GESTIÓN DOCUMENTAL. <footer> 1. Prof. Julio Cerdá Curso LICENCIATURA EN DOCUMENTACIÓN

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1 GESTIÓN DOCUMENTAL Prof. Julio Cerdá LICENCIATURA EN DOCUMENTACIÓN Curso LA DESCRIPCIÓN PRINCIPIOS GENERALES LA NORMALIZACIÓN LA PLANIFICACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN PARA LA WEB EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO <footer> 1

2 LA DESCRIPCIÓN La DESCRIPCIÓN es la fase culminante del tratamiento técnico de los documentos, donde también se manifiestan las virtudes, y los posibles defectos, de las tareas anteriores de identificación, clasificación y ordenación. El profesional actúa como MEDIADOR entre los documentos y los usuarios. Haciendo posible con su tratamiento técnico su ACCESO, y lo más importante: la transformación de los DOCUMENTOS en INFORMACIÓN y en última instancia en CONOCIMIENTO Todas nuestras pautas de actuación deben ir dirigidas a hacer accesibles los documentos. Una labor de INGENIERIA DOCUMENTAL. De un modo planificado vamos a trazar una gran red de vial, con sus diferentes niveles de descripción, que van a permitir un acceso RÁPIDO, AGIL Y PERTINENTE a cada uno de los documentos Evolución de las tareas técnicas TAREAS TÉCNICAS Y SISTEMAS DE RECUPERACIÓN EVOLUCIÓN Organización IDENTIFICACIÓN CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN Inventarios-Catálogos PASADO Hasta década 80 NORMALIZACIÓN BASES DE DATOS Década 90 ACCESO WEB BASE DE DATOS DIGITALIZACIÓN ACCESO WEB DOCUMENTOS INTEGRACIÓN EN PORTALES WEB (conjunto de archivos) ACCESO DESDE BUSCADORES Actualidad FUTURO <footer> 2

3 Qué requisitos básicos debe cumplir todo sistema de descripción? Es imprescindible aplicar las normas? Se pueden aplicar para toda clase de documentos? Criterios para elegir un programa informático Cómo relacionar el trabajo de descripción del archivo con el resto de áreas de la administración? Qué pasos hay que seguir para poder ofertar el acceso a través de la web? La descripción OBJETIVOS Y PRINCIPIOS GENERALES Objetivos: 1. Facilitar el acceso a los documentos 2. Representar los documentos de archivo de manera comprensible, dando información sobre el contexto de creación, su organización y su contenido 3. Permitir verificar la autenticidad de la procedencia de los documentos de archivo proporcionando información sobre la historia de su conservación/ custodia, clasificación y circunstancias de su creación y utilización. 4. Intercambio de información. Posibilitar la creación y/o participación en sistemas unificados de información <footer> 3

4 LA PLANIFICACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN. Condicionantes Para qué? Para quién? Dónde?. Toda planificación de un sistema de descripción debe tener presente las demandas y necesidades de sus destinatarios, y plantear una solución a medida de cada necesidad. Para ello habrá que tener en cuenta variables como: TIPO DE DOCUMENTOS. FRECUENCIA DE USO Y CONSULTA. Las características de las series documentales, su formato, la importancia o transcendencia que tiene esa información para la entidad, o el número de consultas que tiene, va a condicionar la elección del sistema de descripción. EL VOLUMEN DE DOCUMENTOS. Una cuestión generalmente olvidada.la variable de número de registros va a condicionar la elección del sistema informático, el diseño y número de los campos, los sistemas de búsqueda, y el nivel y tipo de descripción que puede ir desde el somero inventario a la precisión del catálogo. LOS RECURSOS TÉCNICOS Y HUMANOS. No todo es una operación puramente intelectual. Tenemos que contar con los medios, y también con la preparación y predisposición de los responsables de llevar a cabo los cambios y retos que implica todo nuevo sistema de descripción. Diferentes agrupaciones documentales / niveles de descripción NORMAS DE DESCRIPCIÓN PUNTOS DE ACCESO: CLASIFICACIÓN MATERIAS PERSONAS - LUGARES Diferentes fondos documentales deben compartir los puntos de acceso: Búsquedas simultáneas Dirigida a dar acceso a registros + Imágenes digitales: INTERNET E INTRANET <footer> 4

