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1 Revista Interamericana Bibliotecología ISSN: Universidad Antioquia Colombia Sierra Escobar, Luis Fernando Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada s la administración pública distrital Revista Interamericana Bibliotecología, vol. 35, núm. 3, 2012, pp Universidad Antioquia Mellín, Colombia Disponible en: Cómo citar el artículo Número completo Más información l artículo Página la revista en redalyc.org Sistema Información Científica Red Revistas Científicas América Latina, el Caribe, España y Portugal Proyecto académico sin fines lucro, sarrollado bajo la iniciativa acceso abierto

2 Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada s la administración pública distrital * Resumen Colombia, durante los últimos años y en especial el Distrito Capital, se ha visto abocada a una profunda transformación en lo que a la gestión documental se refiere, tal vez por la adopción, a lo largo las últimas dos décadas las nombradas y conocidas normas la familia ISO; o quizás porque lo que entenmos, comprenmos y adoptamos cuando hablamos documentos y archivos, no constituye una realidad única y exacta. En este artículo se scriben los principales resultados la investigación sobre la gestión documental enfocada a procesos, s las fuentes primarias y secundarias aportadas por la Dirección Archivo Bogotá y las l propio equipo investigación. El artículo no preten dogmatizar sino, por el contrario, abrir una perspectiva para una discusión hoy en día necesaria en ámbitos locales, regionales y nacionales. Luis Fernando Sierra Escobar Profesional en Sistemas Información, Bibliotecología y Archivística. Especialista en Sistemas Información y Gerencia Documentos. Magíster en Docencia la Universidad la Salle y estudiante l Doctorado en Ciencias la Información y la Comunicación la Universidad Extremadura (España). Catedrático la Facultad Ciencias Económicas y Sociales la Universidad La Salle, Bogotá, Colombia * Artículo resultado la investigación Diseño una metodología para la gestión documental enfocada a procesos, objeto l Convenio Cooperación suscrito entre la Alcaldía Mayor Bogotá Archivo Bogotá y la Universidad La Salle durante el periodo , y que fue ejecutada por los profesores Luis Fernando Sierra y José David Rodríguez, y los profesionales Oscar Almanza y José Efraín Forero. Palabras clave: tratamiento archivos, gestión la calidad, investigación documental, enfoque basado en procesos. Cómo citar este artículo: SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada s la administración pública distrital. Revista Interamericana Bibliotecología, 2012, vol. 35, no. 3 pp Document management focused on processes: from the point of view of the city council Abstract In recent years Colombia, especially the capital, has been heading for a profound transformation in terms of its management of records. This may be due to the adoption of the well known ISO family of standards over the past two cas or perhaps because what we unrstand and adopt when it comes to documents and files does not constitute a unique and accurate reality. In this article we scribe the main results of research focused on document management processes from primary and secondary sources provid by the Archive office of Bogotá and its research team. The intention of the article is not to dogmatize, but rather to open up the prospect of a discussion that today is need at national, regional and district levels. Keywords: Document Management, quality, research document, process-based approach. Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

3 How to cite this article: SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Document management focused on processes: from the point of view of the city council. Revista Interamericana Bibliotecología, 2012, vol. 35, no. 3 pp :2010 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guilines and functional requirements for records in business systems. [Luis Fernando Sierra Escobar] 1. Introducción Las organizaciones actuales, ya sean públicas, privadas o mixtas, no puen estar al margen lo que el nuevo milenio, y en especial su segunda década, han traído consigo. Nos referimos a la adaptación normas carácter internacional, como ISO 9000, 9001 y 27000, entre otras, a las necesidas, perspectivas y requisitos que se ha planteado la administración pública colombiana y especialmente el Distrito Capital. En consecuencia, la gestión documentos y la administración archivos, como ciencias auxiliares la archivística que todos conocíamos y aceptábamos, tampoco puen quedar aisladas los avances y grans progresos l ámbito informático y la administración, que oportunamente han venido a nutrir conceptos, métodos y experiencias diversas normas, como la ISO15489 y próximamente la Sobre este particular, es posible citar las normas publicadas por la familia ISO, entre ellas. ISO :2001 Information and documentation Records management Part 1: General; ISO/TR :2001 Information and documentation Records management Part 1: Guilines; ISO :2006 Information and documentation Records management processes Metadata for records Part 1: Principles; ISO 22310:2006 Information and documentation Guiliness por standards drafters for stating records management requirements in standards; ISO/TR 26122:2008 Work process analysis for records; ISO :2009 Information and documentation Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues; ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guilines for digitization of records; ISO :2010 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement of principles; ISO/FDIS :2011 Information and documentation -Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 2: Guilines and functional requirements for digital records management systems y ISO Igualmente, en proceso elaboración y aprobación se encuentran. ISO/DIS Information and documentation - Management system for records - Fundamentals and vocabulary; ISO/DIS Information and documentation - Management system for records Requirements; ISO/DIS Information and documentation - Digital records conversion and migration process; ISO/DTR Information and documentation Managing metadata for records - Part 3: Self-assessment method y ISO/CD TR Information and documentation Records Management - The Trusted Third Party Repository for Electronic Records. Por esta razón, el Distrito Capital ha planteado en su hoja ruta durante los últimos años, habilitar unos espacios diálogo y concertación para incorporar ntro la doctrina archivística local la relación emergente entre la gestión documental y la gestión la calidad. Y ello rescatando los principios fundamentales la norma NTCGP1000: enfoque en el cliente, lirazgo, participación activa los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, enfoque basado en procesos, enfoque l sistema para