PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Versión 1 /2015

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1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Versión 1 /2015

2 2 TITULO FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE PUBLICACIÓN FECHA DE VIGENCIA INSTANCIA DE APROBACIÓN VERSIÓN DEL DOCUMENTO RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DANE Diciembre de 2014 Marzo 4 DE 2015 Marzo 6 de 2015 Diciembre 31 de 2018 Comité de Desarrollo Administrativo Versión 1 Secretaría General Grupo de Gestión Documental

3 3 Tabla de contenido I. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES INTRODUCION ALCANCE OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS ESPECIFICOS PUBLICO AL CUAL ESTA DRIRIGIDO USUARIOS EXTERNOS USUARIOS INTERNOS REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL P.G.D NORMATIVOS ECONOMICOS ADMINISTRATIVOS ARCHIVISTICOS TECNOLOGICOS II. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESODE GESTION DOCUMENTAL a. Producción b. Gestión y tramite c. Organización d. Transferencias e. Disposición de documentos f. Preservación a largo plazo g. Valoración III. FASESDE IMPLEMENTACION DE PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL Objetivo Alcance IV. ARMONIZACION CON EL MODELO DE CONTROL INTERNO MECI V. ORGANIZACIÓNCON EL SISTEMADE GESTION DE CALDIADNTGP

4 4 ANEXOS a. Diagnóstico de Gestión Documental b. Cronograma de Implementación del PGD c. Mapa de Procesos d. Flujo de Información e. Referente Normativo GLOSARIO DOCUMENTO DE REFERENCIA

5 5 1. ASPECTOS GENERALES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE - debe dar cumplimiento a lo estipulado en el Decreto Ley 594 de 2000, por el cual se dicta la Ley General de Archivo, al Decreto 2609 de 2012 reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, a la Ley 1712 de 2014 o Ley de Trasparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, al Decreto 103 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones y el Decreto 106 de 2015 por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. En concordancia con a la normativa citada se deben determinar los sujetos de su aplicación, los tipos de información sobre los que recaen sus lineamientos, la responsabilidad en la gestión de documentos, los principios de la gestión documental, los componentes de la política de gestión de documentos que deberán formular las entidades públicas, las etapas y los procesos que se deben tener en cuenta para una adecuada gestión documental, los instrumentos archivísticos a partir de los que se debe desarrollar la gestión documental; así mismo establecer los componentes que hacen parte del programa de gestión documental como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. En procura de formalizar dentro de la entidad un sistema de gestión documental que permita un adecuado manejo de los documentos, tanto físicos como electrónicos, el DANE ha tomado los documentos electrónicos, ha tomado los instrumentos que el Archivo General de la Nación ha aportado para la formulación del Programa de Gestión Documental y del Plan Institucional de Archivos PINAR -, Manual de Implementación del Programa de Gestión Documental y Manual de Implementación del Plan Institucional de Archivo como guía metodológica para la formulación del mismos INTRODUCCIÓN En desarrollo de la Ley 594/00 en su artículo 4 Principios Generales, La Ley 1712/14 Ley de Trasparencia y derecho de acceso a la información pública Nacional, y el Decreto 2609/12 Art. 6 Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental, el DANE formula el Programa de Gestión Documental.