5 2. La descripción refleja la clasificación 21. La descripción archivística se basa en la descripción en diversos niveles relacionados jerárquicamente Los fondos son habitualmente clasificados según un orden jerárquico que muestra la organización intelectual de los documentos y es fruto del sistema de organización de productor. Ahora bien, dentro de un cuadro de clasificación no encontraremos siempre todos los niveles de descripción. El grado de complejidad de la organización es el que determinará el número de niveles Los niveles de descripción se corresponden con los niveles de clasificación 2.3. La descripción se realiza una vez se ha identificado a qué nivel corresponde la unidad de descripción 3.1. Los registros descriptivos aparecen según un orden jerárquico que va del nivel general al específico 3.2. La información que se ofrece en cada nivel de descripción debe ser pertinente al nivel que se está describiendo, es decir, a cada nivel le corresponde una información adecuada y específica 1. La descripción se basa en el respeto del fondo 1.1. El principio de procedencia significa que los documentos generados por una persona física o jurídica deben ser representados como un conjunto distinto de los documentos que provienen de cualquier otra persona física o jurídica El principio de respeto del orden original significa que el sistema de organización establecido por el productor de los documentos debe ser conservado tanto como sea posible, con el fin de preservar las relaciones que existen entre los documentos y el valor de testimonio que les confiere este orden. Aunque estos principios son perfectamente válidos, no siempre es posible mantener el orden originario establecido por el productor, bien porque el fondo ha sufrido una intervención posterior y ha sido substituido por otro, o bien porque es imposible recuperarlo. <footer> 5

6 3.3. Las relaciones entre las descripciones correspondientes a distintos niveles deben estar claramente indicadas 3.4. Debe evitarse la repetición de información en las distintas descripciones archivísticas relacionadas jerárquicamente 4. Se aplica a los distintos tipos de fondos y de documentos que se conservan en los archivos Se aplica a todos los documentos de archivo, independientemente de su forma o su soporte 4.2Se aplica en todas las fases del ciclo vital de los documentos de archivo 4.3. Se aplican de la misma forma a los documentos creados por una organización, un individuo o una familia 4.4. La Norma permite describir las colecciones y también los documentos sueltos que deben integrarse dentro las colecciones generales formadas por el centro 5. La descripción archivística incluye también la descripción de los productores y otras menciones de responsabilidad. La forma de los nombres y la información correspondiente se deberán adaptar al estándar sobre control de autoridades que se desarrolle a partir de la ISAAR(CPF). Niveles de descripción (NODAC): nivel 1: fondo nivel 2: subfondo nivel 3: grupo de series nivel 4: serie nivel 5: unidad documental compuesta nivel 6: unidad documental simple NIVELES DE DESCRIPCIÓN Nivel 1: fondo Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o reunido y utilizado por una persona, una familia o un organismo en el ejercicio de las actividades y funciones que le son propias. Nivel 2: subfondo Parte de un fondo, que tiene entidad diferenciada del resto y puede corresponder a entidades administrativas subordinadas que tienen cierto grado de autonomía o a entes incorporados por relaciones sucesorias. El subfondo tiene un productor propio y otras características específicas de un fondo, y puede tener una estructura orgánica similar a la del fondo originario al cual pertenece, incluida la posibilidad de tener subfondos subordinados. Nivel 3: grupo de series Conjunto de documentos formado por la agrupación de dos o más series. El grupo de series se encuentra situado entre el fondo o el subfondo y la serie, y las series que forman parte de este grupo deben ser claramente identificadas e individualizadas las unas respecto las otras. El grupo de series puede contener, a su vez, otros grupos de series subordinados. <footer> 6