la gestión, mejora continua, enfoque basado en hechos y datos para la toma cisiones, relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores bienes o servicios, coordinación, cooperación y articulación, y transparencia. En este contexto, la presente investigación adquirió un matiz muy particular pues buscó llegar a un punto encuentro entre un enfoque tradicional y el que propone la norma colombiana NTCGP1000, con su enfoque basado en procesos, a partir los preceptos l Decreto : Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital be tener un Subsistema Interno Gestión Documental y Archivos (SIGA), como parte l Sistema Información Administrativa l Sector Público ; y la Ley : Por medio la cual se dicta la ley general archivos y se dictan otras disposiciones. En este contexto, el SIGA en la Administración Distrital se fundamenta en el ciclo l mejoramiento continuo nominado Planear (P), Hacer (H), Verificar (V) y Actuar (A), por sus siglas PHVA, como se observa en la figura 1 como se observa a continuación: 244 Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

4 Figura 1. Relación con la calidad. Es importante mencionar que la imagen anterior correspon a la ponencia La normalización en la gestión documentos iniciativas ISO. La nueva familia ISO 30300, l profesor Joaquim Llansó Sanjuan (2011), con ocasión l III Foro Iberoamericano Evaluación Documentos FIED, que tuvo lugar en la ciudad Lima (Perú). Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN Figura 1. Relación con la calidad. Hechas las consiraciones anteriores, y con el ánimo establecer un punto referencia para la investigación, se consultaron diversas fuentes bibliográficas y documentales ntro las cuales se citan las producidas por la Dirección Archivo Bogotá y el Archivo General la Nación, respectivamente. En este orn ias, se puen citar los textos Gestión documental: bases para la elaboración un programa (1996); Reglamento General Archivos. 2ed (1997); Guía para la implementación un programa gestión do- Es importante mencionar que la imagen anterior correspon a la ponencia La normalización en la gestión documentos iniciativas ISO. La nueva familia ISO 30300, l profesor Joaquim Llansó Sanjuan (2011), con ocasión l III Foro Finalmente, las fuentes y recursos información que se Iberoamericano utilizaron en la construcción Evaluación l producto final Documentos l cumental FIED, (2006), y que La gestión tuvo lugar documental la enfocada ciudad convenio documento Gestión documental enfocada a a procesos. Guía procedimientos (2007), obras que procesos: Lima (Perú). orientaciones metodológicas, correspon a contribuyeron a finir los primeros indicios política distrital y nacional en materia gestión docu- la investigación documental efectuada por el personal profesoral y administrativo contratado por la Universidad La Salle, y su contrastación y análisis con las ben citarse las normas técnicas colombianas NTC, mentos y administración archivos. De igual manera, mesas Finalmente, trabajo organizadas las fuentes por y la recursos Dirección Archivo información en particular que NTCGP se utilizaron 1000:2009 en Norma la construcción técnica l Bogotá con funcionarios y contratistas archivistas calidad en la gestión pública y NTC-ISO 15489:2010 adscritos producto a esta final dirección. l convenio documento Información Gestión y documental documentación. enfocada Gestión documentos. Parte 1 Generalidas. Amás, diversos a procesos: escritos orientaciones metodológicas, correspon a la profesores investigación y expertos documental que han visto florecer efectuada en este por el 2. Marco referencia nuevo siglo una archivística revitalizada y con innu- personal profesoral y administrativo contratado por la Universidad La Salle, y su merables posibilidas interpretación y aplicación acors con la realidad administrativa y gestión contrastación y análisis con las mesas trabajo organizadas por la Dirección Archivo Bogotá con funcionarios y contratistas archivistas adscritos a esta dirección. 245 [Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada s la administración pública distrital]

5 [Luis Fernando Sierra Escobar] propia las organizaciones, entre ellos Aida Luz Mendoza (2009), Manuela Moro Cabrero (2010) y Carlos Alberto Zapata (2011). 2.1 Gestión documental Es necesario contextualizar el objeto central la investigación, la gestión documentos. Con esta expresión nos referimos al conjunto actividas administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización la documentación producida y recibida por las entidas, s su origen hasta su stino final, con el objeto facilitar su utilización y conservación (RGA, 1997, p. 39). Es importante mencionar que en la administración pública colombiana, la gestión documentos en sí misma no es más que una finición y, su implementación se encuentra mediada y regulada por el Programa Gestión Documental, que es el conjunto instrucciones en las que se tallan las operaciones para el sarrollo los procesos ( la gestión documental) al interior cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final los documentos (Triana, 2006, p. 22). Este Programa Gestión Documental (PGD) está integrado por ocho procesos interrelacionados que inician su aplicación en las unidas corresponncia - El Acuerdo 060 AGN 2000 establece en su Artículo 3 Unidas Corresponncia que las entidas berán establecer, acuerdo con su estructura, la unidad corresponncia que gestione manera centralizada y normalizada los servicios recepción, radicación y distribución sus comunicaciones, tal manera que estos procedimientos contribuyan al sarrollo l programa gestión documental y los programas conservación, integrándose a los procesos que se llevarán a cabo en los archivos gestión, centrales e históricos.- y posteriormente en las etapas l ciclo vital los documentos -El Reglamento General Archivo RGA (1997) fine el ciclo vital l documento como las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, s su producción o recepción, hasta su disposición final, siendo estas etapas los Archivos Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico (Triana, 2006, p. 28), como se observa a continuación: 1. Producción. 2. Recepción. 3. Distribución. 4. Trámite. 5. Organización. 6. Consulta. 7. Conservación. 8. Disposición final. Al mismo tiempo, la Norma ISO En este punto, se optó por la finición que aporta la Norma Española UNE-ISO , la cual fine la gestión documental como records management, ( ) área gestión responsable un control eficaz y sistemático la creación, recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma documentos, la información y prueba las actividas y operaciones la organización (2006, p.8). Para los fines específicos l proyecto investigación, esta propuesta metodológica está integrada por ocho etapas básicas, a saber: a) Investigación preliminar. b) Análisis las actividas la organización. c) Intificación los requisitos. d) Evaluación los sistemas existentes. e) Intificación estrategias para cumplir los requisitos. f) Diseño un sistema gestión documentos. g) Implementación un sistema gestión documentos. h) Revisión posterior a la implementación. En conclusión, para el Distrito Capital la gestión documental, actualmente es diversa, ha traspasado sus propios límites y fronteras y ya no se concibe solo como la responsable intificar la documentación sino como la encargada apoyar la implementación l Subsistema Interno Gestión Documental y Archivos (SIGA), mediante las reglas producción, gestión, archivo y valoración. El SIGA es responsable, asimismo, generar la sinergia en el concepto estructura orgánico-funcional, enfoque basado en procesos y servicios gobierno electrónico, como insumos primarios a la 246 Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

