SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA GUÍA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS DEPENDENCIAS DEL SENA

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1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA GUÍA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS DEPENDENCIAS DEL SENA PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL 2014 GD-G-001 Versión 2 28/07/2014

2 1 GD-G-01

3 INTRODUCCIÓN 3 CAPÍTULO 1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 4 1 ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES A nivel interno (entre dependencias SENA a nivel nacional) 1.2 A nivel externo (personas naturales y otras Entidades) 2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES Documentos Normativos Documentos Contractuales 12 3 ELABORACIÓN DE ACTAS E INFORMES ADMINISTRATIVOS 13 CAPÍTULO II. RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS EN LAS DEPENDENCIAS RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 2. TRÁMITE DE DOCUMENTOS CAPÍTULO III. APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN EN SOPORTE FÍSICO EN SOPORTE ELECTRÓNICO 24 2 GD-G-01

4 CAPÍTULO IV. INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL 26 CAPÍTULO V PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS 27 CAPÍTULO VI. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 28 3 GD-G-01

5 INTRODUCCIÓN La gestión documental en todas las Entidades del Estado está regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus Acuerdos reglamentarios, expedidos por el Archivo General de la Nación, el Decreto 2509 de 2012, (Por el cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado), la Directiva Presidencial 04 de 2012 (Racionalización de trámites y Cero Papel) y los lineamientos de Gobierno en Línea (Cero Papel y uso de tecnologías de la información). En el SENA con base en la normatividad externa se han expedido a nivel interno las Resoluciones y de 2003, y de 2005 y 2340 de 2010 y para la elaboración de documentos se tiene en cuenta las Normas Icontec para Documentos Comerciales. Todas estas normas promueven la racionalización y organización de los documentos de la Administración Pública y promueven su conservación y consulta de acuerdo con los valores que soporten para la cultura, la ciencia, la tecnología o la historia del país. El manejo de la información es esencial para todas las actividades y para el avance del conocimiento. En los archivos se conserva parte significativa de ese creciente mundo de la información, ya que en ellos quedan los registros no solo de los hechos de la gestión pública o 4 GD-G-01

6 privada, sino muchos datos que genera la ciencia, la técnica y el arte, motivo por el cual es fundamental regular su organización. En este documento se registran las pautas básicas que deben conocer todas las dependencias de la Entidad, en relación con los procedimientos del proceso de gestión documental: producción, recepción, distribución y trámite de las comunicaciones oficiales, elaboración y conservación de documentos normativos y contractuales y organización, consulta, recuperación y disposición final de todos los documentos producidos o recibidos en desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las dependencias. CAPITULO I. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 1. ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 1.1 A nivel interno (entre dependencias del SENA a nivel nacional) Todas las comunicaciones a nivel interno; es decir, entre dependencias del SENA a nivel nacional deben elaborarse únicamente por medio electrónico, ya sea a través de la cuenta de correo institucional o a través de la forma electrónica de OnBase, así: A través de la cuenta Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Dirección General y entre dependencias de la Dirección General. 5 GD-G-01

7 Se diligenciarán los campos predeterminados de Microsoft office Outlook como se observa en la imagen. En la línea de PARA, se escribe: Para comunicaciones a nivel interno (entre dependencias de la Dirección General, desde las Regionales y CFP hacia la Dirección General y para comunicaciones externas (ciudadanos o empresarios) La línea de COPIA se deja en blanco En la línea de ASUNTO, se escribe: Para comunicaciones entre dependencias de la Dirección General: CI Por Radicar, seguido de una expresión que identifique el asunto Para comunicaciones desde Regionales y Centros para dependencias de la Dirección General: Regionales y Centros, seguido de una expresión que identifique el asunto Para comunicaciones dirigidas al medio externo: Respuesta Ciudadana, Comunicación Externa o Respuesta Externa, seguido de una expresión que identifique el asunto 6 GD-G-01

