PAUTA PROCESO DE SELECCIÓN JEFE/A UNIDAD GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 PAUTA PROCESO DE JEFE/A UNIDAD GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 1de 8 El presente documento comprende la pauta de evaluación que regulará el proceso de selección para proveer el cargo de Jefe/a Unidad Gestión Documental, de la Dirección de Administración, Finanzas y, del Consejo para la Transparencia. I. VACANTE A PROVEER 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO a) Nombre del cargo : Jefe Unidad Gestión Documental. b) Unidad Organizativa : Unidad de Gestión Documental. c) Nombre del cargo de la Jefatura directa : Director de Administración, Finanzas y. d) N de Vacantes : 1 e) Lugar de desempeño : Morandé 360, piso 7, Santiago. f) Renta Bruta : $ g) Tipo de contrato : Indefinido. 2. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL CARGO 2.1 Objetivo: Implementar, administrar, mantener, mejorar, controlar y promover las políticas, protocolos y procedimientos relacionados con el sistema de gestión documental del Consejo para la Transparencia, dando cumplimiento a la normativa vigente y las políticas institucionales, asesorando a las distintas Unidades en la mantención de sus flujos documentales, cuadro de clasificación y metadata asociada, garantizando la seguridad e integridad de la documentación física y electrónica recibida y generada por la organización. 2.2 Funciones: Principales Tareas Críticas Implementar, administrar y controlar las etapas del sistema de gestión documental y, en general, del ciclo vital de los documentos del Consejo. Implementar, administrar y controlar el sistema de gestión documental, en sus etapas de creación, captura, ingreso, almacenamiento, utilización, difusión, consulta, conservación y eliminación o expurgo. Coordinar las actividades de revisión, actualización y aprobación de las Políticas, Procedimientos y Protocolos en torno al Sistema de Gestión Documental, asegurando interacción con las demás políticas institucionales. Gestionar y asesorar en la mantención de los flujos documentales y la metadata asociada a cada documento. Mantener actualizado el Cuadro de Clasificación Documental. Administrar y controlar el correcto funcionamiento y orquestación del repositorio documental, junto a la generación de requerimientos de mejoras a la herramienta informática. Elaborar manuales para el funcionamiento del sistema de gestión documental del Consejo. Velar por el buen funcionamiento del repositorio documental y el uso adecuado de la herramienta informática que habilita al sistema de gestión documental. Establecer los procesos, flujos e indicadores asociados a la actividad de la Unidad. Velar por la indización de los documentos con Metadatos acorde a las Finanzas y

2 Facilitar y apoyar las labores asociadas a los procesos de seguridad e integridad de la documentación física y electrónica del Consejo. Administrar y controlar los documentos, archivos y la biblioteca del Consejo Implementar los procesos de difusión y capacitación de temáticas asociadas a la promoción del acervo documental del Consejo. PAUTA DE EVALUACIÓN PROCESOS DE Página: 2de 8 Normas Internacionales y Nacionales para la descripción y recuperación de documentos y aquel lenguaje controlado que surjan de las distintas actividades del Consejo acorde al Modelo Corporativo de Datos. Administrar, mantener y controlar el sistema de archivo físico y virtual centralizado, y Biblioteca del Consejo. Velar por la seguridad e integridad de la documentación física y electrónica del Consejo. Registrar material bibliográfico normalizado para su ingreso a las bases de datos. Desarrollar colecciones de material bibliográfico, sistemas en línea y bases de datos Implementar los servicios de consulta y préstamos internos y externos de documentos, material bibliográfico y publicaciones del Consejo. Gestionar los convenios de intercambio de publicaciones y las donaciones de material bibliográfico que ingresan al Consejo, con instituciones afines. Gestionar y controlar la adquisición de material bibliográfico, de acuerdo a los requerimientos del Consejo Elaborar productos de información para el apoyo a la gestión del conocimiento y a la investigación en temáticas del Consejo. Capacitar o gestionar la capacitación de los funcionarios del Consejo en lo relativo al sistema de gestión documental, su política, protocolos y procedimientos. Establecer mecanismos de difusión y promoción del material bibliográfico existente en el Consejo, como fuente de investigación en temáticas de Transparencia, acceso a la información y protección de datos. 3. RESPONSABILIDAD DEL CARGO Por Supervisión de Personal : Tiene. Por Manejo Presupuestario : Media. Por Manejo de Valores, Fondos y Equipos : Media. Por Toma de Decisiones : Media. Por Manejo de Información Confidencial : Alta. Por Contacto con Clientes/Usuarios Internos : Alta. Por Contacto con Clientes/Usuarios Externos : Media. Finanzas y