6 traspasado sus propios límites y fronteras y ya no se concibe solo como la responsable intificar la documentación sino como la encargada apoyar la implementación l Subsistema Interno Gestión Documental y Archivos (SIGA), mediante las reglas producción, gestión, archivo y valoración. El SIGA es responsable, asimismo, generar la sinergia en el concepto estructura orgánico-funcional, enfoque basado en procesos y servicios gobierno electrónico, como insumos primarios a la hora implementar la norma NTC ISO 15489:1 2010; dicha norma es la línea base para la gestión documental con un enfoque basado en procesos. A continuación se muestra en la figura 2 el alcance la gestión documental enfocad en procesos. hora implementar la norma NTC ISO 15489:1 2010; dicha norma es la línea base para la gestión documental con un enfoque basado en procesos. A continuación se muestra en la figura 2 el alcance la gestión documental enfocad en procesos. Figura 2. documental enfocada procesos. Figura 2. Alcance la gestión documental enfocada en procesos. 2.2 Administración electrónica El segundo elemento que se be tener en cuenta a la hora hablar, pensar y escribir sobre la gestión documental enfocada en procesos, tiene que ver con la administración electrónica. En este nuevo escenario, la e-administración será entendida como el uso las tecnologías la información y la comunicación para acercar la administración pública al ciudadano, lo que permite realizar diferentes tipos trámites, así como presentar quejas y reclamos y accer a la información administrativa a través Internet (Zapata, 2011, p. 46). Ello ha significado para la administración pública distrital un nuevo reto en la gestión los documentos y también en cómo lograr una coherencia lógica entre el ciudadano, el gobierno distrital y las tecnologías la información. De acuerdo con los planteamientos l Profesor Zapata (2011), el término e-administración está ligado a la incorporación, con posterioridad a la década 1980, las tecnologías la información y la comunicación (TIC) en los diferentes procesos la administración pública. Ante este nuevo panorama e-administración y e-gestión documental, la gestión documental enfocada en procesos que se propone en el proyecto investigación be garantizar y responr en una doble vía, como se explica a continuación. Por una parte, propone una aproximación teórico-conceptual, en don confluyan los conceptos : Oficina sin papel: entendida como la gestión documental vinculada con el uso documentos basados en mensajes datos y métodos firma electrónica, realizada con el objetivo reducir costos, mejorar la gestión, crear servicios centrados en el ciudadano y reducir el impacto ambiental generado por la acción la Administración Pública (Proyecto Decreto Reglamentación la Estrategia Distrital Gobierno Electrónico, 2011, p. 39). Gobierno abierto: finido como el conjunto servicios gobierno electrónico que permiten la participación activa, eficaz y permanente los ciudadanos en los asuntos públicos. El Gobierno Abierto supone una Administración Pública que crea las condiciones acuadas para que los ciudadanos estén siempre informados sobre su gestión (transparencia), sean sujetos activos en la discusión los asuntos y cisiones públicas (participación) y colaboren en la solución los problemas que enfrentan las Administraciones (colaboración) (Proyecto Decreto Reglamentación la Estrategia Distrital Gobierno Electrónico, 2011, p. 39). Para la Doctora Antonia Heredia (2008), la e-gestión documental está relacionada con dos posiciones; por una parte, termina una gestión documental electrónica que no pomos intificar con la digitalización documentos porque esta es solo la más actual manifestación la difusión y la comunicación, y por otra, la gestión documental electrónica exige el respaldo institucional y la acotación y corresponsabilidad funciones a lo largo la vida los documentos, s su concepción y no digo producción en el momento l diseño los procedimientos hasta spués cidida su conservación permanente y su transferencia al archivo. Por otra parte, la metodología para la gestión documental enfocada en procesos, en el Distrito Capital, be contemplar como mínimo los siguientes lineamientos: a) Deben terminarse los documentos que ben ser creados en cada proceso la entidad y la información que es necesario incluir en ellos. b) Definir la forma y la estructura en que se ben crear e incorporar a los sistemas información los documentos, y las tecnologías que ben usarse. [Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada s la administración pública distrital] Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

7 [Luis Fernando Sierra Escobar] c) Definir los metadatos que ben crearse junto con el documento, a lo largo los procesos relacionados con el mismo, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos en el tiempo. d) Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos al interior los procesos la entidad o por otros posibles usuarios, y los plazos conservación necesarios para cumplirlos. e) Definir cómo organizar los documentos manera que se cumplan los requisitos necesarios para su utilización eficaz. f) Evaluar los riesgos que se rivan la ausencia documentos que soporten las actividas realizadas. g) Preservar los documentos para permitir el acceso a ellos a lo largo l tiempo, con objeto satisfacer las necesidas la entidad y el cumplimiento la ley. h) Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y las políticas que ben observar las entidas distritales. i) Garantizar que los documentos se conservan en un entorno seguro. j) Garantizar que los documentos solo se conservarán durante el período tiempo necesario o requerido. k) Las normas aplicables a la creación y captura documentos y metadatos relativos a los mismos ben incluirse en los procedimientos que rigen todos los procesos la entidad, en los que se requiere un soporte la actividad. l) Los planes para asegurar la continuidad las actividas