sabadell universitat S6. Expedients digitals a les administracions locals: ha arribat el moment EXPEDIENT ELECTRÒNIC: DE LA CARPETA AL BPMS

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1 sabadell universitat ESTIU 2006 S6. Expedients digitals a les administracions locals: ha arribat el moment Sabadell, 5 de juliol EXPEDIENT ELECTRÒNIC: DE LA CARPETA AL BPMS Ramiro Oliva, director d' I+D d'aytos CPD Seminari patrocinat per:

2 Expediente electrónico: de la carpeta al BPMS Ramiro Oliva Navas Director de I+D AYTOS CPD, S. L. Sabadell - 5 Julio 2006

3 How much information 2003 Estudio a nivel mundial realizado por la Universidad de Berkeley, California. Conclusiones: 5 exabytes (10 18 ) de NUEVA información almacenada en 2002 Impreso ocuparía bibliotecas del congreso de los EE. UU. 92% se almacena en discos duros, 7% film, 1% papel La información almacenada creció un 30% anual ( ) EE. UU. produce el 40% de la información nueva almacenada 800 mb / persona en el mundo / año [No podemos volver atrás. La Sociedad de la Información está asentada en nuestras vidas.] Página 3 de 16

4 Hasta hace pocos años, ciertas operaciones eran difíciles o imposibles de conseguir en un SGDE: Dificultad para leer cómodamente la información electrónica Visores y formatos estándares (PDF, XML, OpenDocument, ) Pantallas de mayor tamaño y definición Se requería imprimir el documento para compartir o firmar Firma electrónica reconocida Acceso en línea a los documentos electrónicos Medios electrónicos suelen tener una longevidad menor que el papel o el microfilm Protocolos de conservación e interoperabilidad Productos y servicios relacionados emergiendo [Los gestores de documentos electrónicos ya pueden cubrir el 100% del ciclo de vida] Página 4 de 16

5 Ciclo de vida del documento Los SGDE, como gestores documentales, están diseñados para potenciar el archivo y recuperación, pero además deben contemplar todas las fases del ciclo de vida de la información. Página 5 de 16

6 Redundancia incontrolada según el soporte de firma digital Página 6 de 16

7 Ventajas respecto al documento físico: Disminuye los costes relacionados al medio físico (papel, m 2, traslados) Mayor acceso a la información (y más rápido) Menos redundancia (la información se genera una vez y se reutiliza) Ubicuidad Seguridad lógica Desventajas: Obsolescencia de la tecnología El humano necesita una herramienta para leer el documento Es más fácil de replicar o alterar (ventaja/desventaja) Página 7 de 16

8 Expediente electrónico Relaciona sucesos, alertas, personas, documentos y otros objetos digitales Vista estática del flujo de información en relación al objeto del expediente Proporciona más o menos información en función de quien accede Proceso de negocio Ecuación o fórmula que modela los procedimientos de la organización Las entradas, resultados intermedios y finales se pueden relacionar en un expediente Un expediente puede relacionar información de varios procesos Página 8 de 16

9 Página 9 de 16

10 Página 10 de 16

11 Ventajas del BPMS respecto a la gestión de expedientes tradicional: Plataforma de gestión horizontal Virtualización del software (mayor autonomía y agilidad) Doble capa y evolución separada Integración e intercambio de datos Facilidades en todo el ciclo de vida del proceso Desventajas: Tecnología reciente Falta de madurez Difícil aún de aplicar out-of-the-box Página 11 de 16

12 Actores en la tramitación electrónica integral Página 12 de 16

13 La gestión digital en la organización (para que funcione) debe Estar precedida de un análisis detallado de la problemática y su entorno Contar con el compromiso de la alta dirección Contar con un equipo con liderazgo que coordine las actuaciones Equipo multidisciplinar (informáticos, archivistas, responsables de área) En el plano técnico La capa de gestión digital debe ser actualizable, flexible y ágil Identidad cobran relevancia (Single-Sign-On) Integración con aplicaciones Debe proporcionar mecanismos de desahogo Página 13 de 16

14 La gestión digital en la organización (cuando funciona) Disminuye los plazos y tiempos de tramitación Disminuye los costes asociados al papel (material y humanos) Ayuda a preservar el medio ambiente Facilita el control mediante cuadros de mando y monitorización El sistema puede alertarnos y/o ayudarnos a optimizar Automatiza los intercambios de información Ayuda a mantener la privacidad Permite asociar un trabajo burocrático a unas capacidades y no a un puesto físico Es una exigencia de la Sociedad del Conocimiento Página 14 de 16

15 CONCLUSIONES Situación actual tecnológica Los procesos y expedientes internos pueden tratarse digitalmente al 100% Tecnología madura entorno a firma electrónica reconocida Gestión formal de procesos (BPMS) Situación actual legislativa Se admite el trámite administrativo digital a nivel interno Se requieren convenios entre las partes y para trámites concretos Ordenanzas locales que se anticipan a la futura Ley de Administración Electrónica Página 15 de 16

16 REFERENCIAS LEGISLATIVAS eeurope 2005 e i2010 Moderniza: Plan de Modernización de la Administración Pública LSSICE Ley 59/2003 sobre Firma Electrónica Reconocida y DNI electrónico R. D. 1496/2003 sobre Facturación Electrónica R. D. 209/2003 sobre Registro y Notificación Telemática R. D. 994/1999 sobre Medidas de Seguridad Datos Carácter Personal (LOPD) Convenios interadministraciones (Red.es, Correos, PSC, ) Ordenanzas locales (ORAE de Barcelona, GVA, etc.) Próxima Ley de la Administración Electrónica! Página 16 de 16

17 REFERENCIAS: NORMAS TÉCNICAS Moreq / ISO ISAD(G) / Dublin Core BPMN 1.0 / XPDL 2.0 / BPEL 1.1 ETSI TS (ASN.1) / TS (XML) / TS (TimeStamping) CEN CWA Archive Time-stamps Syntax (ATS) / Trusted Archive Protocol (TAP) Data Validation and Certificate Server Protocol (DVCS) Long-Term Archive and Notary Services (LTANS) SOAP 1.2 / WS-Security / WS-Addressing / PKCS / ASN.1 / SSL/TSL Página 17 de 16

18 Gracias, dudas? Más información: Ramiro Oliva Navas

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