3 Página: 3de 8 4. COMPETENCIAS NOMBRE COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN ORIENTACIÓN A LA EFICIENCIA ORIENTACIÓN AL CLIENTE PROBIDAD TRABAJO EN EQUIPO TRANSVERSALES DEFINICIÓN 1. Refuerza en las personas la vigencia y el significado de la visión, misión y objetivos del Consejo. 2. Declara su satisfacción de pertenecer a la Institución y estimula a las personas a sentirse orgullosas de su rol de servidores públicos. 3. Incentiva con su ejemplo a los miembros de su equipo a involucrarse en acciones que contribuyan a mantener y mejorar la imagen pública del Consejo. 4. Establece instancias y prácticas de planificación y control que aseguren el cabal cumplimiento de los objetivos estratégicos del Consejo. 1. Declara la importancia de los objetivos de gestión establecidos por el Estado y promueve su cumplimiento dentro del Consejo. 2. Respalda nuevos proyectos destinados a incrementar la eficiencia del Consejo. 3. Estimula a los miembros de su equipo a hacer un uso cuidadoso y racional de los recursos. 4. Crea condiciones que permitan tomar decisiones con rapidez, cautelando los intereses del Consejo. 1. Conoce cabalmente las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos del Consejo. 2. Establece estándares para los procesos que es responsable, adecuándolos a los criterios de calidad de los clientes. 3. Motiva al personal a su cargo en la valoración del cliente y sus necesidades, comprometiéndolos en su satisfacción. 4. Promueve acciones que permitan anticiparse a los requerimientos de los clientes. 1. Refuerza el comportamiento ético en el personal a su cargo, motivándolos a actuar en concordancia con el sentido del Servicio Público. 2. Asume oportunamente y con energía las decisiones pertinentes cuando en la Institución se presentan hechos que puedan contravenir la probidad. 3. Transmite una imagen transparente y confiable a sus subordinados, manteniendo la consecuencia entre discurso y conducta en las relaciones interpersonales. 4. Afronta sin titubeos situaciones complejas, que implican definir y clarificar - frente a terceras personas - sus lealtades con el Consejo y el Servicio Público. 1. Pone sus conocimientos e influencia a disposición del equipo. 2. Expresa satisfacción por los logros obtenidos por el equipo a su cargo. 3. Colabora y comparte recursos con sus pares y con otras áreas de la organización 4. Realiza declaraciones que estimulan el espíritu de equipo del Consejo. Finanzas y

4 NOMBRE PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN PREOCUPACIÓN POR EL ORDEN Y CALIDAD SUPERVISIÓN Y CONTROL PAUTA DE EVALUACIÓN PROCESOS DE DIFERENCIADORAS DEFINICIÓN Página: 4de 8 1. Logra delegar tareas priorizando las acciones del equipo de trabajo para el logro de los objetivos y metas consideradas en la planificación. 2. Planifica las tareas propias y del equipo de trabajo elaborando planes de acción a mediano y largo plazo, permitiendo la reorganización y anticipación de manera eficaz en función de posibles imprevistos. 3. Promueve, dentro de los integrantes del equipo de trabajo, la priorización de las tareas y el cumplimiento de metas, fortaleciendo un clima que facilite la organización eficiente y la prevención de posibles dificultades. 4. Realiza seguimiento sistemático al avance de lo planificado, sugiriendo mejoras. 1. Genera sistemas complejos y detallados para incrementar el orden y mejorar la calidad de los datos. 2. Monitorea la calidad de su propio trabajo y/o del trabajo de otros, para asegurar la correcta ejecución de procedimientos 3. Monitorea datos, descubre debilidades o datos perdidos, y busca información. 4. Demuestra preocupación general para aumentar el orden en los sistemas existentes. 1. Aplica la normativa relacionada, según sea necesario para la supervisión de una tarea y/o proyecto. 2. Conoce y aplica herramientas de control de gestión al momento de desempeñar sus funciones con pautas de acción a corto plazo. 3. Analiza los resultados obtenidos de los procesos de supervisión y control, proponiendo mejoras en las desviaciones encontradas. NOMBRE LIDERAZGO ESPECÍFICAS DEFINICIÓN 1. Presenta conductas que generan condiciones de reconocimiento por parte de los otros integrantes del equipo de trabajo. 2. Colabora de manera activa en el fortalecimiento de un buen clima laboral, con acciones concretas. 3. Promueve de manera constante la participación de los miembros del equipo de trabajo, motivándolos para el logro de los objetivos y metas del Consejo. 4. Genera las condiciones de confianza necesarias dentro del equipo para desarrollar las tareas y/o proyectos, logrando un buen ambiente de trabajo. 5. Retroalimenta esporádicamente a sus colaboradores en su desempeño. 6. Se Involucra en la gestión de su personal directo en tanto procesos del ciclo laboral, con el objetivo de fortalecer la motivación interna. Finanzas y