6 6 Este Programa documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Éste debe ser aprobado por el comité institucional de desarrollo Administrativo, publicado en la portal Web de la entidad en el enlace transparencia y acceso a la información pública e implementado al interior de la entidad. La entidad debe conformar un equipo profesional de diferentes disciplinas para lograr armonizar el PGD con los demás sistemas de Gestión de la Entidad y contar con profesionales calificados en archivística conforme al art. 8 de la Ley 1409 de ALCANCE El propósito de la Secretaria General desde el Grupo de Gestión Documental es el de Generar un Programa de Gestión Documental acorde con la normatividad vigente donde las áreas se integren y desde lo técnico que es lo más amplio en la entidad se logre interacción con lo administrativo permitiendo la transversalidad de los procesos; para ello se basó en el Plan estratégico, Plan de acción de la entidad, sistema SIGI, y Recurso Humano. Así mismo el Comité de Desarrollo Institucional será el encargado de aprobar el PGD, que será sustentado ante el mismo comité por el grupo de Gestión Documental Secretaría General para el seguimiento y control de Control Interno quien velará por que el mismo sea entregado en términos de Ley y publicado en la página Web de la entidad. 1.3 OBJETIVO GENERAL Dotar al Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE de un instrumento archivístico de Planificación, que permita administrar su documentación de una forma concertada, contemplando todo el ciclo vital de los documentos desde que se generan hasta su disposición final, bajo un esquema integral, sistémico y armonizado de cada uno de los procesos de gestión documental de Planeación, Producción; Gestión y trámite; Organización; Transferencia; Disposición; Preservación a largo plazo y Valoración, cuya responsabilidad se rige bajo el esquema orgánico funcional de la Secretaria General, dado por el Grupo Interno de Gestión Documental OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar el estado del arte de la Gestión Documental de la Entidad, con el fin de determinar los aspectos a fortalecer dentro del Programa de Gestión Documental de la Entidad. Revisar y actualizar los procesos de Gestión Documental de la Entidad, definiendo lineamientos claros y de fácil adopción permitiendo la conservación documental Institucional. Revisar y actualizar roles y perfiles de usuarios en el sistema documental, de acuerdo a lo establecido por el grupo de Gestión Documental, manteniendo la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información Institucional.

7 7 Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones. Divulgar el programa de Gestión Documental planteado para la entidad en el presente año. Dar cumplimiento a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación y las demás que el gobierno Nacional disponga en lo relacionado con el archivo Institucional. Mantener la seguridad en los sistemas de información del DANE promoviendo la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información. Fijar las directrices para dar cumplimento a los principios del Programa de Gestión Documental de planeación, gestión, trámite, transferencia, Disposición final, valoración y preservación. Implementar y socializar el Programa de Gestión Documental para el correcto manejo de la información. Preservar correctamente la documentación de acuerdo a la normatividad que para el almacenamiento y custodia de la información de archivo se requiere, de conformidad con las normas vigentes como el manejo de temperatura, y humedad, entre otros PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO Este documento continuación: está dirigido a usuarios internos y externos como se describe a Usuarios externos: Se define como tales a: Instituciones Públicas y privadas Servidores Públicos y privados Ciudadanos Órganos Colegiados Y en general todos los interesados en la información producida por el DANE, quienes deberán conocer este Programa para acceder a los servicios ofrecidos por la entidad Usuarios internos: Son la alta Dirección, servidores públicos, contratistas y pasantes que prestan sus servicios en el Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE, en particular, al Comité de Desarrollo Administrativo NORMATIVOS 1.5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD La Gestión Documental fue considerada en el mapa de procesos de la entidad como un subproceso de apoyo, hasta mayo de A partir de esa fecha, la Gestión Documental fue incorporada como un proceso en el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI con los ajustes que se indican en el siguiente cuadro:

8 8 ANTES SUBPROCESO DE GRF AHORA Proceso Gestión Documental PROCEDIMIENTOS (5) SUBPROCESOS (6) PROCEDIMIENTOS (13) Procedimiento para la actualización de las TRD Control Registros de Administración TRD Codificación y aprobación TRD Procedimiento para el control de comunicaciones enviadas y recibidas Administración y control de comunicaciones y otros envíos postales Comunicaciones y otros envíos postales recibidos Comunicaciones y otros envíos postales producidos Distribución de Comunicaciones Procedimiento para transferencias Documentales Organización archivos de Organización de archivos de gestión Organización de archivos centrales Procedimiento para la eliminación documental Disposición Final Aplicación de tecnologías de conservación Eliminación documentos de archivo Procedimiento para el préstamo de documentos de archivo Servicio Información consulta de y Consulta de Documentos Préstamo de Documentos Administración y control documentos normativos y contractuales Documentos Normativos (Resoluciones y Circulares) Documentos Contractuales (Contratos y Convenios Desde mayo de 2014 la entidad comenzó un proceso de ajuste normativo tanto interno como externo, solicitando, realizando y publicando la actualización del normograma entre otros temas. El proceso se encuentra publicado en la intranet Institucional Es importante resaltar que los Requerimientos Normativos del P.G.D. DANE, serán los indicados por la norma, se formula, aprueba, publica y ejecuta en concordancia con: Normas del orden constitucional, Directivas Presidenciales, Acuerdos, Circulares AGN y demás normas generales y específicas que inciden y afectan la gestión documental desde este ámbito normativo.

