Manejo de Correspondencia Digital e Impacto sobre los Costos de uso del Papel. Digital Correspondence Management and Impact on Cost of Use of Paper

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1 Manejo de Correspondencia Digital e Impacto sobre los Costos de uso del Papel Resumen: Andrea Paola Palencia Argel 1 Jeimmy Paola García Jiménez 2 Agosto de 2012 El presente trabajo es el resultado preliminar de una investigación cuyo horizonte temporal es de un año. El objetivo es identificar y cuantificar los costos asociados al uso intensivo del papel en la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional. Se caracteriza el uso de documento en papel y documentos electrónicos teniendo en cuenta el impacto de las tecnologías de la información y las comunicaciones sobre el manejo de los mismos y se precisa en la importancia y el papel de la gestión electrónica de documentos como recursos estratégicos para el logro de los objetivos planteados en la investigación. En esta primera etapa de la labor investigativa, los esfuerzos se concentraron en dos tareas específicas: el diseño y aplicación de una encuesta a una muestra del personal administrativo de la FCE y la revisión de la normatividad vigente en la Universidad en materia de Gestión Documental. Los resultados obtenidos justifican una transición de documentos en papel a documentos electrónicos, ya sea modificando el Sistema de Gestión Documental vigente o sustituyéndolo por otro sistema que resulte mas eficiente. Palabras Clave: Gestión Documental, Costos de uso del papel, SIMEGE, Sistemas de Gestión de Documentos, Evaluación de normatividad. Digital Correspondence Management and Impact on Cost of Use of Paper Abstract: The present work is the preliminary result of an investigation whose time horizon is one year. The aim is to identify and quantify the costs associated with paper-intensive in the Faculty of Economics, National University. It features the use of paper documents and electronic documents taking into account the impact of information technology and communications on their management and explained in the importance and role of electronic document management as strategic resources for achieving the goals outlined in the research. In this first stage of the investigative work, efforts were concentrated on two specific tasks: the design and implementation of a survey of a sample of the administrative staff of the FCE and revision of current regulations at the University in Document Management. The results justify a transition from paper documents to electronic documents, either by amending the existing document management system or replacing it with another system be more efficient. Keywords: Document Management, Paper Usage Costs, SIMEGE, Document Management Systems, Assessment regulations. 1 Estudiantes de Economía de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia, y monitoras de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas. Correo Electrónico: appalenciaa@unal.edu.co y jpgarciaj@unal.edu.co

2 Estudiantes Auxiliares: Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Juan Felipe Reyes Rodríguez Coordinadores: Jasmin Guerra Cárdenas Juan Calos Tarapuez Roa Coordinador Servicios Web: John Jairo Vargas Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Diego Alejandro Jiménez Arévalo Álvaro Andrés Morales Montenegro Andrea Paola Palencia Argel Bryan Daniel Umbarila Rubiano Camilo Andrés Valencia Gómez Cindy Melissa Cárdenas Plazas Cristian Fabián Hernández Guevara Daniel Darío Fula Argüello Daniel Francisco Rojas Martín David Mauricio Mahecha Salas Edward Frankchesko Yanquen Brinez Jeimmy Paola García Jiménez Jenny Paola Mancera Fandiño Jhonathan David Rodríguez Chacón Juan David Mogollón Plazas Laura Cristina Delgado Delgado Leonardo Alexander Cárdenas Beltrán Miguel Ángel Hernández Carvajal Paola Alejandra Alvarado castillo Sebastián Álvarez Luque Viviana María Oquendo Patiño Walter Helberth Calderón Espitia Analista de Sistemas de Información: Víctor Hugo Ramos Ramos Este documento es resultado de un trabajo conjunto y coordinado de los integrantes de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia. Esta obra está bajo una licencia reconocimiento no comercial 2.5 Colombia de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite o envié una carta a Creative Commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA. 2

3 MANEJO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL E IMPACTO SOBRE LOS COSTOS DE USO DEL PAPEL Tabla de contenido 1. INTRODUCCIÓN MARCO TEORICO... 6 Tecnologías de la Información y la Comunicación... 7 Sistemas de información o de gestión documental... 8 Implementación de un Sistema de Gestión Documental No aceptación generalizada de los documentos electrónicos Costos asociados al uso intensivo del papel METODOLOGÍA CONSTRUCCIÓN, DISEÑO Y APLICACIÓN DE UNA ENCUESTA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN UN-SIMEGE RESULTADOS DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS ARROJADOS POR LA ENCUESTA DESCRIPCION DE LA POBLACION ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN ANÁLISIS DEL SISTEMA DE RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA, CONTEMPLANDO TIEMPOS DE RECUPERACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS EVALUACIÓN DEL SIMEGE Y DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTOS QUE PUEDEN SER MIGRADOS A UN SEGD DIAGNÓSTICO INTEGRADO DE LA SITUACIÓN ACTUAL CONCLUSIONES REFERENCIAS... Error! Marcador no definido. 3

4 MANEJO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL E IMPACTO SOBRE LOS COSTOS DE USO DEL PAPEL 1. INTRODUCCIÓN Son innegables los avances tecnológicos que se han venido dando desde hace algún tiempo, los cuales han permitido que se geste una revolución de la vida cotidiana, que se observa en muchos ámbitos, desde la comunicación hasta las actividades de entretenimiento. Sin duda, uno de las características más importantes de esta nueva era es la generación y el acceso cada vez más rápido a la información de todo tipo, así como su amplia difusión, y es por ello que a esta nueva época se le denomina Sociedad de la Información o Sociedad del Conocimiento. Frente a este nuevo paradigma que atraviesa la sociedad moderna, es apenas lógico el surgimiento de la necesidad de adaptación no solo por parte de las empresas privadas, sino también de las entidades de carácter público. Uno de los aspectos en los que se debe innovar constantemente es en los procesos de gestión de la información o gestión documental de las organizaciones, en vista de la importancia que adquiere día tras día el acceso rápido a información pertinente. El uso de las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicaciones, es la vía para que las organizaciones de cualquier naturaleza se adapten a las recientes dinámicas sociales y económicas que les rodean, porque no solo frena un poco el creciente deterioro medioambiental, sino que también mejora los procesos dentro de las mismas entidades haciendo ganen en eficiencia, debido al ahorro de costos de uso de papel que se deriva del uso de documentos electrónicos, como sustitutos del papel. Al respecto se advierte que Los analistas de la industria forestal consideran que la perspectiva del aumento del consumo es una señal de crecimiento económico saludable y de la mejora de la calidad de vida. El consumo de papel es utilizado como un indicador de desarrollo, cuando en realidad es un indicador de despilfarro de los recursos naturales (Greenpeace, 2004). Se ha establecido entonces que el uso de las TIC s dentro de las organizaciones trae consigo un ahorro en costos de uso del papel, de manera que se mejora la eficiencia en materia de gestión documental, pero Qué impacto tiene el uso intensivo del papel en una organización en términos de eficiencia? Esta pregunta, alude a un problema de cuantificación costos. Es por eso que el principal objetivo de este estudio es identificar y cuantificar el impacto del uso 4