8 En el campo para el texto se deben escribir las siguientes expresiones: PARA: DE: ASUNTO: Seguido del nombre y el cargo del funcionario a quien se dirige la comunicación El cargo del funcionario que remite la comunicación El asunto de la comunicación Contenido del . El texto de la comunicación se escribe en máximo tres párrafos. Si el texto excede de este tamaño, se recomienda adjuntar documento en Word o en PDF. No se deben utilizar fondos, ni figuras en el Outlook porque al momento de subir la información al aplicativo OnBase puede presentar conflictos y el mensaje puede presentar errores. Datos del Remitente. Los datos del remitente estarán conformados por: Nombre, cargo, dependencia (nombre y código), SENA-Nombre de la Regional; número de teléfono o extensión, los cuales se podrán predeterminar en la opción de firmas de Outlook, siguiendo los lineamientos establecidos por la Oficina de Comunicaciones y teniendo en cuenta que el modelo a utilizar en este tipo de comunicaciones debe ir sin logo. Líneas Especiales: Si la comunicación la proyecta una persona diferente a la persona que está autorizada para suscribir comunicaciones oficiales (firmar en soporte físico o enviar a través de Outlook), debe registrar como última línea de la comunicación, su nombre y su , precedidas de la palabra Proyectó. Si se requiere identificar la persona que revisó, se procede de igual forma. Cuando una comunicación es respuesta a otra que le antecedió, se debe registrar como última línea de la comunicación, después de la firma del remitente, el número de radicación y el número interno SENA (NIS), para que las personas encargadas del registro de las comunicaciones puedan relacionar las respuestas con los antecedentes y así lograr que cambie el estado de la comunicación, de pendiente de trámite, a respuesta generada. La radicación de las comunicaciones vía correo electrónico se realiza a través del aplicativo OnBase y una vez radicadas, el remitente recibirá una notificación por Outlook que permite 7 GD-G-01

9 evidenciar que el documento ha sido radicado y enviado a su destinatario. De igual forma se podrán consultar con el usuario de OnBase las comunicaciones producidas o recibidas que hayan sido radicadas y registradas en este aplicativo A través de forma electrónica del aplicativo OnBase. Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o Regional y entre Centros y Regionales. Formulario electrónico de respuesta Notas: 1. Se exceptúan las comunicaciones que se refieran a la relación laboral entre la Entidad y los funcionarios, así como las referidas a procesos disciplinarios o judiciales, las cuales se deben elaboran en soporte físico papel, porque forman parte de los expedientes de las series documentales a las cuales pertenecen. 2. Las Circulares de carácter general, informativo o normativo, que se emplean para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias, se imprimirán únicamente en original y se distribuirán electrónicamente a través del aplicativo OnBase y del Outlook. 8 GD-G-01

10 Formulario electrónico para crear comunicaciones entre dependencias de las Regionales y CFP En la pantalla inicial de OnBase despliegue el menú Recuperación de Documentos y seleccione la opción Nuevo Formulario y en esta opción seleccione 01-FRM Comunicaciones Electrónicas Antes de iniciar el diligenciamiento de la forma electrónica seleccione el tipo de destinatario al cual le va a enviar la comunicación: destinatario interno o externo. Si no lo hace, podrá perder todos los registros que haya ingresado, cuando tenga que dar la opción de guardar la forma electrónica. 1.2 A nivel Externo (personas naturales y otras Entidades) 9 GD-G-01

11 1.2.1 Por correo electrónico Cuando los usuarios de los servicios de la Entidad remitan sus solicitudes, consultas, quejas, reclamos o cualquier otro tipo de comunicación, a través de la cuenta de correo éstas se deberán responder electrónicamente a través de esa misma cuenta, o a través de las formas electrónicas de respuesta de OnBase En soporte físico Se utilizará papel blanco tamaño carta con diseño en el computador, de acuerdo con lo establecido en el Manual de imagen corporativa, según modelo adoptado de las Normas Técnicas Colombianas de Icontec y que se observa a continuación. Se elaborará un original para el destinatario y un máximo de una copia para el expediente de la serie documental a la que pertenezca la comunicación. Si la serie documental se conserva en soporte electrónico, solamente se imprimirá un original. 10 GD-G-01

12 (Margen Superior: Entre 3 cm y 4 cm) 2 a 3 interlíneas 2 a 3 interlíneas 4 a 6 interlíneas Título o tratamiento Nombre Destinatario Cargo Empresa Dirección Nombre de la ciudad 2 interlíneas Asunto: 2 interlíneas Saludo: 3 interlíneas Código de dependencia y número Ciudad de origen y fecha Texto 2 interlíneas Texto 2 interlíneas Despedida, 4 a 6 interlíneas 11 GD-G-01