9 ECONOMICOS Hacen relación al análisis de situaciones de tipo presupuestal para el cumplimiento de los compromisos que en el PGD se estipulen tanto a corto, mediano y largo plazo, así mismo de la inclusión de los recursos necesarios en cada vigencia con el fin de realizar las siguientes actividades: Digitalización de documentos de archivo. Implementación de herramientas tecnológicas para la gestión documental. Gestión de correspondencia. Actualización del programa de gestión documental. Adecuación espacio para archivo en sedes. Adquisición de mobiliario para archivo. Organización de expedientes. Organización de fondos acumulados. Elaboración y aplicación de tablas de retención documental. Alquiler y adecuación de espacios físicos para conservar la documentación, de acuerdo a los estándares del AGN ADMINISTRATIVOS Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración de la Entidad. Para tal efecto se debe tener en cuenta. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión Documental debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, Contar con la tecnología requerida, personal suficiente y capacitado y el presupuesto necesario. La entidad deberá mantener con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental. Cada área deberá contar con personal que apoye las labores de archivo para facilitar el proceso. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo

10 10 Grupo Interdisciplinario: En el marco de las directrices fijadas por el Comité de Desarrollo Administrativo, la Secretaria General solicitó a las áreas administrativas y misionales la designación de sus representantes para integrar un grupo interdisciplinario que participó en la formulación del documento insumo para el Programa de Gestión Documental. Metodología: Según Resolución No del 31 de diciembre de 2013 se crea el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector Información Estadística y el Comité de Desarrollo Institucional del DANE, se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE-FONDANE, instancia ante la cual se presentó y aprobó el PGD en su primera versión para publicación en la página Web de la entidad. Gestión de las comunicaciones: Con la dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística se procede a realizar los trámites para publicación del Documento en la sección de Transparencia y acceso a la información pública del portal Web de la entidad, dando cumplimiento a la normatividad que para tal fin fue expedida por el AGN ARCHIVÍSTICOS: Considerados la base del programa. Se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. Actualmente el DANE cuenta con los siguientes instrumentos: Cuadros de clasificación documental Tablas de retención documental Inventarios documentales Mapa de procesos Procesos y Procedimiento de cada área Manual de Funciones del DANE. Requerimientos Funcionales Obligatorios: Cuadro de Clasificación / 2015 se adjunta como anexo al documento TECNOLÓGICOS Dentro de los procesos de renovación y modernización de la infraestructura de TI del DANE se identifican las necesidades para fortalecer la plataforma tecnológica, con base en los principios de disponibilidad, integridad y confiabilidad de la información, para lo cual se deberá contar con soluciones informáticas que cumplan con las siguientes características: elasticidad, flexibilidad, robustez y tecnologías amigables con el medio ambiente. Lo anterior cumpliendo con los lineamientos de la estrategia de gobierno en línea del Ministerio de Tecnología de Información y Comunicaciones (decreto 2573 de 2014), principalmente con los componentes de TIC para la gestión, seguridad y privacidad de la información. Se dará cumplimiento al Decreto 2609 de 2012, a la Ley 1712 de 2014, igualmente a lo estipulado por el Ministerio de las telecomunicaciones- MINTIC a fin garantizar la transparencia de la información en el PGD contenidos,