7 Nivel 4: serie Conjunto de unidades documentales homogéneas organizadas de acuerdo con un sistema de clasificación o conservadas como una unidad por el hecho de ser el resultado de un mismo proceso de formación o de clasificación, o de la misma actividad, porque tienen una misma tipología, o por cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso. El concepto de serie que figura en la norma ISAD(G) presenta mucha amplitud a base de fundamentar su especificidad en características o condicionamientos diversos: un determinado sistema de clasificación o un determinado criterio de conservación, el trasfondo de una misma actividad, la configuración de una misma tipología documental o cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso. Nivel 5: unidad documental compuesta Unidad organizada de documentos reunidos por el propio productor para su uso corriente, o agrupados durante el proceso de organización archivística, porque se refieren a un mismo tema, actividad o procedimiento. La unidad documental compuesta es normalmente la unidad básica de la serie. Nivel 6: unidad documental simple Unidad archivística más pequeña e indivisible intelectualmente (por ejemplo, una carta, una memoria, un informe, una fotografía o una grabación sonora). NIVELES DE DESCRIPCIÓN <footer> 7

8 Servicio Archivos Municipales de la Rioja Archivo Municipal de Antequera (Málaga) <footer> 8

9 El sistema debe incluir, y siempre adaptados a los condicionantes de un sistema informático. SISTEMA DE DESCRIPCIÓN SISTEMA DE BÚSQUEDA SISTEMA DE RECUPERACIÓN SISTEMA DE BÚSQUEDA: - CONSULTAR MÁS DE UNA BASE DE DATOS - CONSULTAS GLOBALES. SOBRE TODOS LOS CAMPOS - ACOTAR LA CONSULTA A UN SOLO CAMPO - VISUALIZAR LOS ÍNDICES DE CAMPO - SELECCIONAR OPERADORES BOOLEANOS ENTRE CAMPOS DISTINTOS - USO DE CAMPOS-COMBO O DESPLEGABLES Principales prestaciones SISTEMA DE DESCRIPCIÓN: - INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL SISTEMA DE DESCRIPCIÓN - DESCRIPCIÓN NORMALIZADA. Norma ISAD - CONTROL DE AUTORIDADES. Norma ISAAR - Utilización de Tesauros - DESCRIPCIÓN MULTINIVEL - DEFINICIÓN DE PUNTOS DE ACCESO - INTERACCIÓN USUARIOS-ARCHIVO. Posibilidad de hacer propuestas de modificaciones SISTEMA DE RECUPERACIÓN: - SELECCIONAR NÚMERO DE REGISTROS - SELECCIONAR FORMATO DE VISUALIZACIÓN - NAVEGACIÓN HIPERTEXTUAL ENTRE TÉRMINOS DE LOS ÍNDICES - ENLACES A FICHEROS EXTERNOS DE IMÁGENES DIGITALES / TEXTO COMPLETO - DIFERENTES OPCIONES DE ALMACENAMIENTO: MAIL, DISPOSITIVOS, etc. - ESTADISTICAS DE CONSULTA <footer> 9

10 La elección del software En función del tipo de archivo y de sus posibilidades, podemos recurrir a: Adquirir uno de los numerosos programas que se comercializan para la gestión de archivos y expedientes Comenzar por crear un sistema sencillo de bases de datos, desarrolladas por ejemplo en Access (podría ser la mejor opción en un inicio) En ambos casos debe cumplir los siguientes requisitos mínimos: *Diseño de un interfaz amigable e intuitivo, que permita un fácil y sencillo manejo por cualquier persona sin grandes nociones de informática * Posibilidad de trabajo en Red (multipuestos), y de definir diferentes niveles de acceso (sólo consultas, consultas y modificación, etc) * Sistema abierto, que permita la exportación y migración libre de datos. * Seguridad y fiabilidad. Copias periódicas. Controles de calidad SISTEMA DE DESCRIPCIÓN A la hora de diseñar la base de datos es necesario en primer lugar definir los elementos de descripción, adaptado siempre a las características de los documentos, al uso que va a tener y a los usuarios que la van a consultar. Algunas consideraciones previas Pensar siempre en la posterior recuperación Contar con las exigencias del entorno informático Crear los campos estrictamente necesarios Tener en cuenta la mecánica del proceso de grabación <footer> 10

11 No se trata, en absoluto, de aplicar una plantilla de las ISAD y ponerse a grabar, son muchas más las cuestiones que entran en juego Teniendo siempre presente que todo el trabajo debe ir dirigido a : Asegurar la creación de descripciones coherentes e INTELIGIBLES Facilitar la recuperación y el INTERCAMBIO de información. Siempre que sea posible se deberán seguir unas pautas normalizadas de descripción Crear un SISTEMA UNIFICADO DE INFORMACIÓN, que permita unificar las búsquedas, la recuperación y la transferencia de información entre las distintas unidades administrativas. A medio o largo plazo ese el inevitable futuro de los archivos, los proyectos en ese sentido se suceden, como por ejemplo el inminente Portal de Archivos de la Administración Local que impulsa la FEMP y la entidad Red.es <footer> 11