la entidad y las medidas emergencia, como parte l análisis riesgos, ben garantizar la intificación, protección y recuperación los documentos que son esenciales para el funcionamiento la entidad. m) Intificar y evaluar las oportunidas para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad los procesos, las cisiones y las acciones que puedan rivarse una mejor creación o gestión los documentos. n) El Comisionado Información cada entidad distrital, al finalizar cada trimestre l año, be remitir al representante legal la entidad y a la Dirección Archivo Bogotá, un reporte sobre el estado la ejecución l Plan Institucional Gestión los Archivos Digitales y las recomendaciones para su mejoramiento o ajuste. Los lineamientos aquí expuestos corresponn al Artículo 34, Plan institucional gestión los archivos digitales Bogotá, el cual forma parte integral l Proyecto Decreto por el cual se finen normas para la gestión los archivos digitales, la realización procedimientos administrativos utilizando mensajes datos, la provisión servicios gobierno en línea y la administración y uso métodos firma electrónica en las entidas, los organismos y los órganos control Bogotá, Distrito Capital (2011). 2.3 Gestión la calidad Como último elemento la triada propuesta para el proyecto investigación Gestión documental, Administración electrónica y Gestión la calidad, se encuentra el componente relacionado con el enfoque basado en procesos, entendido como la gestión sistemática la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidas para lograr un resultado seado (NTCGP1000, 2009, p. 11). En tal sentido, y al comparar esta perspectiva con la perspectiva l campo archivístico tradicional, es posible concluir que no existe ruptura o incompatibilidad entre ellas, pues en ambos casos su fin último es la normalización en aras la eficiencia -Para la Norma NTCGP 1000: 2009, la eficiencia se fine como la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados -, la eficacia -La eficacia se entien como el grado en el que se realizan las actividas planificadas y se alcanzan los resultados planificados (NTCGP 1000, 2009).- y la efectividad -Por efectividad se entien la medida l impacto la gestión, tanto en el logro los resultados planificados como en el manejo los recursos utilizados y disponibles (NT- CGP 1000, 2009).- la gestión y administración institucional. Según se ha visto, la gestión documental y el enfoque en procesos posee una relación directa y coherente al buscar el mejoramiento continuo y su capacidad proporcionar productos y/o servicios que respondan a la dinámica actual la administración pública distrital en temas archivísticos. Es evinte, entonces, que para lograr esta correcta interacción, la gestión documentos toma la gestión la calidad tres términos, más sus finiciones correspondientes. 248 Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

8 Procesos: conjunto actividas mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos entrada en resultados. En la metodología para la gestión documental enfocada en procesos, estos tienen que ver con los mapas producción documental que se construyen a partir los mapas procesos (Rendón, 2007, p. 28). Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos finan, como mínimo: quién hace qué, dón, cuándo, porqué y cómo ( NTCGP 1000, 2009, p. 19) Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evincia actividas ejecutadas. En la metodología para la gestión documental enfocada en procesos, corresponría a las Guías para la gestión documental y archivo, manuales don quedan consignadas la producción documental, sus características formales, clasificación y valores, más las reglas para su administración y tratamiento (Rendón, 2007, p. 35). Las finiciones aquí mencionadas corresponn a las expuestas en el numeral 3, Términos y Definiciones, la NTCGP 1000: 2009 Norma Técnica la Calidad en la Gestión Pública Colombiana, por cuanto esta es obligatorio cumplimiento y adopción en la Administración Pública Distrital, objeto intervención en la propuesta investigación. En resumen, el aporte esencial la gestión la calidad a la investigación fue la reflexión y búsqueda permanente un molo, método o metodología, que permitiera el acercamiento dos mundos: la gestión documental y la gestión calidad, y que, a su vez, respondiera s un estándar normalizado y aceptado internacionalmente, así como adaptabilidad nacional y local, como es el caso las normas ISO. 3. Proceso investigativo En todo proceso investigación ben confluir tres aspectos primordiales: los enfoques, las estrategias y las técnicas, razón por la cual, para el proyecto investigación, se asumió un enfoque cualitativo, entendido como un complejo argumentos, visiones y lógicas pensar y hacer y como un conjunto estrategias y técnicas que tiene ventajas y sventajas para objetos particulares en circunstancias específicas (Galeano, 2009, p. 21). En tal sentido y como fin último la investigación, seleccionar este tipo enfoque permitió contextualizar en un nivel más real y profundo los diversos momentos y hojas ruta que han enmarcado el campo archivístico a nivel distrital, la perspectiva individual y colectiva que tienen los diversos funcionarios y contratistas la Dirección Archivo Bogotá frente a la gestión documental y, finalmente, la lógica que enmarca la unión l enfoque con procesos en el sistema gestión la calidad y su relación con los conceptos archivo, documento e institución. 3.1 Estrategia investigación Para este trabajo se adoptó como método investigación el documental, pues en palabras Galeano (2009, p. 113), este tipo investigación no requiere que el investigador participe l mundo que estudia. Por el contrario, su trabajo lo realiza s afuera En este sentido, la investigación documental poco tiene que preocuparse por controlar los efectos l investigador. En otras palabras, se busca elaborar un estudio tipo teórico (metodología para la gestión documental enfocada en procesos), a partir l análisis, la interpretación y la triangulación fuentes primarias y secundarias, apoyados en unos antecentes metodológicos y unos documentos trabajo. Por otra parte, y acuerdo con los propósitos inmediatos que se persiguen en este trabajo, se buscó conjugar la realización entrevistas a funcionarios l Archivo Bogotá y la observación directa a partir la revisión sus archivos con la lectura documentos (informes gestión, publicaciones, estándares gestión documental, diagnósticos, fondos acumulados y proyectos investigación, entre otros), dado que para la investigación cualitativa, la investigación documental no sólo es una técnica recolección y validación información, sino que constituye una sus estrategias (Galeano, 2009, p. 114). 3.2 Etapas la investigación El proceso investigación se cumplió en tres etapas, que se scriben en la siguiente tabla 1: [Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada s la administración pública distrital] Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