5 intensivo del papel en el caso específico de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia sede Bogotá. La importancia de dar solución a este problema es que al calcular cuales son los costos que se podrían ahorrar eventualmente al sustituir los documentos de papel por documentos electrónicos y correspondencia digital, es posible evaluar las ventajas concretas que ello representa y hacer posteriormente un análisis costo beneficio respecto a la transición de documentos en papel a documentos electrónicos. Para dar cumplimiento al objetivo general planteado en la investigación se propusieron tres objetivos más específicos. El primero es identificar los elementos que sirvan como base teórica, el segundo consiste en Evaluar el impacto económico del uso intensivo del papel en la FCE, y el tercero es diseñar una propuesta para la implementación de un sistema de gestión documental que facilite el manejo de la correspondencia digital, en principio en la facultad, con miras a ser extendida en toda la Universidad Nacional. En cuanto a la metodología de este estudio (y teniendo en cuenta que el horizonte temporal de la investigación es de un año), se siguieron dos etapas: la primera fue la elaboración e aplicación de una encuesta dirigida a una parte del personal administrativo de la FCE, y la segunda consistió en realizar un estudio de la normatividad vigente en la Universidad en materia de gestión documental, con el fin de buscar las falencias que se deben corregir. Los resultados que se obtuvieron al finalizar el análisis de la información recolectada en la encuesta y la revisión de las normas justifican la necesidad de un cambio en cuanto a gestión de documentos con miras a aumentar la eficiencia de la institución y reducir los costos de uso del papel en la misma. En cuanto a los datos arrojados por la encuesta realizada, se realizó un análisis general de la gestión documental, los agentes que participan, la tipología documental, los flujos de estados para la documentación técnica, la estructura documental, los roles de usuarios, entre otros. Por un lado, se encontró que los documentos vitales en la facultad son los informes, las solicitudes y los oficios, los cuales representan el tipo de documentos que necesitan ser migrados a medios electrónicos con mayor urgencia. Por otro lado, respecto a otros costos asociados al uso intensivo del papel como la recuperación de los documentos se encontró que la mayoría de funcionarios tarda entre 20 y 30 minutos en la recuperación de documentos, que acumulando las veces que deben hacer esta tarea, representa un costo de oportunidad relativamente alto. Aparte de ello, para la evaluación del UN-SIMEGE se hizo una revisión de documentos oficiales de la universidad tales como el Manual de Mejor Gestión, el Instructivo para el uso y administración del SIMEGE ELECTRONICO Modulo documentos, el Manual de Procesos y Procedimientos, entre otros. Allí se encontraron algunas generalidades importantes del 5

6 Sistema de Mejor Gestión de la Universidad y detalles de los procesos de gestión documental. Se descubrió que la gestión de documentos en términos formales esta muy bien organizada y estructurada en el software de Soft Expert, y sin embargo se destacan algunas fallas de éste (no todas) y se concluye que es pertinente hacer una revisión mas profunda del software, para determinar si resulta mas conveniente hacer una cambio para mejorar lo que ya esta vigente en la Universidad, o si por el contrario, resulta mas benéfico realizar una transición completa que implica adoptar un nuevo software que sea mucho mas eficiente. Finalmente, se presentan una serie de objetivos específicos futuros para dar continuidad a la investigación y alcanzar plenamente el objetivo general planteado desde un principio. Además de esta introducción, este documento cuenta con cuatro partes más, a saber: el marco teórico, en el que se explican los conceptos teóricos de relevancia para la presente investigación y el estado del arte en la materia; La metodología, en la que se detalla como se hizo la recolección de la información; los resultados, en la que se describe el análisis de los datos obtenidos; y las conclusiones del trabajo en las que se enseñan los principales resultados de la investigación y se presenta la propuesta para dar continuidad a la misma. 2. MARCO TEORICO El uso del papel en las organizaciones tiene un impacto ambiental negativo en cuanto contribuye al detrimento de los recursos naturales; el aumento del consumo del papel en el mundo y las previsiones de crecimiento que se hacen de él se sustentan en modelos económicos insostenibles, enormemente derrochadores y contrarios al principio de precaución con el Medio Ambiente (Greenpeace, 2006). Sin embargo, con el surgimiento de las nuevas tecnologías de la información y comunicaciones, surge la oportunidad de reducir los costos de uso de papel dentro de las organizaciones públicas y privadas, de tal forma que existe la posibilidad no solo de reducir tales impactos negativos, sino de mejorar la eficiencia - entendida como la capacidad de hacer el mejor uso posible de lo medios disponibles para lograr un objetivo deseado (Spencer, 1993)- al interior de las entidades. Según González (2010) existe un número cada vez mayor de organizaciones que parecen estar decididas a hacer un uso intensivo de las tecnologías de la información y la comunicación para mejorar la comunicación con públicos internos y externos, así como automatizar procesos, ahorrando espacio, tiempo y energía. 6

7 Al respecto Artiles (2009) considera que a partir de la gestión de información entendido como un proceso de alta dirección que facilita la creación de un conocimiento nuevo; se concreta en acciones estratégicas a partir del re direccionamiento de los recursos con los cuales opera (humanos, tecnológicos, de información), con el objetivo de elevar los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de una meta u objetivo de cualquier organización. Con lo anterior y como resultado de la observación y revisión literaria al respecto se han identificado tres sub-áreas temáticas de búsqueda que resultarán trascendentales para la edificación de una sólida base teórica, a saber: impacto del uso de las tecnologías de la información, sistemas de gestión documental y los costos asociados al uso intensivo del papel. Tecnologías de la Información y la Comunicación Hace unas cuantas décadas se inicio un proceso de transformación en el que la innovación tecnológica y avances científicos han jugado un papel muy importante. El rápido desarrollo de las nuevas tecnologías ha provocado cambios en la sociedad, se habla ahora de la sociedad del conocimiento, y la era de la información. Entonces, en la sociedad de hoy el que tenga a su disposición la mejor y mayor cantidad de información tiene una gran ventaja sobre los demás. En esta era de la información a la que nos referimos, muchas organizaciones han superado muchas de las desventajas en materia de su entorno operativo que poseían en la era industrial, y en este sentido se está expandiendo una brecha en relación a las que no se han adaptado a la era de la información. Artiles (2009) hace referencia a algunos de los aspectos del entorno operativo que se han visto mejorados en la era de la información como: Funciones: Es posible la integración de todos los procesos productivos para mejorar la eficiencia, la velocidad y la calidad de los procesos. Vinculo con clientes y proveedores: Mejoras en costo, calidad y tiempo de respuesta. Segmentación de los clientes: Se ofrecen productos a la medida de la demanda del cliente. Escala global: Competencia a escala mundial y poseer clientes el todo el mundo. Innovación: la rápida innovación tecnológica permite anticiparse a las necesidades futuras de los clientes. 7

8 Empleados de nivel: Se reducen las funciones tradicionales del trabajo, se exige más personal en funciones analíticas. Las anteriores ventajas que posee la era de la información en relación a la era industrial están enfocadas a las entidades de carácter privado. Sin embargo, las entidades públicas también pueden sacar provecho de algunas de estas ventajas como por ejemplo, en materia de funciones, vinculo entre clientes y proveedores, Innovación y empleados de nivel. En este contexto, en el ámbito de la producción y la organización de las empresas e instituciones, tanto del sector privado como del público, el acceso a la información de manera rápida y precisa es de vital importancia en términos de eficiencia. Ahora, con la aparición de las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC), los procesos de gestión de la información dentro de las organizaciones deben evolucionar y aprovechar las ventajas de los avances tecnológicos. En palabras de Artíles (2009): Un elemento importante en este escenario es el impacto de las TIC. Ellas ejercen una notable influencia en los procesos de generación, producción, transmisión, difusión y organización de la información y el conocimiento en las empresas. Y sirven de palanca para que las organizaciones puedan desempeñarse mejor frente a la creciente competencia regional e internacional, que exige como condición una innovación tecnológica y organizacional permanente, con vistas a garantizar niveles altos de competitividad y de respuesta a una demanda mayor de los gobiernos y la sociedad de responsabilidad ante los pueblos. (Artiles, 2009, p. 4-5) De esta forma se concibe al progreso tecnológico y al uso de las TIC como un factor trascendental para aumentar la competitividad de las empresas privadas, permitiendo que se incluyan con mayor facilidad en el nuevo paradigma tecno-económico. Sin embargo, como el fin último de las entidades públicas no es hacerse competitivas en determinado mercado, el uso de las TIC en ese contexto permitiría a dichas organizaciones mejorar la eficiencia en la prestación de los servicios públicos. Sistemas de gestión documental Ciertamente, el acceso de las organizaciones de los países en vías de desarrollo a los sistemas de gestión de documentos electrónicos es muy limitado debido a los altos costos que representa tal modernización de la empresa. Sin embargo, se debe tener en cuenta que puede resultar muy ventajoso incurrir en dichos costos, pues a largo plazo se podrían ahorrar costos relacionados con la poca eficiencia de la organización y su incapacidad de adaptarse a 8