5 Página: 5de 8 II. REQUISITOS DE POSTULACIÓN 1. Admisibilidad: Nivel Educacional : Universitario completo. Estudios Académicos : Título profesional de una carrera de a lo menos 8 semestres otorgada por universidades del Estado o reconocido por éste. Experiencia Laboral : Experiencia profesional en cargos con funciones y responsabilidades similares, una vez obtenido el título, mínima de 5 años y al menos 3 años como jefatura. 2. Generales: Cumplimiento de las normas de probidad y las disposiciones del Título III de la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, en particular: a) Ser mayor de 18 años. b) Poseer el nivel educacional, título profesional y/o nivel de conocimientos suficientes para el desempeño de la función contratada, requisitos que se acreditarán mediante la exhibición de documentos o certificados oficiales auténticos, de los cuales se dejará copia simple. c) No haber cesado en un cargo público como consecuencia de haber obtenido una calificación deficiente, o por aplicación de una medida disciplinaria, salvo que hayan transcurrido más de cinco años desde la fecha de expiración de funciones, circunstancia que se acreditará mediante declaración jurada simple. La falsedad de esta declaración hará incurrir en las penas contempladas en el artículo 210 del Código Penal. d) No tener vigente ni haber suscrito, por sí o por terceros, contratos o cauciones ascendentes a doscientas unidades tributarias mensuales o más con el Consejo, o ser director, administrador, representante o socio titular del diez por ciento o más de los derechos de cualquier clase de sociedad que haya hecho lo anterior. e) No tener litigios pendientes con el Consejo o ser director, administrador, representante o socio titular del diez por ciento o más de los derechos de cualquier clase de sociedad que los tenga; f) No tener la calidad de cónyuge, hijo, adoptado o pariente hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive respecto de las autoridades y de los funcionarios directivos del Consejo, hasta el nivel equivalente a jefe de departamento, inclusive. g) No haber sido condenado por crimen o simple delito. Finanzas y

6 Página: 6de 8 III. ESPECIFICACIÓN DE ETAPAS, FACTORES, PONDERACIONES, REQUISITOS Y PUNTAJES DE APROBACIÓN Etapa Factores/Sub Factores a evaluar/ Ponderación Requisitos Puntajes Puntajes con Ponderación Puntajes Aprobación por etapa Título Profesional de una carrera de, a lo menos, 8 semestres. 50 puntos 5 I. Verificación de Requisitos de Admisibilidad Estudios Académicos (0.1) Deseable título profesional de Bibliotecólogo o Bibliotecario (*) no tiene injerencia en puntaje mínimo de aprobación. Deseable Post Grado o Post Título en materias tales como: Gestión Documental, de Información, Archivística 30 puntos 3 20 puntos 2 Puntaje Mínimo de Aprobación: 25 puntos. (30%) (*) no tiene injerencia en puntaje mínimo de aprobación. Experiencia profesional de 5 años 50 puntos 10 Experiencia Laboral Experiencia profesional inferior a 5 años 0 puntos 0 (0.2) Experiencia profesional de 3 años en cargos de jefatura 50 puntos 10 Experiencia profesional igual o inferior a 3 años en cargos de jefatura. 0 puntos 0 II. Evaluación Técnica (25%) Prueba Técnica (0.25) Lugar del 1 al puntos Lugar de 6 al puntos 17.5 Lugar del 15 hacia abajo 0 puntos 0 25 Puntaje Mínimo de aprobación: 17,5 puntos. Se podrá seleccionar a los postulantes que obtengan los primeros 10 lugares con nota mayor o igual a 5,0. *En caso de empate, se elegirá de acuerdo al Finanzas y