9 Tabla 1. Etapas sarrollo l proceso investigación. [Luis Fernando Sierra Escobar] Etapas Objetivos Técnicas Instrumentos Objetivo específico 1. Construcción l objeto investigación. Reseñas analíticas, 1. Diseño Describir los principales hallazgos e Estrategias búsqueda, localización y fichas, apuntes en la interpretaciones la gestión documental consulta materiales. base datos. en el Distrito Capital. Rastreo, inventario y muestreo documentos. 2. Gestión e implementación 3. Comunicación resultados Objetivo específico 2. Contrastar la propuesta gestión documental tradicional versus el enfoque en procesos propuesto por el sistema gestión la calidad. Objetivo específico 3. Detallar paso a paso la metodología para la gestión documental enfocada en procesos, caso Bogotá. 4. Resultados l estudio Como resultado l análisis efectuado a fuentes primarias y secundarias en la Dirección Archivo Bogotá (informes, formatos, guías, diagnósticos, procedimientos, metodologías, procesos, protocolos, fichas, planes y talleres), con el objeto formular una metodología para la gestión documental enfocada en procesos acor con la realidad actual l Distrito Capital, y acuerdo con los estándares internacionales y nacionales para la normalización NTC/ISO, se agruparon, estudiaron y obtuvieron los siguientes antecentes investigativos: Clasificación: temas y periodos. Selección acuerdo con su pertinencia. Contextualización socio-histórica. Análisis, valoración e interpretación. Lectura cruzada y comparativa los documentos. Establecimiento categorías análisis. Elaboración memos analíticos, construcción esquemas, cuadros, flujogramas, intificación patrones. Fichas análisis y resumen. Entrevista. Tablas resultados e interpretación. Triangulación y confrontación con otras fuentes Capital, y técnicas. acuerdo con los estándares internacionales y nacionales para la norma Elaboración NTC/ISO, l se informe. agruparon, estudiaron y Trabajo obtuvieron elaborado. los siguientes antec investigativos: Socialización. Textos. 4.1 Unidas documentación consultadas Al procer con la clasificación fuentes y su correspondiente separación acue temáticas preestablecidas, se concluyó que entre los pesos porcentuales más ampli con la gestión la calidad (36%), seguido aquellos conglomerado ítems se encuentran los documentos trabajo relacionados documentos pertenecientes a la implementación estándares (26%) y diagnósticos documentales (14%), gestión la calidad (36%), seguido aquellos documentos pertenecient implementación respectivamente, estándares tal como (26%) y se diagnósticos muestra documentales la figura (14%), 3. respectiv tal En como tal sentido, muestra en y como la figura nota 3. En aclaratoria, tal sentido, y es como importante nota aclaratoria, es im mencionar que la que cantidad la cantidad documentos documentos analizados fue analizados 217 registros aportado Subdirección fue 217 Distrital registros Archivos, aportados tal como por se la muestra Subdirección en la figura Distrital Archivos, tal como se muestra en la figura Unidas documentación consultadas Al procer con la clasificación fuentes y su correspondiente separación acuerdo con temáticas preestablecidas, se concluyó que entre los pesos porcentuales más amplios en el conglomerado ítems se encuentran los documentos trabajo relacionados Figura 3. Distribución temáticas acuerdo con fuentes primarias y secundarias. Figura 3. Distribución temáticas acuerdo con fuentes primarias y secundarias. 4.2 Diagnósticos documentales 250 Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN La figura 4 da cuenta l análisis efectuado a 31 ítems, correspondiente a la c

10 4.2 Diagnósticos documentales La figura 4 da cuenta l análisis efectuado a 31 ítems, correspondiente a la categoría Diagnósticos Documentales, don la mayor parte l peso se asocia al ítem Productos Informe diagnóstico, el cual obtuvo un valor porcentual l 42%; mientras que los diagnósticos integrales archivos obtuvieron un peso l 39% ntro la categoría, en la cual se buscó agrupar aspectos relacionados con: metodologías, formatos, informes, listas y resumen. Finalmente, el aspecto que menor valor obtuvo fue el correspondiente a los diagnósticos diagnóstica, formatos, matriz y fichas. fondos documentales acumulados, apenas con un peso l 19% Guía diagnóstica, formatos, matriz y fichas. Gestión, Interno Cierre Disciplinario, Presupuestal, Ejecución Proceso Contable, Presupuestal, Control Gestión Inventario los Bie Consumo Comunicaciones, y Devolutivos, Gestión Control Interno, Judicial, Control Modificación Interno Disciplinario, Eje cual se buscó agrupar aspectos relacionados con: metodologías, formatos, Presupuestal, informes, listas Gestión y Planeación Comunicaciones, y Seguimiento Gestión Judicial, las Compras los y a Seguimiento Bienes los Consumo las Compras y Devolutivos, los Bienes Progra- Consumo y Devol Modificación Presup resumen. Finalmente, el aspecto que menor valor obtuvo fue el correspondiente Planeación mación Presupuestal, Peticiones, Quejas, Reclamos y diagnósticos fondos documentales acumulados, apenas con un peso Programación l 19% Guía Presupuestal, Peticiones, Quejas, Reclamos y Soluciones, Contratació Soluciones, Contratación para la Adquisición Bienes la Adquisición Bienes y Servicios en las Entidas Distritales) con un peso y Servicios en las Entidas Distritales) con un peso así l como 62%, las así como tipo misional las tipo con el misional 23%; en con tanto el que 23%; la formulación en está (Borrador tanto que metodología, la formulación Formulación Comentado [u1]: Faltan estándares tils y (Borrador mayúsculas: y Metodología Diagnóstico metodología, un peso Formulación apenas Productos 12%; finalmente, estándares la subcategoría y Metodología Cuadro Único Clasifi para la formu Integral Archivos. Diagnóstico Fondo Documental Acumulado. registró casi para inexistente, la formulación) registró un registró escaso 3% un, tal peso como se muestra apenas en 12%; la figura 5 Figura 4. Clasificación temática diagnósticos. Figura 4. Clasificación temática diagnósticos. Este ítem correspon a los informes diagnósticos efectuados en: Fundación Gilberto Álzate, Fondo Vigilancia y Seguridad, Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, Instituto Distrital la Participación y Acción Figura Comunal, Clasificación Jardín temática temática formulación formulación estándares. estándares. Botánico José Celestino Mutis, Lotería Bogotá, Metro vivienda, Ministerio Relaciones Exteriores, Orquesta Filarmónica Bogotá, Personería Distrital, Dentro Dentro Secretaría esta esta subcategoría subcategoría se encuentran se encuentran las guías misionales las guías correspondientes misionales correspondientes a las siguientes entidas: Empresa Acueducto y Alcantarillado