9 las dinámicas modernas del manejo y transmisión de la información. Algunas de las ventajas que pueden adquirir las organizaciones al sustituir la gestión tradicional de documentos, por una gestión electrónica se enumeran en el siguiente apartado: reducir el espacio físico de archivo, mantener un único conjunto de información que contenga todo aquello que fue o es importante para la organización, posibilitar la localización rápida por una gran diversidad de criterios, facilitar el procesamiento paralelo de información contenida en documentos, en lugar de que el usuario deba esperar porque otro termine con ellos para consultarlos, preservar los documentos originales, con la eliminación de los riesgos que trae consigo el deterioro de los documentos por su uso, integrar la documentación en procesos de trabajo, controlar versiones, eliminar las copias incontroladas, distinguir el papel en circulación, controlar el acceso al archivo por niveles de seguridad, eliminar la pérdida de documentación, mejorar, de forma general, el manejo de información que puede resultar determinante para el desarrollo de la organización, relacionar información por grupos y tipos de usuario y evitar redundancia en la documentación. (García, 2001, p.196) Dentro de las Tecnologías de Información que mejoran el desempeño de las entidades, se encuentra las tecnologías para la gestión de documentos o Sistemas de Información (SI). Se trata de un sistema en el cual los documentos de la organización estén digitalizados, de tal forma que sean accesibles en cualquier momento y por cualquier persona de la organización. Con relación a los sistemas de gestión de documentos electrónicos, García (2001) dice: podemos referirnos a la gestión de documentos electrónicos como el proceso de creación, almacenamiento y utilización de los documentos electrónicos, que incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda, recuperación, reproducción y diseminación, a partir de dispositivos electrónicos. (p. 191) Por otra parte, Cortina (2009) hace referencia a que los sistemas de gestión de documentos electrónicos pretenden tres cosas: a) Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe que documentos tiene que guardar, cuando, cómo y dónde. Cada persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita. b) Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc. 9

10 c) Conservar la memoria de la organización más allá de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada. (p. 6) Para poder implementar un sistema de Información en cualquier organización, es necesario que se tengan en cuenta aspectos como los requerimientos de información de la organización, la forma como se adquiere la información, el comportamiento de los miembros de la organización respecto al procesamiento de la información, la misma naturaleza de la información, la forma como es usada la información, y el papel que juega esa tecnología en el procesamiento de la información. Los sistemas de información facilitan todas las funciones relacionadas con la gestión de la información al interior de las organizaciones, como la administración, el almacenamiento, la dirección y la opción de compartir documentos. Por ejemplo, Artiles (2009) resalta que una importante función de la gestión de la información es la de mantener la información en un formato que permita su acceso oportuno y es evidente que los software de gestión documental facilitan en gran medida esta función. En Rodríguez (2008) se hace un análisis de aspectos básicos del diseño y desarrollo de un sistema de información concebido no sólo para adaptar una organización a las exigencias de la nueva era informacional, sino como instrumento para el control de la gestión operacional, con cierta tendencia jerárquica (p.529). Según esta autora, los sistemas de información sirven para: a) aumentar la productividad, b) adaptar la organización a cambios tecnológicos que permitan su sobrevivencia, c) mejorar la gestión y efectividad en la toma de decisiones; y d) mejorar la calidad del producto o servicio. (p. 530). Sin lugar a dudas, La función los sistemas de información va mas allá de brindar información a las organizaciones, lo más importante es que brinda un apoyo a la gestión y a la toma de decisiones. García (2001, p.192) presenta un listado de software especializado en la gestión de documentos electrónicos que se tendrán en cuenta para la construcción de una propuesta a ser implementada en la U. Nacional: Cuadra Associates, que produce el STAR.2 EDUCOM Business Solution, que produce el RecordMANAGER.3 Information Network, Inc., con su programa InSight.4 ProvenanceSystems, que produce el ForeMost.5 La compañía TOWER Software, actualmente en el mercado con el TRIM.6 10

11 Altris Software, Inc., que ha creado el eb.7 Hyland Software, Inc., con el software OnBase para la gestión.8 IBM Corporation, produciendo el Content Manager y el Enterprise Information Portal.9,10 Identitech, Inc., con el FYI.11 Magellan Software, en el mercado con el SpyVision.12 Optical Image Technology, Inc., produce el Total Solution.13 SolCom, Inc., con su Suite de Productos SolCom, además del MultiManager.14 TREEV, Inc., que vende actualmente el TREEV En cuanto a la clasificación de los Sistemas de Información (García, 2001), distingue que las tecnologías de la gestión documental se pueden clasificar en varias categorías que son: la gestión de documentos, la gestión del conocimiento, Imaging, Flujos de trabajo, y sistemas para almacenamiento y gestión. En primer lugar, los software para la gestión de documentos son programas que sirven como herramientas para trabajar con documentación independientemente del formato en que se encuentren (archivos de office 32 o 64 bits, archivos en línea, en MS-DOS, etc.) y una de sus ventajas es que permite a los miembros de las organizaciones recuperar rápidamente los archivo creados electrónicamente, y se muestren las características de los documentos electrónicos como: tipo de documento o extensión, autor, ubicación, tamaño, etc. Así como también permite añadirles seguridad. La gestión del conocimiento es un proceso que relaciona la información y la experiencia y los pone a disposición del personal de la organización para aumentar la eficiencia con la que se realizan las tareas. Permite compartir el capital humano de cada trabajador. El software especializado en ello se encarga de recopilar toda la información, dividirla en categorías, distribuirla, de tal forma que se facilite la colaboración entre los usuarios de la información en la consulta y aplicación de todos los conocimientos de la organización. Por su parte, Imaging hace referencia al proceso mediante el cual se digitalizan los documentos impresos en formato de imágenes, Todo esto permite que la organización recopile, almacene, archive y recupere imágenes electrónicas de documentos impresos. (García, 2001, p. 193) El Formato PDF es actualmente el más utilizado para almacenar este tipo de documentación electrónica. 11