7 Página: 7de 8 puntaje obtenido en etapa anterior. Evaluación Psicolaboral (20 %) Entrevista por Competencias (0.2) Recomendado % ajuste a competencias del perfil. Recomendado % ajuste a competencias del perfil. Recomendado c/ observaciones No recomendado. 100 puntos puntos 14 0 puntos 0 Puntaje Mínimo de Aprobación 14 puntos. Se podrá seleccionar por ranking, hasta un máximo de 5 postulantes (más altos puntajes). III. Apreciación Global Comisión Evaluadora Entrevista (0.25) Entrevista con nota promedio entre 7.0 y 6.5. Entrevista con nota promedio entre 6.4 y puntos puntos 20 Puntaje mínimo de aprobación 12,5 puntos. (25%) Entrevista con nota promedio entre 5.9 y puntos 12.5 PUNTAJE MÁXIMO TOTAL DEL PROCESO DE 100 PUNTAJE MÍNIMO TOTAL DEL PROCESO DE 69 IV. MODALIDAD DE EVALUACION La evaluación se llevará a cabo en etapas sucesivas, por lo que el logro de al menos la puntuación mínima en cada etapa permitirá el paso a las etapas siguientes. V. PROCESO DE POSTULACIÓN Y RECEPCIÓN DE ANTECEDENTES a) Postulación: El Consejo publica el proceso de selección del cargo de Jefe/a Unidad de Gestión Documental a través de Laborum, informando a los postulantes la ubicación de sus bases. Las bases del proceso de selección se encontrarán disponibles en sección Trabaje con Nosotros. b) Fecha Apertura del proceso de postulación: 03 de octubre de c) Fecha Cierre del proceso de postulación: 12 de octubre de 2014 (hasta las 24:00 horas). d) Revisión de Postulaciones: Entre el 13 y 17 de octubre se revisarán las postulaciones recibidas a través de Laborum. Los postulantes que cumplan los requisitos de admisibilidad serán contactados vía correo electrónico para complementar antecedentes de postulación a la siguiente dirección electrónica: e) Envío de antecedentes complementarios de postulación: Los Anexos de Postulación serán enviados por la Unidad de Gestión de, por correo electrónico sólo a los postulantes que cumplan con los requisitos de Admisibilidad, según chequeo de antecedentes enviados en etapa de postulación. Los postulantes deberán enviar los antecedentes, que más abajo se mencionan, desde el 20 al 22 de octubre, hasta las 23:59 horas, al correo electrónico señalado. El correo deberá contener todos los antecedentes solicitados, indicando en el asunto el nombre del cargo al que postula. Finanzas y