13 Nombre del Remitente Cargo 2 interlíneas Anexo: 2 interlíneas Copia: 2 interlíneas No. Radicado antecedente y NIS 3 interlíneas Identificación del transcriptor SENA más trabajo! Ministerio de Trabajo Dirección General/Regional/Centro Dirección XXX PBX (57 1) XXXXXX - Línea gratuita nacional: (Margen inferior entre 2 y 3cm) Recomendaciones: 1 La línea de asunto debe contener una síntesis del contenido de la comunicación y en lo posible incluir el nombre de la serie o subserie documental a la cual pertenece, acompañada de los datos adicionales que se requiera, para facilitar la adecuada organización del archivo de gestión. Ej.: Contrato No. de 201. De igual forma cuando lo solicite el remitente, registrar el número de proceso o radicado del antecedente. 2 En la última línea de todas las comunicaciones se debe escribir el número de radicado del antecedente y el NIS (Número interno y automático de OnBase, que le asigna a cada una de las comunicaciones con el fin de poder relacionarlas cuando se trate de un mismo asunto, trámite o procedimiento). De esta forma se asegura que cuando se radique la respuesta, el indexador lo registre y relacione antecedente con respuesta, para cambiar en el aplicativo el estado de la comunicación, de pendiente de trámite, a respuesta generada. 3 Ningún documento oficial podrá elaborarse en papel reciclado. 12 GD-G-01

14 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES 2.1 Documentos Normativos Los tipos documentales normalizados por la Entidad como documentos normativos son los siguientes: Acuerdos: Son documentos que establecen normas y políticas de carácter general, expedidos por el Consejo Directivo Nacional o Regional Resoluciones: Las resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos, que facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo o definen asuntos de carácter administrativo a nivel nacional como Regional Recomendaciones para su elaboración Los documentos normativos y contractuales se elaboran en original y un máximo de una copia (original para el área a cargo de su radicación y copia para la oficina productora). Se utiliza papel bond de 75 grms, color blanco, tamaño oficio, con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de Dirección General, nombre de la Regional y del Centro de Formación Profesional. Este formato se debe diseñar en el computador. El documento siempre debe identificar el nombre del tipo documental. A partir del margen superior de la hoja, de dos a tres interlíneas del recuadro se ubica la palabra ACUERDO o RESOLUCIÓN, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar. La numeración de los Acuerdos y las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario y la realizan el Grupo de Administración de Documentos en la Dirección General y las Unidades de Correspondencia en las Regionales y Centros de Formación Profesional. 13 GD-G-01

15 Para registrar el número de radicado, se debe dejar el espacio necesario. Ejemplo: ACUERDO DE RESOLUCIÓN DE 2014 Cuando el Acuerdo o Resolución conste de varias hojas, éstas deberán numerarse y en el encabezado de cada una de ellas debe transcribirse el epígrafe en su totalidad. La última hoja del Acuerdo o Resolución donde se registre la firma debe tener parte sustancial del articulado. ACUERDO No. DE 201 Por el cual Nombre. de (Resumen la Regional fiel de las disposiciones contenidas en el acto administrativo que se desea expedir) EL CONSEJO DIRECTIVO NACIONAL O REGIONAL RESOLUCIÓN No. DE 201 Por la cual. (Resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto administrativo que se desea expedir) En uso de las facultades legales, en especial EL DIRECTOR GENERAL, SECRETARIO GENERAL, DIRECTOR DE ÁREA, DIRECTOR REGIONAL O SUBDIRECTOR DEL CENTRO CONSIDERANDO: Que.(Deberá indicarse explícitamente la disposición o disposiciones de orden constitucional, legal o reglamentario que lo fundamenten según el caso) Que Artículo 1º. Artículo 2º.. RESUELVE: En uso de las facultades legales, en especial CONSIDERANDO: Que.(Deberá indicarse explícitamente la disposición o disposiciones de orden constitucional, legal o reglamentario que lo fundamenten según el caso) Que RESUELVE: 14 GD-G-01

16 Artículo 1º. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (Según se requiera) Artículo 2º.. Dado en (Ciudad de origen y fecha) PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (Según se requiera) Presidente Secretario Dada en (Ciudad de origen y fecha) Director General, Secretario General, Director de Área, Director Regional y/o Subdirector Centro Circulares. Se emplean para dar a conocer información de carácter general o normativa a un grupo destinatario. Las circulares normativas solamente podrán ser emitidas por: Director General, Secretario General, Directores de Área y Jefes de Oficina, en la Dirección General y por los Directores Regionales y Subdirectores de Centro en las áreas de su jurisdicción o de su competencia. 15 GD-G-01