12 A diferencia del imaging, los flujos de trabajo permiten la creación de nuevos documentos electrónicos basados en documentos que fueron inicialmente en papel, es decir, permite editar en el computador documentos que fueron elaborados inicialmente a mano. Y por último, se encuentra el almacenamiento y gestión de información, que no es más que una forma de archivar documentos y datos, así como ponerlos a disposición de los usuarios. Se mantiene los conceptos de archivos personales, transitorios y oficiales y los mecanismos para insertar, recuperar o eliminar documentos. En este orden de ideas, los encargados de la gestión documental se dedican a clasificar los registros, archivarlos de una forma que permita su rápida recuperación, buscar la localización de los registros, recuperarlos y destruirlos o archivarlos permanentemente y por lo tanto los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben incorporar estas tareas. Pero realizar una gestión de archivos de manera eficiente implica que se deben maximizar los beneficios obtenidos del uso de la información contenida en los documentos electrónicos y minimizar los costos incurridos en todas estas tareas relacionadas(garcía, 2001, p ). Otra clasificación de los Sistemas de Información, es aquella según la cual un sistema formal coexiste dentro de la organización con un sistema informal. Por un lado, el Sistema de Información formal hace referencia al conjunto de normas y procedimientos que permiten que la información se genere y se distribuya de forma correcta entre el personal de la organización; y por el otro, el Sistema de Información informal, es aquel que está basado en la comunicación no formal entre las mismas personal de la organización (Rodríguez, 2008, p.530) Más aún, se encontró una clasificación más de los Sistemas de Información relacionados con las funciones que desempeñan (Rodríguez, 2008), entre los cuales podemos distinguir los siguientes: Sistemas transaccionales: (creación de valor) permiten la automatización de procesos Sistemas de Apoyo a las decisiones: (toma de decisiones) son plataformas de información que integra los sistemas transaccionales más importantes de la empresa. Sistemas estratégicos: (crear relaciones) son relativos a la interacción de la empresa con el exterior. Es importante destacar que debe existir cierto grado de interacción entre estos tipos de sistemas de información, pues eso permitirá utilizarlos como una herramienta de control en 12

13 la gestión de la organización en conjunto, se trata entonces de poseer un Sistema integrado de toda la información de la organización. Implementación de un Sistema de Gestión Documental Un aspecto de importancia en los procesos de Gestión de las organizaciones es la elaboración y análisis de indicadores que revelen el estado de los procesos y dependencia dentro de una organización, y un completo Sistema de Información debe ser capaz de brindar información sintetizada mediante indicadores y generalmente graficada, de modo que permita reconocer las tendencias, facilite la supervisión, el análisis de causas y la planificación, sugiriendo alternativas para la toma de decisiones. (Rodríguez, 2008, p.534) Una vez se tienen los indicadores es de vital importancia su análisis que puede ser un análisis de desviaciones, un análisis estático o sincrónico, un análisis histórico o diacrónico y/o un análisis causal. El impacto positivo o negativo de la implementación de un sistema de información depende del grado de aceptación de los operadores del mismo, que a su vez depende de factores como el grado de satisfacción de las necesidades de información del personal de la entidad; la oportunidad y pertinencia de la información generada y almacenada; la facilidad de uso de la interfaz del programa; el grado de integración de las bases de datos, y entre las dependencias de la entidad; y los costos que representen la utilización del sistema de información (Rodríguez, 2008, p. 537) Por otro lado, dentro de las medidas para promover la gestión interna de documentos electrónicos se pueden encontrar las expuestas por García (2001, p.198): Definir o sistematizar las políticas de gestión de la documentación (impresa y electrónica) en la organización, involucrar en la ejecución de estas políticas a todos los miembros de la organización, sin excepción alguna, invertir en la tecnología necesaria para crear una red local de computadoras en la organización y enlazarla en lo posible a las redes de organizaciones análogas y a Internet, de ser posible, crear bases de datos que almacenen, tanto la información necesaria para los distintos departamentos como la historia de la organización, es decir, su archivo, crear mecanismos de acceso a estas bases de datos a través del web, crear mecanismos de trabajo en grupos y facilidades tecnológicas para ello, 13

14 llevar a cada uno de los miembros al trabajo con las nuevas estrategias. No aceptación generalizada de los documentos electrónicos Sin embargo, a pesar de todas las ventajas que posee el manejo de los Sistemas Electrónicos de Gestión Documental, existe un problema de difícil solución, y que por tanto, esta fuera del alcance de la presente investigación y es que, A pesar de los avances alcanzados en los últimos años con respecto al reconocimiento de los documentos en formato electrónico, no se aprecian avances significativos en el carácter probatorio de este tipo de documento, sólo es aceptable el formato papel. En términos legislativos y económicos, un documento en formato electrónico carece de validez, y esto es un problema que las organizaciones deben considerar en el futuro. (Artiles, 2009, p. 13). Pero no solo es preocupante este problema en términos externos a las organizaciones, para los alcances del presente trabajo, definiendo en ámbito de estudio únicamente en una facultad de la Universidad, representa una dificultad la aceptación y reconocimiento de los documentos electrónicos por parte de los organismos centrales de la misma. Por tal motivo, se debe tener en cuenta que puede llegar a ser contraproducente la digitalización de todos los documentos que se manejan dentro de la Facultad, debido a que en algunos casos, representaría realizar un doble trabajo para los funcionarios, y en vez de reducir los costos y aumentar la productividad, se presentaría la situación contraria. Costos asociados al uso intensivo del papel Esta investigación pretende analizar los impactos que tiene el uso intensivo del papel sobre los costos en los que incurre una organización. La reducción en el consumo de papel y demás elementos que la documentación física requiere contribuirá a la optimización del uso de los recursos y permitirá una comunicación interna y externa más eficaz. Se cree que, al contrario de la tendencia prevista hacia una oficina sin papel 3, el consumo de papel ha crecido significativamente. El reciclaje de papel en las oficinas reduciría considerablemente el impacto medioambiental que esto implica. En Colombia, en el 2012, el 3 Fue la primera promesa que, afectados por el excesivo optimismo que acompañó a la revolución de las TIC, realizaron los expertos en el terreno de la Intranet (Climente) 14

15 47% del consumo de papel y cartón se recicla; mientras que en Estados Unidos se recoge aproximadamente el 60% y en España el 70% (APE, 2012). Cortina (2009), profesor vinculado a la Universidad Carlos III de Madrid, España, muestra de manera clara en su trabajo titulado Diseño e implantación de un gestor documental en un proyecto de ingeniería en el sector energético, los costos asociados al uso de documentos en papel y advierte sobre los problemas asociados al uso de documentos electrónicos. Adicionalmente desarrolla un recetario para la creación de un sistema de gestión documental que cubra de manera eficaz y eficiente con los requerimientos de un organización especifica. En cuanto al uso de documentos en papel, señala, la extremada ineficiencia de esta forma de trabajo, que se hace notoria cuando se analizan los costos asociados al uso intensivo del papel entre los cuales se destacan: los costos salariales en los cuales se incurre con la localización, recuperación de los documentos, el tratamiento y gestión de los documentos; la distribución de los documentos, aspecto que incluye la calidad y gestión en el servicio en cuanto al tiempo que tarda en entregar documentos solicitados por los usuarios de la información dentro y fuera de la organización; los costos administrativos, que incluyen el costo que representa el espacio de almacenamiento y la pérdida del mismo para ser empleado en algo que le represente mayores beneficios a la organización, el almacenamiento de la documentación, el material de archivo (papel, carpetas, AZ, cajas, entre otros); el costo en seguridad, aspecto que se centra en el control de acceso a la documentación para mantener confidencialidad y evitar la eventual pérdida de documentos. Acerca de los problemas asociados al uso de documentos electrónicos Cortina expone que en contraste con la disminución de costos que implica el traslado de la gestión documental en papel a una gestión electrónica documental, existen una serie de dificultades añadidas a la implantación de estos sistemas a saber: la longevidad; la vida estimada para un Cd-ROM es de 30 años (Cortina, 2009), a lo que habría que añadir la vida de los equipos, en términos generales, la normativa contable en Colombia considera que los computadores tienen una vida útil de 5 años 4. Legalidad, cada vez hay más cobertura legal a los documentos en 4 Decreto 3019 DE 1989(Diciembre 26). Por el cual se modifica el Decreto 1649 de 1976 y se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. 15