11 11 Dentro de los requerimientos tecnológicos se ha priorizado la Actualización del sistema de Gestión Documental ORFEO. Mecanismos de autenticación Actualmente el DANE cuenta con firma Digital para la emisión de las certificaciones que se expiden en la Entidad. II. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Los lineamientos para el Proceso de Gestión Documental del DANE se encuentran definidos en el Proceso de Gestión Documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI de acuerdo a la siguiente ficha de caracterización del proceso: PLANEAR OBJETIVO DEL PROCESO Y/O RESPONSABLE DEL ALCANCE INVESTIGACION PROCESO Aplicar y promover el cumplimiento en la Entidad, de las políticas de Gobierno que regulan la gestión documental, para contribuir al adecuado manejo de la Aplica a toda la documentación de la Entidad a nivel Central y Territorial. Secretaría General Coordinadora Gestión Documental documentación institucional. OBJETIVOS ESTRATEGICOS A LOS QUE APORTA COMO LE APORTA EL PROCESO A LA POLITICA. Potenciar la cultura del mejoramiento continuo en el quehacer de la entidad Robustecer las tecnologías de información y comunicaciones, que respondan a las necesidades de la Entidad y el Sistema Estadístico Nacional. orientado hacia la satisfacción de los clientes/ciudadanos, las personas que trabajan con el DANE y la comunidad en general, y establecer indicadores de eficacia, eficiencia y eficiencia. RECURSOS HUMANOS (Responsable: Cargo y/o Grupo responsable / Dependencia.) Secretario (a) General Directores Territoriales Coordinadores de Grupo y Servidores públicos RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA Puestos de Trabajo Equipos de Computo Software: Aplicativos para la gestión electrónica de documentos Depósitos, muebles y elementos de archivo REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver Normograma Proceso Gestión Documental

12 12 HACER (INTERACCIONES DEL PROCESO) ENTRADAS ACTIVIDADES (SUBPROCESOS) RESULTADOS DESCRIPCION PROVEEDOR / PROCESO DESCRIPCION DESCRIPCION CLIENTE / PROCESO Identificación de documentos y registros Comunicaciones oficiales internas y externas y otros envíos postales Documentos Normativos Registros de cada uno de los procesos Solicitudes de información y/o documentos Documentación de cada uno de los procesos Todos los procesos DANE Todos los procesos DANE Todos los procesos DANE Todos los procesos DANE Todos los procesos DANE Todos los procesos DANE Subproceso: Control de Registros Procedimientos: Administración de Tablas de Retención Documental (TRD) Codificación y aprobación TRD. Subproceso: Administración y Control Comunicaciones Oficiales y otros envíos postales Procedimientos: Comunicaciones oficiales y otros envíos postales recibidos Comunicaciones oficiales y otros envíos postales producidos Distribución de comunicaciones Subproceso: Administración y Control Documentos Normativos (Resoluciones y Documentos Circulares) y Contractuales Procedimientos: Documentos normativos Contratos y convenios Subproceso: Organización de Archivos Procedimientos: Organización de archivos de gestión Organización de archivos centrales Subproceso: Servicio de información y consulta Procedimientos: Consulta de documentos Préstamo de documentos Subproceso: Disposición Final Procedimientos: Aplicación de Tecnologías de Conservación Eliminación Tabla de Retención Documental actualizada Comunicaciones oficiales y otros envíos producidos registrados y controlados a través del sistema de información de la Entidad normativos (resoluciones y circulares producidos, registrados y controlados a través del sistema de información de la Entidad Archivos de gestión que cumplen con la Tabla de Retención Documental Archivos de gestión transferidos al archivo central y archivos centrales organizados e inventariados Personas naturales y jurídicas y colaboradores DANE con la información y documentos que solicitaron Documentos digitalizados o microfilmados Todos los procesos DANE y Organismos de Control Todos los procesos DANE y Organismos de Control Todos los procesos DANE y Organismos de Control Todos los procesos DANE y Organismos de Control Todos los procesos DANE y Organismos de Control Todos los procesos DANE y Organismos de Control INDICADORES DE GESTION VER Sistema de Medicion (SIME) VERIFICAR RIESGOS Ver Matriz de Riesgos ACTUAR Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora para la gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional y seguridad de la Información Así mismo, los lineamientos comprenden los procesos y procedimientos que la entidad tiene establecidos desde su ámbito normativo para dar cumplimiento a las funciones y se enmarcan en la visión, misión y planeación estratégica del DANE. Los principios que rigen la gestión documental son: a. Producción: Toda dependencia que recibe, produce y tramita documentación, debe organizar en expedientes por vigencias, las distintas series documentales que de acuerdo con los procesos y las funciones establecidas en las disposiciones legales, han sido definidas en las Tablas de Retención Documental. Los documentos en copias, fotocopias y borradores de trabajo que cumplen una función administrativa transitoria, no forman parte de los archivos de gestión de las dependencias b. Gestión y trámite: Actualmente el DANE cuenta con la herramienta informática ORFEO que apoya la Gestión Documental, Esta herramienta permite la gestión, el trámite, el almacenamiento y la recuperación de documentos, evitando su manejo en papel, promoviendo la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad. c. Organización: La entidad, en el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI, tiene documentados los siguientes ítems bajo los 6 subprocesos con que cuenta