12 El referente esencial serán las ISAD-NEDA, recogen 26 campos o elementos de descripción, agrupados en 7 áreas: IDENTIFICACIÓN-CONTEXTO-CONTENIDO- DOCUMENTOS RELACIONADOS-ACCESO- NOTAS-CONTROL ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN 1. Área de identificación Esta área tiene la función de identificar, breve e inequívocamente, la unidad de descripción mediante la síntesis identificativa e inequívoca que aporta la adición de los elementos Código de referencia, Nivel de descripción, Título, Fecha(s) y Volumen y soporte. 2. Área de contexto. Esta área tiene la función de contextualizar la unidad de descripción por lo que concierne a su productor, al bagaje archivístico que se le ha incorporado hasta el momento en que se inicia la descripción y, finalmente, a su ingreso en el centro donde actualmente se conserva. Contiene los cuatros elementos siguientes: Nombre del o de los productor(es), Historia de o de los productor(es), Historia archivística y Datos sobre el ingreso. 3. Área de contenido y estructura. Habiendo sido identificada y contextualizada la unidad de descripción, a esta área le corresponde la descripción del contenido de la unidad de descripción, de su estructura interna y del sistema de clasificación, siguiendo la secuencia lógica idónea para su correcta comprensión. Sus elementos son los siguientes: Alcance y contenido, Sistema de organización, Información sobre valoración, selección y eliminación y Nuevos ingresos. <footer> 12

13 4. Área de condiciones de acceso y uso. Esta área contiene la descripción de las condiciones de acceso y uso de la unidad de descripción en su sentido más amplio, así como la identificación de los instrumentos de descripción vigentes. Sus elementos son los siguientes: Condiciones de acceso, Condiciones de reproducción, Lenguas y escrituras de los documentos, Características físicas y requisitos técnicos e Instrumentos de descripción. 5. Área de documentación relacionada. Esta área debe contener noticia precisa sobre la documentación que, de una forma u otra, tenga alguna relación significativa con la unidad de descripción, porque la completa, la complementa, o la hace más comprensible o accesible. También incluye la bibliografía de referencia. Contiene los cuatro elementos siguientes: Existencia y localización de los originales, Existencia y localización de las reproducciones, Documentación relacionada y Bibliografía. 6. Área de notas Esta área debe contener información que no corresponde incluir en ninguna otra área o que debe ser simplemente apuntada en otras áreas, pero que por su singularidad resulte archivísticamente idóneo consignarla. Está formada únicamente por el elemento Notas. 7. Área de control de la descripción Esta área tiene la importante función de documentar la autoría y la responsabilidad archivística de la descripción, indicar las fuentes, reglas y convenciones utilizadas y situarla cronológicamente con precisión, mediante los elementos Autoría y fechas(s), Fuentes y Reglas o convenciones. Algunas observaciones Son reglas redactadas pensando en fondos históricos, por mucho que en la introducción se indique lo contrario. Si una de las máximas de los archivos es apostar por sistemas integrados de gestión documental es del todo impensable aplicar normas de descripción diferentes en los Archivos de Gestión y en el Archivo Central Es una norma de descripción demasiado genérica, abierta a múltiples interpretaciones, por lo que apenas son reconocibles dos registros realizados según la norma, si proceden de diferentes archivos no suelen parecerse en nada, y lo más importante, la norma no define un formato de presentación de datos Pensadas esencialmente para niveles superiores de descripción, las dudas y diferentes interpretaciones surgen a nivel de unidad documental, en la confección de catálogos, que es, no lo olvidemos, la base esencial de todo sistema de búsqueda. La recuperación de las unidades documentales es la principal demanda de cualquier investigador <footer> 13