16 formato electrónico y poco a poco se va promulgando legislación específica sobre el tema, existe jurisprudencia al respecto: la Ley 527 de La documentación electrónica en el marco jurídico colombiano está regulada por los artículos 1, 8,9, 12 y 13 (entre otros), que dictan criterios, respectivamente, sobre: la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; la integridad de los documentos o, dicho de otra forma, la no alteración de la información en el proceso de comunicación electrónica; y los artículos 12 y 13 son aplicables a la conservación de archivos y datos por medios electrónicos. La firma digital 6 en el marco jurídico colombiano (Artículos 7, 28 y 30 de la ley 527 de 1999), se regula a través de procedimiento de algoritmos matemáticos que con la intervención de una entidad de certificación digital que permite garantizar la identidad del firmante, la integridad de la información y los compromisos adquiridos con la información y su envío. Y, el último, pero no menos importante problema asociados al uso de documentos electrónico es el cambio cultural. El hábito del uso del papel, incluso para las operaciones más sencillas, no se elimina en rápidamente, y menos en este contexto, ya que la Universidad Nacional de Colombia está constituida por Sedes y Sedes de Presencia Nacional, son Sedes las de Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira y son Sedes de Presencia Nacional las del Caribe, Pacífico, Amazonia y Orinoquia; la sede Bogotá cuenta con once facultades, entonces para que una sola facultad, en este caso la Facultad de ciencias económicas más subsedes y oficinas anexas, migre a un sistema electrónico de gestión documental diferente al empleado convencionalmente en la universidad se requiere de un horizonte temporal suficiente para que se aplique no solo en la facultad sino en la universidad en general. 5 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones (Agosto 18 de 1999) 6 Según las disposiciones generales de la Ley 527 de 1999, se entenderá la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos. 16

17 3. METODOLOGÍA La presente investigación está planeada para un horizonte temporal de dos semestres y cuyo ámbito de estudio y aplicación de una propuesta para el manejo de correspondencia digital, es la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional, sede Bogotá. Durante el primer semestre de investigación el trabajo se concentró en dos tareas fundamentales que son: la aplicación de una encuesta al personal administrativo de la Facultad de Ciencias Económicas para recolectar datos cuantitativos susceptibles de ser analizados estadísticamente; y la evaluación de la normatividad que rige actualmente en la Universidad Nacional sede Bogotá en materia de gestión documental, a la cual se encuentra sometida la Facultad, como dependencia de dicha entidad. A continuación se describe en detalle cada una de estas fases CONSTRUCCIÓN, DISEÑO Y APLICACIÓN DE UNA ENCUESTA La recolección y análisis de datos es fundamental, ya que la información obtenida es de gran relevancia para la evaluación del problema planteado, la comprobación de la pertinencia y eficacia del sistema electrónico de gestión documental alternativo y si es comparable con el sistema SIMEGE utilizado para la recolección, tratamiento y distribución de la información consignada hasta ahora en la Universidad Nacional de Colombia. Se recurrió a un cuestionario como fuente de información, ya que este puede proporcionar una visión más amplia del problema planteado Con el propósito de realizar un diagnóstico integrado de la situación actual de la facultad en cuanto a aspectos acerca de los archivos en papel, documentos electrónicos y gestión documental se diseñó una encuesta virtual, la cual fue diligenciada por 30 personas pertenecientes al personal administrativo de la Facultad de ciencias económicas de la Universidad Nacional de Colombia (Sede Bogotá). Las tareas desarrolladas en este contexto fueron: Definición de la muestra a la que se aplicará la encuesta; diseño y construcción de encuestas aplicables a los sujetos anteriormente identificados; aplicación de encuestas; digitación y consolidación de la información existente. 17

18 3.2. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN UN-SIMEGE La implementación de un Sistema Electrónico de Gestión Documental en la Facultad, requiere de un arduo estudio sobre los procesos de gestión de documentos que se llevan a cabo actualmente, para lo cual hay que tener en cuenta que la gestión de la información tiene tres elementos que deben ser identificados en el presente estudio, el primero es la tecnología de la información, es decir, el hardware y software implementado en dicha tareas; el segundo elemento es un sistema de información, que es el conjunto de metodologías para el tratamiento de la información; y el tercer y ultimo es el proceso de gestión de información y los conocimientos de la organización como tal. Adicionalmente, es importante el hecho de que la gestión de la información en una organización es un proceso que consta básicamente de seis actividades o etapas estrechamente relacionadas, como lo son: la identificación de las necesidades de información, la adquisición de la información, la organización y almacenamiento de la información, el desarrollo de productos y servicios de información, la distribución de la información y el uso de la información 7. Estas fases, son pertinentes sin importar el sistema de gestión de la información, ya sea de documentos físicos o documentos electrónicos. Con el fin de identificar y analizar todos los elementos antes expuestos, es necesario hacer una revisión de la normatividad vigente en la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad, que es el ámbito de estudio en el que se centra la presente investigación. Sin embargo, como dependencia de una organización mayor, es necesario remitirse primeramente a la normatividad de la Universidad en la sede Bogotá, en cuanto a la gestión documental y de la información. Se trata del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE que es el sistema que permite a la universidad dar cumplimiento a su misión de manera eficaz. 7 Ver Artíles, 2009, p.15 18

19 4. RESULTADOS 4.1. DEFINICIÓN DE LA MUESTRA Para llevar a cabo el estudio del manejo de la correspondencia digital, el manejo de sistemas electrónicos de gestión documental y su impacto sobre los costos del papel se determinara la proporción en la población de personal administrativo de la Facultad de ciencias económicas de la Universidad Nacional de Colombia cuyo trabajo requiere usar de manera intensiva el papel. Sea e el margen de error; Se tiene que la formula para determinar el tamaño adecuado de la muestra esta dada por: Donde es el tamaño de la muestra, el tamaño de la población, representa la desviación estándar de la población 8, Z es el valor obtenido mediante niveles de confianza y es el límite aceptable de error maestral. La Facultad de Ciencias Económicas cuenta con veintitrés dependencias, y un total de ciento veinticuatro administrativos, por tanto el tamaño de la población será igual a 124. Para la estimación de la proporción poblacional se trabajara con un grado de confianza de 95%. Según Anderson, Sweeney, & Williams (2008) la proporcion muestral dará el mayor tamaño de muestra que se puede recomendar. De manera que al usar una proporción muestral igual a 0,50 se garantizara que el tamaño de la muestra sea suficiente para obtener el margen de error deseado. Para estimar el tamaño de la muestra el margen de error permitido para la investigación será 15,6% 9. El cálculo se realizará asumiendo un nivel de confianza de 95% y una probabilidad de 8 La varianza de la población se puede expresar como donde es la probabilidad de éxito y la probabilidad de fracaso. 9 Con dicho margen de error la formula para determinar el tamaño adecuado de la muestra satisface los requerimientos de y para usar una distribución normal (Anderson & Sweeney, 2008) 19