8 Página: 8de 8 Antecedentes complementarios de postulación: Los postulantes deberán presentar los siguientes documentos: Anexo N 1: Formulario de Postulación. Anexo N 2: Formulario Currículum Vitae (en Word). Anexo N 3: Declaración Jurada Simple. Anexo N 4: Declaración de Aceptación. Fotocopia simple cédula nacional de identidad. Fotocopia legalizada de certificado de título profesional. Fotocopia simple de certificados que acrediten estudios de Post Grado, Post título y/o certificaciones profesionales, de acuerdo a lo solicitado en el perfil (sólo para quienes los hayan realizado y puedan acreditar su realización). Referencias laborales (anexadas en Formulario N 2), indicando nombre, cargo, organización, teléfonos y correo electrónico de las referencias (jefaturas directas), con al menos 2 referencias de jefaturas de los últimos 5 años. No se considerarán los antecedentes de postulación que no coincidan con al menos una de las organizaciones en que se haya desempeñado anteriormente. Importante: El tamaño total de los documentos adjuntos no podrá superar los 10 mega. La Unidad de Gestión de sólo recibirá postulaciones y antecedentes dentro del plazo y por las vías señaladas. Una vez cerrado el plazo para la presentación de antecedentes de postulación, no se podrán recibir nuevas postulaciones. Tampoco serán considerados antecedentes adicionales, a menos que la Unidad de Gestión de así lo requiera para aclarar los ya presentados. VI. PUNTAJE REQUERIDO PARA SER CONSIDERADO POSTULANTE IDÓNEO El puntaje final de cada postulante corresponderá a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en las etapas I, II, III, y IV. Para ser considerado postulante idóneo deberá obtener, al menos, el puntaje mínimo de aprobación señalado en la tabla, en columna Puntajes Aprobación por etapa. Los postulantes que no cumplan con los puntajes mínimos de aprobación en las etapas I, II, III y IV no continuarán dentro del proceso. Tanto los postulantes que cumplan como aquellos que no cumplan con los puntajes mínimos de aprobación en las etapas I, II, III y IV serán informados vía correo electrónico de los resultados al término de cada etapa. Finanzas y

9 Página: 9de 8 VII. SOBRE PROPUESTA DE NÓMINA, Y NOTIFICACIÓN DE LOS RESULTADOS 1. La Unidad de Gestión de elaborará y entregará a la Comisión Evaluadora para su entrevista de postulantes la nómina de aquellos que hayan cumplido con los puntajes de aprobación en las etapas del proceso y sus antecedentes curriculares. 2. La Comisión Evaluadora considerará como criterio de selección de candidatos para la Entrevista de Apreciación Global, el ranking de puntajes obtenidos en el proceso de selección, específicamente los puntajes de admisibilidad y prueba técnica. 3. La Comisión estará integrada por el Director de Administración, Finanzas y, el Director de Operaciones y Sistemas y la Jefa de la Unidad de Gestión de, y las personas que requieran incorporar o sus subrogantes. La Comisión Evaluadora deberá entregar a la Unidad de Gestión de el Acta de Evaluación con las observaciones y notas de cada postulante entrevistado. La misma Unidad sumará los puntajes en todas las etapas de todos los postulantes y comunicará a la Comisión los postulantes seleccionados según puntajes máximos obtenidos. 4. La Unidad de Gestión de informará a las personas seleccionadas el resultado del proceso de selección y les enviará, vía correo electrónico, la formalización de la oferta de trabajo de acuerdo a lo establecido en la pauta de evaluación del proceso de selección. A su vez, los postulantes seleccionados deberán informar, vía correo electrónico, su consentimiento a las condiciones e informaciones entregadas, lo cual se considerará como aceptación al cargo en cuestión. La Unidad de Gestión de informará además, a los postulantes no seleccionados, vía telefónica y/o correo electrónico, los resultados del proceso. 5. El proceso de selección será declarado desierto por falta de postulantes idóneos, es decir, cuando no hayan postulantes que alcancen el puntaje mínimo de aprobación definido en la pauta de evaluación del proceso de selección. En este caso, el Consejo informará a los postulantes de la etapa final esta decisión a través de la web institucional (sección Trabaje con Nosotros ) y podrá iniciar un nuevo proceso de selección. VIII. CALENDARIO* Etapa Convocatoria - Publicación Aviso Cierre postulaciones Revisión de postulaciones cumplimiento requisitos de admisibilidad. 13 y Entrega antecedentes de postulación vía correo electrónico. 20 al Revisión de antecedentes de postulación recibidos. 22 al Prueba Técnica. 29 y Evaluación Psicolaboral Consultora y/o Unidad Gestión de. 10 y Entrevista Apreciación Global Comisión Evaluadora. Entrega Comisión Evaluadora Acta de Evaluación con resultado final. Notificación a (los) postulante (s) seleccionado (s) y postulantes no seleccionados. 20 y Fechas (*) Sin perjuicio de lo anterior, el Consejo para la Transparencia podrá modificar los plazos, etapas y fechas contenidas en el cronograma. Los eventuales cambios serán informados oportunamente en la página Web de la Institución. Finanzas y

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