Bogotá Distrital Hacienda, Terminal Transportes y Veeduría Distrital. siguientes entidas: Empresa Acueducto y Alcantarillado Bogotá (EAAB), Al Locales, Secretaría Distrital Ambiente, Empresa Teléfonos Bogotá (ETB), (EAAB), Alcaldías Locales, Secretaría Distrital Ambiente, Prestaciones Empresa Económicas, Teléfonos Cesantías y Bogotá Pensiones (ETB), (FONCEP), Fondo Fondo Preven 4.3 Formulación estándares El tercer elemento análisis ntro la investigación correspon a Atención la formulación Prestaciones Emergencias Económicas, Bogotá Cesantías (FOPAE), y Pensiones Secretaría Salud y U estándares 34 ítems validados que arrojó como resultado principal, según Administrativa (FONCEP), se muestra Especial Fondo en Servicios Prevención Públicos. y Atención Emergencias Bogotá (FOPAE), Secretaría Salud y Unidad Administrativa Especial Servicios Públicos. la figura 4, la prevalencia la subcategoría Guías, encontrándose inmersa en esta aquellas tipo transversal (Administración Bienestar y Desarrollo l 4.4 Talento Implementación Humano, estándares Administración Mantenimiento y Servicios Generales, Administración Para el caso Nómina, concreto esta categoría se optó por un agrupamiento tipo crono 4.4 Implementación estándares Administración Personal, Administración Vigilancia y Seguridad, toda Administración vez que en ella se contemplan procesos implementación los estánda Salud Ocupacional, Administración Archivo Central, Administración Archivos Este ítem correspon a los informes diagnósticos efectuados en: Fundación Gilberto Álzate, Fondo Vigilancia y Seguridad, Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, Instituto Distrital la Participación y Acción Comunal, Jardín Botánico José Celestino Mutis, Lotería Bogotá, Metro vivienda, Ministerio Relaciones Exteriores, Orquesta Filarmónica Bogotá, Personería Distrital, Secretaría Distrital Hacienda, Terminal Transportes y Veeduría Distrital. 4.3 Formulación estándares El tercer elemento análisis ntro la investigación correspon a la formulación estándares 34 ítems validados que arrojó como resultado principal, según se muestra en la figura 4, la prevalencia la subcategoría Guías, encontrándose inmersa en esta aquellas tipo transversal (Administración Bienestar y Desarrollo l Talento Humano, Administración Mantenimiento y Servicios Generales, Administración Nómina, Administración Personal, Administración Vigilancia y Seguridad, Administración Salud Ocupacional, Administración Archivo Central, Administración Archivos Gestión, Cierre Presupuestal, Proceso Contable, Control Inventario los Bienes Consumo y Devolutivos, Control Interno, Control finalmente, la subcategoría Cuadro Único Clasificación, casi inexistente, registró un escaso 3%, tal como se muestra en la figura 5 Para el caso concreto esta categoría se optó por un agrupamiento tipo cronológico, toda vez que en ella se contemplan procesos implementación los estándares gestión documental en el Distrito Capital y estos se efectúan en forma anual o bianual, según sea el caso. Para su análisis se efectuó la revisión 57 ítems distribuidos [Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada s la administración pública distrital] Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

11 [Luis Fernando Sierra Escobar] como se observa en la figura 7. a lo largo los años 2008, 2009 y 2010, respectivamente. gestión documental (6 ítems) y 39 ítems para Formatos En cuanto a los resultados obtenidos, se observa que el para productos y servicios ofrecidos por el Archivo mayor peso porcentual recae en el año 2008, con un valor Bogotá, como se observa en la figura 7. 88%, por cuanto en el mismo se encontraron temáticas como: Informes satisfacción Informe Encuestas Implementación Estándares Gestión Documental ; Metodología Informes Valoración ; Formatos Cuadro Comparación CCD TRD, Informe Consolidado Verificación, Lista Chequeo ; Informe Consolidado Implementación Informe Implementación Proceso ; Plan Implementación; Protocolos Protocolo para la eliminación Documentos, Protocolo Limpieza Depósitos, Protocolo Manipulación Documentos ; Figura 7. Clasificación Figura 7. Clasificación temática Gestión temática la Calidad Gestión No 1. la Calidad No 1. Talleres Capacitación; Valoración Secundaria FDA Informe Visitas Fondo Documental Acumulado ; La segunda subcategoría correspon al componente Productos Hospitales y Fichas Historias Clínicas, La tal segunda subcategoría correspon al componente calidad relacionad calidad relacionado con los Procedimientos, el cual como se muestra en la figura 6. Procedimientos, contó el con cual 32 contó ítems con para 32 ítems su análisis; para su aquí análisis; los aquí porcentajes más en los altos procedimientos se connsaron Acopio en los (22%), procedimientos Diagramas Fluj los porcentaje se connsaron Acopio (22%), Diagramas Flujo (13%) y Diseño Diseño e Implementación (9%). Mientras tanto, existieron porcentajes estándar d e Implementación (9%). Mientras tanto, existieron los casos porcentajes los procedimientos estándar l Diagnóstico, 6% para los Organización casos los procedimientos y Catalogación, Diagnóstico, ver figura 8. Organización Eventos, Eventos, Do Descripción Donaciones y Descripción y Catalogación, ver figura 8. gestión documental en el Distrito Capital y estos se efectúan en forma anual o bianual, según sea el caso. Para su análisis se efectuó la revisión 57 ítems distribuidos a lo largo los años 2008, 2009 y 2010, respectivamente. En cuanto a los resultados obtenidos, se observa que el mayor peso porcentual recae en el año 2008, con un valor 88%, por cuanto en el mismo se encontraron temáticas como: Informes satisfacción Informe Encuestas Implementación Estándares Gestión Documental ; Metodología Informes Valoración ; Formatos Cuadro Comparación CCD TRD, Informe Consolidado Verificación, Lista Chequeo ; Informe Consolidado Implementación Informe Implementación Proceso ; Plan Implementación; Protocolos Protocolo para la eliminación Documentos, Protocolo Limpieza Depósitos, Protocolo Manipulación Documentos ; Talleres Capacitación; Valoración Secundaria FDA Informe Visitas Fondo Documental Acumulado ; Productos Hospitales y Fichas Historias Clínicas, tal como se muestra en la figura 6. Figura Figura 6. Clasificación 6. Clasificación cronológica cronológica la implementación la implementación estándares. estándares. Por otra parte, y para la vigencia 2009, su valor total en la categoría es 12%, y su Por otra parte, y para la vigencia 2009, su valor total principal temática correspon a la categoría Productos, en su mayor parte integrada por los en la categoría es 12%, y su principal temática correspon a la categoría Productos, en su mayor parte informes implementación - En este ítem encontramos los informes implementación estándares integrada a las por siguientes los informes entidas: implementación Consejo