20 éxito-fracaso de 50% para ambos casos. Con lo anterior se obtiene un tamaño de muestra igual a 30 administrativos DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS ARROJADOS POR LA ENCUESTA DESCRIPCION DE LA POBLACION Genero De las personas encuestadas, el porcentaje de población femenina fue de 53% frente a un 47% de población masculina, situación descrita en la ilustración 1. ILUSTRACIÓN 1: GENERO Rangos de edad En la ilustración 2 se observa la composición de la población encuestada. El 30% de los encuestados están en una edad que oscila entre los 20 y 25 años, seguido por 23% con una edad de 31 a 35 años; 13% con una edad que oscila entre los 36 y 40 años; 7% de la población con una edad entre 41 y 45 años y otro 7% con una edad entre los 51 a 55 años, y por ultimo 3% de la población en edades entre 46 y 50 años. ILUSTRACIÓN 2: RANGOS DE EDAD 20

21 Dependencia y Cargo De la población encuestada el 18% esta vinculado a la Unidad administrativa, 13% a la Secretaria de Facultad, 13% a la Unidad de Informática y Comunicaciones, 10% a la Escuela de Economía, 10% a la Unidad de Emprendimiento, 7% a la Carrera de Economía, 7% a la Dirección de Bienestar y el 15% restante corresponde a personas vinculadas a la Carrera Contaduría Pública, a la Maestría en Ciencias Económicas, a la Escuela de Administración de Empresas y Contaduría, a la ORI y al Programa de Egresados. 23% de los encuestados son asistentes, 20% son coordinadores, 20% contratistas, 17% auxiliares 13% secretarios (a) y el 7% restante son asesores. ILUSTRACIÓN 3: DEPENDENCIA & CARGO ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN Estudio de los documentos vitales Existe una amplia variedad de documentos tanto electrónicos como físicos. Hay muchos documentos cuya impresión es fundamental dependiendo de la dificultad del proceso u operación que soporte, por tanto la clasificación de tales documentos permite un mejor manejo de la información, por tanto es importante conocer el volumen de los documentos emitidos. En la ilustración 5 sobre el volumen la cantidad de documentos físicos emitiditos y la frecuencia con la cual se emiten se detectó que: Los informes son los documentos con la frecuencia mensual más elevada con un 63% segudidos por las actas con un 33%. Los oficios y solicitudes se emiten en gran volumen y con gran frecuencia; se observo que 17% de los encuestados emiten más de 10 solicitudes 21

22 semanales, 20% emite entre una y cinco solicitudes semanalmente y 10% emite entre seis y diez solicitudes semanalmente; por otro lado el 23% de los que respondieron emite mas de 10 oficios semanalmente y el 20% emite entre una y cinco oficios semanalmente. 1-4 mensuales 1-5 semanales 6-10 semanales Más de 10 semanales Otros Oficios Solicitudes Resoluciones Recibos o facturas Informes Contratos Certificados Boletines y revistas Autorizaciones Avisos y anuncios Actas 13% 10% 7% 3% 20% 13% 3% 23% 20% 20% 10% 13% 0% 13% 13% 3% 0% 3% 63% 17% 10% 0% 23% 7% 3% 10% 7% 0% 3% 0% 27% 7% 10% 0% 13% 20% 13% 0% 33% 7% 7% 0% 17% 13% 10% 3% ILUSTRACIÓN 4: VOLUMEN DE LOS DOCUMENTOS Luego de conocer cuántos documentos se emiten de cada tipo se requiere saber y el tamaño promedio de cada uno (Ilustración 5) para hacer un cálculo aproximado del volumen total de documentos manejados por la organización y realizar un análisis del impacto que tiene el uso del papel sobre ella. 1 o 2 3 a 8 9 a 15 Más de 16 Oficios 43% Otros 7% 10% 10% 7% Solicitudes 40% Resoluciones 7% 10% 0% 10% Recibos o 13% 3% 3% 0% Informes 13% 47% Contratos 7% 20% 3% 0% Certificados 30% 3% 3% 3% Boletines y 3% 3% 0% 3% Autorizaciones 23% 7% 0% Avisos y anuncios 40% 0% Actas 20% 10% 3% 10% 10% 0% 3% 23% 0% 3% 27% 7% ILUSTRACIÓN 5: FOLIOS PROMEDIO POR DOCUMENTO 22

23 La mayoría de encuestados concuerdan en que los documentos no superan los 8 folios en promedio. Solo para algunos funcionarios (en todos los casos inferiores al 10%) emiten documentos con un tamaño promedio de más de 16 folios, entre ellos, resoluciones, informes, Actas, boletines y revistas y otros ANÁLISIS DEL SISTEMA DE RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA, CONTEMPLANDO TIEMPOS DE RECUPERACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD. Tiempos de recuperación La localización y recuperación de los documentos se presenta como un factor determinante en los costos del uso intensivo del papel, ya que representa una pérdida significativa de tiempo para cualquier empleado. Realizando un cálculo aproximado del costo de recuperación de los documentos, tomando la jornada ordinaria de trabajo (ocho horas al día) 10 y el salario mínimo mensual legal vigente para el año , se obtiene que un minuto de trabajo representa un costo salarial aproximado de $ 42,16. Para un periodo de uno a treinta minutos, el costo salarial promedio por jornada laboral mensual es de $ 1264,95. La mayoría de encuestados coinciden en que la localización y recuperación de los documentos evaluados tarda máximo veinte minutos, excepto por los informes (tardan máximo 30 minutos). De lo anterior se puede deducir que por cada salario mínimo legal vigente que gane la persona el costo incurrido en la localización y recuperación de los documentos por empleado oscila entre $421,65 y $843, lo que corresponde a 10 minutos mínimo y 20 minutos máximo. 10 Según artículo 61 del código sustantivo del trabajo la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) a la semana, para un total de 480 minutos en una jornada laboral diaria. 11 Según la decisión tomada el 15 de diciembre de 2011 por la Comisión Permanente de Concertación de Políticas Salariales y Laborales, es de quinientos sesenta y seis mil setecientos pesos ($ moneda corriente). 23

24 1 a 10 Minutos 10 a 20 Minutos 20 a 30 Minutos Más de 30 Minutos Otros Oficios Solicitudes Resoluciones Recibos o facturas Informes Contratos Certificados Boletines y revistas Autorizaciones Avisos y anuncios Actas 10% 7% 33% 43% 30% 43% 43% 30% 40% 33% 57% 37% 37% 33% 30% 0% 3% 7% 10% 33% 3% 7% 27% 0% 7% 0% 3% 27% 3% 23% 3% 3% 33% 3% 3% 10% 0% 27% 7% 0% 27% 0% 3% 30% 7% 0% ILUSTRACIÓN 6: TIEMPO DE LOCALIZACIÓN Y RECUPERACIÓN Evaluación del sistema de seguridad. El acceso a la documentación se puede tornar inmanejable si no existen instalaciones ni medidas de protección adecuadas ante posibles eventualidades. La falta de seguridad de los documentos conllevaría problemas asociados a la no confidencialidad y la pérdida de documentos, con graves implicaciones sobre los encargados de la gestión de documentos. ILUSTRACIÓN 7: SEGURIDAD DOCUMENTAL Una evaluación del nivel de seguridad documental en la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia, sede Bogotá, arrojo que del 50% de los encuestados no emplean un sistema de seguridad documental, el 50% restante accede a los documentos archivados en sus respectivas dependencias a través del uso de claves o contraseñas (47%), autenticación a través de carnet o credencial (10%) y otros sistema empleados al interior de la dependencia (3%). ILUSTRACIÓN 8: NIVEL DE SEGURIDAD 24