13 13 Gestión Documental, los cuales permiten la organización de la documentación, tal como se muestra en la siguiente imagen. d. Transferencia: Para realizar la transferencia documental se tiene creado el subproceso Organización de Archivos que se reglamenta con los siguientes documentos: Procedimiento GDO-040-PD-01 Procedimiento para la organización de archivos de gestión Guía GDO-040-GU-01 Guía para la organización de archivos de gestión y aplicación TRD Instructivo GDO-040-IN-01 Instructivo para el manejo del formato único de inventario documental - FUID Formatos GDO-040-PD-01-r1 Acta eliminación de archivos GDO-040-PD-01-r2 Formato de control de ingreso de documentos al expediente GDO-040-PD-01-r3 Formato único de inventario documental Procedimiento 4.2 GDO-040-PD-02 Procedimiento para la conservación de archivo masivo producido por Censos e Investigaciones. e. Disposición de documentos: La selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación se dará conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

14 14 La disposición de la documentación emitida en la entidad se encuentra normada en el SIGI y está clasificada de acuerdo a la siguiente tabla: SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS Control de Registros Administración TRD Codificación y aprobación TRD Administración y control de comunicaciones y otros envíos postales Comunicaciones y otros envíos postales recibidos Comunicaciones y otros envíos postales producidos Distribución de Comunicaciones Organización de archivos Organización de archivos de gestión Organización de archivos centrales Disposición Final Aplicación de tecnologías de conservación Eliminación documentos de archivo Servicio de Información y consulta Consulta de Documentos Préstamo de Documentos Administración y control documentos normativos y contractuales Documentos Normativos (Resoluciones y Circulares) Documentos Contractuales (Contratos y Convenios f. Preservación a largo plazo: las directrices se encuentran definidas en el proceso de Gestión Documental asociado a la Aplicación de tecnologías de conservación (Conservación total, selección, microfilmación, digitalización). g. Valoración: Se inició el levantamiento de inventario documental de series que deben valorarse con las Oficinas Productoras para determinar su posible

15 15 eliminación o conservación, de acuerdo a lo estipulado por las políticas internas de la entidad. III. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1. OBJETIVO: El programa de Gestión Documental se desarrollará involucrando a las diferentes áreas con el Proceso de Gestión Documental, fijando metas a corto, mediano y largo plazo, medibles, cuantificables y sostenibles, acorde a la disposición de los recursos presupuestales asignados a la Entidad. 2. ALCANCE: Establecer metas de corto, mediano y largo plazo, con sus respectivos recursos, con los que se garantice el cumplimiento de los objetivos del Programa de Gestión documental. El programa de Gestión Documental se desarrollará en cuatro Fases: Fase de Elaboración: durante esta fase se recopilaron las políticas internas de la entidad frente a la Gestión Documental; se realizó un diagnóstico de las mismas para proceder a fijar metas a corto, mediano y largo plazo a fin de lograr que éstas sean incluidas en el plan de acción de la entidad, garantizando recursos de acuerdo a la disponibilidad de los mismos, precisando roles y fijando actividades concretas para elaborar el Programa de Gestión Documental, con su cronograma para el cuatrienio, el cual se adjunta como anexo 1. Fase de Ejecución y puesta en Marcha: Inicia con la publicación del Documento en la sección de Transparencia y acceso a la información pública del portal Web de la entidad, dando cumplimiento a la normatividad que para tal fin fue expedida por el AGN. Durante esta fase se desarrollarán las siguientes actividades: Jornadas de Inducción y reinducción a los servidores públicos del Programa de Gestión Documental. Capacitaciones que refuercen el conocimiento del equipo del Grupo de trabajo de Gestión Documental en la normatividad vigente de tal forma que desde esta área se pueda replicar a la entidad. Socialización y pedagogía del programa de Gestión Documental a través de los canales de comunicación interna (rompe tráficos, Intranet, correo electrónico, etc.). Implementación de las actividades programadas en el PGD. Fase de Seguimiento: Estará a cargo del Grupo Interno de trabajo de Gestión Documental. Fase de mejora: En esta fase se desarrollarán actividades orientadas al mejoramiento continuo y a mitigar las observaciones y hallazgos establecidos en las auditorías.