Bogotá, - En FONCEP, este Secretaría Hacienda, ítem Instituto encontramos Distrital los Recreación informes y Deporte, implementación Instituto Distrital Patrimonio, Personería estándares Bogotá a y las Veeduría siguientes Distrital-. entidas: Consejo Bogotá, FONCEP, Secretaría Hacienda, Instituto Distrital Recreación y Deporte, Instituto Distrital Patrimonio, Personería Bogotá y Veeduría Distrital Gestión calidad Para abordar la compleja categoría Gestión la Calidad (77 ítems) en el proceso investigación, fue necesario dividirla en dos subcategorías para facilitar el proceso análisis e interpretación; la primera subcategoría correspon a los Formatos calidad, con 45 ítems, los cuales se subdividieron en Formatos para la con 45 ítems, los cuales se subdividieron en Formatos para la gestión document y 39 ítems para Formatos para productos y servicios ofrecidos por el Archivo Figura 8. Clasificación temática Gestión la Calidad No 2. Figura 8. Clasificación temática Gestión la Calidad No Información interna Como 4.6 última Información categoría análisis interna se encuentra la división nominada información interna, que se encarga albergar diversas temáticas que al momento su análisis no pudieron ser Como incluidas última en ninguna categoría las categorías anteriores. análisis En se total encuentra se tuvieron en la cuenta di-1visión ítems, que corresponn nominada al 100% información la categoría y en interna, la cual sobresalen que se los encarga albergar diversas temáticas que al momento documentos relacionados con las transferencias documentales Informes y Guías, con un peso total l 44%; seguidos la subdivisión Documentos generales, con un valor porcentual l 28%, y su análisis no pudieron ser incluidas en ninguna las con documentos relativos a: Diagnóstico los Archivos l Distrito Capital, Parámetros categorías anteriores. En total se tuvieron en cuenta 18 Ambientales, Físicos y Técnicos, Planeación Estratégica Archivo Bogotá, y Artículos en ítems, que corresponn al 100% la categoría y en el campo archivístico; ver figura 9. la cual sobresalen los documentos relacionados con las transferencias documentales Informes y Guías, con 252 Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

12 un peso total l 44%; seguidos la subdivisión Documentos generales, con un valor porcentual l 28%, y con documentos relativos a: Diagnóstico los Archivos l Distrito Capital, Parámetros Ambientales, Físicos y Técnicos, Planeación Estratégica Archivo Bogotá, y Artículos en el campo archivístico; ver figura 9. Figura 9. Clasificación temática Información interna. Figura 9. Clasificación temática Información interna. Aparecen con un peso l 17% las publicaciones l Archivo Bogotá (Guía Aparecen con un peso l 17% las publicaciones l Archivo Bogotá (Guía Procedimientos Fondos Acu- Procedimientos Fondos Acumulados, Guía Procedimientos Gestión Documental Enfocada mulados, Guía Procedimientos Gestión Documental a Procesos, Enfocada y Guía a Procesos, Procedimientos y Guía Digitalización), Procedimientos y finalmente, Digitalización), 11%, y los finalmente, documentos con relacionados un valor con porcentual el SIGA (Definición l 11%, los Subsistema Interno con un valor porcentual l Gestión documentos Archivos relacionados y Bases para el con Planeamiento el SIGA (Definición l SIGA - Presentación). Subsistema Interno Gestión Archivos y Bases para el Planeamiento l SIGA - Presentación). 5. Productos la investigación 5. Productos la investigación Varios son los productos que se han rivado esta investigación, a saber: Varios son los productos que se han rivado esta investigación, a saber: Metodología para la Gestión Documental Enfocada Metodología para la Gestión Documental Enfocada en Procesos, registrada en la Dirección Nacional Derechos Autor bajo la modalidad inscripción actos y contratos y cuyo fin último es aportar la experiencia académica y científicotécnica Procesos, la Universidad registrada en La la Salle Dirección para la consolidación Nacional l Sistema Distrital en Derechos Archivos. Autor bajo la modalidad inscripción actos y contratos y cuyo fin último es aportar la Planeación, organización y difusión l módulo Gestión documental enfocada en experiencia académica y científico-técnica la Universidad La Salle para la consolidación l Siste- procesos y Subsistema Interno Gestión Documental y Archivos SIGA en el marco l Diplomado Gestión Documental por Procesos, organizado conjuntamente ma Distrital Archivos. Planeación, organización y difusión l módulo Gestión documental enfocada en procesos y Subsistema Interno Gestión Documental y Archivos SIGA en el marco l Diplomado Gestión Documental por Procesos, organizado conjuntamente por la Alcaldía Mayor Bogotá y la Universidad La Salle, durante los periodos Una asesoría académica especializada al Sistema Distrital Archivos (SAAD), con el fin apoyar la redacción y aprobación l texto Tablas Retención Documental. Guía para: elaboración, presentación, aprobación, aplicación y seguimiento, publicado por la Dirección Archivo Bogotá a finales l año 2011, en el cual se recopilaron los planteamientos y recomendaciones expuestas en la metodología para la gestión documental enfocada en procesos, objeto central la presente investigación. Una ponencia presentada en el evento nacional académico IV Seminario Actualización en Gestión Documental, organizado por la Universidad Pontificia Bolivariana Seccional Bucaramanga, durante el 28 y 29 julio 2011; bajo el título Tablas Retención Documental Enfocada en Procesos TRDP. Una ponencia presentada en el Foro Iberoamericano Evaluación Documentos 2012 (IV FIED), organizado por el TEAM México y con el auspicio l Consejo Internacional Archivos (ICA), durante el mes mayo l 2012, con el título Gestión documental enfocada en procesos: qué es y cómo se hace?. Un libro publicado a comienzos l año 2012 con las reflexiones propias l Distrito Capital y el aval académico la Universidad La Salle, el cual forma parte la colección Instrumentos Técnicos la Dirección Archivo Bogotá, con el título Gestión Documental Enfocada en Procesos: Orientaciones Metodológicas. Un artículo específico resultado la investigación Metodología para la gestión documental enfocada en procesos que hace parte las estrategias socialización l proyecto. 6. Conclusiones Des el año 2003, el Distrito Capital ha sido incansable en generar, como eje orientador la política gestión documental l Distrito, una metodología trabajo archivístico compatible con el sistema control interno, el sistema sarrollo administrativo y el sistema gestión la calidad. Por esta razón, y al finalizar el presente estudio, se concluye que no existe incompatibilidad alguna entre los tres molos pro- [Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada s la administración pública distrital] Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

