DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

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1 CONCEPTO TÉCNICO 400 N Bogotá 17 de octubre de 2014 Referencia: Radicado Entrada / Asunto: Concepto técnico. Palabras Clave: Documento Electrónico COMPENTENCIA: STIADE SSNA MOTIVO DE LA CONSULTA: DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Para responder la petición, es importante reiterar lo establecido en el artículo 1 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, el cual faculta al Archivo General de la Nación para fijar los principios y reglas generales que regulan la función archivística del Estado y trazar la política archivística nacional, toda vez que su naturaleza jurídica se enmarca en señalar, de forma general, el cumplimiento de las disposiciones que se debe acatar las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en los correspondientes procesos y normativa de la gestión documental. A. EXPEDIENTE ELECTRONICO El Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación, lideraron un proyecto de decreto que reglamenta los estándares y protocolos para el uso de medios electrónicos en los procedimientos administrativos, cuyo epígrafe es: Por el cual se establecen lineamientos generales en las entidades públicas en el uso de medios electrónicos, se reglamenta el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Proyecto de decreto que puede ser consultado en:

2 B. DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS Para desarrollar la funci8on archivística, relacionada con los documentos electrónicos y mensajes de datos, se ha expedido la siguiente normatividad: En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas tecnologías y de hecho por la iniciativa cero papel en articulación con las entidades del Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Departamento Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República. El Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del programa de gestión documental, del sistema de gestión documental y de la gestión de documentos electrónicos de archivo. El Acuerdo 002 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo. La Circular Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación AGN, refiere las recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, como quiera que la administración de documentos de archivo que se originan en sistemas de información deben cumplir con unos mínimos, para el cumplimiento de las políticas de Gestión Documental y conforme a las Tablas de Retención Documental de la Entidad. La Circular Externa No. 005 de 2012 emitida por el AGN, establece las recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel. Tal y como se establece en la Circular Externa 002 de 2012, la adopción de tecnologías de información y las comunicaciones (TIC) por parte de la administración implica generar y procesar documentos electrónicos y estos deben ser soportados por procesos y controles formales; por lo cual en primera instancia se recomienda a las áreas de archivo y correspondencia en las entidades públicas, que es un deber articularse con otras áreas de la

3 entidad como lo son Planeación y Tecnologías de la Información, con el propósito que, de forma interdisciplinar, se construya y desarrolle la estrategia para llevar a la entidad a ser más eficiente administrativamente, contemplado el cambio cultural; revisando y rediseñando los procedimientos administrativos para llevarlos al ámbito electrónico con características integrales propias de la archivística; implementando buenas prácticas para el uso racional de los recursos, entendiendo que el cero papel no es solo una acción tecnológica, sino que se requiere la integración de los recursos: humanos, técnicos y tecnológicos adecuados, que permitan dar cumplimiento a los objetivos que señala la Directiva Presidencial No. 04 de 2012, los cuales son: optimizar, racionalizar, simplificar y automatizar los procesos de la entidad, aplicando de forma correcta la disciplina archivística y la gestión documental, para garantizar la protección del patrimonio documental digital de nuestro país. Para determinar si un software cumple los requerimientos funcionales (Servicios del sistema, usuarios, grupos y Roles, Clasificación Documental, Metadatos, Retención y disposición final, búsquedas, informes, exportación etc ) y no funcionales (Seguridad, Usabilidad, Disponibilidad, Soporte, Garantía etc ) las entidades públicas y las privadas con ocasión de la adquisición de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, deberán tener en cuenta los requerimientos particulares de cada entidad y las normas NTC ISO (Creación y registro, clasificación, gestión y almacenamiento, retención, disposición final y documentación de procesos de la gestión documental), NTC ISO y el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MoReq), el cual constituye una guía internacional de especial utilidad para cualquier tipo de organización. La gestión de documentos electrónicos de archivo (GDEA) requiere el uso de un sistema especializado que cumpla con una serie de especificaciones técnicas y requerimientos, que debe estar acompañado de políticas y procedimientos claros y fáciles de entender; dicho Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) debe permitir como mínimo: a) Integridad archivística de los fondos, a partir de agrupaciones documentales (Expedientes, Series, Subseries), manteniendo el vínculo archivístico de los documentos. b) Armonizar la gestión documental en ambiente físico y electrónico. c) Atender los principios archivísticos: Procedencia, orden original, integridad de los fondos y descripción colectiva. d) Contemplar la administración de los instrumentos archivísticos como Cuadros de Clasificación Documental (CCD) y Tablas de Retención Documental (TRD). e) Considerar los procesos de transferencia en aplicación de las TRD. f) Gestionar y controlar la eliminación de documentos electrónicos de archivo. g) Asegurar la conservación de los documentos electrónicos de archivo a largo plazo. h) Utilización de estándares de interoperabilidad para el intercambio de información entre diferentes sistemas de información internos o externos

4 Por lo anterior, los documentos electrónicos de archivo tendrán fuerza probatoria en el sistema jurídico colombiano, siempre y cuando se garanticen los requisitos para su autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación durante todo el ciclo vital de los documentos, como requisitos fundamentales, de tal forma, que sí en algún momento se validan con otros soportes, la información sea idéntica. Finalmente y para complementar los contenidos temáticos de su trabajo de grado, le invitamos a consultar nuestra Biblioteca para profundizar los temas relacionados con la valoración documental, así mismo, visitar nuestro sitio web y a participar activamente en los eventos de formación y capacitación que el Archivo General de la Nación, desarrolla a través del Sistema Nacional de Archivos. C. USO DE TECNOLOGÍAS EN LA ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS El artículo 19 de la Ley 594 de 2000, hace referencia a los diferentes soportes documentales que pueden ser utilizados para la conservación y preservación de los archivos de las Entidades del Estado. Su valor probatorio es el otorgado en los diferentes códigos procesales, como lo dispone el parágrafo primero del artículo 19 de la Ley 594 de PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. D. VALOR PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y MENSAJES DE DATOS El régimen probatorio se encuentra reglamentado en los artículos 5 a 13 de la Ley 527 de En el mismo sentido puede consultarse el artículo 247 del Código General del Proceso. E. ARCHIVOS AUDIOVISUALES, SONOROS, FOTOGRAFICOS, ORALES Y OTROS ARCHIOS ESPECIALES

5 Actualmente en el Archivo General de la Nación, Comité Técnico de Archivos Audiovisuales, Sonoros, Fotográficos y oros especiales, se está reglamentando, desde el aspecto técnico, este tipo de archivos. El alcance de la normatividad que se debate es el siguiente: Establecer los criterios generales que regulan la gestión y manejo de los documentos, registros, información y contenidos, audiovisuales, fotográficos, sonoros y otros especiales, que hacen parte de las áreas del patrimonio cultural mueble documental y bibliográfico, para su protección y salvaguardia. La normatividad a expedir, no se encuentra relacionada con su valor probatorio, únicamente su gestión y manejo. La presente petición se expide a solicitud de la interesada y bajo el alcance señalado en el artículo 28 de la Ley 1437 de Enero 18 de Cordialmente, JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ Subdirector Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico - TIADE Archivo General de la Nación Proyectó: Arturo Daniel Lopez Abogado Contratista SNA Jorge William Triana Profesional Especializado Dirección General Revisó: Jhon Alexander González Flórez, Subdirector TIADE - AGN Archivado en la Serie: PQRSD Secretaría General JHON ALEXANDER GONZALEZ FLOREZ

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