14 la Norma NO HACE REFERENCIA a: El modo de organizar la información en un sistema automatizado La forma por la que la información se transmite, se comunica o se presenta al usuario (sistemas de búsqueda, recuperación y presentación de los registros) El elemento clave de todo sistema de descripción: los puntos de acceso, que no son sólo las personas-entidades que regula las ISAAR. Nos referimos a las autoridades de materias y de lugares Ese no es obstáculo para aplicarla, interpretarla, y tener claro los puntos esenciales que siempre habrá que normalizar en nuestro sistema automatizado. Nuestra obligación es estar preparados para formar parte de un sistema unificado, que al menos formalmente sea posible, recordemos que ese es el objetivo de partida de las ISAD. El primer paso puede ser crear nuestra propia web, a la espera que las diferentes administraciones impulsen y regulen sistemas globales de acceso a los archivos de su territorio ELEMENTOS OBLIGATORIOS, RECOMENDABLES Y OPCIONALES <footer> 14

15 Seguidamente vamos a abordar cómo se puede articular el desarrollo de una base de datos-tipo, en un nivel de descripción de serie o unidad documental, para un archivo de tamaño medio, y lo más importante, con un buen desarrollo, podría incorporar todos los módulos necesarios de un sistema integrado de gestión de documentos. Desde un único aplicativo informático controlar: Descripción-Búsquedas-Listados-Estadísticas- Gestión de circulación de documentos-transferencias-expurgos Vinculacion de ficheros digitales Acceso web (intranet internet) <footer> 15

16 IDENTIFICACIÓN Elementos de descripción Nivel Unidad documental Código de Referencia Nº de expediente CIF - NIF Código de Clasificación Archvos Administrativos Volumen Tamaño Fechas extremas CONTENIDO Título Es recomendable utilizar para todas las series documentales el formato Desde / Hasta, para unificar y recuperar a partir de un único campo de descripción todos los documentos, tenga fechas extremas o una sola fecha Campo de texto libre. Resumen de contenido del documento Entidad / Persona Lugares Materias PUNTOS DE ACCESO. Campos de texto controlado. Se incorpora o se va creando paulatinamente un índice alfabético ACCESO DOC. RELACIONADOS NOTAS CONTROL Sistemas y estrategias de búsqueda Al menos debe contemplar las siguientes utilidades: - Búsqueda en Cualquier campo - Rápida visualización de los resultados - Conservación transitoria de los resultados - Posibilidad de ordenar el resultado de la búsqueda - Control automático de las consultas. Estadísticas - Búsquedas truncadas por operadores booleanos ( Y, O, NO ) - Configuración de todo tipo de listados a partir de la búsquedas - Transferencia a papel, fichero, o envío electrónico - Acceso a usuarios externos a través de una Intranet Sistema de acceso y recuperación Se entiende por puntos de acceso: los nombres, palabras clave y términos de indización, por los cuales una descripción puede ser buscada, identificada y recuperada. Es un término relacionado con los tradicionales índices de personas, entidades, geográficos y de materias Es necesario la normalización de los puntos de acceso, creando entrada únicas y permanentes para las descripciones que puedan ser recuperadas del mismo. El control de estos términos (nombres de entidades, personas, lugares, y en segundo lugar, de materias),es el trabajo denominado control de autoridades, elemento indispensable de las estrategias de búsqueda <footer> 16

17 Archivo Municipal de Girona <footer> 17

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23 Descripción tradicional / Descripción para la web ALGUNAS DIFERENCIAS SISTEMA DE BUSQUEDA Y RECUPERACIÓN ORIENTADO AL USUARIO EL DISEÑO Y ARQUITECTURA DEL SISTEMA SE DEBE ADAPTAR A LOS USUARIOS. SURGEN DOS CONCEPTOS ESENCIALES: USABILIDAD Y ACCESIBILIDAD NECESIDAD DE DETERMINAR LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS DE LIBRE ACCESO (acotando tanto fechas como series documentales) LOS NUEVOS SERVICIOS CREAN NUEVAS DEMANDAS, Y CRECEN TAMBIÉN LAS EXIGENCIAS DE LOS USUARIOS. NECESIDAD DE ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA Y CONSTANTE. Sistema de rotulado descriptivos, significativos y concisos EL USUARIO WEB DEMANDA ACCESO INMEDIATO Y NO COMPRENDE QUE NO TODOS LOS DOCUMENTOS ESTÉN DIGITALIZADOS O A TEXTO COMPLETO EL TRABAJO TÉCNICO DEBE SER MUCHO MÁS DEPURADO. ES OBLIGATORIO RECURRIR A LENGUAJES CONTROLADOS, TESAUROS, METADATOS, CONTROL DE AUTORIDADES Y UNA DESCRIPCIÓN NORMALIZADA <footer> 23