17 2 a 3 interlíneas CIRCULAR 2 a 3 interlíneas Código de dependencia y número 2 a 3 interlíneas Ciudad de origen y fecha 3 interlíneas GRUPO DESTINATARIO Asunto: 3 interlíneas Texto Entre 2 y 3 cm 2 interlíneas Texto 2 interlíneas Despedida, 16 GD-G-01

18 4 a 6 interlíneas Nombre del Remitente (Director General, Secretario General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Director Regional, Subdirector de Centro) 2 interlíneas Anexo: 3 interlíneas Identificación del transcriptor 3 interlíneas Código de la Serie Documental Entre 2 y 3 cm 2.2 Documentos Contractuales: Convenios y Contratos Convenios: Los convenios son acuerdos entre el SENA y otra institución o empresa, mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones recíprocas y se comprometen recursos de las partes para el desarrollo de proyectos específicos en campos de la Formación Profesional Contratos: Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en donde se establecen obligaciones recíprocas. 17 GD-G-01

19 El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen superior de la hoja (siempre será tamaño oficio), de dos a tres interlíneas del recuadro se ubica la palabra CONVENIO o CONTRATO, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar. La numeración de los Convenios y Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número en los Grupos de Apoyo Administrativo, deberá dejarse el espacio necesario. Ejemplo: 1.5 CONVENIO DE CONTRATO DE Recomendaciones para su elaboración Los documentos contractuales se elaboran en original y un máximo de dos copias (original para el área a cargo de su radicación, una copia para presupuesto y otra para el contratista. Se utiliza papel bond de 75 gramos, color blanco, tamaño oficio, con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de Dirección General, nombre de la Regional y del Centro de Formación Profesional. Este formato se debe diseñar en el computador. El documento siempre debe identificar el nombre del tipo documental. A partir del margen superior de la hoja, de dos a tres interlíneas del recuadro se ubica la palabra CONTRATO o CONVENIO, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar. Para registrar el número de radicado, se debe dejar el espacio necesario. La radicación de los Contratos y Convenios es consecutiva, se inicia y cierra cada año calendario y la realiza el Grupo de Administración de Documentos en la Dirección General y los Grupos de Apoyo Administrativo (área de contratación) en las Regionales y/o CFP. En el caso de los Convenios la realizan los Grupos adscritos a las Direcciones Regionales de Formación Profesional, Empleo y Sistema Nacional de Formación. 18 GD-G-01

20 CONTRATO No. DE 201 CONVENIO No. DE 201 La radicación de cualquier tipo de contrato a partir del año 2013, se ha venido realizando a través de la digitalización de la minuta del contrato en el aplicativo OnBase, donde se genera un único número de radicación consecutiva de contratos único por Regional. El consecutivo de Los contratos radicados en cada una de las Regionales con toda la documentación que soporte su trámite, debe conservarse en las áreas de contratación de los Grupos de Apoyo Administrativo, de acuerdo con el procedimiento establecido en esta misma Guía, en el siguiente capítulo. Entre los suscritos (cargo de la persona que está delegada por Resolución, para suscribir Contratos) (Clausulado) Entre los suscritos (cargo de la persona que está delegada por Resolución, para suscribir Convenios) (Clausulado) CONTRATANTE CONTRATISTA POR EL SENA POR LA EMPRESA CONVINIENTE NOMBRE NOMBRE NOMBRE NOMBRE C.C. C.C. C.C. C.C. Recomendaciones generales en la producción y manejo de los documentos 19 GD-G-01

21 Las tintas de impresión y de firma de los documentos deben ser de color negro y poseer estabilidad química, no deben ser solubles al contacto con la humedad, ni presentar modificaciones de color, o transmitir acidez al soporte. El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca deben intervenirse los documentos con este tipo de procedimiento. Los documentos que hayan sido transmitidos vía fax y se hayan recepcionado en papel térmico se deben fotocopiar en papel bond para asegurar la preservación de la información. 3. ELABORACIÓN DE ACTAS E INFORMES ADMINISTRATIVOS Teniendo en cuenta que estos tipos documentales son muy utilizados en la producción documental de la Entidad, se presenta a continuación el modelo para la elaboración de las Actas Administrativas, el cual aplica las recomendaciones de las Norma Técnica Colombiana. Para la elaboración de informes administrativos cortos o extensos se debe aplicar también estas normas. 20 GD-G-01