16 16 IV. ARMONIZACION CON EL MODELO DE CONTROL INTERNO MECI El Modelo Estándar de Control Interno MECI tiene como uno de sus propósitos fundamentales diseñar y aplicar mecanismos de control para la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades públicas. El MECI en su última versión se estructura a en dos Módulos (Planeación Gestión y Evaluación y Seguimiento) y un Eje transversal: Información y Comunicación siendo este eje es transversal y con una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas. Este eje parte del diseño de políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos al interior y en el entorno de la entidad, los cuales deben satisfacer las necesidad de divulgar los resultados, de socializar las mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de la ciudadanía y de las partes interesadas. Por lo anterior la articulación con el Programa de Gestión Documental y el MECI se concreta en el Eje Transversal de Información y Comunicación es por esto que dentro de los elementos del Eje se relacionan los siguientes productos mínimos: - Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad: a entidad debe establecer su proceso y/o actividades de Gestión documental de acuerdo con la Ley 594 de 2000 o la norma que la modifique o sustituya - Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia: La entidad debe establecer directrices claras para el manejo documental de tal manera que no haya contratiempos entre la correspondencia recibida y la respuesta que se genera al usuario y/o grupo de interés. ROLES Y RESPONSABILIDADES Resolución 1009 de 2011 DIRECTOR ESTABLECER DESARROLLAR Y MANTENER SCI Informa los inconvenientes presentados COMITE DE COORDINACION DE CONTROL Y GESTION RESPONSABLE DE DIRECCION EQUIPO DE MEJORA CONTINUA SIGI Mide grado de Avance y Desarrollo del SCI DISEÑAR METODOS Y PROCEDIMIENTOS EVALUADOR INDEPENDIENTE JEFE DE CONTROL INTERNO FUNCIONARIOS Y COLABORADORES DANE Fuente: Presentación Control Interno DANE

17 17 Con estos elementos Control Interno ha realizado una sensibilización frente al autocontrol de tal forma que se mitiguen riesgos en la producción de información de la entidad. El DANE como entidad Estadística por excelencia Armoniza su proceso de Gestión Documental con las áreas técnicas mediante, sus procesos y procedimientos apoyados con enlaces que se capacitan y están en continuo mejora y auto control, esto permite encontrar las falencias de las áreas frente a las Tablas de Retención Documental y su cumplimento en tiempos para realizar el proceso de transferencias internas de la documentación de sus archivos de gestión al archivo intermedio. V. ARMONIZACION CON EL SISTEMA DE GESTION DE CALDIDAD NTCGP1000 El Sistema de Gestión de la Calidad para las entidades es la herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades (Definición NTCGP 1000:2009). Dentro de los procedimientos obligatorios de la norma se cuenta con el Procedimiento de Control de Documentos Tipo Parámetro y Registro cuyo objetivo es establecer las actividades para crear, actualizar o eliminar un documento tipo parámetro o registro y los requisitos necesarios para el control de estos documentos que conforman el Sistema Documental Institucional SDI,del Sistema de Integrado Gestión Institucional SIGI implementado en el DANE, con el fin de preservar la memoria institucional y como insumo fundamental para el cumplimiento de su misión, este es uno de los temas fundamentales que se articula y complementa con el Programa de Gestión Documental. ANEXOS a. Diagnóstico de Gestión Documental Para realizar este diagnóstico se recurrió a la matriz DOFA, a las normas establecidas por el AGN, a los procesos y procedimientos de Gestión Documental y de las áreas transversales, logrando concluir que: Se deben evitar la producción y acumulación irracional de documentos para lo cual se aclara, ajustara y socializara la TRD de cada grupo Interno, y se aplicara correctamente de acuerdo al proceso de organización de archivo.