24 Qué podemos ofrecer a los ciudadanos? Contenidos útiles Facilidad de uso Rapidez Comprender exactamente lo que quiere el usuario y ofrece exactamente lo que desea Ofrece los resultados más precisos con la mayor rapidez posible Qué series documentales? De qué fechas? Con control de acceso? Qué desarrollo informático? <footer> 24

25 Fondos documentales Documentos que faciliten derechos ciudadanos Documentos de singular interés social y cultural Acceso al patrimonio documental Objetivos Testimonio de derechos Difusión cultural Investigación Lo que esperan Sistema de búsqueda similar al de los conocidos buscadores Un directorio de temas de investigación Sencillez y simplicidad, una búsqueda rápida e intuitiva <footer> 25

26 Difusión cultural. Top 100 Cien documentos clave <footer> 26

27 Directorio temático. Archivo Municipal Alicante Navegación por los diferentes niveles del Tesauro. Archivo de Arganda del Rey <footer> 27

28 Sistemas de búsqueda y recuperación. Esquema Formularios de Búsqueda Archivo Arganda <footer> 28

29 Archivo Arganda Sistemas de recuperación En la presentación de los resultados deben estar presentes las siguientes opciones: - Limitar el número máximo de registros que se pueden recuperar en una sola operación de búsqueda. Debe existir un tope, aunque sea elevado. -Indicar el rango de presentación de resultados en pantalla (15, 25, 35,...) -Definir el formato de presentación de los registros (formato reducido, completo, siguiendo alguna norma, etc). - Criterios de ordenación del resultado (se puede ordenar por cualquiera de los campos del catálogo). Muy útil con un volumen grande de resultados <footer> 29

30 Archivo de la Ciudad de Toronto <footer> 30

31 Visualización de imágenes. Formatos British Library. Visualización en HTML <footer> 31

32 Google books. Visualización en HTML Archivo Municipal de Cartagena <footer> 32

33 Archivo Municipal de Antquera. Visualización en PDF Archivo Municipal de Zaragoza. Visualización en DJVU <footer> 33

34 ArchivS de Alberta (Canada). Visualización en SWF ArchivS de Alberta (Canada). Visualización en SWF <footer> 34

35 SISTEMA DE RECUPERACIÓN Algunas funcionalidades: Posibilidad de seleccionar diversos formatos y resoluciones Navegación entre registros. Avance y retroceso Primera pantalla con un índice de las imágenes del documento, en formato reducido Efecto zoom, general y sobre zonas concretas del documento Edición básica de la imagen Información de los derechos de uso y reproducción Filigrana o marca de agua digital Utilidades de gestión <footer> 35

36 EL DOCUMENTO DIGITAL. CARACTERÍSTICAS PROBLEMAS CON LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS <footer> 36

37 PROBLEMAS CON LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Requisitos que deben cumplir los documentos electrónicos <footer> 37

38 Elementos claves en la implantación de un sistema de gestión de documentos electrónicos MARCO LEGAL VALIDEZ JURÍDICA ASPECTOS TECNOLÓGICOS Aplicaciones de gestión Durabilidad de los soportes DISEÑO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Racionalización de los flujos documentales SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Metodología de organización Para aplicar cualquier estrategia se necesita un conjunto de herramientas y métodos. En el contexto de los documentos electrónicos, esto significa utilizar manuales, modelos de requisitos y normas El nuevo papel en el entorno electrónico. El lugar de los archivos en la gestión documental de las organizaciones _ Los archivos deberían facilitar el establecimiento de políticas, procedimientos, sistemas, normas y prácticas diseñadas para ayudar a los productores de documentos a crear y conservar documentos auténticos, fiables y susceptibles de conservación a largo plazo. _ Los archivos deberían participar en todo el ciclo de vida de los documentos (concepción, producción, conservación) para garantizar la incorporación al sistema de archivo, conservación y disponibilidad de los documentos de valor permanente. _ Los archivos deberían ser responsables de la valoración de los documentos para identificar aquellos que tengan valor permanente. _ Los archivos deberían articular los requisitos de conservación y accesibilidad para garantizar que los documentos de archivo sigan estando disponibles y sigan siendo accesibles e inteligibles a lo largo del tiempo. <footer> 38