22 ACTA No. NOMBRE DEL COMITÉ O DE LA REUNIÓN CIUDAD Y FECHA: HORA DE INICIO: HORA FIN: LUGAR: DIRECCIÓN GENERAL / REGIONAL / CENTRO TEMAS: OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN: DESARROLLO DE LA REUNIÓN 1. Lectura y aprobación del Acta anterior 2. CONCLUSIONES COMPROMISOS ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA 21 GD-G-01

23 ASISTENTES NOMBRE CARGO/DEPENDENCIA/ENTIDAD FIRMA INVITADOS (Opcional) NOMBRE CARGO ENTIDAD Página 1 de CAPÍTULO II: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS EN LAS DEPENDENCIAS 1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, es indispensable radicar en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de Formación Profesional o en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General, todas las comunicaciones oficiales tanto físicas como electrónicas que se reciban y produzcan en la Entidad. El encargado en cada dependencia de la recepción de las comunicaciones oficiales en soporte físico, deberá confrontar el formato de Comprobante de recorrido a dependencias contra los 22 GD-G-01

24 documentos que recibe y deberá devolverlo firmado a satisfacción, o con las observaciones correspondientes a la Unidad de Correspondencia. En la dependencia se debe verificar que el documento enviado corresponda a las funciones que allí se desarrollan y si se trata de un asunto que requiere tramitarse a través de ella. Si el documento no tiene relación directa con su dependencia se debe remitir de inmediato a la oficina competente según el caso y efectuar el registro en el aplicativo OnBase. Cuando se trate de comunicaciones electrónicas la persona a cargo del aplicativo para la gestión electrónica documental (OnBase) deberá identificar que se trate de un asunto de competencia de la dependencia. En su defecto, deberá trasladar a través del aplicativo la comunicación al área competente y reenviar el de notificación a la persona encargada en la dependencia competente. Si se desea se puede adicionar al procedimiento mencionado, una comunicación oficial electrónica mediante la cual se indique el traslado. 2. TRÁMITE DE DOCUMENTOS El encargado en cada dependencia de la distribución y trámite de las comunicaciones deberá controlar los siguientes trámites: Todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios y/o contratistas deben quedar registrados en el aplicativo OnBase. Cuando se trate de comunicaciones electrónicas se debe solicitar al Jefe de la dependencia remitir copia del que reenvíe al encargado del trámite, para poder efectuar el registro correspondiente en el aplicativo. Se debe revisar periódicamente el plazo de trámite de las comunicaciones en soporte físico o electrónico, a través de los reportes del aplicativo OnBase, para apoyar a las personas de la dependencia y garantizar que las comunicaciones se tramiten oportunamente. 23 GD-G-01

25 Devolver a las Unidades de Correspondencia, todas las comunicaciones que se hayan recibido en soporte físico y que no correspondan a ninguna de las series documentales que deba organizar la oficina, para que sean archivada como parte del consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas. Todas las comunicaciones que hayan sido tramitadas deben archivarse en el aplicativo OnBase, a través de la asignación de la serie documental. Las dependencias deben generar semanalmente un recordatorio interno sobre las comunicaciones pendientes de trámite a cargo de cada uno de los funcionarios para promover la respuesta oportuna de sus comunicaciones. Las Unidades de Correspondencia remitirán mensualmente a todas las dependencias el recordatorio de correspondencia, para alertar sobre las comunicaciones que se encuentran pendientes de trámite y así se elaboren las respuestas necesarias o se registren las notas correspondientes que sustenten que las comunicaciones no ameritan respuesta y se archiven a través de la asignación de la serie documental. CAPÍTULO III. APLICACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 1 La Ley General de Archivos (594 de 2000), estableció la obligatoriedad para las entidades del estado de elaborar las Tablas de Retención Documental, así como la presentación de las mismas al Archivo General de la Nación, para su aprobación. Teniendo en cuenta que mediante Acuerdo 054 del 30 de octubre de 2001, el Archivo General de la Nación aprobó la Tabla de Retención Documental del SENA, la entidad estableció la obligatoriedad en su aplicación para todas las dependencias con Resolución del 5 de diciembre de Artículo Cuarto del Acuerdo 042/2002 del AGN 24 GD-G-01