25 En cuanto al nivel de seguridad de los documentos archivados 12, de acuerdo a la calificación dada por los encuestados se deduce que en la mayoría de los casos el sistema de seguridad empleado es seguro (10% muy seguro y 43% seguro). Sin embargo existe un porcentaje considerable que considera que el sistema de seguridad documental empleado en su dependencia es aceptable o insuficiente (37% y 10% respectivamente) Almacenamiento e impresión de los documentos Se deben considerar los costos administrativos que trae consigo el manejo de documentos en papel tales como el material de archivo empleado. Para ello se evalúa los instrumentos en que se almacena y emiten los documentos impresos de gestión. Según la normativa de SIMEGE los documentos deben ser archivados o almacenados en cajas, AZ y carpetas, lo cual se ve reflejado en los datos en la Ilustración 9. ILUSTRACIÓN 9: ALMACENAMIENTO ILUSTRACIÓN 10: TIPO DE IMPRESORA UTILIZADA Según las directrices técnicas para la adquisición de impresoras en la Universidad hay tres tipos de impresora: la impresora laser monocromática, impresora laser color y la impresora laser multifuncional. De las cuales, los encuestados no usan la impresora laser color IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS Para realizar una propuesta de un Sistema Electrónico de Gestión Documental es necesario tener claro el ámbito de aplicación de la misma. Se requiere conocer cómo funciona la gestión de documentos y el flujo de los mismos (quién los crea y quién los consulta). 12 De acuerdo al grado de confidencialidad de los mismos y según la frecuencia con la que se pierden los documentos. 25

26 La mayoría de las personas que consultan los documentos son Funcionarios vinculados a la dependencia y Funcionarios vinculados otras dependencias, seguido por docentes, entidades externas a la Universidad y estudiantes. ILUSTRACIÓN 11: CONSULTA O SOLICITUD DE DOCUMENTOS Por otra parte, la distribución de los documentos representa un costo importante del uso de papel en las organizaciones. Se pretende entonces calcular la cuantía que éstos representan en términos de tiempo y si existe o no un costo monetario. Para ello se evalúa cuánto tiempo tarda en atender la solicitud si alguien requiere un documento 13 y establecer quién es responsable de enviar los documentos. ILUSTRACIÓN 12: RESPONSABLE DE ENVIAR LOS DOCUMENTOS representa el tiempo desperdiciado en el envío de documentos. El envío o distribución de los documentos se realiza en mayor medida por un mensajero contratado por la facultad y por la persona que emite el documento solicitado. Esto representa un costo para la organización ya que se debe considerar el costo de mensajería o el costo salarial y la pérdida de eficiencia que Este es un costo que puede ser disminuido o incluso eliminado con la implementación de un gestor electrónico de documentos, ya que al estar los documentos accesibles en cualquier puesto, se eliminan los gastos de mensajería, fax, etc. 13 Tiempo en días hábiles 26

27 EVALUACIÓN DEL SIMEGE Y DE LOS SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Con el fin de evaluar la viabilidad de la implementación de un Sistema Electrónico de Gestión Documental es importante conocer la opinión de los funcionarios de la Facultad respecto al sistema de gestión documental empleado actualmente. En la Ilustración 14 se puede observar que el 50% conoce sobre la existencia de Sistemas Electrónicos de Gestión Documental. ILUSTRACIÓN 14: SE APEGAN A LA NORMATIVIDAD DEL SIMEGE Del total de los encuestados el 90% pertenece a dependencias que se apegan a la normatividad del SIMEGE en cuanto a gestión documental, es decir, ejecutan labores administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las dependencias, desde su origen hasta su destino final. ILUSTRACIÓN 14: CONOCE SOBRE LA EXISTENCIA DE SEGD Adicionalmente se evaluó la percepción que tiene los encuestados respecto a la Gestión Documental establecida con el SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia bajo los criterios de eficiencia, seguridad, rapidez, accesibilidad y facilidad en el manejo. A lo cual en la mayoría de los puntos evaluados el sistema de gestión documental establecido con el SIMEGE fue clasificado como aceptable y es destacable en cuanto a eficiencia 14. Resulta alarmante que los encuestados califican como pésimo el sistema de gestión documental establecida por SIMEGE en cuanto a eficiencia con un 7%, seguridad con un 3%, rapidez 13%, accesibilidad 3% y facilidad en el manejo 10%. 14 Según Coll Serrano & Blasco Blasco (2006) el concepto de eficiencia esta relacionado con la economia de los recursos. 27

28 Excelente 0% Bueno 30% 30% 30% 20% 30% EFICIENCIA Aceptable 50% 43% 33% 57% 23% SEGURIDAD RAPIDEZ Malo 13% 23% 23% 20% 37% ACCESIBILIDAD FACILIDAD EN EL MANEJO Pésimo 7% 3% 13% 3% 10% 0% 50% 100% 150% 200% 250% ILUSTRACIÓN 15: CALIFICACIÓN SIMEGE La gestión electrónica documental supone replantear el tratamiento de la documentación y archivos, de cualquier tipo. Para este caso en particular, se evaluó la posibilidad de utilizar un Sistema Electrónico de Gestión Documental alternativo para sustituir el empleado actualmente; a lo cual el 97% de los encuestados respondieron afirmativamente. De lo anterior, y basados en los criterios de evaluación descritos arriba se deduce que la Gestión Electrónica de documentos actual requiere en gran medida un replanteamiento. El replanteamiento del sistema electrónico de gestión documental actual representa el primer paso para incorporar la enorme cantidad actual de información soportada en papel a un sistema que realice digitalmente el tratamiento de la misma. Se quiere almacenar, recuperar y reproducir los documentos de forma automatizada y minimizando el tiempo perdido en la recuperación y consulta y reducir significativamente los costos asociados a ello. 7% 70% 37% 23% 60% 23% 77% 60% 27% 43% 27% 37% 53% Actas Avisos y anuncios Autorizaciones Boletines y revistas Certificados Contratos Informes Recibos o facturas Resoluciones Solicitudes Oficios Otros* Ninguno ILUSTRACIÓN 16: DOCUMENTOS QUE PODRIAN SER MIGRADOS A UN SEGD 28

29 DOCUMENTOS QUE PUEDEN SER MIGRADOS A UN SEGD De los encuestados la mayoría estaría dispuesto trasladar el manejo de ciertos documentos a un sistema electrónico de gestión documental. Los Resultados obtenidos se muestran en la siguiente ilustración. De los documentos manejados, de los que podrían ser migrados se destacan los informes, solicitudes y actas, con un 77%, 70% y 60%, respectivamente. Seguidos por los certificados con un 53% y los avisos y anuncios con un 43%. Se observa que los Boletines y revistas cuentan con 37% de aprobación, sin embargo hay que tener en cuenta que es uno de los documentos con menor volumen de emisión y baja frecuencia. Los contratos, por otro lado, son emitidos con una frecuencia regular y a una frecuencia considerable, no cuentan con la aceptación que se esperaría DIAGNÓSTICO INTEGRADO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Se requiere de una identificación de los puntos fuertes del sistema actual y de las oportunidades de mejora detectadas. Esto consiste en una delimitación del problema que incluye la definición del Sistema de gestión documental establecido actualmente por la normativa de SIMEGE, un análisis general de la gestión documental los agentes, tipología documental, flujos de estados para la documentación técnica, estructura documental, roles de usuarios, entre otros EVALUACIÓN DEL UN-SIMEGE Como parte del desarrollo organizacional de la institución, existe el Manual de Mejor Gestión cuyo objetivo es establecer las condiciones generales en las cuales se enmarca la implementación del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia. Este documento se divide en ocho partes que son: generalidades, antecedentes, direccionamiento estratégico, gestión documental, satisfacción del usuario, y mejora. Para los fines de esta investigación, se prestará especial atención en la parte en la que se expone el proceso de gestión documental en la Universidad. En este documento definen de forma muy general al sistema de mejor gestión UN-SIMEGE destacando que es el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, procesos y procedimientos articulados sistemáticamente que le permiten a la universidad dar cumplimiento a sus objetivos y se trata de un sistema que cubre todas las necesidades en 29