39 Qué podemos aportar?. Adoptar un enfoque estratégico frente a los documentos electrónicos;. Desarrollar políticas archivísticas en entornos electrónicos. Cooperar en el diseño, la aplicación y la administración de los sistemas de archivo;. Establecer procedimientos prácticos para la conservación y accesibilidad de documentos electrónicos a lo largo del tiempo. Influir en las estrategias de gestión de documentos Políticas, contexto jurídico y normativo, cooperación con entidades e instituciones, posición de los archivos y recursos. Los archiveros no podrán realizar su trabajo con éxito si no cooperan y tratan de influir en las personas clave que toman las decisiones en una organización.. Aplicación de requisitos archivísticos en los sistemas existentes. Conservación Analizar la conservación a largo plazo tanto en archivos externos como por el propio sujeto productor. Considerando las ventajas de toda una variedad de técnicas,opciones de conservación y opciones de almacenamiento (por ejemplo, instalaciones, entorno, control de calidad, formatos, soportes, etc.). Y también abordar la conservación de metadatos. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA La función archivística es aquel grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen a (y son necesarias para) lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentosde valor permanente, y garantizar que sean accesibles e inteligibles. La función archivística existe con independencia de los archivos como institución. Es muy frecuente que no sólo éstos se ocupen de la función archivística. En un entorno electrónico, las actividades relacionadas con la función archivística comienzan mucho antes de la producción de los documentos, con el diseño de un sistema de archivo. Por lo tanto, diferentes participantes pueden intervenir (y de hecho lo hacen) en la función archivística, incluyendo (aunque no con carácter exclusivo) productores de documentos, encargados de los registros y archiveros <footer> 39

40 DOCUMENTO Información registrada producida o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura suficientes para servir como testimonio de esa actividad9. Este amplio concepto cubre todos los tipos diferentes de documentos producidos en un sistema ofimático. Los documentos pueden adoptar varias formas y representaciones. Se suelen representar como elementos de información delimitados de forma lógica, por ejemplo, como documentos diferenciados. Pero cada vez con mayor frecuencia encontramos documentos en forma de elementos de información distribuidos, como las bases de datos relacionales y los documentos compuestos. Los documentos pueden clasificarse en función de dos criterios: _ por su función, es decir, en series derivadas de los diferentes tipos de actividades y operaciones en un entorno de trabajo. Entre los ejemplos podemos encontrar series de expedientes, procesos judiciales, dosieres temáticos, expedientes personales, registros de correspondencia, páginas web, etc.; y/o, _ por su forma y formato. Entre los ejemplos podemos encontrar documentos de procesadores de texto, bases de datos, documentos de hipertexto, imágenes, hojas de cálculo, correos electrónicos, mensajes de voz, vídeo, etc. Un documento tiene que estar relacionado con una actividad desarrollada por una entidad o una persona, y esa actividad y la función que sustenta determinan la procedencia del documento, siendo éste, a su vez, la prueba o reflejo de esa actividad Para servir de apoyo a las funciones de la organización y poder servir de prueba, un documento debe poseer ciertas características. _ autenticidad, entendida como la persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido, es decir, que un documento sea lo que pretende ser; y _ fiabilidad, entendida como la capacidad de un documento para servir de prueba fidedigna, aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba. _ integridad, entendida como el hecho de que un documento esté completo y no haya sido alterado; y _ disponibilidad, entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento Los documentos que poseen estas características tendrán el contenido, la estructura y el contexto suficientes para ofrecer una visión completa de las actividades y las operaciones a las que se refieren, y también reflejarán las decisiones, acciones y competencias. Si tales documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables, podrán servir de apoyo a la gestión y utilizarse a efectos de justificación a lo largo del tiempo. <footer> 40