18 18 Organización de Archivos GDO-040-PD-01 Procedimiento para la organización de archivos de gestión GDO-040-PD-01-r1 Acta eliminación de archivos GDO-040-PD-01-r2 Formato de control de ingreso de documentos al expediente GDO-040-PD-01-r3 Formato único de inventario documental Optimizará la política cero papel, instituida en el DANE. Actualizaran las herramientas informáticas utilizadas en el proceso de Gestión Documental. Habilitar y adecuar espacios en las Territoriales, Sedes y Subsedes del DANE, para garantizar la preservación de la documentación transferida a Gestión Documental para su custodia. Dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012 en cuanto al capítulo II y IV en especial se refiere. Ajustar las tablas de retención documental de la entidad. Incluir en el PIC temas específicos de capacitación que toquen los procesos de Gestión Documental. Elaborar el Manual de Gestión Documental. b. Cronograma de implementación del PGD y presupuesto anual: Documento adjunto No. 1 De acuerdo a los lineamientos de la Oficina Asesora de Planeación, se definió para el año 2015 un presupuesto para el área de Gestión Documental en DANE Central de $328 millones de pesos, los cuales se designan para el rubro de correos $320 millones y para un contrato de prestación de servicios de $8 millones de pesos. A la fecha no se cuenta con asignación presupuestal para las Entidades Territoriales. c. Mapa de Procesos Cada uno de los procesos del Sistema de Gestión del DANE, se ha planificado considerando la interacción de los mismos para el logro de la misión, visión, políticas y objetivos. El Sistema de Gestión del DANE se estructuró con la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que forman parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción la cual se puede evidenciar en la Red de Procesos DANE.

19 19 Fuente: DANE Los procesos se han dividido en cuatro (4) niveles de procesos: los Procesos Estratégicos, Procesos Misionales, es decir los de la cadena de valor, Procesos de Soporte que son todos aquellos que ayudan a completar con éxito el ciclo de la cadena y procesos de Control y Evaluación. El mapa de procesos y la documentación que lo soporta se publica en la intranet en un link denominado Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI, el medio de soporte en que se encuentra la documentación es el medio magnético, este conjunto de documentos conforman el Sistema Documental Institucional SDI y los servidores de la entidad lo pueden consultar en la siguiente ruta: d. Flujo de información: Una descripción gráfica de la composición y de las interacciones entre los procesos, reflejando sus entradas y salidas, se presenta en las caracterizaciones para procesos estratégicos, de soporte y de control y evaluación, y los diagramas de nivel cero para procesos misionales. Para este último caso los subprocesos de cada proceso se representan con círculos, en rectángulos se presentan las fuentes de información y los clientes (entidades externas u otros procesos del Sistema) y con las líneas se reflejan las relaciones y flujos de información específicas de cada subproceso. En este mismo sentido dentro de la documentación a nivel de procedimientos se cuenta con un numeral que relaciona los registros originados en la aplicación de cada procedimiento además de su estado de almacenamiento (físico o magnético)

20 20 e. Referente Normativo: Ley 43 de 1913 Ley 57 de 1985 (Articulo 7) Ley 594. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan. Otras disposiciones Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos de 2013 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones Código penal Capítulo Tercero Falsificación de documentos públicos (Artículos 286 al 292) Decreto 2364 de 2012 Sobre la firma electrónica. Decreto 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. Decreto 2573 de Por la cual se establecen los lineamientos generales de la estratega de gobierno en línea, reglamenta parcialmente la Ley 1341 de Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de CONPES 3785 de diciembre Política nacional de eficiencia administrativa al servicio del ciudadano y adopta el modelo de Gestión Pública Eficiente, dirigido a mejorar la calidad de la gestión, como la prestación de los servicios provistos por las entidades de la Administración Pública. Ley 1437 de 2011 en el Capítulo Cuarto del Título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos su validez y fuerza probatoria, así como sobre el expediente y archivo electrónicos los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en el Sistema Nacional de Archivos. Acuerdo AGN 060 de 2001 (Art. 3, 5, 8,11 y12) Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas. Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Acuerdo AGN 039 de 2002 por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. Acuerdo AGN 042 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos Decreto número 2482 del 3 de diciembre de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del Estad Decreto 0106 DE 2015: Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades

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