15 Procedimiento PR-ASC-01 Traslados a otras entidades por no competencia 10 CCA Art.33 Solicitudes de Informacion en Materia Pensional 15 Directiva Presidencial 04 del 22 de Mayo de 2009 Peticiones,quejas,reclamos Poblacion Desplazada 10 Resolución 137 de 2010, Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural 10 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la entidad, como parte integral de los procesos archivísticos.

42 FLUJO DEL PROCESO INICIO Cada Dependencia de la entidad debe realizar la adecuada organización de los archivos teniendo en cuenta; clasificación, ordenación y descripción. Después de organizada la documentación y clasificada por temas se procede a realizar la foliación teniendo en cuenta el numeral PGD (5.3.1.) Se realiza la identificación de las unidades de conservación; carpetas y cajas con los formatos establecidos (F04- PR-ALI-07/ F05-PR-ALI-07). Sabe cómo diligenciar los formatos de identificación de unidades de conservación? NO Ver numeral PGD (5.3.2.). SI Realizada la identificación y ordenación documental podemos hacer entrega al Grupo de Gestión documental radicando un memorando y adjuntando el formato único de inventario documental (FUID), correctamente diligenciado. Tener en cuenta el numeral PGD FIN

43 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 4 de Sobre régimen político y municipal. Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos. Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. Decreto 1382 de Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D. Decreto 254 de Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Decreto 4124 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Acuerdo AGN 007 de Artículo 18. A Reglamento General de Archivos que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones. Acuerdo AGN 09 de Reglamenta la presentación de las TRD. Acuerdo AGN 12 de Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría Acuerdo AGN 09 de Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD. Acuerdo AGN 037 de Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.

44 44 Acuerdo AGN 039 de Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de Acuerdo AGN 041 de Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de Acuerdo AGN 015 de Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. Acuerdo AGN 02 de Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Circular AGN 07 de Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de Organización y Conservación de los documentos de archivo. Circular AGN-DAFP No. 004 de Organización de Historias Laborales. Circular AGN 012 AGN-DAFP de Organización de Historias Laborales. Circular AGN 01 de Inventario de documentos a eliminar. Resolución AGN 147 de Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Resolución AGN 081 de Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. Resolución AGN 183 de Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación. NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística. NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos PROCEDIMIENTO El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: Clasificación documental: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, selección y sub-selección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

45 45 Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación FOLIACIÓN El funcionario que tiene a cargo los expedientes, realiza la foliación de los documentos teniendo en cuenta: La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. - El procedimiento de la foliación tendrá las siguientes consideraciones: Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

46 46 No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido). Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re-foliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá re-foliarse toda la unidad de conservación.

47 47 Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales CD s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN CARPETAS Cada unidad de almacenamiento debe estar conformada por un máximo de 200 folios. En caso que un expediente supere este número, debe abrirse nueva carpeta y darle un número correlativo que corresponda Ej.: 1 de 2 para la primera carpeta, 2 de 2 para la segunda y así sucesivamente, dependiendo del número de carpetas que correspondan al mismo asunto. El rótulo de la carpeta debe contener los datos necesarios para la identificación del contenido, como se indica a continuación en la imagen.

48 48 ENTIDAD PRODUCTORA - FONDO: FORMATO VERSION 3 IDENTIFICACIÓN DE CARPETA MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL F04-PR-ALI-07 FECHA EDICIÓN ENTIDAD PRODUCTORA - FONDO: FORMATO VERSION 3 IDENTIFICACIÓN DE CARPETA MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL F04-PR-ALI-07 FECHA EDICIÓN DEPENDENCIA - SECCIÓN: SECRETARÍA GENERAL CODIGO: 300 OFICINA PRODUCTORA - SUBSECCIÓN: CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO CODIGO: SERIE: PROCESOS DISCIPLINARIOS CODIGO: 28 DEPENDENCIA - SECCIÓN: SECRETARÍA GENERAL CODIGO: 300 OFICINA PRODUCTORA - SUBSECCIÓN: CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO CODIGO: SERIE: PROCESOS DISCIPLINARIOS CODIGO: 28 SUBSERIE: CODIGO: SUBSERIE: CODIGO: NOMBRE DEL EXPEDIENTE: EXPEDIENTE N EN AVERIGUACIÓN No. EXPEDIENTE: EXPEDIENTE VIRTUAL ( ORFEO ) FECHA INICIAL: 16/01/2007 FECHA FINAL: 03/07/2008 CONSECUTIVO CARPETA 155 CORRELATIVO 2 DE 2 NOMBRE DEL EXPEDIENTE: EXPEDIENTE N EN AVERIGUACIÓN No. EXPEDIENTE: EXPEDIENTE VIRTUAL ( ORFEO ) FECHA INICIAL: 05/03/2007 FECHA FINAL: 16/01/2007 CONSECUTIVO CARPETA 154 CORRELATIVO 1 DE 2 FOLIOS: 1 AL 205 CAJA No.: 15 FOLIOS: 1 AL 200 CAJA No.: CAJAS Una vez conformados los expedientes, se almacenarán en cajas de conservación de archivos, Ref. X200 con el fin de facilitar su manejo y conservación. En cuanto a la capacidad de almacenamiento, se recomienda introducir hasta el número de carpetas que permitan ser manipuladas de manera fácil y segura. El rótulo de la caja debe contener los datos necesarios para la identificación del contenido, como se indica a continuación en la imagen.

