Gestión Documental Inteligente Porque no se puede dar el servicio de ayer al cliente de mañana.

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1 Gestión Documental Inteligente Porque no se puede dar el servicio de ayer al cliente de mañana. HP Preferred Partner 2013 OPS (Office Printing Specialist) DMS (Document Management Specialist)

2 Qué es la gestión documental? La información que gestionan las empresas e instituciones aumenta diariamente (albaranes, expedientes, facturas, normativas, extractos, planos, proyectos, escrituras, catálogos, etc.). La excelente gestión de todo ese volumen de contenidos en documentos electrónicos, provocará una radical mejora en costes, tiempo, espacio, seguridad, productividad y eficacia. Toda la gestión de sus documentos realizada en segundos y de modo seguro, de la forma más ordenada, adecuada a sus operaciones y procesos. Dispondrá de la información precisa que necesite, al momento, sin errores y bien presentada. Y todo ello siendo responsable con el Medio Ambiente. Todo esto es la Gestión Documental

3 Por qué digitalizar documentos? Beneficios: Reduce los tiempos de localización, recuperación y archivo de documentos. Drástico recorte del espacio de almacenamiento, permitiendo un reaprovechamiento del mismo. Incrementa la seguridad de nuestro archivo, con la posibilidad de varias copias de respaldo (back-ups), elimina riesgos como incendios, inundaciones, robos, etc. Evita copias e impresiones innecesarias, ya que evita la duplicidad de información y posibilita el envío de documentos por o fax. Permite tener siempre accesible la información. Posibilita el acceso al documento desde fuera del centro de trabajo. Agiliza todos los procesos administrativos. Controla y protege el acceso a la información.

4 Paso 1: Entrada de documentos

5 Paso 2: Gestión de la información

6 Funcionalidades: Clasificación automática de documentos y estructurada o manual. Extrae todo el texto del documento por OCR ( total, zonal e inteligente), exportación de datos a bases de datos, Office, Búsqueda de documentos full text por todo el contenido, nombre de documento, índices manuales, datos de OCR Soporta todos los formatos de archivos (pdf, tif, jpg, doc y docx, xls y xlsx, ppt, dwg, txt, dat, html, asp, rtf, audio, video, etc ) Vista en miniatura de archivos e indexados Workflow con flujo de trabajo de documentos, control de eventos mediante avisos e historial de procesos Workflow Sellado de archivos, manual, automático e inteligente Programación del procesamiento de archivos Auditoría global y copias de seguridad automáticas programables Seguridad de acceso integral, creación de grupos de trabajo con permisos especiales, permisos de acceso por documentos Carpeta de No clasificados por cada carpeta temporal para documentos erróneos Carpeta de Favoritos para documentos de acceso habitual Digitalización certificada de archivos escaneados Control y descarga de correo electrónico Incorporación de notas de documentos tipo pos-it, sellos. Avisos en documentos programables

7 Funcionalidades: Reconocimiento Zonal: A través de su OCR zonal extrae de los documentos campos aislados para su posterior uso, cómo búsquedas o exportaciones o comunicaciones con otras aplicaciones. Listo para comunicarse con otros aplicativos o para tratar la información desde cualquier aplicación Office (Excel, Access, etc.). Reconocimiento Zonal: El Work Flow o Flujo de Trabajo nos permite controlar de forma eficaz tareas administrativas, conformidades, procedimientos de calidad o cualquier otro proceso al que se someten los archivos antes de su ubicación electrónica definitiva. En la parametrización de estos procesos, podemos incluir eventos como revisión de documentos, sellado y conformidad, inclusión de notas y avisos, envíos de , indexaciones, impresión, copia y traslado de documentos, clasificación, etc. Se incluye como valor añadido, una auditoría o historial detallado de cada uno de los eventos realizados, con lo que sabremos en todo momento, el usuario, la fecha y hora y el evento realizado por cada documento Digitalización certificada: La homologación por la Agencia tributaria, garantiza la autenticidad de los documentos escaneados y permite su destrucción.

8 Caso práctico: Escenario: Pequeña empresa Ofertas diarias 10 docs. Pedidos diarios 25 docs. Albaranes diarios 25 docs. Facturas diarias 25 docs. Otros (bancos, recibos, proveedores, ) 15 docs. TOTAL 100 docs. Clasificar / Ordenar /Archivar un documento: Clasificar Ordenar Archivar Tiempo medio estimado 2 min./doc. 2 minutos x documento 0,14 /min. 0,28 / doc. Coste Administrativo: Coste empresa/mes / mes. Coste empresa/minuto 0,14 / minuto. Costes ocultos: Espacio físico (metro de suelo) Mobiliario de archivo Material de archivo (archivadores, grapado, taladro ) Tiempo de recuperación de documento 28 / día. (*) - Ciertos estudios arrojan un coste total entre 5 y 18 por documento. TOTAL /año Digitalización (30 seg.) Ahorro 23 /día AHORRO /año

9 La verdad es que me interesa pero esto es complicado, no???

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