13 [Luis Fernando Sierra Escobar] puestos, porque aunque manejan lenguajes y esquemas trabajo diferentes, son complementarios en relación con la normalización, la moralidad y la transparencia administrativa, fundamentos connaturales l concepto archivo. Es latente la disparidad conceptos e interpretaciones posibles para el vocabulario archivístico en el Distrito Capital, pues s el punto vista la investigación documental alantada en el Archivo Bogotá, así como en las entrevistas efectuadas a funcionarios y/o contratistas l Sistema Distrital Archivos (SAAD), se hace evinte que el no contar con un corpus teórico propio y concreto la gestión documentos s la ciudad (y no s la nación), se diluyen en muchas oportunidas los conceptos únicos y acors con la realidad distrital. Cabe agregar que al momento la terminación l proyecto investigación ya se había diseñado una política editorial enmarcada en publicaciones técnicas archivísticas que dan cuenta la propia experiencia distrital en materia archivos, y en un esquema trabajo común y unificado para las 91 entidas que conforman el SAAD. Después la indagación, tanto en fuentes primarias como secundarias, se concluyó que el molo más acor para la propuesta metodología para la gestión documental enfocada en procesos en el Distrito Capital correspon a las ocho etapas que contempla la Norma NTC-ISO 15489:1, ya adoptada para la administración pública colombiana. Amás, que es un complemento al Programa Gestión Documental (PGD) propuesto por el Archivo General la Nación y maneja la estructura y el vocabulario propios los Sistemas Gestión la Calidad que actualmente son responsables la implementación l enfoque a procesos en la capital l país. Si bien es cierto que la gestión documental fundamenta su quehacer en las Tablas Retención Documental -El Reglamento General Archivo RGA (1997) fine Tabla retención documental así: listado series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo permanencia en cada etapa l ciclo vital los documentos.-; también lo es que la gestión la calidad se fundamenta en el Mapa Procesos -El Manual Calidad (2007) l Programa Gobierno en Línea Colombia fine Mapa Procesos como la representación gráfica los procesos estratégicos, misionales, apoyo y evaluación- y el Listado Maestro Registros -El Manual Calidad (2007) l Programa Gobierno en Línea Colombia fine el Listado Maestro Registros como un formato que relaciona todos los registros existentes en el Sistema Gestión Calidad-. Como fruto l proyecto investigación y producto añadido a la metodología, se asesoró al Sistema Distrital Archivos en la elaboración un texto que se encargara compilar la doctrina nacional para la elaboración las TRD, y el esquema propuesto por las Guías Transversales y Misionales Gestión Documental en el Distrito Capital, herramienta que fundamenta el aspecto operativo la metodología propuesta y a su vez genera un esquema coherencia con la legislación archivística vigente en Colombia. Finalmente, y como conclusión general, la investigación logró un equilibrio entre la propuesta la Dirección Archivo Bogotá Subsistema Interno Gestión Documental y Archivos (SIGA), regulado por el Decreto la Alcaldía Mayor Bogotá y la Norma NGP1000:2009, encaminada a la implementación la Gestión la Calidad en las entidas l Distrito Capital. En resumen, esta investigación llevó la gestión documental a un nuevo escenario para el campo archivístico colombiano. Referencias bibliográficas ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ Decreto Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital be tener un Subsistema Interno Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte l Sistema Información Administrativa l Sector Público. Bogotá D.C.: La Alcaldía, p. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ Documentos trabajo Dirección Archivo Bogotá (CD/DVD). Bogotá: Archivo Bogotá, Archivos Electrónicos. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ Proyecto Decreto Reglamentación la Estrategia Distrital Gobierno Electrónico. Documento Trabajo. Bogotá: Dirección Archivo Bogotá, p. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ Informe balance general plan sarrollo distrital Dirección Archivo Bogotá periodo: 2008 a Bogotá: La Dirección, p. 254 Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

14 ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE NORMALIZACIÓN Y CERIFICACIÓN. AENOR UNE-ISO Norma española información y documentación, gestión documentos, parte 1: generalidas. Madrid: AENOR, p. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN Gestión documental: Bases para la elaboración un programa. Bogotá: El Archivo, p. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN Reglamento general Archivos. Bogotá: El Archivo, p. FONSECA, Sandra Patricia; CALA, Rosa Margarita y GALARZA, Mauricio Andrés Tablas retención documental para las entidas distritales. Guía para: elaboración, presentación, aprobación, aplicación y seguimiento. Bogotá: Alcaldía Mayor Bogotá, p. HEREDIA HERRERA, Antonia La e-administración y la e-gestión documental: aproximación a una realidad. Boletín la Anabad, 58(3): , INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ICONTEC NTCGP 1000:2009. Norma técnica la calidad en la gestión pública. Bogotá: El Instituto, p. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ICONTEC NTC-ISO Norma técnica colombiana información y documentación, gestión documentos, parte 1 generalidas. Bogotá: El Instituto, p. LLANSÓ SANJUAN, Joaquim La normalización en la gestión documentos Iniciativas ISO. La nueva familia ISO En: Foro Iberoamericano evaluación documentos FIED- (3 : Lima, Perú). Trabajos. Lima, Perú: Ministerio Relaciones Exteriores MENDOZA NAVARRO, Aida Luz Documentos electrónicos archivo: una visión integradora. Lima: Biblioteca Nacional l Perú, MORO CABRERO, Manuela Alcance y sarrollo futuro la normativa gestión documentos ISO En: Seminario Internacional Archivos y Documentos Electrónicos (2010: Bogotá, Colombia). Memorias. Bogotá: Universidad La Salle y Alcaldía Mayor Bogotá, p RENDON CUARTAS, Gloria La gestión documental enfocada a procesos. Guía procedimientos. Bogotá: Alcaldía Mayor Bogotá, p. SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando y RODRIGUEZ BAQUERO, Luis Enrique Gestión documental enfocada a procesos: orientaciones metodológicas. Bogotá: Alcaldía Mayor Bogotá, p. TRIANA TORRES, Jorge William Guía para la implementación un programa gestión documental. Bogotá: El Archivo, p. ZAPATA CÁRDENAS, Carlos Alberto Gestión documental & Gobierno Electrónico: problema, retos y oportunidas para los profesionales la información. Bogotá: Archivo General la Nación Colombia, p. [Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada s la administración pública distrital] Rev. Interam. Bibliot. Mellín (Colombia) Vol. 35 n pp ISSN

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