49 49 FORMATO VERSIÓN: 4 FORMATO VERSIÓN: 4 IDENTIFICACIÓN DE CAJAS F05-PR-ALI-07 FECHA EDICIÓN IDENTIFICACIÓN DE CAJAS F05-PR-ALI-07 FECHA EDICIÓN FONDO MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL DEPENDENCIA - SECCION FONDO MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL DEPENDENCIA - SECCION SECRETARÍA GENERAL SECRETARÍA GENERAL OFICINA PRODUCTORA - SUBSECCION CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO OFICINA PRODUCTORA - SUBSECCION CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO SERIES O SUBSERIES CANT. CARPETAS SERIES O SUBSERIES CANT. CARPETAS 28 - PROCESOS DISCIPLINARIOS PROCESOS DISCIPLINARIOS 6 N. DE CAJA CANT. DE CARPETAS N. DE CAJA CANT. DE CARPETAS ENTREGA DE ARCHIVO AL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y BIBLIOTECA. Organizada la documentación en carpetas y cajas de archivo, como se mencionó en los literales anteriores, El Coordinador de Grupo o Jefe de dependencia solicitará Mediante Memorando (-3) al Grupo de Gestión Documental la recepción de las cajas para su custodia, estableciendo una fecha, para la entrega de los documentos la cual se realizara después de una revisión frente al formato único de inventario documental (FUID). Nota: El Grupo de Gestión Documental NO puede recibir documentos que no se encuentren inventariados y mucho menos si son para transferencia, puesto que posteriormente de ese inventario dependerá la búsqueda y localización de los documentos.

50 50 El Formato único de inventario (FUID) debe estar completamente diligenciado como se observa en la imagen. FORMATO VERSIÓN: 3 F09-PR-ALI-07 Unidad Administrativa: Objeto: AÑO MES DIA N.T SECRETARIA GENERAL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO N.T. = Número de Transferencia TRANSFERENCIA PRIMARIA DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL. UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Y/O TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Entidad Remitente: Entidad Productora: HOJA No. MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL REGISTRO DE ENTRADA Oficina Productora: FECHA EDICIÓN Número de Orden Código Nombre de las Series, Subseries o Asuntos Fechas Extremas Unidad de Conservación Inicial Final Caja Carp. Tomo Otro Nº de folios Soporte Frecuencia de consulta Notas EXPEDIENTE N EN AVERIGUACIÓN 09/06/ /07/ X 1 AL 85 PAPEL BAJA EXPEDIENTE N EN AVERIGUACIÓN 24/10/ /01/ X 1 AL 48 PAPEL BAJA EXPEDIENTE N JOSE PABLO LOZANO ALONSO 17/01/ /04/ X 1 AL 146 PAPEL BAJA EXPEDIENTE N EN AVERIGUACIÓN 05/03/ /01/ X 1 AL 200 PAPEL BAJA EXPEDIENTE N EN AVERIGUACIÓN 16/01/ /07/ X 1 AL 205 PAPEL BAJA 1 DE 1 1 DE 1 1 DE 1 1 DE 2 2 DE EXPEDIENTE N EN AVERIGUACIÓN 11/04/ /05/ X 1 AL 53 PAPEL BAJA 1 DE 1 11 CONSULTA DOCUMENTAL La consulta es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

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