26 De acuerdo con la reestructuración de la Entidad, se actualizaron las Tablas de Retención de la Dirección General y se estableció su aplicación obligatoria con la Resolución del 15 de diciembre de De igual forma se elaboraron y aprobaron las Tablas de Retención Documental para Regionales y Centros de Formación Profesional y se dispuso su aplicación obligatoria mediante la Resolución / Desde el año 2008 se vienen realizando actualizaciones permanentes, con la aprobación del Comité Nacional de Administración de Documentos y la última actualización se aprobó en el Comité realizado el 31 de octubre de 2012, con la participación de todas las dependencias de la Dirección General y de algunas Regionales y Centros de Formación Profesional, para el 2013 la actualización se aprobó mediante resolución 0577 de Se debe tener en cuenta que el SENA como entidad de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional tiene la obligación de aplicar las Tablas de Retención Documental en la organización de sus archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos y a las pautas y normas técnicas emitidas por el Archivo General de la Nación. Las unidades administrativas y funcionales de la entidad deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental (TRD), velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. La persona a cargo de cada una de las dependencias es el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental aprobada por el Comité Nacional de Administración de Documentos, cuya aplicación se dispuso con las Resoluciones y del 15 de diciembre de 2005 y con base en las actualizaciones que se vienen aprobando a través del Comité Nacional de Administración de Documentos y a partir del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, las que apruebe el Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad. 1. EN SOPORTE FÍSICO 25 GD-G-01

27 1.1 Apertura y ubicación de los documentos La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada una de las dependencias. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes y los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Los tipos documentales que integren las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. La foliación se podrá realizar con lápiz o esfero en el extremo superior de la hoja. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: Regional y/o Centro de Formación Profesional, nombre de la dependencia, serie, sub-serie, número consecutivo y nombre cuando se requiera, fechas extremas, número de expediente, número de folios y número de caja si fuere el caso. Un número adecuado de folios por expediente está en el rango de 180 a 220 folios. En todo caso el gancho legajador plástico debe cerrar sin dificultad. Para el control interno de los expedientes de archivo, elabore el formato de Inventario para Transferencia Documental, y actualícelo permanentemente; le facilitará el control y consulta permanente de la documentación. Consultar el capítulo de transferencia. Cada vez que una dependencia, entidad o persona requieran información referente a los documentos de archivo de su área y sea indispensable retirar el expediente, diligencie el formato de Ficha de Afuera. Ver Préstamo de Documentos. 26 GD-G-01

28 El préstamo de documentos para consulta o fotocopia debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la dependencia y debe ser solicitado por escrito cuando se trate de otras entidades o personas particulares. Evite de ser posible, perforar los documentos. Si es necesario aplicar este procedimiento emplee ganchos legajadores plásticos. Si requiere emplear ganchos de cosedora o clips, utilice siempre una protección de papel entre el documento y el gancho. Preferiblemente emplee clips plásticos para sujetar documentos que requieran estar unidos. No realice los siguientes procedimientos: subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento. 1.2 Procedimiento de Selección y Descarte En el expediente de cualquier serie documental no se deben archivar documentos duplicados. Cuando se trate de varios ejemplares de un mismo documento se seleccionará aquel que se encuentre en mejores condiciones y se eliminarán los duplicados o fotocopias del mismo documento. 1.3 Elementos para la organización de los archivos de gestión en soporte físico Carpetas y tapas legajadoras. Se utilizarán carpetas y tapas de acuerdo con el tipo de archivador, así: Archivadores verticales (rodantes): carpetas y tapas, tamaño oficio, plastificadas con aleta vertical. Para este mismo tipo de archivador se emplean carpetas divifolder con su correspondiente sobre-carpeta. Nota. Aunque este tipo de elementos, no es recomendado por el Archivo General de la Nación, en el SENA, las personas que deben consultar permanentemente la documentación referida a contratos, convenios, procesos de cobro coactivo e historias laborales, pensionales, clínicas, odontológicas y ocupaciones, evidenciaron mayor facilidad en la consulta cuando se cuenta con la clasificación de la documentación de acuerdo con cada uno de los capítulos o etapas que conforman estos expedientes. 27 GD-G-01

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