30 todas las sedes de la Universidad Nacional, cumpliendo con los requisitos impuestos por la normatividad nacional NTCGP 1000:2009, el MECI Sistema Estándar de Control Interno, en los Normogramas por proceso, así como también la Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004, la Ley 87 de 1993, el Decreto1599 de 2005 y la Ley 489 de Un aspecto interesante es que en la visión de la Universidad a mediano plazo (año 2017) se piensa en la prestación de servicios en línea. La Política de Mejor Gestión es definida y actualizada en cada PLAN GLOBAL DE DESARROLLO, crea el marco de referencia a partir del cual se establecen las líneas centrales que se constituyen en los Objetivos de Mejor Gestión, a partir de los cuales se establecen los proyectos y programas que le dan vida al desarrollo estratégico y táctico de la Universidad Nacional de Colombia. Esto indica que cada tres años con el cambio de gobierno universitario, cambian también las políticas y objetivos de Mejor Gestión, ello representa un problema en la medida en que se puede perder la continuidad en los procesos que se desarrollan al interior de la Universidad Nacional. Sin embargo, la planificación siempre se articula por medio de dos aspectos: planeación de la inversión y la planeación operativa, con los cuales se facilita el seguimiento y cumplimiento de los objetivos planteados al principio de cada gobierno. En este orden de ideas, el sistema de Mejor Gestión, UN-SIMEGE, pretende optimizar la prestación de los servicios y la gestión de los procesos mediante la emisión de los actos administrativos en todas las sedes de la Universidad Nacional, y mediante la cual se hace efectivo lo expuesto en la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública. Uno de los elementos estratégicos para lograr la consolidación institucional es la comunicación permanente entre los miembros de la comunidad académica, lo cual implica información permanente acerca de todos los procesos desarrollados al interior de la universidad. Este proceso de comunicación se divide en la Comunicación de la Información, a cargo de UNIMEDIOS, y la Comunicación Organizacional, que no esta a cargo de ninguna dependencia en particular, solo se dice que es realizada por múltiples medios, incluyendo UNIMEDIOS. Es importante resaltar que se reconoce la importancia de generar cambios en la gestión de la universidad, que tengan impacto sobre los procesos desarrollados al interior de la institución, para lo cual se debe diseñar un plan de transición que incluya actividades, responsables y tiempos orientado a prevenir los efectos que generan las transformaciones propuestas.. Un plan elaborado debe ser remitido a la coordinación general UN-SIMEGE donde se evalúa la pertinencia del mismo. 30

31 El centro del Sistema de Mejor Gestión es la gestión documental, la cual es adoptada por la universidad por medio de la resolución de Rectoría 711 de Los procesos de gestión de documentos se articulan en los macro procesos que se llevan a cabo en la institución, en los cuales se enmarcan los procesos y subprocesos de toda la organización. Para mostrar las relaciones entre los llamados Macro procesos, estos están organizados en el Mapa de Macro procesos. El Mapa de Macro procesos, que es el esquema del Modelo de Operación por procesos de la Universidad Nacional de Colombia, determina la secuencia e interacción de los procesos que los conforman, articulándose entre sí los distintos tipos de macro procesos existentes. Este se presenta en el siguiente esquema: 15 Disponible en: 31

32 Fuente: Manual de Mejor Gestión. Universidad Nacional de Colombia 32

33 Como se observa en la figura anterior, en la Universidad existen varios tipos de Macro procesos como lo son: Los estratégicos, entre los que se encuentran el direccionamiento institucional, el desarrollo organizacional, las relaciones inter-institucionales y la comunicación. Los misionales, que son investigación, creación artística e innovación; formación; y extensión. Los de apoyo, cuyos procesos son el bienestar universitario, la gestión del talento humano, gestión de recursos y servicios bibliotecarios, la gestión de laboratorios, la gestión de la información, la gestión administrativa y financiera, y la gestión jurídica. Los especiales, relacionados con la seguridad social en salud. Los de evaluación, donde están los procesos relacionados con la evaluación, control y seguimiento de los procesos en general. A cada uno de esos macro procesos antes expuestos, se le identifican los rasgos específicos como los proveedores, las entradas, los subprocesos o entradas, las salidas, los usuarios, los requisitos, indicadores, riesgos, recursos, etc., en los que se conoce como procesos de caracterización. La forma de llevar a cabo o ejecutar los procesos es por medio de los procedimientos documentados, que se encuentran controlados en el Modulo Documento del SIMEGE ELECTRÓNICO, que es Software tipo web que permite la operación en línea de la Gestión del mejoramiento del Sistema de mejor gestión UN SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia 16. Existe un instructivo para el Uso y administración SIMEGE ELECTRONICO módulo documentos en el que se explica detalladamente los pasos para la elaboración y modificación de documentos electrónicos en el sistema. El modulo documentos esta compuesto por cinco partes que pueden asociarse a las etapas correspondientes al proceso de gestión de documentos, estas son: 1. Registro, en el que se hace el proceso de elaboración de documentos en el sistema, este puede ser asociado con las fases de identificación de las necesidades de información y la adquisición de la información. 2. Gestión, es la organización y almacenamiento de la información. Mediante este menú es posible hacer revisiones, revalidaciones, planear capacitaciones y aprobar la distribución de copias impresas de los documentos registrados en el sistema. 3. Ejecución, mediante este menú los documentos registrados en el sistema pasan por una etapa de revisión exhaustiva y aprobación, se ejecuta el conocimiento o 16 Tomado de: Instructivo. Uso y administración SIMEGE ELECTRÓNICO módulo documentos. 33

34 recepción de copias y se consolidan los foros de discusión. Esto corresponde a la etapa de desarrollo de productos y servicios de información. 4. Consulta, por medio de este, es posible para los usuarios acceder y hacer uso de la información registrada en el sistema, y es posible hacer consultas por Documento, Revisión, Revalidación, Capacitación, Copia, Auditoria del sistema, o Tarea pendiente. Esto corresponde a las etapas de la distribución de la información y uso de la información. A continuación se presenta la interfaz gráfica del software SIMEGE ELECTRÓNICO, que funciona bajo la sistema de Soft Expert. Se ingresó por medio de un usuario público, por lo que el único componente del modulo documentos es el de Consulta. Para la elaboración de todos los documentos dentro del sistema electrónico se debe tener en cuenta la estructura documental ya establecida, que consiste en cuatro niveles que son: en el primer nivel se encuentra el Manual de Mejor Gestión en el que se describe de manera general el SIMEGE. En el segundo nivel están los Macro procesos y Procesos, entre los que se encuentran: Mapa de Macroprocesos, Caracterizaciones de Procesos, Normogramas, Mapas de Riesgos, Manuales, que son documentos en los que se especifican todos los macro procesos y procesos de la universidad. En el tercer nivel se encuentran los procedimientos, en los que se describe de forma detallada como se ejecutan todas las actividades dentro de la Universidad. Y por ultimo, en el cuarto nivel están los registros del SIMEGE, que son los 34